Bạn có bao giờ cảm thấy công ty của mình chỉ được giữ vững bằng những ngón tay chéo và những tin nhắn Slack điên cuồng? Xử lý các dự án, làm hài lòng khách hàng và giữ cho những bộ óc tài giỏi của bạn đồng bộ với nhau có thể giống như chăn một đàn mèo đặc biệt bướng bỉnh.
Nhưng nếu có một công cụ có thể kiểm soát sự hỗn loạn trong cuộc sống của các công ty quảng cáo thì sao? Hãy sử dụng ClickUp , nền tảng năng suất hứa hẹn sẽ biến sự hỗn loạn trong công ty quảng cáo của bạn thành một cỗ máy được quản lý tuyệt vời.
ClickUp cung cấp giải pháp giúp tập trung hóa hoạt động của công ty quảng cáo, loại bỏ việc chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng, giảm thời gian lãng phí và trang bị cho bạn các công cụ năng suất.
Quên đi việc chuyển đổi giữa các ứng dụng và những công việc bị bỏ quên — chúng tôi sẽ đi sâu vào cách các tính năng, thành công trong thực tế và những mẹo hay của ClickUp có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc và cuối cùng khiến mọi người cùng hướng về một mục tiêu chung.
Chủ sở hữu agency, hãy cùng nhau giải quyết vấn đề này.
ClickUp là gì?
Công việc của các đại lý đang bị gián đoạn. Các dự án, kiến thức và giao tiếp của khách hàng của chúng tôi bị phân tán trên các công cụ độc lập, và sự phân mảnh của các công cụ, dữ liệu và quy trình này ngày càng trở nên tồi tệ hơn theo thời gian.
Điều quan trọng không kém là khi cạnh tranh ngày càng gay gắt, bạn phải tận dụng mọi công cụ công nghệ trong kho vũ khí của mình để cung cấp dịch vụ tốt hơn, nhanh hơn và có giá trị gia tăng.
ClickUp giải quyết vấn đề này với ứng dụng tất cả trong một cho công việc, tập hợp tất cả các công cụ thiết yếu của bạn vào một nền tảng. Ứng dụng này kết hợp lập kế hoạch dự án, tạo/lập nội dung, theo dõi chiến dịch, CRM, trò chuyện và chia sẻ kiến thức nội bộ để bạn có thể quản lý mọi thứ ở một nơi.
ClickUp được hỗ trợ bởi công nghệ AI, giúp công ty của bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Kết quả với ClickUp: 🚀 Tìm hiểu cách Amara, một đại lý bán hàng và tiếp thị nội bộ cho các doanh nghiệp STEAM, sử dụng ClickUp để quản lý dự án đại lý. Giám đốc điều hành, Amara Omoregie, cũng giải thích cách bạn có thể thiết lập nó cho đại lý của mình.
Tại sao nên chọn ClickUp cho các đại lý?
ClickUp giải quyết các thách thức phổ biến của các đại lý kỹ thuật số, chẳng hạn như quản lý nhiều khách hàng, cải thiện giao tiếp trong nhóm, CRM và theo dõi phạm vi và tiến độ dự án.
Hãy cùng xem những lợi ích độc đáo của việc triển khai ClickUp để chuyển đổi quy trình làm việc của đại lý và khách hàng:
- Cung cấp một nền tảng tập trung cho phép các đại lý kỹ thuật số tổ chức công việc theo khách hàng, nhóm và dự án thông qua hệ thống phân cấp trực quan gồm Không gian, Thư mục và Danh sách công việc ✅
- Tăng cường sự hợp tác trong nhóm với các tính năng như bình luận, trò chuyện thời gian thực và chia sẻ tài liệu. Những tính năng này khuyến khích các cuộc thảo luận suôn sẻ về các dự án, cho phép các nhóm cung cấp phản hồi và đưa ra quyết định nhanh chóng ✅
- Cho phép các đại lý kỹ thuật số theo dõi trạng thái công việc, thời hạn và hiệu suất của nhóm trong thời gian thực, cho phép điều chỉnh chủ động để giữ cho quản lý dự án đi đúng hướng.
- Tính năng theo dõi thời gian tích hợp đảm bảo bạn có thể lập hóa đơn chính xác cho khách hàng về các dịch vụ đã cung cấp, tăng cường kiểm soát tài chính ✅
- Phát triển cùng tổ chức của bạn, hỗ trợ các dự án lớn hơn, phức tạp hơn. Với mô hình giá cả cạnh tranh, các đại lý kỹ thuật số có thể bắt đầu từ quy mô nhỏ và dần dần mở rộng lên các chức năng nâng cao hơn khi nhu cầu kinh doanh phát triển ✅
- Cung cấp tính năng tìm kiếm dựa trên AI thông qua ClickUp Brain, lập chỉ mục nhiệm vụ, tài liệu và cuộc hội thoại để các nhóm có thể tìm thấy thông tin họ cần ngay lập tức ✅
Hoặc sử dụng ClickUp AI để tạo bản trình bày cho bạn và hình ảnh tùy chỉnh.
