10 công cụ hợp tác nhóm AI tốt nhất để sử dụng vào năm 2025

Có những ngày, tôi cảm thấy như tất cả những gì tôi làm ở công việc là theo dõi các cuộc hội thoại—các chủ đề trên Slack, cập nhật sản phẩm, tài liệu nội bộ và bản ghi âm các buổi demo với khách hàng—để lại ít thời gian để tập trung vào các công việc và dự án chính của mình.

Theo một bài viết gần đây của Harvard Business Review, tôi không phải là người duy nhất.

Hầu hết các nhóm dành hơn 85% thời gian mỗi tuần để hợp tác với nhau. Các tổ chức đã bắt đầu ưu tiên 'hợp tác' hơn 'làm công việc sâu' để tăng cường kết nối và xây dựng giao tiếp giữa các nhóm.

Mặc dù hợp tác trong công việc là điều tuyệt vời, nhưng nó sẽ không hữu ích nếu chiếm hầu hết thời gian của bạn. Đó là lý do tại sao tôi rất hào hứng với các công cụ hợp tác được hỗ trợ bởi AI—đặc biệt hữu ích cho việc tóm tắt các chủ đề tin nhắn 100 tin trên Slack và các cuộc gọi demo khách hàng kéo dài một giờ.

Bạn muốn tìm hiểu cách AI có thể giúp bạn nhanh chóng đi vào trọng tâm của cuộc hội thoại? Tôi đã đánh giá các công cụ hợp tác AI hàng đầu để xem chúng có thể tối ưu hóa quá trình hợp tác và nâng cao sự tập trung cũng như năng suất như thế nào.

Những yếu tố nào bạn nên tìm kiếm trong các công cụ hợp tác nhóm AI?

Tôi đã thử nghiệm hơn hai chục công cụ quản lý tài liệu và quản lý dự án để kiểm tra cách không gian làm việc AI và các tính năng hợp tác của chúng có thể hỗ trợ giao tiếp. Ngoài các công cụ hợp tác, tôi cũng phân tích hai yếu tố chính—cách họ định giá thành phần trí tuệ nhân tạo và mức độ thân thiện với người dùng của tính năng đó.

Dưới đây là một số yếu tố tôi đã đánh giá:

Top 10 công cụ hợp tác AI hàng đầu để sử dụng

Với các công cụ AI phù hợp, bạn có thể cân bằng giữa công việc chuyên sâu và làm việc nhóm mà không cảm thấy mệt mỏi. Dưới đây là danh sách các nền tảng hợp tác AI hàng đầu giúp giao tiếp trong nhóm trở nên dễ dàng.

ClickUp — Công cụ quản lý dự án và tác vụ hợp tác AI tốt nhất

Bắt đầu với ClickUp Brain

ClickUp là ứng dụng "tất cả trong một" cho công việc, kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện - tất cả đều được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.

Tuy nhiên, điều thực sự làm ClickUp nổi bật là cách nó tích hợp AI thông qua động cơ AI gốc của mình, ClickUp Brain. Điều này mang lại cho người dùng trải nghiệm quản lý công việc thống nhất trên tất cả các công cụ của nó.

Không chỉ giúp tổng hợp dữ liệu từ các cuộc trò chuyện, dự án và tài liệu, ClickUp Brain còn cung cấp cho nhân viên của bạn một trợ lý AI cá nhân luôn sẵn sàng, giúp xử lý các công việc lặt vặt.

Hãy cùng tìm hiểu cách ClickUp Brain giúp các nhóm duy trì sự tổ chức và trên cùng trang:

Với ClickUp Brain đồng hành, bạn sẽ có một trợ lý dự án AI mạnh mẽ để tăng năng suất và duy trì các dự án diễn ra suôn sẻ. Đầu tiên, bạn có thể tối ưu hóa các hoạt động quản lý dự án bằng AI, chẳng hạn như tạo dự án, tạo mô tả công việc và phân công trách nhiệm (DRIs).

Nó cũng hoạt động như một trợ lý viết và chỉnh sửa tiện lợi, cho phép bạn tạo nội dung từ đầu và chỉnh sửa nội dung hiện có. Bạn cũng có thể cài đặt hướng dẫn phong cách thương hiệu để phù hợp với giọng điệu và phong cách của thương hiệu. Nhưng đây là điểm đặc biệt: với nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs)! Bạn có thể thực hiện công việc với Gemini, Claude và nhiều mô hình khác ngay từ giao diện của Brain.

