Bạn đã bao giờ bước vào văn phòng và cảm thấy mệt mỏi trước khi ngày làm việc bắt đầu? Nhiều người trong chúng ta đã từng trải qua tình huống này.
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi nói với bạn rằng bầu không khí trong những bức tường đó có ảnh hưởng lớn hơn đến trải nghiệm và năng suất của chúng ta so với những gì chúng ta thường nhận thức?
Môi trường làm việc của chúng ta đóng vai trò quan trọng hơn chúng ta thường nghĩ trong việc định hình trải nghiệm và hiệu suất của nhân viên.
Môi trường văn phòng truyền thống không phải lúc nào cũng là giải pháp phù hợp cho tất cả mọi người. Sự không phù hợp giữa phong cách làm việc của nhân viên và không gian vật lý có thể làm giảm động lực và năng suất.
Tại sao môi trường làm việc lại quan trọng đến vậy? Nó ảnh hưởng trực tiếp đến mọi thứ, từ khả năng tập trung của nhân viên đến cảm giác thuộc về và kết nối của họ, và cuối cùng là sức khỏe tổng thể của họ. Những yếu tố này có tác động lan tỏa đến hiệu suất và thành công của tổ chức.
Từ thiết kế mở đến thiết lập từ xa, có ngày càng nhiều phạm vi lựa chọn môi trường để xem xét. Nhưng với quá nhiều sự khác biệt, chúng ta có thể sẽ cảm thấy bối rối.
Vậy, làm thế nào để chọn môi trường làm việc phù hợp để giữ cho nhóm của bạn tràn đầy năng lượng và làm việc với hiệu suất cao nhất?
Blog này khám phá các môi trường làm việc khác nhau và phân tích ảnh hưởng của chúng đối với sự hợp tác, sự tập trung và mức độ hài lòng chung.
Hãy bắt đầu! 🏢
Môi trường làm việc và sức khỏe của nhân viên
Môi trường làm việc ảnh hưởng đến thể chất, tinh thần và cảm xúc của nhân viên. Hãy cùng tìm hiểu xem như thế nào.
Ảnh hưởng của môi trường làm việc đối với sức khỏe nhân viên
Năng suất của nhóm bạn phụ thuộc vào cảm xúc của họ, và điều này liên quan mật thiết đến nơi họ làm việc.
Ví dụ:
- Ánh sáng yếu hoặc nhấp nháy có thể gây mỏi mắt và ảnh hưởng đến sự tập trung
- Nhiệt độ quá cao hoặc quá thấp có thể gây khó chịu, ảnh hưởng đến sự tập trung và năng suất làm việc
- Việc thiết lập máy trạm không phù hợp cũng có thể gây ra các rối loạn cơ xương khớp
Hãy quan tâm đến sức khỏe lâu dài của nhân viên khi cài đặt không gian làm việc.
Mối liên hệ giữa sự hài lòng trong công việc và môi trường làm việc
Một môi trường làm việc tích cực, nơi đồng nghiệp hỗ trợ lẫn nhau, luồng thông tin giao tiếp tự do và cơ hội phát triển dồi dào, tạo tiền đề cho một môi trường làm việc lành mạnh và sự hài lòng cao trong công việc.
Hãy nghĩ về điều này: khi bạn bước vào một nơi làm việc nơi mọi người thường chào nhau bằng cách đập tay, nơi ý tưởng của bạn được đón nhận nồng nhiệt và nơi bạn cảm thấy mình là một phần không thể thiếu của nhóm, bạn không thể không cảm thấy hài lòng.
Mặt khác, môi trường làm việc buồn tẻ, thiếu cảm hứng có thể khiến bạn cảm thấy như đang lội bùn — nó làm giảm tinh thần và mất động lực nhanh hơn bạn có thể nói "Monday morning" (Thứ Hai sáng)
Hơn nữa, môi trường làm việc vật lý cũng đóng vai trò quan trọng trong sự hài lòng trong công việc. Cơ sở vật chất tiện nghi, đầy đủ có thể nâng cao năng suất và sự hài lòng trong công việc, trong khi không gian chật chội hoặc không được bảo trì tốt có thể gây ra tác động ngược lại.
Khi nhân viên cảm thấy được đánh giá cao, hỗ trợ và trao quyền, họ sẽ có xu hướng gắn bó và làm việc hiệu quả hơn.
