Bí quyết để luôn hoàn thành công việc đúng hạn và quản lý các công việc phức tạp một cách dễ dàng là gì?
Tất nhiên là kỹ năng của nhóm bạn — và các công cụ của họ! 🛠️
Các công cụ như phần mềm quản lý dự án và biểu đồ Gantt là những công cụ thay đổi cuộc chơi. Chúng cung cấp sự rõ ràng và cấu trúc cần thiết để giữ cho nhiều nhóm làm việc đồng bộ và dự án đi đúng hướng, bất kể khó khăn đến đâu.
Biểu đồ Gantt giống như GPS cho quản lý dự án. Chúng vẽ bản đồ dòng thời gian dự án của bạn một cách trực quan, hiển thị ngày bắt đầu và kết thúc của từng công việc theo định dạng rõ ràng, dễ theo dõi.
Nếu bạn muốn khai thác sức mạnh của biểu đồ Gantt trong Trello, blog này sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện.
Cách tạo biểu đồ Gantt trong Trello
Nếu bạn sử dụng Trello và bảng Kanban của nó để theo dõi quy trình công việc của dự án, bạn có thể thấy rằng mình cần các công cụ trực quan hóa nâng cao hơn để quản lý các dự án phức tạp một cách hiệu quả.
Thật không may, Trello không có biểu đồ Gantt tích hợp sẵn. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tạo biểu đồ này bằng Power-Ups. Các tích hợp của bên thứ ba này giúp nâng cao chức năng của Trello và thường miễn phí. Ngoài ra, các mẫu bảng của Trello giúp theo dõi dự án.
Khi tạo biểu đồ Gantt trong Trello bằng các Power-Up này, có một số điểm quan trọng cần nhớ để đảm bảo biểu đồ của bạn hiệu quả và hoạt động tốt.
Cài đặt đúng cách sẽ giúp bạn hình dung dòng thời gian của dự án rõ ràng hơn và hợp lý hóa quy trình làm việc. Đọc tiếp để tìm hiểu cách thực hiện.
Bước 1: Thêm Power-Up TeamGantt
Đầu tiên, tìm kiếm 'TeamGantt' trong phần Power-Up của tài khoản Trello của bạn. Nhấp vào nút Add Power-Up. Bạn cũng có thể thêm Power-Ups từ tùy chọn Show Menu trên bảng Trello của bạn.
Bước 2: Kết nối TeamGantt với Trello
TeamGantt sẽ yêu cầu bạn tạo tài khoản trước khi tích hợp với Trello. Sau khi hoàn thành, tạo một dự án trống trong TeamGantt và nhấp vào Chế độ xem trong biểu đồ Gantt.
Bước 3: Tổ chức công việc trong TeamGantt
Các công việc của dự án sẽ được liệt kê trong TeamGantt. Để thêm lịch trình, hãy chọn một công việc trong chế độ xem Gantt và đặt ngày.
Bước 4: Tạo biểu đồ Gantt
Di chuột qua Bảng để tạo thanh biểu đồ Gantt (mặc định là một ngày). Bạn có thể mở rộng thanh này bằng cách kéo các cạnh để phù hợp với yêu cầu công việc của bạn.
Bước 5: Cập nhật tiến độ công việc
Bạn có thể cập nhật tiến độ công việc bằng cách di chuột qua công việc đó và nhấp vào Chỉnh sửa công việc. Bạn cũng có thể thêm các phụ thuộc bằng cách nhấp vào một chấm và kết nối nó với công việc phụ thuộc.
Bước 6: Phân bổ tài nguyên và tùy chỉnh công việc
Bạn có thể giao công việc cho các thành viên trong nhóm bằng cách chọn biểu tượng người và chọn tên tương ứng. Bạn cũng có thể tùy chỉnh màu sắc công việc bằng cách nhấp vào ô vuông màu xanh lam.
