Khảo sát về việc sử dụng AI của chúng tôi cho thấy 88% người dùng sử dụng các công cụ AI trong công việc. Tuy nhiên, chỉ 12% thực sự sử dụng các tính năng AI được tích hợp trong các công cụ năng suất.
Tại sao? Bởi vì các công cụ AI độc lập này thiếu bối cảnh để giúp bạn thực hiện công việc của mình.
Nói một cách đơn giản:❗️Chúng bị tách biệt khỏi quy trình làm việc và dữ liệu xác định các công việc hàng ngày❗️Sự tách biệt này dẫn đến trải nghiệm bị phân mảnh và giá trị thực tế bị giới hạn
ClickUp Brain, trợ lý AI của ClickUp, được thiết kế để giải quyết những tình huống quen thuộc này. Nó lo liệu công việc bận rộn để bạn có thể tập trung vào các quyết định thay vì những chi tiết nhỏ nhặt.
Cần bản tóm tắt dự án dựa trên các cuộc thảo luận trong cuộc họp tuần trước? Hoàn thành trong vài giây. Ghi chú cuộc họp lộn xộn? Sắp xếp gọn gàng mà không cần nỗ lực. Công việc chồng chất? Xếp thứ tự ưu tiên ngay lập tức. Tất cả đều không cần mở tab khác và giải thích lại công việc của bạn!
Bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng ClickUp AI để biến ngày làm việc của bạn thành một ngày thành công thay vì một ngày mệt mỏi? Bài đăng trên blog này sẽ giúp bạn.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Các công cụ AI độc lập hoạt động riêng lẻ, đòi hỏi nỗ lực thêm để áp dụng những hiểu biết vào công việc thực tế
- ClickUp AI được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn, cung cấp các đề xuất và tự động hóa thời gian thực mà không cần chuyển đổi công cụ
- Tự động hóa việc viết, quản lý công việc và lập kế hoạch dự án với tính năng tạo nội dung, tóm tắt và đề xuất thông minh dựa trên AI
- Truy xuất thông tin quan trọng ngay lập tức với quản lý kiến thức dựa trên AI — không còn phải tìm kiếm trong vô số tài liệu và chủ đề
- Đơn giản hóa quy trình làm việc với tự động hóa dựa trên AI, từ phân công công việc đến cập nhật dự án và theo dõi tiến độ
- Tiết kiệm thời gian và giảm bớt công việc bận rộn bằng cách tóm tắt công việc, tạo báo cáo và ghi chép cuộc họp một cách dễ dàng
- Làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn—ClickUp AI hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn để bạn có thể tập trung vào công việc có ý nghĩa
ClickUp AI là gì?
ClickUp AI, còn được gọi là ClickUp Brain , là trợ lý năng suất tích hợp sẵn, được thiết kế để giúp công việc nhanh hơn và dễ dàng hơn mà không cần phải sử dụng các công cụ AI riêng lẻ . Vì được tích hợp hoàn toàn vào ClickUp, nó hiểu các nhiệm vụ, tài liệu và quy trình công việc của nhóm bạn, cung cấp cho bạn những gợi ý thông minh hơn trong thời gian thực.
Với tính năng tóm tắt tự động và tự động hóa quy trình làm việc, bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho công việc bận rộn và có nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự quan trọng. Nói tóm lại, ClickUp AI thích ứng với cách bạn làm việc. Cho dù bạn đang soạn thảo nội dung tiếp thị, động não ý tưởng hay tóm tắt các dự án phức tạp, nó đều cung cấp những thông tin chi tiết phù hợp để giúp bạn tiếp tục tiến lên.