👀 Bạn có biết? Tích hợp bản địa và Zapier của ClickUp cho phép bạn kết nối với hơn 1.000 ứng dụng khác. Điều này có nghĩa là bạn có thể liên kết ClickUp với CRM, nền tảng tiếp thị email và thậm chí cả trình lập lịch mạng xã hội của mình, tạo ra luồng thông tin liền mạch.
Ví dụ: bạn có thể loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công bằng cách tự động tạo nhiệm vụ ClickUp từ khách hàng tiềm năng mới trong CRM của bạn.
ClickUp so với các công cụ phổ biến khác dành cho các đại lý
Dưới đây là so sánh ngắn gọn giữa ClickUp với một số lựa chọn thay thế trong không gian quản lý dự án của các đại lý:
| Tính năng | ClickUp | Trello | Asana |
| Hỗ trợ tổ chức theo cấp bậc | ✅ Có | Giới hạn | Có |
| Chế độ xem tùy chỉnh | ✅ Có | Giới hạn | Có |
| Theo dõi thời gian | ✅ Tích hợp sẵn | Yêu cầu tích hợp | Yêu cầu tích hợp |
| Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh | ✅ Có | Không | Giới hạn |
| Khả năng mở rộng | ✅ Cao | Điều chỉnh | Điều chỉnh |
| Tạo nội dung hỗ trợ AI | ✅ Có | Không | Không |
| Giá cả | ✅ Gói Miễn phí vĩnh viễn, Tùy chỉnh cho doanh nghiệp | Có kế hoạch miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 5 USD/người dùng/tháng* | Có kế hoạch miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 10,99 USD/người dùng/tháng* |
Mặc dù mỗi nền tảng đều cung cấp các tính năng hữu ích, ClickUp nổi bật nhờ sự kết hợp độc đáo giữa chức năng toàn diện, giao diện trực quan và giá cả cạnh tranh.
📖 Xem thêm: Phần mềm quản lý agency marketing tốt nhất
Các tính năng chính của ClickUp cho các đại lý
Phần mềm quản lý dự án cho các công ty sáng tạo của ClickUp có các tính năng được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu riêng của các công ty kỹ thuật số.
Hãy cùng khám phá một số công cụ mạnh mẽ nhất của ClickUp và cách chúng có thể biến đổi quy trình làm việc của agency bạn:
1. Quản lý khách hàng và dự án
Sử dụng ClickUp Spaces để phân loại các bộ phận hoặc khách hàng. Tạo thư mục cho từng khách hàng trong các không gian đó. Thêm danh sách công việc vào mỗi thư mục cho các dự án cụ thể.
Tận dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp để theo dõi thông tin cụ thể của khách hàng (ví dụ: ngành, người liên hệ) và chi tiết dự án (ví dụ: ngân sách, đối tượng mục tiêu). Quản lý các sản phẩm cần giao như các nhiệm vụ trong Danh sách công việc của bạn, đính kèm các tệp liên quan và đặt ngày đáo hạn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Muốn có thêm tài nguyên để nâng cao năng suất, lợi nhuận và quản lý khối lượng công việc? Sử dụng Tài nguyên quản lý dự án của ClickUp dành cho các nhóm đại lý.
Nó cung cấp Sách lớn về quản lý dự án cho đại lý, một số mẫu cho đại lý, hội thảo trên web và hướng dẫn sử dụng.
2. Phân công công việc và các công việc phụ thuộc
Các đại lý có thể giao nhiệm vụ ClickUp cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn và tạo các phụ thuộc nhiệm vụ để đảm bảo dự án được thực hiện suôn sẻ.
Các phụ thuộc công việc đặc biệt hữu ích cho việc quản lý các dự án phức tạp, vì chúng đảm bảo rằng các công việc cụ thể không thể hoàn thành cho đến khi các công việc tiên quyết được hoàn thành.
Ví dụ: nếu 'Thiết kế đồ họa' không thể bắt đầu cho đến khi 'Viết bản sao' hoàn tất, ClickUp sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi. Xem các phụ thuộc này một cách trực quan trong Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp để hiểu rõ hơn về luồng dự án của bạn.
Bạn cũng có thể thiết lập Tự động hóa ClickUp để kích hoạt thay đổi Trạng thái hoặc thông báo cho người được giao khi một hành động cụ thể xảy ra. Đây là cách tốt nhất để hợp lý hóa quy trình làm việc và quản lý việc chuyển giao dự án. Nhưng chi tiết hơn sẽ có ở phần dưới! 👇🏼
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến việc bỏ lỡ các quyết định và chậm trễ trong thực thi. Cho dù là gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường phân tán và kém hiệu quả.
Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi cuộc hội thoại thành nhiệm vụ một cách liền mạch, giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và luôn đồng bộ.
