Bạn đã bao giờ nói về một công việc quan trọng trong dự án với đồng nghiệp của mình nhưng sau đó cả hai đều quên mất chưa? Điều này có thể xảy ra khi làm việc trong một nhóm với nhiều dự án, phải không?
Với nơi làm việc từ xa, phân phối và kết hợp, bạn có thể đang trải qua tình trạng hiện được gọi là quá tải thông tin. Điều này rất phổ biến hiện nay, do các thông báo liên tục xuất hiện trên trò chuyện nhóm, tin nhắn cá nhân, email, cuộc gọi điện thoại, v.v
Vậy, làm thế nào để thiết lập một kênh giao tiếp hiệu quả cho nhóm của bạn mà không quá phức tạp? Hướng dẫn này sẽ phân tích các loại kênh giao tiếp khác nhau, cách thức hoạt động và thời điểm sử dụng chúng.
Hiểu về các kênh giao tiếp
Kênh giao tiếp là một phương tiện giúp bạn chia sẻ thông tin hoặc truyền đạt ý tưởng hoặc kỳ vọng của bạn đến người gửi. Người gửi này có thể là thành viên trong nhóm của bạn, các nhóm khác trong tổ chức, cấp trên, đối tác hoặc khách hàng.
Các kênh này có thể bao gồm từ giao tiếp bằng văn bản như email, trò chuyện, nhắn tin tức thời và SMS đến giao tiếp kỹ thuật số như cuộc gọi âm thanh, cuộc gọi video, cuộc họp nhóm và hơn thế nữa.
Vậy, kênh giao tiếp nào hiệu quả nhất hiện nay? Câu trả lời đơn giản là kênh mà cả hai bên đều cảm thấy thoải mái và kiểm tra thường xuyên để không bỏ lỡ bất kỳ cập nhật nào.
Lựa chọn kênh giao tiếp phù hợp giúp bạn xử lý:
Giao tiếp nội bộ
Từ chia sẻ thông tin cập nhật về dự án đến truyền đạt chính sách công ty, các kênh giao tiếp nội bộ cho phép bạn chia sẻ thông tin trong tổ chức. Các kênh giao tiếp nhóm này khuyến khích sự hợp tác, xây dựng tinh thần nhân viên và thống nhất các nhóm hướng tới các mục tiêu chung.
Vì mục tiêu chính của chúng là hỗ trợ giao tiếp giữa các nhóm và với các bộ phận khác, các công cụ phù hợp sẽ cung cấp các tùy chọn bảo mật và bảo mật dữ liệu mạnh mẽ. Chúng dễ sử dụng cho tất cả các thành viên trong nhóm trong công ty.
Giao tiếp bên ngoài
Các kênh giao tiếp tại nơi làm việc hoặc các tùy chọn giao tiếp với khách hàng này rất cần thiết để tương tác với khách hàng, đối tác, công chúng và bất kỳ ai bên ngoài công ty. Chúng giúp xây dựng danh tiếng thương hiệu, quản lý mối quan hệ với khách hàng và quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ đến khách hàng tiềm năng.
Xem thêm: Cách cải thiện giao tiếp trong môi trường làm việc kết hợp
Các loại kênh giao tiếp
Tùy thuộc vào sở thích cá nhân và phương tiện truyền thông, hiện nay có rất nhiều kênh truyền thông. Mặc dù có rất nhiều lựa chọn, nhưng chúng thường được phân loại dựa trên phương pháp truyền thông, chẳng hạn như:
1. Kênh giao tiếp trực tiếp hoặc mặt đối mặt
Giao tiếp trực tiếp bao gồm tương tác trực tiếp giữa các cá nhân. Đây có thể là biểu mẫu giao tiếp phong phú nhất vì chúng ta có thể trao đổi thông tin bằng các tín hiệu bằng lời nói và không bằng lời nói.
