Quản lý dự án thành công cần sự tập trung, kế hoạch và kỹ năng hoàn thành công việc (GTD). Càng có nhiều phần chuyển động, bạn càng cần phải có tổ chức. Đó là lý do tại sao nhiều nhóm sử dụng các công cụ như bảng Trello và mẫu Trello để quản lý quy trình làm việc của họ. 🛠️
Là một phần của bộ công cụ Atlassian, Trello là công cụ quản lý dự án trực quan cho cả công việc tại văn phòng và từ xa, và các mẫu Trello cung cấp một lối tắt để lập kế hoạch và quản lý các dự án của bạn.
Nhưng liệu mẫu Trello có phải là mẫu quản lý dự án tốt nhất cho công việc này? Rốt cuộc, vẫn có một số lựa chọn thay thế Trello tuyệt vời khác. 🤔
Hãy làm rõ mẫu Trello là gì và nó phù hợp như thế nào trong thế giới Trello rộng lớn hơn. Chúng ta sẽ khám phá một số mẫu quản lý dự án Trello hữu ích và sau đó chia sẻ một số lựa chọn thay thế có thể phù hợp hơn với bạn.
Sau tất cả, có nhiều cách để giải quyết công việc quản lý công việc.
Mẫu Trello là gì?
Mẫu Trello là tài liệu được thiết kế sẵn, cung cấp bố cục đề xuất cho bảng Trello của bạn, nên bạn không cần phải tự nghĩ ra. Chỉ cần tùy chỉnh mẫu cơ bản để phù hợp với nhu cầu của bảng dự án Trello và sao chép nó khi cần cho các kế hoạch dự án khác. ✅
Bảng Trello là công cụ quản lý công việc giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án. Chúng cũng giúp tất cả thành viên trong nhóm của bạn luôn đồng bộ và giúp các bên liên quan dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
Các mẫu bảng Trello được thiết kế để cung cấp chế độ xem rõ ràng về các mục tiêu dự án của bạn, giúp dễ dàng lên lịch công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn càng nhiều càng tốt — mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.
5 mẫu bảng Trello
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về các mẫu lập kế hoạch dự án Trello, hãy xem một số ví dụ về cách sử dụng chúng cho các dự án của bạn.
Mẫu Quản lý dự án Kanban tuyệt vời sử dụng tính năng Amazing Fields Trello Power-Up để tạo bảng Kanban và tùy chỉnh nó cho phù hợp với công việc của bạn. Bảng Kanban giúp bạn và nhóm của bạn dễ dàng xem chính xác vị trí của mình trong dự án và những gì bạn đang làm.
Mẫu Quản lý dự án cung cấp cho bạn một cấu trúc để xây dựng quy trình làm việc cho kế hoạch dự án của bạn. Lưu trữ an toàn tất cả các tài nguyên của bạn như thông số kỹ thuật và tài liệu dự án, ghi lại các câu hỏi cần được trả lời và theo dõi xem một công việc đang ở trạng thái Cần làm, Đang chờ xử lý, Bị chặn hay Đã hoàn thành.
Mẫu Premortem khuyến khích bạn suy nghĩ trước để xem xét những yếu tố nào sẽ giúp bạn thực hiện kế hoạch dự án đúng tiến độ và những trở ngại nào có thể cản trở. Điều này cho phép bạn tối đa hóa các yếu tố hữu ích và đưa ra kế hoạch để đối phó với những trở ngại tiềm ẩn. 🚧
Mẫu Bảng Agile giúp bạn hoàn thành công việc trong khuôn khổ quản lý dự án linh hoạt. Mẫu này hướng dẫn bạn từng bước, từ lập kế hoạch và thực hiện đến phản ánh và lặp lại.
Bảng công việc ma trận Eisenhower cho phép bạn sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên theo các danh mục. Các danh mục bao gồm Quan trọng và Khẩn cấp, Quan trọng nhưng Không khẩn cấp, Khẩn cấp nhưng Không quan trọng và Không quan trọng và Không khẩn cấp. Sử dụng mẫu đơn giản này, bạn có thể dễ dàng quyết định việc cần làm trước tiên.
