Hãy tưởng tượng bạn đang theo dõi nhiều công việc, thời hạn và thành viên trong nhóm mà không có hệ thống công nghệ đáng tin cậy. Bạn có thể sẽ bỏ lỡ thời hạn, thiếu thông tin liên lạc và phải đối mặt với quá tải công việc.
Biểu đồ Gantt là một cách tuyệt vời để tránh sự hỗn loạn này và cải thiện hiệu quả quản lý dự án. Chúng giúp hình dung dòng thời gian của công việc, quản lý các phụ thuộc và cân bằng khối lượng công việc bằng cách cho phép bạn vẽ tất cả các việc cần làm cùng với ngày đáo hạn và các phụ thuộc lẫn nhau trên một màn hình.
Microsoft Planner có thể là một điểm khởi đầu tuyệt vời nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án. Nhưng nó hỗ trợ Biểu đồ Gantt tốt đến mức nào? Hãy khám phá cách Microsoft Planner giúp hợp lý hóa quản lý dự án và cách tạo Biểu đồ Gantt để cải thiện quy trình làm việc của bạn.
Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan để minh họa lịch trình dự án. Biểu đồ này thể hiện dòng thời gian hoặc lộ trình dự án của bạn với các công việc được vẽ theo thời gian. Mỗi công việc được thể hiện bằng một thanh, với vị trí và độ dài của thanh phản ánh ngày bắt đầu, thời lượng và ngày kết thúc của công việc.
Điều này giúp bạn dễ dàng xem công việc nào trùng lặp, công việc nào phụ thuộc vào công việc khác và dự án đã hoàn thành đến đâu.
Dưới đây là các thành phần của biểu đồ Gantt:
- Dòng thời gian: Ở đầu biểu đồ Gantt, bạn sẽ thấy một dòng thời gian nằm ngang hiển thị toàn bộ thời lượng dự án, giúp bạn theo dõi các thời hạn
- Thanh: Mỗi công việc được biểu thị bằng một thanh ngang, với chiều dài của thanh tương ứng với thời lượng của công việc. Ví dụ: nếu một công việc mất hai tuần, thanh sẽ kéo dài hai tuần trên dòng thời gian
- Cột mốc: Cột mốc đánh dấu các điểm quan trọng trong dự án, như hoàn thành một giai đoạn chính hoặc thời hạn
- Phụ thuộc: Biểu đồ Gantt cũng minh họa mối quan hệ giữa các công việc. Ví dụ: biểu đồ có thể hiển thị rằng bạn chỉ có thể bắt đầu Công việc B sau khi Công việc A hoàn thành
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thêm màu sắc để biểu đồ Gantt của bạn nổi bật hơn! Sử dụng màu sắc để theo dõi tiến độ, các giai đoạn hoặc vai trò của nhóm trong dự án và đánh dấu các công việc quan trọng bằng màu sắc cụ thể để mọi thứ rõ ràng và có tổ chức.
Làm thế nào để tạo biểu đồ Gantt trong Microsoft Planner?
Bây giờ, hãy xem cách tạo biểu đồ Gantt trong Microsoft Planner.
Microsoft Planner là một công cụ phổ biến để quản lý các công việc hàng ngày và các dự án lớn. Các mẫu có thể tùy chỉnh của nó cho phép bạn tạo danh sách việc cần làm và kế hoạch dự án, đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ công việc.
Nhưng nó có thể giúp bạn tạo biểu đồ Gantt không? Thật không may, câu trả lời thẳng thắn là không.
Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Chế độ xem dòng thời gian trong Microsoft Planner để theo dõi công việc, các phụ thuộc và đường dẫn quan trọng của dự án để đạt được mục tiêu nhanh hơn. Xin lưu ý rằng bạn cần đăng ký gói cao cấp để truy cập chế độ xem này.