Các yếu tố quan trọng của giao tiếp trực tiếp bao gồm:
- Lời nói: Sản xuất ngôn ngữ nói
- Lắng nghe: Khả năng hiểu và phản hồi các thông điệp bằng lời nói
- Dấu hiệu phi ngôn ngữ: Ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt và giọng điệu, những yếu tố bổ sung cho lời nói. Thường xuyên, chúng ta có thể nhận ra những tín hiệu cho thấy ai đó có thể không thành thật hoặc không truyền đạt thông tin chính xác dựa trên những yếu tố tinh tế này
2. Kênh giao tiếp bằng lời nói
Giao tiếp bằng lời nói bao gồm việc sử dụng ngôn ngữ nói để truyền đạt thông tin, ý tưởng hoặc suy nghĩ. Nó có thể diễn ra trực tiếp hoặc thông qua nhiều kênh khác nhau, chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn âm thanh.
Giao tiếp bằng lời nói hiệu quả đòi hỏi sự diễn đạt rõ ràng, lắng nghe tích cực và khả năng thích ứng với các đối tượng khác nhau.
3. Kênh giao tiếp bằng văn bản
Giao tiếp bằng văn bản bao gồm việc sử dụng các từ viết để truyền đạt thông tin. Nó bao gồm thư, email, báo cáo, bản ghi nhớ và các tài liệu viết khác. Giao tiếp bằng văn bản hiệu quả đòi hỏi sự rõ ràng, súc tích và ngữ pháp chính xác.
4. Kênh giao tiếp kỹ thuật số
Trước đây, hầu hết các cuộc hội thoại của chúng ta là tương tác trực tiếp hoặc giao tiếp mặt đối mặt, diễn ra với tất cả các thành viên trong nhóm có mặt tại cùng một không gian văn phòng.
Tuy nhiên, ngày nay, với sự bùng nổ của mô hình làm việc từ xa và kết hợp, có nhiều thách thức trong giao tiếp tại nơi làm việc, đặc biệt là vì không có gì có thể thay thế cho giao tiếp trực tiếp bằng lời nói.
Các kênh truyền thông kỹ thuật số đang giúp thu hẹp khoảng cách này, mang đến những cách thức độc đáo để hợp tác và xây dựng mối quan hệ bất chấp việc làm việc từ xa. Các kênh này mang đến tốc độ, hiệu quả và phạm vi tiếp cận toàn cầu, giúp tạo ra một trung tâm truyền thông tập trung cho nơi làm việc của bạn. Các kênh này bao gồm:
a. Công cụ hội nghị truyền hình
Hội nghị truyền hình là một lựa chọn tuyệt vời cho những ai nhớ giao tiếp trực tiếp trong môi trường làm việc từ xa và phân phối. Những công cụ này đã thu hẹp khoảng cách địa lý, cho phép giao tiếp trực tiếp trong môi trường ảo.
Các nền tảng này có các tính năng cộng tác như chia sẻ màn hình, bảng trắng và nền ảo giúp tăng cường sự hợp tác và năng suất. Ví dụ: một nhóm thiết kế có thể cộng tác trong một dự án theo thời gian thực, chia sẻ các yếu tố trực quan và cung cấp phản hồi tức thì như thể họ đang ở cùng một phòng.
Các công cụ phổ biến: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, GoToMeeting
b. Cuộc gọi điện thoại
Theo một cuộc khảo sát gần đây, cuộc gọi điện thoại đơn giản là kênh giao tiếp được ưa chuộng nhất, với 52% nhân viên làm việc tại văn phòng, 42% nhân viên làm việc từ xa và 51% nhân viên làm việc kết hợp ưa chuộng hơn các kênh khác.
Cuộc gọi điện thoại mang lại kết nối trực tiếp và cá nhân hơn, cho phép người gọi có cuộc hội thoại thời gian thực và nhận phản hồi ngay lập tức. Điều này đặc biệt hữu ích cho các vấn đề khẩn cấp hoặc các cuộc thảo luận nhạy cảm, không thể xử lý bằng giao tiếp bằng văn bản.