Các tính năng bổ sung cho biểu đồ Gantt trong Trello
Planyway
Planyway rất phù hợp để tạo biểu đồ trực quan cho toàn bộ quy trình làm việc của bạn. Nó giúp phân chia các công việc lớn, cân bằng khối lượng công việc và tạo lộ trình với các phụ thuộc, tương tự như biểu đồ Gantt của Notion với thuộc tính ngày tháng. Nó cũng có tính năng theo dõi thời gian mà nhiều người thấy hữu ích để giám sát tiến độ.
BigPicture
BigPicture là công cụ Quản lý Danh mục Đầu tư Dự án (PPM) giúp bạn lập kế hoạch công việc, tự động hóa công việc và theo dõi tiến độ tổng thể. Power-Up này hỗ trợ các cột mốc, lịch trình tự động, đường cơ sở và biểu đồ Gantt để đảm bảo hoàn thành dự án.
Dự án của Placker
Placker là một tiện ích bổ sung phần mềm quản lý dự án linh hoạt với hệ thống tính năng được xây dựng tốt cho biểu đồ Gantt của bạn. Nó được kết nối hai chiều với Trello, có nghĩa là bất kỳ thay đổi nào trong Placker sẽ được phản ánh trong Trello. Điều này giúp lập kế hoạch và theo dõi công việc trên nhiều bảng.
Bonus: Nếu bạn tò mò về những việc biểu đồ Gantt có thể làm cho bạn với tư cách là người quản lý dự án, chúng tôi có khoảng mười lăm ví dụ cho bạn.
Giới hạn của việc tạo biểu đồ Gantt trong Trello
Mặc dù Trello là một công cụ đơn giản và dễ sử dụng để tạo biểu đồ Gantt cơ bản, nhưng chức năng này không được tích hợp sẵn trong ứng dụng, dẫn đến một số giới hạn nhất định.
Cũng thường thấy các nhà quản lý dự án tranh luận về biểu đồ Gantt và dòng thời gian.
Thực tế là nhiều giải pháp thay thế Trello có các tính năng quản lý dự án động có thể thay đổi cách tiếp cận của bạn trong việc quản lý dự án. Bởi vì sử dụng Trello cho biểu đồ Gantt không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Dưới đây là một số lý do:
1. Thiếu biểu đồ Gantt tích hợp sẵn
Trello không có biểu đồ Gantt. Bạn phải thêm Power-Ups bên ngoài hoặc tích hợp bên thứ ba để sử dụng biểu đồ Gantt. Điều này có thể gây bất tiện và bạn sẽ không có ngay tất cả các tính năng cần thiết.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Hãy xem các công cụ phần mềm cung cấp biểu đồ Gantt miễn phí này. Chúng tôi đã liệt kê các công cụ khác nhau cùng với ưu và nhược điểm của chúng để bạn có thể so sánh nhanh.
2. Các công việc phụ thuộc lẫn nhau
Trello không hiển thị các công việc phụ thuộc, vốn rất quan trọng để tạo biểu đồ chính xác từ dữ liệu biểu đồ Gantt. Quản lý dòng thời gian dự án mà không có những thông tin này và xác định các đường dẫn quan trọng trở nên khá khó khăn khi sử dụng Trello.
3. Chế độ xem giới hạn
Trello chủ yếu cung cấp chế độ xem bảng Kanban, phù hợp với một số dự án nhưng không phù hợp với những dự án cần nhiều chế độ xem dự án, chẳng hạn như biểu đồ Gantt, để hiểu dòng thời gian và các phụ thuộc.
4. Sự phức tạp trong việc xử lý các dự án lớn
Khi xử lý một dự án lớn với nhiều công việc, bảng Trello có thể trở nên lộn xộn và khó quản lý, khiến việc tạo và duy trì biểu đồ Gantt trở nên khó khăn.
5. Tính năng quản lý dự án không đủ
Trello thiếu một số tính năng quản lý dự án nâng cao quan trọng thường có trong các công cụ biểu đồ Gantt, chẳng hạn như theo dõi thời gian, lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực, báo cáo chi tiết. Đây là những tính năng cần thiết để tạo biểu đồ Gantt chi tiết và có thể thực hiện được, giúp lập kế hoạch dự án và thực hiện dự án suôn sẻ.
