ClickUp đã hợp nhất các công cụ làm việc vào một nền tảng duy nhất từ năm 2017. Tuy nhiên, khi việc áp dụng AI ngày càng phổ biến và trở nên cần thiết, việc tối ưu hóa nơi làm việc đòi hỏi phải suy nghĩ lại cách các nhóm theo dõi, chia sẻ và truy xuất nội dung kinh doanh của họ.
ClickUp Brain là tập hợp các tính năng AI dựa trên cuộc hội thoại, ngữ cảnh và vai trò, có sẵn ở mọi nơi trong ClickUp. Mọi nhân viên từ bất kỳ nhóm nào cũng có thể tận dụng ba trụ cột chính của nó: AI Knowledge Manager, AI Project Manager và AI Writer for Work.
Câu hỏi trong đầu mọi người là: AI có thể giúp tôi làm việc hiệu quả và hiệu suất hơn trong vai trò của mình như thế nào?
Với ClickUp Brain, nhóm của bạn không cần phải học kỹ thuật nhắc nhở để đặt câu hỏi phù hợp để có kết quả AI tốt hơn — mọi thứ đã được lo liệu sẵn cho bạn. Và bạn có thể áp dụng các công cụ AI của ClickUp theo từng bước, bắt đầu từ các lĩnh vực có tác động lớn đến cá nhân và nhóm, sau đó mở rộng phạm vi!
BẢO MẬT VỚI AIBạn vẫn có toàn quyền sử dụng các tính năng AI của chúng tôi, và chỉ theo những cách phù hợp với chính sách của bạn vì lợi ích của lực lượng lao động. Dưới đây là những điều bạn cần biết:
1. Mã hóa dữ liệu: ClickUp sử dụng mã hóa để bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải và lưu trữ, đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm không thể bị truy cập bởi các bên không được phép. 2. Kiểm soát truy cập cho Ask AI: ClickUp thực hiện kiểm soát truy cập nghiêm ngặt, đảm bảo rằng chỉ người dùng được phép mới có thể truy cập các câu trả lời của ClickUp Brain. Người dùng phải có quyền truy cập vào dữ liệu cơ bản. 3. Thỏa thuận với các đối tác AGI: ClickUp đã ký thỏa thuận với các nhà cung cấp LLM để không sử dụng dữ liệu để huấn luyện mô hình. 4. Huấn luyện mô hình: ClickUp không huấn luyện bất kỳ mô hình AI nào trên dữ liệu người dùng.
Để tìm hiểu thêm, hãy đọc chính sách bảo mật đầy đủ của chúng tôi.
Hãy cùng xem xét kỹ hơn các tính năng khóa trong ClickUp Brain! 🤓
1. Khởi chạy AI từ mọi nơi trong ClickUp
Trải nghiệm Trò chuyện AI mới chính xác là những gì bạn cần: Chỉ cần một cú nhấp chuột từ thanh công cụ ở bất kỳ đâu trong Không gian Làm việc của bạn. Đây là cổng tự phục vụ để tìm kiếm câu trả lời và giữ cho nhóm của bạn luôn trong trạng thái luồng công việc không bị gián đoạn.
Với khả năng chia sẻ thông tin liên tục, tập trung cá nhân và hợp tác nhóm được hưởng lợi từ việc giảm thiểu gián đoạn.
Khi các nhóm cập nhật công việc hoặc hợp tác để hoàn thành sản phẩm, chỉ cần một cú chạm đơn giản là AI sẽ xuất hiện để mọi người có thể tham khảo các quyết định và dữ liệu đã được ghi lại.
Mỗi ngày đều mang đến những câu hỏi mới, nhưng ClickUp AI luôn sẵn sàng 24/7/365. Dưới đây là một số tình huống mà mọi người có thể sử dụng ClickUp AI để nhận hỗ trợ tổ chức nhanh chóng:
Câu hỏi về chính sách nội bộ
- Người dùng: Bạn có thể cho tôi biết chính sách nghỉ phép của công ty là gì không? Tôi muốn nghỉ vào thứ Sáu tuần sau nhưng không chắc liệu cần xin phép trước và phải yêu cầu bao lâu trước đó.