Tác động đến sức khỏe tinh thần
Khi mọi người làm việc trong môi trường căng thẳng với các yếu tố như thời hạn không thực tế, kỳ vọng không rõ ràng hoặc thiếu tự chủ, kết quả là họ sẽ cảm thấy lo lắng, chán nản và kiệt sức.
Mối quan hệ không lành mạnh với đồng nghiệp hoặc cấp trên tại nơi làm việc cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần. Cảm thấy bị đánh giá thấp hoặc không được trân trọng thường dẫn đến tinh thần làm việc xuống thấp và giảm động lực.
Xây dựng văn hóa công ty tích cực, đầy sự tôn trọng và giao tiếp cởi mở để bảo vệ sức khỏe tinh thần của nhân viên.
Vai trò của sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống ảnh hưởng đáng kể đến sức khỏe của nhân viên. Môi trường làm việc linh hoạt với thời gian nghỉ ngơi, thư giãn và theo đuổi sở thích cá nhân đầy đủ giúp nhân viên quản lý căng thẳng và trở lại công việc với tinh thần sảng khoái.
Nhân viên cảm thấy cuộc sống cá nhân của họ được tôn trọng và hỗ trợ sẽ có xu hướng gắn bó và làm việc hiệu quả hơn. Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống trong môi trường làm việc tích cực cho phép nhân viên quản lý hiệu quả mọi khía cạnh của cuộc sống, từ đó cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần.
Phân tích các môi trường làm việc khác nhau
Cách chúng ta làm việc không còn giới hạn trong một mô hình duy nhất phù hợp cho tất cả.
Ngày nay, các môi trường làm việc khác nhau đáp ứng các nhu cầu và phong cách làm việc khác nhau. Hãy cùng khám phá một số môi trường làm việc phổ biến nhất.
1. Môi trường văn phòng truyền thống
Môi trường văn phòng truyền thống có tính năng là mỗi nhân viên có một máy tính riêng. Thiết lập này mang lại cấu trúc và sự phân biệt rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Các công ty bảo hiểm lớn thường duy trì môi trường làm việc truyền thống để đảm bảo bảo mật dữ liệu và tạo điều kiện cho sự hợp tác trực tiếp trong các công việc phức tạp như chính sách bảo hiểm.
2. Môi trường làm việc cạnh tranh
Trong môi trường làm việc cạnh tranh, trọng tâm là thành tích cá nhân và việc đạt được mục tiêu. Môi trường này có thể thúc đẩy những nhân viên có năng suất cao, dẫn đến căng thẳng, kiệt sức và cạnh tranh không lành mạnh giữa các đồng nghiệp.
Các ngân hàng đầu tư nổi tiếng với môi trường làm việc cạnh tranh, thúc đẩy bởi các mục tiêu bán hàng cao và tiền thưởng hấp dẫn.
3. Môi trường làm việc sáng tạo
Môi trường làm việc sáng tạo ưu tiên kích thích trí tưởng tượng của nhân viên và khuyến khích sự đổi mới. Chúng thường có bố cục mở, nội thất thoải mái và quyền truy cập vào các không gian hợp tác, chẳng hạn như ghế beanbag, bảng trắng và khu vực dành cho các phiên brainstorming.
Google và Apple nổi tiếng với không gian làm việc của họ. Họ có bố cục mở, phòng nghỉ trưa, phòng tập thể dục và phòng trò chơi, tất cả đều hướng đến việc khơi dậy sự sáng tạo và giữ cho nhân viên hạnh phúc và khỏe mạnh.
4. Môi trường làm việc linh hoạt và thời gian làm việc linh hoạt
Môi trường làm việc linh hoạt cho phép nhân viên kiểm soát lịch trình và địa điểm làm việc của mình. Điều này có thể bao gồm các tùy chọn về thời gian làm việc linh hoạt (giờ làm việc linh hoạt), tuần làm việc ngắn hoặc làm việc từ xa vào những ngày nhất định. Cách tiếp cận này thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và đáp ứng sở thích cá nhân.
Nhiều công ty công nghệ áp dụng sự linh hoạt trong môi trường làm việc. Các tổ chức như Automattic, công ty đứng sau WordPress, cho phép nhân viên hoàn toàn kiểm soát giờ làm việc của mình, giúp họ cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
5. Môi trường làm việc từ xa
Trong môi trường làm việc từ xa, nhân viên chủ yếu làm việc tại một địa điểm khác ngoài văn phòng truyền thống. Địa điểm này có thể là văn phòng tại nhà, không gian làm việc chung hoặc quán cà phê.