Ví dụ: giả sử một khách hàng có vấn đề với mô hình giá cả. Trong trường hợp đó, nhân viên bán hàng có thể gọi điện nhanh cho khách hàng để hiểu họ đang tìm kiếm gì và thực hiện thay đổi kịp thời thay vì dựa vào email hoặc các định dạng văn bản khác.
c. Tin nhắn tức thì
Đối với những người thích giao tiếp bằng văn bản, nền tảng nhắn tin tức thời là một lựa chọn tuyệt vời. Các công cụ này cho phép bạn nhanh chóng gửi tin nhắn trong một nhóm hoặc trò chuyện cá nhân, đồng thời bao gồm các tùy chọn đa phương tiện như video, ảnh, âm thanh, chia sẻ tệp và các định dạng khác.
Chúng rất lý tưởng khi truyền đạt thông tin quan trọng, chia sẻ thời hạn dự án với một cá nhân hoặc như một phần của cập nhật giao tiếp hợp tác.
Ví dụ: một tin nhắn đơn giản gửi đến người phụ trách công việc hoặc nhóm là đủ nếu người quản lý dự án cần cập nhật về một công việc cụ thể không khẩn cấp. Người nhận có thể trả lời khi rảnh rỗi, rất lý tưởng cho những tình huống không cần xử lý khẩn cấp.
Các công cụ phổ biến: ClickUp Chat, Slack, WhatsApp, Microsoft Teams, Google Chat
d. Mạng xã hội
Các nền tảng mạng xã hội như Instagram, LinkedIn, v.v. chủ yếu được sử dụng cho giao tiếp bên ngoài. Chúng có thể giúp công ty xây dựng nhận thức về thương hiệu, chia sẻ thông tin và tương tác với đối tượng mục tiêu. Mặt khác, khách hàng có thể nhanh chóng liên hệ với thương hiệu bằng các kênh xã hội này, giúp ích cho cả hai bên.
Ví dụ, một công ty công nghệ có thể sử dụng LinkedIn để chia sẻ và giới thiệu những hiểu biết về ngành. Điều này cho phép họ tiếp cận khách hàng mục tiêu và thu hút những nhân tài hàng đầu.
Công cụ phổ biến: Instagram, Facebook, X, LinkedIn, TikTok
e. Email
Email là một trong những kênh giao tiếp hiệu quả nhất và vẫn còn khá phổ biến trong giao tiếp chuyên nghiệp. 18% chuyên gia thích email hơn các kênh giao tiếp khác, con số này là 25% đối với nhân viên làm việc từ xa.
Nó cung cấp một phương pháp chính thức và không đồng bộ để chia sẻ thông tin, tài liệu và cập nhật. Mặc dù email có thể dễ bị quá tải thông tin, nhưng chúng có thể trở nên hiệu quả hơn với dòng tiêu đề rõ ràng, nội dung ngắn gọn và tổ chức hợp lý.
Ví dụ, email là một kênh có thể được sử dụng bởi mỗi nhóm cho các yêu cầu riêng của họ:
- Tiếp thị có thể tận dụng nó để tiếp cận và chia sẻ thông điệp thương hiệu bằng cách sử dụng bản tin hoặc chiến dịch email mục tiêu
- Các nhóm bán hàng có thể sử dụng nó để tương tác trực tiếp với khách hàng và chia sẻ các tài liệu quan trọng qua một kênh chính thức
- Các nhóm nhân sự có thể sử dụng nó để thông báo các sự kiện quan trọng, phân phối chính sách công ty hoặc chia sẻ thông tin trực tiếp với nhân viên
f. Tin nhắn văn bản
Tin nhắn văn bản hoặc tin nhắn di động là cách nhanh chóng và thân mật để giao tiếp với nhân viên, khách hàng hoặc đối tác. Cách này rất hiệu quả vì cho phép bạn liên lạc với những người không có truy cập internet hoặc truyền đạt những tin nhắn ngắn gọn và khẩn cấp, đặc biệt là nhắc nhở về cuộc hẹn, cập nhật về dự án hoặc các thông tin quan trọng khác.