- AI: Trả lời với một tóm tắt ngắn gọn về chính sách nghỉ phép của công ty, bao gồm các yêu cầu phê duyệt cần thiết, thời hạn nộp đơn, số ngày nghỉ ốm so với ngày nghỉ cá nhân, và các nguồn thông tin thêm
Các phương pháp hay nhất về Không gian Làm việc chung
- Người dùng: Làm thế nào để đặt công việc thành riêng tư?
- ClickUp AI: Trả lời bằng hướng dẫn từng bước và liên kết nguồn đến các bài viết Trợ giúp ClickUp để biết thêm thông tin
Hỗ trợ CNTT
- Người: Máy tính của tôi không hoạt động! Làm thế nào để liên hệ với bộ phận IT?
- ClickUp AI: Tham chiếu cơ sở dữ liệu kiến thức của bạn để tìm các thủ tục được ghi lại và chia sẻ (các) liên kết nguồn
2. Đặt câu hỏi về công việc và tài liệu
Ngay cả những nhân viên giỏi tổ chức cũng khó theo kịp danh sách công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ.
Mọi thứ đều phải hoàn thành ngay lập tức nếu bạn có năm quản lý dự án đang thực hiện năm công việc.
Giờ đây, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về các công việc cần hành động ngay lập tức và những công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn dựa trên dữ liệu công việc. Đặt câu hỏi tùy chỉnh hoặc chọn từ các câu hỏi có sẵn, bao gồm:
- Công việc khẩn cấp của tôi là gì?
- Tôi nên làm công việc gì tiếp theo?
- Các công việc quá hạn của tôi là gì?
- Những công việc nào đang mở và được giao cho tôi?
Điều này cho phép các nhóm tiến độ ổn định trong công việc khẩn cấp và các mục tiêu dài hạn quan trọng mà không bỏ sót các cột mốc quan trọng. 🔑
3. Tóm tắt công việc, chủ đề bình luận và tài liệu
Sử dụng các công cụ AI để tóm tắt thông tin và hỗ trợ viết lách giúp mọi người giảm bớt áp lực từ lượng nội dung đọc và viết khổng lồ tại nơi làm việc. Điều này giúp tăng hiệu quả toàn công ty và tiết kiệm thời gian.
Hãy cho mọi người biết: Không còn phải đọc các chủ đề công việc dài dằng dặc nữa!
Bằng cách tự động tạo tóm tắt các chi tiết quan trọng, các nhóm tăng sức chứa để hoàn thành và chia sẻ nhiều công việc hơn. Các tình huống dưới đây là những cơ hội tuyệt vời để áp dụng tính năng tóm tắt AI vào công việc:
- Phát triển sản phẩm: Tóm tắt các tài liệu yêu cầu dài để trích xuất các quyết định và sự đánh đổi quan trọng cho các kỹ sư mới
- Chiến dịch tiếp thị: Trích xuất các chủ đề và thông tin chi tiết quan trọng từ các chủ đề email dài để lập kế hoạch cho chiến dịch sắp ra mắt, giúp các cộng tác viên nhanh chóng bắt kịp tiến độ
- Dự án nghiên cứu: Tóm tắt các kết quả và khuyến nghị quan trọng từ các kết quả và phân tích dài dòng để tạo ra các bản tóm tắt điều hành ngắn gọn
- Hỗ trợ khách hàng: Tóm tắt các cuộc hội thoại về phiếu yêu cầu giữa đồng nghiệp và khách hàng để phát hiện các vấn đề chưa được giải quyết, yêu cầu tính năng hoặc lỗi cho các nhóm sản phẩm
- Dự án tư vấn: Tạo bản tóm tắt các kết quả cần đạt được, báo cáo trạng thái và biên bản cuộc họp để khách hàng cập nhật tiến độ công việc ở cấp cao nhất
4. Tạo báo cáo cá nhân và cập nhật nhóm
AI StandUp tạo ra các bản tóm tắt trạng thái ngắn gọn theo yêu cầu cho tối đa 10 người. Những điểm tiếp xúc thường xuyên này để đánh giá tiến độ giúp chúng tôi có trách nhiệm hơn, không bỏ sót những nỗ lực cá nhân và tập thể thúc đẩy thành tựu của tổ chức. 🏆
Các cuộc họp cá nhân, cuộc họp nhóm và cuộc họp tổng kết của bạn diễn ra song song. Các cuộc họp hàng ngày qua ClickUp AI mang lại khả năng hiển thị từng khoảnh khắc để duy trì sự linh hoạt trong khi đáp ứng các nhu cầu rộng lớn hơn như cài đặt mục tiêu và phát triển tài năng.