Tiếp theo, nếu bạn thường xuyên tổ chức nhiều cuộc họp, công cụ AI Notetaker của ClickUp có thể rất hữu ích. Nó tạo ra bản ghi chép của tất cả các cuộc họp và thậm chí tóm tắt các mục cần thực hiện, đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Không chỉ giúp bạn [và đồng nghiệp] tiết kiệm rất nhiều thời gian, mà việc có bản ghi chép văn bản còn giúp việc tra cứu thông tin trở nên dễ dàng—điều mà bạn sẽ bỏ lỡ nếu chỉ lưu trữ bản ghi video. Bạn cũng có thể theo dõi các cuộc hội thoại với các bản tóm tắt tự động của các trò chuyện trực tiếp.

Và khi bạn không có đủ thời gian để trả lời tin nhắn gấp hoặc gặp khó khăn trong việc tổng hợp các báo cáo hàng tuần phức tạp, hãy nhờ các Trợ lý Tự động của ClickUp bước vào. Chỉ cần cấu hình các quy trình kích hoạt, và sau đó các công việc quản trị viên sẽ được xử lý tự động cho bạn!

Các tính năng nổi bật của ClickUp

Giới hạn của ClickUp

Giá cả của ClickUp

Đánh giá và nhận xét về ClickUp

2. Trello — Công cụ quản lý dự án dựa trên Kanban tốt nhất cho hợp tác

Trello là một trong số các sản phẩm của Atlassian được tích hợp vào Atlassian Intelligence, được giới thiệu như một "đồng đội AI" để giúp tăng tốc công việc. Mặc dù nó cung cấp các tính năng như tóm tắt thẻ, phân chia công việc và tạo ý tưởng từ các gợi ý, nhưng chức năng của nó vẫn khá giới hạn - đặc biệt khi so sánh với những gì các công cụ khác của Atlassian cung cấp.

Bạn có thể đánh dấu các phản hồi AI không chính xác hoặc không phù hợp, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng mang lại trải nghiệm tốt hơn đáng kể. Quan trọng hơn, khả năng AI của Trello còn hạn chế khi hỗ trợ tự động hóa hoặc các quy trình làm việc phức tạp, khiến nó giống như một tiện ích bổ sung nhẹ nhàng hơn là một bản nâng cấp có ý nghĩa cho người dùng chuyên nghiệp.

Các tính năng nổi bật của Trello

Giới hạn của Trello

Giá cả của Trello

Đánh giá và nhận xét về Trello

3. Asana—Phù hợp nhất cho các nhóm nhỏ cần một trợ lý AI thông minh.

Hơn cả các tính năng AI, điều khiến tôi ấn tượng là quan điểm của Asana về lý do tại sao họ tích hợp khả năng AI vào sản phẩm của mình – để hỗ trợ quản lý tổng thể. Nếu bạn là thành viên của một nhóm nhỏ phải xử lý nhiều nhiệm vụ và coi trọng giá trị tự chủ, các tính năng AI của Asana có thể mang lại một số lợi ích.

Asana AI có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như cập nhật trạng thái, kiểm tra tiến độ và các công việc lặp lại khác. Nó cũng có thể tạo ra một bản tóm tắt về tiến độ công việc của bạn với các chi tiết bối cảnh và chia sẻ nó với quản lý để họ luôn được cập nhật.

Các nhóm lớn có thể tìm thấy giá trị trong tính năng 'mục tiêu thông minh', giúp tiêu chuẩn hóa việc đặt mục tiêu giữa các hàm khác nhau.

Asana sử dụng một động cơ AI độc quyền cùng với các mô hình từ OpenAI và Anthropic. Nó cũng chỉ ra động cơ nào hỗ trợ từng tính năng, mang lại một mức độ minh bạch. Người dùng có thể chọn không sử dụng các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) của bên thứ ba và chỉ dựa vào AI gốc của Asana nếu họ muốn.

Các tính năng nổi bật của Asana

Giới hạn của Asana

Giá cả của Asana

Đánh giá và nhận xét về Asana

📮ClickUp Insight: Một nhân viên văn phòng trung bình phải kết nối với 6 người để hoàn thành công việc.

