Hỗn loạn hàng ngày, thông báo liên tục và quá tải thông tin. Nếu điều đó nghe giống như thực tế của nhóm bạn hiện nay, tin tôi đi, bạn không phải là người duy nhất (đặc biệt nếu bạn có công việc từ xa!)
83% nhân viên văn phòng chủ yếu dựa vào email và trò chuyện cho giao tiếp nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị lãng phí khi chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin.
Thách thức: Kiểm soát tình trạng quá tải thông tin
Một vài tháng trước, một khách hàng làm việc từ xa đã đến gặp nhóm của tôi tại IPM Software với tình huống mà họ mô tả là “cơn bão thông tin. ”
Tôi là Uriel Asamoa, quản lý dự án tại IPM Software, nơi chúng tôi chuyên về triển khai ClickUp cho các nhóm làm việc từ xa. Khi khách hàng này lần đầu liên hệ, giao tiếp hàng ngày của họ trông như sau:
- Các chủ đề tin nhắn Slack tràn ngập báo cáo lỗi
- Các tin nhắn WhatsApp yêu cầu quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) vào mọi thời điểm (bao gồm cả 11 giờ đêm).
- Những chuỗi email kéo dài vô tận đến mức "có thể trở thành những cuốn sách có các chương".
Các quyết định quan trọng, cập nhật và yêu cầu bị phân tán khắp các công cụ. Các nhà quản lý không thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh. Các thành viên trong nhóm cảm thấy như đang bị ngập trong các thông báo. Với tư cách là một quản lý dự án, tôi có thể cảm nhận được sự khó khăn của các quản lý dự án khác trong việc hiểu rõ những gì thực sự đang xảy ra.
Giải pháp: Tập trung và tự động hóa giao tiếp nội bộ
Thay vì thêm một công cụ nữa vào danh sách, tôi đã đề xuất ngược lại: di chuyển toàn bộ giao tiếp đó vào nơi mà công việc của họ đã tồn tại — ClickUp.
Trong một webinar của Cộng đồng ClickUp, tôi đã hướng dẫn cách tôi sử dụng ClickUp Trò chuyện và Super Agents để xây dựng lại hệ thống giao tiếp của nhóm này từ đầu.
Kết quả? Ít cuộc họp hơn, ít câu hỏi "Link đó ở đâu nhỉ?" hơn và không có yêu cầu hỗ trợ nào bị mất.
Hãy để tôi chia sẻ cách chúng tôi thực hiện điều đó!
Quy trình làm việc: Ba Trợ lý AI Siêu việt của ClickUp xử lý 90% giao tiếp nội bộ.
Hiện nay, nhóm này bắt đầu và kết thúc ngày làm việc của mình trong ClickUp Chat.
Tôi đã giúp họ tạo ra ba Super Agents đơn giản nhưng mạnh mẽ trong ClickUp, hiện đang xử lý phần lớn các hoạt động giao tiếp nội bộ:
- Một trợ lý nhắc nhở hoạt động hàng ngày thay thế cho các bản cập nhật standup rời rạc.
- Một nhân viên hỗ trợ nội bộ có thể truy xuất các quy trình tiêu chuẩn (SOP) và chính sách trực tiếp từ wiki ClickUp của họ.
- Một nhân viên hỗ trợ vé có thể chuyển đổi tin nhắn trò chuyện thành các công việc hỗ trợ hoàn chỉnh.
Mỗi công cụ được xây dựng dựa trên một ý tưởng đơn giản: nếu công việc đã có trong ClickUp—dự án, tài liệu, quy trình chuẩn, công việc—thì thông tin liên lạc về công việc đó cũng nên được lưu trữ tại đó.
Điều này phản ánh cách tôi nhìn nhận về "Work Sprawl": chi phí của việc chuyển đổi giữa các công cụ không chỉ là thời gian lãng phí và quá tải thông báo, mà còn là mất mát bối cảnh và quyết định chậm chạp.