➡️ Đọc thêm: Sự khác biệt giữa Học máy và Trí tuệ nhân tạo
Các tính năng chính của ClickUp AI
AI hỗ trợ mọi khía cạnh của ClickUp, từ Trường Tùy chỉnh đến tự động hóa. Nhưng nếu phải chọn ba tính năng hàng đầu, đây là những gì chúng tôi đề xuất:
1. Trợ lý viết AI
Bị kẹt trong bản nháp? ClickUp Brain giúp bạn viết, chỉnh sửa và dịch các loại nội dung khác nhau, chẳng hạn như ghi chú cuộc họp, email hoặc bài đăng trên blog. Nó cũng có thể:
- Sửa lỗi chính tả và ngữ pháp, điều chỉnh giọng điệu và tạo ý tưởng khi bạn hết ý tưởng
- Tóm tắt tài liệu dài chỉ trong vài giây
- Định dạng nội dung để giữ cho nội dung rõ ràng và có cấu trúc
- Tạo bảng cho dữ liệu có cấu trúc
- Tạo các mẫu AI có thể tái sử dụng để duy trì tính nhất quán giữa các dự án
2. Quản lý Kiến thức AI
ClickUp Brain giống như một ngân hàng bộ nhớ kỹ thuật số. Nó quét nhanh không gian làm việc của bạn và truy xuất thông tin phù hợp, chẳng hạn như chi tiết dự án, ghi chú cuộc họp hoặc yêu cầu của khách hàng.
Giả sử bạn đang tham gia một cuộc họp:
- Yêu cầu ClickUp Brain truy xuất các quyết định quan trọng và dữ liệu liên quan từ các cuộc thảo luận trước đó mà không cần chuyển tab
- Khi khách hàng yêu cầu cập nhật, bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain lấy trạng thái dự án mới nhất và các cột mốc quan trọng một cách nhanh chóng
- Sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt các tài liệu phức tạp một cách tự động
📮ClickUp Insight: Gần đây, chúng tôi phát hiện ra rằng khoảng 33% nhân viên tri thức gửi tin nhắn cho 1 đến 3 người mỗi ngày để tìm hiểu thông tin cần thiết.
Nhưng nếu bạn có tất cả thông tin được ghi chép và sẵn sàng sử dụng thì sao? Với Trình quản lý kiến thức AI của ClickUp Brain, việc chuyển đổi bối cảnh sẽ trở thành dĩ vãng. Chỉ cần đặt câu hỏi ngay từ không gian làm việc của bạn, ClickUp Brain sẽ lấy thông tin từ không gian làm việc và/hoặc các ứng dụng bên thứ ba được kết nối!
3. Quản lý dự án AI
Bạn muốn có một quản lý dự án cá nhân giúp dự án của bạn tiến triển mà không cần nỗ lực thủ công? Quản lý dự án AI của ClickUp cách mạng hóa năng suất bằng cách tự động hóa các công việc quản lý dự án và đơn giản hóa quy trình làm việc. Từ tạo các cuộc họp ngắn, cập nhật công việc và công việc con đến tạo kế hoạch dự án chi tiết và theo dõi tiến độ, nó đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót.
Nó có thể giúp bạn:
- Phân công công việc: Đề xuất các công việc con và giúp hợp lý hóa quá trình tạo/lập công việc
- Ưu tiên công việc: Sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả dựa trên mức độ ưu tiên của công việc hoặc tạo ra những hiểu biết sâu sắc để ra quyết định tốt hơn
- Dự đoán dòng thời gian: Hỗ trợ tạo kế hoạch dự án và dòng thời gian chi tiết bằng cách sử dụng lời nhắc và dữ liệu lịch sử
Cách sử dụng ClickUp AI?
Sẵn sàng để ngày làm việc của bạn trở nên hiệu quả hơn? Dưới đây là cách trợ lý AI của ClickUp có thể giúp bạn:
👉🏽 Ghi chú: Bạn có thể truy cập ClickUp AI miễn phí nhưng với một số giới hạn về tính năng. Để sử dụng các tính năng AI nâng cao, hãy chọn gói trả phí — bắt đầu từ 7 USD/tháng.
