Giao tiếp rời rạc có thể làm chậm công việc, gây ra sự mất đồng bộ và ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.
Các doanh nghiệp thường mất khách hàng do phản hồi chậm, không nhất quán do thực hành giao tiếp nội bộ kém. Những sự cố này có thể làm tổn hại đáng kể đến danh tiếng của thương hiệu trong mắt khách hàng.
Tin nhắn kinh doanh giải quyết vấn đề này bằng cách kết hợp giao tiếp nội bộ và ngoại bộ. Trong nội bộ, nó giúp bạn duy trì sự tổ chức với giao tiếp rõ ràng giữa các bộ phận và thành viên trong nhóm. Đối với bên ngoài, nó cho phép bạn xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp, phương tiện truyền thông và công chúng.
Blog này khám phá mọi thứ bạn cần biết về nhắn tin kinh doanh, bao gồm ví dụ về tin nhắn kinh doanh, các bước để triển khai nhắn tin kinh doanh nội bộ và bên ngoài, cũng như các công cụ giúp bạn thực hiện việc đó.
Tin nhắn kinh doanh là gì?
Tin nhắn kinh doanh là tập hợp các quy trình rộng rãi mà một doanh nghiệp sử dụng để giao tiếp với khách hàng trên các nền tảng. Mục đích của tin nhắn kinh doanh là mang đến cho doanh nghiệp sự hiện diện đa kênh, giúp họ dễ dàng phục vụ khách hàng trên các kênh giao tiếp ưa thích của họ.
Các ứng dụng nhắn tin kinh doanh phù hợp sử dụng nhiều kênh nhắn tin khác nhau để gửi email quảng cáo, cập nhật tính năng sản phẩm và thông báo giao dịch cho khách hàng.
Không giống như các phương thức giao tiếp truyền thống như email, nhắn tin kinh doanh tạo điều kiện cho các cuộc hội thoại hai chiều, thời gian thực với đối tượng mục tiêu trên các nền tảng nhắn tin mà họ đã quen thuộc.
Tin nhắn kinh doanh có vẻ giống trò chuyện, nhưng hai loại tin nhắn này phục vụ các mục đích rất khác nhau trong bối cảnh kinh doanh.
Tin nhắn kinh doanh khác với trò chuyện như thế nào?
| Aspect | Trò chuyện | Tin nhắn kinh doanh |
| Mục đích và phạm vi | Giao tiếp thân mật và bình thường; thường được sử dụng cho các cuộc hội thoại cá nhân hoặc nhẹ nhàng tại nơi làm việc | Giao tiếp theo mục đích; được thiết kế cho các nhu cầu kinh doanh cụ thể như dịch vụ khách hàng, cập nhật công ty và tiếp thị |
| Tích hợp nền tảng | Ứng dụng trò chuyện đơn giản, thường không tích hợp hoàn toàn với hệ thống kinh doanh | Thường được tích hợp với các công cụ kinh doanh rộng hơn như CRM, phân tích và hệ thống nhắn tin đa kênh, cho phép thực hiện chiến lược truyền thông toàn diện |
| Tự động hóa và AI | Tính năng AI và tự động hóa giới hạn | Các nền tảng tiên tiến tích hợp các tính năng AI và tự động hóa, chẳng hạn như chatbot và phản hồi tự động, cho phép doanh nghiệp quản lý lượng tương tác lớn đồng thời duy trì chất lượng mà khách hàng mong đợi |
| Tuân thủ và bảo mật | Thường thiếu các biện pháp tuân thủ chính thức và bảo vệ dữ liệu | Tuân thủ các quy định nghiêm ngặt như GDPR và CAN-SPAM, đảm bảo giao tiếp an toàn và tuân thủ, đặc biệt là đối với các công ty xử lý dữ liệu nhạy cảm của khách hàng |
Lợi ích của nhắn tin kinh doanh
Hỗ trợ khách hàng nhanh hơn
Không giống như các kênh truyền thống như điện thoại hoặc email, các giao thức nhắn tin kinh doanh cho phép đội ngũ hỗ trợ xử lý nhiều cuộc hội thoại một cách hiệu quả, giúp bạn cung cấp hỗ trợ thời gian thực hiệu quả. Trong khi các bot được hỗ trợ bởi AI nhanh chóng giải quyết các thắc mắc thường ngày của khách hàng, nhân viên dịch vụ có thể giải quyết các vấn đề quan trọng, giảm thời gian chờ đợi và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Các nhóm làm việc từ xa có thể sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ để cho phép nhân viên hỗ trợ khách hàng của họ hợp tác giải quyết các vấn đề khó khăn từ mọi nơi trên thế giới và giải quyết chúng nhanh chóng cho khách hàng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Triển khai các chiến lược truyền thông tập trung để phá vỡ các silo dữ liệu và tập hợp thông tin khách hàng từ nhiều kênh nhắn tin vào một nơi bằng cách sử dụng nền tảng quản lý nhân viên hỗ trợ thống nhất.
