Với tư cách là một nhà quản lý và lãnh đạo, bạn không còn xa lạ với việc nâng cao kỹ năng của nhân viên. Nhưng còn kỹ năng của chính bạn thì sao?
Nếu đã đến lúc bạn cần vượt ra khỏi các chức năng cơ bản trong mô tả công việc, thì bốn chức năng của quản lý là lựa chọn hoàn hảo. Khung công việc hữu ích này cung cấp cho các nhà quản lý các lĩnh vực khóa để cải thiện chất lượng công việc, đạt được mục tiêu dài hạn và xây dựng môi trường làm việc phát triển. 🤝
Nếu bạn chưa từng nghe về bốn chức năng của quản lý, chúng tôi sẽ giải thích cho bạn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách thức hoạt động của từng chức năng, chia sẻ các ví dụ hữu ích và hướng dẫn bạn cách áp dụng bốn chức năng này bất kể bạn làm việc trong ngành nào.
Bốn chức năng của quản lý là gì?
Henri Fayol, một kỹ sư và giám đốc điều hành thế kỷ XIX, là người đầu tiên định nghĩa bốn chức năng của quản lý: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Mặc dù khái niệm này không mới, nhưng công việc của một nhà quản lý là phải thực hiện cả bốn chức năng này trong công việc hàng ngày.
Lập kế hoạch
Giai đoạn quan trọng nhất của quản lý dự án là lập kế hoạch. Đối với chức năng lập kế hoạch, một nhà quản lý thành công sẽ thực hiện các loại kế hoạch khác nhau, bao gồm:
- Cài đặt mục tiêu (cả ngắn hạn và dài hạn)
- Xây dựng lộ trình để đạt được mục tiêu của tổ chức
- Lập kế hoạch chiến lược
Lập kế hoạch chiến lược đòi hỏi nhiều kiến thức về bối cảnh và tổ chức. Là một nhà quản lý, bạn có nhiệm vụ đánh giá tình hình hiện tại, cài đặt mục tiêu và lập kế hoạch chi tiết để đi từ điểm A đến điểm B.
Lập kế hoạch đòi hỏi khả năng dự báo và dự đoán xu hướng trong tương lai, vì vậy bạn cần có kiến thức nền tảng vững chắc về dữ liệu hoặc ngành của mình. Khả năng quan sát dữ liệu sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc lập kế hoạch chiến thuật, nhưng bạn cũng cần có sự sáng tạo.
Suy nghĩ sáng tạo sẽ rất hữu ích khi lập kế hoạch lộ trình và cột mốc của dự án, vì vậy đừng ngại thử những cách làm việc mới. 💡
Tổ chức
Khi bạn đã có kế hoạch, đã đến lúc sắp xếp mọi thứ vào hàng. Giai đoạn tổ chức của quản lý yêu cầu:
- Xây dựng một nhóm
- Kế hoạch hoạt động
- Phân phối nguồn lực
- Xác định mối quan hệ giữa các công việc
- Phân công công việc
Thay vì quản lý mọi thứ qua email hoặc ghi chú dán, hầu hết các nhà quản lý đều nhập kế hoạch dự án của họ vào phần mềm quản lý dự án như ClickUp. Phần mềm này tự động làm rõ ai phụ trách việc gì, hợp lý hóa quy trình làm việc và thu thập dữ liệu về việc sử dụng tài nguyên. 📌
Mặc dù phần mềm PM sẽ giúp bạn thực hiện nhiều công việc nặng nhọc, nhưng bạn vẫn phải là người quản lý để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả và nhìn nhận tổng thể. Bạn quyết định tần suất của các sản phẩm cần giao, ngày đáo hạn, công việc và nhiều thứ khác để cả nhóm cùng đồng lòng.
Bạn cũng có trách nhiệm làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng người, điều này rất quan trọng để tránh phải làm lại, hiểu lầm và chậm trễ.
Lãnh đạo
Chức năng lãnh đạo, đôi khi được gọi là chức năng chỉ đạo, là khi bạn hướng dẫn và động viên nhân viên làm việc để đạt được mục tiêu của dự án. Điều này bao gồm rất nhiều việc cần làm, bao gồm:
- Giao tiếp
- Xây dựng nhóm
- Điều chỉnh phong cách lãnh đạo để phù hợp với nhóm hoặc tình huống
- Tạo động lực cho nhóm của bạn
- Giải quyết xung đột
Bất kỳ vai trò quản lý nào cũng đòi hỏi kỹ năng mềm vững vàng. Các nhà quản lý cần có đủ kinh nghiệm và vốn xã hội để truyền cảm hứng và ảnh hưởng đến mọi người trong các bộ phận khác nhau.