Ví dụ: một quản lý dự án có thể gửi tin nhắn văn bản đến một thành viên trong nhóm mà họ đã cố gắng liên lạc qua các kênh khác nhưng không nhận được phản hồi.
g. Tin nhắn ứng dụng di động
Nhiều doanh nghiệp thích sử dụng kênh truyền thông riêng, như ứng dụng di động, để chia sẻ thông tin nội bộ hoặc với khách hàng. Các ứng dụng này có thể được sử dụng để hỗ trợ khách hàng, theo dõi đơn đặt hàng và giao tiếp cá nhân hóa.
Ví dụ, một cửa hàng bán lẻ có thể sử dụng ứng dụng của mình để gửi các đề xuất sản phẩm được cá nhân hóa cho khách hàng dựa trên lịch sử mua hàng của họ. Ứng dụng này cũng có thể gửi các thông tin cập nhật cụ thể về đơn đặt hàng của khách hàng để giúp họ luôn được thông báo về ngày giao hàng và tiến độ.
Các kênh giao tiếp trong cấu trúc tổ chức
Mặc dù có nhiều kênh giao tiếp, giao tiếp trong tổ chức được cấu trúc thành ba lĩnh vực khóa:
Kênh giao tiếp chính thức
Đây là các kênh giao tiếp chính thức của tổ chức, tuân theo một bộ quy tắc và thủ tục đã được thiết lập, đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và có hệ thống. Giao tiếp chính thức có thể được thực hiện dưới các biểu mẫu sau:
- Giao tiếp xuống: Bao gồm luồng thông tin từ cấp quản lý cao hơn xuống cấp dưới. Bao gồm các bản ghi nhớ, email, bản tin công ty và các cuộc họp nhân viên
- Giao tiếp hướng lên: Cho phép nhân viên chia sẻ phản hồi, đề xuất và mối quan tâm với cấp trên. Đánh giá hiệu suất, hộp đề xuất và chính sách cửa mở tạo điều kiện cho giao tiếp hướng lên
- Giao tiếp ngang: Loại giao tiếp này xảy ra giữa các nhân viên ở cùng cấp bậc, thúc đẩy sự hợp tác và chia sẻ thông tin trong các bộ phận
- Giao tiếp chéo: Giao tiếp giữa các bộ phận và cấp bậc khác nhau trong tổ chức, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận
Kênh giao tiếp không chính thức
Các kênh giao tiếp không chính thức là những phương tiện không bao giờ được định nghĩa trong phương pháp chính thức hoặc chính thức nhưng xuất hiện một cách tự phát khi tổ chức phát triển hoặc do những thay đổi trong môi trường công việc.
Các kênh này không có quy tắc và quy định, giúp đồng nghiệp thảo luận thân mật, gắn kết và đóng góp vào văn hóa tổ chức tích cực.
Một số kênh giao tiếp không chính thức bao gồm:
- Cuộc hội thoại bên máy nước: Những cuộc giao tiếp bình thường giữa các nhân viên có thể dẫn đến việc trao đổi thông tin và ý tưởng
- Các chuyến đi chơi của nhóm: Các sự kiện của công ty và các hoạt động xây dựng nhóm tạo cơ hội giao tiếp thân mật
- Trò chuyện nhóm: Các nhóm trong nhóm hoặc toàn công ty trên WhatsApp hoặc Slack, nơi các nhóm có thể trò chuyện ngoài công việc hàng ngày
- Các phiên cố vấn thân mật: Mối quan hệ giữa nhân viên có kinh nghiệm và nhân viên mới có thể thúc đẩy việc chia sẻ kiến thức và phát triển sự nghiệp ngoài mối quan hệ công việc
Kênh giao tiếp không chính thức
Có những kênh giao tiếp không chính thức có thể vượt ra ngoài các cuộc thảo luận tại nơi làm việc, bao gồm thể thao, chính trị, giải trí, cá nhân và nhiều lĩnh vực khác. Các kênh này có thể bao gồm:
- Các buổi tụ họp xã hội: Thảo luận bằng lời nói hoặc các cuộc hội thoại không chính thức tại một sự kiện xã hội, có thể bao gồm nhân viên công ty, nhà đầu tư, đối tác, nhà cung cấp hoặc người ngoài tổ chức
- Tin đồn văn phòng: Những tin đồn hoặc thông tin chưa được xác minh thường lan truyền trong hoặc ngoài tổ chức và thường khó truy溯 nguồn gốc
Các kênh giao tiếp không chính thức phổ biến: WhatsApp, X, Instagram, v.v.
