Khi các nhóm dự án ngày càng toàn cầu hóa và đa chức năng, các nhà quản lý dự án liên tục đánh giá lại các quy trình. Và đó là một công việc rất nhạy cảm! Quá nhiều thay đổi cùng một lúc có thể làm gián đoạn năng suất của nhóm, mặt khác, cải tiến chậm chạp chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến sự đổi mới.
Bạn đã biết đến các công cụ tinh vi như biểu đồ Gantt và bảng Kanban, nhưng bạn chưa hoàn toàn tin rằng đó là giải pháp quy trình phù hợp với nhu cầu của dự án và nhóm của bạn.
Hướng dẫn này sẽ giải thích sự khác biệt giữa biểu đồ Gantt và bảng Kanban, cách sử dụng từng loại cho quản lý dự án và những điểm bạn nên cân nhắc khi lựa chọn.
Biểu đồ Gantt so với bảng Kanban: Phân tích sâu
Điều quan trọng cần ghi chú là hai công cụ quản lý dự án này không phải là công cụ tốt hơn công cụ kia. Cách thức giới thiệu, đào tạo và áp dụng công cụ quản lý dự án sẽ quyết định thành công của dự án. Cách tiếp cận tốt nhất để quyết định giữa biểu đồ Gantt và bảng Kanban cho dự án của bạn là:
Biểu đồ Gantt là công cụ tốt nhất để theo dõi các dự án phức tạp, có liên quan với nhau và kéo dài hàng tuần, hàng tháng, thậm chí hàng năm. Một ví dụ sử dụng hàng ngày là một quản lý dự án hình dung tiến độ của các chiến dịch của họ trên nhiều nhóm.
Bảng Kanban được sử dụng tốt nhất để tập trung vào quy trình làm việc liên tục, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc và giới hạn tiến độ công việc. Một trường hợp sử dụng hàng ngày là các nhóm phát triển phần mềm hình dung tất cả công việc đang thực hiện khi các công việc chuyển qua từng giai đoạn để hoàn thành.
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu chi tiết về từng loại trong cuộc so sánh giữa biểu đồ Gantt và bảng Kanban!
Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là một biểu đồ thanh ngang minh họa ngày bắt đầu và ngày đáo hạn của lịch trình dự án. Biểu đồ Gantt cũng hiển thị các cột mốc quan trọng của dự án và cách các công việc phụ thuộc lẫn nhau. Các tính năng này giúp các nhóm lập kế hoạch chi tiết cho các dự án phức tạp trong bất kỳ khoảng thời gian nào.
Sáu thành phần chính của biểu đồ Gantt điển hình là:
- Cột mốc: minh họa các ngày quan trọng để hoàn thành dự án đúng thời hạn và thành công được xác định bằng một ký hiệu
- Mũi tên/Đường thẳng: chỉ ra công việc nào đang bị chặn và chờ công việc khác (gọi là phụ thuộc )
- Điểm đánh dấu dòng: chỉ định ngày hiện tại để xem nhanh lượng công việc còn lại cần làm
- Thanh ngang: biểu thị thời gian của từng công việc trong dự án
- Thanh bên trái: danh sách tất cả các công việc liên quan đến dự án
- Thời gian: hiển thị các khoảng thời gian theo ngày, tuần hoặc tháng
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế cho biểu đồ Gantt? Hãy xem 10 biểu đồ Gantt thay thế hàng đầu của chúng tôi.
5 lý do để chọn biểu đồ Gantt làm công cụ quản lý dự án của bạn
Về cơ bản, biểu đồ Gantt sẽ thiết lập và hỗ trợ các hoạt động của nhóm bạn, để từng công việc có thời gian và nguồn lực riêng để hoàn thành. Dưới đây là năm lý do để chọn biểu đồ Gantt thay vì bảng Kanban:
1. Các công việc và công việc con có thời hạn cụ thể để hoàn thành toàn bộ dự án đúng thời hạn
Giống như phương pháp thác nước, biểu đồ Gantt phác thảo rõ ràng thứ tự công việc để các thành viên trong nhóm biết liệu một công việc có phải chờ công việc khác bắt đầu hoặc hoàn thành trước khi có thể bắt đầu hay không. Ví dụ: công việc của một nhà thiết kế là xây dựng tài sản sáng tạo cho chiến dịch không thể bắt đầu nếu họ không có bản nháp nội dung từ người viết quảng cáo. Người quản lý dự án cần biết thời gian này vì toàn bộ lịch trình dự án sẽ bị ảnh hưởng nếu công việc được nộp muộn.