📮 ClickUp Insight: Hãy tưởng tượng bạn mất tới 3 giờ mỗi tuần chỉ để chờ đợi quyết định. Đó là thực tế đối với 38% nhân viên. 👀 Với ClickUp, bạn có thể thiết kế quy trình làm việc để mọi thứ diễn ra suôn sẻ: phê duyệt tự động, phân công công việc theo vai trò và theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Không còn lãng phí thời gian để đoán xem bước tiếp theo là gì, chỉ có tiến độ ổn định, từng bước một.
Agent 1: Một nghi thức đồng bộ hàng ngày được thực hiện trong ClickUp Trò Chuyện
Kết quả từ cuộc khảo sát về hiệu quả cuộc họp của ClickUp cho thấy nhân viên văn phòng có thể dành gần 308 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp trong một tổ chức có 100 nhân viên!
Điều đầu tiên tôi giải quyết là việc đồng bộ hóa hàng ngày. Và tôi muốn làm điều đó mà không thêm nhiều cuộc họp, đồng thời giảm bớt sự phức tạp của các công cụ mà nhóm đang sử dụng.
Bởi vì khi các cập nhật của bạn nằm một nửa trên Slack, một nửa trên WhatsApp và thỉnh thoảng trong email, sự rõ ràng hoàn toàn biến mất. Điều tồi tệ hơn là bạn cuối cùng sẽ bỏ qua các cập nhật hoàn toàn vì mọi thứ đều cảm thấy lộn xộn.
Vì vậy, tôi đã làm việc với họ để thay thế sự lộn xộn đó bằng một quy trình duy nhất trong ClickUp Trò chuyện: một Trợ lý Nhắc nhở Hoạt động Hàng ngày.
Mỗi sáng, trợ lý AI này tự động đăng một thông báo ngắn gọn, thân thiện trong kênh Chat ClickUp chuyên dụng, yêu cầu mọi người chia sẻ:
- Họ đã làm công việc gì hôm qua?
- Kế hoạch hôm nay của họ là gì
- Có bất kỳ rào cản nào cản trở họ không?
Vì mọi thứ đều được lưu trữ trong một chủ đề trò chuyện ClickUp duy nhất, quản lý có thể hiển thị tiến độ và các rào cản ngay lập tức mà không cần phải tìm kiếm qua nhiều công cụ khác nhau.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cách nhanh nhất để giảm bớt quá tải thông tin là ngừng lặp lại bối cảnh. Vì mỗi kênh trò chuyện ClickUp đều được liên kết trực tiếp với các dự án, danh sách công việc và công việc của bạn, bạn không cần Slack để “nói về công việc” — vì bạn đã đang nói trong chính công việc đó. Mọi cập nhật đều được kết nối với những gì nó ảnh hưởng.
Bạn cũng có thể chuyển bất kỳ tin nhắn nào thành một nhiệm vụ ClickUp (với danh sách công việc và chủ sở hữu phù hợp) ngay từ trò chuyện, giúp nhóm không cần phải chuyển sang Slack, mở Jira hoặc sao chép-dán nội dung vào một công cụ dự án khác.
Tóm tắt các cuộc họp đứng trong vài giây, không cần cuộc họp.
Đây là nơi ClickUp Brain, trợ lý AI bối cảnh của ClickUp, thực sự thay đổi cuộc chơi.
Sau khi các phản hồi được gửi đến, ClickUp Brain có thể tóm tắt toàn bộ chủ đề thảo luận thành một bản tóm tắt hàng ngày gọn gàng mà các nhà quản lý có thể đọc chỉ trong vài phút. Thay vì một cuộc họp định kỳ 20 phút, họ có thể xem qua một bản tóm tắt có cấu trúc của:
- Những gì đã được hoàn thành
- Kế hoạch là gì?
- Nơi mọi thứ bị tắc nghẽn
⚡️ Tác động thực tế: Sau khi triển khai quy trình làm việc này, cuộc họp định hướng lãnh đạo đã giảm từ khoảng 20 phút xuống còn khoảng 3 phút, đơn giản vì mọi thông tin cần thiết đã có sẵn trong ClickUp.
Không còn phải đuổi theo mọi người, không còn phải đuổi theo các cập nhật, và không cần phải tổ chức cuộc họp đứng 20 phút.
