Giải quyết vấn đề mở rộng công việc: CTO của ClickUp chia sẻ về AI và tương lai của công việc

Hiện tượng "Work Sprawl" thực sự trông như thế nào

Tôi đã dành cả sự nghiệp của mình để giúp các tổ chức giải quyết vấn đề phức tạp của sự lan rộng công việc. Đây không phải là một vấn đề lý thuyết—đó là thực tế hàng ngày của các nhóm đang chìm đắm trong các quy trình thủ công, hệ thống cũ kỹ và một mạng lưới các công cụ không kết nối. Tôi thấy sự đau khổ trong ánh mắt của họ khi họ mô tả một ngày nữa bị lãng phí vì cập nhật trạng thái, một dự án nữa bị phá hỏng do giao tiếp kém, và một cơ hội nữa bị bỏ lỡ vì thông tin bị mắc kẹt trong một silo.

Chi phí của sự lan rộng công việc

Hãy đưa ra số cụ thể: $2,5 nghìn tỷ USD năng suất bị mất mỗi năm. Nhưng đằng sau số đó là những con người thật sự – các nhóm muốn thực hiện việc cần làm có ý nghĩa nhưng lại bị mắc kẹt trong việc quản lý sự hỗn loạn.

Góc người dùng được cấp phép từ thực tế: Những câu chuyện từ trường

Khoảnh khắc "aha" của VaynerMedia

Một câu chuyện mà tôi thường nhắc lại là buổi demo tôi thực hiện với VaynerMedia. Họ đang đánh giá ClickUp, và tôi có mặt để thảo luận về quản lý tài nguyên—một lĩnh vực phức tạp, thành thật mà nói, vì chúng tôi vẫn đang phát triển một số tính năng. Nhưng khi tôi hướng dẫn họ cách nhóm của họ có thể thực sự thực hiện công việc bên trong ClickUp—không chỉ ghi chép giờ làm việc hay cập nhật trạng thái, mà còn hợp tác, sáng tạo và thực thi—một điều gì đó đã khớp.

Người đại diện của họ, Mika, đã ngăn tôi lại:

*chờ đã, mọi người thực sự làm việc cần làm ở đây sao?

Khoảnh khắc đó, sự nhận ra đó, chính là động lực của tôi. Đó là lúc ai đó nhận ra rằng hội tụ không chỉ là khả thi—nó đang diễn ra.

Tùy chỉnh chia rẽ: Quá tải hay xây dựng quá mức?

Tôi trò chuyện với hai loại khách hàng tùy chỉnh mỗi ngày.

Nhóm đầu tiên bị quá tải bởi các quy trình thủ công. Họ biết có điều gì đó không ổn nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Họ bị mắc kẹt trong cách làm việc cũ, bám víu vào các tính năng từ các công cụ PMO cũ vì “đó là cách chúng ta luôn hoàn thành”

Nhóm thứ hai nằm ở đầu kia của phổ—họ muốn tự xây dựng các giải pháp AI từ đầu. Họ có kỹ sư, tham vọng và khát khao đổi mới—nhưng những gì bắt đầu như tiến độ nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn các công cụ không tương tác với nhau. Không chỉ là sự lan rộng của công việc nữa—đó là sự lan rộng của AI. Các mô hình khác nhau, đầu ra không kết nối và không có bối cảnh chia sẻ. Tôi đã chứng kiến điều này làm chậm đà phát triển.

Cả hai nhóm đều thiếu cùng một thứ: Tích hợp.

Sức mạnh của việc đưa mọi thứ—bối cảnh, giao tiếp, thực thi—vào một không gian làm việc và nền tảng thống nhất.

Nghệ thuật của sự khả thi: Tại sao sự hội tụ AI là về việc dạy dỗ, không phải bán hàng

Khi tham gia cuộc họp với các nhà lãnh đạo lần đầu tiên, tôi luôn nhấn mạnh rằng công việc của tôi không phải là bán phần mềm. Đó là để truyền đạt nghệ thuật của những điều có thể. Tôi muốn họ nhận ra rằng một nền tảng năng suất không chỉ là công cụ quản lý dự án được tích hợp AI. Đó là một cách làm việc mới – một sự chuyển đổi từ việc xoay sở với nhiều việc cùng lúc sang xây dựng điều gì đó bền vững.

Tích hợp: Giải pháp cho tình trạng lan rộng công việc

Tại sao việc sử dụng nhiều công cụ lại khiến mọi thứ trở nên tồi tệ hơn?