Nhận báo cáo miễn phí

Điều này có nghĩa là hàng ngày bạn cần liên hệ với 6 kết nối chính để thu thập thông tin cần thiết, thống nhất ưu tiên và đẩy mạnh tiến độ dự án. Thực tế là, việc theo dõi liên tục, nhầm lẫn phiên bản và thiếu hiển thị trong quá trình làm việc đang làm suy giảm năng suất của nhóm.

Tải xuống Báo cáo về Tình hình Giao tiếp tại Nơi Làm việc của ClickUp để khám phá thêm những thông tin hữu ích—và những gì bạn có thể làm để khắc phục những khoảng trống.

4. Airtable—Tốt nhất cho việc xây dựng các quy trình làm việc tự động hóa được hỗ trợ bởi AI

Airtable là một nền tảng low-code được thiết kế để xây dựng tự động hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động — nhưng trải nghiệm với các tính năng AI của nó có thể cảm thấy hứa hẹn hơn là thực tế.

Mặc dù Airtable AI cung cấp các công cụ để trích xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu, thực hiện tự động hóa, tóm tắt hoặc dịch văn bản, kết quả không phải lúc nào cũng nhất quán. Ví dụ, việc sử dụng AI để phát hiện cảm xúc trong đánh giá và thông báo cho nhóm trải nghiệm khách hàng (CX) nghe có vẻ hữu ích trên lý thuyết—nhưng trên thực tế, thường yêu cầu chỉnh sửa thủ công hoặc kiểm tra lại.

Với tư cách là người không có nền tảng kỹ thuật, ban đầu tôi đánh giá cao tính năng tạo công thức hỗ trợ bởi AI. Tuy nhiên, ngay cả khi đó, việc làm cho mọi thứ hoạt động như mong đợi thường đòi hỏi dùng thử và điều chỉnh lỗi. Mặc dù thiết lập không cần mã có vẻ dễ tiếp cận, nhưng nó không phải lúc nào cũng mang lại trải nghiệm mượt mà hoặc đáng tin cậy.

Các tính năng nổi bật của Airtable

Giới hạn của Airtable

Giá cả của Airtable

Đánh giá và nhận xét về Airtable

5. Miro — Công cụ bảng trắng hợp tác tốt nhất

Với giao diện vẽ không giới hạn và hàng trăm mẫu sẵn có, Miro đã trở thành công cụ bảng trắng kỹ thuật số phổ biến cho cả nhóm và cá nhân, và việc ra mắt Miro Assist gần đây càng nâng cao trải nghiệm sử dụng.

Với Miro Assist, bạn có thể tạo sơ đồ tư duy được hỗ trợ bởi AI, hiển thị nội dung một cách trực quan hơn và tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Tôi đã sử dụng Miro Assist để tự động tạo ra một bài thuyết trình hoàn chỉnh từ các ghi chú dán, và trải nghiệm này diễn ra một cách trơn tru.

Ngoài ra, tôi rất thích rằng Miro cho phép bạn toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình, cho phép các thành viên trong nhóm từ chối tham gia thông qua quy trình một cú nhấp chuột đơn giản. Theo nguyên tắc AI của họ, họ đã thử nghiệm động cơ AI của mình để kiểm tra các thành kiến trong nội dung được tạo ra, đảm bảo Miro Assist tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức.

Các tính năng nổi bật của Miro

Giới hạn của Miro

Giá cả của Miro

Đánh giá và nhận xét về Miro

6. Loom—Tốt nhất để trích xuất thông tin từ video

Loom, gần đây được Atlassian mua lại, đã trở thành công cụ video không đồng bộ được ưa chuộng của nhiều công ty lớn cần khả năng hợp tác trực quan. Đây cũng là một trong số ít công cụ hợp tác video có khả năng tối ưu hóa giao tiếp nhờ vào các tính năng AI mạnh mẽ.

Hai tính năng mà tôi đặc biệt yêu thích là khả năng tự động loại bỏ các từ lấp đầy và khoảng im lặng, cùng với các tin nhắn được tạo ra để đi kèm với video. Cả hai đều rất hữu ích—đặc biệt là tính năng đầu tiên, vì tôi thường hay dùng nhiều "umms" khi miệng chưa kịp theo kịp suy nghĩ của não.

