Phân tích khoảng cách có nhiều tên gọi khác nhau—theo dõi hiệu quả, đánh giá nhu cầu hoặc phân tích chênh lệch.
Bằng cách hiểu được những khoảng cách tồn tại trong hệ thống, các tổ chức có thể thực hiện các bước để thu hẹp khoảng cách và tiến gần hơn đến mục tiêu của mình. Các mẫu phân tích khoảng cách cung cấp một cách dễ dàng để các doanh nghiệp hiểu rõ những điểm cần cải thiện và phát triển các chiến lược để đạt được thành công.
Chúng cũng có thể là điểm khởi đầu để lập bản đồ thay đổi quy trình hoặc phát triển sản phẩm và dịch vụ mới. Với các mẫu phân tích khoảng cách, các doanh nghiệp có một công cụ hiệu quả để theo dõi tiến độ và đảm bảo trách nhiệm trong suốt quá trình.
Đây có vẻ như là một công việc khó khăn dành cho những người thúc đẩy thay đổi như các nhà phân tích kinh doanh. Nhưng với các mẫu phân tích khoảng cách, bất kỳ ai cũng có thể sẵn sàng thực hiện những bước đi cơ bản trong việc cải tiến chiến lược, sản phẩm, con người và quy trình!
Chúng tôi đã tổng hợp một danh sách các mẫu phân tích khoảng cách trong ClickUp, một công cụ năng suất tất cả trong một giúp các nhóm và doanh nghiệp trong các ngành dễ dàng cung cấp phản hồi, giao tiếp và làm việc cùng nhau. Nhưng chúng tôi cũng đã bao gồm các mẫu phân tích khoảng cách Excel và Word tốt nhất để bạn tham khảo!
Mẫu phân tích khoảng cách là gì?
Để hiểu rõ hơn, phân tích khoảng cách là quá trình xác định và đánh giá sự khác biệt giữa hiệu suất thực tế của tài sản của tổ chức và trạng thái mong muốn của nó.
Mẫu phân tích khoảng cách phân tích các vấn đề phức tạp để đưa ra quyết định sáng suốt, xây dựng kế hoạch hành động và tăng năng suất.
Khi tổ chức của bạn phát triển — nhân viên được thăng chức, các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của bộ phận tăng cao và nguồn lực nội bộ cạn kiệt — điều quan trọng là phải đi vào chi tiết để có thể hành động nhanh chóng.
Khám phá mẫu phân tích SWOT !
Điều gì tạo nên một mẫu phân tích khoảng cách tốt?
Một mẫu phân tích khoảng cách tốt hỗ trợ các loại nội dung khác nhau, chẳng hạn như văn bản, hình ảnh, video và liên kết, để kể toàn bộ câu chuyện. Mẫu này phải linh hoạt để bất kỳ người đóng góp phân tích nào cũng có thể dễ dàng thêm hoặc xóa các yếu tố, đảm bảo phân tích của bạn có dữ liệu hỗ trợ nghiên cứu.
Hoàn toàn có thể thực hiện việc này mà không cần mẫu phân tích khoảng cách, nhưng bạn nên dành thời gian chuẩn bị phân tích cho công việc phân tích thực tế:
- Tình trạng hiện tại: Xác định các điểm yếu thực tế và các lĩnh vực cần cải thiện trong kinh doanh của bạn
- Tình trạng mong muốn: Xác định tiềm năng kinh doanh và hình dung tình trạng tương lai để đạt được mục tiêu của bạn
- Khoảng cách: Hiểu rõ các lĩnh vực cần cải thiện và cơ hội học hỏi
- Kế hoạch hành động : Điều chỉnh mục tiêu của bạn cho phù hợp với tình trạng hiện tại, tình trạng mong muốn và khoảng cách để tạo ra một kế hoạch hành động tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn
Các mẫu phân tích khoảng cách có nhiều định dạng khác nhau — tài liệu, danh sách, bảng — tất cả đều được chúng tôi bao gồm trong bộ sưu tập mẫu của mình. Chúng giúp tăng tốc quá trình tạo/lập và sắp xếp thông tin thành các danh mục có cấu trúc để người xem có thể hiểu dữ liệu mà không bị nhầm lẫn.
10 mẫu phân tích khoảng cách miễn phí trong Excel, Word và ClickUp
1. Mẫu phân tích cạnh tranh ClickUp
Phân tích cạnh tranh là một phần quan trọng trong bất kỳ chiến lược kinh doanh nào, đặc biệt là khi bạn ra mắt một dịch vụ hoặc sản phẩm mới. Đây là quá trình nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh và hiểu những gì họ cung cấp để bạn có thể dẫn đầu cuộc chơi.
