Thế giới kinh doanh ngày nay đã khác xa so với trước đây. Theo một cuộc khảo sát của Gartner HR, 77% nhân viên hiện nay rất coi trọng việc nhận được sự hỗ trợ từ các quản lý của mình. Khi doanh nghiệp đặt kỳ vọng cao vào nhân viên, nhân viên cũng có kỳ vọng cao vào quản lý, mong muốn nhận được sự hỗ trợ từ họ để phát triển cá nhân và nghề nghiệp.
Trong một tình huống như vậy, làm thế nào bạn có thể trở thành một nhà quản lý hiệu quả tại nơi làm việc, đáp ứng kỳ vọng của từng nhân viên và tác động tích cực đến sự tham gia, năng suất và cuộc sống nói chung của mỗi cá nhân? Đây là lúc áp dụng phong cách lãnh đạo huấn luyện — phong cách được áp dụng bởi một số nhà quản lý và lãnh đạo giỏi nhất trên thế giới — trở nên quan trọng.
Hãy cùng khám phá những khía cạnh quan trọng của phong cách lãnh đạo huấn luyện, bao gồm các đặc điểm chính, cách thức giúp bạn trở thành nhà quản lý giỏi hơn, tác động tổng thể của phong cách này đối với nhóm của bạn và nhiều hơn nữa.
Phong cách lãnh đạo coaching là gì?
Phong cách lãnh đạo huấn luyện là một phương pháp tiếp cận mang tính chuyển đổi, trong đó các nhà quản lý và lãnh đạo huấn luyện nhóm của họ. Họ đóng vai trò là người hướng dẫn, giúp các thành viên trong nhóm khám phá và nuôi dưỡng tài năng, cải thiện năng suất tại nơi làm việc và phát huy hết tiềm năng của mình theo thời gian.
Ngoài lãnh đạo huấn luyện, còn có nhiều phong cách quản lý khác nhau, mỗi phong cách có những ưu và nhược điểm riêng. Vậy, điều gì làm cho một phong cách tốt hơn và điều gì khiến nó khác biệt so với những phong cách khác?
Không giống như phong cách lãnh đạo quan liêu, giao dịch và độc đoán, vốn cứng nhắc và tuân theo các quy tắc quyền lực truyền thống, phong cách lãnh đạo huấn luyện, như đã đề cập, là một công cụ mang tính chuyển đổi.
Phong cách này không nhấn mạnh việc sử dụng quyền lực hay kiểm soát, cũng không liên quan đến chuỗi lệnh. Thay vào đó, nó tập trung vào việc giúp nhân viên trở thành phiên bản tốt nhất của chính họ thông qua hỗ trợ, hướng dẫn, đồng cảm, khuyến khích, giao tiếp mang tính xây dựng và cài đặt mục tiêu rõ ràng.
Bối cảnh lịch sử của phong cách lãnh đạo coaching
Huấn luyện như một phong cách lãnh đạo xuất hiện vào những năm 1960 khi Paul Hersey và Kenneth Blanchard phát triển lý thuyết lãnh đạo tình huống. Đây là phong cách lãnh đạo trong đó các nhà lãnh đạo áp dụng chiến lược lãnh đạo tùy thuộc vào hoàn cảnh, khả năng và sự sẵn sàng của từng cá nhân tại nơi làm việc.
Theo Hersey và Blanchard, lãnh đạo tình huống bao gồm bốn phong cách lãnh đạo: chỉ đạo, hỗ trợ, huấn luyện và ủy quyền. Khi khái niệm lãnh đạo huấn luyện ra đời, nó bắt đầu trở nên nổi bật nhờ được đề cập trong các lý thuyết lãnh đạo tình huống và chuyển đổi khác phát triển sau những năm 1970.
Các đặc điểm chính của lãnh đạo huấn luyện
Để trở thành một nhà lãnh đạo huấn luyện thành công, bạn nên biết các đặc điểm khóa học quan trọng đối với phong cách lãnh đạo huấn luyện.
Lãnh đạo
Đặc điểm trung tâm của phong cách lãnh đạo huấn luyện là chính bản thân sự lãnh đạo. Các nhà lãnh đạo huấn luyện xem nhóm của mình là những cá nhân có điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu và nguyện vọng riêng. Họ hướng dẫn họ phát huy từng điểm mạnh và cải thiện hiệu suất làm việc.
Không giống như các phong cách lãnh đạo khác, phong cách lãnh đạo huấn luyện tập trung vào sự phát triển của cá nhân cũng như sự phát triển của tổ chức. Các nhà lãnh đạo huấn luyện tạo cho các thành viên trong nhóm không gian cần thiết để phát triển nghề nghiệp. Điều này giúp cải thiện năng lực của nhóm, thu hẹp khoảng cách kỹ năng và mang lại lợi ích cho tổ chức.
