Khi bạn đã thành thạo việc quản lý thời gian, bạn sẽ hiểu rõ tại sao đa số mọi người thường đánh giá quá cao những gì họ có thể đạt được trong một năm – và đánh giá thấp những gì họ có thể đạt được trong một thập kỷ!
Khi bạn đã thành thạo việc quản lý thời gian, bạn sẽ hiểu rõ tại sao đa số mọi người thường đánh giá quá cao những gì họ có thể đạt được trong một năm – và đánh giá thấp những gì họ có thể đạt được trong một thập kỷ!
Bạn đã bao giờ nhìn đồng hồ và tự hỏi, một ngày đã trôi qua ở đâu?
Bạn bắt đầu với một kế hoạch, nhưng bằng cách nào đó, các cuộc họp, email và những việc làm phân tâm đã chiếm lấy thời gian của bạn. Lập bản đồ thời gian sẽ thay đổi điều đó.
Thay vì để lịch trình kiểm soát bạn, phương pháp này giúp bạn thấy chính xác thời gian của mình đang được sử dụng vào việc gì và sắp xếp ngày của bạn một cách có chủ đích. Không còn danh sách công việc dài dằng dặc hay vội vàng vào phút chót — chỉ cần một kế hoạch rõ ràng và hiệu quả.
🌻 Phần thưởng: Tiếp tục cuộn xuống để nhận các mẫu lập bản đồ thời gian miễn phí, sẵn sàng sử dụng, các ví dụ hữu ích và các kỹ thuật quản lý thời gian đã được thử nghiệm và kiểm chứng.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Bạn cảm thấy không bao giờ có đủ thời gian để hoàn thành mọi việc? Lập bản đồ thời gian giúp bạn kiểm soát lịch trình và tận dụng từng giờ:
- Tạo bản đồ thời gian có cấu trúc để hình dung thời gian của bạn được sử dụng như thế nào và loại bỏ những hoạt động không hiệu quả
- Ưu tiên công việc một cách hiệu quả bằng cách sử dụng kỹ thuật phân chia thời gian, mã màu và lập lịch để duy trì sự tập trung
- Sử dụng công nghệ để hợp lý hóa việc lập lịch với lịch kỹ thuật số, theo dõi thời gian và các công cụ tự động hóa
- Tiết kiệm thời gian với các mẫu sẵn có giúp cấu trúc quy trình làm việc, theo dõi tiến độ và cân bằng công việc cá nhân và công việc chuyên môn
- Luôn cập nhật lịch trình của bạn với ClickUp —từ Chế độ xem lịch đến Ưu tiên nhiệm vụ, Tự động hóa và Theo dõi thời gian, ClickUp giúp bạn lập bản đồ thời gian một cách dễ dàng
Bản đồ thời gian là gì?
Lập bản đồ thời gian là một phương pháp trực quan để cấu trúc ngày, tuần hoặc tháng của bạn bằng cách phân bổ các khối thời gian cụ thể cho các hoạt động khác nhau. Thay vì dựa vào danh sách việc cần làm đơn giản, phương pháp này tạo ra một cái nhìn tổng quan rõ ràng về cách phân phối thời gian của bạn, đảm bảo rằng cả công việc cá nhân và công việc chuyên môn đều được tính đến.
Không giống như lịch trình cứng nhắc, lập bản đồ thời gian mang lại sự linh hoạt trong cấu trúc.
Nó giúp bạn:
- Xác định các yếu tố gây lãng phí thời gian và loại bỏ sự kém hiệu quả
- Tối ưu hóa lịch trình của bạn bằng cách phân bổ thời gian cho các công việc ưu tiên cao
- Thực hiện các điều chỉnh chiến lược dựa trên khối lượng công việc và mức năng lượng của bạn
Ví dụ: Bản đồ thời gian hoạt động như thế nào trong cuộc sống thực?
Hãy xem xét một nhà thiết kế tự do cân bằng giữa các dự án của khách hàng, công việc hành chính và phát triển kỹ năng.