Mặc dù Trello có một số tính năng hữu ích, nhưng nó có thể không cung cấp các tính năng quản lý dự án toàn diện mà bạn cần, đặc biệt nếu biểu đồ Gantt quan trọng đối với bạn. Để có một giải pháp mạnh mẽ hơn với các tính năng quản lý dự án nâng cao, hãy xem xét các lựa chọn thay thế như ClickUp!
Đọc thêm: Trello Vs. ClickUp: Công cụ quản lý dự án nào hoạt động tốt nhất trong năm 2024?
Tạo biểu đồ Gantt với ClickUp
Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng quản lý dự án toàn diện cung cấp biểu đồ Gantt nâng cao, ClickUp chính là lựa chọn phù hợp.
Bằng cách tập trung công việc, giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh và cung cấp chế độ xem biểu đồ Gantt chi tiết cho tất cả các dự án của bạn, ClickUp đảm bảo bạn có mọi thứ cần thiết để quản lý dự án hiệu quả. Tạo biểu đồ Gantt với ClickUp vừa hiệu quả vừa đơn giản.
ClickUp xem biểu đồ Gantt như một lộ trình nêu bật mọi thay đổi của dự án. Vì vậy, nó được thiết kế để cung cấp cho bạn tất cả thông tin cần thiết để đảm bảo dự án của bạn luôn đi đúng hướng.
ClickUp cung cấp:
Biểu đồ Gantt tích hợp sẵn
Không giống như Trello, ClickUp có biểu đồ Gantt được tích hợp trực tiếp vào giao diện của nó. Bạn không cần tìm kiếm các tích hợp của bên thứ ba để có được chức năng cần thiết.
Khi sử dụng biểu đồ Gantt của ClickUp, bạn có thể thử nghiệm các thành phần động tương tác với các yếu tố như danh sách công việc, lịch và bảng điều khiển. Điều này có nghĩa là bạn có thể bắt tay ngay vào công việc và quản lý dự án hiệu quả hơn ngay từ ngày đầu tiên.
Dễ dàng hình dung các công việc phụ thuộc lẫn nhau
ClickUp giúp bạn dễ dàng hình dung các mối phụ thuộc giữa các công việc. Tính năng này cho phép bạn tạo dòng thời gian dự án chính xác và xác định các đường dẫn quan trọng một cách dễ dàng.
Bằng cách liên kết các công việc, bạn có thể thấy những thay đổi trong một công việc ảnh hưởng đến các công việc khác như thế nào. Điều này đảm bảo quản lý dự án diễn ra suôn sẻ và giúp bạn tránh được những trở ngại tiềm ẩn. Mức độ minh bạch này rất quan trọng để duy trì đà phát triển của dự án và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
Để giúp bạn hình dung dự án của mình hiệu quả hơn, hãy xem bộ sưu tập các mẫu biểu đồ Gantt có sẵn trong Excel và ClickUp của chúng tôi.
Tính linh hoạt của nhiều chế độ xem
ClickUp không chỉ có biểu đồ Gantt. Nó cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau, bao gồm danh sách, bảng và lịch, để phù hợp với các phong cách và nhu cầu quản lý dự án khác nhau.
Sự linh hoạt này cho phép bạn chuyển đổi giữa các góc nhìn khác nhau, điều này rất cần thiết cho các nhà quản lý dự án, những người thường xuyên phải thích ứng nhanh chóng. Nó cung cấp sự hiểu biết toàn diện về dòng thời gian và các phụ thuộc của dự án. Cho dù bạn cần một cái nhìn tổng quan cấp cao hay một bản phân tích chi tiết như chế độ xem dòng thời gian, ClickUp đều có thể đáp ứng.