Một tính năng khác có thể giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho cả nhóm phát triển và nhóm trải nghiệm khách hàng (CX) là tính năng quy trình làm việc AI, cho phép bạn tự động tạo tài liệu văn bản hoặc báo cáo lỗi cho mỗi video và gửi nó đến Jira.

Các tính năng nổi bật của Loom

Giới hạn của Loom

Giá cả của Loom

Đánh giá và nhận xét về Loom

7. Slack — Tính năng tìm kiếm và tóm tắt được hỗ trợ bởi AI tốt nhất cho các nhóm lớn

Nếu bạn thường cảm thấy choáng ngợp với Slack—nhiều kênh không dứt, các chủ đề bị chôn vùi, thông báo liên tục—Slack AI có vẻ như có thể giúp đỡ. Nhưng trên thực tế, nó chỉ giải quyết một phần của vấn đề.

Tính năng tóm tắt cho phép bạn nhanh chóng cập nhật các tin nhắn, và mặc dù điều này hữu ích sau khi vắng mặt một thời gian, nó không phải lúc nào cũng nắm bắt được toàn bộ bối cảnh. Các phản hồi nhanh tiện lợi, nhưng có thể bị giới hạn về sự tinh tế, đặc biệt trong các cuộc thảo luận diễn ra nhanh chóng hoặc nhạy cảm.

Slack AI vẫn còn khá mới mẻ, và trong khi một số người dùng đã đón nhận nó, mức giá $10 cho mỗi người dùng cho tiện ích bổ sung này có vẻ khá cao—đặc biệt đối với các nhóm lớn, những người có thể cần những tính năng này nhất. Hiện tại, giá trị mang lại chưa hoàn toàn xứng đáng với chi phí.

Các tính năng nổi bật của Slack

Giới hạn của Slack

Giá cả của Slack

Đánh giá và nhận xét về Slack

8. Todoist—Phù hợp nhất cho freelancer cần một ứng dụng quản lý công việc đơn giản.

Nếu bạn giống tôi và ưa chuộng một ứng dụng việc cần làm tối giản, ưu tiên trải nghiệm người dùng trên hết, Todoist chính là lựa chọn dành cho bạn. Điều tôi thích nhất ở Trợ lý AI của Todoist là sự thân thiện và hữu ích của nó—không có những tính năng thừa thãi, chỉ là xử lý ngôn ngữ tự nhiên sạch sẽ và hiệu quả.

Nó giúp lập kế hoạch công việc trở nên vô cùng thuận tiện, từ việc đề xuất các công việc cần thực hiện tiếp theo đến việc tạo các mục cụ thể cho từng công việc.

Các tính năng nổi bật của Todoist

Giới hạn của Todoist

Giá cả của Todoist

Đánh giá và nhận xét về Todoist

9. Confluence—Phù hợp nhất cho các doanh nghiệp làm việc từ xa cần các công cụ hợp tác không đồng bộ được hỗ trợ bởi AI.

Confluence là giải pháp quản lý kiến thức phổ biến cho các tổ chức làm việc từ xa, đặc biệt là các công ty phần mềm đã sử dụng Jira như một công cụ hợp tác và quản lý dự án. Và vì Confluence có dữ liệu lưu trữ tại Mỹ, EU, Úc và Đức, các công ty làm việc từ xa không cần lo lắng về tuân thủ dữ liệu.

Confluence đã được trang bị nhiều tính năng hỗ trợ hợp tác, như trang, bảng trắng và không gian, giúp tổ chức [và truy cập] thông tin một cách dễ dàng. Tuy nhiên, việc tích hợp với Atlassian Intelligence khiến điều này trở nên tốt hơn nữa.

Bạn có thể sử dụng Atlassian Intelligence trong Confluence để viết nội dung, định nghĩa thuật ngữ, tóm tắt nội dung và thậm chí tạo các quy trình if/then—tất cả đều giúp đẩy nhanh tiến độ công việc. Tính năng tôi thích nhất là ‘dự đoán’—mỗi khi bạn tìm kiếm một tài liệu, nó sẽ hiển thị danh sách các tùy chọn phù hợp với bạn.

Giả sử bạn là một nhà tiếp thị và bạn nhập từ khóa ‘roadmap’. Atlassian Intelligence sẽ ưu tiên hiển thị các tài liệu mà bạn đã từng thực hiện công việc trước đây hoặc những tài liệu mà các nhà tiếp thị khác đã chế độ xem, thay vì những tài liệu mà nhà phát triển đã chế độ xem.

