Mở rộng quy mô sản xuất nội dung tại ClickUp: Cách chúng tôi xuất bản 250 bài blog mỗi tháng

Khi mọi người hỏi tôi làm thế nào để ClickUp có thể xuất bản 200-250 bài blog mỗi tháng — với việc bản địa hóa nâng tổng số bài blog hàng tháng lên khoảng 2.000 bài — tôi trả lời rằng đó là sự kết hợp giữa chiến lược, công nghệ và sự chấp nhận rằng hỗn loạn là trạng thái mặc định nếu không có hệ thống phù hợp.

Một công ty SaaS trung bình có thể sản xuất khoảng 50 blog mỗi tháng. Chúng tôi đang tạo ra nội dung gấp 4-5 lần khối lượng đó, phối hợp với khoảng 10 cơ quan, quản lý 50-100 nhà văn tại bất kỳ thời điểm nào và bằng cách nào đó duy trì các tiêu chuẩn chất lượng để thúc đẩy số lượng đăng ký và doanh thu có ý nghĩa.

Dưới đây là cách chúng tôi xây dựng một cỗ máy nội dung có thể mở rộng quy mô và lý do tại sao quá trình sản xuất nội dung của bạn có thể bị gián đoạn mà bạn không nhận ra.

Tại sao sản xuất nội dung bị gián đoạn khi quy mô mở rộng

Trước khi đi sâu vào giải pháp của chúng tôi, hãy để tôi mô tả tình trạng hỗn loạn khi mở rộng quy mô nội dung. Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng điều phối hoạt động của một tòa soạn báo bằng bảng tính, chuỗi email và tin nhắn Slack. Bây giờ, hãy nhân con số đó với 200-250 nội dung mỗi tháng, mỗi nội dung có vòng đời, chu kỳ đánh giá và phản hồi của các bên liên quan riêng.

Đây là thực tế của chúng tôi — và có lẽ cũng là của bạn:

Bối cảnh bị mất trong quá trình dịch

Sự chuyển giao trở thành điểm đen

Chất lượng trở nên không thể theo dõi

Các điểm nghẽn gia tăng

Ở quy mô của chúng tôi, những vấn đề này không chỉ làm chậm tiến độ—chúng có thể làm tê liệt toàn bộ hoạt động của bạn.

Vòng đời sản xuất nội dung thực sự hiệu quả

Sau khi xây dựng lại toàn bộ hoạt động nội dung của mình từ đầu, đây là hệ thống cho phép chúng tôi duy trì chất lượng trong khi đạt được các mục tiêu về khối lượng đầy tham vọng — với ClickUp là trung tâm.

1. Nền tảng chiến lược: Tạo/lập bản tóm tắt với sự hỗ trợ của AI

Mọi thứ bắt đầu từ việc nhóm SEO của chúng tôi xác định các cơ hội từ khóa. Nhưng đây là nơi mà hầu hết các nhóm mắc sai lầm — họ giao từ khóa và mong đợi điều kỳ diệu sẽ xảy ra.

Thay vào đó, chúng tôi đã xây dựng một công cụ tạo bản tóm tắt hỗ trợ AI bằng ClickUp Docs và ClickUp AI, giúp chúng tôi hoàn thành 60% công việc cho mỗi bản tóm tắt. AI xử lý các công việc nặng nhọc như nghiên cứu, cấu trúc và định vị ban đầu.

Sau đó, các biên tập viên của chúng tôi thêm vào thứ mà tôi gọi là "bụi ma thuật" — góc nhìn độc đáo và sự khác biệt khiến nội dung của chúng tôi trở nên có giá trị, không chỉ mang tính thông tin.

Tại sao điều này quan trọng:

Nếu không có quá trình tạo/lập bản tóm tắt có hệ thống, bạn đang yêu cầu các nhà văn đưa ra những quyết định chiến lược mà họ không có đủ năng lực để thực hiện. Kết quả là gì? Thông điệp và nội dung không nhất quán, không đạt được mục tiêu.

Giải pháp ClickUp:

2. Thực thi có phối hợp: Quản lý nhiều đơn vị thực hiện

Đây là nơi mọi thứ nhanh chóng trở nên phức tạp. Chúng tôi làm việc với nhiều cơ quan cùng một lúc, mỗi cơ quan xử lý các loại nội dung và khối lượng khác nhau. Mỗi cơ quan cần hoạt động độc lập trong khi vẫn duy trì các tiêu chuẩn chất lượng và giọng điệu thương hiệu của chúng tôi.

Giải pháp của chúng tôi: Mỗi bài đăng trên blog trở thành một Nhiệm vụ ClickUp với trạng thái rõ ràng đang được theo dõi, được quản lý thông qua Trạng thái tùy chỉnh và Tự động hóa:

Yếu tố thay đổi cuộc chơi:

Tất cả giao tiếp đều diễn ra trong bối cảnh bằng cách sử dụng Nhận xét nhiệm vụ và Trò chuyện ClickUp.

Khi một cơ quan gửi bản nháp, họ giải thích quyết định của mình trực tiếp trong công việc. Khi trình chỉnh sửa cung cấp phản hồi, lý do được ghi lại trong cùng một chủ đề. Không còn mất bối cảnh, không còn chuỗi email dài dằng dặc để cố gắng nhớ lý do tại sao một quyết định được đưa ra ba tuần trước.