Tôi đã chứng kiến các tổ chức cố gắng giải quyết vấn đề "Work Sprawl" bằng cách mua thêm công cụ. Họ cho rằng ứng dụng mới hoặc tính năng AI tiếp theo sẽ là "liều thuốc thần kỳ". Nhưng mỗi giải pháp riêng lẻ mới chỉ là một "đĩa xoay" khác – một ví dụ khác về "tool sprawl" dẫn đến mất bối cảnh và thực thi phân mảnh.

Tích hợp có nghĩa là điều gì đó khác biệt: đó là việc xóa bỏ các rào cản, kết nối các điểm và cho phép các nhóm làm công việc và sinh hoạt trong một không gian duy nhất. Khi đạt được Tích hợp, bạn không chỉ có được hiệu quả—bạn còn có được sự rõ ràng, động lực và không gian cho sự đổi mới thực sự.

Tích hợp không phải là việc thêm nhiều công cụ. Đó là việc cuối cùng giúp công việc, dữ liệu và cuộc hội thoại của bạn hoạt động hài hòa với nhau.

Hình dung về tích hợp AI thực sự trông như thế nào

Hãy để tôi đưa ra một ví dụ cụ thể. Gần đây, tôi đã có công việc với một khách hàng sử dụng ba công cụ khác nhau để quản lý cuộc gọi bán hàng, đang theo dõi phản hồi của khách hàng và phân công các công việc theo dõi. Họ phải sao chép thủ công ghi chú từ Gong, cập nhật Gainsight và sau đó gửi công việc qua email.

Khi chúng tôi đưa mọi thứ vào ClickUp, các tự động hóa được hỗ trợ bởi AI bắt đầu ghi chép cuộc gọi, thẻ các mục cần thực hiện và phân công các bước theo dõi—tất cả trong một nền tảng duy nhất.

Không còn sao chép-dán. Không còn mất mát thông tin giữa các hệ thống. ✅

Nhóm có thể theo dõi toàn bộ hành trình của khách hàng, hợp tác thời gian thực và thực sự tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ thay vì quản lý logistics.

Cách các không gian làm việc hội tụ được hỗ trợ bởi AI giải quyết tình trạng phân tán công việc

Tôi đã nhận ra rằng bạn không thể khắc phục tình trạng phân tán công việc bằng cách thêm nhiều công cụ. Bạn khắc phục nó bằng cách tạo ra ít nơi hơn cho công việc ẩn náu.

Đó chính là điều chúng tôi đang xây dựng với ClickUp—và điều tôi sử dụng hàng ngày. Với ClickUp Brain , tôi không còn phải chuyển đổi giữa ứng dụng ghi chú, trình quản lý công việc và trình chỉnh sửa tài liệu. Tôi có thể tóm tắt cuộc họp, chuyển đổi thành các mục cụ thể và thực sự thúc đẩy tiến độ — mà không bao giờ phải rời khỏi nơi công việc diễn ra. Vì AI hiểu bối cảnh làm việc của tôi, nó không còn giống như một công cụ mà giống như một đồng đội. Đó chính là sự khác biệt mà AI bối cảnh mang lại — nó không chỉ tạo ra, mà còn hợp tác.

Một trong những điều tôi thấy vô cùng hữu ích là khả năng chuyển đổi giữa các mô hình ngôn ngữ lớn bên trong ClickUp Brain. Có những ngày tôi cần tốc độ. Vào những ngày khác, giọng điệu hoặc độ sâu lại quan trọng hơn. Loại linh hoạt đó—mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng—đã khiến AI cảm thấy ít như một tính năng bổ sung và nhiều hơn như một đối tác thực sự.

Và rồi có Talk to Text . Điều này thực sự khiến tôi bất ngờ. Trước đây, tôi thường mất ý tưởng giữa các cuộc họp—những ý tưởng tuyệt vời mà tôi không bao giờ quay lại. Giờ đây, tôi chỉ cần nói ra, và chúng sẽ tự động chuyển thành công việc hoặc tài liệu ngay trong ClickUp. Không cần gõ phím. Không cần theo dõi. Chỉ… ở đó. Với ClickUp Brain Max trên desktop, trải nghiệm này trở nên sắc nét hơn—mọi ý tưởng được nói ra đều ngay lập tức xuất hiện đúng chỗ, sẵn sàng để tiến hành.