3. Bảng điều khiển tùy chỉnh
Bạn đang điều hành một công ty quảng cáo kỹ thuật số? Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để có cái nhìn tổng quan về các dự án, khối lượng công việc của nhóm và các chỉ số hiệu suất chính — tại một địa điểm tập trung.
Các nhóm có thể theo dõi thông tin quan trọng tại một địa điểm tập trung bằng cách thêm các thẻ khác nhau, chẳng hạn như trạng thái công việc, báo cáo theo dõi thời gian và dòng thời gian dự án. Tính năng này cho phép các quản lý dự án đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thời gian thực.
📖 Đọc thêm: Tiếp thị phạm vi mới: Cách ClickUp giúp công ty của chúng tôi đạt doanh thu hàng năm 800.000 đô la
4. Theo dõi thời gian
Tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp cho phép các thành viên trong nhóm ghi lại số giờ làm việc cho các nhiệm vụ cụ thể trực tiếp trên nền tảng ClickUp. Tính năng này giúp các đại lý kỹ thuật số theo dõi thời gian so với ngân sách, ước lượng thời gian và thời hạn.
Sử dụng Bảng chấm công ClickUp để nhận báo cáo toàn diện về thời gian dành cho các nhiệm vụ, đảm bảo phân bổ nguồn lực tốt hơn và giúp các dự án tiến hành đúng tiến độ.
Bạn có biết? Giữa thế kỷ 20 chứng kiến sự trỗi dậy của các chiến dịch quảng cáo mang tính biểu tượng do các công ty quảng cáo huyền thoại và các chuyên gia quảng cáo tạo ra, một kỳ thường được lãng mạn hóa trong văn hóa đại chúng, như chương trình "Mad Men. " Thời kỳ này được biết đến với sự sáng tạo và ảnh hưởng đáng kể của quảng cáo.
5. Chia sẻ tệp và cộng tác
Nhóm của bạn có thể sử dụng ClickUp để đơn giản hóa việc chia sẻ tệp và cộng tác. Bạn có thể chia sẻ tệp, cập nhật và phản hồi trực tiếp trong các nhiệm vụ, đính kèm tài liệu, hình ảnh hoặc liên kết đến các nhiệm vụ cụ thể, loại bỏ việc gửi email qua lại nhiều lần.
Tính năng Bình luận của ClickUp cho phép các thành viên trong nhóm để lại phản hồi hoặc đặt câu hỏi. Hệ thống giao tiếp tập trung này giúp các cuộc thảo luận được tổ chức và liên kết trực tiếp với công việc.
6. Tối ưu hóa quy trình làm việc của agency
Các công ty sáng tạo có thể đơn giản hóa quy trình làm việc của mình bằng cách sử dụng Tự động hóa ClickUp và tính năng phụ thuộc. Tạo các tự động hóa thông minh phù hợp với quy trình riêng của bạn mà không cần viết một dòng mã nào.
Ngoài ra, cài đặt các phụ thuộc nhiệm vụ đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm hiểu được trình tự các hoạt động, tránh sự chậm trễ. Mục tiêu ClickUp cho phép các đại lý kỹ thuật số điều chỉnh quản lý dự án với các mục tiêu rộng hơn, theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu tại một nơi.
📖 Đọc thêm: Tiếp thị thương hiệu đúng đắn: Cách tự động hóa và mẫu nhiệm vụ ClickUp cải thiện quy trình làm việc của chúng tôi
7. Mẫu cho các đại lý
ClickUp cung cấp một số mẫu được thiết kế đặc biệt cho các cơ quan sáng tạo. Các mẫu này cung cấp một điểm khởi đầu có cấu trúc, cho phép các nhóm cơ quan sáng tạo tùy chỉnh chúng dựa trên nhu cầu của họ:
💜 Mẫu Lịch nội dung ClickUp
Mẫu Lịch nội dung ClickUp cung cấp tổng quan trực quan về lịch trình nội dung của cơ quan bạn, giúp bạn lập kế hoạch, tạo và xuất bản nội dung một cách hiệu quả. Đây là trung tâm cho tất cả các hoạt động liên quan đến nội dung của bạn, đảm bảo mọi người trong nhóm đều thống nhất và tuân thủ thời hạn.
Giả sử cơ quan của bạn đang lên kế hoạch cho một chiến dịch truyền thông xã hội kéo dài một tháng cho một khách hàng mới. Bạn có thể sử dụng lịch nội dung để lập bản đồ các bài đăng trên Instagram, Facebook, Twitter và LinkedIn.
Mỗi công việc trên lịch là một bài đăng, kèm theo các chi tiết như bản sao, hình ảnh, đối tượng mục tiêu và ngày xuất bản. Chế độ xem lịch cho bạn cái nhìn tổng quan về chiến dịch, giúp bạn dễ dàng phát hiện bất kỳ lỗ hổng hoặc trùng lặp nào trong chiến lược nội dung của mình.
