Biểu đồ Gantt là công cụ trực quan mạnh mẽ để minh họa lịch trình dự án, nhưng liệu chúng có phù hợp với mọi dự án? Câu trả lời ngắn gọn là không, và đó là tin tốt cho các nhà quản lý dự án!
Chúng tôi có các giải pháp thay thế cho biểu đồ Gantt hiệu quả không kém nhưng ít phức tạp hơn cho việc quản lý dự án. ⭐️
Là một nhà quản lý dự án, bạn cần có các công cụ phù hợp để điều phối và tổ chức lịch trình, quy trình và nguồn lực của dự án. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu mười biểu đồ Gantt thay thế tuyệt vời cho quản lý dự án để bạn đạt được kết quả mong muốn!
Biểu đồ Gantt là gì?
Trong hướng dẫn về biểu đồ Gantt của ClickUp, chúng tôi đã xem xét chi tiết cách tạo và đọc biểu đồ Gantt — một công cụ quản lý dự án phổ biến để hiển thị các công việc hoặc sự kiện theo thời gian.
Sau khi Henry Gantt lần đầu tiên giới thiệu khái niệm này, nó đã được sử dụng cho các dự án xây dựng nặng như xây dựng đập Hoover ở Hoa Kỳ. Ngày nay, công cụ làm việc này được áp dụng cho tất cả các loại hệ thống quản lý dự án, bao gồm Scrum và Agile.
Sáu thành phần chính của biểu đồ Gantt truyền thống
- Cột mốc: minh họa các ngày quan trọng để hoàn thành dự án đúng thời hạn và thành công bằng một biểu tượng
- Mũi tên/Đường thẳng: chỉ ra công việc nào đang bị chặn và chờ công việc khác (gọi là phụ thuộc )
- Dấu gạch ngang: chỉ định ngày hiện tại để xem nhanh lượng công việc còn lại cần làm
- Thanh ngang : biểu thị thời gian của từng công việc trong dự án
- Thanh bên trái: danh sách tất cả các công việc liên quan đến dự án
- Thang thời gian: hiển thị các khoảng thời gian (ngày, tuần, tháng)
Về bản chất, biểu đồ Gantt hiển thị tất cả các công việc cần hoàn thành và mối quan hệ giữa chúng trong một khoảng thời gian nhất định. Dưới đây là những ưu điểm của việc sử dụng phần mềm biểu đồ Gantt:
✅ Ưu điểm của biểu đồ Gantt
- Biểu đồ Gantt cung cấp chế độ xem toàn cảnh toàn bộ dự án. Xem mọi thứ được sắp xếp như thế nào và xác định các vấn đề mà không cần chuyển đổi giữa nhiều tab hoặc trang
- Biểu đồ Gantt nêu bật các mối phụ thuộc và đường dẫn quan trọng. Hành động nhanh chóng đối với các công việc và tài nguyên bị đình trệ để ngăn chúng gây ra thêm vấn đề
- Biểu đồ Gantt giúp hiểu nhiều lịch trình. Dễ dàng tìm thấy khoảng trống trong dòng thời gian dự án để lên lịch các hoạt động bổ sung
- Biểu đồ Gantt là một kỹ thuật quản lý dự án trực quan. Quản lý dự án một cách trực quan, dễ hiểu
Mặt khác, biểu đồ Gantt có thể nhanh chóng làm phức tạp dự án của nhóm, và đây là lý do:
❌ Nhược điểm của biểu đồ Gantt
- Việc hợp tác với các nhóm để tạo biểu đồ Gantt có thể khó khăn đối với người dùng lần đầu tiên. Biểu đồ Gantt có thể nhanh chóng trở thành công việc nặng nề, gây thêm áp lực cho việc lập kế hoạch và lấy đi thời gian cho công việc dự án