Tăng mức độ tương tác của khách hàng
Tin nhắn kinh doanh được cá nhân hóa dựa trên hành vi và sở thích của người dùng. Điều này cho phép bạn tương tác với khách hàng tại các điểm tiếp xúc quan trọng và giữ cho họ quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ, từ đó tăng giá trị trọn đời của khách hàng.
Giảm chi phí
Trái với suy nghĩ của nhiều người, nhắn tin kinh doanh có chi phí hợp lý hơn so với các cuộc gọi điện thoại truyền thống hoặc hỗ trợ trực tiếp vì nó cho phép bạn tương tác trực tiếp với nhiều khách hàng cùng một lúc. Ví dụ: các truy vấn thường xuyên có thể được tự động hóa thông qua bot và các tùy chọn tự phục vụ, cho phép nhân viên tập trung vào các công việc phức tạp hơn, như gọi video để hướng dẫn khách hàng khắc phục sự cố. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu về đội ngũ hỗ trợ khách hàng đông đảo, giảm chi phí đào tạo, giới thiệu và các chi phí hoạt động khác.
Phân tích và báo cáo
Một phần mềm nhắn tin kinh doanh lý tưởng cung cấp các tính năng quản lý dự án nâng cao để sử dụng tài nguyên hiệu quả và theo dõi các cột mốc quan trọng. Ngoài ra, còn có bảng điều khiển để tổng quan toàn diện về tình trạng dự án và tích hợp để luồng dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau diễn ra liền mạch.
Khi kết hợp với nhau, các tính năng này giúp theo dõi các chỉ số và KPI quan trọng, cho phép ra quyết định nhanh hơn và chiến lược hơn.
Các trường hợp sử dụng và ví dụ về nhắn tin kinh doanh
Giao tiếp dịch vụ khách hàng
Trường hợp sử dụng: Đơn đặt hàng và thông tin sản phẩm
Ví dụ: Các nền tảng thương mại điện tử có thể triển khai tính năng trò chuyện trực tiếp bên cạnh các kênh liên lạc khác, cho phép khách hàng kết nối ngay lập tức với nhân viên hỗ trợ. Kênh nhắn tin tức thời giúp nhân viên giải quyết các thắc mắc về đơn đặt hàng hoặc yêu cầu thông tin sản phẩm. Kênh liên lạc trực tiếp này trên nhiều kênh giúp giảm thời gian phản hồi và giải quyết nhanh hơn các truy vấn đơn giản.
Thông báo xác nhận và thông báo vận chuyển
Trường hợp sử dụng: Xác nhận đơn đặt hàng và đang theo dõi vận chuyển
Ví dụ: Các nhà bán lẻ trực tuyến gửi cho khách hàng tin nhắn văn bản và email tự động để xác nhận đơn đặt hàng, ngày giao hàng dự kiến và chi tiết theo dõi. Khi sản phẩm được giao, khách hàng sẽ nhận được tin nhắn có liên kết để theo dõi đơn hàng của họ trong thời gian thực.
Chiến dịch khuyến mãi
Trường hợp sử dụng: Chi tiết về các ưu đãi và giảm giá đặc biệt
Ví dụ: Các thương hiệu trực tuyến thông báo cho khách hàng về đợt giảm giá sắp diễn ra vào Thứ Sáu Đen. Họ tạo ra cảm giác khẩn cấp và khan hiếm để thu hút khách hàng hiện tại và khách hàng mới, đồng thời thu lợi nhuận trong mùa lễ.
Cảnh báo và xác minh bảo mật
Trường hợp sử dụng: Thông báo giao dịch
Ví dụ: Các ngân hàng sử dụng SMS và thông báo đẩy để gửi cảnh báo thời gian thực cho người tiêu dùng bất cứ khi nào phát hiện hoạt động đáng ngờ trên tài khoản của họ. Khi một người không được phép cố gắng đăng nhập từ một thiết bị không được nhận dạng, hệ thống sẽ tự động gửi mã xác minh đến số điện thoại đã đăng ký của khách hàng để xác thực hai yếu tố.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Trường hợp sử dụng: Dịch vụ cá nhân hóa
Ví dụ: Trước khi đến, khách của khách sạn sẽ nhận được tin nhắn chào mừng với thông tin về các tiện nghi, thủ tục nhận phòng và các địa điểm tham quan trong khu vực. Trong thời gian lưu trú, khách có thể sử dụng tin nhắn để yêu cầu dịch vụ phòng, dọn phòng hoặc đặt lịch hẹn spa. Hình thức liên lạc cá nhân hóa, thời gian thực này giúp khách cảm thấy được trân trọng và quan tâm trong suốt thời gian lưu trú.