Mẫu Phân tích Cạnh tranh của ClickUp làm được điều đó và hơn thế nữa! Mẫu này giúp bạn:
- Xác định điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ cạnh tranh
- Nắm bắt rõ hơn về bối cảnh ngành
- Phát triển chiến lược thông minh để luôn dẫn đầu đối thủ cạnh tranh
Cho dù bạn đang ra mắt sản phẩm mới hay phát triển sản phẩm hiện có, Mẫu phân tích cạnh tranh của ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để đảm bảo kinh doanh thành công!
2. Mẫu phân tích khoảng cách kỹ năng ưu tiên của ClickUp
Việc ưu tiên các kỹ năng bắt đầu bằng việc đánh giá khoảng cách kỹ năng hiện tại của từng nhân viên. Bạn có thể thực hiện việc này thông qua kiểm tra kỹ năng và sau khi hoàn thành, bạn có thể ưu tiên những kỹ năng cần được hỗ trợ ngay lập tức.
Cùng với đánh giá của bạn, sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên để xem các công việc quan trọng nhất trong quy trình làm việc của bạn và thêm ước lượng thời gian để lập kế hoạch phù hợp.
Điều này rất dễ thực hiện với Mẫu phân tích khoảng cách kỹ năng ưu tiên của ClickUp! Mẫu này hiển thị danh sách tất cả các thành viên trong nhóm được nhóm theo mức độ ưu tiên cùng với bộ phận, tên kỹ năng, xếp hạng, tổng điểm, điểm mục tiêu, các bước hành động, khoảng cách hiệu suất và mức độ ưu tiên.
Có bốn mức độ Ưu tiên trong ClickUp: Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp. Bạn có thể tự chọn cách xác định và sử dụng từng mức Ưu tiên trong phân tích khoảng cách kỹ năng! Dưới đây là các tiêu chuẩn ưu tiên để bạn tham khảo:
- Khẩn cấp: Đây là những khoảng trống kỹ năng quan trọng nhất của bạn cần được ưu tiên giải quyết ngay lập tức
- Cao: Khoảng cách kỹ năng với ngày đáo hạn đề xuất để hoàn thành
- Normal: Khoảng cách kỹ năng cần khắc phục theo thời gian của bạn
- Thấp: Khoảng cách kỹ năng có thể không mất nhiều thời gian để hoàn thành hoặc không cần thiết ngay lập tức
3. Mẫu phân tích khoảng cách ClickUp
Các công cụ lập kế hoạch chiến lược trong Mẫu phân tích khoảng cách ClickUp sẽ giúp thể hiện suy nghĩ của nhóm và thúc đẩy các cuộc hội thoại tốt hơn! Mọi người đều có thể phát huy đóng góp của nhau trong một môi trường ít áp lực.
Mẫu Bảng trắng ClickUp thân thiện với người mới bắt đầu này bao gồm mọi lĩnh vực trọng tâm chiến lược — chính sách, lợi nhuận, sản phẩm hoặc quy trình hiện có — để biến ý tưởng thành nhiệm vụ có thể thực hiện được. Tính linh hoạt của mẫu này (một khung vẽ vô hạn) mang đến cho nhóm không gian để phát triển sự hiểu biết sâu sắc về những khoảng cách cản trở lĩnh vực trọng tâm đạt được tiềm năng tối đa.
Sử dụng các mẹo mẫu ClickUp đơn giản này để đẩy nhanh quá trình phân tích khoảng cách của bạn:
- Tùy chỉnh Bảng trắng với bốn lĩnh vực khóa của khung phân tích khoảng cách: Trạng thái hiện tại, Trạng thái mong muốn, Khoảng cách và Kế hoạch hành động
- Mời thành viên nhóm tham gia cộng tác miễn phí (Khách có thể tham gia với bất kỳ gói ClickUp nào)
- Bao gồm các tệp, liên kết trang web hoặc phương tiện truyền thông có liên quan để cung cấp bối cảnh
- Thêm khối văn bản màu sắc hoặc ghi chú dán cho nội dung của bạn
4. Mẫu phân tích khoảng cách sản phẩm ClickUp
Việc tìm kiếm thị trường có nhu cầu cao hơn cung cấp được thực hiện thông qua kỹ thuật phân tích khoảng cách sản phẩm. Đây là một cách tiếp cận tuyệt vời để các doanh nghiệp tận dụng các thị trường chưa được phục vụ đầy đủ và xác định các hàng hóa và dịch vụ có nhu cầu nhưng chưa sẵn có.