Mặc dù các kênh không chính thức này có thể giúp hiểu rõ hơn về không khí trong văn phòng, chúng cũng có thể gây ra một số hậu quả tiêu cực, chẳng hạn như:
- Lan truyền sợ hãi hoặc thông tin sai lệch
- Tạo ra xung đột
- Làm suy giảm niềm tin trong môi trường làm việc
Tệ hơn nữa, chúng thậm chí có thể tác động tiêu cực đến văn hóa tổ chức và môi trường làm việc chung của nhóm.
Do đó, các tổ chức nên hướng đến việc giảm thiểu tác động của các kênh không chính thức bằng cách khuyến khích giao tiếp mở, minh bạch và truyền đạt thông tin chính xác một cách kịp thời.
Công cụ cho giao tiếp kinh doanh
Giao tiếp là mạch máu của bất kỳ tổ chức thành công nào và là yếu tố quan trọng trong việc xác định các tổ chức làm việc cùng nhau hiệu quả. Tuy nhiên, các phương pháp giao tiếp truyền thống có thể không phù hợp trong môi trường kinh doanh nhịp độ nhanh ngày nay, nơi các nhóm thường phân tán về mặt địa lý và các dự án đòi hỏi sự hợp tác theo thời gian thực.
Đây là lý do tại sao các công cụ truyền thông thống nhất có thể thay đổi cuộc chơi cho tổ chức của bạn. Các công cụ như ClickUp có thể giúp bạn phá vỡ các rào cản truyền thông và thúc đẩy sự hợp tác trong toàn bộ tổ chức.
Hãy tưởng tượng một nền tảng tích hợp liền mạch các công việc, thảo luận, chia sẻ tệp và cập nhật thời gian thực — tất cả trong một giao diện duy nhất, trực quan. ClickUp cung cấp tất cả những điều này, hợp lý hóa quy trình làm việc giao tiếp và tăng năng suất của nhóm bạn.
Đơn giản hóa giao tiếp kinh doanh với ClickUp
Một số tính năng hàng đầu của ClickUp cho giao tiếp kinh doanh bao gồm:
- Hợp nhất tất cả các cuộc trò chuyện của bạn trong một nền tảng: Chế độ xem Trò chuyện của ClickUp giúp bạn không cần phải chuyển đổi giữa các kênh giao tiếp khác nhau. Tạo chế độ xem trò chuyện trực tiếp trong công việc, Tài liệu, Danh sách hoặc dự án, thúc đẩy các cuộc thảo luận và ra quyết định theo thời gian thực ngay tại nơi công việc diễn ra. Bạn cần brainstorm ý tưởng cho một chiến dịch tiếp thị cụ thể? Mở chế độ xem Trò chuyện trong dự án tiếp thị của bạn và bắt đầu trao đổi ý tưởng với nhóm của bạn theo thời gian thực
- Thảo luận ý tưởng bằng cách sử dụng bảng trắng ảo: Với Bảng trắng ClickUp, bạn không còn cần phải ở cùng một phòng để thảo luận ý tưởng. Bạn có thể có trải nghiệm tương tự trên bảng trắng ảo, cho phép bạn ghi lại ý tưởng, biến chúng thành bản đồ tư duy hoặc quy trình làm việc, và truyền đạt những ý tưởng này dưới dạng nhiệm vụ cho các nhóm của bạn. Điều này cho phép các nhóm của bạn hợp tác và duy trì sự nhiệt tình sáng tạo, ngay cả trong môi trường làm việc từ xa