📖 Cũng nên đọc: Mẫu viết nội dung miễn phí để tạo/lập nội dung nhanh hơn
💜 Mẫu Quản lý đại lý ClickUp
Mẫu Quản lý Đại lý ClickUp cung cấp cho đại lý của bạn một cấu trúc sẵn sàng sử dụng để xử lý việc tiếp nhận khách hàng, kế hoạch tiếp thị, thực hiện chiến dịch và báo cáo.
Một khung công việc chuẩn hóa cho các dự án, công việc và tài nguyên giúp mọi thứ được tổ chức và hiệu quả, để nhóm của bạn luôn có thể hoàn thành công việc với chất lượng cao nhất.
Thông tin thú vị: Công ty quảng cáo đầu tiên ở Hoa Kỳ được thành lập bởi Volney B. Palmer vào năm 1841 tại Philadelphia. Công ty của ông, American Newspaper Subscription and Advertising Agency, ban đầu tập trung vào môi giới không gian quảng cáo trên báo. Palmer cũng được ghi nhận là người đầu tiên sử dụng thuật ngữ "công ty quảng cáo"
Tổ chức công việc trong ClickUp cho công ty của bạn
Việc tạo ra một cấu trúc quản lý đại lý được lên kế hoạch tốt trong ClickUp sẽ tiết kiệm thời gian và tăng năng suất trong dài hạn.
Trước khi thiết lập, hãy cân nhắc những điều sau:
- Xác định phân cấp: Xác định cấu trúc của cơ quan, bao gồm các phòng ban, nhóm và vai trò của từng cá nhân
- Chuẩn hóa quy tắc đặt tên: Để tránh nhầm lẫn, hãy thiết lập quy tắc đặt tên rõ ràng và nhất quán cho khách hàng, dự án, công việc và tệp tin. Ví dụ: sử dụng tiền tố như 'Tên khách hàng – Tên dự án – Tên công việc' hoặc quy tắc dựa trên ngày tháng
- Xác định quy trình làm việc chính: Ghi lại các quy trình cốt lõi của cơ quan bạn, từ tiếp nhận khách hàng đến giao dự án
- Xem xét tích hợp: Xác định các công cụ của cơ quan bạn (ví dụ: Slack, Google Drive) và lập kế hoạch tích hợp chúng với ClickUp để có quy trình làm việc liền mạch
Cấu trúc công việc của cơ quan bạn trong ClickUp bằng cách sử dụng Không gian, Thư mục và Danh sách công việc
Hãy nghĩ về không gian làm việc ClickUp của cơ quan bạn như một tủ hồ sơ được tổ chức tốt. Các không gian đóng vai trò như những ngăn kéo lớn cho các bộ phận hoặc chức năng chính. Bên trong mỗi Không gian, các Thư mục nhóm các dự án có liên quan, và trong các Thư mục đó, Danh sách công việc chứa các công việc thực tế.
Bằng cách sử dụng phân cấp Không gian, Thư mục và Danh sách công việc của ClickUp, bạn có thể xây dựng một không gian làm việc phù hợp với nhu cầu của cơ quan mình, giữ mọi thứ được tổ chức và dễ dàng điều hướng.
Ví dụ: Cơ quan tiếp thị
- Tạo ba Không gian chính
- Tăng trưởng: Dành cho các nỗ lực bán hàng và tiếp thị nội dung
- Giao hàng: Để quản lý kết quả của các dự án khách hàng
- Quản trị: Dành cho các công việc nhân sự và tài chính
- Thư mục nằm trong Không gian và giúp bạn nhóm các dự án hoặc quy trình có liên quan. Trong Không gian Giao hàng, bạn có thể có các thư mục cho: Dự án: Bạn có thể tạo thư mục cho các loại dịch vụ khác nhau, chẳng hạn như chiến dịch, quản lý mạng xã hội hoặc phát triển trang web Dự án đã hoàn thành: Lưu trữ công việc đã hoàn thành để tham khảo
- Dự án: Bạn có thể tạo thư mục cho các loại dịch vụ khác nhau, chẳng hạn như chiến dịch, quản lý mạng xã hội hoặc phát triển trang web
- Dự án đã hoàn thành: Lưu trữ công việc đã hoàn thành để tham khảo
- Dự án: Bạn có thể tạo thư mục cho các loại dịch vụ khác nhau, chẳng hạn như chiến dịch, quản lý mạng xã hội hoặc phát triển trang web
- Dự án đã hoàn thành: Lưu trữ công việc đã hoàn thành để tham khảo
- Trong mỗi thư mục khách hàng hoặc chiến dịch, tạo Danh sách cho Công việc đang tiến hành: Các dự án hiện tại và các công việc liên quan Yêu cầu phản hồi: Các công việc cần khách hàng đóng góp Kết quả đầu ra: Kết quả cuối cùng phải nộp cho khách hàng
- Công việc đang tiến hành: Các dự án hiện tại và các công việc liên quan
- Yêu cầu phản hồi: Các công việc cần khách hàng đóng góp ý kiến
- Kết quả đầu ra: Kết quả cuối cùng phải nộp cho khách hàng
- Công việc đang tiến hành: Các dự án hiện tại và các công việc liên quan
- Yêu cầu phản hồi: Các công việc cần khách hàng đóng góp ý kiến
- Kết quả đầu ra: Kết quả cuối cùng phải nộp cho khách hàng
Sử dụng cấu trúc đơn giản này, bạn đã tạo ra một hệ thống phân cấp rõ ràng cho các dự án đang thực hiện, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và hợp tác hiệu quả.