Phân tích khoảng cách sản phẩm là một công cụ quan trọng cho bất kỳ nhóm sản phẩm nào. Nó cho phép bạn xác định điểm yếu trong sản phẩm và sắp xếp thứ tự ưu tiên các tính năng để duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, việc tổ chức, thu thập và phân tích dữ liệu có thể là một quá trình phức tạp và tốn thời gian.
Mẫu phân tích khoảng cách sản phẩm của ClickUp giúp bạn thực hiện việc này dễ dàng hơn bằng cách:
- Phân tích trực quan phản hồi của khách hàng để xác định khoảng cách
- Ưu tiên các khoảng cách dựa trên tác động và mức độ dễ thực hiện của chúng
- Tạo kế hoạch hành động để thu hẹp những khoảng cách đó một cách nhanh chóng và hiệu quả
Với Mẫu phân tích khoảng cách sản phẩm của ClickUp, bạn có thể nhanh chóng thu thập thông tin chi tiết cần thiết để luôn dẫn đầu cuộc đua!
5. Mẫu phân tích khoảng cách kỹ năng của bộ phận ClickUp
Nếu bạn cần xem xét khoảng cách kỹ năng của toàn bộ nhóm, hãy chuyển sang chế độ xem Danh sách bộ phận trong Mẫu phân tích khoảng cách kỹ năng của ClickUp! Công cụ này sẽ giúp bạn đánh giá chuyên môn và kinh nghiệm của nhân viên hiện tại để xác định các kỹ năng cần thiết cho một nhóm hoạt động hiệu quả.
Sử dụng mẫu này để nghiên cứu xu hướng tuyển dụng trong ngành và thu thập phản hồi từ nhóm và ban lãnh đạo của bạn. Sau khi xác định được các kỹ năng cụ thể, bạn có thể so sánh chúng với các kỹ năng hiện có và xác định các sáng kiến tuyển dụng hoặc đào tạo để lấp đầy những khoảng trống đó.
Bằng cách dành thời gian để sắp xếp thứ tự ưu tiên các kỹ năng, các tổ chức có thể đảm bảo rằng họ đang ở vị trí thuận lợi để thành công trong hiện tại và tương lai!
Học cách đào tạo và phát triển nhân viên có thể góp phần cải thiện kết quả kinh doanh!
6. Mẫu phân tích khoảng cách kỹ năng ClickUp
Phân tích khoảng cách kỹ năng phân tích kỹ năng của lực lượng lao động hiện tại của một tổ chức so với kỹ năng cần thiết để đạt được các mục tiêu hiện tại và tương lai. Loại đánh giá này xác định những khoảng cách kỹ năng cần được giải quyết để tổ chức có thể tiến tới các mục tiêu kinh doanh.
Khi đã xác định được những khoảng cách về kỹ năng, các tổ chức có thể cung cấp cho nhân viên các chương trình đào tạo và các cơ hội học tập khác để giúp họ phát triển các kỹ năng cần thiết. Các tổ chức cũng có thể tuyển dụng thêm nhân viên có kỹ năng cần thiết hoặc thuê ngoài khi không có chuyên gia trong nội bộ hoặc khi các nhóm đã đạt đến sức chứa khối lượng công việc.
Sử dụng Mẫu phân tích khoảng cách kỹ năng của ClickUp để giúp tập trung tất cả các thành viên trong nhóm của bạn được nhóm theo loại kỹ năng với bộ phận, tên kỹ năng, xếp hạng, tổng điểm, điểm mục tiêu, các bước hành động, khoảng cách và mức độ ưu tiên. Điểm mục tiêu mặc định là 0 là thấp nhất và 25 là cao nhất, nhưng bạn có thể tùy chỉnh điểm này theo sở thích của mình!
Tìm hiểu cách quản lý quá trình lập kế hoạch sức chứa !
7. Mẫu bản đồ kỹ năng ClickUp
Lập bản đồ kỹ năng là một quá trình được sử dụng để xác định các lỗ hổng về kỹ năng và kiến thức trong một tổ chức hoặc lực lượng lao động. Bằng cách đánh giá kỹ năng của từng cá nhân, các tổ chức có thể hiểu rõ hơn về khả năng của nhân viên trong việc lấp đầy các lỗ hổng về kỹ năng và kiến thức. Lập bản đồ kỹ năng bao gồm phân tích kỹ năng, khả năng và trình độ so với yêu cầu công việc và xác định những điểm khác biệt.