Trí tuệ cảm xúc
Để đạt hiệu quả, các nhà lãnh đạo huấn luyện cần huấn luyện nhóm của mình một cách có ý nghĩa, phù hợp với từng thành viên trong nhóm. Phương pháp huấn luyện đòi hỏi kỹ năng mềm về trí tuệ cảm xúc, tức là khả năng hiểu cảm xúc của bản thân và cảm xúc của những người xung quanh. Do đó, trí tuệ cảm xúc là một thành phần quan trọng của lãnh đạo huấn luyện.
Để phát triển kỹ năng quan trọng này, hãy bắt đầu bằng cách thực hành các bước sau:
- Yêu cầu phản hồi từ cấp dưới trực tiếp để hiểu cảm xúc và trạng thái tinh thần của họ
- Nhận diện và đặt tên cho cảm xúc khi bạn cảm nhận chúng
- Luôn ý thức về cảm xúc của bản thân trong mọi tình huống
- Đừng mong đợi có tất cả câu trả lời
Sử dụng hiệu quả kỹ năng trí tuệ cảm xúc giúp bạn thực sự hiểu các thành viên trong nhóm và xây dựng kết nối ý nghĩa với họ.
Sự tham gia của nhóm
Một thành phần quan trọng khác của phong cách lãnh đạo huấn luyện là sự tham gia của nhóm. Một nhà lãnh đạo huấn luyện khuyến khích mọi thành viên trong nhóm tự do bày tỏ suy nghĩ và ý tưởng của mình. Họ khuyến khích sự hợp tác, tích cực thu hút mọi thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình ra quyết định, giải quyết vấn đề và đặt mục tiêu. Loại nhà lãnh đạo này khiến các thành viên trong nhóm cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao, đồng thời trao quyền cho họ để họ chủ động trong công việc của mình.
Do đó, một nhà lãnh đạo huấn luyện giúp các thành viên trong nhóm xây dựng kỹ năng giao tiếp và hợp tác, đồng thời phát triển mối quan hệ tốt hơn với nhau.
Động lực và cài đặt mục tiêu
Một nhà lãnh đạo huấn luyện hiệu quả động viên và hướng dẫn nhân viên để đạt được mục tiêu của họ.
Các nhà lãnh đạo huấn luyện cung cấp phản hồi mang tính xây dựng, ghi nhận thành tích và tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp. Điều này truyền cảm hứng về mục đích và quyền sở hữu, đồng thời thúc đẩy động lực nội tại trong nhân viên.
Ngoài việc tăng cường động lực của nhân viên, các nhà lãnh đạo huấn luyện còn giúp nhân viên nhận ra mục tiêu của mình và tham gia vào việc cài đặt mục tiêu dài hạn. Họ cung cấp sự hỗ trợ, hướng dẫn và khuyến khích mà nhân viên cần để đạt được sự cân bằng giữa việc đạt được mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp với mục tiêu của tổ chức.
Làm thế nào để quản lý một nhóm với phong cách lãnh đạo huấn luyện?
Dưới đây là một số chiến lược bạn có thể sử dụng để quản lý nhóm hiệu quả bằng phong cách lãnh đạo huấn luyện:
1. Tổ chức các cuộc họp riêng với các thành viên trong nhóm
Lãnh đạo huấn luyện nhằm đạt được tầm nhìn của cá nhân cùng với tầm nhìn của tổ chức. Để giúp các thành viên trong nhóm đạt được tầm nhìn của họ, trước tiên bạn nên hiểu nguyện vọng và mong muốn của họ. Một cách hiệu quả để làm điều này là tổ chức các cuộc họp riêng với từng thành viên thường xuyên.
Trong các cuộc họp này, bạn có thể sử dụng kết hợp hai loại câu hỏi:
- Câu hỏi mở: Những câu hỏi này cho nhân viên của bạn không gian để đưa ra câu trả lời đầy đủ thay vì chỉ trả lời có hoặc không. Câu hỏi mở bắt đầu bằng các từ như gì, tại sao, làm thế nào, v.v. Hãy đặt những câu hỏi như vậy để tìm hiểu về điểm mạnh, khó khăn, nguyện vọng và mục tiêu nghề nghiệp của từng nhân viên
- Câu hỏi tập trung vào một vấn đề: Những câu hỏi này tập trung vào một chủ đề tại một thời điểm để tránh làm nhân viên của bạn cảm thấy quá tải. Chúng cho phép khám phá sâu hơn về một chủ đề cụ thể. Ví dụ, bạn có thể tập trung vào một chủ đề, như động lực hiện tại của nhóm, phát triển cá nhân hoặc những thách thức liên quan đến công việc, và đặt câu hỏi liên quan đến chủ đề đó
Là nhà quản lý và lãnh đạo, bạn có rất nhiều việc phải làm. Việc lên lịch và theo dõi các cuộc họp riêng lẻ một mình sẽ trở nên rắc rối theo thời gian.