Các bước để triển khai nhắn tin kinh doanh
Đáp ứng các điều kiện tiên quyết của nhắn tin kinh doanh
Trước khi triển khai nhắn tin kinh doanh, hãy làm theo các bước cơ bản sau để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ:
- Nghiên cứu nền tảng giao tiếp ưa thích của khách hàng và cách họ tương tác với doanh nghiệp. Xác định xem họ có xu hướng trả lời tin nhắn SMS, email hay tin nhắn trên mạng xã hội hơn
- Xác định các kênh phù hợp để tiếp cận đối tượng của bạn. Xem xét liệu bạn có cần SMS để gửi thông báo tức thì, WhatsApp để hỗ trợ khách hàng trực tiếp hay email để tiếp thị
- Đảm bảo chiến lược nhắn tin của bạn tuân thủ các quy định GDPR, CAN-SPAM hoặc TCPA để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và bảo mật của khách hàng
Đặt mục tiêu và phân loại loại tin nhắn
Bắt đầu bằng cách xác định những gì bạn muốn đạt được với chiến lược nhắn tin kinh doanh của mình. Mục tiêu của bạn là cải thiện hỗ trợ khách hàng, tăng mức độ tương tác hay tăng doanh số bán hàng?
Việc cài đặt các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được sẽ cung cấp hướng đi rõ ràng cho các nỗ lực nhắn tin của bạn. Sau khi mục tiêu được cài đặt, bạn có thể phân loại tin nhắn thành các loại sau
- Hoạt động: Đây là những công việc giao tiếp kinh doanh thiết yếu, bao gồm email chào mừng, cập nhật điều khoản và điều kiện, v.v.
- Giao dịch: Loại này bao gồm các tương tác với khách hàng liên quan đến xác nhận đơn đặt hàng, thông tin vận chuyển và thông báo giao hàng chậm trễ
- Khuyến mãi tiếp thị: Sử dụng các tin nhắn này để gửi nội dung khuyến mãi cho khách hàng, như thông tin về giảm giá và ưu đãi đặc biệt
Chọn nền tảng phù hợp
Lựa chọn phần mềm phù hợp cho nhắn tin kinh doanh là một trong những chiến lược truyền thông tốt nhất mà bạn có thể triển khai hiệu quả trong nhóm và với khách hàng của mình.
Một nền tảng nhắn tin kinh doanh mạnh mẽ cũng có thể xử lý giao tiếp đa kênh, tích hợp liền mạch với các công cụ hiện có, cung cấp các tính năng nâng cao như tự động hóa và cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực.
ClickUp là một nền tảng quản lý dự án và giao tiếp kinh doanh tích hợp, hỗ trợ tất cả các biểu mẫu giao tiếp kinh doanh, khiến nó trở thành sự lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp thuộc mọi kích thước.
Bằng cách kết hợp ClickUp CRM và ClickUp Customer Service, bạn có thể tạo một hệ thống toàn diện để quản lý tin nhắn kinh doanh của mình.
ClickUp CRM có thể lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi các tương tác và quản lý các kênh bán hàng, trong khi các tính năng hỗ trợ khách hàng có thể xử lý các yêu cầu đến, theo dõi các vấn đề và cung cấp giải pháp. Kết hợp với nhau, các công cụ này cho phép bạn hợp lý hóa các quy trình giao tiếp, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể.
Sử dụng bộ đôi mạnh mẽ này để dễ dàng tham khảo lịch sử khách hàng và các tương tác trong quá khứ khi giải quyết các yêu cầu hỗ trợ, đảm bảo các phản hồi nhất quán và được cá nhân hóa. Chúng có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong dịch vụ khách hàng và quy trình bán hàng, dẫn đến kết quả kinh doanh tốt hơn.
Và đó chưa phải là tất cả. Hãy cùng xem các tính năng mạnh mẽ của ClickUp có thể giúp thúc đẩy sự thống nhất nội bộ và quá trình nhắn tin kinh doanh diễn ra suôn sẻ như thế nào.