Phần thưởng: Dùng thử các mẫu biểu đồ Gantt dành cho nhà thiết kế của chúng tôi.
2. Bạn muốn theo dõi các công việc quan trọng nhất để dự án của bạn không bị chậm tiến độ
Đường dẫn quan trọng trên biểu đồ Gantt là chuỗi các công việc quan trọng để hoàn thành dự án của bạn đúng thời hạn. Với đường dẫn quan trọng, bạn có thể bỏ qua các công việc không quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn phân bổ nhiều nguồn lực hơn cho các công việc quan trọng và rút ngắn thời gian hoàn thành.
3. Bạn muốn chia nhỏ một dự án phức tạp thành các phần nhỏ dễ quản lý
Biểu đồ Gantt là bản tổng quan trực quan hoàn hảo để xem bức tranh toàn cảnh đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về các phần của công việc. Biểu đồ này trả lời các câu hỏi quan trọng như:
- Bộ phận XYZ tham gia vào dự án ở giai đoạn nào?
- Các yêu cầu cho mỗi dự án/công việc là gì?
- Những dự án hoặc công việc nào là cột mốc quan trọng?
- XYZ là dự án, công việc hay công việc con?
Nếu bạn cần điều chỉnh ngày bắt đầu và ngày đáo hạn của dự án, bạn có thể dễ dàng thực hiện trên biểu đồ Gantt hiện đại! Kéo và thả một công việc hoặc* toàn bộ lịch trình để phản ánh ngày bắt đầu/đáo hạn mới.
*Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn đã có thể tạo biểu đồ Gantt hiện đại! Lập kế hoạch thời gian, quản lý tài nguyên, trực quan hóa các mối phụ thuộc và nhiều hơn thế nữa với mẫu biểu đồ Gantt đơn giản trong ClickUp!
✅ Ưu điểm của biểu đồ Gantt
- Biểu đồ Gantt giúp quản lý nhiều lịch trình từ một chế độ xem duy nhất
- Biểu đồ Gantt cung cấp chế độ xem toàn cảnh toàn bộ dự án
- Biểu đồ Gantt nêu bật các mối phụ thuộc và đường dẫn quan trọng
❌ Nhược điểm của biểu đồ Gantt
- Các thanh ngang trên biểu đồ Gantt có thể gây hiểu nhầm khi xác định nguồn lực hoặc lượng công việc cần thiết để hoàn thành
- Việc hợp tác với các nhóm để tạo biểu đồ Gantt có thể khó khăn đối với người dùng lần đầu tiên
- Theo thời gian, biểu đồ Gantt có thể trở nên khó duy trì
Xem danh sách đầy đủ các mẫu biểu đồ Gantt của chúng tôi!
Bảng Kanban là gì?
Bảng Kanban là công cụ trực quan hóa quy trình làm việc phù hợp nhất cho các dự án không cần chiến lược ưu tiên hoặc phụ thuộc. Thay vào đó, bảng Kanban giúp giới hạn công việc đang tiến hành theo trạng thái quy trình làm việc. Một thẻ (đại diện cho công việc) di chuyển qua từng cột (đại diện cho trạng thái quy trình làm việc) từ trái sang phải cho đến khi đạt trạng thái HOÀN THÀNH.
Bảng Kanban được thiết kế để phân phối liên tục, vì vậy ngày bắt đầu và ngày đáo hạn trên bảng này không nghiêm ngặt như biểu đồ Gantt.