Xem dòng thời gian dự án trong Microsoft Planner
- Chuyển đến Kế hoạch mong muốn trong Microsoft Planner
- Xem các công việc cần làm trong Kế hoạch và chi tiết của chúng, chẳng hạn như phụ thuộc công việc, ngày đáo hạn, v.v. Thông tin này được hiển thị mặc định trong chế độ xem Lưới
- Chọn Dòng thời gian trong thanh điều hướng bên cạnh Dự án. Điều này sẽ hiển thị các công việc cần làm và chế độ xem Gantt/Dòng thời gian tương ứng, nơi bạn có thể hình dung các phụ thuộc công việc, lịch trình, ngày đáo hạn và đường dẫn quan trọng
qua Microsoft
- Nhấp vào ngăn Bộ lọc để tùy chỉnh Chế độ xem Dòng thời gian
qua Microsoft
- Chuyển đổi nút Chuyển đổi đường dẫn quan trọng để xem đường dẫn quan trọng. Điều này sẽ đánh dấu các công việc quan trọng để hoàn thành dự án bằng màu đỏ trên dòng thời gian của bạn
qua Microsoft
- Di chuột qua các liên kết phụ thuộc để truy cập thông tin dẫn trước/chậm trễ cho bất kỳ công việc nào
qua Microsoft
Bạn có thể thu nhỏ tối đa sáu năm để xem tổng quan về các dự án dài hạn. Ngoài ra, còn có tùy chọn xuất dòng thời gian dưới dạng tệp PDF.
Ngoài các tính năng này, có rất ít tùy chọn để tùy chỉnh Biểu đồ Gantt Microsoft Planner của bạn.
Một tùy chọn khác là tạo dòng thời gian dự án trong Excel.
Xuất dữ liệu dự án của bạn từ Microsoft Planner sang Excel. Bạn có thể sử dụng một số mẫu biểu đồ Gantt của Excel để tạo biểu đồ Gantt theo cách thủ công bằng cách nhập dữ liệu dự án của bạn. Chọn các công việc bạn muốn xem và tạo biểu đồ cột dòng thời gian. Tuy nhiên, đây cũng là một quá trình tốn thời gian.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng phương pháp này yêu cầu cập nhật thủ công mỗi khi công việc thay đổi trong Planner.
Giới hạn của Microsoft Planner
Hạn chế lớn nhất là Microsoft Planner không hỗ trợ biểu đồ Gantt. Các nhà quản lý dự án phải dựa vào các công cụ của bên thứ ba để tạo biểu đồ Gantt, điều này có thể làm phức tạp quá trình và có thể không tích hợp hoàn toàn với các tính năng hiện có của Planner.
Một số thách thức khác mà bạn có thể gặp phải khi tạo dòng thời gian trong Microsoft Planner là:
- Thiết lập tốn thời gian: Cài đặt và cấu hình các phần mở rộng để tạo biểu đồ Gantt có thể là một công việc tẻ nhạt và tốn thời gian. Bước thêm này có thể làm giảm sự đơn giản mà Microsoft Planner mong muốn mang lại, khiến nó trở nên kém hấp dẫn hơn đối với những người dùng mong muốn hiệu quả
- Thích ứng nhóm: Việc giới thiệu các phần mở rộng thường đòi hỏi đào tạo toàn diện cho các thành viên nhóm dự án. Việc giải thích các công cụ và quy trình làm việc bổ sung có thể gây ra sự nhầm lẫn, đặc biệt là đối với những người không am hiểu về công nghệ
- Không phù hợp với các dự án phức tạp: Các tính năng của Microsoft Planner có thể không đủ cho các dự án có dòng thời gian thay đổi và nhiều phần di chuyển. Biểu đồ Gantt rất hữu ích để hiển thị cách các công việc kết nối với nhau và theo dõi lịch trình. Nếu không có các tính năng Gantt mạnh mẽ, việc quản lý các dự án phức tạp sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều
Tạo biểu đồ Gantt với ClickUp
Nếu bạn muốn tránh tất cả những giới hạn này và tạo biểu đồ Gantt mà không gặp bất kỳ khó khăn nào, hãy thử các giải pháp thay thế Microsoft Planner, chẳng hạn như Microsoft Project.