Không có kế hoạch có cấu trúc:
- Email và công việc quản trị viên làm gián đoạn thời gian tập trung sâu
- Các mục tiêu học tập quan trọng (như thành thạo một công cụ thiết kế mới) liên tục bị hoãn lại
- Các hạn chót chồng chất, dẫn đến căng thẳng vào phút chót
Với bản đồ thời gian:
- Khối thời gian buổi sáng được dành riêng cho công việc sáng tạo không bị gián đoạn
- Thời gian giữa trưa dành riêng cho giao tiếp với khách hàng và công việc quản trị viên
- Buổi tối dành riêng cho việc học kỹ năng mới và các hoạt động cá nhân
Bằng cách lập bản đồ thời gian hiệu quả, mọi việc sẽ được chú ý đúng mức mà không khiến bạn cảm thấy quá tải.
Sự khác biệt giữa lập bản đồ thời gian, phân khối thời gian và phân chia thời gian
Lập bản đồ thời gian, phân chia thời gian và phân chia thời gian theo khối thường bị nhầm lẫn, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau. Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn tạo bản đồ thời gian phù hợp với nhu cầu năng suất của mình.
| Kỹ thuật | Định nghĩa | Phù hợp nhất cho |
| Lập bản đồ thời gian | Một bản trình bày trực quan toàn diện về lịch trình của bạn, phân loại và sắp xếp tất cả công việc của bạn thành một kế hoạch có cấu trúc | Những người chuyên nghiệp phải cân bằng giữa công việc cá nhân và công việc chuyên môn, mong muốn có cái nhìn tổng quan chi tiết về cách sử dụng thời gian của mình |
| Chia thời gian thành các khối | Một kỹ thuật trong đó bạn phân bổ thời gian cho các công việc hoặc hoạt động cụ thể trong một lịch trình có cấu trúc | Những người muốn tăng khả năng tập trung bằng cách cài đặt giờ làm việc rõ ràng để tập trung làm việc và giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng |
| Time boxing | Cài đặt khung thời gian định trước cho một công việc và dừng lại khi thời gian hết, bất kể công việc đã hoàn thành hay chưa | Những người đang phải vật lộn với thói trì hoãn và muốn cải thiện năng suất bằng cách làm việc trong thời gian hạn chế nghiêm ngặt |
Mỗi kỹ thuật quản lý thời gian này đều có những ưu điểm riêng, nhưng lập bản đồ thời gian nổi bật như một chiến lược toàn diện, cung cấp bức tranh tổng quan nhưng chi tiết về cách bạn phân bổ thời gian trong ngày.
Bằng cách hiểu những khác biệt này, bạn có thể chọn phương pháp phù hợp dựa trên quy trình làm việc và mục tiêu của mình.
Xem thêm: Cách quản lý thời gian với kỹ thuật Pomodoro?
Lợi ích của việc sử dụng bản đồ thời gian
Lập bản đồ thời gian là một kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả giúp tăng cường sự tập trung, giảm bớt áp lực và đảm bảo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Cho dù bạn đang quản lý công việc chuyên môn hay trách nhiệm cá nhân, bản đồ thời gian có cấu trúc sẽ giúp bạn kiểm soát công việc hàng ngày.
Có cái nhìn tổng quan rõ ràng về cách sử dụng thời gian của bạn
Bản đồ thời gian cung cấp một bức tranh tổng quan thực tế về cách bạn phân bổ thời gian trong ngày. Nó cho thấy các mẫu, xác định những điểm không hiệu quả và đảm bảo rằng tất cả công việc của bạn, từ các dự án liên quan đến công việc đến các hoạt động cá nhân, đều được tính vào tài khoản.
Cải thiện năng suất bằng cách loại bỏ các yếu tố gây lãng phí thời gian
Lịch trình không có cấu trúc thường dẫn đến các sự kiện bất ngờ làm gián đoạn quy trình làm việc. Với bản đồ thời gian hàng tuần, bạn có thể dự đoán các yếu tố gây xao lãng, giảm thiểu thời gian lãng phí và đảm bảo rằng mỗi khối thời gian được phân bổ một cách có mục đích.