Khả năng xử lý các dự án lớn
ClickUp được thiết kế để xử lý các dự án lớn một cách dễ dàng. Các tính năng tổ chức nâng cao của nó, chẳng hạn như việc con lồng nhau, trạng thái tùy chỉnh và tùy chọn lọc mạnh mẽ, đảm bảo rằng các dự án của bạn luôn gọn gàng và dễ quản lý, bất kể chúng trở nên phức tạp đến mức nào.
Công cụ này giúp bạn duy trì cấu trúc rõ ràng và theo dõi tất cả các phần đang thay đổi, giúp quản lý các sáng kiến quy mô lớn dễ dàng hơn mà không bị quá tải.
Các tính năng quản lý dự án nâng cao
Trong khi làm việc với biểu đồ Gantt, bạn có thể sử dụng các công cụ và tính năng quản lý dự án nâng cao của ClickUp, chẳng hạn như theo dõi thời gian, quản lý tài nguyên và báo cáo chi tiết.
Với các công cụ này, bạn có thể tạo báo cáo chi tiết và có thể hành động, đảm bảo bạn có thể lập kế hoạch và thực hiện dự án của mình một cách suôn sẻ. Ngoài ra, ClickUp còn cho phép bạn xem các đường dẫn quan trọng một cách khá gọn gàng!
Chuyển sang ClickUp có nghĩa là bạn sẽ thoát khỏi những giới hạn của Trello và sử dụng một nền tảng có tất cả các tính năng bạn cần.
Cách tạo biểu đồ Gantt với ClickUp
Hãy xem cách tạo biểu đồ Gantt với ClickUp.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn thích hướng dẫn trực quan hơn? Hãy xem video hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng biểu đồ Gantt ClickUp để quản lý công việc và các phụ thuộc.
Bước 1: Phác thảo dự án
Xác định phạm vi, mục tiêu, kết quả chính và nguồn lực của dự án. Điều này sẽ đảm bảo các công việc quan trọng được hoàn thành đúng thời hạn.
Sử dụng ClickUp Goals để thiết lập lịch trình dự án, theo dõi mục tiêu và sắp xếp chúng vào các thư mục để dễ dàng truy cập. Cộng tác về các chi tiết dự án trong thời gian thực với ClickUp Docs, nơi nhóm của bạn có thể đóng góp đồng thời.
Bước 2: Lập danh sách công việc
Động não và liệt kê tất cả các công việc và hoạt động cần thiết để hoàn thành dự án của bạn. Đừng lo lắng về thứ tự, chỉ cần ghi lại mọi thứ. Sử dụng chế độ xem Danh sách của ClickUp để sắp xếp các công việc của bạn. Bạn có thể tạo một Không gian mới dành riêng cho biểu đồ Gantt và tùy chỉnh nó với các tính năng và chế độ xem phù hợp.
Bước 3: Thêm chi tiết công việc
Sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp để thêm các chi tiết cần thiết như ngày bắt đầu, ngày đáo hạn, người được giao và mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn. Đối với biểu đồ Gantt, hãy thêm trường Ngày bắt đầu cho mỗi nhiệm vụ và sắp xếp danh sách công việc để dễ dàng điều hướng.
Bước 4: Tạo biểu đồ Gantt của bạn
Chuyển sang chế độ xem Gantt trong ClickUp để trực quan hóa các công việc của bạn. Nếu ban đầu bạn không thêm chế độ xem Gantt, chỉ cần chọn +Xem từ thanh công cụ và thêm nó. Biểu đồ Gantt của bạn sẽ tự động tạo dựa trên các công việc bạn đã liệt kê.
Bước 5: Tùy chỉnh biểu đồ Gantt của bạn
Bạn có thể cá nhân hóa biểu đồ Gantt bằng cách điều chỉnh các cài đặt như ẩn ngày cuối tuần hoặc bật tùy chọn Lập lại lịch phụ thuộc. Bạn cũng có thể điều chỉnh khung thời gian để tập trung vào các kỳ cụ thể (ngày/giờ và tháng/ngày).