Ba thành phần chính của bảng Kanban là:
- Thẻ: các công việc cần thiết để hoàn thành một dự án được chia thành các thẻ riêng biệt, bắt đầu từ cột đầu tiên và di chuyển qua các bước trong quy trình làm việc cho đến khi đến cột Đã xong. Mỗi thẻ chứa thông tin cần thiết về công việc, chẳng hạn như mô tả, người được giao và thời hạn hoàn thành
- Cột: ở dạng đơn giản nhất, bảng Kanban bao gồm ba cột. Tên cột truyền thống là Việc cần làm, Đang làm và Đã hoàn thành. Có thể thêm nhiều cột Kanban để có quy trình làm việc chi tiết hơn và định nghĩa chúng là các giai đoạn, nhóm cụ thể hoặc thành viên nhóm riêng lẻ
- Giới hạn WIP: giới hạn Công việc đang tiến hành (WIP) là số lượng thẻ công việc mà một cột bảng Kanban có thể có tại bất kỳ thời điểm nào. Không có con số "hoàn hảo" để đặt giới hạn WIP. Con số này phụ thuộc vào sức chứa và kỹ năng của nhóm bạn
5 lý do để chọn bảng Kanban làm công cụ quản lý dự án của bạn
Bảng Kanban là công cụ hoàn hảo cho các nhóm dự án cần chuẩn hóa quy trình để duy trì hiệu quả khi các công việc chuyển qua từng giai đoạn. Dưới đây là năm lý do để chọn bảng Kanban thay vì biểu đồ Gantt:
1. Bạn muốn có một hệ thống quản lý đáng tin cậy để đo lường mức độ cam kết và điểm giao hàng của tất cả các công việc
Công việc bắt đầu khi nhận được yêu cầu hay khi nhóm bắt đầu công việc? Người yêu cầu có thể nói là trường hợp đầu tiên, nhưng trong hệ thống Kanban, trường hợp thứ hai được ưa chuộng hơn.
Điểm cam kết là hành động kéo thẻ Kanban vào quy trình làm việc để bắt đầu công việc. Điều này có nghĩa là tất cả kiến thức đã được thu thập, người được giao nhiệm vụ đã chuẩn bị kỹ lưỡng để bắt đầu công việc và đồng hồ bắt đầu chạy. Khi một công việc hoàn thành, nó đã đạt đến điểm giao hàng.
Vậy, các công việc được lưu trữ ở đâu khi chưa sẵn sàng để commit? Chúng được lưu trữ trong một cột đặc biệt ở đầu bảng Kanban gọi là backlog. Backlog là không gian để các quản lý dự án lấy công việc dựa trên mức độ ưu tiên, tính rõ ràng và khả thi. Điều này giúp nhóm lập kế hoạch, phân bổ và giám sát những gì đang diễn ra tại bất kỳ thời điểm nào. (Thông tin thêm về điều này ở số 3!)
2. Bạn muốn xác định các điểm nghẽn và các yếu tố gây lãng phí thời gian trong các giai đoạn của quy trình làm việc
Các phương pháp tiếp cận dự án linh hoạt hoặc dự đoán hoạt động hiệu quả nhất với hệ thống Kanban vì nó cải thiện tính nhất quán trong việc giao hàng. Ví dụ: người quản lý dự án có thể dễ dàng thấy được cột nào có quá nhiều công việc hoặc công việc nào đang mất quá nhiều thời gian. Khi phát hiện ra điểm nghẽn, người quản lý dự án sẽ thực hiện các biện pháp để loại bỏ điểm nghẽn và có thể phát hiện ra cơ hội cải tiến quy trình:
- Jamie chỉ có thể hoàn thành ba công việc trong một ngày. Chúng ta có thể nhờ thành viên khác trong nhóm hỗ trợ đánh giá thêm không?
- Giai đoạn này trong quy trình làm việc có thể được tự động hóa để tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực không?
- Chúng ta đã đánh giá thấp thời gian cần thiết để thu thập thông tin về một công việc. Hãy tạo một khoảng trống trước giai đoạn này để nhóm của chúng ta có thời gian thở. Còn trạng thái tùy chỉnh mới thì sao?