Giới hạn khi sử dụng mẫu Trello
Các mẫu Trello như thế này có thể cực kỳ hữu ích, đặc biệt là cho các doanh nghiệp nhỏ và startup, nhưng chúng cũng có một số giới hạn. 👀
Ví dụ:
- Không hiệu quả cho các nhóm lớn: Với những thay đổi gần đây, phiên bản miễn phí của Trello giới hạn không gian làm việc ở 10 cộng tác viên và có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho các nhóm lớn
- Việc theo dõi nhiều dự án hoặc các dự án phức tạp hơn so với các dự án có luồng tuyến tính đơn giản có thể vượt quá chức năng của Trello
- Mặc dù hiệu quả trong quản lý công việc, nhưng những công việc đó không thể được liên kết với một lộ trình tổng thể
- Mặc dù bảng Kanban có sẵn trong tất cả các gói giá, nhưng bạn chỉ có thể sử dụng chế độ xem Bảng điều khiển, Dòng thời gian và Lịch với gói Premium hoặc Enterprise
- Tùy chọn tùy chỉnh rất hạn chế
- Quyền truy cập không dễ kiểm soát và bạn chắc chắn không muốn mọi người đều có quyền chỉnh sửa bảng dự án của mình
- Nhiều tính năng, như báo cáo, theo dõi thời gian và theo dõi chi phí, phụ thuộc vào tích hợp với các công cụ của bên thứ ba thông qua tính năng Power-Up — và bạn cần phải trả thêm phí cho nhiều Power-Up
- Không có chức năng phụ thuộc công việc gốc, vì vậy bạn sẽ cần một tính năng Power-Up khác nếu muốn xem biểu đồ Gantt
- Giao tiếp trong nhóm bị giới hạn ở việc đăng bình luận trên thẻ Trello
10 mẫu bảng Trello thay thế
Nếu các mẫu Trello không phù hợp với kinh doanh của bạn, còn rất nhiều lựa chọn khác — và một trong những lựa chọn thay thế tốt nhất cho Trello là ClickUp. ✨
ClickUp là công cụ lý tưởng cho quản lý dự án. Nó giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch, xây dựng và triển khai dự án với các tính năng như:
- Một nền tảng xử lý các dự án phức tạp nhất một cách dễ dàng với các mẫu miễn phí, hiển thị bảng của riêng bạn và các tính năng thiết lập hoặc kéo và thả giống nhau
- Dễ dàng chuyển đổi giữa tổng quan bảng điều khiển và chi tiết công việc cấp vi mô
- Truy cập nhiều chế độ xem dự án, bao gồm biểu đồ Gantt để theo dõi các phụ thuộc giữa tất cả các công việc
- Trường Tùy chỉnh và Trạng thái cho phép bạn tùy chỉnh hầu hết mọi thứ, ngay cả khi bạn là người dùng mới bắt đầu
- Quyền truy cập bảo vệ các cấp độ khác nhau của dự án và quản lý ai được phép làm gì
- Nhiều chức năng tích hợp hơn và các tích hợp ClickUp bổ sung miễn phí, bao gồm tích hợp với các công cụ Atlassian khác như Trello, Confluence và Jira
- Trò chuyện trực tiếp giúp tập trung tất cả các cuộc thảo luận về dự án của bạn ở một nơi
- Nhận báo cáo về tất cả các loại chỉ số, từ tiến độ dự án đến theo dõi chi phí và thời gian 📊
ClickUp cũng bao gồm nhiều trường hợp sử dụng khác. Sử dụng nó như một CRM cho bộ phận hỗ trợ khách hàng, một công cụ phát triển ứng dụng cho bộ phận CNTT hoặc một nền tảng quản lý mạng xã hội cho nhóm tiếp thị nội dung của bạn.
Tóm lại, ClickUp là phần mềm quản lý dự án và quy trình làm việc dễ sử dụng.
Ngoài ra, nhiều mẫu quản lý dự án và mẫu năng suất còn giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Hãy cùng xem một số mẫu sẽ giúp hợp lý hóa các dự án của bạn.
1. Mẫu lộ trình Kanban của ClickUp
Trong khi Trello hiển thị tất cả các nhiệm vụ của bạn trên bất kỳ bảng nào, Bảng Kanban ClickUp cho phép bạn giám sát toàn bộ quy trình làm việc theo cách bạn muốn. Bạn có thể xem nhiều bảng dự án cùng một lúc hoặc chỉ một bảng và sắp xếp mỗi bảng theo nhiều cách, ví dụ: theo ưu tiên, ngày đáo hạn, trạng thái hoặc người được giao.
Ở cấp độ quản lý công việc, Mẫu quản lý công việc đơn giản của ClickUp có thể so sánh với mẫu quản lý dự án Trello. Mẫu này lý tưởng cho người mới bắt đầu hoặc doanh nhân muốn quản lý công việc hàng ngày bằng danh sách kiểm tra.