Phong cách lãnh đạo hiệu quả đòi hỏi bạn phải đầu tư vào mối quan hệ thân thiện với nhóm, chấp nhận ý tưởng sáng tạo của nhân viên và khen thưởng mọi người khi hoàn thành tốt công việc. 🏆
Kiểm soát
Chức năng cuối cùng, kiểm soát, nghe có vẻ giống như quản lý vi mô, nhưng thực chất là đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch. Chức năng này bao gồm:
- Cài đặt tiêu chuẩn hiệu suất
- Quản lý hiệu suất nhóm
- Thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết
Rốt cuộc, việc đặt ra mục tiêu rồi lại từ bỏ chúng là điều vô nghĩa. Hàm kiểm soát đảm bảo chất lượng và điều chỉnh kế hoạch dự án của bạn nếu có thay đổi.
Tất nhiên, quản lý hiệu suất nhân viên là một phần của chức năng kiểm soát trong quản lý. Nhưng các nhà lãnh đạo giỏi biết rằng điều này liên quan nhiều hơn đến việc định hướng lại và hỗ trợ, chứ không phải là quản lý chi tiết. 🙌
Cách áp dụng bốn chức năng của quản lý trong công việc
Làm thế nào để áp dụng các chức năng này tại nơi làm việc? Dưới đây là cách các nhà lãnh đạo hiệu quả thực hiện các chức năng quản lý hàng ngày.
Mẹo lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một kỹ năng hữu ích cho bất kỳ công việc nào, nhưng đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản lý. Hãy làm theo những mẹo nhanh sau đây để có giai đoạn lập kế hoạch hiệu quả hơn:
- Đặt mục tiêu thực tế: Luôn tuân theo khung cài đặt mục tiêu SMART. Điều này giúp xác định các mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được và phù hợp với các mục tiêu lớn hơn của tổ chức mà không gây quá tải cho nhóm của bạn
- Tiến hành phân tích SWOT: Phân tích SWOT phân tích các điểm mạnh và điểm yếu nội bộ cũng như các cơ hội và mối đe dọa bên ngoài. Bài tập này rất hữu ích để xác định xu hướng thị trường, đối thủ cạnh tranh và các vấn đề phân bổ nguồn lực có thể tác động lớn đến dự án hoặc nhóm của bạn
- Xây dựng các biện pháp phòng ngừa rủi ro trong kế hoạch của bạn: Không có kế hoạch nào là hoàn hảo. Khách hàng của bạn có thể yêu cầu thay đổi, bạn có thể mất nguồn tài trợ hoặc yêu cầu của người dùng cuối có thể thay đổi. Điều đó có thể xảy ra. Thay vì hoảng loạn khi thay đổi xảy ra, hãy tạo một kế hoạch hành động có thể điều chỉnh theo tình hình. Hãy luôn nhìn trước vài bước để xem liệu kế hoạch có cần thay đổi hay không 👀
Mẹo tổ chức
Tổ chức danh sách công việc cần làm, tài nguyên và thành viên trong nhóm là yếu tố quan trọng để dự án thành công. Tuy nhiên, ngay cả những dự án được tổ chức tốt nhất cũng có thể bị trật bánh nếu bạn không cẩn thận. Hãy làm theo các mẹo tổ chức sau để dự án của bạn luôn đi đúng hướng:
- Tạo phân cấp: Phân cấp là cách thông minh nhất để phân công và quản lý hiệu quả. Tạo một cấu trúc rõ ràng để phân định vai trò của từng cá nhân và nhóm. Đảm bảo ghi chép lại bằng văn bản và chia sẻ với mọi người trong tổ chức. Phân cấp bằng văn bản giúp mọi người dễ dàng biết ai là người cần liên hệ khi có vấn đề, cho phép bạn áp dụng cách tiếp cận ít can thiệp hơn
- Cân bằng khối lượng công việc: Theo dõi phân phối công việc. Bạn không muốn nhóm của mình bị sử dụng không hiệu quả hoặc quá tải. Khối lượng công việc cân bằng giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và nâng cao chất lượng công việc, vì vậy hãy sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp để theo dõi các nhiệm vụ của nhóm