Duy trì sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống
Cân bằng cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân có thể là một thách thức, đặc biệt là khi công việc ảnh hưởng đến thời gian cá nhân. Bằng cách lập bản đồ thời gian hiệu quả, bạn có thể tạo ra các khoảng thời gian dành riêng cho công việc, thời gian chất lượng cho gia đình và chăm sóc bản thân, từ đó cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
👀 Bạn có biết? Những nhân viên nhận được hỗ trợ cân bằng công việc và cuộc sống có khả năng làm việc hiệu quả và tận tâm hơn những nhân viên không nhận được hỗ trợ này.
Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên một cách hiệu quả
Bản đồ thời gian buộc bạn phải sắp xếp công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.
Điều này đảm bảo rằng:
- Các công việc ưu tiên cao sẽ được xử lý trước tiên
- Các sự kiện lặp lại (cuộc họp, phiên làm việc chuyên sâu) được lên lịch một cách nhất quán
- Các cam kết cá nhân không bị bỏ qua
Giảm căng thẳng và mệt mỏi do đưa ra quyết định
Khi bạn phân bổ thời gian cho từng hoạt động trước, bạn sẽ loại bỏ căng thẳng khi phải tính toán thời gian cần thiết cho từng công việc hoặc thời điểm thực hiện chúng, hay còn gọi là mệt mỏi do phải ra quyết định. Một kế hoạch có cấu trúc sẽ giảm bớt gánh nặng tinh thần, cho phép bạn tập trung vào việc thực hiện thay vì liên tục ra quyết định.
Đọc thêm: AI cho quản lý thời gian: Các trường hợp sử dụng và công cụ để lập kế hoạch thời gian thông minh
Theo dõi tiến độ và điều chỉnh dựa trên dữ liệu
Việc xem lại bản đồ thời gian giúp bạn đánh giá việc sử dụng thời gian của mình trong vài ngày hoặc vài tuần. Bạn có thể xác định xem các công việc có mất nhiều thời gian hơn dự kiến hay không, việc phân bổ thời gian có phù hợp với các ưu tiên của bạn hay không và bạn cần điều chỉnh ở đâu.
Bằng cách tích hợp mẫu lập bản đồ thời gian hàng tuần vào quy trình làm việc của bạn (như mẫu phân bổ thời gian này ), bạn sẽ tạo ra một hệ thống thúc đẩy tiến độ nhất quán và cho phép linh hoạt mà không làm mất cấu trúc. Giờ chúng ta đã hiểu tại sao lập bản đồ thời gian lại hiệu quả, hãy xem cách tạo bản đồ thời gian từng bước một.
Xem thêm: Cách giải quyết các thách thức phổ biến trong quản lý thời gian?
Cách tạo bản đồ thời gian trong 6 bước
Lập bản đồ thời gian không phải là nhồi nhét mọi giây trong ngày của bạn với các công việc. Đó là thiết kế một lịch trình phù hợp với cuộc sống của bạn, giúp bạn đi đúng hướng và cho phép sự linh hoạt đối với các sự kiện bất ngờ.
Cho dù bạn đang quản lý công việc, hoạt động cá nhân hay trách nhiệm nghề nghiệp, bản đồ thời gian có cấu trúc sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian của mình.
Bước 1: Xác định thời gian của bạn thực sự được sử dụng vào việc gì
Trước khi tạo bản đồ thời gian, hãy lùi lại một bước. Bạn có biết chính xác thời gian của mình đang trôi đi ở đâu hay các ngày trôi qua một cách mờ nhạt? Nhiều chuyên gia cảm thấy mình làm việc hiệu quả nhưng vẫn tự hỏi thời gian đã trôi đi ở đâu.