1. Khởi chạy từ mọi nơi trong ClickUp
ClickUp Brain được tích hợp trên toàn bộ nền tảng. Điều này có nghĩa là bạn có thể truy cập AI từ hầu hết mọi phần của nền tảng. Cách thực hiện như sau:
- Truy cập thanh công cụ: Biểu tượng ClickUp AI luôn hiển thị trên thanh công cụ, sẵn sàng hỗ trợ ngay lập tức
- Nút Ask AI (Hỏi AI): Có sẵn trong Công việc, Tài liệu, Bình luận và Trò chuyện, để bạn có thể hỏi AI ngay tại nơi bạn cần
- Biểu tượng AI nổi: Khi bạn không đang thực hiện công việc hoặc tài liệu, hãy tìm biểu tượng AI ở góc dưới bên phải để truy cập nhanh mà không cần chuyển màn hình
⚠️ Không biết phải hỏi gì? ClickUp AI đi kèm với các câu hỏi gợi ý được thiết kế sẵn để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng. Không cần phải học kỹ thuật gợi ý. Chỉ cần chọn và tinh chỉnh câu hỏi gợi ý, và để AI làm phần việc nặng nhọc.
2. Tạo và quản lý công việc
ClickUp Brain tạo nhiệm vụ ngay lập tức từ Tài liệu, Bình luận, Bình luận trong hộp thư đến, Tin nhắn trò chuyện và thậm chí cả bảng trắng.
Di chuột qua bất kỳ bình luận hoặc tin nhắn nào và chọn biểu tượng ClickUp AI. Sau đó, nhấp vào Tạo nhiệm vụ với AI.
ClickUp Brain có thể giúp bạn:
✅ Tạo công việc trong Danh sách công việc và Không gian phù hợp
✅ Viết tiêu đề và mô tả rõ ràng, giàu ngữ cảnh
✅ Liên kết với chủ đề bình luận gốc
ClickUp Brain cũng soạn thảo mô tả nhiệm vụ để nhóm của bạn biết chính xác việc cần làm.
Ngoài ra, nó còn chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc con. Chỉ cần mở công việc và nhấp vào tùy chọn tạo công việc con bên dưới tiêu đề công việc. Bạn có thể đổi tên bất kỳ công việc con nào và hủy chọn những công việc không mong muốn bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh chúng.
3. Đặt câu hỏi về công việc và tài liệu
Thay vì phải tìm kiếm trong vô số công việc khi quản lý nhiều dự án, nhóm hoặc các bên liên quan, ClickUp Brain cho phép các nhà quản lý dự án nhận được câu trả lời tức thì, theo thời gian thực dựa trên dữ liệu nhiệm vụ.
Đây là tính năng hoàn hảo để cân bằng công việc khẩn cấp với các mục tiêu tổng thể. 🔭
📌 Ví dụ về lời nhắc:
- Công việc nào là cấp bách nhất trong các dự án của tôi?
- Hôm nay tôi nên tập trung vào những hạn chót nào?
- Công việc nào đã quá hạn?
- Những công việc nào vẫn còn mở và được giao cho nhóm của tôi?
4. Tóm tắt công việc, tài liệu và chủ đề bình luận
Các nhiệm vụ dài, tài liệu vô tận và các chủ đề bình luận dài dằng dặc khiến bạn khó tìm thấy những thông tin quan trọng. ClickUp Brain tóm tắt ngay các điểm chính để bạn nhận được các cập nhật quan trọng nhất mà không cần cuộn xuống.
Ví dụ: một bản cập nhật dự án được gửi đi và đột nhiên có hơn 30 bình luận tranh luận về một trở ngại. Thời hạn, quyết định và mục hành động? Các chi tiết quan trọng như thời hạn và mục hành động bị mất trong quá trình này. Để khắc phục vấn đề này, hãy nhấp vào Tóm tắt bằng AI và trong vài giây, bạn sẽ nhận được:
✅ Tổng quan về dự án
✅ Quyết định quan trọng đã được đưa ra
✅ Các bước tiếp theo
✅ Mục hành động
Bạn cũng có thể yêu cầu ClickUp Brain:
- Xác định các yếu tố cản trở, rủi ro và ưu tiên: Tóm tắt các công việc của bạn để xem điều gì đang cản trở tiến độ
- Tóm tắt tài liệu dễ dàng: AI soạn thảo bản tóm tắt tài liệu và chèn vào phần phụ đề của tài liệu để dễ tham khảo
- Theo dõi tiến độ ngay lập tức: Các bản cập nhật do AI tạo ra sẽ nêu bật những thay đổi về mức độ ưu tiên của công việc, ngày đáo hạn và sự hợp tác của nhóm trong vài giây
- Tóm tắt tin nhắn trò chuyện hoặc cập nhật từ các kênh: Yêu cầu AI cập nhật cho bạn về các tin tức mới trong một kỳ cụ thể
📌 Ví dụ về lời nhắc:
- Tóm tắt các cập nhật mới nhất về công việc thiết kế lại trang web.