📖 Đọc thêm: Cách phát triển một công ty tiếp thị kỹ thuật số: Hướng dẫn từng bước
(ClickUp) đang được toàn bộ công ty chúng tôi sử dụng như một công cụ để quản lý tất cả các dự án, dòng thời gian nhiệm vụ và thanh toán. Nó đã thay thế một hệ thống cũ và cho phép chúng tôi chuyển sang một luồng quản lý dự án linh hoạt hơn, đồng thời giúp cải thiện giao tiếp nội bộ.
(ClickUp) đang được toàn bộ công ty chúng tôi sử dụng như một công cụ để quản lý tất cả các dự án, dòng thời gian công việc và thanh toán. Nó đã thay thế một hệ thống cũ và cho phép chúng tôi chuyển sang luồng quản lý dự án linh hoạt hơn, đồng thời giúp cải thiện giao tiếp nội bộ.
Tùy chỉnh chế độ xem cho các vai trò khác nhau trong cơ quan với Bảng điều khiển và thẻ
Bảng điều khiển và thẻ ClickUp cho phép bạn tạo chế độ xem tùy chỉnh theo vai trò để mỗi thành viên trong nhóm có thể xem chính xác những gì quan trọng với họ.
Bảng điều khiển và thẻ ClickUp cho phép bạn tạo chế độ xem tùy chỉnh theo vai trò để mỗi thành viên trong nhóm có thể xem chính xác những thông tin quan trọng với họ.
Cách tạo tiện ích trong ClickUp
- Truy cập Bảng điều khiển: Điều hướng đến phần Bảng điều khiển trong ClickUp và chọn hoặc tạo một bảng điều khiển. Bạn có thể bắt đầu từ đầu hoặc sử dụng một mẫu phù hợp
- Thêm thẻ vào bảng điều khiển: Nhấp vào nút "Thêm thẻ" để bắt đầu. Bạn có thể chọn từ nhiều loại thẻ khác nhau, chẳng hạn như danh sách công việc, theo dõi thời gian, biểu đồ, v.v.
- Tùy chỉnh thẻ: Bạn có thể tùy chỉnh để hiển thị dữ liệu cụ thể mà bạn cần. Điều này bao gồm cài đặt bộ lọc, chọn nguồn dữ liệu và điều chỉnh cài đặt hiển thị
- Lưu và chia sẻ: Sau khi thiết lập thẻ, hãy lưu bảng điều khiển và chia sẻ với các thành viên nhóm có liên quan
Hãy xem cách bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem cho các vai trò khác nhau trong cơ quan bằng cách sử dụng Bảng điều khiển và tiện ích của ClickUp.
1. Tổng quan tổng quan của người sáng lập agency
📊 Dữ liệu cần thiết: Bảng tổng hợp doanh thu, hiệu suất nhóm và các chỉ số chính.
💻 Thiết lập bảng điều khiển:
- Tiện ích Lãi lỗ → Theo dõi doanh thu so với chi phí
- Tiện ích theo dõi thời gian → Phân tích giờ có thể tính phí và không thể tính phí
- Tiện ích Hoạt động của nhóm → Xem ai đang làm việc gì trong thời gian thực
🏆 Ví dụ: Người sáng lập công ty tiếp thị đăng nhập và thấy rằng số giờ làm việc có thể tính phí đã giảm 20% trong tháng này. Chỉ với vài cú nhấp chuột, người sáng lập kiểm tra phân phối khối lượng công việc, nhận ra rằng quá nhiều thời gian được dành cho các cuộc họp nội bộ và quyết định áp dụng định dạng cuộc họp đứng.
2. Không gian làm việc tập trung của nhóm sáng tạo
📊 Dữ liệu cần thiết: Chế độ xem công việc được giao được sắp xếp hợp lý, không có chi tiết không cần thiết.
💻 Thiết lập bảng điều khiển:
- Tiện ích Công việc được giao → Chỉ hiển thị các công việc có ngày đáo hạn
- Tiện ích chế độ xem lịch → Hình dung thời hạn mà không cần chuyển tab
- Tiện ích Bình luận và Cập nhật → Theo dõi phản hồi về tài sản sáng tạo tại một nơi
🏆 Ví dụ: Một nhà thiết kế đồ họa đăng nhập mà không cần tìm kiếm trong email hoặc tin nhắn Slack và thấy công việc được giao cho khách hàng trong tuần, kèm theo liên kết trực tiếp đến tệp Figma và phản hồi của khách hàng.