Đại dịch COVID-19 đã khiến công việc từ xa trở nên phổ biến trong nhiều ngành khác nhau. Nhân viên dịch vụ khách hàng, nhà phát triển phần mềm và chuyên gia tiếp thị có thể làm việc hiệu quả từ nhà.
Zapier là một công ty phần mềm năng suất hoạt động hoàn toàn từ xa. Mặc dù không có văn phòng thực tế, công ty này vẫn xây dựng văn hóa công ty vững mạnh thông qua các cuộc gọi video thường xuyên, các sự kiện xã hội ảo và các công cụ giao tiếp mạnh mẽ.
6. Môi trường làm việc hợp tác
Mô hình quản lý công việc hợp tác ưu tiên tinh thần đồng đội và sự tương tác. Bạn thường thấy điều này trong các văn phòng mở với không gian làm việc chung, phòng họp nhỏ và các khu vực được thiết kế cho các cuộc họp nhóm và phiên brainstorming.
Giao tiếp hiệu quả và ranh giới rõ ràng giữa công việc tập trung và hợp tác là yếu tố quan trọng để thành công.
Một ví dụ điển hình cho điều này là phát minh Maker Space của Hewlett-Packard (HP) — một nền tảng nhằm cải thiện sự hợp tác tại nơi làm việc. Không gian hợp tác này được tạo ra đặc biệt để nhân viên HP có thể tương tác theo nhóm.
7. Môi trường làm việc kết hợp
Môi trường làm việc kết hợp là sự pha trộn giữa làm việc tại chỗ và làm việc từ xa. Nhân viên có thể chia thời gian làm việc giữa văn phòng truyền thống và làm việc từ xa. Cách tiếp cận này mang lại sự linh hoạt trong khi vẫn cho phép tương tác và hợp tác trực tiếp.
Nhiều tổ chức đang áp dụng mô hình làm việc kết hợp sau đại dịch. Theo xu hướng này, Microsoft cũng đã triển khai mô hình làm việc kết hợp. Nhân viên có thể chọn làm việc từ xa, đến văn phòng hoặc kết hợp cả hai, tùy thuộc vào tính chất công việc và yêu cầu của dự án.
8. Môi trường làm việc dựa trên hoạt động
Môi trường làm việc dựa trên hoạt động loại bỏ bàn làm việc cố định và cung cấp nhiều không gian làm việc khác nhau cho các công việc cụ thể. Có thể có khu vực yên tĩnh để tập trung làm việc, không gian hợp tác để brainstorming và khu vực nghỉ ngơi để giao lưu thân mật.
Môi trường dựa trên hoạt động cho phép nhân viên chọn môi trường phù hợp nhất với công việc và nhu cầu hiện tại của họ. Mô hình này có tác động đáng kể đến năng suất, như đã thấy tại Microsoft NL.
Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa công việc
Văn hóa công việc thể hiện những ký tự đặc trưng của nơi làm việc của bạn. Nó bao gồm các giá trị, niềm tin, thái độ và hành vi của nhân viên, cũng như cách họ tương tác với nhau và với tổ chức. Một số yếu tố góp phần hình thành văn hóa công việc của một tổ chức.
Các yếu tố vật lý
Kế hoạch sàn mở thúc đẩy sự hợp tác, trong khi văn phòng riêng tư thường khuyến khích công việc tập trung. Ánh sáng, nhiệt độ và khả năng tiếp cận ánh sáng tự nhiên cũng ảnh hưởng đến sức khỏe và tâm trạng của nhân viên.
Các yếu tố phi vật lý
Khi nói đến văn hóa công việc, không chỉ là những thứ vật chất. Đó còn là những giá trị và niềm tin thúc đẩy hoạt động của tổ chức bạn.
Một văn hóa doanh nghiệp khuyến khích sự đổi mới có thể khuyến khích tinh thần mạo hiểm, trong khi một văn hóa chú trọng sự ổn định có thể ưu tiên tính nhất quán và các quy trình đã được thiết lập.
Giao tiếp cởi mở và minh bạch là điều lành mạnh cho mọi văn hóa làm việc vì nó thúc đẩy sự tin tưởng, hợp tác và cảm giác thuộc về. Các chính sách công việc cần được truyền đạt và dễ dàng tiếp cận cho tất cả nhân viên.