- Các thanh ngang trên biểu đồ Gantt có thể gây hiểu nhầm. Mỗi thanh trên biểu đồ Gantt biểu thị kỳ của một công việc. Nó không hiển thị số giờ cần thiết để hoàn thành công việc đó
- Theo thời gian, biểu đồ Gantt có thể trở nên khó duy trì. Phạm vi dự án có thể thay đổi hoặc các công việc mới có thể được thêm vào, khiến việc theo dõi và ghi chép trở nên khó khăn
- In biểu đồ Gantt trên một tờ giấy sẽ làm mất đi mục đích của nó. Từ góc độ của các bên liên quan, họ sẽ không muốn căng mắt để nhìn chỉ báo ngày tháng trên biểu đồ Gantt
Mỗi dự án sẽ có các yêu cầu, phạm vi, nguồn lực, ngân sách và mục tiêu riêng. Tuy nhiên, đây là ba dấu hiệu quan trọng cho thấy bạn cần một giải pháp thay thế biểu đồ Gantt:
🪧 Không có thành viên nào trong nhóm chịu trách nhiệm sở hữu và duy trì biểu đồ Gantt của dự án từ đầu đến cuối
🪧 Không có thời gian để đào tạo nhóm của bạn cách sử dụng biểu đồ Gantt
🪧 Không nắm vững thứ tự các công việc và cột mốc
Mặc dù đây là những dấu hiệu rõ ràng cho thấy biểu đồ Gantt sẽ không giúp bạn thành công, nhưng không phải là tất cả đã mất! Một số lựa chọn thay thế sẽ phục vụ nhóm và dự án của bạn tốt hơn (không có sự nhầm lẫn và phức tạp có thể xảy ra với biểu đồ Gantt).
10 biểu đồ Gantt thay thế
1. Danh sách công việc
Danh sách công việc thường là công cụ hữu ích để bắt đầu công việc! Danh sách công việc rất linh hoạt và có thể chi tiết đến mức cần thiết để tạo ra một cấu trúc phân chia công việc. Đặc biệt khi các ưu tiên công việc buộc các nhóm phải điều chỉnh (và điều này xảy ra hầu như hàng ngày), danh sách công việc có thể được thay đổi nhanh chóng để phản ánh những thông tin quan trọng nhất cần thiết để duy trì tiến độ công việc.
Mặc dù vậy, giống như biểu đồ Gantt, danh sách không phải là công cụ quản lý dự án phù hợp cho mọi trường hợp. Ví dụ: nếu bạn biết rằng bạn sẽ phải theo dõi các phụ thuộc cho dự án của mình, danh sách sẽ không thể làm rõ điều này cho đối tượng mục tiêu của bạn.
👉 Để tìm hiểu thêm về danh sách, hãy xem bài viết Cách tạo kế hoạch dự án trong 5 bước của chúng tôi!
2. Bảng trắng
Bảng trắng là công cụ hoàn hảo cho các phiên brainstorming để giúp các nhóm nhanh chóng thống nhất công việc cần hoàn thành. Trong văn phòng, bảng trắng vật lý có thể thúc đẩy việc giải quyết vấn đề nhanh chóng giữa các cá nhân xung quanh bảng.
Ngay cả khi các nhóm chuyển sang môi trường làm việc từ xa hoặc kết hợp, bảng trắng vẫn đóng vai trò thiết yếu trong việc hợp tác. Sự gia tăng của các giải pháp bảng trắng hợp tác đã lấp đầy khoảng trống trong việc các nhóm phân phối brainstorming và đưa ra ý tưởng. Với thị trường bảng trắng tương tác toàn cầu dự kiến đạt 2,31 tỷ đô la vào năm 2025, rõ ràng là những công cụ này rất phổ biến.
— Zeb Evans, Giám đốc điều hành của ClickUp
👉 Tìm hiểu cách kết nối ý tưởng với quy trình làm việc của bạn nhanh hơn với Bảng trắng ClickUp!