Giải pháp ClickUp:

3. Kiểm soát chất lượng: Quy trình kiểm tra hệ thống

Với 200-250 blog mỗi tháng, kiểm soát chất lượng không phải là tùy chọn — đó là sự sống còn. Chúng tôi đã xây dựng hệ thống theo dõi chất lượng có hệ thống vào từng bước bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh, Danh sách kiểm tra và Bảng điều khiển:

Tác động thực tế:

Chúng tôi có thể xác định các vấn đề về chất lượng ở cấp độ cơ quan và giải quyết chúng trước khi chúng trở thành vấn đề có hệ thống.

Giải pháp ClickUp:

4. Trí tuệ hoạt động: Bảng điều khiển thời gian thực

Bảng điều khiển đã thay đổi mọi thứ cho tôi thấy ngay lập tức:

Đây không chỉ là báo cáo, mà là trí tuệ hoạt động. Khi tôi thấy quá nhiều bài viết bị kẹt ở "With Writer" tại một cơ quan, tôi biết phải can thiệp trước khi nó trở thành khủng hoảng. Khi nỗ lực biên tập tăng đột biến đối với một số loại nội dung, chúng tôi có thể điều chỉnh các mẫu tóm tắt hoặc cung cấp đào tạo bổ sung.

Giải pháp ClickUp:

Các chỉ số KPI thực sự quan trọng

Dưới đây là những gì chúng tôi đang theo dõi và lý do tại sao:

Mục tiêu chính:

Đăng ký miễn phí được tạo ra từ lưu lượng truy cập blog. Mọi thứ khác chỉ là phụ.

Chỉ số dẫn dắt:

Điểm mấu chốt mà hầu hết các nhóm bỏ qua:

Nội dung thường chiếm một phần quan trọng trong dấu ấn kỹ thuật số của công ty bạn. Mỗi bài đăng trên blog là một đại diện cho cách khách hàng nhận thức về thương hiệu, chuyên môn và độ tin cậy của bạn.

Giải pháp ClickUp:

Sử dụng Trường Tùy chỉnh và Bảng điều khiển để theo dõi các chỉ số hàng đầu và liên kết chúng trực tiếp với kết quả kinh doanh.

Điều này thực sự trông như thế nào trong thực tế

Hãy để tôi chỉ cho bạn thấy sự khác biệt giữa nội dung hỗn loạn và hệ thống nội dung:

Trước khi sản xuất có hệ thống:

Sau khi xây dựng hệ thống phù hợp với ClickUp:

Sự chuyển đổi không chỉ ở mặt vận hành mà còn ở mặt chiến lược. Khi bạn có thể sản xuất nội dung chất lượng cao một cách đáng tin cậy và quy mô lớn, bạn có thể đặt ra mục tiêu cao hơn cho chiến lược nội dung của mình.

Chúng tôi có thể sử dụng các từ khóa cạnh tranh, đầu tư vào việc bao quát toàn diện các chủ đề và thử nghiệm các định dạng nội dung mới vì chúng tôi biết hệ thống sản xuất của mình có thể xử lý được.

Hệ thống công nghệ giúp điều đó trở nên khả thi

Tôi không thể tưởng tượng việc vận hành hoạt động này mà không có ClickUp làm hệ thống trung tâm. Đây là lý do tại sao các công cụ truyền thống thất bại khi sản xuất quy mô lớn:

ClickUp mang lại cho chúng tôi:

Khung làm việc bạn có thể áp dụng

Dù bạn đang xuất bản 10 bài blog mỗi tháng hay 200+ bài, những nguyên tắc này đều có thể áp dụng:

Tóm lại

Sản xuất nội dung quy mô lớn không phải là làm việc chăm chỉ hơn mà là xây dựng các hệ thống hoạt động thông minh hơn. Sự khác biệt giữa 50 blog mỗi tháng và hơn 200 blog không chỉ là số lượng mà là cách suy nghĩ có hệ thống về mọi khía cạnh của quá trình sản xuất.

Nội dung của bạn thường là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiềm năng có về công ty bạn. Để tạo ấn tượng nhất quán, có giá trị và chân thực, bạn cần nhiều hơn là ý định tốt, bạn cần có hệ thống tốt.

Câu hỏi không phải là bạn có thể mở rộng quy mô sản xuất nội dung hay không. Câu hỏi là bạn có thể mở rộng quy mô mà không làm mất chất lượng và tính nhất quán khiến nội dung trở nên có giá trị hay không.

Sẵn sàng chuyển đổi quy trình sản xuất nội dung của bạn chưa? Bắt đầu bằng cách lập bản đồ quy trình làm việc hiện tại và xác định những nơi mất bối cảnh, hình thành biểu mẫu và chất lượng bị suy giảm. Sau đó, xây dựng các hệ thống giải quyết những vấn đề cụ thể đó bằng cách sử dụng bộ tính năng của ClickUp, thay vì chỉ đẩy khối lượng công việc qua các quy trình bị hỏng.