3. Trình theo dõi giao dịch của nhóm bán hàng
📊 Dữ liệu cần thiết: Dòng thông tin về khách hàng tiềm năng và quá trình đàm phán với khách hàng theo thời gian thực.
💻 Thiết lập bảng điều khiển:
- Tiện ích bảng CRM → Theo dõi khách hàng tiềm năng, trạng thái giao dịch và các bước tiếp theo
- Tiện ích email → Chế độ xem thông tin liên lạc với khách hàng trực tiếp trong ClickUp
- Tiện ích tiến độ công việc → Theo dõi đề xuất và phê duyệt hợp đồng
🏆 Ví dụ: Giám đốc bán hàng nhanh chóng lọc các dự án đang chờ xử lý để xem những đề xuất nào đang chờ phê duyệt. Họ nhận thấy một khách hàng có giá trị cao đang bị đình trệ ở giai đoạn ký hợp đồng và có thể ngay lập tức theo dõi.
💡 Nhắc nhở thân thiện: Bạn có thể chia sẻ Bảng điều khiển ClickUp với bất kỳ người hoặc Nhóm nào trong Không gian Làm việc của bạn. Bảng điều khiển có tùy chọn kiểm soát truy cập, vì vậy chỉ những bên liên quan mà bạn muốn chia sẻ dữ liệu mới có thể truy cập. Thật tuyệt vời phải không?
Đào tạo và Hướng dẫn sử dụng
Đào tạo thực tế và quá trình giới thiệu sản phẩm suôn sẻ là yếu tố quan trọng để tối đa hóa việc áp dụng và đảm bảo doanh nghiệp hoặc đại lý của bạn tận dụng tối đa việc triển khai ClickUp.
1. Đào tạo nhóm của bạn về phần mềm ClickUp và các kỳ vọng
Trước khi bắt tay vào các dự án, hãy đào tạo nhóm của bạn về ClickUp.
ClickUp University cung cấp nhiều tài nguyên miễn phí, từ video hướng dẫn ngắn đến các khóa học toàn diện, bao gồm mọi thứ từ điều hướng cơ bản đến các tính năng nâng cao.
Bổ sung thêm bằng các hội thảo trực tuyến, được ghi sẵn hoặc do ClickUp tổ chức, tập trung vào các trường hợp sử dụng và quy trình làm việc cụ thể của đại lý. Điều chỉnh các hội thảo trực tuyến để đáp ứng nhu cầu cụ thể của các bên liên quan nội bộ như quản lý dự án, nhà thiết kế hoặc quản lý tài khoản.
Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về cách ClickUp sẽ được sử dụng trong cơ quan, bao gồm quy ước đặt tên, giao thức quản lý nhiệm vụ và hướng dẫn giao tiếp.
2. Thiết kế kế hoạch ra mắt và chuyển đổi suôn sẻ
Xác định một nhóm hoặc dự án thí điểm để thử nghiệm thiết lập và quy trình làm việc của ClickUp trước khi triển khai cho toàn bộ công ty. Điều này sẽ giúp bạn khắc phục mọi sự cố.
Di chuyển dữ liệu là một khía cạnh quan trọng khác. Nếu bạn đang di chuyển từ một công cụ quản lý dự án khác, hãy lên kế hoạch cẩn thận cách nhập dữ liệu hiện có vào ClickUp để tránh mất thông tin quý giá.
Thông báo kế hoạch ra mắt rõ ràng cho toàn bộ công ty, nêu rõ dòng thời gian, công việc đang thực hiện, lịch trình đào tạo và các nguồn lực hỗ trợ. Cân nhắc triển khai theo từng giai đoạn, bắt đầu với các nhóm nhỏ hơn và các công việc hoặc dự án lặp lại trước khi mở rộng sang các công việc phức tạp hơn.
3. Đảm bảo trách nhiệm sau khi triển khai với việc phân công vai trò và quyền truy cập
Khi ClickUp đã hoạt động, việc đảm bảo trách nhiệm và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu là rất quan trọng. Sử dụng tính năng phân công vai trò của ClickUp để xác định ai chịu trách nhiệm cho từng công việc và dự án.
Khi cơ quan của bạn phát triển, hãy thường xuyên xem xét quyền truy cập của người dùng để đảm bảo chúng vẫn phù hợp. Điều này giúp duy trì chất lượng dữ liệu và đảm bảo ClickUp được sử dụng hiệu quả trong toàn cơ quan.