3. Bảng Kanban
Bảng Kanban là công cụ trực quan hóa quy trình làm việc phù hợp nhất cho các dự án không nhất thiết cần chiến lược ưu tiên hoặc phụ thuộc. Thay vào đó, bảng Kanban giúp giới hạn công việc đang tiến hành theo trạng thái quy trình làm việc. Một thẻ (đại diện cho công việc) di chuyển qua từng cột (đại diện cho trạng thái quy trình làm việc) từ trái sang phải cho đến khi đạt trạng thái HOÀN THÀNH. Bảng Kanban rất linh hoạt để quản lý các loại dự án sau:
- Thực hiện yêu cầu bảo trì
- Tạo nội dung mạng xã hội
- Quản lý phễu bán hàng
- Phỏng vấn ứng viên
- Đang theo dõi hàng tồn kho
👉 Lấy thêm cảm hứng từ bài viết về các ví dụ bảng Kanban của chúng tôi và tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa biểu đồ Kanban và Gantt.
4. Dòng thời gian
Dòng thời gian và biểu đồ Gantt có thể trông giống nhau, nhưng điểm khác biệt chính là biểu đồ Gantt hiển thị trình tự chi tiết các công việc và sự phụ thuộc của chúng trên biểu đồ hai chiều. Dòng thời gian quản lý dự án hiển thị thứ tự thời gian của các công việc và ngày đáo hạn của chúng trên một đường thẳng!
Cuối cùng, việc quyết định sử dụng biểu đồ Gantt hay dòng thời gian phụ thuộc vào những gì bạn muốn truyền đạt đến khán giả. Ví dụ: nếu bạn muốn trình bày tổng quan ngắn gọn về chu kỳ của một dự án, dòng thời gian là đủ. Mặt khác, dòng thời gian sẽ tạo ra nhiều câu hỏi hơn câu trả lời nếu bạn cần chỉ định các công việc phụ thuộc và mức độ phức tạp của dự án.
👉 Tìm câu trả lời cho tất cả các câu hỏi của bạn về biểu đồ Gantt và dòng thời gian!
5. Bản đồ Tư duy (hoặc sơ đồ mạng dự án)
Phương án thay thế biểu đồ Gantt tiếp theo trong danh sách của chúng tôi là một công cụ có tên là bản đồ tư duy, rất lý tưởng để brainstorming ý tưởng một cách trực quan. Ở trung tâm của bản đồ tư duy, một ý tưởng hoặc câu hỏi trung tâm thường được đặt ở giữa trang. Các đường được vẽ từ trung tâm ra ngoài để kết nối các ý tưởng có liên quan. Từ những ý tưởng đó, các đường được vẽ để liên kết một cấp độ ý tưởng mới, và cứ tiếp tục như vậy.
Bản đồ tư duy thường không được sử dụng sau giai đoạn brainstorming ban đầu, vì vậy mọi người có thể tự do đưa ra ý tưởng mà không lo bị gò bó. Bạn có thể bắt đầu với một tờ giấy và bút chì hoặc sử dụng phần mềm để nâng cao kỹ năng tạo/lập bản đồ tư duy của mình.
Dưới đây là một số tài nguyên bản đồ tư duy với các ví dụ thực tế!
- 20 ví dụ về Bản đồ Tư duy ấn tượng
- Cách tạo Bản đồ Tư duy trong Excel
- Cách tạo bản đồ tư duy trong Word
- Biểu đồ PERT so với biểu đồ Gantt
- Ví dụ về biểu đồ PERT
6. Bảng Scrum
Bảng Scrum (hoặc bảng Sprint) là một biểu diễn trực quan về công việc cần hoàn thành trong một Sprint. Sprint là một chu kỳ lặp lại có thời hạn, trong đó một nhóm hoàn thành một phần dự án cụ thể. Bảng Scrum trang bị cho các nhóm bằng cách:
- Đảm bảo mọi người đều làm việc trong một công việc của dự án
- Xác định các công việc cần hoàn thành
- Theo dõi tiến độ của Sprint đang hoạt động
Trong khi bảng Scrum giúp cải thiện hiệu quả và giao tiếp của nhóm, biểu đồ Gantt thay thế này có thể khó áp dụng và triển khai thành công đối với các nhóm không linh hoạt. Nếu không có Scrum master hoặc không quen thuộc với quản lý dự án linh hoạt, bảng Scrum có thể sẽ gây hại nhiều hơn lợi cho dự án của bạn.