Bước 6: Tạo các công việc phụ thuộc
Hình dung sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ bằng cách kết nối các nhiệm vụ có liên quan. Giao diện kéo và thả của ClickUp giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng — chỉ cần kéo đường kết nối từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Bạn có thể lặp lại bước này để đảm bảo tất cả các nhiệm vụ của bạn được sắp xếp theo thứ tự chính xác.
Bước 7: Thêm cột mốc
Các cột mốc rất quan trọng để theo dõi tiến độ và xác định rủi ro tiềm ẩn. Trong ClickUp, bạn có thể dễ dàng biến một nhiệm vụ thành cột mốc biểu đồ Gantt bằng cách chọn nhiệm vụ và thay đổi loại thành cột mốc.
Bước 8: Theo dõi và cập nhật biểu đồ Gantt của bạn
Quản lý biểu đồ Gantt của bạn với giao diện kéo và thả trực quan của ClickUp. Sắp xếp lại công việc, điều chỉnh dòng thời gian và thêm công việc mới khi cần thiết. Tất cả các cập nhật được đồng bộ hóa theo thời gian thực, giúp kế hoạch dự án của bạn luôn được cập nhật mà không cần nỗ lực thêm.
Với các bước này, bạn đã sẵn sàng để tạo và quản lý biểu đồ Gantt ClickUp một cách hiệu quả, giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng và luôn thích ứng với mọi thay đổi.
Cũng nên đọc: Bài viết về các lựa chọn thay thế biểu đồ Gantt này có rất nhiều cách khác nhau để bạn hình dung dòng thời gian và công việc của dự án.
Mẫu Gantt đơn giản của ClickUp
Mẫu Gantt đơn giản của ClickUp giúp quản lý dự án trơn tru hơn, tăng cường sự hợp tác trong nhóm và cho bạn cái nhìn rõ ràng về cách các công việc được kết nối với nhau. Nó bao gồm ba chế độ xem dễ sử dụng — Gantt, Danh sách và Tài liệu — và một dự án mẫu để bạn bắt đầu, rất phù hợp cho người mới bắt đầu.
Mẫu này cho phép bạn đặt các trạng thái tùy chỉnh như Hoàn thành, Đang tiến hành và Việc cần làm. Bạn cũng có thể gán Trường Tùy chỉnh cho mẫu này, chẳng hạn như Giai đoạn dự án, Tiến độ dự án và Tệp đính kèm.
Quản lý các dự án phức tạp với ClickUp
Biểu đồ Gantt có thể được coi là một trong những công cụ không thể thiếu cho các nhà quản lý dự án. Chúng cung cấp một hình ảnh rõ ràng và chi tiết về dòng thời gian và các phụ thuộc của dự án, đồng thời là một cách tuyệt vời để theo dõi, giám sát, phân tích và điều chỉnh dự án của bạn.
Mặc dù Trello là một công cụ quản lý dự án tốt với bảng Kanban trực quan, nhưng nó vẫn còn thiếu sót khi nói đến chức năng biểu đồ Gantt tích hợp sẵn. Việc thiếu các tính năng tích hợp sẵn và khả năng quản lý dự án nâng cao khiến nó khó sử dụng hơn khi quản lý các dự án phức tạp, quy mô lớn.
ClickUp là một giải pháp thay thế mạnh mẽ, cung cấp biểu đồ Gantt tích hợp cùng với một loạt các mẫu thiết kế sẵn và tiện dụng. Giao diện trực quan của nó giúp bạn dễ dàng xem các phụ thuộc của nhiệm vụ và chuyển đổi giữa các chế độ xem quản lý dự án khác nhau. Với các tính năng nâng cao như theo dõi thời gian, phân bổ tài nguyên và báo cáo chi tiết, ClickUp là một giải pháp toàn diện cho các dự án có kích thước bất kỳ.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và nâng cao bộ công cụ quản lý dự án của bạn với tất cả các tính năng cần thiết để tạo và duy trì các biểu đồ Gantt chi tiết, có thể hành động.