Điểm nổi bật của ClickUp là khả năng hiển thị mối liên hệ giữa các chi tiết và bức tranh tổng thể. Ví dụ như Mẫu lộ trình Kanban của ClickUp, cho phép bạn trực quan hóa lộ trình và quản lý bằng chức năng kéo thả để thêm hoặc xóa nhiệm vụ. 🛣️
Các trạng thái tùy chỉnh như Backlog (Công việc tồn đọng), To Do (Công việc cần làm), In Progress (Đang tiến hành), Testing (Đang thử nghiệm) và Done (Đã hoàn thành) theo dõi tiến độ của từng công việc. Chọn từ một số chế độ xem để xem lộ trình của bạn từ mọi góc độ: dưới dạng Dòng thời gian hoặc theo Ưu tiên hoặc Khối lượng công việc của nhóm.
Bạn cũng có thể theo dõi thời gian, các yếu tố phụ thuộc, thông tin liên lạc liên quan và nhiều hơn nữa.
2. Mẫu lịch trình quản lý dự án ClickUp
Mẫu Lịch trình Quản lý Dự án ClickUp cung cấp cho bạn một cấu trúc rõ ràng để lập kế hoạch dự án từ đầu đến cuối. Đặt mục tiêu với dòng thời gian, sau đó tạo và phân công nhiệm vụ để đạt được những mục tiêu đó. Sắp xếp các nhiệm vụ thành danh sách việc cần làm và theo dõi tiến độ của chúng bằng các trạng thái tùy chỉnh.
Các mẫu quản lý dự án Trello có một số chức năng này, nhưng ClickUp còn tiến xa hơn vài bước. Theo dõi thời gian và các phụ thuộc giúp bạn giữ dự án đi đúng hướng. Ngoài ra, các chế độ xem tùy chỉnh, như Gantt, Giai đoạn dự án hoặc Rủi ro & Vấn đề, cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết độc đáo về dự án của bạn.
ClickUp cũng gửi thông báo cho các thành viên trong nhóm của bạn khi thời hạn đến gần, tối ưu hóa năng suất và hiệu suất. 📫
Mẫu thay thế Trello này lý tưởng cho người dùng trung cấp có một số kinh nghiệm làm việc với ClickUp.
3. Mẫu Kanban đơn giản của ClickUp
Một mẫu trung cấp khác, Mẫu Kanban đơn giản của ClickUp chia dự án lớn của bạn thành các phần nhỏ dễ quản lý để theo dõi và quản lý cho đến khi hoàn thành. Sử dụng mẫu này để quản lý quy trình làm việc và hoàn thành dự án của bạn đúng thời hạn và phong cách. 😊
Các công việc được chia thành các cột theo trạng thái — Cần làm, Đang tiến hành hoặc Đã hoàn thành — giống như trong các mẫu quản lý dự án của Trello. Các quy tắc quy trình làm việc tự động hóa cách các công việc di chuyển từ cột này sang cột khác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
Một lợi thế của ClickUp là chức năng bảng điều khiển có thể tùy chỉnh, cho phép bạn chọn mức độ mà bạn muốn xem báo cáo, ví dụ: tổng quan cấp cao hoặc thông tin chi tiết.
Bố cục trực quan giúp bạn dễ dàng xem công việc hàng ngày của từng thành viên trong nhóm và vị trí chính xác của họ trong quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài nguyên và thời gian của nhóm.
4. Mẫu lập kế hoạch Sprint Agile của ClickUp
Khung quản lý dự án linh hoạt là một cách hiệu quả để hoàn thành công việc nhanh chóng — và trong khi các mẫu Trello có thể xử lý việc hoàn thành công việc, ClickUp lại xuất sắc trong các phương pháp linh hoạt. 🏆
Mẫu Lập kế hoạch Sprint Agile của ClickUp là lựa chọn lý tưởng để lập kế hoạch cho các sprint phức tạp với thời hạn chặt chẽ và xử lý trước mọi vấn đề hoặc rủi ro tiềm ẩn. Sử dụng mẫu này để làm rõ các công việc, dòng thời gian và các phụ thuộc của bạn, đồng thời truyền đạt chúng đến nhóm của bạn.
Quản lý Tài nguyên Khối lượng công việc và các mục Sprint Backlog trong khi theo dõi thời gian còn lại để hoàn thành sprint. Khi theo dõi tiến độ một cách trực quan, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh nhanh chóng nếu mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.