3. Bạn muốn kiểm soát lượng công việc đang tiến độ tại một thời điểm nhất định
Điều này xảy ra với tất cả chúng ta — chúng ta đồng ý với mọi yêu cầu mà không hiểu rõ phạm vi công việc. Nếu bạn cần một cách lịch sự để từ chối, bảng Kanban sẽ giúp bạn!
Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) giúp dễ dàng quản lý tài nguyên — quá trình lập kế hoạch, phân bổ và giám sát tài nguyên của bạn một cách hiệu quả nhất có thể. Trên bảng Kanban trực quan*, giới hạn WIP đặt số lượng công việc tối đa được phép trong một cột và cảnh báo khi vượt quá giới hạn.
*Bảng Kanban trực quan trong ClickUp đã sẵn sàng để sử dụng ngay bây giờ! Hãy thử tính năng kéo và thả mạnh mẽ trong mẫu Kanban và giúp các nhóm dự án của bạn làm việc hiệu quả hơn.
✅ Ưu điểm của bảng Kanban
- Bảng Kanban rút ngắn thời gian chu kỳ trong quy trình làm việc của dự án
- Bảng Kanban tăng cơ hội cho kết quả nhanh hơn
- Bảng Kanban giới hạn công việc đang tiến hành tại một thời điểm nhất định
❌ Nhược điểm của bảng Kanban
- Không có khung thời gian được thiết lập/liên kết với từng giai đoạn
- Rủi ro do ưu tiên không hợp lý
- Không thân thiện với quy trình lặp lại
Với kiến thức mới về biểu đồ Gantt và bảng Kanban, giờ là lúc quyết định phần mềm quản lý dự án nào sẽ giúp quá trình làm việc của bạn trở nên dễ dàng hơn! Các nền tảng khác sẽ buộc bạn phải chọn giữa biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban, nhưng tại ClickUp, chúng tôi nói: "Hãy có tất cả!"
Sử dụng chế độ xem Gantt và Bảng trong ClickUp để quản lý dự án
ClickUp là một nền tảng năng suất tất cả trong một, nơi các nhóm tập hợp lại để lập kế hoạch, tổ chức và cộng tác trong công việc bằng cách sử dụng nhiệm vụ, Tài liệu, Trò chuyện, Mục tiêu, Bảng trắng và hơn thế nữa. Dễ dàng tùy chỉnh chỉ với vài cú nhấp chuột, ClickUp cho phép các nhóm thuộc mọi loại hình và kích thước hoàn thành công việc hiệu quả hơn, nâng năng suất lên tầm cao mới! Và chế độ xem là bí quyết của ClickUp.
Chế độ xem giống như tròng kính của bạn. Mỗi chế độ xem cung cấp một góc nhìn độc đáo và cũng có thể được điều chỉnh để phù hợp với sở thích của từng cá nhân và nhóm. Với các cách phân nhóm, sắp xếp và lọc khác nhau, bạn có thể kiểm soát hoàn toàn cách hiển thị công việc của mình.
Cách thêm chế độ xem Gantt trong ClickUp
Hãy xem hướng dẫn về chế độ xem Gantt để biết các mẹo và thủ thuật để bắt đầu sử dụng chế độ xem Gantt! ⬇️
Cách thêm chế độ xem Bảng trong ClickUp
Tìm hiểu cách sử dụng chế độ xem Bảng để tận dụng lợi thế và nhận các mẹo chuyên nghiệp giúp bạn làm việc nhanh hơn trong ngày! ⬇️
ClickUp mang đến cho bạn sự linh hoạt để xem công việc theo cách của bạn
ClickUp có hơn một chục cách để tổ chức và trực quan hóa các nhiệm vụ và công việc khác. Trong lĩnh vực biểu đồ Gantt và bảng Kanban, cả hai đều là những công cụ tuyệt vời trong môi trường riêng của chúng, nhưng chúng còn mạnh mẽ hơn trong ClickUp. ⚡️
Cơ hội cải thiện cách quản lý dự án của bạn đang chờ đợi bạn trong ClickUp. Bạn đã sẵn sàng thay đổi hướng đi của năng suất làm việc chưa? Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!
Nếu bạn thích so sánh này, hãy tiếp tục xem phân tích chi tiết về Pert và Gantt của chúng tôi!