Và khi một điểm kiểm tra tiến độ đơn giản là đủ để giữ cho ngày của bạn đi đúng hướng, hãy thêm thẻ StandUp vào Trang chủ của bạn! Trong cài đặt thẻ, bạn có thể chuyển đổi giữa các kỳ và định dạng khác nhau để hiển thị những gì liên quan đến bạn trong tuần.
5. Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để tạo tự động hóa tùy chỉnh
Người dùng của chúng tôi rất thích tính năng Tự động hóa trong ClickUp, giúp loại bỏ nhiều quy trình thủ công liên quan đến công việc. Chúng tôi đã cải tiến công cụ này để bất kỳ ai cũng có thể tạo quy tắc tùy chỉnh bằng văn bản đơn giản!
Mô tả một cách đơn giản những gì bạn muốn thực hiện trên chế độ tự động: Cập nhật trạng thái, áp dụng mẫu hoặc gửi nhận xét cho những người cụ thể.
Ví dụ: một nhà tuyển dụng tự động hóa quy trình tuyển dụng bằng ngôn ngữ tự nhiên: Khi trạng thái công việc thay đổi thành đã được chấp nhận, áp dụng Mẫu nhập việc cho nhân viên mới và thay đổi mức độ ưu tiên thành cao.
6. Nhận cập nhật công việc tự động trong chế độ xem Danh sách, Bảng, Lịch hoặc Bảng
Nếu bạn đã sử dụng Trường Tùy chỉnh để chuyển đổi công việc nhanh chóng, bạn sẽ thích các tính năng mới nhất của nhóm này: Tóm tắt AI và Cập nhật tiến độ AI!
Bạn còn nhớ tính năng tóm tắt công việc từ trước đó không? Giờ đây, bạn có thể xem tóm tắt tiến độ và cập nhật ngay lập tức từ các chế độ xem mà không cần mở công việc.
Đối với lộ trình sản phẩm hoặc danh sách chiến dịch tiếp thị, tạo bản tóm tắt mới về tiến độ công việc gần đây. Trên danh sách bán hàng hoặc sprint, lấy bản tóm tắt các công việc khẩn cấp của khách hàng tiềm năng hoặc tỷ lệ hoàn thành của nhà phát triển khi công việc tiến triển hàng ngày. 🌱
7. Viết với Trợ lý dành riêng cho vai trò của bạn
Trợ lý viết AI mang lại giá trị bằng cách trao quyền cho các nhóm để tối đa hóa thời gian. Khi ý tưởng còn mới mẻ trong đầu, đó là thời điểm hoàn hảo để bắt tay vào công việc. Chúng tôi sẽ duy trì sự tập trung vào các công việc quan trọng nhất và tránh tình trạng công việc bị tồn đọng.
Cách thức hoạt động: Các điểm bắt đầu được đề xuất trong ClickUp AI thay đổi dựa trên vai trò bạn chọn trong hộp thoại modal.
Ví dụ, các kỹ sư có thể tạo sơ đồ mô hình hoặc viết tài liệu kỹ thuật. Tương tự, các quản lý dự án có thể tạo tài liệu phạm vi dự án hoặc yêu cầu thay đổi dự án. Bộ phận nhân sự có thể tạo danh sách công việc hoặc soạn thảo thông báo nội bộ.