Bắt đầu với một cuộc kiểm tra thời gian:
- Ghi lại mọi việc bạn cần làm trong ngày, từ trả lời email đến đi làm và thậm chí là những khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn trên mạng xã hội
- Theo dõi thời gian thực tế của các công việc thay vì thời gian bạn nghĩ rằng chúng sẽ mất
- Đánh dấu những khoảng thời gian bị lãng phí, như chuyển từ công việc này sang công việc khác hoặc dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp
Tình huống: Một giám đốc marketing theo dõi thời gian của mình và nhận ra rằng trong một ngày làm việc tám giờ, gần ba giờ bị mất do chuyển đổi bối cảnh và các cuộc thảo luận không có kế hoạch. Bằng cách xác định những điểm không hiệu quả này, anh ta có thể tái cấu trúc lịch trình của mình và phân bổ thời gian hiệu quả hơn
Đọc thêm: Cách theo dõi thời gian dành cho công việc và dự án một cách hiệu quả
Bước 2: Lập danh sách mọi việc quan trọng
Bản đồ thời gian không chỉ dành cho các công việc chuyên môn. Nếu bạn chỉ lập bản đồ cho các hoạt động liên quan đến công việc, bạn vẫn sẽ gặp khó khăn trong việc cân bằng cuộc sống và công việc. Khóa là bao gồm tất cả các trách nhiệm của bạn để không bỏ sót những việc quan trọng.
Hãy suy nghĩ về:
- Công việc liên quan đến công việc (dự án, cuộc họp, email)
- Trách nhiệm cá nhân (công việc nhà, lịch hẹn, việc vặt hàng ngày)
- Thời gian dành cho gia đình (đón con đi học, hoạt động cuối tuần, ăn tối cùng người thân)
- Sức khỏe và wellness (tập luyện, chuẩn bị bữa ăn, thói quen chăm sóc bản thân)
Ví dụ: Một freelancer đang gặp khó khăn trong việc tách biệt công việc và thời gian cá nhân nhận ra rằng cô ấy không dành thời gian cụ thể cho công việc của khách hàng và thường xuyên phải làm việc muộn. Bằng cách sắp xếp ngày làm việc của mình với thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng, cô ấy đã tạo ra sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống và tránh được tình trạng kiệt sức
Đọc thêm: 15 kỹ thuật quản lý thời gian để tăng năng suất của nhóm bạn
Bước 3: Xác định rõ các ưu tiên của bạn
Không phải mọi việc trong danh sách công việc của bạn đều cần được chú ý như nhau. Nếu không có cấu trúc rõ ràng, các công việc khẩn cấp có thể chiếm hết lịch trình của bạn, khiến các công việc quan trọng bị bỏ dở.
Sử dụng Ma trận Eisenhower để phân chia công việc của bạn:
- Khẩn cấp & Quan trọng: Thời hạn, dự án có thời hạn
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lập kế hoạch, dự án dài hạn, phát triển sự nghiệp
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Cuộc họp, email, yêu cầu nhỏ
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Những yếu tố gây xao lãng, công việc có giá trị thấp
Ví dụ sử dụng: Một nhà phát triển phần mềm dành hàng giờ để trả lời tin nhắn Slack và tham dự các cuộc họp không cần thiết. Bằng cách sử dụng bản đồ thời gian hàng tuần, cô ấy chuyển các phiên công việc quan trọng sang buổi sáng và lên lịch các sự kiện định kỳ để nhóm kiểm tra công việc vào buổi chiều, tránh bị gián đoạn liên tục
👀 Bạn có biết? Ma trận Eisenhower được đặt theo tên Dwight D. Eisenhower , Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, người được biết đến với năng suất làm việc vượt trội
Ông từng nổi tiếng với câu nói: "Những việc quan trọng hiếm khi gấp gáp, và những việc gấp gáp hiếm khi quan trọng." Phương pháp quản lý thời gian của ông hiệu quả đến mức vẫn được các nhà lãnh đạo và chuyên gia áp dụng rộng rãi cho đến ngày nay!