👉 Tìm hiểu cách xây dựng và sử dụng bảng Scrum với hướng dẫn chi tiết của ClickUp!
7. Tài liệu
Tài liệu là sự thay thế đơn giản nhất cho biểu đồ Gantt. Tài liệu giúp tổ chức vai trò và trách nhiệm, ghi chú ngân sách, phạm vi công việc, kế hoạch truyền thông, điều lệ, ghi chú cuộc họp và hơn thế nữa. Các nhà quản lý dự án có thể mô tả chi tiết theo nhu cầu bằng tài liệu, từ đó xây dựng một thư viện tài liệu quản lý dự án cần thiết.
Tuy nhiên, nhược điểm của việc sử dụng tài liệu để quản lý dự án là các mục hành động hoặc công việc có thể nhanh chóng bị mất hoặc bị quên nếu bị chôn vùi trong tài liệu.
👉 Khám phá các lựa chọn thay thế Tài liệu Google tốt nhất cho các tùy chọn cộng tác nâng cao!
8. Bảng điều khiển
Bảng điều khiển kết hợp các nguồn thông tin, chỉ số và chỉ số hiệu suất chính (KPI) khác nhau vào một chế độ xem duy nhất. Chúng có thể kết hợp văn bản và tiện ích trực quan — biểu đồ tròn, danh sách được sắp xếp, biểu đồ cột — để cung cấp cho các nhóm dữ liệu thời gian thực và đưa ra quyết định dự án sáng suốt. Bạn có thể xây dựng các phiên bản tốt hơn của cùng một bảng điều khiển theo thời gian với nỗ lực tối thiểu khi KPI thay đổi hoặc thành viên nhóm thay đổi.
👉 Thực hiện theo hướng dẫn 5 bước của chúng tôi để tạo bảng điều khiển mạnh mẽ!
9. Bảng
Chúng ta đã đi một chặng đường dài kể từ những bảng tính Excel cơ bản. Các bảng trong phần mềm quản lý dự án hiện đại giờ đây có các tính năng nâng cao, giúp những người thích quản lý theo kiểu bảng tính dễ dàng hơn (và thẩm mỹ hơn!). Kết hợp với sức mạnh của các mẫu, các nhóm có thể tải thông tin lên công cụ ngay lập tức và tạo lịch trình dự án toàn diện.
Nhược điểm của việc sử dụng bảng là rõ ràng khi các dự án lớn, phức tạp và liên quan đến việc tạo ra các công thức phức tạp để hợp tác với các nhóm đa chức năng. Tuy nhiên, điều này sẽ không thành vấn đề nếu bạn biết mình có đủ nguồn lực để phân công tất cả công việc nhập dữ liệu!
10. Lịch
Lịch luôn có và sẽ luôn có ý nghĩa quan trọng. Mọi người đều quen thuộc với lịch vì nó có thể được sử dụng cho cả mục đích chung và quản lý dự án. Với một chiếc lịch trước mặt, chúng ta có thể lập kế hoạch và sắp xếp các công việc quan trọng khác để tránh sử dụng quá nhiều nguồn lực.
Biểu đồ Gantt thay thế này đủ linh hoạt để được sử dụng theo nhiều cách khác nhau: lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, công việc và mẫu cơ bản. Tuy nhiên, nó phù hợp nhất cho các dự án đơn giản không có công việc phụ thuộc và chế độ xem trạng thái/cuộc họp kiểm tra.