8. Giảm khối lượng công việc ban đầu với mẫu được hỗ trợ bởi AI
Với tốc độ dự án ngày càng tăng trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh, chất lượng ổn định mang lại sự thoải mái. Các mẫu do AI tạo ra giúp chuẩn hóa cấu trúc và định dạng, để bất kỳ ai sử dụng tài nguyên được thương hiệu của bạn phê duyệt, cho dù là khách hàng hay lãnh đạo, đều có tài liệu hoàn hảo. 🎨
Tận dụng tính năng Write With AI để tạo bản nháp ban đầu của tài liệu. Cụ thể:
- Mở tài liệu mới
- Nhập phím gạch chéo để mở công cụ Write With AI
- Cho AI biết bạn muốn tạo và chỉnh sửa gì theo nhu cầu
- Chèn văn bản vào Tài liệu và thêm những nét cuối cùng
- Lưu tài liệu dưới dạng mẫu để các thành viên khác trong nhóm có thể truy cập
Ví dụ: các nhà quản lý chương trình khởi động các sáng kiến liên chức năng mới có thể tạo ngay các tài liệu điều lệ có cấu trúc hoàn chỉnh để sửa đổi theo các phương pháp hay nhất về quản lý dự án, như chỉ số thành công, danh sách rủi ro và ma trận RACI phù hợp với kích thước nhóm.
Dưới đây là cách các nhóm khác xây dựng mẫu cho các dịp khác nhau:
Mạng xã hội
- Khung nội dung với kích thước hình ảnh và độ dài chú thích lý tưởng được cấu hình sẵn
- Mẫu chiến dịch xã hội với danh sách hashtag và tin nhắn có thể tái sử dụng
- Báo cáo phân tích hiển thị các xu hướng chỉ số khóa
Nội dung
- Bản phác thảo bài viết blog đã được điền sẵn nghiên cứu SEO để hoàn thiện
- Kịch bản ý tưởng video với chi tiết cảnh quay và danh sách kiểm tra sản xuất sẵn sàng
- Mẫu bản tin email với các khối nội dung được phân đoạn cho người đăng ký
Marketing
- Email nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng với phân tích phân khúc khách hàng tiềm năng
- Mẫu kế hoạch khởi động chiến dịch với công cụ theo dõi ngân sách, mục tiêu và thông tin về đối tượng
- Mẫu thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm với ngôn ngữ định vị
Kỹ thuật
- Mã hóa kiến trúc và mẫu tài liệu thành phần
- Khung tài liệu yêu cầu sản phẩm được cài đặt sẵn với hướng dẫn về phong cách
- Mẫu nhật ký vấn đề kế hoạch khắc phục lỗi với luồng logic cây quyết định
IT
- Biểu mẫu tài liệu phản hồi sự cố với phân loại mức độ nghiêm trọng
- Mẫu báo cáo kiểm tra an ninh mạng được cập nhật theo các tiêu chuẩn tuân thủ mới nhất
- Lưới kiểm tra khôi phục thảm họa và cấu trúc lưu trữ phục hồi hồ sơ chọn lọc
HR
- Mẫu thư đề nghị việc làm được cá nhân hóa bao gồm các điều khoản tuyển dụng
- Danh sách kiểm tra 90 ngày có thể tùy chỉnh theo bộ phận hoặc nhóm
- Khung đánh giá hiệu suất linh hoạt phù hợp với giá trị của công ty
Tài chính
- Mẫu phân tích rủi ro chuẩn bị kiểm toán tài chính
- Mẫu báo cáo ngân sách so với chi tiêu thực tế
- Pitchbook shells cho tài liệu tài trợ được cập nhật theo kích thước vòng
9. Chế độ xem bản ghi âm giọng nói từ bình luận đã gửi
Hợp tác liền mạch có nghĩa là gặp gỡ nhân viên ở nơi họ cảm thấy thoải mái nhất để bày tỏ ý tưởng. Đối với một số người, nói ra ý tưởng một cách rõ ràng sẽ cảm thấy trực quan hơn, cho phép giọng điệu và sự nhiệt tình được thể hiện rõ ràng.