Tích hợp nhắn tin kinh doanh vào ClickUp
Kết nối các nhóm với chế độ xem trò chuyện ClickUp
Chế độ xem trò chuyện của ClickUp là yếu tố cốt lõi để xây dựng chiến lược nhắn tin kinh doanh bên ngoài hiệu quả. Chế độ này cho phép bạn thảo luận về các dự án đang tiến hành, thêm tệp và chia sẻ cập nhật thời gian thực mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau, khiến nó trở thành phần mềm giao tiếp kinh doanh nội bộ tập trung vào khách hàng cho các nhóm.
Bạn có thể dễ dàng gửi tin nhắn cho nhóm hoặc cá nhân và thêm bất kỳ ai vào cuộc hội thoại bằng cách sử dụng @đề cập. Không giống như các ứng dụng nhắn tin độc lập, Chế độ xem trò chuyện giúp các cuộc thảo luận tập trung và đảm bảo rằng các cuộc hội thoại được liên kết trực tiếp với các công việc có thể thực hiện được. Ví dụ: bạn có thể dễ dàng thảo luận về một lỗi tiềm ẩn với đội ngũ hỗ trợ khách hàng, tạo một nhiệm vụ từ cuộc trò chuyện qua Nhiệm vụ ClickUp và giao nhiệm vụ đó cho nhóm sản phẩm. Điều này giúp sự phối hợp nội bộ trở nên suôn sẻ hơn và cải thiện thời gian phản hồi mà khách hàng mong đợi từ doanh nghiệp của bạn.
Quản lý dự án từ hộp thư đến của bạn với ClickUp Email Project Management
Đôi khi, bạn phải thảo luận về một dự án với nhiều bên liên quan, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác, đồng thời giữ mọi thứ liên quan đến dự án hoặc công việc có liên quan. Thay vì chuyển đổi giữa ứng dụng email và công cụ quản lý dự án, Phần mềm quản lý dự án qua email ClickUp giúp bạn quản lý thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài ngay từ Hộp thư đến ClickUp tập trung.
Bằng cách liên kết email trực tiếp với các nhiệm vụ và dự án có liên quan, bạn có thể dễ dàng tham khảo các cuộc hội thoại và giữ cho mọi người cùng hiểu nhau. Ngoài ra, các tính năng tự động hóa email của ClickUp có thể hợp lý hóa các công việc thường ngày và đảm bảo phản hồi kịp thời cho khách hàng.
Điều này giúp tiết kiệm thời gian và duy trì hình ảnh tích cực và chuyên nghiệp.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thêm các địa chỉ email riêng lẻ vào danh sách phân phối để hợp lý hóa giao tiếp tại nơi làm việc và đảm bảo tất cả các bên liên quan nhận được thông tin cập nhật kịp thời.
Chia sẻ phản hồi rõ ràng với ClickUp Clips
Clips của ClickUp cung cấp một cách hiệu quả để nâng cao hiệu quả nhắn tin kinh doanh bên ngoài bằng cách tạo nội dung hấp dẫn và có thể chia sẻ. Những video clip ngắn này có thể được sử dụng để giải thích các khái niệm phức tạp, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ và cung cấp thông tin cập nhật nhanh chóng cho khách hàng hoặc đối tác.
Có khách hàng bối rối với một vấn đề phức tạp trong trò chuyện? Ghi âm một đoạn clip và hướng dẫn họ từng bước để giải quyết vấn đề.
Tùy thuộc vào trường hợp sử dụng, bạn có thể nhúng ClickUp Clips vào email, bài đăng trên mạng xã hội hoặc trang web của mình. Khả năng tạo liên kết có thể chia sẻ công khai cho clip của bạn cho phép bạn dễ dàng phân phối chúng đến nhiều đối tượng hơn và tăng phạm vi tiếp cận.
Bạn cũng có thể chuyển đổi Clip thành Công việc và chỉ định người phụ trách để thực hiện các hành động tiếp theo. Tính năng này rất hữu ích để điều phối nội bộ nhóm của bạn xung quanh tin nhắn kinh doanh.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain để tự động ghi lại các đoạn clip của bạn, quét các phần nổi bật, nhấp vào dấu thời gian và sao chép các đoạn trích để sử dụng bất cứ khi nào bạn cần.
Gửi thông báo tự động với ClickUp Automations
ClickUp Automation giúp loại bỏ những công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại trong quy trình nhắn tin kinh doanh của bạn.