- Đánh dấu tin nhắn và bình luận quan trọng bằng @mentions: Thông tin thường bị thất lạc do có nhiều chủ đề và cuộc trò chuyện, dẫn đến việc bỏ sót các hành động. Sử dụng @mentions để thông báo trực tiếp cho các thành viên cụ thể trong nhóm trong bình luận, nhiệm vụ hoặc cuộc trò chuyện. Gán bình luận cho đồng nghiệp, biến các cuộc thảo luận thành các mục có thể thực hiện được với quyền sở hữu rõ ràng. Không còn phải băn khoăn ai chịu trách nhiệm về việc gì nữa — ClickUp giúp mọi người luôn đồng bộ và đảm bảo thời hạn được tuân thủ
- Tạo hướng dẫn chi tiết và wiki: Tính năng ClickUp Clips cho phép bạn ghi lại các ảnh chụp màn hình ngắn và chia sẻ chúng trực tiếp trong nhiệm vụ, bình luận hoặc trò chuyện. Cần trình bày một quy trình phức tạp hoặc giới thiệu một bản thiết kế mô phỏng? Ghi lại một đoạn ClickUp Clip ngắn và chia sẻ với nhóm của bạn để có sự rõ ràng và phản hồi ngay lập tức. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết của những lời giải thích dài dòng và thúc đẩy phong cách giao tiếp trực quan và hấp dẫn hơn
- Sử dụng AI để tóm tắt các cuộc thảo luận: Bạn cần câu trả lời ngay lập tức hoặc tóm tắt nhanh một email hoặc cuộc trò chuyện dài? Với ClickUp Brain, bạn có thể làm điều đó. Sử dụng nó để cung cấp cho bạn tất cả thông tin một cách ngắn gọn. Không chỉ vậy, trợ lý AI thậm chí còn có thể giúp bạn viết các câu trả lời hiệu quả, cho dù đó là email hay tin nhắn trò chuyện đơn giản. Tất cả chỉ bằng cách sử dụng bối cảnh công việc của bạn
ClickUp cũng cung cấp một thư viện phong phú các mẫu giao tiếp được thiết kế sẵn để hợp lý hóa giao tiếp nội bộ. Các mẫu này cung cấp nền tảng vững chắc để xây dựng giao tiếp hiệu quả, tiết kiệm thời gian quý báu và đảm bảo tính nhất quán trong toàn tổ chức.
Sử dụng các mẫu này để xây dựng kế hoạch giao tiếp toàn diện cho tổ chức của bạn. Kế hoạch này nên bao gồm một khung cấu trúc để xác định mục tiêu giao tiếp, xác định các bên liên quan chính và phác thảo các kênh giao tiếp.
Mẫu Kế hoạch Giao tiếp ClickUp cho phép bạn:
- Tạo mẫu tin nhắn và quy trình làm việc để nhắm mục tiêu đối tượng mong muốn một cách hiệu quả
- Xác định các kênh tốt nhất để tiếp cận đối tượng của bạn tùy thuộc vào bối cảnh và thông điệp
- Lập kế hoạch và tổ chức các chiến lược giao tiếp cho toàn bộ tổ chức của bạn
- Theo dõi và đánh giá thành công của các nỗ lực giao tiếp của bạn
Điều này đảm bảo mọi người tham gia đều có chung quan điểm, dẫn đến việc thực hiện dự án suôn sẻ hơn.
Sử dụng ClickUp cho giao tiếp nội bộ để nâng cao trải nghiệm tổng thể cho các nhóm của bạn bằng cách sử dụng Mẫu giao tiếp nội bộ của ClickUp. Mẫu này cho phép bạn:
- Cung cấp phương pháp tiếp cận nhất quán trong giao tiếp nội bộ bằng cách sử dụng các mẫu và hướng dẫn nhắn tin được định sẵn
- Tập trung các nỗ lực giao tiếp nội bộ
- Đảm bảo mọi người nhận được thông tin quan trọng một cách kịp thời
Mẫu này có thể được sử dụng cho tất cả các hoạt động giao tiếp nội bộ, đặc biệt là tin tức công ty, cập nhật dự án hoặc thông báo của bộ phận. Mẫu này sẽ giúp toàn bộ nhóm của bạn luôn được cập nhật và thống nhất.