- Tiêu chuẩn hóa quy trình: Tạo quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) cho các công việc hoặc kết quả dự án. Tài liệu giúp loại bỏ sự mơ hồ và cung cấp tài nguyên cho nhóm của bạn nếu họ có thắc mắc. Đây là cách hoàn hảo để tránh email không cần thiết và làm lại công việc
Mẹo lãnh đạo
Là người lãnh đạo, bạn là người lái con thuyền. Theo chức năng lãnh đạo, nhiệm vụ của bạn là giữ cho mọi người làm việc hiệu quả, hợp tác và hài lòng. Hãy làm theo các mẹo sau để nâng cao kỹ năng lãnh đạo của bạn:
- Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng: Thường xuyên đưa ra phản hồi tích cực và phê bình mang tính xây dựng cho nhóm của bạn. Cố gắng đưa ra phản hồi ngay lập tức để nhân viên có thể áp dụng ngay và thấy được sự liên quan. Đừng vòng vo nếu bạn cần đưa ra phản hồi phê bình. Hãy rõ ràng, trực tiếp và lịch sự 🌻
- Tạo môi trường làm việc tích cực: Nhóm của bạn có thể đã có một bầu không khí hoặc môi trường làm việc nhất định, nhưng với tư cách là người quản lý, bạn có ảnh hưởng lớn đến văn hóa công ty. Hãy ghi nhận và đánh giá cao những công việc tốt, thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, và tạo cho mình một phong cách gần gũi, dễ tiếp cận
- Giải quyết xung đột: Rất khó để giải quyết xung đột một cách trực diện, nhưng bạn không thể để những cảm xúc tiêu cực ngày càng trở nên trầm trọng. Cho dù đó là xung đột giữa các nhóm hay bất đồng với khách hàng, bạn cần phải can thiệp càng sớm càng tốt và đóng vai trò hòa giải viên
Mẹo kiểm soát
Quản lý đòi hỏi sự cân bằng tinh tế giữa việc phân công và cung cấp sự trợ giúp thực tế. Sử dụng các mẹo về chức năng kiểm soát này để đạt được sự cân bằng tốt hơn:
- Thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng: Nhân viên muốn có mục tiêu và kỳ vọng cụ thể. Cung cấp cho mọi người các chỉ số hiệu suất rõ ràng cho công việc và mục tiêu của họ
- Tạo hệ thống giám sát mục tiêu: Điều này có thể bao gồm lên lịch đánh giá hiệu suất thường xuyên, tạo báo cáo tiến độ hoặc sử dụng phần mềm giám sát nhân viên
- Cân bằng giữa kiểm soát và trao quyền: Mặc dù việc giám sát là quan trọng, nhưng nhóm của bạn cần có tự do để đưa ra quyết định của riêng mình. Miễn là mọi người đạt được mục tiêu và KPI, hãy trao cho họ quyền tự chủ để họ cảm thấy được trao quyền trong công việc 💪
Phát triển kỹ năng của bạn với các công cụ quản lý dự án hữu ích
Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát đòi hỏi các kỹ năng mềm sẽ được củng cố khi bạn có nhiều kinh nghiệm lãnh đạo hơn. Các công cụ quản lý là một cách tuyệt vời khác để nâng cao nhiều kỹ năng quản lý. 🤹
ClickUp giúp hàng ngàn nhà quản lý sắp xếp công việc, bảng, thông tin liên lạc, tài liệu và hơn thế nữa. Nếu bạn đang cố gắng nắm vững cả bốn chức năng quản lý, các tính năng quản lý hàng đầu của ClickUp là điều không thể thiếu.
Các tính năng quản lý dự án và công việc giúp bạn giữ tinh thần tỉnh táo
ClickUp là một công cụ lập kế hoạch và tổ chức tài tình, giúp các nhà quản lý tạo ra những kế hoạch vững chắc để đạt được kết quả. Là một giải pháp quản lý dự án tất cả trong một, ClickUp chứa đầy đủ các tính năng tự động hóa, mẫu, quản lý kiến thức và quản lý công việc. 🛠️
Bạn thích sắp xếp công việc theo một cách cụ thể? Chuyển đổi giữa chế độ xem Danh sách, Biểu đồ Gantt và các chế độ xem khác của ClickUp.
Nếu bạn muốn lập bản đồ cho một dự án phức tạp trước khi cam kết thực hiện, hãy brainstorm trong Bản đồ Tư duy ClickUp. Công cụ kéo và thả thời gian thực này nhanh chóng chuyển đổi thành các dự án hoặc nhiệm vụ chỉ bằng một nút bấm, hợp lý hóa các chức năng lập kế hoạch và tổ chức.