Đó là lý do tại sao sử dụng các công cụ như Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp là một ý tưởng hay. Mẫu này cho phép bạn dễ dàng theo dõi từng cuộc họp, truy cập tổng quan về kết quả cuộc họp và các mục hành động, đồng thời cập nhật dòng thời gian một cách thuận tiện nếu có bất kỳ thay đổi hoặc điều chỉnh nào cần thực hiện.
2. Đặt và theo dõi mục tiêu
Phong cách lãnh đạo huấn luyện bao gồm việc cài đặt các mục tiêu dài hạn. Sau khi hiểu rõ hơn về các thành viên trong nhóm, đã đến lúc đặt ra các mục tiêu để giúp họ đạt được những gì họ muốn về mặt phát triển cá nhân và nghề nghiệp.
Khi cài đặt mục tiêu phát triển với từng thành viên trong nhóm, tốt hơn là sử dụng hệ thống mục tiêu SMART, giúp bạn tạo ra các mục tiêu:
- Specific (Cụ thể): có nghĩa là mục tiêu được xác định rõ ràng, không có chỗ cho sự mơ hồ
- Có thể đo lường được, nghĩa là có tiêu chí để xác định tiến độ
- Achievable, có nghĩa là có thể đạt được trong một kỳ nhất định
- Ý nghĩa phù hợp với kế hoạch phát triển của nhân viên và mục tiêu của tổ chức
- Time-bound, có nghĩa là có ngày bắt đầu và ngày mục tiêu thực tế
Sau khi đã tạo mục tiêu SMART, đã đến lúc bắt đầu theo dõi chúng. Sử dụng các công cụ như ClickUp Goals giúp bạn và nhân viên của mình theo dõi mục tiêu một cách dễ dàng. Tính năng này cho phép bạn đặt mục tiêu rõ ràng và kết quả chính. Bạn cũng có thể chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn, theo dõi tiến độ và xác định các cột mốc. Bạn cũng có thể điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.
3. Cung cấp phản hồi cho các thành viên trong nhóm của bạn
Một khía cạnh quan trọng của lãnh đạo huấn luyện là phản hồi, cụ thể hơn là cung cấp phản hồi cá nhân cho từng thành viên trong nhóm. Một trong những mục tiêu chính của việc cung cấp phản hồi là giúp nhân viên cải thiện hiệu suất và sự tự tin của họ.
Khi đưa ra phản hồi, điều quan trọng là phải đảm bảo:
- Nó được trao đổi và nhận lại một cách thường xuyên
- Bao gồm các ví dụ thực tế
- Nó cụ thể và không chung chung, đề cập đến các khía cạnh cụ thể mà thành viên nhóm cần cải thiện trong công việc
- Nó cân bằng giữa phê bình xây dựng và việc công nhận thành tích hoặc điểm mạnh
Cung cấp phản hồi và phản hồi tiếp theo cho từng nhân viên là một quá trình tốn nhiều công sức. Tuy nhiên, sử dụng các công cụ như tính năng Nhận xét được chỉ định của ClickUp cho phép bạn cung cấp phản hồi kịp thời cho các thành viên trong nhóm về các công việc. Bạn có thể đưa ra đề xuất và chia sẻ hiểu biết và tài nguyên với các thành viên trong nhóm của mình trong thời gian thực. Lời khuyên và sự công nhận kịp thời là chìa khóa cho sự phát triển và học tập của nhóm bạn.