- Tóm tắt tài liệu yêu cầu sản phẩm này thành các quyết định và mục hành động chính.
- Hãy cho tôi biết tổng quan về tiến độ của sprint này.
- Tóm tắt những thay đổi trong công việc này trong tuần qua.
5. Soạn thảo email, bài đăng blog hoặc báo cáo
Viết bất kỳ thông tin liên lạc nào cũng tốn thời gian, và việc chỉnh sửa cho rõ ràng chỉ làm tăng khối lượng công việc của bạn.
ClickUp Brain giúp tăng tốc quá trình này bằng cách tạo bản nháp, tóm tắt và báo cáo có cấu trúc dựa trên nhu cầu của bạn. Chỉnh sửa văn bản do AI tạo ra thay vì bắt đầu từ đầu.
Dưới đây là cách nó giúp bạn:
- Email: Tạo email chuyên nghiệp để cập nhật dự án, liên lạc với khách hàng hoặc gửi tin nhắn nội bộ
- Bài viết blog: Tạo dàn ý hoặc bản nháp hoàn chỉnh dựa trên nội dung đầu vào cụ thể
- Báo cáo: Trích xuất thông tin quan trọng từ các cuộc thảo luận hoặc dữ liệu và định dạng chúng thành các báo cáo có cấu trúc
- Ghi chú cuộc họp: Tóm tắt những điểm chính từ các cuộc họp để tham khảo
- Chỉnh sửa và viết lại: Yêu cầu AI tinh chỉnh bản nháp hoặc làm cho bản nháp dễ đọc hơn bằng cách thêm các dấu đầu dòng, tiêu đề phụ và đoạn văn ngắn hơn
📌 Ví dụ về lời nhắc:
- Soạn thảo email cập nhật cho các bên liên quan về dòng thời gian của dự án.
- Tóm tắt cuộc thảo luận trong cuộc họp này thành các mục hành động.
- Tạo bản phác thảo bài đăng blog về cách cải thiện năng suất tại nơi làm việc.
6. Dịch và bản địa hóa nội dung của bạn
Việc giao tiếp với các nhóm và khách hàng trên toàn cầu rất khó khăn khi nội dung cần được điều chỉnh cho phù hợp với các ngôn ngữ và bối cảnh văn hóa khác nhau.
ClickUp Brain sẽ đóng vai trò là trình dịch thuật dựa trên AI của bạn. Hiện tại, nó hỗ trợ 12 ngôn ngữ, bao gồm tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Hàn, tiếng Ả Rập và nhiều ngôn ngữ khác.
Bạn có thể:
- Chuyển đổi email và tài liệu sang nhiều ngôn ngữ chỉ với một cú nhấp chuột
- Điều chỉnh giọng điệu, cách diễn đạt và các sắc thái văn hóa cho các đối tượng mục tiêu khác nhau
📌 Ví dụ về lời nhắc:
- Dịch bản cập nhật cho khách hàng này sang tiếng Tây Ban Nha với giọng điệu trang trọng.
- Chuyển đổi email/quảng cáo tiếp thị này sang tiếng Pháp mà vẫn giữ nguyên phong cách hội thoại.
- Bản địa hóa hướng dẫn sản phẩm này cho khách hàng Đức.
7. Chuyển đổi giọng nói thành văn bản
Bạn đang tham gia một cuộc họp, ghi chú bằng giọng nói khi đang di chuyển hoặc nhận cập nhật âm thanh từ đồng nghiệp. Sau đó, bạn phải phát lại đoạn clip nhiều lần để nắm bắt các chi tiết quan trọng — một quá trình chậm chạp và gây bực bội.