Bằng cách thiết lập quy trình công việc tự động, bạn có thể kích hoạt các hành động cụ thể dựa trên các điều kiện được xác định trước, chẳng hạn như gửi email theo dõi, phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dựa trên email của khách hàng hoặc cập nhật hồ sơ khách hàng
Tự động hóa này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm rủi ro lỗi và đảm bảo tất cả tin nhắn được gửi chính xác và kịp thời. Ngoài ra, tích hợp ClickUp với các công cụ khác cho phép bạn tự động hóa các quy trình trên nhiều nền tảng, từ đó nâng cao hiệu quả và cải thiện danh tiếng thương hiệu của bạn.
Lợi ích của việc sử dụng ClickUp cho nhắn tin kinh doanh
- Tập trung tất cả các kênh truyền thông, cả nội bộ và với khách hàng, vào một nền tảng duy nhất
- Mở rộng quy mô cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, với ClickUp phát triển cùng bạn, cung cấp các tính năng nâng cao mà không ảnh hưởng đến hiệu suất
- Đảm bảo rằng tất cả mọi người trong nhóm tiếp xúc với khách hàng của bạn đều hiểu rõ thông tin và có thể theo dõi thông tin liên lạc một cách rõ ràng
Triển khai và đào tạo nhóm của bạn
Cung cấp đào tạo toàn diện để đảm bảo nhóm của bạn quen thuộc với các kênh nhắn tin và hiểu được giọng điệu, phong cách và thời điểm thích hợp để gửi tin nhắn.
Bạn có thể thử các mẫu kế hoạch truyền thông để đảm bảo mọi người đều giao tiếp hiệu quả. Mẫu này phác thảo kế hoạch truyền thông để chia sẻ chi tiết dự án, mục tiêu, tóm tắt điều hành và phân tích đối thủ cạnh tranh, giúp xây dựng các chiến lược truyền thông kinh doanh hiệu quả.
Sử dụng Mẫu kế hoạch truyền thông ClickUp để tạo kế hoạch dựa trên thông tin chi tiết và có thể thực hiện được nhằm cải thiện truyền thông nội bộ và ngoại bộ.
Nó giúp bạn xác định mục tiêu nhắn tin kinh doanh và xác định các kênh tốt nhất để tiếp cận đối tượng mục tiêu. Với tính năng đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ, bạn có thể theo dõi kết quả của các nỗ lực truyền thông và cải thiện kế hoạch. Sử dụng mẫu này để thiết lập các đường dây truyền thông rõ ràng, nhất quán cho khách hàng và các nhóm đa chức năng.
Thúc đẩy sự tương tác của khách hàng thông qua nhắn tin kinh doanh
Khi hệ thống nhắn tin kinh doanh của bạn đã sẵn sàng, hãy tập trung vào việc tận dụng nó để tăng cường sự tương tác, thúc đẩy doanh số bán hàng và thúc đẩy các cuộc hội thoại có ý nghĩa hơn với người dùng của bạn thông qua:
- Cá nhân hóa: Điều chỉnh tin nhắn kinh doanh dựa trên sở thích của khách hàng và các tương tác trong quá khứ để tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa hơn
- Giao tiếp hai chiều: Khuyến khích khách hàng tương tác với doanh nghiệp của bạn thông qua các kênh nhắn tin kinh doanh. Ví dụ: cho phép họ đặt câu hỏi hoặc cung cấp phản hồi trực tiếp qua SMS, WhatsApp hoặc trò chuyện trực tiếp
- Tự động theo dõi: Thiết lập tin nhắn tự động theo dõi cho các giỏ hàng bị bỏ lại hoặc đánh giá sau mua hàng để giữ khách hàng tiếp tục tương tác
Cải thiện tin nhắn kinh doanh của bạn với Clickup
Một giao thức nhắn tin kinh doanh hiệu quả giúp các nhóm nội bộ thống nhất và khách hàng gắn bó. Tích hợp nhắn tin kinh doanh vào hoạt động của bạn cho phép bạn cung cấp hỗ trợ khách hàng nhanh hơn và tạo ra các tương tác khách hàng được cá nhân hóa hơn.
Với các tính năng như Chế độ xem trò chuyện, Tích hợp email và Clip, ClickUp tập trung tất cả các hoạt động giao tiếp và quản lý dự án vào một nền tảng dễ sử dụng. Điều này giúp nhóm của bạn luôn theo kịp tiến độ công việc, tương tác hiệu quả với khách hàng và đảm bảo tin nhắn được truyền tải chính xác trên tất cả các nền tảng giao tiếp kinh doanh của bạn.
Sẵn sàng nâng cao chất lượng tin nhắn kinh doanh của bạn? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.