4. Giám sát sự phát triển của nhóm bạn
Các nhà quản lý có phong cách lãnh đạo huấn luyện đóng vai trò tích cực trong sự phát triển của nhóm. Là một nhà lãnh đạo huấn luyện, bạn nên giúp nhóm của mình liên tục phát triển và nâng cao kỹ năng. Điều này bao gồm theo dõi tiến độ của họ, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ, đồng thời điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
Một cách hiệu quả để giám sát và theo dõi sự phát triển của nhóm mà không cần quản lý chi tiết là sử dụng các công cụ như Chế độ xem ClickUp. Hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh trong ClickUp cho phép bạn linh hoạt sắp xếp và xem công việc theo cách bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể:
- Hình dung các giai đoạn dự án và bảng nhóm theo trạng thái, người được giao, ưu tiên, v.v., với sự trợ giúp của chế độ xem Bảng
- Có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc bằng cách nhóm các công việc thành các danh mục như Đang tiến hành, Đang xem xét, Đã sẵn sàng, v.v. với sự trợ giúp của Chế độ xem danh sách
- Quản lý tài nguyên và ưu tiên của nhóm và xác định sức chứa công việc bằng điểm sprint với sự trợ giúp của Box View
- Theo dõi ngày bắt đầu và kết thúc của các công việc và dự án trên lịch với sự trợ giúp của chế độ xem Lịch
Chế độ xem có thể tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn giám sát hiệu suất của từng thành viên trong nhóm đối với các nhiệm vụ và dự án, xác định bất kỳ trở ngại hoặc khó khăn tiềm ẩn nào và nhanh chóng điều chỉnh để đảm bảo nhóm của bạn luôn đi đúng hướng. Ngoài ra, bạn có thể xác định các cột mốc phát triển và trao tặng sự công nhận và đánh giá cao mà các thành viên trong nhóm xứng đáng nhận được.
Tính năng này giúp bạn, với tư cách là trưởng dự án, luôn có tổ chức và nắm vững các công việc để quản lý hiệu quả và dẫn dắt nhóm của mình hướng tới thành công.
Thách thức phổ biến trong lãnh đạo coaching
Trước khi áp dụng phong cách lãnh đạo coaching, bạn cần hiểu rằng nó đi kèm với những thách thức và rào cản riêng, chẳng hạn như sau:
Cần nhiều thời gian và nỗ lực
Lãnh đạo huấn luyện tập trung vào sự phát triển của các thành viên trong nhóm ở cấp độ cá nhân. Huấn luyện và cố vấn cho các thành viên trong nhóm một cách riêng biệt đòi hỏi người quản lý phải dành nhiều thời gian và nỗ lực. Vì các nhà lãnh đạo đã phải quản lý rất nhiều công việc, như các cuộc họp, công việc và dự án, chiếm phần lớn thời gian của họ, nên họ không còn nhiều thời gian cho việc khác.
Một số cách hiệu quả để giải quyết thách thức này bao gồm sử dụng phần mềm quản lý công việc và các công cụ tự động hóa như ClickUp Brain.
ClickUp Brain cho phép bạn, với tư cách là người quản lý hoặc lãnh đạo, tự động hóa việc quản lý công việc và dự án. Bạn có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như tạo nhiệm vụ phụ, cập nhật trạng thái nhiệm vụ và dự án, tạo bản tóm tắt và báo cáo nhiệm vụ và dự án, v.v. Do đó, ClickUp Brain giúp bạn tiết kiệm thời gian để đầu tư vào việc huấn luyện và cố vấn cho toàn bộ nhóm, từng thành viên một.
Mẹo chuyên nghiệp: Để sử dụng thời gian một cách thông minh sau khi áp dụng các công cụ tự động hóa, tốt nhất bạn nên theo dõi thời gian của mình bằng tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp. Công cụ này cho phép bạn sắp xếp, điều chỉnh và theo dõi thời gian một cách dễ dàng, để bạn có thể dành nhiều thời gian và nỗ lực hơn cho việc huấn luyện nhóm của mình.
Sự kháng cự đối với thay đổi
Bạn có thể gặp một số thành viên trong nhóm có xu hướng chống lại sự thay đổi hơn những người khác. Điều này là do sự thay đổi đòi hỏi họ phải áp dụng các phương pháp và cách làm việc mới. Họ có thể thích phong cách lãnh đạo truyền thống hơn, khó thích nghi với sự thay đổi trong phong cách lãnh đạo và cần nhiều thời gian và sự hỗ trợ hơn các thành viên khác trong nhóm.
Một cách hiệu quả để đối phó với sự kháng cự đối với thay đổi là cân bằng phong cách lãnh đạo huấn luyện với phong cách lãnh đạo theo tình huống. Chiến lược này bao gồm điều chỉnh phong cách của bạn theo phong cách làm việc của từng cá nhân. Điều này sẽ giúp bộc lộ và giới thiệu cho các thành viên kháng cự những lợi ích của phong cách lãnh đạo huấn luyện trong các tình huống thích hợp, đồng thời giúp họ hoàn toàn thích nghi với phong cách này theo thời gian.