Ví dụ về việc sử dụng ClickUp cho các đại lý
Ví dụ, dự án nhà hàng "Eastern Spice" bao gồm chiến dịch tái định vị thương hiệu và tiếp thị cho một nhà hàng nhỏ chuyên về ẩm thực châu Á. Công ty sử dụng ClickUp để quản lý tất cả các khía cạnh của dự án này, từ kế hoạch ban đầu đến các nỗ lực tiếp thị liên tục.
Dưới đây là cách ClickUp giúp ích trong các tình huống khác nhau:
1. Quản lý chiến dịch
Công ty của bạn đang triển khai một chiến dịch truyền thông xã hội cho lễ khai trương của Eastern Spice.
Nền tảng Quản lý dự án của ClickUp tập hợp mọi thứ vào một nền tảng để bạn có thể tập trung vào việc phát triển chiến dịch tốt nhất.
Nhóm của bạn có thể sử dụng Trạng thái ClickUp để phác thảo từng giai đoạn (lập kế hoạch, tạo/lập nội dung, thiết lập quảng cáo, tiếp cận người có ảnh hưởng, quảng bá sự kiện khai trương), phân công công việc cho các thành viên trong nhóm (biên tập viên, nhà thiết kế, quản lý mạng xã hội, điều phối viên sự kiện) và theo dõi tiến độ.
Bạn cũng có thể tận dụng Mẫu quản lý chiến dịch và khuyến mãi của ClickUp. Mẫu này cho phép bạn sắp xếp các công việc khuyến mãi, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất bằng các công cụ báo cáo có thể tùy chỉnh.
2. Báo cáo khách hàng
Công ty quảng cáo cần cho chủ sở hữu Eastern Spice thấy hiệu quả của chiến dịch. Sử dụng ClickUp CRM, bạn có thể tạo Bảng điều khiển ClickUp với các thẻ hiển thị các chỉ số chính (phạm vi tiếp cận, mức độ tương tác, số lần nhấp vào trang web, số lượng đặt phòng trực tuyến, v.v.).
Bảng điều khiển trực tiếp này được chia sẻ với khách hàng, cung cấp thông tin cập nhật minh bạch, theo thời gian thực, loại bỏ nhu cầu báo cáo tĩnh và thúc đẩy giao tiếp cởi mở.
Mẫu Cơ quan Tiếp thị của ClickUp cũng có thể cung cấp một không gian được tạo sẵn để quản lý khách hàng và chiến dịch. Theo dõi tiến độ của tất cả các dự án trong một không gian.
3. Hợp tác sáng tạo
Nhà thiết kế tạo và tải lên các thiết kế logo và menu vào Nhiệm vụ ClickUp có liên quan.
Sau đó, khách hàng sử dụng tính năng bình luận của ClickUp để cung cấp phản hồi trực tiếp trên hình ảnh. Họ có thể sử dụng chú thích trên hình ảnh để đánh dấu các khu vực cụ thể cần sửa đổi. Sau đó, nhà thiết kế tải lên các phiên bản sửa đổi và khách hàng sử dụng các tính năng hiệu đính của ClickUp, như đánh dấu nhiệm vụ là "Đã được phê duyệt", để chính thức ký xác nhận thiết kế cuối cùng.
Sau đó, nhóm tiếp thị có thể sử dụng tính năng Tài liệu của ClickUp để cộng tác trên bản sao trang web, sử dụng nhận xét và lịch sử phiên bản để theo dõi các thay đổi và đảm bảo tính nhất quán của thương hiệu.
Ngoài ra, Mẫu quản lý nội dung ClickUp có thể giúp phát triển một hệ thống hiệu quả để lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi nội dung của cơ quan.
4. Quản lý tài nguyên
Giám đốc dự án của công ty muốn cân bằng khối lượng công việc giữa các thành viên trong nhóm Eastern Spice và có thể sử dụng Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp để xem các nhiệm vụ được giao cho từng thành viên trong nhóm và thời gian ước lượng cho tất cả các hoạt động liên quan đến Eastern Spice.
Điều này sẽ cho phép người quản lý đưa ra các quyết định như thuê ngoài công việc tạo nội dung cho các nhà văn nội dung bên ngoài nếu nhóm nội bộ quá tải, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và đảm bảo dự án đi đúng hướng.
ClickUp cũng có thể giúp quản lý các tài nguyên khác như thiết bị (máy ảnh, không gian studio), phân bổ ngân sách và tài sản kỹ thuật số như phần mềm tiếp thị nội dung.
5. Hoạt động nội bộ
Cơ quan có thể sử dụng ClickUp để quản lý kế hoạch nội dung nội bộ, bài đăng trên blog, nghiên cứu trường hợp và nội dung mạng xã hội.
Đối với hoạt động tài chính, nó có thể theo dõi số giờ làm việc có thể tính phí cho từng thành viên trong nhóm trong ClickUp. Thẻ theo dõi thời gian của ClickUp cho phép bạn xuất dữ liệu thời gian chi tiết, rất phù hợp để lập hóa đơn cho khách hàng.