Đọc thêm: 10 cách để làm việc hiệu quả hơn
Bước 4: Bắt đầu phân chia thời gian theo khối với cấu trúc phù hợp với bạn
Bây giờ bạn đã biết những việc cần làm, đã đến lúc tạo các khối thời gian giúp bạn tập trung. Mục tiêu không chỉ là lên lịch công việc mà còn là sắp xếp các công việc một cách hiệu quả trong khi duy trì sự cân bằng.
- Buổi sáng: Các phiên làm việc chuyên sâu khi năng lượng ở mức cao
- Giữa trưa: Cuộc họp, email và công việc hợp tác
- Buổi chiều: Công việc quản trị viên, theo dõi và công việc nhẹ nhàng hơn
- Buổi tối: Hoạt động cá nhân, thư giãn và thời gian chất lượng bên gia đình
Ví dụ: Một luật sư phải đối mặt với những sự kiện bất ngờ trong giờ làm việc đã bắt đầu phân chia thời gian để nghiên cứu các vụ án vào buổi sáng sớm, trước khi có những yếu tố gây xao lãng. Bằng cách bảo vệ khoảng thời gian này, cô đã cải thiện năng suất và giảm bớt căng thẳng do phải hoàn thành công việc gấp rút vào phút chót
Đọc thêm: Làm thế nào để sử dụng phân chia thời gian để tăng năng suất?
Bước 5: Biểu diễn bản đồ thời gian của bạn bằng mã màu sắc
Mẫu lập bản đồ thời gian hàng tuần sẽ dễ theo dõi hơn khi được trình bày rõ ràng. Mã màu cho các loại công việc khác nhau giúp bạn nhanh chóng xác định thời gian của mình đang được sử dụng vào việc gì.
- 🟢 Màu xanh lá cây: Công việc cần tập trung cao độ → Các dự án cần trí óc làm việc nghiêm túc
- 🔵 Màu xanh lam: Cuộc họp & quản trị viên → Email, cuộc gọi, lập kế hoạch
- 🟡 Vàng: Thời gian cá nhân & chăm sóc bản thân → Phòng tập gym, thiền định, sở thích
- 🔴 Đỏ: Thời gian dành cho gia đình và xã hội → Bữa tối, sự kiện, thời gian nghỉ ngơi
Sử dụng lịch kỹ thuật số hoặc lịch giấy, bạn có thể ngay lập tức xem liệu mình có dành đủ thời gian cho các hoạt động quan trọng hay không.
Tình huống: Một nhà sáng lập startup nhận ra lịch trình của mình quá tải với các cuộc họp, không còn thời gian cho công việc chiến lược. Bằng cách mã hóa màu sắc cho các công việc, anh có thể ngay lập tức nhận ra sự mất cân bằng và phân bổ thời gian cho công việc quan trọng trước khi lên lịch các cuộc gọi khác
Đọc thêm: Các lịch trực tuyến tốt nhất (miễn phí và trả phí)
Bước 6: Xem lại, điều chỉnh và làm cho nó phù hợp với bạn
Bản đồ thời gian không phải là thứ cứng nhắc. Đây là một hệ thống có thể điều chỉnh theo sự thay đổi của khối lượng công việc, mục tiêu và ưu tiên của bạn.
- Xem lại bản đồ thời gian của bạn vào cuối mỗi tuần và xem cần điều chỉnh ở đâu
- Theo dõi tiến độ bằng công cụ theo dõi thời gian để đảm bảo phân bổ thời gian phù hợp với các ưu tiên của bạn
- Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu — nếu khung thời gian định trước cho công việc không hiệu quả, hãy điều chỉnh lại
Ví dụ: Một quản lý dự án nhận thấy các cuộc họp đứng của nhóm mình kéo dài hơn 20 phút so với thời gian quy định mỗi ngày, ảnh hưởng đến các phiên làm việc chuyên sâu. Sau khi xem xét bản đồ thời gian, anh ấy đã rút ngắn thời gian họp và tạo các công việc cụ thể trong công cụ quản lý công việc để hợp lý hóa các cuộc thảo luận
Với bản đồ thời gian được cấu trúc tốt, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về lịch trình của mình, giảm thời gian lãng phí và chuẩn bị cho năng suất làm việc lâu dài.