Sự phụ thuộc quá mức vào người lãnh đạo
Phong cách lãnh đạo huấn luyện có cách tiếp cận nuôi dưỡng. Do đó, các thành viên trong nhóm có thể trở nên quá phụ thuộc vào người lãnh đạo hoặc quản lý huấn luyện của họ trong việc ra quyết định, hướng dẫn và cài đặt mục tiêu.
Sự phụ thuộc quá mức này cản trở sự phát triển của từng thành viên trong nhóm bằng cách ảnh hưởng đến sự độc lập và sức chứa của họ trong việc ra quyết định và giải quyết vấn đề. Để ngăn chặn điều này, các nhà lãnh đạo huấn luyện cần đạt được sự cân bằng giữa việc cung cấp hướng dẫn và khuyến khích sự tự lập.
Tác động của phong cách lãnh đạo coaching đối với sự cam kết của nhân viên
Lãnh đạo huấn luyện có mối tương quan trực tiếp, mạnh mẽ và tích cực với sự gắn bó của nhân viên. Một nhà quản lý huấn luyện với triết lý lãnh đạo nhấn mạnh vào hướng dẫn, khuyến khích và trao quyền cho từng thành viên trong nhóm sẽ khiến họ cảm thấy được trân trọng, hỗ trợ và có trách nhiệm. Điều này giúp cải thiện sự gắn bó và năng suất của họ tại nơi làm việc.
Ngoài việc nâng cao mức độ gắn kết của nhân viên, phong cách lãnh đạo huấn luyện còn có ảnh hưởng tích cực đến:
- Sự hài lòng trong công việc: Theo nghiên cứu, các nhà lãnh đạo có kỹ năng huấn luyện giúp giảm ý định nghỉ việc của nhân viên, nâng cao mức độ hạnh phúc của họ và từ đó tăng cường cảm giác hài lòng trong công việc
- Tư duy: Lãnh đạo huấn luyện hiệu quả thúc đẩy sự phát triển tư duy phát triển trong nhân viên. Tư duy phát triển cho phép nhân viên chấp nhận rủi ro có tính toán, học hỏi từ sai lầm và thất bại, và trở nên kiên cường khi đối mặt với thách thức. Nó đặt nhân viên vào con đường học tập và cải tiến liên tục, giúp họ trở thành những nhà lãnh đạo mới nổi tại nơi làm việc
- Trí tuệ tập thể: Phong cách lãnh đạo huấn luyện khuyến khích sự hợp tác trong nhóm và cải thiện trí tuệ tập thể, tức là khả năng chung của toàn bộ nhóm trong việc thực hiện các công việc trí tuệ. Điều này dẫn đến việc giải quyết vấn đề hiệu quả hơn, tăng cường sáng tạo, ra quyết định tốt hơn và cải thiện hiệu suất tại nơi làm việc
Hướng đi mới: Trở thành nhà quản lý xuất sắc với phong cách lãnh đạo coaching
Phong cách lãnh đạo huấn luyện là một phong cách quản lý nhóm có mức độ tương tác cao. Áp dụng phong cách này với tư cách là người quản lý sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng huấn luyện và trở thành một trưởng nhóm đa chức năng giỏi hơn. Phong cách lãnh đạo này đặc biệt hiệu quả khi quản lý các nhóm có tài năng nhưng thiếu động lực hoặc tinh thần đồng đội. Nó cũng hiệu quả trong các tình huống mà các nhóm không tin tưởng ban quản lý hoặc khi các nhóm hoạt động riêng lẻ.
Bằng cách tập trung vào việc hỗ trợ và huấn luyện các cá nhân trong nhóm, phong cách lãnh đạo này mang lại lợi ích cho nhân viên của bạn, cải thiện sự gắn bó, sự hài lòng trong công việc và hiệu suất của họ. Về lâu dài, nó mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn bằng cách cải thiện năng suất, đạt được mục tiêu, giảm tỷ lệ thay đổi nhân sự và tăng lợi nhuận.
Mặc dù có nhiều lợi ích, việc triển khai phong cách lãnh đạo huấn luyện có thể là một thách thức, và điều quan trọng là phải có sẵn các giải pháp phòng ngừa. Các công cụ như ClickUp cung cấp cho bạn sự hỗ trợ cần thiết trong việc quản lý dự án và công việc cũng như theo dõi thời gian. Là một công cụ hợp tác và năng suất đáng tin cậy, có thể tùy chỉnh với các tính năng nâng cao, ClickUp giúp bạn dễ dàng quản lý và huấn luyện các nhóm có kích thước khác nhau.
Để trở thành nhà quản lý huấn luyện giỏi nhất tại nơi làm việc, hãy đăng ký ClickUp ngay hôm nay.