👉 Tìm hiểu cách lịch dự án có thể hỗ trợ dự án của bạn!
Vậy là xong! Mười biểu đồ Gantt thay thế để mang đến cho bạn và nhóm của bạn sự linh hoạt trong việc cấu trúc các dự án khác nhau. 🛠 🚀
Cách chọn biểu đồ Gantt thay thế
Bạn đã có ý tưởng và sẵn sàng sắp xếp tất cả công việc cần hoàn thành. Bạn sẽ tạo danh sách công việc? Vẽ sơ đồ? Sắp xếp dòng thời gian? Công cụ nào sẽ hiển thị dữ liệu dự án của bạn một cách chính xác và hấp dẫn nhất?
Dưới đây là một số tình huống để giúp bạn thu hẹp lựa chọn:
| 💭 Nhóm đang trong giai đoạn lập kế hoạch | 🤝 Dự án có các công việc phụ thuộc lẫn nhau, các cột mốc và các nhóm đa chức năng | 🤹♀️ Nhóm đang phải xử lý nhiều dự án cùng một lúc |
|---|---|---|
| ✅ Bản đồ Tư duy ✅ Sơ đồ ✅ Lịch❌ Bảng Kanban ❌ Bảng điều khiển ❌ Bảng | ✅ Bảng Scrum ✅ Bảng điều khiển ✅ Sơ đồ ❌ Bảng trắng ❌ Lịch ❌ Dòng thời gian | ✅ Bảng Kanban ✅ Bảng Scrum ✅ Bảng điều khiển❌ Bảng trắng ❌ Bản đồ Tư duy ❌ Dòng thời gian |
| 💰 Các bên liên quan muốn xem phạm vi dự án, chi phí, và quản lý tài nguyên | 🤖 Nhóm có kinh nghiệm từ trung bình đến cao cấp với phần mềm quản lý dự án | ⚡️ Nhóm thích cấu trúc ít hơn để hợp tác tốt hơn |
|---|---|---|
| ✅ Bảng điều khiển ✅ Sơ đồ ✅ Tài liệu❌ Bảng trắng ❌ Bản đồ Tư duy ❌ Dòng thời gian | ✅ Bảng Kanban ✅ Bảng Scrum ✅ Bảng điều khiển ✅ Sơ đồ ✅ Bảng | ✅ Bảng trắng ✅ Bản đồ Tư duy ✅ Sơ đồ ❌ Bảng Scrum ❌ Tài liệu ❌ Dòng thời gian |
Các ví dụ trên xác nhận rằng sự lựa chọn này không phải là quyết định mang tính trang trí hay cá nhân. Giả sử công cụ quản lý dự án của bạn không giúp đối tượng mục tiêu của bạn ghi nhớ và chủ động hành động. Trong trường hợp đó, bạn có thể sẽ gặp khó khăn ngay từ đầu.
Tuy nhiên, ai nói bạn chỉ được sử dụng một công cụ duy nhất? 🤓
Sử dụng một hoặc nhiều công cụ quản lý dự án trong ClickUp miễn phí
Các nhóm của chúng tôi tại ClickUp và người dùng ClickUp trên toàn thế giới thích tổ chức các dự án của họ từ các góc độ khác nhau:
- Xem cách công việc được phân phối giữa các thành viên trong nhóm trong chế độ xem Box hoặc Khối lượng công việc
- Phân tích các nhóm thông tin trong chế độ xem Bảng hoặc Bảng điều khiển
- Hình dung công việc trong chế độ xem Danh sách hoặc Lịch
- Tạo wiki và bản tóm tắt dự án với Tài liệu
- Quản lý thời gian sử dụng trong chế độ xem Gantt
Với bộ công cụ quản lý dự án đa dạng được tích hợp trong nền tảng năng suất của chúng tôi, bạn và nhóm của bạn sẽ có mọi thứ cần thiết trong tầm tay. Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ⚡️