ClickUp Brain có thể dễ dàng chuyển đổi các đoạn âm thanh thành văn bản để dễ dàng xem lại thông tin, chỉnh sửa và chia sẻ.
Bạn cũng có thể nhắc lại AI để nhận được chính xác thông tin bạn cần. Ví dụ: hỏi: Các ghi chú cuộc họp này có bao gồm bất kỳ mục hành động nào cho tôi hoặc nhóm của tôi không?
🎤 Một số ứng dụng thực tế:
- Ghi âm cuộc họp: Chuyển thảo thảo luận thành ghi chú và điểm hành động
- Phiên brainstorming: Ghi lại và sắp xếp các ý tưởng quan trọng từ ghi chú bằng giọng nói
- Phản hồi của khách hàng: Chuyển đổi thông tin bằng lời nói thành các đề xuất có thể thực hiện được
8. Nhận câu trả lời phù hợp với vai trò cụ thể
Việc tìm kiếm các cập nhật, báo cáo và thông tin liên quan cho các bên liên quan thường đòi hỏi phải lọc qua lượng dữ liệu khổng lồ.
ClickUp Brain giúp đơn giản hóa việc này cho bạn. Nó tham chiếu tiêu đề Hồ sơ của bạn, quét Tài liệu Không gian Làm việc và các nhiệm vụ mà bạn có quyền truy cập, và chỉ lấy những thông tin chi tiết phù hợp nhất — để bạn có được chính xác những gì bạn cần.
Dưới đây là những gì AI quét cho mỗi vai trò:
🚀 Quản lý dự án: Công việc và báo cáo, nêu bật các điểm nghẽn tiềm ẩn
👥 Trưởng nhóm: Công việc đang chờ xử lý và người được giao
📊 Lãnh đạo: Tổng quan rõ ràng về các deliverables và hạn chót
💬 Nhóm bán hàng: Vé và nhận xét để xác định các vấn đề phổ biến
💻 Nhà phát triển: Các vấn đề nổi bật và xếp hạng theo mức độ khẩn cấp
➡️ Đọc thêm: Cách sử dụng AI để nâng cao hiệu quả làm việc
9. Xây dựng tự động hóa tùy chỉnh bằng ngôn ngữ tự nhiên
Điều cuối cùng bạn muốn làm với tư cách là trưởng nhóm là cập nhật thủ công các công việc đơn giản xuất hiện hàng ngày/hàng tuần/thường xuyên.
Trình tạo AI trực quan của ClickUp sẽ làm việc đó cho bạn. Chỉ cần nhập những gì bạn cần bằng ngôn ngữ đơn giản, ClickUp Brain sẽ cấu hình tự động hóa trên mọi Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc.
📌 Một số ví dụ về tự động hóa :
- Tiến độ công việc: Khi một công việc được đánh dấu là 'Hoàn thành', hãy chuyển nó sang 'Xem lại' và giao cho bộ phận QA
- Theo dõi dự án: Tự động cập nhật trạng thái dự án khi 80% công việc đã hoàn thành
- Thông báo nhóm: Gửi thông báo Slack khi có công việc ưu tiên cao được thêm vào
- Phân công công việc: Khi có yêu cầu tiếp thị mới, tự động phân công cho nhóm nội dung
⚠️ Lưu ý: Không phải tất cả các tự động hóa đều hoạt động hoàn hảo ngay từ đầu. ClickUp Brain giúp bạn làm rõ các bước và tinh chỉnh hướng dẫn để đảm bảo tự động hóa của bạn hoạt động trơn tru.
➡️ Đọc thêm: Các công cụ hợp tác AI tốt nhất để sử dụng
Tóm tắt cuộc họp và mục hành động ngay lập tức
Trình ghi chú AI của ClickUp có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc trong cuộc họp bằng cách tự động ghi chép và tóm tắt các cuộc thảo luận và trích xuất các mục có thể thực hiện được. Nó giảm bớt gánh nặng ghi chép thủ công, cho phép người tham gia tập trung vào cuộc hội thoại!