Đây là phần khiến tôi cảm thấy đồng cảm nhất khi trò chuyện với các nhà lãnh đạo khác. Mọi người đều đang vật lộn với quá nhiều công cụ và không đủ thời gian. Nhưng khi họ thấy những gì có thể đạt được với sự hội tụ—khi công việc, bối cảnh và AI đều xuất hiện tại một nơi duy nhất—điều đó tạo ra sự thay đổi. Họ ngừng hỏi, “Làm thế nào để khắc phục tình trạng hỗn loạn?” và bắt đầu hỏi, “Chúng ta có thể xây dựng điều gì nếu nó không cản trở chúng ta?”

Đó là lúc tôi biết họ đã nhìn thấy nó.

Thách thức Quản lý Thay đổi đằng sau Sự lan rộng của công việc

Tại sao các hệ thống cũ lại khó thay thế đến vậy?

Quản lý thay đổi là phần khó khăn nhất trong công việc của tôi. Tôi hiểu tại sao các tổ chức lại bám víu vào các hệ thống cũ—chúng quen thuộc, thậm chí mang lại cảm giác an toàn. Nhưng sự an toàn chính là kẻ thù của tiến độ.

Tôi đã chứng kiến các nhóm thay đổi khi họ cuối cùng cũng buông bỏ. Họ lấy lại thời gian, giảm thiểu ma sát và giải phóng sự sáng tạo – loại bỏ một trong những nguyên nhân chính gây suy giảm năng suất trong các nhóm. Nhưng cần có sự dũng cảm để đặt câu hỏi về trạng thái, để thừa nhận rằng những gì đã đưa bạn đến đây sẽ không đưa bạn đến nơi bạn muốn đến.

Áp dụng theo giai đoạn: cuộc họp với người dùng ở mức độ sẵn sàng của họ

Một điều tôi đã học được là bạn không thể ép buộc sự thay đổi.

Bạn phải tổ chức cuộc họp với mọi người ở nơi họ đang ở. Đôi khi điều đó có nghĩa là bắt đầu từ những điều nhỏ bé—thay thế một công cụ cũ, tự động hóa một quy trình, cho một nhóm thấy những gì có thể làm được.

Nhưng mỗi bước tiến tới hội tụ là một bước xa rời sự lan rộng công việc. Và một khi mọi người nhận ra sự khác biệt, họ không muốn quay lại.

Lời khuyên cho nhà lãnh đạo: Đừng chấp nhận điều kém hơn

Chi phí của việc không hành động

Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, đây là thách thức của tôi dành cho bạn: đừng chấp nhận hiện trạng. Đừng để sự trì trệ chi phối tương lai của bạn. Sự lan rộng của công việc không phải là điều không thể tránh khỏi. Sự hội tụ nằm trong tầm tay, nhưng bạn phải thực sự mong muốn nó.

Hãy tự hỏi mình: Bạn đang xây dựng cho tương lai hay chỉ duy trì quá khứ? Bạn đang trao quyền cho nhóm của mình hay bắt họ phải làm công việc xung quanh hệ thống của bạn?

Xây dựng văn hóa cải tiến liên tục

Những nhà lãnh đạo xuất sắc mà tôi biết luôn nuôi dưỡng một văn hóa cải tiến liên tục. Họ khuyến khích thử nghiệm, khen thưởng sự tò mò và không ngại từ bỏ những gì quen thuộc.

AI và hội tụ không chỉ là về công nghệ—chúng là về tư duy. Chúng là về việc tin rằng công việc có thể tốt hơn, và sau đó việc cần làm để biến điều đó thành hiện thực.

Nhìn về tương lai: Tương lai của công việc là sự hội tụ

Cách các vai trò và nhóm sẽ phát triển

Khi tình trạng phân tán công việc giảm bớt, tôi thấy các vai trò đang thay đổi. Chúng ta sẽ cần nhiều "quản lý đại lý" hơn - những người có thể điều phối sự hợp tác giữa AI và con người. Kỹ năng lập trình lệnh sẽ trở thành kỹ năng cốt lõi. Các nhóm sẽ nhỏ hơn, linh hoạt hơn và tập trung vào kết quả, chứ không chỉ là sản phẩm đầu ra.

👉 Lời kêu gọi hành động của tôi

Nếu bạn đang đọc điều này, bạn đã bắt đầu suy nghĩ về những gì tiếp theo. Lời khuyên của tôi: Hãy bước đầu tiên. Thách thức những giả định của bạn. Hãy thử điều mới mẻ.

Sự lan rộng của công việc là một vấn đề chúng ta có thể giải quyết - cùng nhau. Hội tụ là cách chúng ta làm điều đó.