Bản đồ kỹ năng cũng giúp các tổ chức tăng năng suất bằng cách đảm bảo rằng nhân viên phù hợp với vai trò của mình và có cơ hội thực hiện công việc tốt nhất. Khi nhân viên có kỹ năng phù hợp với vai trò của mình, điều đó sẽ khuyến khích sự hợp tác giữa các nhóm, hợp lý hóa quy trình, tối ưu hóa nguồn lực và cải thiện hiệu suất tổng thể của tổ chức!
Mẫu Bản đồ Kỹ năng ClickUp có các Trường Tùy chỉnh được định dạng sẵn để bắt đầu đánh giá kỹ năng của nhóm bạn: Lãnh đạo, Giao tiếp, Quản lý thời gian, Giải quyết vấn đề, Kỹ năng máy tính, Phân tích dữ liệu, Viết kỹ thuật và Quản lý dự án.
Phần thưởng: Mẫu phân tích cạnh tranh
8. Mẫu ma trận kỹ năng chung ClickUp
Ma trận kỹ năng, còn được gọi là danh mục kỹ năng, là một công cụ được sử dụng để đánh giá và theo dõi kỹ năng của một cá nhân hoặc một nhóm. Nó thể hiện một cách trực quan trình độ, kỹ năng và khả năng của nhân viên liên quan đến các kỹ năng cần thiết để thực hiện các vai trò công việc cụ thể. Đây là công cụ tham chiếu để các nhà quản lý đánh giá khoảng cách kỹ năng của nhân viên và lên kế hoạch các phiên đào tạo phù hợp.
Hơn nữa, nó còn giúp nhà tuyển dụng điều chỉnh nhân viên của mình phù hợp với các mục tiêu kinh doanh khác nhau một cách hiệu quả hơn bằng cách đảm bảo rằng mỗi cá nhân hoàn thành tất cả các công việc liên quan một cách hiệu quả.
Ma trận kỹ năng chung trong ClickUp bao gồm thang điểm Legend mà bạn có thể sử dụng làm điểm khởi đầu trong phân tích khoảng cách kỹ năng của mình:
- 4: Chuyên gia
- 3: Trung cấp
- 2: Trung bình
- 1: Cơ bản
9. Mẫu phân tích khoảng cách Excel
Thoạt nhìn, mẫu phân tích khoảng cách này có vẻ quá phức tạp, nhưng cấu trúc và thiết kế sẵn sàng sử dụng sẽ giúp bạn phác thảo mục tiêu và mục đích cho bất kỳ quy trình phân tích khoảng cách nào!
Các tính năng chính trong mẫu này là:
- Bảng chi tiết công việc, mục tiêu, tình trạng hiện tại, tình trạng mong muốn và các hành động khắc phục
- Phân tích trạng thái ưu tiên và biểu đồ ưu tiên so với khoảng cách để xác định mức độ ưu tiên cao, trung bình và thấp
10. Mẫu phân tích khoảng cách Microsoft Word
Mẫu phân tích khoảng cách miễn phí trong Word này được thiết kế đặc biệt cho việc đánh giá phần mềm. Mặc dù đây không phải là mẫu được tạo để làm tài liệu công việc (như ghi lại công việc hoặc ghi chú), bạn có thể nhanh chóng thay thế văn bản giữ chỗ bằng nội dung của mình, điều chỉnh một vài màu sắc và chia sẻ với ban lãnh đạo.
Mẫu tài liệu phân tích khoảng cách có ba cột chính: Trạng thái hiện tại, Mục tiêu và Phân tích khoảng cách. Ở dưới cùng, có một không gian để ghi chú những điểm nổi bật.
Trước khi sử dụng mẫu một trang, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng mẫu ClickUp để thực hiện công việc phân tích khoảng cách. Vậy hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện phân tích khoảng cách!
Cách thực hiện phân tích khoảng cách hoặc đánh giá
Công việc của bạn trở nên rõ ràng.
Thực hiện phân tích khoảng cách để trả lời câu hỏi: Tại sao chúng ta không đạt được các mục tiêu cụ thể và kế hoạch hành động là gì?
Được rồi, đó là hai câu hỏi, nhưng hướng dẫn từng bước này sẽ giúp bạn trả lời cả hai!
Bước 1: Xác định mục tiêu rõ ràng
Việc thiết lập các mục tiêu rõ ràng là rất quan trọng trước khi bắt đầu phân tích khoảng cách. Giai đoạn này nhằm liệt kê chính xác những gì tổ chức hy vọng đạt được cuối cùng, và điều này sẽ cung cấp một điểm chuẩn để so sánh sau này trong quá trình.
Bước 2: Đánh giá hiệu suất hiện tại
Trong bước này, điều quan trọng là đánh giá hiệu suất của tổ chức so với các mục tiêu mong muốn. Điều này bao gồm thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, chẳng hạn như khảo sát phản hồi của khách hàng, kiểm toán nội bộ và báo cáo tài chính. Sau đó, bạn nên đánh giá dữ liệu này so với các tiêu chuẩn hoặc điểm chuẩn đã thiết lập để so sánh.
Bước 3: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Sau khi thu thập và phân tích tất cả dữ liệu liên quan, đã đến lúc đánh giá bất kỳ vấn đề hiện tại nào đang cản trở tổ chức đạt được mục tiêu. Phân tích cả điểm mạnh và điểm yếu ở giai đoạn này giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc phát triển hơn nữa trong tổ chức, như quy trình, hệ thống hoặc nguồn lực, mà bạn có thể giải quyết sau trong quá trình.
Sử dụng các mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ này!
Bước 4: Đặt mục tiêu SMART
Sau khi xác định các lĩnh vực có thể cải thiện, hãy đặt các mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Thực tế và Có thời hạn) để giúp đạt được hiệu suất cao hơn thông qua các sáng kiến lập kế hoạch chiến lược có thể thực hiện được trong thời hạn hoặc dòng thời gian nhất định.
Bước 5: Phát triển kế hoạch hành động
Với các mục tiêu đã xác định và mục tiêu có thể đo lường được, hãy phát triển một kế hoạch hành động chi tiết các giải pháp. Kế hoạch này bao gồm chiến lược truyền thông và liên hệ với bất kỳ thành viên quan trọng nào trong nhóm để thực hiện thay đổi một cách suôn sẻ.
Bước 6: Theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả
Sau khi triển khai hoàn tất, theo dõi tiến độ định kỳ so với các tiêu chuẩn và mục tiêu đã định trước. Chìa khóa để thành công lâu dài là đánh giá tích cực hiệu quả của những thay đổi đồng thời đánh giá thường xuyên kết quả đạt được trên cơ sở liên tục.
Sau khi hoàn thành quá trình này, bạn có thể tự tin kết luận rằng việc phân tích khoảng cách đã thành công!
Ai được lợi từ việc sử dụng mẫu phân tích khoảng cách?
Mẫu phân tích khoảng cách là một công cụ hữu ích cho bất kỳ ai muốn đánh giá tình trạng hiện tại và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Điều này làm cho nó hữu ích cho nhiều cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Hãy xem các mẫu này để xem chúng có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của mình không:
Nhà tiếp thị: Cho dù bạn là chủ một doanh nghiệp nhỏ hay thành viên của một nhóm tiếp thị, mẫu phân tích khoảng cách có thể giúp bạn đánh giá các chiến lược tiếp thị hiện tại và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Bằng cách xác định các khoảng cách trong thị trường mục tiêu, thông điệp hoặc chiến thuật của mình, bạn có thể tạo ra một kế hoạch tiếp thị hiệu quả và có mục tiêu hơn.
Quản lý dự án: Theo dõi tiến độ dự án và xác định các trở ngại tiềm ẩn có thể là một công việc khó khăn. Mẫu phân tích khoảng cách cho phép quản lý dự án so sánh các chỉ số hiệu suất hiện tại với kết quả mong muốn, giúp dễ dàng xác định các lĩnh vực cần điều chỉnh và cải thiện.
Đánh giá kinh doanh của bạn với các mẫu đánh giá khoảng cách
Mẫu phân tích khoảng cách trong ClickUp giúp bạn dễ dàng bắt đầu hơn, vượt qua tình trạng con trỏ nhấp nháy và nhanh chóng tìm ra các giải pháp khả thi. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian phân tích các vấn đề phức tạp để đưa ra quyết định sáng suốt, xây dựng kế hoạch khả thi và tăng năng suất.
ClickUp cung cấp Gói Miễn phí vĩnh viễn với nhiều tính năng để tập trung vào công việc quan trọng và tiết kiệm một ngày mỗi tuần. Tạo tài khoản ngay hôm nay!