Voice Clips trong ClickUp cho phép các nhóm chia sẻ nhận xét bằng lời nói và AI sẽ chuyển cuộc hội thoại thành văn bản ngay lập tức.
Bản ghi chép cho phép bất kỳ ai nhanh chóng quét nội dung để tìm các chi tiết quan trọng. (Và tính năng này rất hữu ích nếu bạn đang ở trong không gian công cộng hoặc văn phòng mở!) Bạn thậm chí có thể sao chép toàn bộ bản ghi chép hoặc trích đoạn để hiển thị rộng hơn.
10. Tạo công việc con nhanh gấp đôi với AI
Thay vì vắt óc suy nghĩ để xác định từng công việc cần thiết để hoàn thành dự án thành công, hãy để AI ClickUp giúp bạn xây dựng kế hoạch hành động. Chỉ cần xác định mục tiêu tổng thể, ví dụ: Tạo quy trình nộp bài IT mới, AI sẽ lập ra một loạt các công việc con theo thứ tự!
Và sức mạnh của các công việc con do AI tạo ra không chỉ dừng lại ở đó. 🤖
Cách thức hoạt động: Nếu một công việc được bắt đầu với tên Lập kế hoạch đào tạo lại toàn công ty khi mới được tạo, nó có thể thiếu các chi tiết cụ thể cần thiết để xác định các công việc con hợp lý. Tuy nhiên, sau vài ngày, khi các cuộc hội thoại làm rõ định dạng, đối tượng và mức độ ưu tiên của chủ đề, AI có thể thu thập tất cả các bình luận mới được thêm vào.
Dựa trên phạm vi phát triển, nó có thể đề xuất các công việc con phù hợp phản ánh bối cảnh và chi tiết cập nhật: Phác thảo vai trò cần thiết, địa điểm tổ chức, chủ đề phiên và lời mời cần tạo!
11. Chuyển đổi mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) để tùy chỉnh trải nghiệm AI của bạn
Bạn muốn truy cập ChatGPT trong không gian làm việc của mình? Hoặc viết một bài blog chi tiết bằng Claude mà không cần chuyển tab và đăng nhập vào công cụ? Giờ đây, bạn có thể làm được điều đó!
ClickUp Brain cho phép bạn chuyển đổi giữa các Mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) khác nhau để phù hợp với các trường hợp sử dụng và sở thích cá nhân. Điều này đảm bảo bạn đạt được kết quả tốt hơn cho các công việc đa dạng như mã hóa, viết hoặc tóm tắt.
Cùng với sự phát triển của công nghệ AI, khả năng chuyển đổi LLM sẽ cho phép Brain tích hợp các mô hình mới hơn, tiên tiến hơn khi chúng ra mắt và giúp trợ lý tiện dụng của bạn luôn thích ứng với yêu cầu công việc.
Mở rộng năng suất trên toàn công ty với ClickUp Brain
Chúng tôi rất muốn trò chuyện với bạn để hiểu nhu cầu tự động hóa của nhóm bạn và những điểm khó khăn hiện tại. Trong phiên trò chuyện được cá nhân hóa, chúng tôi sẽ thảo luận về những điểm tắc nghẽn trong quy trình làm việc của bạn, sau đó chỉ ra những điểm mà ClickUp Brain, kết hợp với cơ sở kiến thức của bạn, sẽ giúp tăng gấp đôi hiệu suất. ⚙️
Và để giúp quá trình chuyển đổi nơi làm việc trở nên dễ dàng hơn, ClickUp Brain có sẵn với giá 5 USD cho mỗi thành viên Không gian Làm việc mỗi tháng. Bắt đầu từ hôm nay, nhóm của bạn có thể hoàn thành công việc của hôm nay, ngày mai và ngày mốt!