Không còn phải đuổi theo mọi người, không còn phải đuổi theo các cập nhật, và không cần phải tổ chức cuộc họp đứng 20 phút.
Đối với một nhóm làm việc từ xa đã phải đối mặt với tình trạng mệt mỏi do quá nhiều thông báo, điều này đã giúp công việc hàng ngày trở nên nhẹ nhàng hơn.
Agent 2: Một trợ lý trả lời nội bộ đọc trực tiếp từ wiki ClickUp của bạn
Chuyên viên thứ hai giải quyết một vấn đề phổ biến mà tôi thấy trong hầu hết các dự án triển khai: những câu hỏi lặp đi lặp lại "Where is…?" (Nó ở đâu?).
Giống như nhiều nhóm đang phát triển, công ty này gặp khó khăn khi phải trả lời những câu hỏi nội bộ lặp đi lặp lại:
- “Hướng dẫn onboarding ở đâu?”
- “Chính sách nghỉ phép là gì?”
- “Việc cần làm để nộp bảng chấm công của tôi là gì?”
Các câu trả lời về mặt kỹ thuật đã tồn tại trong các tài liệu nội bộ và quy trình tiêu chuẩn (SOP), nhưng không ai muốn tìm kiếm chúng trong khi phải xử lý công việc hàng ngày.
Vì vậy, tôi đã cài đặt một Trợ lý Trả lời Nội bộ trong ClickUp Trò chuyện, có thể đọc trực tiếp từ wiki ClickUp của công ty.
Giờ đây, thay vì nhắn tin cho quản lý, bất kỳ ai cũng có thể mở ClickUp Trò chuyện và đặt câu hỏi như: “Chính sách nghỉ phép của chúng ta là gì?” Phía sau hậu trường, hệ thống sẽ tìm kiếm các quy trình tiêu chuẩn (SOP) và chính sách liên quan trong ClickUp Tài liệu và trả lời bằng một tóm tắt rõ ràng, súc tích về chính sách, kèm theo các chi tiết quan trọng.
⚡️ Tác động thực tế: Sau khi trao đổi với nhóm, họ ước tính rằng chỉ riêng công cụ này đã giảm hơn một nửa số câu hỏi nội bộ lặp lại. Điều này đồng nghĩa với việc ít gián đoạn hơn cho quản lý và ít câu hỏi nhanh hơn làm gián đoạn công việc sâu.
🔑 Nếu bạn đã có một wiki ClickUp hoặc trung tâm SOP, mẫu này rất dễ để sao chép:
- Tập trung các chính sách, hướng dẫn và thông tin nhân sự trong ClickUp Tài liệu
- Sử dụng ClickUp Brain và Super Agents để hiển thị thông tin đó trực tiếp trong trò chuyện
- Khuyến khích nhóm của bạn "hỏi nhân viên hỗ trợ trước" trước khi chuyển sang người khác.
Đây là một ví dụ điển hình về việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) theo ngữ cảnh để biến kiến thức hiện có thành công cụ thực sự hữu ích.
📮 ClickUp Insight: Chúng tôi mới phát hiện ra rằng khoảng 33% nhân viên văn phòng gửi tin nhắn cho 1 đến 3 người mỗi ngày để lấy thông tin cần thiết. Nhưng nếu tất cả thông tin đã được ghi chép và sẵn sàng truy cập thì sao? Với ClickUp Brain bên cạnh, việc chuyển đổi ngữ cảnh sẽ trở thành dĩ vãng. Chỉ cần đặt câu hỏi trực tiếp từ Không gian Làm việc ClickUp của bạn, và ClickUp Brain sẽ lấy thông tin từ Không gian Làm việc ClickUp của bạn và/hoặc các ứng dụng bên thứ ba kết nối!
Agent 3: Chuyển đổi các thông báo "trang web bị sập" thành phiếu hỗ trợ thực tế
Người đại diện thứ ba đã đóng vai trò kết nối giữa giao tiếp và hành động.