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu giao tiếp nhân viên của ClickUp để đảm bảo rằng mỗi nhân viên nhận được thông điệp chính xác, không tạo ra rạn nứt trong nhóm của bạn.
Lựa chọn các kênh giao tiếp phù hợp
Vậy, bạn nên chọn kênh truyền thông nào? Quyết định này không đơn giản. Nó liên quan đến một số yếu tố, chẳng hạn như:
- Độ khẩn cấp: Các tin nhắn khẩn cấp yêu cầu sử dụng các kênh liên lạc ngay lập tức như cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn tức thì để nhận phản hồi trong thời gian thực
- Độ phức tạp: Thông tin phức tạp thường đòi hỏi các cuộc họp trực tiếp hoặc hội nghị video để giải thích chi tiết và thảo luận hỏi đáp nhanh chóng
- Kích thước và địa điểm của khán giả: Để chia sẻ thông tin với nhiều người, email hoặc mạng xã hội có thể là lựa chọn lý tưởng, trong khi các nhóm nhỏ hơn, phân tán về mặt địa lý có thể thích hội nghị truyền hình hơn
- Kết quả mong muốn: Cho dù mục tiêu của bạn là thông báo, thuyết phục hay hợp tác, kênh truyền thông được chọn phải phù hợp với mục tiêu giao tiếp của bạn
- Văn hóa tổ chức: Xem xét các ưu tiên và quy tắc giao tiếp của tổ chức để giúp chọn kênh giao tiếp phù hợp nhất. Ví dụ, gửi thông tin về hiệu suất hoặc quyết định lương qua email có thể không phải là lựa chọn lý tưởng. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng kênh trực tiếp để cung cấp phản hồi, như thảo luận trực tiếp với các bên liên quan. Chỉ sau đó, bạn mới có thể chia sẻ quyết định qua email hoặc các kênh giao tiếp chính thức khác
Cách chọn kênh truyền thông phù hợp nhất cho giao tiếp bên ngoài
Kênh lý tưởng cho đối tượng bên ngoài, đặc biệt là giao tiếp với khách hàng, nên phụ thuộc vào sở thích của khách hàng hoặc bên thứ ba. Dưới đây là một số mẹo hữu ích:
- Sự đồng cảm: Hiểu sở thích giao tiếp của đối tượng và điều chỉnh cho phù hợp. Trong khi một số khách hàng thích gọi điện để cập nhật thông tin cụ thể, những khách hàng khác lại thích giao tiếp qua email hoặc trò chuyện
- Lắng nghe tích cực: Chú ý đến các tín hiệu bằng lời nói và không bằng lời nói để đảm bảo truyền tải thông điệp hiệu quả và ghi chú sở thích của khách hàng
- Tin nhắn: Tương tự như giao tiếp nội bộ, các kênh giao tiếp bên ngoài nên được xác định dựa trên loại tin nhắn được chia sẻ. Một thông tin cập nhật quan trọng về sản phẩm có thể được chia sẻ bằng công cụ hội nghị video hoặc hội thảo trực tuyến, sau đó gửi email chi tiết giải thích cụ thể
Bằng cách cân nhắc cẩn thận các yếu tố này và điều chỉnh cách tiếp cận giao tiếp cho phù hợp với tình huống cụ thể, bạn sẽ nâng cao sự hiểu biết, xây dựng mối quan hệ và đạt được kết quả mong muốn với các bên liên quan.
Ưu và nhược điểm của các kênh giao tiếp khác nhau
Mặc dù mỗi kênh truyền thông đều đủ mạnh để giúp bạn hợp tác và cung cấp thông tin cập nhật kịp thời, nhưng nó cần được sử dụng đúng cách. Vì vậy, khi lựa chọn kênh phù hợp, bạn nên biết ưu và nhược điểm của từng công cụ.