- Tóm tắt tự động: AI tạo ra bản tóm tắt ngắn gọn về các điểm chính được thảo luận trong tài liệu ClickUp Docs riêng tư
- Mục hành động: Xác định và trích xuất các mục hành động từ bản ghi, giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn
- Tích hợp với Nhiệm vụ ClickUp: Các mục hành động và tóm tắt có thể được tích hợp liền mạch vào Nhiệm vụ và quy trình làm việc ClickUp hiện có hoặc mới
Các tác nhân AI trong ClickUp
Các nhân viên trò chuyện trong ClickUp được thiết kế để tự động xử lý các truy vấn và thực hiện các hành động dựa trên yêu cầu của thành viên nhóm. Các nhân viên này thể hiện tính tự chủ, phản ứng nhanh và chủ động, cho phép họ đưa ra quyết định, thích ứng với những thay đổi theo thời gian thực và chủ động hướng tới các mục tiêu cụ thể.
Trong số các loại đại lý, Đại lý trả lời trả lời các câu hỏi trong các kênh bằng cách sử dụng các nguồn kiến thức được chỉ định, trong khi Đại lý phân loại đảm bảo các công việc được kết nối phù hợp với các chủ đề kênh có liên quan dựa trên các tiêu chí đã định. Người dùng có thể tạo hoặc tùy chỉnh các đại lý này trong ClickUp Chat bằng cách truy cập biểu tượng "tia chớp", cho phép họ xác định điều kiện, công cụ và nguồn kiến thức cho các hành động phù hợp.
Ghi chú: Tính năng đại lý hiện đang trong giai đoạn beta tại thời điểm bài viết này được xuất bản
Làm thế nào để triển khai ClickUp AI trong quy trình làm việc của bạn?
Giờ bạn đã biết các công cụ ClickUp AI có thể làm gì, đã đến lúc tích hợp chúng vào không gian làm việc của bạn.
ClickUp Brain thích ứng với mọi quy trình làm việc, cho dù bạn đang quản lý dự án, thực hiện chiến dịch tiếp thị hay đang theo dõi các nhiệm vụ kỹ thuật.
Ví dụ: Jamie là trưởng nhóm dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện nhiều dự án giữa các nhóm. Những thách thức lớn nhất:
🛑 Kế hoạch dự án chậm: Liên tục đi lại để hoàn thiện dòng thời gian và kết quả đầu ra
🛑 Phân công công việc phức tạp: Kiểm tra tính sẵn sàng và cân bằng khối lượng công việc theo cách thủ công
🛑 Các cuộc họp trạng thái tốn thời gian: Các quyết định và mục hành động bị mất trong các chủ đề trò chuyện dài
🛑 Theo dõi tiến độ lộn xộn: Theo dõi thủ công và chuỗi email dài dằng dặc làm mọi việc trở nên phức tạp
Để công việc diễn ra suôn sẻ, không bị chậm trễ, cô ấy sử dụng ClickUp Brain. Dưới đây là cách ClickUp Brain tối ưu hóa quy trình làm việc của cô ấy một cách dễ dàng:
1. Động não và viết kế hoạch dự án trong vài phút
Để khởi động một dự án mới — thiết kế lại trang web — Jamie cần một kế hoạch dự án có cấu trúc với dòng thời gian, kết quả mong đợi, rủi ro và cột mốc.
Dưới đây là quy trình sử dụng AI của ClickUp:
- Mở tài liệu ClickUp mới
- Sử dụng tính năng Viết bằng AI
- Nhập lời nhắc chi tiết vào hộp văn bản
📌 Ví dụ: Tạo kế hoạch dự án cho việc thiết kế lại trang web. Bao gồm các cột mốc quan trọng, dòng thời gian, phạm vi công việc và rủi ro tiềm ẩn. Làm cho nó phù hợp với nhóm tiếp thị và quản lý dự án.