Đối với nhóm nhân sự, việc triển khai ClickUp có thể giúp quản lý quá trình nhập việc, theo dõi đánh giá hiệu suất của nhân viên và quản lý các yêu cầu nghỉ phép, tất cả trong cùng một nền tảng.
Cách tiếp cận tập trung vào hoạt động nội bộ này đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, từ quản lý dự án đến nhân sự và tài chính.
ClickUp cũng cho phép tích hợp để hợp lý hóa công việc của chúng tôi từ nền tảng này sang nền tảng khác. Nhóm điều hành của chúng tôi đã giảm hơn 70% sự chậm trễ trong dự án trong năm đầu tiên sử dụng ClickUp.
ClickUp cũng cho phép tích hợp để hợp lý hóa công việc của chúng tôi từ nền tảng này sang nền tảng khác. Nhóm điều hành của chúng tôi đã giảm hơn 70% sự chậm trễ trong dự án trong năm đầu tiên sử dụng ClickUp.
Các phương pháp tốt nhất và cách vượt qua những thách thức thường gặp
Bằng cách triển khai các phương pháp hay nhất sau đây và chủ động giải quyết các thách thức tiềm ẩn, bạn có thể đảm bảo rằng ClickUp trở thành công cụ không thể thiếu cho cơ quan của bạn, thúc đẩy hiệu quả, cải thiện sự hợp tác và mang lại kết quả tốt hơn cho khách hàng.
Các phương pháp tốt nhất
Dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất mà bạn nên tuân theo:
- Bắt đầu từ quy mô nhỏ, mở rộng dần: Bắt đầu với một vài nhóm hoặc dự án quan trọng của công ty và dần dần mở rộng việc sử dụng ClickUp khi nhóm của bạn đã quen với nền tảng này ✔️
- Mẫu chuẩn hóa: Sử dụng mẫu cho công việc lặp đi lặp lại, dự án, tiếp nhận khách hàng và đề xuất. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính nhất quán và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn ✔️
- Thiết lập các giao thức giao tiếp rõ ràng: Xác định cách nhóm của bạn sẽ giao tiếp trong ClickUp. Bạn sẽ sử dụng bình luận, @đề cập hay tính năng trò chuyện? Cài đặt các hướng dẫn rõ ràng sẽ giúp tránh nhầm lẫn ✔️
- Áp dụng tự động hóa: Khám phá các tính năng Tự động hóa của ClickUp để hợp lý hóa các quy trình lặp lại như phân công nhiệm vụ, cập nhật trạng thái và tạo báo cáo, giúp nhóm của bạn tập trung vào công việc chiến lược hơn ✔️
Vượt qua những thách thức phổ biến
Dưới đây là cách bạn có thể vượt qua những thách thức phổ biến:
1. Quá tải thông tin
‼️ Điều này có thể biểu hiện dưới dạng quá nhiều công việc, thông báo và điểm dữ liệu, dẫn đến sự nhầm lẫn và giảm năng suất.
✅ Để tránh điều này, hãy sử dụng Bảng điều khiển ClickUp và Chế độ xem ClickUp để lọc và chỉ hiển thị dữ liệu phù hợp nhất cho từng vai trò.
2. Bảo đảm độ chính xác của dữ liệu
‼️ Dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến quyết định sai lầm và dự án bị trì hoãn.
✅ Thiết lập các quy trình nhập dữ liệu rõ ràng và thường xuyên kiểm tra không gian làm việc ClickUp của bạn để đảm bảo tính chính xác của thông tin.
3. Tích hợp với các công cụ hiện có
‼️ Tích hợp công cụ bao gồm kết nối ClickUp với các ứng dụng phần mềm khác mà tổ chức của bạn đang sử dụng. Thách thức nảy sinh khi quá trình tích hợp phức tạp, kế hoạch không tốt hoặc gặp khó khăn về kỹ thuật.
✅ Để tránh điều này, hãy lập kế hoạch và kiểm tra kỹ các tích hợp của bạn để đảm bảo dữ liệu luồng trơn tru qua API của ClickUp đến các nền tảng khác.
Chuyển đổi quy trình làm việc của cơ quan bạn với ClickUp
Bằng cách triển khai các chiến lược được nêu trong bài đăng trên blog này, cơ quan của bạn có thể tận dụng ClickUp để tăng năng suất, cải thiện giao tiếp và làm hài lòng khách hàng.
Từ thiết lập ban đầu và tùy chỉnh quy trình làm việc đến tận dụng bảng điều khiển và tích hợp, ClickUp cung cấp các công cụ mà cơ quan của bạn cần để phát triển.
Bằng cách tập trung thông tin, tự động hóa công việc và cung cấp thông tin chi tiết về dự án theo thời gian thực, ClickUp cho phép nhóm của bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất: cung cấp công việc xuất sắc cho khách hàng.
Sẵn sàng biến đổi quy trình làm việc của cơ quan bạn và trải nghiệm sức mạnh của ClickUp? Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay.