ClickUp wird auf viele verschiedene Arten bezeichnet: als Projektmanagement-Tool, als Slack-Ersatz, als konvergierter KI-Arbeitsbereich oder als „Alleskönner-App“, um nur einige Beispiele zu nennen.
Ehrlich gesagt ist es ein bisschen von allem.
Die Kurzfassung: ClickUp ist der Ort, an dem die Arbeit Ihres Teams tatsächlich stattfindet. Aufgaben, Dokumente, Chat, Dashboards, Ziele, Sprints und KI – alles in einem Workspace (statt über 10 Registerkarten verteilt). Über 5 Millionen Teams nutzen es, von Zwei-Personen-Start-ups bis hin zu Fortune-500-Unternehmen, und jedes nutzt es auf seine eigene Weise.
Dies ist Ihr Crashkurs dazu, wofür ClickUp tatsächlich genutzt wird: über 20 echte Anwendungsfälle, die dahinterstehenden Features und die Dinge, die die meisten Nutzer erst im dritten Monat entdecken. Egal, ob Sie ClickUp zum ersten Mal testen oder herausfinden möchten, welche Features Sie noch nicht nutzen – fangen Sie hier an.
Was ist ClickUp?
ClickUp ist eine Work-AI-Plattform, die Projektmanagement, Dokumente, Team-Chat, Dashboards und KI in einer App vereint. Alle Komponenten basieren auf denselben Daten, sodass eine Aufgabe, das dazugehörige Dokument und die damit verbundene Unterhaltung miteinander verknüpft sind.
Was ClickUp ausmacht
- Aufgaben: die Kernkomponente der Arbeit, mit Status, Mitarbeitern, Terminen, Prioritäten, Abhängigkeiten und Benutzerdefinierten Feldern
- Ansichten: Über 15 Möglichkeiten, dieselben Aufgaben darzustellen, darunter Liste, Board, Gantt-Diagramm, Kalender und Tabelle
- Dokumente und Whiteboards: Seiten und Arbeitsflächen, die mit Aufgaben verknüpft sind
- Chat: Kanäle und Direktnachrichten innerhalb des Workspace
- Dashboards: Übersichten auf Basis von Echtzeit-Daten zu Aufgaben
- Brain²: die KI-Ebene mit Zugriff auf mehrere KI-Modelle und Suchfunktionen für Ihren Workspace und verbundene Apps
- Automatisierungen und Super-Agenten: regelbasierte und KI-gesteuerte Aktionen, die in Ihrer Arbeit ausgeführt werden
- Integrationen: Über 1.000 Verbindungen zu anderen Tools sowie MCP für KI-Tools
Wie ClickUp aufgebaut ist
- Workspace: Ihr gesamtes Unternehmen
- Spaces: eine Abteilung, ein Team oder ein Client
- Ordner (optional): Gruppen verwandter Projekte
- Liste: ein einzelnes Projekt oder ein einzelner Workflow
- Aufgaben und Unteraufgaben: die eigentliche Arbeit
Einstellungen wie Status und Benutzerdefinierte Felder werden von einem Space auf Alles darin enthaltene Elemente übertragen. Jedes Team kann seinen eigenen Prozess einrichten, ohne den anderer Teams zu verändern.
Wofür wird ClickUp verwendet?
Dank der breiten Palette an Features und umfangreichen benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten können Teams mit ClickUp Workflows für einen breiten Bereich an Anwendungsfällen gestalten, darunter Projektmanagement, Aufgabenmanagement, Softwareentwicklung, Zusammenarbeit, Berichterstellung, CRM und vieles mehr.
Brain², die kontextbezogene KI von ClickUp, verfügt über ein tiefgreifendes Verständnis Ihres Workspaces, da sie Ihre Aufgaben, Dokumente, Chats und Projekte überblickt. Sie liefert Ihnen präzise Antworten, Zusammenfassungen, Erkenntnisse und Empfehlungen zu Ihrer Arbeit, ohne dass Sie zwischen Registerkarten wechseln oder verstreute Ordner durchsuchen müssen.
Und das ist noch nicht alles. Sie erhalten eine Reihe von erweiterten Features, wie beispielsweise No-Code-Automatisierungen, MCP-Verbindungen zu externen Tools und Apps sowie Super Agents (KI-Agenten). Damit können Sie tägliche Standup-Meetings automatisieren, Projekt-Updates erstellen, Dokumentationen pflegen, Aufgaben zwischen ClickUp und externen Tools weiterleiten, Fristen überwachen und wiederkehrende Workflows ausführen, die sonst manuellen Aufwand erfordern würden.
Zusammen verwandeln diese Funktionen ClickUp von einem Tool für Projektmanagement in ein zentales Command-Center für Ihre Arbeit.
Die Features von ClickUp auf einen Blick
Hier ist eine kurze Übersicht über die wichtigsten Features und deren Einsatzzwecke:
| Anwendungsbeispiel | Wichtiges ClickUp-Feature | Am besten geeignet für |
| Projektmanagement | Gantt-Diagramm, Zeitleiste, Board und über 15 Ansichten | Entwicklung, PMO, Betrieb |
| Aufgabenverwaltung | Benutzerdefinierte Status, Prioritäten, Aufgabentypen | Jedes Team |
| Softwareentwicklung | Sprints, Git-Integrationen, Automatisierungen | Entwicklungs- und QA-Teams |
| Zusammenarbeit im Team | Chatten, SyncUps, gemeinsam genutzte Dokumente | Funktionsübergreifende Teams |
| KI-gestützte Workflows | Brain², Super Agents, MCP-Integrationen | Teams, die mehrere KI-Tools ersetzen |
| Meetings & Nachverfolgung | Planer, Kalender, KI-Notiz-App | Manager, Berater, Rollen mit Kundenkontakt |
| Dokumentation und Wissensmanagement | Dokumente, Wikis, KI-Suche für Unternehmen | HR-, Produkt- und Inhalt-Teams |
| Berichterstellung und Dashboards | Dashboards, KI-Karten, Workload-Ansicht | Führung, Betrieb, Finanzen |
| CRM & Client-Arbeit | Benutzerdefinierte Felder, Formulare und E-Mail in ClickUp | Vertrieb, Kundenbetreuung |
| Automatisierungen | No-Code-Builder, über 90 Auslöser, Google Drive-Synchronisierung | Betrieb, Marketing, Support |
Zu den häufigsten Vorteilen von ClickUp, wie von Benutzern berichtet, gehören:
- Weniger Kontextwechsel
- Weniger App-Wildwuchs
- Verbesserte teamübergreifende Abstimmung
- Skalierbarkeit für jedes Team und jede Abteilung
Die Zahlen sprechen für sich:
- 60,2 % der Kunden sparen wöchentlich mehr als 3 Stunden.
- 3 oder mehr tools wurden durch 40 ersetzt. 9 % der Kunden
- 54,7 % geben an, durch den Wechsel zu ClickUp Geld gespart zu haben
- 96,7 % berichten als Ergebnis einer höheren Effizienz durch die Nutzung von ClickUp
- 87,9 % berichten von einer besseren Zusammenarbeit, seit ihre Teams ClickUp nutzen
- 87,5 % geben an, dass sich die Sichtbarkeit durch den Einsatz von ClickUp verbessert hat
🧠 Wissenswertes: ClickUp begann als internes tool, das entwickelt wurde, um ein einfaches Problem zu lösen: Die Produktivität war ins Stocken geraten. Zu viele Tools, zu viele Silos. Heute ist es unsere Mission, Teams 20 % ihrer Zeit zurückzugeben, indem wir alle Arbeiten an einem Ort bündeln. Und das Beste daran ist, dass uns dabei bereits mehr als 5 Millionen Teams unterstützen.
Für wen ist ClickUp gedacht?
ClickUp ist beliebt, weil es Projektmanagement, Dokumente, Chat und KI in einem Workspace vereint. Es erspart die Kosten und den Kontextwechsel, die bei der Verwaltung mehrerer Tools und separater Abonnements entstehen. Über 5 Millionen Teams nutzen es, und allein im Jahr 2025 haben Benutzer mehr als 3,6 Milliarden Aufgaben erstellt.
Arbeitswerkzeuge lösen oft nur einen Teil des Puzzles. In einer App hast du die Nachverfolgung von Projekten, in einer anderen Dokumente, in einer dritten Dashboards und dazu kommen noch separate Tools für den Team-Chat. Am Ende musst du alles zusammenfügen, um deine Arbeit zu erledigen.
ClickUp ist anders aufgebaut. Von Anfang an wurde es so konzipiert, dass es alle Ebenen Ihrer Arbeit an einem einzigen, verbundenen Ort abdeckt, damit Sie sich nicht durch ein Wirrwarr aus unverbundenen Apps kämpfen müssen, um die benötigten Informationen zu finden.
Wie genau funktioniert das bei ClickUp? Indem es Sie nicht auf eine bestimmte Abteilung, Teamgröße oder einen bestimmten Workflow beschränkt. Sie können Ihren Arbeitsbereich so anpassen, dass er genau zu den Arbeitsabläufen zwischen Ihren Teams passt. Dank dieser Flexibilität nutzen verschiedene Teams ClickUp für ganz unterschiedliche Zwecke:
- Die Führungskräfte erhalten in Echtzeit Sichtbarkeit über alle Teams, ohne ständig nach Status-Updates fragen zu müssen
- Die Entwicklungsabteilung verwaltet Sprints, Backlogs und Roadmaps sowie PRDs und Git-Integrationen
- Marketing verwaltet Kampagnen, Kalender für den Inhalt und die Freigabe von Kreativentwürfen in einer einzigen Pipeline
- Vertrieb erstellt in ClickUp schlanke CRMs mit benutzerdefinierten Feldern, Formularen und E-Mail-Funktionen
- Die Personalabteilung verwaltet Checklisten für die Einarbeitung, Wikis zu Richtlinien und Workflows für die Schulung
- Operations übernimmt die Automatisierung wiederkehrender Prozesse, übernimmt die Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften und verfolgt KPIs auf Dashboards
Egal, für welchen Anwendungsfall – Ihr Team bleibt auf dem Laufenden, arbeitet schneller und kann sich von der Tool-Flut verabschieden.
Dieser Ansatz, der auf jedes Team zugeschnitten ist, reicht bis in die Anfänge von ClickUp zurück. Mit den Worten von Zeb Evans, dem CEO und Gründer von ClickUp:
Trotz der allseits verbreiteten Empfehlung, sich auf eine Nische zu konzentrieren und umkämpfte Märkte zu meiden, hat ClickUp bewusst flexible Software für Teams aus „zwei oder mehr Personen“ in allen Branchen entwickelt. Alle sagten: „Steigt nicht in diese Kategorie ein, das ist doch Unsinn“, aber unsere Überzeugung, flexible, anpassbare Software zu entwickeln, die sich an die Arbeitsweise von Teams anpasst, hat sich als richtig erwiesen.
Trotz der allseits verbreiteten Empfehlung, sich auf eine Nische zu konzentrieren und umkämpfte Märkte zu meiden, hat ClickUp bewusst flexible Software für Teams aus „zwei oder mehr Personen“ in allen Branchen entwickelt. Alle sagten: „Steigt nicht in diese Kategorie ein, das ist doch Unsinn“, aber unsere Überzeugung, flexible, anpassbare Software zu entwickeln, die sich an die Arbeitsweise von Teams anpasst, hat sich als richtig erwiesen.
Sein LinkedIn-Beitrag liefert weitere Einblicke, warum ClickUp Arbeit und KI auf einer einheitlichen Plattform vereint:
Wofür können Sie ClickUp nutzen?
Kein Team nutzt ClickUp auf dieselbe Weise. Der Workspace eines Marketingteams sieht ganz anders aus als der eines Entwicklerteams, obwohl beide auf derselben Plattform basieren. Schauen wir uns die über 20 Möglichkeiten an, wie Sie ClickUp täglich einsetzen können.
Beginnen wir mit einer kurzen Zusammenfassung aller in diesem Abschnitt behandelten Anwendungsfälle, gefolgt von einer eingehenden Betrachtung jedes einzelnen.
| Anwendungsbeispiel | Inhalt |
| Projektmanagement | Planen Sie Aufgaben, Zeitleisten und Abhängigkeiten in über 15 verschiedenen Ansichten. Verfolgen Sie Meilensteine, verwalten Sie Workloads und visualisieren Sie den Fortschritt – von Gantt-Diagrammen bis hin zu Kanban-Boards. |
| Aufgabenverwaltung | Passen Sie Status an, legen Sie Prioritäten fest, nutzen Sie Aufgabentypen und lassen Sie Brain² Aufgaben basierend auf Auslösern und KI-Logik automatisch erstellen, klassifizieren und zuweisen. |
| Softwareentwicklung | Führen Sie Sprints durch, verwalten Sie Backlogs, verknüpfen Sie Git-Repos, leiten Sie Fehlermeldungen aus Formularen automatisch weiter und nutzen Sie die Enterprise-KI-Suche, um Spezifikationen toolübergreifend in Sekundenschnelle zu finden. |
| Zusammenarbeit im Team | Ersetzen Sie Slack, E-Mail und Zoom durch Chat, SyncUps und gemeinsam genutzte Dokumente. Wandeln Sie Nachrichten in Aufgaben um und nutzen Sie Autopilot-Agenten, um Unterhaltungen zu sortieren. |
| Unified KI | Greifen Sie über Brain² auf Claude, GPT und Gemini zu – mit automatischer Weiterleitung, persistenter Speicherung, der Erstellung von Artefakten und Verbindungen zu externen Tools über MCP. |
| Meetings & Nachverfolgung | Nutzen Sie „Planner“ und „Kalender“, um Aufgaben zu planen und an Telefonkonferenzen teilzunehmen, und lassen Sie den KI-Notetaker Protokolle, Chats und Aktionspunkte aus jedem Meeting erfassen. |
| Dokumentenverwaltung | Erstellen Sie Dokumente und Wikis, die parallel zu Ihren Aufgaben existieren. Nutzen Sie KI, um Entwürfe zu erstellen, Zusammenfassungen zu erstellen und Ihre gesamte Wissensdatenbank zu durchsuchen. |
| Berichterstellung | Erstellen Sie Dashboards mit benutzerdefinierten Widgets und KI-Karten, die Aktivitäten automatisch zusammenfassen, Risiken kennzeichnen und KPIs in Echtzeit verfolgen. |
| Marketingkampagnen | Verwalten Sie Zeitleisten für Kampagnen, die Freigabe von Kreativentwürfen und die Bereitstellung von Assets in einer einzigen Pipeline mit der Kalender-Ansicht, der Prüfung und Automatisierungen. |
| Automatisierte Workflows | Erstellen Sie Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse mit über 90 Auslösern, Google Drive-Synchronisierung, bedingter Agentenlogik und toolübergreifenden Aktionen wie „Aufgabennamen ändern“ und „Beziehung hinzufügen“. |
| Inhalt-Management | Verfolgen Sie Inhalte vom Briefing bis zur Veröffentlichung mit benutzerdefinierten Feldern, Genehmigungsworkflows, Redaktionskalendern und verknüpften Dokumenten für jeden Beitrag. |
| Budgetierung und Nachverfolgung der Finanzen | Nutzen Sie Formelfelder, Benutzerdefinierte Felder und Dashboards für die Nachverfolgung von Budgets, die Prognose von Ausgaben und die Erkennung von Kostenüberschreitungen zwischen Projekten. |
| Prozessoptimierung und -prüfung | Standardisieren Sie Prozesse mit Checklisten, Zeiterfassung und Automatisierungen. Identifizieren Sie Engpässe und messen Sie Zykluszeiten. |
| CRM & Kundenarbeit | Erstellen Sie ein schlankes CRM mit benutzerdefinierten Feldern, Formularen für die Kundenerfassung, E-Mail-Funktionen in ClickUp für die Kundenkommunikation und Dashboards für die Sichtbarkeit der Pipeline. |
| Planung von Ereignissen und Logistik | Koordinieren Sie Veranstaltungsorte, Anbieter und Termine mithilfe von Kalender, Gantt-Diagramm, Abhängigkeiten und gemeinsamen Listen mit Aufgaben für interne und externe Beteiligte. |
| Einführung und Schulung | Erstellen Sie wiederverwendbare Onboarding-Flows mit Vorlagen, Checklisten und Dokumenten. Verfolgen Sie den Fortschritt neuer Mitarbeiter und automatisieren Sie Erinnerungen. |
| Produkteinführungen | Koordinieren Sie Produktentwicklung, Marketing und Technik auf einer Zeitleiste mithilfe von Gantt-Diagrammen, Abhängigkeiten und teamübergreifenden Ansichten, die Hindernisse frühzeitig aufzeigen. |
| Service- und Supportabläufe | Leiten Sie Tickets aus Formularen weiter, automatisieren Sie SLA-Eskalationen und stellen Sie Support-Teams eine gemeinsame Warteschlange mit Echtzeit-Sichtbarkeit auf den Status zur Verfügung. |
| Compliance und Audit-Bereitschaft | Setzen Sie Workflows mithilfe von Berechtigungen, Checklisten, benutzerdefinierten Status und auditfähigen Aufgabenhistorien durch. |
| Design-Ops | Verwalten Sie kreatives Feedback mit „Prüfung“, führen Sie Brainstormings auf Whiteboards durch, geben Sie Bildschirmaufnahmen frei mit „Clip“ und führen Sie die Nachverfolgung von Designanfragen in einer einzigen Warteschlange durch. |
1. Projektmanagement
Kann man ClickUp für das Projektmanagement nutzen? Ja. Sie können Projekte in Aufgaben und Unteraufgaben unterteilen, diese mit Abhängigkeiten verknüpfen und den Fortschritt in der Gantt-, Board- oder Listenansicht verfolgen. Gantt-Baselines zeigen an, wo Ihr tatsächlicher Zeitplan vom ursprünglichen Plan abgewichen ist.
Denken Sie einmal an Ihren typischen Arbeitstag. Meistens besteht er darin, nach Updates zu suchen, zwischen Aufgabenboards und Chat-Apps hin und her zu springen und in fünf verschiedenen Tools nach dem letzten Dokument zu suchen. Für viele von uns geht mehr Zeit für die Verwaltung von Zeitleisten, Abhängigkeiten und Beteiligten drauf als für die eigentliche Arbeit.
Das Schlimmste daran ist, dass ein herkömmliches Projektmanagement-Tool Sie dazu zwingt, Ihre Workflows an seine starre Struktur anzupassen.
Lernen Sie ClickUp für das Projektmanagement kennen. Mit KI-gestützten Projektmanagement-Funktionen zerlegt es komplexe Workflows in Aufgaben und kleinere Unteraufgaben, erstellt Verbindungen zwischen miteinander verbundenen Arbeiten und verfolgt Meilensteine, die Ihren tatsächlichen Workflow widerspiegeln.
Mit über 15 benutzerdefinierten Ansichten wie Gantt, Zeitleiste, Board oder Liste kannst du wählen, wie du den Fortschritt je nach Arbeitsweise deines Teams visualisieren möchtest. Außerdem kannst du dein Projekt aus jedem Blickwinkel betrachten und:
- Plan vs. Realität mit Gantt-Baselines verfolgen: Speichern Sie Ihren ursprünglichen Plan für das Projekt als Baseline und legen Sie ihn dann über Ihre aktuelle Gantt-Zeitleiste. Erkennen Sie sofort, welche Aufgaben in Verzug geraten sind, welche vorzeitig abgeschlossen wurden und um wie viel – so schreibt sich Ihr nächster Statusbericht wie von selbst.
- Verschaffen Sie sich eine allgemeine Übersicht: Zeigen Sie mehrere Projekte nebeneinander an oder nutzen Sie den Zoom, um in ein einzelnes Projekt hineinzuzoomen. Dank flexibler Sortier- und Gruppierungsfunktionen können Sie den Fortschritt überwachen und Engpässe frühzeitig erkennen.
- Organisieren Sie Ihre Projekte: Ihnen stehen benutzerdefinierte Sortier-, Filter- und Gruppierungsoptionen zur Verfügung. Erstellen Sie verschachtelte Ansichten, um zu sehen, was heute ansteht, was bald ansteht und was dringend erledigt werden muss.
📌 Beispiel aus der Praxis: Wie Savills die länderübergreifende IT-Bereitstellung in ClickUp verwaltet
Das regionale IT-Team von Savills ist für CRM-Einführungen, benutzerdefinierte Lösungen und Infrastrukturprojekte in 14 Regionen Asiens zuständig. Das Portfolio war für Azure DevOps und eine Vielzahl von Excel-Tracker-Tabellen zu umfangreich geworden, sodass IT-Business-Partnerin Cherry Wong den gesamten Lieferzyklus auf ClickUp umstellte.
Anfragen laufen nun über Formulare mit integrierten Checklisten, und ein Demand Board prüft sie, bevor etwas zu einem aktiven Projekt wird. Von dort aus begleitet ein einziger Datensatz die Arbeit von Anfang bis Ende: Die Verbesserungsanfrage, der Backlog und die Fehler werden alle unter einer übergeordneten Aufgabe zusammengefasst. Ian Or, der ein 10-köpfiges CRM-Implementierungsteam in Indien, Hongkong und China leitet, kann genau nachvollziehen, was bereitgestellt wurde und was Monate später zu einem Problem geführt hat.
Sobald ein Ticket den Status „bereit für die Entwicklung“ erreicht, wird das Lieferanten-Team automatisch zugewiesen. Lieferanten hinterlassen Fragen als Kommentare, Business-Analysten antworten im selben Thread, die Qualitätssicherung überprüft direkt vor Ort, und der gesamte Austausch bleibt mit dem Ticket verknüpft. Auch der monatliche PowerPoint-Marathon gehört der Vergangenheit an: Ein Live-CIO-Dashboard zeigt nun in Echtzeit den Status des Projekts in jedem Land an.
„ClickUp hat uns monatlich mehr als 50 Stunden Zeit zurückgegeben. Anstatt Telefonate zu planen und auf die Verfügbarkeit aller zu warten, entwickeln und klären wir Dinge einfach im Thread der Aufgaben. Für ein 10-köpfiges Team in Indien, Hongkong und China entspricht das der Produktivität einer ganzen Person – und wir wussten gar nicht, dass uns diese Zeit fehlte. “
Ian Or, Senior-Projektmanager für Projektmanagement bei Savills
💡 Profi-Tipp: Fühlst du dich überfordert, deinen Workflow von Grund auf neu einzurichten? Beginne mit der Vorlage für Projektmanagement von ClickUp. Sie bietet dir einen vorgefertigten „Space“, der nach Projektphasen gegliedert ist und über Listenansichten sowie Kanban-Ansichten verfügt, sodass du Aufgaben und Ressourcen sofort im Blick hast.
Mit sechs benutzerdefinierten Aufgabenstatus (wie „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“) lässt sich die Arbeit im Handumdrehen verwalten, ohne stundenlang mit dem Setup beschäftigt zu sein.
2. Aufgabenverwaltung
Kann ClickUp alltägliche Aufgaben verwalten? Ja. Sie können benutzerdefinierte Status, Prioritäten und Aufgabentypen festlegen, die zur Arbeitsweise Ihres Teams passen, und Brain² Aufgaben automatisch anhand der von Ihnen festgelegten Regeln erstellen, sortieren und zuweisen lassen.
ClickUp Aufgaben sind die Ausführungsebenen, die jeden Workflow antreiben.
Beginnen Sie damit, Ihre Aufgaben-Status so zu definieren, dass sie die Arbeitsweise Ihres Teams widerspiegeln. Benötigen Sie „Kundenprüfung“, „Zurückgestellt“ oder „Genehmigung erforderlich“? Kein Problem!
Legen Sie als Nächstes Prioritäten fest, damit sich Ihr Team besser konzentrieren kann. Wählen Sie zwischen „Dringend“, „Hoch“, „Normal“ oder „Niedrig“. Dann gibt es noch die Kombination aus „Aufgaben“ und „Brain²“, die eine intelligente Ebene hinzufügt:
- Automatisches Anlegen von Aufgaben, wenn bestimmte Auslöser aktiv werden (z. B. wenn ein Lead in Ihr CRM eingeht → ClickUp erstellt eine vorab ausgefüllte Aufgabe)
- Aktualisieren oder klassifizieren Sie Aufgaben auf der Grundlage von KI-Ergebnissen (z. B. „Dringend“ hinzufügen, wenn die Stimmung negativ ist)
- Weisen Sie Aufgaben automatisch zu – mithilfe von Routing-Regeln, Limiten für die Kapazität oder benutzerdefinierter Logik
- Verfolgen Sie die Leistung der Automatisierung mit benutzerdefinierten Feldern oder Status wie „Von der KI vorgeschlagen“, „Eskaliert“ oder „Manuelle Überprüfung“
Benutzerdefinierte Felder sind auf bestimmte Aufgabentypen beschränkt, sodass eine „Bug“-Aufgabe nur für Fehler relevante Felder (Schweregrad, Umgebung, Schritte zur Reproduktion) anzeigt, während eine „Feature Request“-Aufgabe ihre eigenen Felder (Zielrelease, Priorität, verknüpftes PRD) anzeigt. Dies sorgt für mehr Übersichtlichkeit für Teams, die mehrere Arten von Aufgaben in derselben Liste verwalten, und die Felder werden im „Manager für benutzerdefinierte Felder“, in der Seitenleiste „Felder“ und in der Aufgabenansicht automatisch nach Aufgabentyp sortiert.
📌 Beispiel aus der Praxis: Wie Bell Direct ClickUp nutzt, um täglich über 800 E-Mails zu sortieren
Bell Direct, eine Tochtergesellschaft der Bell Financial Group (ASX: BFG), verwaltet den Betrieb eines der führenden australischen Wertpapiermaklerunternehmen. Das Team versank täglich in über 800 E-Mails von Clients, die alle gelesen, kategorisiert und an die richtige Person weitergeleitet werden mussten. Zwei Vollzeitmitarbeiter verbrachten ihre gesamten Arbeitstage allein damit, diesen E-Mail-Verkehr zu bewältigen.
Sie haben einen ClickUp-Super-Agenten namens „Delegator“ eingesetzt. Jede eingehende Kunden-E-Mail wird zu einer Aufgabe in einer Triage-Warteschlange. Der Delegator scannt jede einzelne E-Mail, bewertet die Dringlichkeit und klassifiziert die Aufgaben mithilfe von KI-gestützten Benutzerdefinierten Feldern automatisch nach Priorität, Kunde und Marke. Durch die Erkennung von Schlüsselwörtern werden dringende Anfragen direkt an den Anfang der Liste verschoben. Der Agent leitet jede Aufgabe dann in Echtzeit und ohne manuellen Eingriff an das richtige Team-Mitglied weiter.
Das Ergebnis: Die Arbeit von zwei Vollzeitkräften wird nun vom Agenten erledigt, die betriebliche Effizienz wurde um 20 % gesteigert und dringende Anfragen werden innerhalb von Sekunden statt Stunden priorisiert.
„Der KI-Agent ist mittlerweile ein fester Bestandteil unseres Teams geworden. Früher brauchten wir zwei Vollzeitmitarbeiter allein für die Einstufung und Zuweisung von Aufgaben. Jetzt erledigt der Agent all das – sofort und präzise. “
Jonathan Tan, Betriebsleiter, Bell Direct
3. Softwareentwicklung
Können Entwicklerteams ClickUp nutzen? Ja. Teams führen Sprints durch, verwalten Backlogs und verknüpfen GitHub, Gitlab oder Bitbucket, sodass Codeänderungen direkt neben den zugehörigen Aufgaben angezeigt werden. Mithilfe von KI lassen sich Aktionspunkte aus StandUp-Meetings und PRD-Reviews in nachverfolgbare Tickets umwandeln.
Mit der KI-gestützten Softwareentwicklungsplattform von ClickUp können Sie alle Ihre Produkt-Updates – von Epics über PRDs bis hin zu Deployments – in einem einzigen vernetzten Workspace planen, entwickeln und veröffentlichen.
ClickUp AI kann Tickets automatisch zuweisen, Sprints aktualisieren, Felder vorschlagen, PRDs zusammenfassen und veraltete Elemente bereinigen. Anstatt die Arbeit manuell zu organisieren, entwickelt sich Ihr Backlog in Echtzeit weiter, sodass sich die Entwickler ganz auf die Umsetzung konzentrieren können.
Team-Chats, PRD-Prüfungen, Retrospektiven und StandUp-Meetings enthalten oft versteckte Elemente.
Die ClickUp AI erkennt diese und wandelt sie in nachverfolgbare Aufgaben mit Mitarbeitern und nächsten Schritten um – damit gehören Momente wie „Hat das jemand festgehalten?“ der Vergangenheit an. Ihr DevSecOps-Team kann mit der Enterprise-KI-Suche von ClickUp Pull Requests, Spezifikationen, Dateien und Sprint-Aufgaben in Sekundenschnelle finden, sogar über verschiedene Tools hinweg.
Und schließlich sorgen die über 1.000 Integrationen von ClickUp dafür, dass Ihr Entwicklerteam weiterhin mit den Tools arbeiten kann, die es bereits nutzt.
ClickUp lässt sich in das gesamte Entwickler-Ökosystem integrieren: GitHub, Gitlab, Bitbucket, Sentry, PagerDuty, Jenkins, LaunchDarkly und viele mehr.
📌 Beispiel aus der Praxis: Wie Rillsoft Sistemas ERP-Software mit KI-Agenten im Sprint ausliefert
Rillsoft Sistemas, ein brasilianisches ERP-Unternehmen, verwaltet die Bereiche Technik, Kundensupport, Betrieb, Produktmanagement und Marketing in einem einzigen ClickUp-Workspace. Vier „Super-Agenten“ kümmern sich um die koordinierenden Aufgaben:
Rillsoft Sistemas, ein brasilianisches ERP-Unternehmen, verwaltet die Bereiche Technik, Kundensupport, Betrieb, Produktmanagement und Marketing in einem einzigen ClickUp-Workspace. Vier „Super-Agenten“ kümmern sich um die koordinierenden Aufgaben:
- Der Sprint-Assistent wandelt Unterhaltungen in Sprint-Zusammenfassungen und Backlog-Updates um
- SupportFlow KI sortiert Tickets und erstellt vorformulierte Antworten
- Der „Meeting Recap Bot“ wandelt Client-Gespräche in zugewiesene Elemente um
- Docs Helper erstellt Entwürfe für Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Einführungsleitfäden
Bei der kürzlich erfolgten Einführung eines ERP-Systems für den Einzelhandel entdeckte Sprint Assistant eine fehlende API-Abhängigkeit, die die Abrechnungs- und Bestandsmodule blockierte, noch bevor jemand aus dem Team dies manuell bemerken konnte. Das Tool stellte eine Verbindung zu Informationen aus Aufgaben, Kommentaren und Besprechungsnotizen her und wies im Tagesbericht darauf hin. Dadurch konnte verhindert werden, dass sich der Starttermin des Clients um mehrere Tage verzögerte.
„ClickUp hat repetitive operative Aufgaben in unseren Entwicklungs-, Support- und Betriebsteams in automatisierte Workflows umgewandelt, sodass wir unsere Zeit nun damit verbringen, Lösungen zu liefern und Clients Probleme zu lösen, anstatt Zusammenfassungen zu schreiben.“ Rodrigo Nascimento, Entwickler, Rillsoft Sistemas
„ClickUp hat repetitive operative Aufgaben in unseren Entwicklungs-, Support- und Betriebsteams in automatisierte Workflows umgewandelt, sodass wir unsere Zeit nun damit verbringen, Lösungen zu liefern und Clients Probleme zu lösen, anstatt Zusammenfassungen zu schreiben.“ Rodrigo Nascimento, Entwickler, Rillsoft Sistemas
4. Zusammenarbeit im Team
Kann ClickUp Slack ersetzen? Für viele Teams ja. Der ClickUp-Chat bündelt Unterhaltungen direkt neben den jeweiligen Projekten, wandelt jede Nachricht mit zwei Klicks in eine Aufgabe um und kann Ihren bestehenden Slack-Verlauf importieren.
Hast du es satt, Slack für Instant Messaging, E-Mails für Updates und Feedback und Zoom für Video-Konferenzen zu nutzen? Was wäre, wenn wir dir sagen würden, dass diese Zeiten nun vorbei sind?
Der ClickUp-Chat reduziert die Kontextflut, indem er diese Unterhaltungen direkt in den Bereich integriert, in dem Ihre Arbeit stattfindet. Der Chat befindet sich direkt neben Ihren Aufgaben, Dokumenten, Whiteboards und Projekten:
- Der Chat ist in deine Seitenleiste integriert, sodass du ungelesene Nachrichten, Direktnachrichten und Kanäle an einem Ort sehen kannst
- In der neuen, vereinheitlichten Startseite sind Chats, Aufgaben und Spaces unter einem Dach vereint, sodass du nahtlos zwischen der Arbeit und den Unterhaltungen über diese Arbeit wechseln kannst.
- Für große Projekte kannst du einen projektspezifischen Kanal erstellen, der direkt neben der Liste liegt, die du zur Verwaltung deiner Aufgaben nutzt, damit der Kontext nie verloren geht
Wenn in einer Unterhaltung etwas Wichtiges zur Sprache kommt, musst du es nicht in ein tool kopieren und einfügen, das „eigentlich“ für die Arbeit gedacht ist. In ClickUp kannst du:
- Verwandeln Sie eine Chat-Nachricht mit zwei Klicks in eine Aufgabe
- Verknüpfen Sie einen Chat mit einer bestehenden Aufgabe, damit wichtige Entscheidungen und Details für beide Seiten stets sichtbar sind.
- Verwenden Sie Beschreibungen wie Antworten, Chat-Aktivität, Entwürfe und Gesendet, um schnell wieder in laufende Unterhaltungen einzusteigen, ohne lange Verlaufslisten durchforsten zu müssen
📚 Weiterlesen: So nutzen Agenturen ClickUp
📌 Praxisbeispiel: Wie path8 Productions Slack und fünf weitere tools durch ClickUp ersetzt hat
Pat Henderson, Gründer von path8, hatte bei der Entscheidung für ClickUp ein entscheidendes Hindernis: Sein Team liebte Slack. Die Workflows liefen reibungslos, alle hatten sich daran gewöhnt, und niemand wollte etwas Neues lernen.
Dann entdeckte er ClickUp Chat. Es bot nicht nur Alles, was sie so schätzten, sondern die Migration verlief auch reibungslos. ClickUp importierte jeden Kanal, jede Unterhaltung – bis hin zu den Emoji-Reaktionen, die die Nutzer hinzugefügt hatten. Pat legte einen bestimmten Tag für den Wechsel fest, und das Team hatte keinerlei Fragen zur Nutzung von Chat.
path8 hat das Projektmanagement und die Teamkommunikation auf einer einzigen Plattform zusammengeführt und damit das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Apps vermieden, das zuvor den Arbeitsalltag zersplitterte.
„Ich dachte mir: ‚Wir können ClickUp für das Projektmanagement nutzen, aber wir werden weiterhin Slack verwenden, weil es einfach jeder liebt.‘ Dann habe ich mich mit ClickUp beschäftigt und den Chat entdeckt. Da dachte ich: ‚Okay, das ist im Grunde genommen Slack.‘ Wir haben alles umgestellt und hatten keinerlei Fragen zur Nutzung. Es lief einfach wirklich reibungslos und unkompliziert. Alle haben es sofort verstanden.“
Pat Henderson, Gründer von path8 Productions
„Ich dachte mir: ‚Wir können ClickUp für das Projektmanagement nutzen, aber wir werden weiterhin Slack verwenden, weil es einfach jeder liebt.‘ Dann habe ich mich näher mit ClickUp beschäftigt und den Chat entdeckt. Da dachte ich: ‚Okay, das ist im Grunde genommen Slack.‘ Wir haben alles umgestellt und hatten keinerlei Fragen zur Nutzung. Es lief einfach wirklich reibungslos und unkompliziert. Alle haben es sofort verstanden.“
Pat Henderson, Gründer von path8 Productions
Profi-Tipp: Wechseln Sie von Slack zu ClickUp? Sie können jetzt Ihren Slack-Verlauf in bestehende ClickUp-Kanäle importieren, sodass vergangene Unterhaltungen, Entscheidungen und Zusammenhänge übernommen werden und Sie nicht bei Null anfangen müssen. Ordnen Sie eingehende Slack-Kanäle den ClickUp-Kanälen, Spaces oder Listen zu, die Sie bereits nutzen.
5. Eine einheitliche KI, die sich ganz nach Ihren Vorstellungen anpasst
Kann ClickUp separate KI-Tools wie ChatGPT und Claude ersetzen? Brain² bietet Ihnen Zugriff auf mehrere KI-Modelle an einem Ort und speichert Ihre Projekte und Einstellungen über verschiedene Unterhaltungen hinweg. Es kann auch in Ihrem Namen handeln, indem es Aufgaben erstellt, Seiten erstellt und Berichte generiert.
KI sollte eigentlich das Leben einfacher machen. Aber der Wechsel zwischen verschiedenen KI-Tools wie ChatGPT, Claude und Gemini hatte eine Wahrscheinlichkeit, nicht die KI-gestützte Zukunft zu sein, die Sie sich vorgestellt haben.
Jedes Tool hat seinen eigenen Login, sein eigenes Kontextfenster und seine eigenen Limite. Du verschwendest Zeit damit, Eingabeaufforderungen zu wiederholen, den Kontext aus den Augen zu verlieren und zwischen Registerkarten hin und her zu springen, während du gegen die Ausuferung der KI ankämpfst.
Brain², die kontextbezogene KI von ClickUp, weiß bereits, woran Sie gerade arbeiten, wer für was verantwortlich ist und was beschlossen wurde. Dieser Kontext bestimmt, was die KI tatsächlich für Sie tun kann.
KI, die mit Ihnen zusammenarbeitet
Sagen Sie „Wir brauchen eine Landingpage“, und Brain² schreibt nicht nur den Text. Es entwirft und erstellt die Seite und unterteilt sie anschließend in Unteraufgaben (Hero-Bild fertigstellen, Erfahrungsberichte sammeln, Bereitstellung einrichten) – komplett mit festgelegten Aufgabenumfängen und zugewiesenen Mitarbeitern. Sehen Sie es in Aktion.
Brain² erstellt außerdem Präsentationen, Dashboards, funktionierende App-Prototypen und Berichte – alles auf Basis Ihrer tatsächlichen Workspace-Daten, anstatt bei Null anzufangen. Müssen Sie etwas zuweisen? Sagen Sie einfach: „Erstelle eine Aufgabe für Maya, damit sie die Launch-Präsentation bis Freitag aktualisiert“, und Brain² erledigt den Rest. Aufgabe erstellt, Frist festgelegt und Mitarbeiter hinzugefügt ✅.
Erinnerungen, die sich summieren
Brain² lernt Ihre Vorlieben, Ihren Schreibstil und den Kontext des Projekts über verschiedene Unterhaltungen hinweg kennen. Sagen Sie ihm etwas einmal, und es behält es für die Zukunft im Gedächtnis. Sie können sogar das importieren, was Sie ChatGPT oder anderen KI-Systemen bereits beigebracht haben, sodass Sie nie bei Null anfangen müssen.
Mehrere Tarife, ein Abonnement
Im Hintergrund leitet Brain² Ihre Anfrage automatisch an das für die jeweilige Aufgabe am besten geeignete Modell weiter (oder lässt Sie die Auswahl manuell treffen). Diese Funktion wird kontinuierlich mit neueren Modellen aktualisiert, sobald diese verfügbar sind – so sind Sie der Zeit immer einen Schritt voraus. Ein Abonnement, alle Modelle.
Enterprise-Suche über Ihre gesamte Infrastruktur hinweg
Dieses KI-Tool dient gleichzeitig als intelligente Suchleiste für die Wissensdatenbank Ihres Unternehmens. Es bezieht die Antwort aus ClickUp, dem Internet und verbundenen Arbeits-Apps wie Slack, Google Drive und Projektdokumenten. Sie erhalten stets eine vollständige Antwort mit Links zu relevanten Dokumenten und Vorschlägen für die nächsten Schritte.
Als wir diesen Artikel verfassten, haben wir beispielsweise Brain² gebeten, eine Liste aller kürzlich veröffentlichten Updates zusammenzustellen – und das ist das Ergebnis.
Brain MAX: KI auf jedem Gerät
Brain MAX bündelt die gesamte Leistungsfähigkeit von Brain² in einer eigenständigen App, die auf jedem Gerät läuft. Sie ist als Desktop-App für Mac, als Chrome-Erweiterung für jeden Browser und als mobile App für iOS und Android verfügbar.
Es stellt eine Verbindung zu Ihrem gesamten Tool-Stack (ClickUp, Google Drive, GitHub, Gmail, Slack, Figma und mehr) her, sodass Sie von einem einzigen Ort aus in all Ihren Tools suchen, Fragen stellen und Maßnahmen ergreifen können. Fassen Sie eine Seite zusammen, finden Sie einen tief vergrabenen Slack-Thread oder stellen Sie eine Frage zu einem Dokument in Google Drive, ohne zwischen den Registerkarten wechseln zu müssen.
Mit „Talk to Text“ sprechen Sie viermal schneller, als Sie tippen. Diktieren Sie Updates, sammeln Sie Ideen oder verfassen Sie Nachrichten freihändig. Brain MAX bereinigt Ihre Worte, lernt Ihren Wortschatz und formatiert die Texte zu Zusammenfassungen, Listen oder Elementen.
Brauchen Sie noch mehr Argumente? Hier ist, was ein G2-Benutzer über Brain MAX zu sagen hatte:
Das neue Brain MAX hat meine Produktivität erheblich gesteigert. Die Möglichkeit, mehrere KI-Modelle – darunter auch fortschrittliche Schlussfolgerungsmodelle – zu einem erschwinglichen Preis zu nutzen, macht es einfach, Alles auf einer Plattform zu zentralisieren. Features wie Sprach-zu-Text-Umwandlung, Automatisierung von Aufgaben und die Integration mit anderen Apps machen den Workflow wesentlich reibungsloser und intelligenter.
Das neue Brain MAX hat meine Produktivität erheblich gesteigert. Die Möglichkeit, mehrere KI-Modelle – darunter auch fortschrittliche Schlussfolgerungsmodelle – zu einem erschwinglichen Preis zu nutzen, macht es einfach, alles auf einer Plattform zu zentralisieren. Features wie Sprach-zu-Text-Umwandlung, Automatisierung von Aufgaben und die Integration mit anderen Apps machen den Workflow wesentlich reibungsloser und intelligenter.
Vernetzte, autonome KI-Workflows über ClickUp MCP
Ihr Team muss seine bevorzugten KI-Tools nicht verlassen, um mit ClickUp zu arbeiten. Externe Tools können über MCP auf Ihre Aufgaben zugreifen und diese überprüfen, ein Projekt zusammenfassen oder neue Aufgaben erstellen – alles auf Basis von Live-Daten aus ClickUp. So funktioniert es:
Von außen nach innen: Verbinden Sie ClickUp MCP mit ChatGPT oder Cursor, und diese Tools können auf Ihren ClickUp-Workspace zugreifen, um Aufgaben zu suchen, Projektkontext abzurufen, Aufgaben zu erstellen und Status zu aktualisieren. Ein Entwickler kann Cursor bitten, die Spezifikation für ein Feature zu finden, das er gerade entwickelt. Ein Manager kann ChatGPT bitten, den Fortschritt des Sprints dieser Woche zusammenzufassen. Beide arbeiten mit Live-Daten aus ClickUp, ein Wechsel zwischen den Registerkarten ist nicht erforderlich. Verfügbar in allen Plänen.
Von innen nach außen: Super Agents können eine Verbindung zu jedem MCP-kompatiblen Server, Ihrem CRM, Ihrem Support-Desk, Ihrem Data Warehouse oder internen APIs herstellen und direkt aus ClickUp heraus Daten abrufen oder Aktionen in diesen Systemen ausführen. Ein Super Agent könnte beispielsweise das Konto des Kunden in Salesforce überprüfen, die neuesten Support-Tickets aus Zendesk abrufen und die entsprechende ClickUp Aufgabe mit einer Zusammenfassung aktualisieren.
Was das für Sie bedeutet: ClickUp wird zum zentralen hub, an dem Informationen aus Ihren tools einfließen und Aktionen wieder ausgegeben werden, ohne dass jemand Daten manuell zwischen den Apps verschieben muss.
6. Meetings und Nachverfolgung
Kann man mit ClickUp Meeting-Notizen erstellen? Ja. KI-Notetaker nimmt an Ihren Anrufen teil, zeichnet das Protokoll und den Chat während des Meetings auf und wandelt Aktionspunkte in zugewiesene Aufgaben um. Mit Planner und Kalender können Sie Meetings planen und Zeitblöcke reservieren, ohne ClickUp verlassen zu müssen.
Im Durchschnitt verliert ein Wissensarbeiter 103 Stunden in Meetings. Wenn wir die Koordination als Aufgabe betrachten, müssen Sie zunächst zwischen einer Kalender-App, einem Meeting-Tool und der eigentlichen Plattform für Projektmanagement hin- und herwechseln. Das sind allein schon drei Tools, um das Meeting zu organisieren.
Um dieses Problem zu lösen, verfügt ClickUp über ein integriertes Terminplanungssystem, das über eine Verbindung zum Planner und zum Kalender verfügt.
Mit dem Planner sehen Sie alle Ihre Aufgaben, Meetings und Prioritäten an einem Ort. Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Zeitplan, um Ihren Tag oder Ihre Woche zu planen. Aufgaben werden sofort zu Zeitblöcken, sodass Sie Meetings mit konzentrierter Arbeit in Einklang bringen können.
Im Kalender-Überblick können Sie schnell an Meetings teilnehmen oder diese planen, ohne ClickUp verlassen zu müssen. Wenn Sie ein Zeitfenster öffnen, schlägt Ihnen der ClickUp-Kalender verfügbare Termine vor, die auf Ihrer Workload und Ihren bestehenden Plänen basieren.
Möchten Sie Ideen in die Tat umsetzen? Sie können Aufgaben direkt aus Ihrem Planer heraus planen, Zeit dafür reservieren und Ihre Woche mit einfachem Drag-and-Drop anpassen. Alles bleibt durch Synchronisierung stets aktuell, sodass Sie immer wissen, was als Nächstes ansteht.
KI Notetaker: Jedes Meeting wird lückenlos aufgezeichnet
Sie können AI Notetaker mit einem einfachen geteilten Link zu jedem Meeting einladen – sogar zu Ad-hoc-Anrufen, die nicht in Ihrem Kalender stehen. Das Tool erfasst außerdem den Chat während des Meetings aus Zoom, Google Meet und Teams, sodass Nebenunterhaltungen, geteilte Links und schnelle Entscheidungen, die im Chat-Fenster getroffen werden, alle mit Angabe des Absenders in Ihren Notizen enthalten sind.
Sie benötigen nicht die vollständige Aufzeichnung? Mit den Schaltflächen in den Einstellungen von AI Notetaker können Sie je nach den Anforderungen Ihres Teams entweder nur die Zusammenfassung, nur das Transkript oder nur die Aufzeichnung behalten. Da die KI Notizen verarbeitet, Aktionspunkte extrahiert und Folgeaufgaben zuweist, sind Meetings keine isolierten Ereignisse mehr, sondern werden Teil eines vernetzten Workflows.
📌 Beispiel aus der Praxis: Teams, die KI Notetaker nutzen, sparen sich diesen Aufwand komplett.
Ein leitender Projektmanager beim Global Vaccine Data Network brachte es auf den Punkt:
„Früher erforderten unsere Meetings stundenlange Nachbearbeitung. Der KI-Notiz-Assistent von ClickUp ist nun bei jedem unserer Meetings dabei und erfasst automatisch Protokolle, Aktionspunkte und Aufgaben. Die Arbeit, die früher erst nach einem Meeting begann, beginnt nun bereits währenddessen. “
„Früher erforderten unsere Meetings stundenlange Nachbereitungsarbeit. Der KI-Notizdienst von ClickUp ist mittlerweile bei jedem unserer Meetings dabei und erfasst automatisch Protokolle, Aktionspunkte und Aufgaben. Die Arbeit, die früher erst nach einem Meeting begann, beginnt nun bereits währenddessen. “
Rachel Drummond, Leiterin für Bürobetrieb und Marketing bei Treescapes, erzielte ähnliche Ergebnisse:
„Früher hatte ich nach jedem Anruf mit dem Chaos zu kämpfen: gekritzelte Notizen, versäumte Nachfassaktionen, Strg+F in meinen Dokumenten. Und jetzt? Der KI-Notiz-Assistent von ClickUp erfasst jedes wichtige Detail, fasst die nächsten Schritte zusammen, weist Nachfassaktionen zu und halbiert meinen Verwaltungsaufwand nach Meetings. “
„Früher hatte ich nach jedem Anruf mit dem Chaos zu kämpfen: gekritzelte Notizen, versäumte Nachfassaktionen, Strg+F in meinen Dokumenten. Und jetzt? Der KI-Notiz-Assistent von ClickUp erfasst jedes wichtige Detail, fasst die nächsten Schritte zusammen, weist Nachfassaktionen zu und halbiert meinen Verwaltungsaufwand nach Meetings. “
Und Ashley Campos, CSO bei dlivrd Tech, hebt die „Action Layer“-Funktion hervor:
„Der KI-Notiz-Assistent von ClickUp fasst das Gespräch zusammen und wandelt die wichtigsten Punkte in zugewiesene Aufgaben um, die Sie direkt in Ihre Liste aufnehmen können. Es ist das erste tool, das unserem Team dabei hilft, Besprechungsnotizen in konkrete Maßnahmen umzusetzen, anstatt nur noch mehr Unordnung zu verursachen. “
Übrigens: Wenn Sie Schwierigkeiten mit der Kommunikation haben, nutzen Sie kostenlose Vorlagen für Projektkommunikationspläne, um die Kommunikationsstrategie Ihres Teams zu vereinheitlichen.
7. KI-gestütztes Dokumentenmanagement
Kann ClickUp Google Docs oder Confluence ersetzen? Ja. Docs und Wikis unterstützen verschachtelte Seiten, Versionshistorie, Kommentare und das Sperren von Seiten und sind direkt mit den Aufgaben verknüpft, die sie beschreiben. Brain² kann sie durchsuchen und zitieren, wenn jemand eine Frage stellt.
ClickUp speichert Ihre Dokumente und Wikis an derselben Stelle, an der sich bereits Ihre Aufgaben, Zeitleisten und Projekte befinden.
ClickUp Docs verfügen direkt im Editor über Brain². Mit dem KI-Assistenten können Sie alles erstellen: eine kurze interne Notiz, eine detaillierte Prozessanleitung, ein Angebot für einen Client oder eine komplette Wissensdatenbank. Ihre Dokumente sind dynamisch, und Brain² erkennt den Kontext.
Was unterscheidet ClickUp von einem eigenständigen Dokumententool? Die Dokumente sind mit Ihrer Arbeit verbunden:
- Verknüpfen Sie ein Dokument mit einer Aufgabe, und der Kontext wird mit übertragen
- Betten Sie eine Live-Liste mit Aufgaben in ein Dokument ein – sie wird automatisch aktualisiert, sobald sich der Status ändert.
- Erstellen Sie ein Wiki für Ihre Prozesse, das dann zur zentralen Informationsquelle wird, die Brain² durchsuchen und zitieren kann.
Für Teams, die Richtlinien, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) oder Wissensdatenbanken verwalten, unterstützt „Docs“ außerdem verschachtelte Seiten, umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten, einen Versionsverlauf und Inline-Kommentare. Beteiligte können Dokumente prüfen und genehmigen, ohne das Dokument verlassen zu müssen, und Sie können Seiten sperren, um Bearbeitungen nach der Freigabe zu verhindern.
Wenn Sie mehr als nur Text benötigen, nutzen Sie die Enterprise-KI-Suche, um Antworten aus Dokumenten, Aufgaben, Chats und verbundenen Apps wie Google Drive, Slack und GitHub abzurufen – alles über eine einzige Suchleiste.
8. Berichterstellung
Kann ClickUp Berichte und Dashboards erstellen? Ja. Die Dashboards werden automatisch aktualisiert, sobald sich die Arbeit ändert, und enthalten Karten zum Status der Aufgaben, zur Zeiterfassung, zur Workload, zu Sprints und zu Budgets. Sie können auf jede Karte klicken, um die Aufgaben hinter den Zahlen anzuzeigen.
Mit den ClickUp-Dashboards erhalten Sie eine übersichtliche Echtzeit-Ansicht über alle Vorgänge in Ihren Projekten.
Erstellen Sie Ihr Dashboard mit Drag-and-Drop-Karten, die genau das anzeigen, was für Sie wichtig ist. Visualisieren Sie den Status von Aufgaben, heben Sie überfällige Arbeiten hervor, vergleichen Sie geschätzte mit tatsächlicher Zeit oder verfolgen Sie Ziele, die direkt mit den Aufgaben verknüpft sind, die sie unterstützen.
Was Dashboards so leistungsstark macht, ist die Vielfalt der Karten, aus denen Sie wählen können. Zum Beispiel:
- Eine Kreisdiagramm-Karte kann Aufgaben nach Status, Mitarbeiter oder Priorität visualisieren und zeigt Ihnen auf einen Blick, wie die Verteilung der Arbeit aussieht.
- Eine Berechnungskarte kann Zahlen zusammenfassen, beispielsweise die von einem Team erfassten Stunden, den geschätzten Gesamtaufwand oder die bereits ausgegebenen Budgetmittel im Vergleich zum verbleibenden Budget.
- Für weitere Details ruft eine Tabelle Listen mit Aufgaben unter Anwendung von Filtern ab, sodass Sie bestimmte Metriken wie überfällige Aufgaben oder anstehende Termine genauer unter die Lupe nehmen können.
- Und wenn Sie tiefer in die Materie einsteigen möchten, können Sie mithilfe von Detailansichten direkt auf die zugrunde liegenden Aufgaben zugreifen, ohne das Dashboard verlassen zu müssen.
Als Krönung können Sie Karten für Sprints, Zeiterfassung und Workload hinzufügen oder sogar externe Inhalte wie Google Tabellen oder Figma-Dateien einbetten. Und je mehr Projekte Sie integrieren, desto unverzichtbarer wird der Dashboards-Hub. Er ist die zentrale Anlaufstelle für alle Dashboards und bietet Filter, Sortierfunktionen und Favoriten für den schnellen Zugriff.
📌 Beispiel aus der Praxis: Wie Finastra ClickUp-Dashboards für die Berichterstellung der Geschäftsleitung nutzt.
Das globale Marketingteam von Finastra benötigte eine bessere Sichtbarkeit über alle Abteilungen hinweg und eine schnellere Möglichkeit zur Berichterstellung über den Fortschritt an die Geschäftsleitung.
Mit ClickUp-Dashboards bietet Finastra den Executive Vice Presidents der einzelnen Geschäftsbereiche eine einheitliche Echtzeit-Ansicht über den Projektstatus. Ihre Dashboards fassen den Kampagnenfortschritt, die regionale Leistung, Risikobereiche und anstehende Meilensteine zusammen – alles wird automatisch aktualisiert, während die Teams arbeiten.