Phần mềm Biểu đồ Gantt nâng cao như ClickUp cũng có thể là một lựa chọn tuyệt vời. Với các tính năng biểu đồ Gantt vượt trội và thư viện mẫu có thể tùy chỉnh phong phú, ClickUp là giải pháp quản lý dự án toàn diện, được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu riêng biệt của các dự án và ngành công nghiệp khác nhau.
Chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp cung cấp các tính năng biểu đồ Gantt mạnh mẽ, cho phép bạn tối ưu hóa dòng thời gian dự án, hợp lý hóa quy trình làm việc và nâng cao quản lý thời gian dự án.
Với các chế độ xem và tùy chọn sắp xếp linh hoạt, bạn có thể sử dụng Chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp để:
- Theo dõi cập nhật công việc theo thời gian thực và quản lý các công việc phụ thuộc lẫn nhau
- Sắp xếp công việc và có chế độ xem toàn diện về toàn bộ dự án của bạn
- Xác định các công việc quan trọng ảnh hưởng đến thời hạn và xác định các khả năng chậm trễ
Để bắt đầu sử dụng biểu đồ Gantt trong ClickUp, trước tiên bạn cần đăng nhập (hoặc đăng ký tài khoản) và tạo một Không gian mới dành riêng cho dự án của bạn. Trong Không gian này, bạn có thể tạo thư mục và danh sách để phân loại các giai đoạn khác nhau của dự án. Để giúp bạn dễ hiểu hơn, nhóm của chúng tôi tại ClickUp đã lấy việc tạo/lập phần mềm và các quy trình cơ bản của nó làm ví dụ.
Giờ đây, trong ClickUp, các dự án có thể rộng hoặc cụ thể tùy theo ý bạn, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên có một thư mục dự án riêng. Ở đây, chúng tôi đã đặt tên dự án là "Tạo/lập phần mềm".
Sau khi hoàn thành, hãy làm theo hướng dẫn từng bước đơn giản để tạo biểu đồ Gantt trong ClickUp.
Bước 1: Tạo công việc và đặt ngày đáo hạn
Đặt ngày đáo hạn dựa trên dòng thời gian của dự án. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã phân bổ một tuần để xác định ý tưởng.
Nhấp vào nút '+ Tác vụ mới' và nhập các tác vụ, tên, mô tả và ngày đáo hạn. Bạn cũng có thể giao tác vụ cho các thành viên trong nhóm mà bạn đang cộng tác.
Bây giờ, hãy đặt mức độ ưu tiên cho công việc — chọn giữa khẩn cấp, cao, bình thường và thấp. Bạn có thể chọn mức độ ưu tiên dựa trên dòng thời gian và nhu cầu của dự án. Hãy nhớ rằng, mô tả công việc càng chi tiết, bạn sẽ càng dễ theo dõi tiến độ sau này.
Đây có thể là bước quan trọng nhất vì đây là nơi biểu đồ Gantt của bạn bắt đầu hình thành.
Bước 2: Trực quan hóa công việc với chế độ xem Biểu đồ Gantt
Để truy cập Chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp, hãy chuyển đến góc trên cùng bên trái của Không gian Làm việc ClickUp và nhấp vào nút Chế độ xem. Sau đó, chọn Gantt từ các tùy chọn thả xuống, như hiển thị bên dưới.
Trong Chế độ xem Gantt, tất cả công việc của bạn sẽ xuất hiện trong dòng thời gian, giúp bạn dễ dàng xem thời lượng của từng công việc và cách chúng chồng chéo nhau. Bạn có thể điều chỉnh ngày bắt đầu và ngày kết thúc bằng cách kéo công việc trên dòng thời gian.