- AI tạo ra một kế hoạch có cấu trúc bao gồm các kết quả cần đạt được, thời hạn, các yếu tố phụ thuộc và đánh giá rủi ro
- Jamie xem xét và hoàn thiện kế hoạch trong vài phút thay vì vài giờ
Jamie cũng có thể dán kế hoạch dự án đã sử dụng trước đó vào lời nhắc AI và yêu cầu: Sử dụng kế hoạch dự án sau đây làm mẫu và chỉnh sửa cho dự án mới của chúng ta.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sau khi chèn kế hoạch dự án vào ClickUp Doc, hãy chia sẻ nó với nhóm để nhận phản hồi. Bạn cũng có thể chuyển đổi nó thành wiki để làm nguồn tham khảo cho các chi tiết dự án, hướng dẫn và cập nhật quan trọng.
2. Tạo và phân công công việc từ kế hoạch dự án
Tiếp theo, biến kế hoạch thành các công việc có thể thực hiện được cho nhóm.
Trong Tài liệu ClickUp, Jamie đánh dấu các mục hành động quan trọng trong Tài liệu, chẳng hạn như 'Tạo khung dây và thiết kế mô hình. ' ClickUp Brain tạo nhiệm vụ và liên kết nó trở lại Tài liệu, giữ mọi thứ được kết nối và bao gồm các chi tiết như trạng thái, người được giao và mức độ ưu tiên.
Ngoài ra, AI của ClickUp nhanh chóng tạo mô tả nhiệm vụ với các chi tiết cần thiết, mà cô ấy sẽ xem xét và chỉnh sửa trước khi hoàn thiện.
📌 Ví dụ: Tạo mô tả công việc chi tiết cho 'Tạo khung dây và thiết kế mô hình'. Thiết kế phải tuân theo hướng dẫn của thương hiệu, tương thích với thiết bị di động và máy tính để bàn, đồng thời bao gồm các biến thể để thử nghiệm A/B.
3. Tạo báo cáo hàng ngày của nhóm và cập nhật tiến độ
Dự án của Jamie đang tiến triển nhanh chóng, nhưng liệu có thể theo kịp tiến độ không?
ClickUp Brain tạo báo cáo tiến độ và báo cáo tình hình công việc theo thời gian thực, giúp tiết kiệm thời gian và giữ mọi người làm việc đồng bộ.
Các cuộc họp nhóm có ba tùy chọn định dạng:
- Danh sách gạch đầu dòng: Một bản tóm tắt nhanh về các công việc đã hoàn thành
- Ngắn gọn: Tổng quan ngắn gọn về các công việc đã hoàn thành
- Truyền thống: Phân tích chi tiết về tiến độ, các trở ngại và các bước tiếp theo
📌 Ví dụ: Jamie cần cập nhật nhanh về công việc của nhóm mình. Cô mở ClickUp Brain, nhấp vào Write StandUp, chọn các thành viên trong nhóm thiết kế của mình và đặt phạm vi thời gian là 24 giờ qua. AI tạo bản tóm tắt trong:
🔢 Định dạng danh sách gạch đầu dòng:
- ✅ Hoàn thành: Hoàn thiện bản thiết kế trang chủ
- ⏳ Đang tiến độ: Thiết kế giao diện người dùng di động
- 🛑 Khối: Chờ phản hồi từ khách hàng
📝 Định dạng ngắn:
Nhóm thiết kế đã hoàn thành bản phác thảo trang chủ. Thiết kế giao diện người dùng di động vẫn đang tiến độ nhưng bị trì hoãn do chờ phản hồi từ khách hàng. Lisa đang chờ phê duyệt trước khi tiếp tục.
📜 Định dạng truyền thống:
Trong 24 giờ qua, nhóm thiết kế đã hoàn thiện bản phác thảo trang chủ. Thiết kế giao diện người dùng di động đang được tiến hành nhưng hiện bị chặn vì Lisa đang chờ khách hàng phê duyệt. Nếu không nhận được phản hồi trước ngày mai, điều này có thể ảnh hưởng đến dòng thời gian chung. Một bản cập nhật đã được gửi đến khách hàng để theo dõi.