Sử dụng công nghệ trong lập bản đồ thời gian
Các công cụ kỹ thuật số giúp lập bản đồ thời gian hiệu quả hơn, giảm nỗ lực thủ công cần thiết để cấu trúc và điều chỉnh lịch trình của bạn. Với các nền tảng phù hợp, bạn có thể lên lịch công việc, theo dõi tiến độ và tối ưu hóa quy trình làm việc một cách liền mạch.
Từ lịch kỹ thuật số đến tự động hóa công việc, công nghệ đảm bảo bản đồ thời gian hàng tuần của bạn luôn năng động và hiệu quả.
Lịch điện tử cho việc lập lịch trình có cấu trúc
Sử dụng lịch kỹ thuật số như Lịch Google và Outlook giúp đơn giản hóa việc lập bản đồ thời gian bằng cách cho phép bạn:
- Tạo các khối thời gian cho các hoạt động và cuộc họp khác nhau
- Đồng bộ hóa lịch trình trên các thiết bị để truy cập thời gian thực
- Đặt nhắc nhở tự động để theo dõi lịch trình đã lên kế hoạch
💡 Chế độ xem Lịch ClickUp tiến thêm một bước nữa bằng cách tích hợp TẤT CẢ các lịch của bạn vào một, để bạn có được dòng thời gian trực quan của các nhiệm vụ, giúp dễ dàng phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ ưu tiên cao và sắp xếp lại lịch khi cần thiết.
Theo dõi thời gian để lập lịch chính xác
Ngay cả khi có bản đồ thời gian hàng tuần được cấu trúc tốt, bạn vẫn dễ tính sai thời gian thực hiện công việc. Các công cụ theo dõi thời gian đảm bảo:
- Bạn ghi lại số giờ làm việc thực tế để so sánh với lịch trình đã lên kế hoạch
- Bạn xác định nơi thời gian bị lãng phí và điều chỉnh phân bổ thời gian cho phù hợp
- Bản đồ thời gian hàng tuần của bạn dựa trên thông tin thực tế, không phải giả định
💡 ClickUp Time Tracking giúp theo dõi thời gian dành cho các công việc cụ thể, cung cấp dữ liệu thời gian thực về năng suất và hiệu quả công việc.
Quản lý công việc để tổ chức quy trình làm việc
Công cụ quản lý công việc được cấu trúc tốt đảm bảo rằng mọi công việc đều được lập bản đồ, lên lịch và sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Các tính năng như:
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên đảm bảo các công việc quan trọng được xử lý trước tiên
- Sự kiện định kỳ tự động hóa việc lập lịch trình thường ngày
- Các công việc phụ thuộc lẫn nhau giúp tránh tắc nghẽn trong quy trình làm việc của bạn
💡 Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn phân loại công việc thành Khẩn cấp, Cao, Bình thường hoặc Thấp, đảm bảo rằng giờ làm việc được dành cho những việc quan trọng nhất.
Báo cáo và phân tích để cải thiện liên tục
Việc xem lại bản đồ thời gian là rất quan trọng để tối ưu hóa lịch trình của bạn. Với bảng điều khiển báo cáo, bạn có thể:
- Theo dõi tiến độ và xác định thời gian bị lãng phí
- Phân tích cách sử dụng thời gian của bạn và nâng cao hiệu quả lập lịch
- Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tinh chỉnh quy trình lập bản đồ thời gian của bạn
💡 Bảng điều khiển ClickUp cung cấp thông tin chi tiết về tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, số giờ theo dõi và phân phối khối lượng công việc, giúp bạn điều chỉnh lịch trình của mình.