Bước 3: Tùy chỉnh biểu đồ Gantt của bạn
Tùy chỉnh là khóa để làm cho biểu đồ Gantt của bạn hiệu quả hơn. Trong ClickUp, bạn có thể thay đổi màu sắc của các nhiệm vụ, điều chỉnh thang thời gian (hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng) và thêm các cột mốc cho các thời hạn quan trọng.
Ngoài ra, bạn có thể thay đổi giao diện công việc bằng cách điều chỉnh màu sắc, nhóm công việc theo danh mục hoặc thêm Trường Tùy chỉnh. Những điểm khác biệt trực quan này giúp biểu đồ của bạn dễ hiểu hơn ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Hơn nữa, bạn còn có thể cài đặt các phụ thuộc công việc để đảm bảo các công việc được hoàn thành theo đúng trình tự, điều này rất hữu ích cho các dự án phức tạp.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đặt nhiệm vụ Sửa đổi và chỉnh sửa phụ thuộc vào việc hoàn thành nhiệm vụ Viết mã. ClickUp giúp việc này trở nên đơn giản — bạn chỉ cần nhấp và kéo giữa các nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt để liên kết chúng.
Bước 4. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết
Khi bạn làm việc trên dự án, biểu đồ Gantt sẽ cập nhật theo thời gian thực để hiển thị tiến độ của bạn. Khi bạn đánh dấu công việc là đã hoàn thành, chúng sẽ hiển thị trực quan là đã hoàn thành trên dòng thời gian. ClickUp cũng cho phép bạn cập nhật trạng thái công việc, thêm nhận xét và đính kèm tệp vào mỗi công việc, tập trung thông tin và giúp dễ dàng lưu giữ bối cảnh.
Ngoài ra, nếu bạn nhận thấy một công việc đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh dòng thời gian bằng cách kéo thanh công việc để kéo dài thời lượng của công việc đó. Sau tất cả, tính linh hoạt là yếu tố quan trọng trong quản lý dự án, phải không?
Sau khi biểu đồ Gantt hoàn thành, bạn có thể chia sẻ với người khác. ClickUp cho phép bạn mời người khác xem hoặc chỉnh sửa biểu đồ để quản lý công việc. Tính năng này rất hữu ích nếu bạn đang chờ phản hồi.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo biểu đồ Gantt trong ClickUp👇
ClickUp thậm chí còn tiến thêm một bước và cung cấp các mẫu biểu đồ Gantt đơn giản, sẵn sàng sử dụng, để bạn không phải bắt đầu từ đầu.
Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp
Ban đầu, việc hiểu cách tạo biểu đồ Gantt có thể khá khó khăn. Bạn có thể thử Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp để ngay lập tức chuyển các công việc bạn chọn từ danh sách thành biểu đồ Gantt đơn giản.
Dưới đây là cách mẫu này giúp bạn:
- Thiết lập ngay lập tức: Bắt đầu ngay với mẫu Biểu đồ Gantt sẵn sàng sử dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực
- Theo dõi công việc rõ ràng: Trực quan hóa các phụ thuộc công việc một cách dễ dàng, giúp các nhóm luôn thống nhất về các ưu tiên và tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác trong nhóm
- Lập kế hoạch thông minh hơn: Phát hiện sớm các trở ngại tiềm ẩn và lập kế hoạch hiệu quả hơn để dự án luôn đi đúng hướng
Hình dung dòng thời gian dự án với ClickUp
Microsoft Planner là một công cụ lập kế hoạch dự án và quản lý công việc vững chắc, nhưng việc không thể hỗ trợ biểu đồ Gantt bản địa đã giới hạn hiệu quả của nó đối với các dự án phức tạp.
May mắn thay, các công cụ như ClickUp cung cấp các tính năng khóa biểu đồ Gantt nâng cao và các mẫu sẵn sàng sử dụng để giải quyết các giới hạn chung và cho phép người dùng theo dõi kế hoạch dự án một cách dễ dàng, mang lại trải nghiệm quản lý dự án mạnh mẽ.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để xem dự án của bạn có thể được tổ chức tốt hơn bao nhiêu!