Cách chúng ta thiết lập giờ làm việc, quy tắc trang phục, thời gian nghỉ phép và đánh giá hiệu suất đóng góp vào văn hóa làm việc chung. Các chính sách phải công bằng, rõ ràng và được thực thi nhất quán.
Tương tác xã hội
Cách nhân viên tương tác với nhau sẽ định hình văn hóa công việc. Động lực nhóm tích cực, được thể hiện qua sự tôn trọng lẫn nhau, hỗ trợ và làm việc nhóm thường dẫn đến lực lượng lao động gắn kết và năng suất cao hơn.
Khi hợp tác, bạn có thể khai thác kỹ năng và chuyên môn của nhau, nuôi dưỡng ý thức chung về mục tiêu và thành tựu.
Lãnh đạo và phát triển
Các chương trình cố vấn là một cách tuyệt vời để cung cấp sự hỗ trợ cần thiết cho nhân viên mới hoặc ít kinh nghiệm. Chúng giúp xây dựng ý thức cộng đồng mạnh mẽ đồng thời thúc đẩy sự phát triển kỹ năng cá nhân.
Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên thể hiện cam kết phát triển và giúp tạo ra văn hóa học tập liên tục.
Phong cách lãnh đạo nhấn mạnh sự hỗ trợ và tinh thần đồng đội sẽ tạo ra bầu không khí cho toàn bộ tổ chức, trong khi phong cách quá độc đoán có thể khiến mọi người sợ hãi và ít tham gia hơn.
Cách chọn môi trường làm việc phù hợp
Sử dụng lộ trình toàn diện này, xác định môi trường làm việc tối ưu cho nhóm của bạn và cải thiện năng suất, sức khỏe và sự hài lòng chung. 🗺️
Đánh giá nhu cầu và phong cách làm việc của nhóm
Trước tiên, bạn cần hiểu nhu cầu và phong cách làm việc riêng của nhóm mình. Dưới đây là một số phương pháp:
- Tiến hành đánh giá tính cách hoặc phong cách làm việc để xác định sở thích về hợp tác, thời gian tập trung và phong cách giao tiếp
- Tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận cởi mở về môi trường làm việc ưa thích, bao gồm mức độ linh hoạt mong muốn, mức độ ồn ào và bố cục không gian làm việc
- Phát khảo sát ẩn danh để thu thập phản hồi trung thực về sở thích môi trường làm việc và những điểm khó khăn
Tầm quan trọng của phản hồi và giao tiếp mở
Giao tiếp cởi mở là điều tối quan trọng trong suốt quá trình này. Khuyến khích nhóm của bạn đưa ra phản hồi và lắng nghe tích cực những lo lắng và sở thích của họ.
Dưới đây là cách thức:
- Lên lịch các cuộc họp cá nhân hoặc họp nhóm thường xuyên để thảo luận về mức độ hài lòng với môi trường làm việc và giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh
- Hãy minh bạch về quá trình ra quyết định và các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn môi trường làm việc
- Hãy nhận thức rằng nhu cầu có thể thay đổi theo thời gian và sẵn sàng xem xét lại môi trường làm việc dựa trên phản hồi liên tục
Vai trò của ban quản lý trong việc thực hiện thay đổi
Mô hình quản lý công việc của bạn ảnh hưởng đến cách bạn triển khai môi trường làm việc mới. Dưới đây là cách tối ưu hóa mô hình này:
- Thông báo môi trường làm việc đã chọn cho nhóm, nêu rõ mọi thay đổi về chính sách hoặc quy trình làm việc. Cung cấp đào tạo nếu cần, chẳng hạn như chiến lược quản lý thời gian cho công việc từ xa hoặc công cụ giao tiếp hiệu quả cho môi trường kết hợp
- Phân bổ các nguồn lực cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, chẳng hạn như cung cấp đồ nội thất tiện lợi cho văn phòng tại nhà hoặc tai nghe chống ồn cho môi trường văn phòng mở
- Quản lý quy trình công việc của nhân viên với ClickUp cho Nhân sự. Theo dõi các chỉ số quan trọng để đánh giá tác động của môi trường làm việc mới đối với năng suất, sức khỏe của nhân viên và động lực của nhóm
Cách tận dụng tối đa môi trường làm việc của bạn
Bất kể thiết lập vật lý như thế nào, thúc đẩy sự hợp tác và tối đa hóa năng suất vẫn là những mục tiêu khóa. ClickUp là một công cụ quản lý dự án tất cả trong một mạnh mẽ, hoạt động tốt nhất cho mọi môi trường làm việc.