Tự động hóa và tích hợp để nâng cao hiệu quả
Lập bản đồ thời gian không chỉ là sắp xếp lịch trình của bạn mà còn đảm bảo thời gian của bạn được sử dụng hiệu quả. Tự động hóa và tích hợp giúp bạn:
- Loại bỏ việc lập lịch thủ công lặp đi lặp lại nhờ tự động hóa quy trình làm việc
- Đồng bộ hóa lịch của bạn với các công cụ như Lịch Google và Outlook
- Tự động hóa các công việc lặp lại, giảm thời gian dành cho việc lập kế hoạch lặp đi lặp lại
💡 Tự động hóa ClickUp hợp lý hóa các nhiệm vụ lặp lại và giúp bạn duy trì sự tổ chức mà không cần cập nhật bản đồ thời gian của mình mỗi ngày.
💡 Tích hợp ClickUp cho phép bạn đồng bộ lịch với Lịch Google, Outlook, Slack và hơn thế nữa, đảm bảo lịch kỹ thuật số của bạn luôn được cập nhật.
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao? Là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Tối đa hóa thời gian của bạn với ClickUp!
Xem thêm: Phần mềm và công cụ quản lý thời gian tốt nhất
Các mẫu sẵn có để lập bản đồ thời gian nhanh chóng
Thay vì tạo bản đồ thời gian từ đầu, các mẫu sẵn có có thể giúp bạn cấu trúc lịch trình của mình một cách hiệu quả. Dưới đây là một số mẫu lập bản đồ thời gian tốt nhất:
1. Mẫu lịch trình quản lý thời gian
Phù hợp nhất với: Các chuyên gia đang tìm kiếm một phương pháp có cấu trúc để lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc.
Mẫu Lịch trình quản lý thời gian giúp bạn lập bản đồ lịch trình hàng tuần của mình theo định dạng rõ ràng, có tổ chức. Việc chỉ định các khối thời gian cụ thể cho các công việc khác nhau giúp tránh tình trạng gấp rút vào phút chót và đảm bảo cả công việc và hoạt động cá nhân đều được tính vào tài khoản.
Bố cục có cấu trúc giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ, quản lý khối lượng công việc và điều chỉnh các khối thời gian khi cần thiết.
Công cụ này rất hiệu quả cho các chuyên gia cần một hệ thống toàn diện để cân bằng các trách nhiệm hàng ngày, thời hạn dự án và các sự kiện định kỳ.
Phần thưởng: Mẫu lịch trình miễn phí trong Excel, Google Trang tính và ClickUp
2. Mẫu Time Box
Phù hợp nhất với: Những người muốn đặt giới hạn thời gian cố định cho các công việc bằng kỹ thuật phân chia thời gian.
Nếu bạn có xu hướng dành quá nhiều thời gian cho một số công việc nhất định, mẫu này sẽ giúp bạn bằng cách cài đặt khung thời gian định sẵn cho mỗi hoạt động. Mẫu ClickUp Time Box đảm bảo công việc được hoàn thành trong một kỳ nhất định, giúp bạn tập trung và tránh dành thời gian không cần thiết cho những công việc ít quan trọng hơn.
Bằng cách giới hạn thời gian bạn phân bổ cho mỗi công việc, mẫu này giúp ngăn chặn sự trì hoãn, nâng cao năng suất và đảm bảo ngày làm việc của bạn được sắp xếp có trật tự. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các chuyên gia cần có phương pháp quản lý thời gian kỷ luật.
3. Mẫu phân bổ thời gian
Phù hợp nhất với: Các chuyên gia muốn phân tích rõ ràng thời gian của mình được phân phối như thế nào cho các trách nhiệm khác nhau.
Mẫu phân bổ thời gian của ClickUp cung cấp một biểu đồ trực quan về thời gian của bạn, giúp bạn xác định những điểm không hiệu quả và thực hiện điều chỉnh. Mẫu này cho phép bạn phân loại công việc, cuộc họp, phiên tập trung cao độ và các hoạt động cá nhân, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ lĩnh vực nào.