➡️ Đọc thêm: Podcast về Trí tuệ Nhân tạo để tìm hiểu thêm về AI
Các phương pháp hay nhất để sử dụng ClickUp AI hiệu quả
AI của ClickUp rất mạnh mẽ, nhưng chỉ khi bạn sử dụng đúng cách. Dưới đây là một số chiến lược thực tế để tận dụng tối đa AI:
1. Viết các lệnh tốt hơn
ClickUp Brain không thể đọc ý nghĩ (chưa 😉 ). Hướng dẫn của bạn càng cụ thể và rõ ràng, kết quả càng tốt. Ngoài ra, hãy thêm các chi tiết như đối tượng, định dạng hoặc giọng điệu.
| ❌ Tóm tắt báo cáo này. | ✅ Tóm tắt báo cáo này thành ba điểm chính để cập nhật cho CEO. Ghi lại các chỉ số đã tạo ra tác động. |
2. Lưu, chia sẻ và tái sử dụng các lời nhắc AI
Nếu bạn tìm thấy một lời nhắc mang lại kết quả tuyệt vời, hãy lưu lại. ClickUp Brain cho phép bạn lưu lời nhắc trong giao diện của nó. Có một thư viện lời nhắc được soạn thảo kỹ lưỡng có thể giúp tiết kiệm thời gian và duy trì tính nhất quán.
3. Cải tiến kết quả đầu ra
Nội dung do AI tạo ra không phải lúc nào cũng hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên. Bạn sẽ phải yêu cầu AI tinh chỉnh kết quả cho đến khi phản hồi phù hợp với nhu cầu của bạn.
4. Điều chỉnh giọng điệu phù hợp với đối tượng người đọc
ClickUp Brain có thể điều chỉnh phong cách viết để phù hợp với các đối tượng khác nhau, nhưng chỉ khi bạn hướng dẫn. Bạn muốn một báo cáo chính thức hay một bản cập nhật thông thường? Chỉ cần cài đặt giọng điệu, và nó sẽ thực hiện theo.
| Trường hợp sử dụng | Tone | Prompt |
| 📊 Cập nhật từ lãnh đạo | Chuyên nghiệp | Tóm tắt cập nhật dự án này bằng giọng điệu trang trọng cho đối tượng là các nhà quản lý cấp cao. Hãy viết ngắn gọn, nêu bật các chỉ số chính và tập trung vào những thông tin chiến lược. |
| 💬 Trò chuyện nhóm, cập nhật Slack | Thông thường | Tóm tắt cập nhật dự án này bằng giọng điệu thân thiện và bình dị cho nhóm. Hãy viết ngắn gọn và tạo động lực. |
| 🎯 Giao tiếp với khách hàng | Tự tin, thuyết phục | Viết bản cập nhật dự án cho khách hàng, đảm bảo giọng điệu tự tin và trấn an. Nhấn mạnh tiến độ và các bước tiếp theo. |
5. Đào tạo nhóm của bạn sử dụng AI một cách hiệu quả
Đặt ra các hướng dẫn rõ ràng về những nơi nên sử dụng AI (ví dụ: soạn thảo báo cáo, tóm tắt cuộc họp, động não ý tưởng) và những nơi cần sự tham gia của con người (ví dụ: ra quyết định chiến lược, kể chuyện sáng tạo).
Hãy cân nhắc tổ chức một hội thảo về AI hoặc tạo một hướng dẫn tài nguyên với các ví dụ cụ thể để giúp nhóm của bạn bắt đầu.
Đặt năng suất của bạn vào chế độ tự động với ClickUp Brain
AI nên làm việc cho bạn, không phải ngược lại, và với ClickUp Brain, điều đó cuối cùng đã trở thành hiện thực.
Các công cụ AI độc lập có thể cung cấp tính năng tự động hóa, nhưng chúng thường thiếu bối cảnh cần thiết để thực sự hợp lý hóa công việc. Chúng hoạt động riêng lẻ, đòi hỏi nỗ lực thêm để tích hợp vào quy trình của bạn.
ClickUp Brain giải quyết vấn đề này bằng cách nhúng AI trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn, biến nó thành một phần trực quan, liền mạch trong cách bạn quản lý công việc, dự án và hợp tác. Kết quả? Giảm thời gian chuyển đổi giữa các công cụ và tập trung hơn vào công việc có ý nghĩa.
Muốn dành ít thời gian hơn cho việc quản lý và nhiều thời gian hơn cho việc cần làm? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! 🙌