Dưới đây là tổng quan về lợi ích của từng kênh mà chúng ta đã thảo luận trong hướng dẫn này:
- Cuộc họp trực tiếp: Lý tưởng để xây dựng mối quan hệ, giải quyết xung đột và truyền đạt thông tin phức tạp
- Hội nghị truyền hình: Hiệu quả cho các nhóm làm việc từ xa, các dự án hợp tác và các buổi thuyết trình
- Cuộc gọi điện thoại: Thích hợp cho các cuộc thảo luận nhanh, các vấn đề khẩn cấp và kết nối cá nhân
- Email: Thích hợp cho giao tiếp chính thức, chia sẻ tài liệu và hợp tác không đồng bộ
- Tin nhắn tức thì: Phù hợp nhất cho các trao đổi nhanh chóng, không chính thức và hợp tác thời gian thực
- Mạng xã hội: Hiệu quả trong việc tiếp cận đối tượng rộng, xây dựng nhận thức về thương hiệu và tương tác với khách hàng
Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm, bạn cũng cần xem xét những nhược điểm của từng kênh để đưa ra quyết định sáng suốt:
- Cuộc hội thoại trực tiếp: Tốn thời gian, phạm vi tiếp cận giới hạn, dễ bị phân tâm và có khả năng xảy ra hiểu lầm nếu người tham gia không có kỹ năng giao tiếp mong muốn. Ngoài ra, do thông tin chủ yếu được chia sẻ bằng lời nói, nên có thể không được ghi chú chính xác, dẫn đến hiểu lầm
- Hội nghị truyền hình: Việc phụ thuộc quá nhiều vào công nghệ để giao tiếp có thể dẫn đến các sự cố kỹ thuật, khả năng xảy ra trễ, thiếu kết nối trực tiếp mà chúng ta có thể có được trong các cuộc thảo luận mặt đối mặt
- Cuộc gọi điện thoại: Thiếu tín hiệu hình ảnh, khả năng bị gián đoạn, chia sẻ thông tin hạn chế hoặc các vấn đề về mạng có thể cản trở trải nghiệm và kỳ vọng của khách hàng
- Email: Kênh giao tiếp chính thức với khả năng quá tải thông tin, tốn thời gian quản lý, thiếu phản hồi tức thì
- Tin nhắn tức thời: Thiếu tính chính thức, chia sẻ thông tin hạn chế, khả năng xảy ra hiểu lầm hoặc ý định bị hiểu sai do tập trung vào giao tiếp bằng văn bản
- Mạng xã hội: Tốn thời gian quản lý, có khả năng nhận phản hồi tiêu cực, thay đổi thuật toán, giới hạn nền tảng, nhiều yếu tố gây xao lãng
Tập trung giao tiếp của bạn với ClickUp
Các kênh giao tiếp hiện đại có thể giúp các nhóm giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc kỹ thuật số và từ xa, bất kể địa điểm hay múi giờ. Tuy nhiên, quá nhiều kênh cũng có thể dẫn đến quá tải thông tin hoặc cảm giác bị quấy rầy liên tục trong một số trường hợp.
Do đó, việc hợp nhất tất cả các giao tiếp nội bộ và bên ngoài của bạn vào một nền tảng duy nhất là rất hợp lý, giúp nhóm của bạn dễ dàng nhận được các thông tin cập nhật mà không cần thông báo thêm. ClickUp được thiết kế để phù hợp với quy trình làm việc của bạn, đảm bảo rằng mỗi mục hành động, thông tin và tài liệu có thể dễ dàng được chia sẻ với các bên liên quan phù hợp. Nó có một số mẫu kế hoạch giao tiếp và tùy chỉnh, cho phép bạn điều chỉnh theo nhu cầu riêng của nhóm.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu trải nghiệm sự khác biệt mà hệ thống giao tiếp tập trung có thể mang lại.