Ngoài ra, mặc dù Atlassian Intelligence sử dụng OpenAI làm động cơ GPT của họ, nhưng họ đã hạn chế việc đào tạo động cơ này trên dữ liệu người dùng Confluence—vì vậy tài liệu của bạn được bảo vệ an toàn.

Các tính năng nổi bật của Confluence

Giới hạn của Confluence

Giá cả của Confluence

Đánh giá và nhận xét về Confluence

10. Notion—Tốt nhất cho quản lý cơ sở dữ liệu hợp tác

Hầu hết mọi người, bao gồm cả tôi, đều yêu thích tính linh hoạt của Notion. Từ việc tạo các công cụ theo dõi dự án, cơ sở dữ liệu, wiki cho đến kế hoạch bữa ăn, bạn có thể sử dụng Notion để tổ chức tất cả thông tin của mình. Vì vậy, tôi đặc biệt hào hứng khi thử nghiệm các tính năng AI của nó.

Notion AI—sử dụng mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) của OpenAI—cho phép bạn thực hiện hầu hết các việc cần làm cơ bản như soạn thảo nội dung, tóm tắt văn bản [và cơ sở dữ liệu], thậm chí dịch nội dung. Điều này có thể rất hữu ích nếu bạn đang làm công việc trong một công ty làm việc theo mô hình async và ghi chép lại tất cả quy trình của họ.

Tính năng mà tôi thấy mình sử dụng nhiều nhất là hàm TÌM KIẾM, cho phép tôi tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu của mình [và của nhóm] để tìm thông tin cụ thể. Điều này giúp giảm bớt việc trao đổi qua lại và tiết kiệm thời gian cho mọi người.

Tích hợp hàm này vào Notion rất tiện lợi cho những người sử dụng ChatGPT cho nghiên cứu và giúp tránh việc chuyển đổi ngữ cảnh.

Mặc dù tôi thích việc truy cập Notion AI chỉ bằng cách nhấn phím SPACE BAR, nhưng tôi cũng thấy một số bình luận trên Reddit cho rằng điều này gây phiền toái. Điều này là một nhắc nhở tốt rằng trải nghiệm người dùng có thể mang tính chủ quan, và điều gì phù hợp với một người có thể không phải là lựa chọn lý tưởng cho tất cả mọi người.

Bây giờ, đến phần chi tiết: Notion cam kết không sử dụng dữ liệu của bạn để đào tạo AI của họ, nhưng có một điểm cần lưu ý. Giống như nhiều hệ thống AI khác, Notion AI có thể đưa ra thông tin không chính xác, đặc biệt là với các câu hỏi về sự kiện gần đây [ví dụ: 6–12 tháng qua]. Vì vậy, mặc dù đây là một công cụ tuyệt vời, hãy chắc chắn kiểm tra lại thông tin mà nó cung cấp.

Các tính năng nổi bật của Notion

Giới hạn của Notion

Giá cả của Notion

Đánh giá và nhận xét về Notion

Hợp tác tốt hơn và tăng năng suất nhóm với ClickUp

Từ việc phá vỡ rào cản ngôn ngữ, tóm tắt các chủ đề tin nhắn cho đến hỗ trợ soạn thảo và hoàn thiện các thông điệp giao tiếp—các công cụ hợp tác AI có thể giúp tối ưu hóa giao tiếp trong nhóm một cách đáng kể. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang tham gia vào các dự án phức tạp, liên quan đến nhiều nhóm hoặc là thành viên của các đội ngũ phân tán trên toàn cầu.

Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng thống nhất để quản lý tất cả các kênh giao tiếp và muốn chúng được tích hợp với cùng một động cơ AI để giao tiếp mượt mà, thì chúng tôi xin đề xuất ClickUp?

ClickUp là một nền tảng tất cả trong một cho phép các nhóm mọi kích thước quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp nội bộ từ một nơi duy nhất. Vì các tính năng này được tích hợp chặt chẽ với ClickUp Brain, việc quản lý kiến thức trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Đăng ký miễn phí trên ClickUp và xem cách nó có thể cải thiện quy trình kế hoạch dự án, chia sẻ kiến thức và quy trình hợp tác nội bộ tổng thể của bạn.