Công cụ lãnh đạo dựa trên dữ liệu
Dữ liệu là tất cả, đặc biệt nếu bạn quản lý một nhóm làm việc từ xa. Truy cập Mục tiêu ClickUp để xây dựng một nguồn thông tin duy nhất cho các mục tiêu của bạn, bao gồm khung thời gian, tiến độ và KPI. Tìm hiểu chi tiết các chỉ số cho một dự án hoặc xem tổng quan mọi thứ. Bạn là người cầm lái. 🚘
ClickUp cũng chuyên về quản lý dự án Agile, cho phép bạn tự do theo dõi điểm sprint dựa trên các công việc con và người được giao. Bạn thậm chí có thể quản lý tài sản, thời gian và các nguồn lực khác bằng biểu mẫu kỹ thuật số. Đây là cách dễ nhất để kết hợp việc đặt mục tiêu, trách nhiệm và cân bằng khối lượng công việc mà không cần chuyển đổi nền tảng.
Báo cáo tự động, có thể tùy chỉnh
ClickUp có một số báo cáo dự án mạnh mẽ nhất. Các chức năng kiểm soát giúp bạn dễ dàng tạo báo cáo về trạng thái công việc, theo dõi thời gian, chỉ số nhân viên, cột mốc và nhiều hơn nữa. 🎯
Sử dụng tính năng theo dõi thời gian để giám sát đóng góp của nhân viên hoặc tạo báo cáo ước lượng cho khách hàng. ClickUp Reports cũng là công cụ hoàn hảo để xem nhóm của bạn đã hoàn thành công việc gì, công việc sắp tới là gì và ai đang chậm tiến độ.
Bốn chức năng của quản lý Ví dụ
Bốn chức năng của quản lý là nền tảng cho sự lãnh đạo vững chắc bất kể bạn đang làm việc trong ngành nào. Sẽ rất hữu ích nếu bạn xem một vài ví dụ về các chức năng này trong thực tế, vì vậy hãy cùng xem nhé. 🔎
Ví dụ về quy trình lập kế hoạch
Một giám đốc tiếp thị chịu trách nhiệm phát triển chiến lược ra mắt sản phẩm mới. Trước khi thành lập nhóm, họ thực hiện nghiên cứu thị trường, đặt mục tiêu bán hàng và tiếp cận khách hàng, chọn kênh quảng cáo, đồng thời thiết lập ngân sách và dòng thời gian cho việc ra mắt sản phẩm.
Hàm tổ chức ví dụ
Các nhà quản lý xây dựng là một ví dụ tuyệt vời về chức năng tổ chức. Những nhà quản lý dự án bận rộn này phân bổ nguồn lực cho nhân công, thiết bị và vật liệu. Họ cũng chịu trách nhiệm thiết lập dòng thời gian và điều phối công việc giữa nhân viên, nhà thầu phụ và nhà cung cấp.
Hàm lãnh đạo ví dụ
Hiệu trưởng trường trung học động viên và hướng dẫn giáo viên và nhân viên. Họ ảnh hưởng đáng kể đến văn hóa của trường và giám sát các tiêu chuẩn giáo dục. Hiệu trưởng xử lý xung đột giữa phụ huynh và giáo viên, đồng thời nuôi dưỡng văn hóa tích cực, hòa nhập, hỗ trợ sự an toàn và học tập của học sinh.
Hàm kiểm soát ví dụ
Quản lý nhà hàng phải cân bằng giữa việc quản lý nhân viên và tài chính của nhà hàng một cách hiệu quả. Họ theo dõi các chỉ số như doanh thu và chi phí hàng ngày, đảm bảo an toàn thực phẩm, xem xét phản hồi của khách hàng và điều chỉnh nhân sự hoặc các mục trong thực đơn để duy trì lợi nhuận hoặc chất lượng.
Đạt được mục tiêu của công ty nhanh hơn với Clickup
Cho dù bạn đang giám sát một nhóm phát triển phần mềm, dẫn dắt một chiến dịch tiếp thị hay dẫn dắt các dự án sáng tạo, các hàm này là la bàn hữu ích để điều hướng sự phức tạp của quản lý. 🧭
Các nhà lãnh đạo mới và giàu kinh nghiệm sử dụng bốn chức năng quản lý để đặt mục tiêu và dẫn dắt nhóm của họ đến thành công.
Kỹ năng mềm rất quan trọng, nhưng công cụ phù hợp cũng không kém phần quan trọng. ClickUp là một nền tảng trực quan, hiệu quả, hợp nhất cả bốn chức năng trong một nơi. Đây là cách tốt nhất để tạo kế hoạch hành động, tổ chức công việc, lãnh đạo và hợp tác với nhóm của bạn, đồng thời theo dõi kết quả. 🤩
Tại sao phải quản lý mọi thứ bằng tay? Tập trung tất cả công việc của bạn vào một nơi với ClickUp. Trải nghiệm sự khác biệt ngay bây giờ: Tạo Không gian Làm việc ClickUp miễn phí ngay bây giờ.