Trước khi chúng tôi thực hiện các thay đổi, các yêu cầu hỗ trợ đến từ mọi nơi:
- Một lỗi khẩn cấp sẽ xuất hiện trong kênh Slack.
- Một tin nhắn WhatsApp sẽ được gửi đến người sai.
- Một email sẽ được chuyển tiếp ba lần trước khi đến tay người nhận đúng.
Không ngạc nhiên, khoảng 10% yêu cầu đơn giản biến mất trong hỗn loạn.
Để khắc phục điều này, tôi đã giúp nhóm tạo ra một Support Ticket Agent bên trong ClickUp Trò chuyện.
🔑 Đây là cách nó hoạt động:
- Một thành viên trong nhóm gửi một tin nhắn vào ClickUp Chat, ví dụ:“Trang web nội bộ đang bị lỗi, ai đó có thể kiểm tra giúp không?” và đính kèm một tệp ảnh chụp màn hình.
- Trợ lý AI “đọc” tin nhắn như con người, nhận ra rằng nó mô tả một vấn đề – không chỉ là một câu hỏi – và tự động tạo phiếu hỗ trợ trong ClickUp.
- Nhân viên viết một mô tả rõ ràng, bao gồm một liên kết quay lại tin nhắn trò chuyện gốc và đăng một xác nhận nhanh trong chủ đề trò chuyện để người báo cáo biết rằng nó đã được ghi lại.
Từ góc độ của nhóm, họ chỉ mô tả vấn đề trong cuộc trò chuyện. ClickUp AI thực hiện việc cần làm là chuyển đổi thông điệp đó thành công việc có cấu trúc.
⚡️ Tác động thực tế: Sau khi triển khai giải pháp này, công ty đã giảm tỷ lệ mất mát yêu cầu hỗ trợ từ khoảng một trong mười xuống còn không có yêu cầu nào bị mất. Tất cả thông tin giờ đây được lưu trữ tại nơi công việc - bên trong ClickUp.
Nếu bạn đang theo dõi lỗi hoặc yêu cầu trong nhiệm vụ ClickUp, mô hình này biến Chat thành cổng thông tin chính cho công việc có cấu trúc thay vì một kênh giao tiếp vô ích khác.
Tại sao phương pháp này hiệu quả: Giao tiếp diễn ra ngay tại nơi công việc được thực hiện.
Sự kỳ diệu không chỉ nằm ở AI—nó nằm ở việc chọn ClickUp làm nền tảng duy nhất cho cả công việc và giao tiếp.
Bằng cách chuyển các cuộc hội thoại sang ClickUp Chat và sử dụng các tác nhân để hỗ trợ, chúng tôi đã giúp nhóm này:
- Loại bỏ các thông báo Slack yêu cầu tài liệu
- Dừng các chủ đề WhatsApp vào đêm khuya về các vấn đề khẩn cấp
- Thay thế các bản cập nhật hàng ngày rời rạc bằng một chủ đề trò chuyện duy nhất, có thể tìm kiếm.
- Ghi lại mọi yêu cầu hỗ trợ như một công việc thực tế
Theo thời gian, tôi bắt đầu sử dụng một câu châm ngôn đơn giản để mô tả những gì chúng tôi đã xây dựng:
Khi giao tiếp diễn ra ngay tại nơi thực hiện công việc, các nhóm sẽ hoạt động nhanh hơn mà không cần cố gắng.
Khi giao tiếp diễn ra ngay tại nơi thực hiện công việc, các nhóm sẽ hoạt động nhanh hơn mà không cần cố gắng.
Đây chính xác là loại chuyển đổi mà tôi yêu thích khi các nhóm xem ClickUp không phải là "một ứng dụng khác", mà là một trung tâm điều khiển thống nhất cho công việc của họ. Các tính năng như ClickUp Chat, Tài liệu và các trợ lý được hỗ trợ bởi AI kết nối giao tiếp nội bộ trực tiếp với các công việc, tự động hóa và báo cáo.