Đối với những người đang gặp khó khăn trong việc cân bằng cuộc sống và công việc, mẫu này giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xem liệu bạn có dành đủ thời gian cho các cam kết cá nhân, gia đình và chăm sóc bản thân trong khi vẫn đáp ứng các thời hạn công việc hay không.
Phần thưởng: Mẫu bảng ghi chép thời gian miễn phí trong Excel, Word & ClickUp
4. Bảng quản lý thời gian cá nhân
Phù hợp nhất với: Những người muốn theo dõi mục tiêu cá nhân, thói quen và các hoạt động chăm sóc bản thân bên cạnh các công việc chuyên môn.
Lập bản đồ thời gian cũng rất cần thiết để duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa năng suất và sức khỏe. Mẫu Quản lý thời gian cá nhân của ClickUp giúp bạn sắp xếp ngày của mình để các hoạt động không liên quan đến công việc nhưng rất cần thiết, như tập thể dục, thư giãn và các dự án cá nhân, được chú ý đúng mức.
Bằng cách kết hợp các ưu tiên cá nhân và công việc vào một lịch trình có cấu trúc duy nhất, mẫu này đảm bảo bạn luôn có tổ chức và tránh được tình trạng kiệt sức.
5. mẫu lịch trình 24 giờ
Phù hợp nhất với: Những người muốn lập kế hoạch hiệu quả cho cả ngày, từng giờ một.
Mẫu Lịch trình 24 giờ của ClickUp được thiết kế cho những người muốn lập bản đồ chi tiết cả ngày của mình, đảm bảo rằng mỗi giờ đều được tính vào tài khoản.
Cho dù bạn đang cân bằng công việc, hoạt động cá nhân, chăm sóc bản thân hay thời gian nghỉ ngơi, mẫu này cho phép bạn phân bổ thời gian hiệu quả và duy trì cấu trúc trong suốt cả ngày.
Mẫu này có thể được sử dụng bởi các chuyên gia có lịch trình không thể dự đoán trước, sinh viên quản lý thời gian học tập và cá nhân, và những người muốn tối ưu hóa thói quen hàng ngày của mình. Cấu trúc ngày của bạn thành các khối thời gian 24 giờ giúp bạn duy trì kỷ luật, giảm thời gian lãng phí và cải thiện năng suất tổng thể.
Các mẫu sẵn có này giúp loại bỏ việc phỏng đoán trong lập bản đồ thời gian, cho phép bạn triển khai một hệ thống có cấu trúc nhưng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của bạn.
Cho dù bạn cần bản đồ thời gian hàng tuần, kế hoạch phân bổ có cấu trúc hay hệ thống phân chia thời gian tập trung, các mẫu này cung cấp khung sẵn sàng sử dụng để tối ưu hóa năng suất của bạn.
Bằng cách kết hợp các công cụ kỹ thuật số với các mẫu lập bản đồ thời gian có cấu trúc, bạn có thể tạo ra một hệ thống tối đa hóa năng suất trong khi vẫn duy trì tính linh hoạt, đảm bảo lịch trình thực sự phù hợp với bạn.
Đọc thêm: Các mẫu quản lý thời gian miễn phí tốt nhất
Kiểm soát lịch trình của bạn với bản đồ thời gian
Thời gian là tài nguyên quý giá nhất của bạn, và lập bản đồ thời gian giúp bạn sử dụng thời gian một cách có chủ đích. Bản đồ thời gian được cấu trúc tốt giúp loại bỏ việc phỏng đoán, giảm thiểu sự phân tâm và đảm bảo mọi công việc đều có vị trí thích hợp mà không làm lịch trình của bạn quá tải.
Với phương pháp và công cụ phù hợp, bạn có thể lập kế hoạch thông minh hơn, làm việc hiệu quả hơn và duy trì sự cân bằng trong cuộc sống cá nhân và công việc.
Đăng ký ClickUp và bắt đầu lập bản đồ thời gian hiệu quả ngay hôm nay!