5. Mẫu báo cáo sau dự án ClickUp
Mẫu Báo cáo sau dự án ClickUp cung cấp cho bạn một định dạng có cấu trúc để ghi lại mọi thứ bạn đã học được từ một dự án, giúp bạn thu được lợi ích từ cả thành công và thất bại.
Được thiết kế cho người dùng ClickUp cao cấp hơn, mẫu này ghi lại những gì đã thành công và những gì không thành công trong kế hoạch dự án của bạn và cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về xu hướng hoặc mô hình. Từ đó, bạn có thể dễ dàng xác định các lĩnh vực cần cải thiện và bất kỳ vấn đề cơ bản nào, để kế hoạch tiếp theo của bạn thông minh và hiệu quả hơn.
Mặc dù có mẫu quản lý dự án Trello tương tự, nhưng mẫu phân tích sau dự án của ClickUp cho phép bạn theo dõi tiến độ của các vấn đề với các trạng thái tùy chỉnh, như Mục nhập mới, Đang điều tra, Chưa giải quyết và Đã giải quyết.
Ngoài ra, bạn có thể xem thông tin dự án của mình ở nhiều định dạng khác nhau, chẳng hạn như theo Trạng thái hoặc Công việc đang chờ xử lý, và ghi lại những gì bạn đã học được vào Biểu mẫu nhập thông tin chi tiết tích hợp sẵn. 📝
6. Mẫu kế hoạch 30-60-90 ngày của ClickUp
Mẫu kế hoạch 30-60-90 ngày của ClickUp hướng dẫn bạn đặt mục tiêu, xác định các cột mốc và thực hiện các bước hành động để đạt được chúng. Mặc dù mẫu này được thiết kế để hỗ trợ nhân viên mới nhanh chóng thích nghi với vai trò mới của mình, nhưng nó cũng phù hợp với bất kỳ ai làm mẫu quản lý dự án trong ba tháng tới. 🗓️
Với tầm nhìn rõ ràng về những việc cần làm trong khoảng thời gian đó, hãy chia nhỏ thành kế hoạch hàng tuần và công việc hàng ngày để bạn luôn có tổ chức và đi đúng hướng.
Vượt xa những gì mẫu Trello tương tự cung cấp, phiên bản ClickUp có các trạng thái tùy chỉnh như Việc cần làm, Đang tiến hành, Chờ khách hàng hoặc Hoàn thành để theo dõi chính xác vị trí của từng nhiệm vụ trong quy trình. Bạn cũng có thể xem các nhiệm vụ của mình dưới dạng lịch, theo dõi thời gian và các phụ thuộc hoặc trò chuyện với đồng nghiệp trực tiếp trên nền tảng ClickUp.
7. Mẫu Gói Doanh nghiệp ClickUp
Mẫu Gói Doanh nghiệp ClickUp là công cụ không thể thiếu cho các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ. Mẫu này hướng dẫn bạn làm rõ mọi khía cạnh của chiến lược kinh doanh, bắt đầu từ sứ mệnh, tầm nhìn và nhóm của bạn.
Bạn cũng sẽ thực hiện phân tích thị trường kỹ lưỡng để xác định lợi thế cạnh tranh và lập kế hoạch bán hàng, tiếp thị và chiến lược hoạt động. Các cột mốc và chỉ số đo lường tài nguyên và tiến độ dự án để giúp bạn xác định rủi ro sớm, từ đó có thể lập kế hoạch ứng phó. 🚩
Mẫu này có một số ưu điểm so với mẫu quản lý dự án Trello tương đương, chẳng hạn như tính năng biểu đồ Gantt để bạn lập kế hoạch các bước hành động và đặt ngày đáo hạn cho chúng. Các trạng thái và trường tùy chỉnh, như Việc cần làm, Đang tiến hành, Tham khảo, Đã được phê duyệt, Cần sửa đổi hoặc Hoàn thành, cho bạn biết chính xác những gì đang xảy ra với từng bước.
Sau khi kế hoạch dự án được sắp xếp, bạn có thể xem mọi thứ từ góc độ của gói doanh nghiệp hoặc chọn xem theo chủ đề, dòng thời gian hoặc trạng thái.