Nếu bạn tò mò về cách các nhóm khác sử dụng ClickUp AI và các công cụ hỗ trợ để đối phó với tình trạng "Work Sprawl", hãy khám phá các câu chuyện như cách sự hội tụ của AI giải quyết vấn đề "Work Sprawl" hoặc cách các nhà lãnh đạo tiếp cận quản lý thay đổi AI với ClickUp.
Tạm biệt tình trạng quá tải thông tin: Hãy thử áp dụng điều này trong không gian làm việc của bạn!
Điều tôi học được quan trọng nhất? Bạn không cần thêm công cụ để khắc phục khoảng cách giao tiếp. Tất cả những gì bạn cần là một nền tảng tốt hơn cho nó.
Sử dụng các mô hình từ triển khai này, bạn có thể bắt đầu từ quy mô nhỏ và mở rộng:
- Bắt đầu với một nghi thức đồng bộ hóa trong ClickUp Trò chuyện Tạo một cuộc họp hàng ngày hoặc kênh vận hành Thêm một trợ lý AI đơn giản để đăng lời nhắc nhở hàng ngày và tóm tắt các phản hồi
- Tạo kênh họp hàng ngày hoặc kênh vận hành
- Thêm một trợ lý AI đơn giản để đăng lời nhắc nhở hàng ngày và tóm tắt các phản hồi.
- Biến các tài liệu hiện có của bạn thành một công cụ trả lời nội bộ Tập trung các quy trình tiêu chuẩn (SOPs), chính sách và hướng dẫn trong ClickUp Docs Kết nối một công cụ tự động lấy câu trả lời và hiển thị trong trò chuyện thay vì bắt mọi người phải tìm kiếm thủ công
- Tập trung các quy trình tiêu chuẩn (SOPs), chính sách và hướng dẫn trong ClickUp Tài liệu
- Kết nối một công cụ tự động lấy câu trả lời và hiển thị trong trò chuyện thay vì bắt mọi người phải tìm kiếm thủ công.
- Chuyển các vấn đề trực tiếp thành nhiệm vụ ClickUp từ trò chuyện Quyết định loại tin nhắn nào nên trở thành vé (lỗi, sự cố, yêu cầu khẩn cấp) Cho phép một trợ lý AI tạo nhiệm vụ, đính kèm tệp đính kèm và xác nhận nhận tin nhắn tự động
- Xác định loại tin nhắn nào nên được chuyển thành vé (lỗi, sự cố, yêu cầu khẩn cấp)
- Hãy để một trợ lý AI tạo công việc, tạo tệp đính kèm bối cảnh và xác nhận đã nhận tự động.
- Tạo kênh họp hàng ngày hoặc kênh vận hành
- Thêm một trợ lý AI đơn giản để đăng lời nhắc nhở hàng ngày và tóm tắt các phản hồi.
- Tập trung các quy trình tiêu chuẩn (SOPs), chính sách và hướng dẫn trong ClickUp Tài liệu
- Kết nối một công cụ tự động lấy câu trả lời và hiển thị trong trò chuyện thay vì bắt mọi người phải tìm kiếm thủ công.
- Xác định loại tin nhắn nào nên được chuyển thành vé (lỗi, sự cố, yêu cầu khẩn cấp)
- Hãy để một trợ lý AI tạo công việc, đính kèm tệp đính kèm bối cảnh và xác nhận đã nhận tự động.
Khi bạn tinh chỉnh các quy trình làm việc này, bạn sẽ bắt đầu thấy sự thay đổi tương tự như khách hàng của chúng tôi: ít công cụ hơn, ít hỗn loạn hơn và nhiều thời gian hơn dành cho việc thực sự hoàn thành những việc cần làm.
Tất cả những gì bạn cần để bắt đầu? Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí! ✨
Uriel Asamoa là Quản lý Dự án tại IPM Software, đối tác triển khai ClickUp giúp các nhóm đạt được sự rõ ràng, đồng bộ và tự động hóa. Anh chuyên xây dựng các giải pháp ClickUp nhằm loại bỏ tình trạng hỗn loạn trong giao tiếp, tối ưu hóa hoạt động hàng ngày và nâng cao năng suất - mà không cần thêm công cụ mới.