Nếu nhóm của bạn làm việc từ xa hoặc kết hợp, hãy thu hẹp khoảng cách vật lý bằng các tính năng cộng tác thời gian thực của ClickUp.
Làm việc với nhiều hàm Quản lý nhóm từ xa của ClickUp, bao gồm:
- Bảng trắng: Thảo luận ý tưởng một cách trực quan và theo dõi tiến độ trên Bảng trắng ClickUp, là những bảng trắng kỹ thuật số được chia sẻ để hỗ trợ làm việc nhóm ngay cả khi các thành viên cách nhau hàng ngàn km
- Tài liệu: Cộng tác trên ClickUp Docs trong thời gian thực. Các thành viên trong nhóm có thể chỉnh sửa, bình luận và đề xuất thay đổi đồng thời
- Nhận xét: Để lại nhận xét theo chủ đề trực tiếp trên công việc, tài liệu hoặc bảng trắng để cung cấp phản hồi và giữ cho các cuộc thảo luận được tổ chức
- Công việc và phụ thuộc: Phân công công việc, đặt thời hạn và trực quan hóa quy trình công việc của dự án với các phụ thuộc rõ ràng. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc của mình, bất kể địa điểm làm việc
- Trò chuyện: ClickUp Chat cho phép giao tiếp nhanh chóng trong nền tảng
Và nếu văn phòng của bạn hoàn toàn ở tại chỗ, ClickUp sẽ đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn với:
- Nhận xét và bảng trắng: Sử dụng Bảng trắng ClickUp trong phòng hội nghị để ghi lại ý tưởng trong các phiên brainstorming và để lại nhận xét về các công việc hoặc tài liệu được hiển thị trên màn hình chung
- Quản lý và phân công nhiệm vụ: Xác định rõ nhiệm vụ bằng ClickUp Tasks, phân công cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ trong ClickUp để tăng tính minh bạch và trách nhiệm. Tùy chỉnh với nhiều tính năng và kiểu dáng
- Bảng điều khiển và mục tiêu: Duy trì một trung tâm tập trung để cập nhật dự án, thời hạn và mục tiêu của nhóm bằng cách sử dụng Bảng điều khiển ClickUp. Điều này giúp truyền cảm hứng cho mục tiêu chung và giữ cho mọi người luôn có động lực
Tối ưu hóa môi trường làm việc của bạn
ClickUp đơn giản hóa cách bạn làm việc ngoài các hàm hợp tác. Nó có thể tùy chỉnh cao để phù hợp với mọi mô hình không gian làm việc. Cách thức như sau:
- Sử dụng tính năng ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp để đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng và đảm bảo mọi người đều làm việc quan trọng nhất trước tiên
- Theo dõi thời gian dành cho các công việc với tính năng theo dõi thời gian tích hợp của ClickUp, cho phép quản lý thời gian và phân phối khối lượng công việc tốt hơn
- Ứng dụng di động ClickUp đảm bảo truy cập liền mạch vào các dự án, nhiệm vụ và giao tiếp khi đang di chuyển, giúp nhân viên làm việc từ xa luôn tham gia và năng suất cao
ClickUp là chìa khóa cho môi trường làm việc hiệu quả
Các bức tường vật lý không còn giới hạn nơi làm việc hiện đại. Từ cài đặt văn phòng truyền thống đến các nhóm làm việc từ xa và sắp xếp kết hợp, các tổ chức có nhiều lựa chọn môi trường làm việc để xem xét.
Tuy nhiên, hiểu được tác động của những môi trường này đối với sức khỏe, năng suất và sự hài lòng trong công việc của nhân viên sẽ giúp bạn đưa ra quyết định hiệu quả.
Lắng nghe nhóm của bạn và duy trì sự linh hoạt để sẵn sàng đối phó với những thay đổi trong lực lượng lao động.
Tập trung vào bức tranh tổng thể, bao gồm sức khỏe thể chất, khả năng lãnh đạo, phong cách làm việc linh hoạt và cơ hội phát triển thông qua làm việc nhóm.
ClickUp là một công cụ mạnh mẽ có thể thích ứng với mọi môi trường làm việc. Các tính năng toàn diện của nó giúp thu hẹp khoảng cách địa lý, hợp lý hóa giao tiếp và giúp mọi người tập trung vào việc đạt được các mục tiêu chung.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay!