Phương pháp ưu tiên MoSCoW là gì?

Về mặt ghi nhớ, ưu tiên MoSCoW là một trong những từ viết tắt hiệu quả nhất trong phát triển phần mềm scrum nhanh. Tên gọi này tóm tắt ngắn gọn một thực tiễn quan trọng và thường được lặp lại trong việc ưu tiên các mục trong quá trình lập kế hoạch sản phẩm.

Vậy, nó là gì? Tại sao bạn cần nó? Làm thế nào để sử dụng nó? Hãy cùng tìm hiểu.

MoSCoW Prioritization là gì?

Ưu tiên MoSCoW là một kỹ thuật mạnh mẽ được sử dụng trong quản lý dự án linh hoạt để cài đặt ưu tiên cho các công việc và sáng kiến. MoSCoW là từ viết tắt của

Mỗi loại này là một loại ưu tiên, hướng dẫn những gì nhóm sẽ phát triển trong các sprint sắp tới. Ưu tiên MoSCoW có thể được áp dụng cho bất kỳ thứ gì trong khung agile, bao gồm yêu cầu, trường hợp sử dụng thử nghiệm, câu chuyện người dùng, lỗi/khuyết tật, tiêu chí chấp nhận hoặc công việc.

Ngay cả ngoài phát triển sản phẩm nhanh, mô hình MoSCoW cũng có thể giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc. Trong các ngành công nghiệp, phương pháp MoSCoW được tích hợp vào phần mềm quản lý hoạt động để giúp các nhóm dự án đưa ra quyết định tốt hơn.

Khi có nhiều phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên khác, bao gồm thang điểm cao-trung bình-thấp đơn giản nhất, tại sao chúng ta lại cần một phương pháp khác? Hãy cùng xem phương pháp này ra đời và phát triển như thế nào.

Nguồn gốc và lịch sử của phương pháp ưu tiên MoSCoW

Kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên MoSCoW được phát triển bởi Dai Clegg của Oracle vào năm 1994 để giúp nhóm của ông phân loại các công việc dự án thành công việc quan trọng và không quan trọng trong quy trình phát triển ứng dụng nhanh (RAD). Ông sử dụng kỹ thuật này đặc biệt trong các dự án có thời hạn để sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu của dự án.

Trong những năm qua, phương pháp này đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong quản lý dự án linh hoạt. Phương pháp này được áp dụng và đánh giá cao nhờ tính đơn giản và định hướng rõ ràng về những việc mà nhóm cần ưu tiên trong quá trình thực hiện toàn bộ dự án.

Lợi ích của phương pháp ưu tiên MoSCoW

Mặc dù đã có hai thập kỷ tuổi, kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên MoSCoW vẫn tiếp tục phổ biến trong các nhóm sử dụng Phương pháp phát triển hệ thống động (DSDM). Dưới đây là lý do.

Đơn giản

Kỹ thuật MoSCoW cực kỳ đơn giản để hiểu. Nó giúp làm rõ các lựa chọn có sẵn trước mắt để loại bỏ các yếu tố gây xao lãng. (Nó không đơn giản để sử dụng, vì có thể có sự khác biệt về quan điểm về những gì phải có và những gì nên có, ví dụ như đối tượng/kỳ/phiên bản. Chúng ta sẽ đề cập đến vấn đề này sau. )

Sự rõ ràng

Các danh mục giúp làm rõ và giảm bớt sự nhầm lẫn. Nếu không phải là việc bắt buộc, thì không cần đưa vào sprint tiếp theo. Điều này đảm bảo nhóm không bị căng thẳng và có thể tập trung vào việc làm tốt nhất công việc của mình.

Tập trung

Phương pháp MoSCoW giúp các nhà quản lý và nhóm thấy được những việc quan trọng và cần được chú ý ngay lập tức. Bằng cách phân loại công việc ưu tiên cao thành "phải làm", các nhà quản lý có thể đảm bảo họ có mọi thứ cần thiết để hoàn thành công việc. Họ cũng có thể thảo luận về các ưu tiên cạnh tranh với nhau trong nhóm.

Ứng dụng

Phương pháp MoSCoW có thể áp dụng gần như phổ biến. Nó có thể được sử dụng để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho bất kỳ thứ gì. Ví dụ, trưởng nhóm có thể đánh dấu mười nhà phát triển là phải có và ba nhà phát triển khác là có thể có để cho cấp trên biết họ cần bao nhiêu người.

Giao tiếp

Việc chỉ định mức độ ưu tiên trong phương pháp này là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho các cuộc hội thoại trong các phiên lập kế hoạch dự án và lập kế hoạch sprint. Việc xác định một thứ là phải có hoặc không thể thiếu sẽ khuyến khích mọi người đồng ý hoặc không đồng ý một cách cụ thể.

Giới hạn

Phân loại ưu tiên MoSCoW rất hiệu quả trong việc ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án. Các ưu tiên rõ ràng đảm bảo rằng bất kỳ tính năng mới nào được thêm vào đều trải qua quá trình phân loại ưu tiên, giúp các nhà quản lý dự án quản lý kỳ vọng.

Nhược điểm của phương pháp MoSCoW

Mặc dù có nhiều lợi ích, phương pháp ưu tiên MoSCoW không tránh khỏi những thách thức. Chúng tôi sẽ thảo luận về chúng dưới đây.

Sự mơ hồ: Những điều phải có và không có là dễ đồng ý. Nhưng những điều nên có và có thể có có thể mơ hồ hơn. Mặc dù khung công tác đưa ra các định nghĩa rõ ràng, nhưng nó có thể trở nên phức tạp trong thực tế. Hơn nữa, các nhóm thường không đồng ý về định nghĩa của những điều không có — chúng bị loại khỏi sprint này hay toàn bộ sản phẩm?

Quá đơn giản hóa: Phương pháp này có nguy cơ đơn giản hóa quá mức các dự án agile phức tạp, trong đó các công việc không thể dễ dàng phân loại thành các nhóm riêng biệt và có thể không giải quyết được sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc.

Tính chủ quan: Giống như tất cả các phương pháp khác, phương pháp sắp xếp ưu tiên MoSCoW cũng mang tính chủ quan. Nhóm phải cùng nhau đưa ra quyết định về việc sắp xếp ưu tiên công việc. Nhược điểm của phương pháp này là không mang lại nhiều tính khách quan cho quá trình.

Yêu cầu cao: Để ưu tiên một công việc trong khung MoSCoW, mỗi công việc phải có mô tả chi tiết và bối cảnh. Ví dụ: tính năng "gắn thẻ" trong công cụ quản lý dự án nhanh có thể là tính năng bắt buộc cho các trường hợp sử dụng cụ thể, trong khi nó có vẻ không quan trọng. Chủ sở hữu sản phẩm cần đầu tư thời gian và năng lượng vào việc định nghĩa để phân loại chính xác.

Một cấp: Trong bốn loại này, không có cách nào để ưu tiên các mục hơn nữa. Điều này giả định rằng tất cả các mục bắt buộc phải có đều có mức độ ưu tiên như nhau, khiến phương pháp này không hiệu quả trong việc lập kế hoạch.

Các loại trong phương pháp ưu tiên MoSCoW

Phương pháp ưu tiên MoSCoW bao gồm bốn danh mục: bắt buộc (must-have), nên có (should-have), có thể có (could-have) và không cần có (won't-have).

#1 Phải có

các công việc "phải có" là các mục quan trọng trong thời lượng của sprint hiện tại. "Phải có" trong danh mục phải có đôi khi được định nghĩa là "tập hợp tối thiểu có thể sử dụng". Điều này đảm bảo rằng quá trình lặp lại cho phép mức độ sử dụng tối thiểu của các tính năng.

Một tính năng bắt buộc thường rất quan trọng đối với khách hàng, là yêu cầu tuân thủ hoặc là đặc quyền về an toàn/khả năng tiếp cận. Nếu không có những tính năng này, sản phẩm sẽ không có ý nghĩa khi đưa ra thị trường.

#2 Phải có

Các công việc được coi là "nên có" là ưu tiên thứ hai. Những công việc này quan trọng nhưng không quan trọng đối với thời gian hiện tại và có thể hoãn lại nếu cần thiết.

Một tính năng có thể có thường là một bản sửa lỗi nhỏ hoặc cải thiện hiệu suất, mà nếu không có thì sản phẩm vẫn hoạt động, mặc dù không tối ưu. Các nhóm thường sử dụng một số biện pháp tạm thời để quản lý các mục này.

#3 Có thể đã

Loại thứ ba là công việc "có thể", tức là mong muốn nhưng không cần thiết. Sự khác biệt quan trọng giữa "nên có" và "có thể có" là loại thứ nhất rất quan trọng và có thể ảnh hưởng đáng kể đến thành công của sản phẩm (sự hài lòng của khách hàng, doanh thu, lợi nhuận, v.v.), trong khi loại thứ hai có thể bỏ qua mà không gây ra nhiều thiệt hại.

Các nhóm chỉ ưu tiên các công việc có thể thực hiện nếu chúng có thể được hoàn thành mà không ảnh hưởng đến chi phí hoặc nỗ lực của nhóm phát triển. Khi tình hình thay đổi, các mục có thể thực hiện thường được sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và phát triển.

#4 Won't-have (lần này)

các công việc "không cần thiết" được nhận định là không cần thiết cho phạm vi dự án hiện tại. Các công việc hoặc tính năng này có mức độ ưu tiên thấp nhất và sẽ bị loại bỏ ngay khi có dấu hiệu phản đối.

Các tính năng không cần thiết có tác động rất thấp đến thành công của dự án. Chúng không gây hại cho kết quả cũng như không tạo ra giá trị bổ sung.

Mặc dù kỹ thuật này rất hữu ích, nhưng nó không hiệu quả trong mọi trường hợp. Dưới đây là những tình huống mà kỹ thuật này phát huy hiệu quả nhất.

Khi nào nên sử dụng phương pháp ưu tiên MoSCoW?

Ưu tiên MoSCoW là một công cụ ra quyết định tuyệt vời cho một số tình huống cá nhân và nghề nghiệp. Khi dọn dẹp nhà cửa, thay vì hỏi một mục có "gây ra niềm vui" hay không, bạn có thể hỏi nó có "phải có" hay không

Đối với một nhà quản lý dự án linh hoạt, nó có thể còn giá trị hơn thế nữa. Dưới đây là cách thực hiện.

Thời gian: Yếu tố quyết định chính của phân tích MoSCoW là thời gian. Phân loại này dành cho sprint hoặc khung thời gian hiện tại. Phương pháp này rất hiệu quả cho các dự án nhạy cảm về thời gian với thời hạn chặt chẽ.

Tài nguyên: Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có một nhóm phát triển giới hạn? Sử dụng MoSCoW vì nó giúp tối đa hóa kết quả trong phạm vi tài nguyên có sẵn.

Khởi động sản phẩm: Trong giai đoạn đầu của dự án, bạn phải quyết định những việc cần tập trung trước tiên và những yếu tố tạo nên sản phẩm tối thiểu khả thi (MVP). Phương pháp sắp xếp ưu tiên MoSCoW có thể cực kỳ hữu ích trong việc hướng dẫn các cuộc hội thoại này.

Tuy nhiên, cần ghi chú rằng MoSCoW có thể không phù hợp với tất cả các dự án, đặc biệt là những dự án có sự phụ thuộc lẫn nhau phức tạp hoặc tất cả các công việc đều quan trọng như nhau.

Cách triển khai phương pháp ưu tiên MoSCoW

Để sắp xếp thứ tự ưu tiên MoSCoW thành công, cần có các quy trình rõ ràng và hiệu quả. Dưới đây là bản tóm tắt quy trình và các gợi ý về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc của bạn bằng bất kỳ phần mềm quản lý dự án miễn phí nào như ClickUp để đạt được kết quả mong muốn.

1. Tạo danh sách công việc sản phẩm của bạn

Trước khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc trong bản phát hành tương lai, bạn cần tạo một danh sách các khả năng. Thông thường, danh sách này được nêu trong danh sách công việc tồn đọng của sản phẩm. Dựa trên nghiên cứu và ý kiến đóng góp từ các nhóm đa chức năng, hãy chọn ra một số công việc từ danh sách công việc tồn đọng.

Trên ClickUp, bạn có thể đặt chúng thành nhiệm vụ, cột mốc, tính năng, lỗi và hơn thế nữa để ưu tiên hiệu quả hơn.

2. Thêm chi tiết vào danh sách công việc còn tồn đọng của sản phẩm

Như chúng tôi đã đề cập trước đó, một trong những yếu tố không thể thương lượng của việc sắp xếp thứ tự ưu tiên MoSCoW là thông tin đầy đủ về công việc. Nếu không có thông tin về cái gì, tại sao, như thế nào, khi nào và ai, sẽ không thể sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách chính xác. Vì vậy, hãy thêm tất cả thông tin bạn có thể thu thập được. Thông tin này có thể là:

Các nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn thêm nhiệm vụ phụ, danh sách kiểm tra, ước lượng thời gian, người dùng, thẻ, trường tùy chỉnh và hơn thế nữa. Sử dụng hướng dẫn phân cấp của ClickUp để sắp xếp thông tin một cách hiệu quả.

3. Đặt định nghĩa cho các loại ưu tiên

"Phải có" nghĩa là gì? Một công việc phải có những tham số nào để được coi là "phải có"? Toàn bộ nhóm phải đồng ý để phân loại một thứ là "không có" hay không?

Các phương pháp được sử dụng phổ biến nhất là chấm điểm có trọng số, mô hình Kano hoặc mua tính năng. Nếu bạn cảm thấy đó giống như một lớp khung/mô hình khác, đây là một số mẫu ưu tiên dự án mà bạn có thể sử dụng.

Hãy lựa chọn cẩn thận. Điều quan trọng là phải thiết lập các định nghĩa này trước khi bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc. Điều này sẽ giúp tiêu chuẩn hóa quy trình để quản lý ưu tiên một cách hợp lý. Ngoài ra, hãy đặt một ma trận leo thang để ai đó có thể đưa ra quyết định trong trường hợp có bất đồng.

Để đảm bảo mọi người hiểu và tuân theo các định nghĩa ưu tiên của bạn, hãy ghi lại và công bố chúng trên ClickUp Docs. Hợp tác với nhau để đảm bảo cả nhóm đồng ý với các định nghĩa này. Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp AI trong Docs để tóm tắt các định nghĩa dài hơn để dễ tham khảo.

4. Cùng nhau quyết định các ưu tiên

Khi tất cả công việc cơ bản đã hoàn thành, đã đến lúc ưu tiên. Tập hợp nhóm để đánh giá mọi lựa chọn và đặt ra các ưu tiên.

Chọn từ bất kỳ chế độ xem nào của ClickUp để xem thông tin phù hợp với nhu cầu của bạn. Ví dụ: hầu hết các nhóm nhanh nhẹn thường sử dụng chế độ xem bảng Kanban để hiển thị tất cả các mục chưa được phân loại trong một cột, sau đó kéo và thả chúng vào các ưu tiên có liên quan. Bạn cũng có thể lọc các mục trên bảng Kanban dựa trên những gì bạn muốn xem.

Thảo luận cởi mở về các yêu cầu kinh doanh. Dưới đây là một số điều cần xem xét.

Hãy nhớ rằng những gì bạn phân loại là có thể có trong lần tăng trước có thể trở thành phải có trong lần tăng tiếp theo. Ví dụ: trong khi xây dựng MVP, bạn có thể phân loại một số mục là có thể có vì chúng không quan trọng đối với sprint hiện tại. Sau khi MVP được ra mắt, những tính năng này có thể trở thành phải có.

5. Đặt ưu tiên

Sau khi thống nhất, hãy thiết lập chúng trên các công cụ ưu tiên của bạn. ClickUp ưu tiên cung cấp cho bạn bốn tùy chọn: Khẩn cấp, cao, bình thường và thấp. Bạn có thể thiết lập các ưu tiên MoSCoW này.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phương pháp MoSCoW với các trạng thái tùy chỉnh. Trong khi cài đặt ưu tiên công việc trên ClickUp, hãy thêm một hoặc hai dòng trong phần bình luận về lý do bạn đưa ra quyết định đó. Điều này sẽ giúp ích cho các phiên sắp xếp ưu tiên trong tương lai.

6. Xác minh tính khả thi

Ưu tiên không chỉ là những việc quan trọng, mà còn là những việc có thể hoàn thành trong thời gian nhất định. Bạn không muốn cam kết quá nhiều và không hoàn thành chỉ vì nghĩ rằng mọi việc đều phải làm.

Trước khi cam kết thực hiện kế hoạch, hãy xem khối lượng công việc và sức chứa hiện tại của từng thành viên trong nhóm. Sử dụng ước lượng thời gian cho từng công việc để mô phỏng sức chứa. Sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc để đảm bảo không ai bị quá tải.

Ưu tiên những việc đúng đắn với ClickUp

Các nhóm sản phẩm phải tập trung vào những gì tốt cho kinh doanh và khách hàng. Họ cần loại bỏ những yếu tố gây xao lãng. Do đó, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của dự án là một siêu năng lực. Sắp xếp thứ tự ưu tiên tốt là lựa chọn những việc cần làm cũng như những việc không cần làm.

Công cụ quản lý dự án của ClickUp được thiết kế để thực hiện chính xác điều này. Phân cấp, quản lý nhiệm vụ, ưu tiên và trạng thái tùy chỉnh giúp các nhóm hiểu và sắp xếp công việc của mình một cách hiệu quả.

Chế độ xem Khối lượng công việc giúp đảm bảo các nhiệm vụ được ưu tiên có thể hoàn thành, và Bảng điều khiển ClickUp giúp duy trì các ưu tiên đúng hướng. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay và xây dựng những điều phù hợp.