8. Mẫu nhật ký quyết định và thay đổi của ClickUp
Trong thế giới ngày nay, mọi thứ thay đổi nhanh chóng — và nếu bạn muốn theo kịp, doanh nghiệp của bạn cũng cần phát triển. Mẫu ClickUp Decision and Change Log là mẫu cấp trung bình được thiết kế để ghi lại các quyết định của bạn, cùng với bất kỳ dữ liệu sao lưu nào hỗ trợ các quyết định đó. Điều này giúp cải thiện tính minh bạch và trách nhiệm giải trình, đồng thời đảm bảo tất cả các bên liên quan được thông báo về từng bước trong quá trình thực hiện. 💪
Để nâng cấp từ mẫu Trello, bạn có thể biến những quyết định đó thành các công việc có thể theo dõi bằng dòng thời gian, ghi lại tác động của chúng và quyết định cuối cùng được đưa ra, đồng thời phân công chúng cho các thành viên trong nhóm. Trường Tùy chỉnh làm rõ loại quyết định đó là gì, ví dụ: Quy trình, Ngân sách hoặc Nhân lực, còn Trạng thái Tùy chỉnh cho bạn biết quyết định đó đang ở trạng thái Chờ xem xét, Đang xem xét, Đã được phê duyệt, Đã bị từ chối hay Đã bị hủy bỏ.
9. Mẫu kế hoạch dự án cấp cao ClickUp
Lập kế hoạch dự án thành công là một việc phức tạp, nhưng Mẫu kế hoạch dự án cấp cao của ClickUp giúp đơn giản hóa quy trình và giúp bạn bắt đầu nhanh chóng. Mẫu này cũng làm rõ mục tiêu của bạn, xác định các bên liên quan và đặt ra kỳ vọng cho tất cả thành viên trong nhóm, để mọi người đều hiểu rõ và có thể tập trung vào công việc hiện tại. 🎯
Bắt đầu với tổng quan cấp cao về tất cả các giai đoạn của dự án. Sau đó, thiết lập các công việc với ngày đáo hạn và phân công cho các thành viên trong nhóm. Theo dõi các công việc đó từng bước bằng Trường Tùy chỉnh, như Sao chép Giai đoạn hoặc Thiết kế Giai đoạn, cùng với Trạng thái Tùy chỉnh như Việc cần làm, Đang tiến hành và Đã triển khai.
Như mọi khi, ClickUp có một số lợi thế so với các mẫu quản lý dự án Trello, không chỉ là các tùy chọn chế độ xem đa dạng mà bạn có thể sử dụng, bao gồm Danh sách kết quả cần đạt được, Dòng thời gian, Bảng thiết kế đồ họa và Bảng biên tập viên.
10. Mẫu ma trận Eisenhower của ClickUp
Khi bạn có quá nhiều việc phải làm, không dễ để quyết định nên tập trung vào việc gì. Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp giải quyết vấn đề đó, giúp giảm căng thẳng và nâng cao năng suất. 📈
Sử dụng Bảng trắng tích hợp để brainstorming và ghi lại tất cả các công việc của bạn, sau đó phân loại chúng theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng để bạn luôn biết chính xác những việc cần ưu tiên hàng đầu. Sau đó, tạo các công việc có ngày đáo hạn phù hợp với các ưu tiên đó để hoàn thành công việc quan trọng nhất trước tiên. Chế độ xem ma trận ở cấp cao để có cái nhìn tổng quan ngay lập tức hoặc đi sâu vào bất kỳ góc phần tư nào để xem chi tiết.
Trong khi mẫu Trello chỉ hiển thị các ưu tiên của bạn trong các làn bơi, trong ClickUp, bạn có thể xem chúng trong các làn bơi, được sắp xếp theo trạng thái như Việc cần làm hoặc Đã hoàn thành, dưới dạng danh sách công việc, chương trình làm việc hoặc ma trận Bảng trắng.
Kiểm soát dự án của bạn với các mẫu quản lý dự án ClickUp
Trello là một công cụ quản lý dự án nổi tiếng và uy tín, và các mẫu Trello có thể giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi cho dự án của mình, nhưng chúng không phải là lựa chọn duy nhất — hay thậm chí là lựa chọn tốt nhất.
ClickUp là một nền tảng quản lý dự án và năng suất hoàn chỉnh, cung cấp tất cả các tính năng của Trello và hơn thế nữa. Với các mẫu bao gồm mọi khía cạnh của quản lý dự án, cùng với Trường Tùy chỉnh và Trạng thái để giúp bạn theo dõi các danh mục và tiến độ, bạn sẽ luôn nắm rõ mọi thứ đang diễn ra. Thêm vào đó là nhiều chế độ xem kế hoạch dự án, ClickUp là một lựa chọn khó có thể đánh bại. 🥇
Đăng ký miễn phí với ClickUp ngay hôm nay và đưa quản lý dự án của bạn — cũng như thành công kinh doanh của bạn — lên một tầm cao mới. 🙌