Wie Joerg Klueckmann, VP of Marketing, erklärt: „Die Kommunikation des Status und der Leistung unserer globalen und regionalen Marketingkampagnen an unsere Geschäftsbereiche war alles andere als optimal. Mit unseren neuen Dashboards sparen wir Zeit, und unsere Stakeholder haben in Echtzeit Zugriff auf die Informationen, die sie benötigen – wann immer sie diese benötigen.“
9. Marketingkampagnen
Können Marketingteams Kampagnen in ClickUp durchführen? Ja. In der Kalenderansicht werden alle Versendungen, Starts und Beiträge kanalübergreifend dargestellt, und Checklisten gliedern jedes Ergebnis in zugewiesene Schritte auf. Die Synchronisierung erfolgt mit Google Kalender und Outlook.
Bei Kampagnen geht es schnell zu. Es sind immer mehrere Kanäle im Spiel, es müssen Änderungen in letzter Minute vorgenommen werden und Zeitleisten ändern sich ohne Vorwarnung.
Mit ClickUp können Sie den gesamten Kampagnenzyklus an einem Ort verwalten, sodass Ihr Team weniger Zeit mit der Koordination und mehr Zeit mit der Erstellung von Marketingmaterialien verbringen kann.
Beginnen Sie mit der Kalender-Ansicht von ClickUp, um die Zeitleiste Ihrer Kampagne zu planen. Planen Sie den Versand von E-Mails, die Veröffentlichung von Blogbeiträgen, die Schaltung von Anzeigen und Social-Media-Beiträge in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht.
Aufgaben lassen sich ganz einfach per Drag & Drop verschieben, wenn sich etwas ändert, und du kannst nach Team, Kanal oder Kampagne filtern, um dich genau auf das zu konzentrieren, was du brauchst. Es bietet sogar eine Synchronisierung mit Google Kalender oder Outlook, sodass dein Marketingkalender immer mit deinem ClickUp-Workspace übereinstimmt.
Wenn Kampagnen an Fahrt gewinnen, brauchen Sie mehr Übersicht und Schnelligkeit. Zerlegen Sie dazu komplexe Aufgaben in konkrete, umsetzbare Schritte.
Nutzen Sie ClickUp-Aufgaben-Checklisten und Unteraufgaben, um jede Aufgabe in eine klare Abfolge zu verwandeln. Anstelle einer vagen Aufgabe wie „Landingpage erstellen“ können Sie Checklistenelemente oder Unteraufgaben wie „Text für die Startseite verfassen“, „Hero-Bild entwerfen“, „Rechtliche Aspekte prüfen“ oder „Formular einer Qualitätssicherung unterziehen“ erstellen. Jedes Element kann einer Person zugewiesen und in Echtzeit aktualisiert werden, sobald es fertiggestellt ist.
📌 Beispiel aus der Praxis: Wie unser Marketing-Team mit ClickUp von der Content-Erstellung zur Content-Produktion übergegangen ist.
Bei ClickUp verwaltet unser Marketingteam eine umfangreiche Content-Pipeline – Blogs, Newsletter, Webinare, Videos, Social-Media-Kampagnen und Produkteinführungen – alles innerhalb eines einzigen ClickUp-Workspaces.
Jeder neue Inhalt beginnt als Aufgabe mit einer Checkliste für die Inhaltserstellung, die Recherche, Gliederung, Entwurf, Bearbeitung, Designanfragen, SEO-Aktualisierungen und die abschließende Qualitätssicherung umfasst. Jeder Schritt hat einen eigenen Eigentümer und eine eigene Frist, damit nichts unter den Tisch fällt.
Alle Briefings, Entwürfe, Feedback-Threads und Freigaben werden in ClickUp Docs gespeichert. So können Texter, Designer und PMMs in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne nach Links oder alten Versionen suchen zu müssen. Wenn sich Termine verschieben, nutzt das Team die Kalenderansicht, um Veröffentlichungstermine sofort per Drag & Drop anzupassen.
📚 Lesen Sie auch: So nutzt das Marketing-Team von ClickUp ClickUp
10. Automatisierte Workflows
Kann ClickUp sich wiederholende Arbeiten automatisieren? Ja. No-Code-Automatisierungen übernehmen vorhersehbare Schritte wie das Zuweisen von Aufgaben oder das Versenden von Erinnerungen. Super Agents übernehmen Arbeiten, die Ermessensentscheidungen erfordern, wie das Weiterleiten von Fehlern nach Schweregrad oder das Versenden täglicher StandUp-Updates.
Wie oft unterbrechen Sie Ihre Arbeit, nur um jemanden an eine Frist zu erinnern, einen Status zu aktualisieren oder eine Aufgabe weiterzuleiten? Ja, damit sind Sie nicht allein. Und genau hier kann eine automatische Erinnerung Wunder wirken!
Unsere Umfragedaten zeigen, dass 45 % der Wissensarbeiter zwar schon über den Einsatz von Automatisierung nachgedacht haben, den ersten Schritt in Richtung Automatisierung aber noch nicht gewagt haben. Was hält sie davon ab, den ersten Schritt in Richtung Automatisierung zu machen? Faktoren wie Zeitmangel, Unsicherheit hinsichtlich der besten Tools und eine überwältigende Auswahl.
ClickUp erleichtert diesen Übergang. Mit No-Code-Automatisierungen und einfach zu erstellenden KI-Agenten können Sie schnell mit der KI-gestützten Workflow-Automatisierung beginnen.
Beginnen Sie mit ClickUp-Automatisierungen, um vorhersehbare Arbeiten zu erledigen, wie zum Beispiel:
- Aufgaben zuweisen, wenn sich der Status ändert
- Benachrichtigungen versenden, wenn sich ein Fälligkeitsdatum verschiebt
- Leiten Sie eine Anfrage anhand eines benutzerdefinierten Feldes an das richtige Team weiter
Diese Regeln sorgen für Konsistenz in Ihrem System, ohne dass jemand den Prozess ständig überwachen muss.
Ergänzen Sie das Ganze dann mit KI-Super Agents – Ihren intelligenten Partnern für die Automatisierung. Sie verstehen den Kontext, nicht nur Auslöser.
Anstatt Bedingungen und Aktionen übereinanderzustapeln, beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis („Tägliche StandUp-Updates senden“, „Überfällige Aufgaben eskalieren“, „Fehler nach Schweregrad weiterleiten“), und der Agent erstellt die Logik für Sie. Agenten können Aufgaben, Kommentare, Chat-Unterhaltungen und Felder auswerten, um zu entscheiden, was als Nächstes geschehen soll.
Schließlich können Agenten den Kontext interpretieren, um sicherzustellen, dass Aufgaben, Aktualisierungen und Nachfassaktionen ohne manuellen Aufwand erfolgen – ganz nach Ihren benutzerdefinierten Anweisungen.
Zusammen schaffen „Automatisierungen“, „Agents“ und „Brain“ einen Workspace, in dem die Arbeit auch dann vorankommt, wenn Sie nicht aktiv eingreifen – wodurch Verzögerungen, Fehler und der operative Aufwand reduziert werden.
📌 Beispiel aus der Praxis: CEMEX, ein weltweit tätiger Hersteller und Lieferant von Zement, hatte mit manuellem Arbeitsaufwand zu kämpfen und benötigte eine All-in-One-Plattform für die Produktivität, um seine Geschäftstätigkeit zu skalieren.
ClickUp half CEMEX dabei, Aufgaben wie den Projektannahmeprozess zu automatisieren, damit die Teams schneller mit der Arbeit beginnen konnten.
Das Ergebnis?
- 15 % Verkürzung der Markteinführungszeit
- Von Stunden auf Sekunden bei der Übergabe eines Projekts
Es ist großartig, weil das gesamte Team seine täglichen Aufgaben in ClickUp nachverfolgt. „Vor der Einführung der Automatisierungen mussten wir, sobald ein Texter eine Aufgabe erledigt hatte, manuell die Hierarchie hinaufmelden, dass der Text fertig war. Das konnte bis zu 36 Stunden dauern.“
Es ist großartig, weil das gesamte Team seine täglichen Aufgaben in ClickUp nachverfolgt. „Vor der Einführung der Automatisierungen mussten wir, sobald ein Texter eine Aufgabe erledigt hatte, manuell die Hierarchie hinaufmelden, dass der Text fertig war. Das konnte bis zu 36 Stunden dauern.“
📚 Weiterlesen: So nutzt du ClickUp zur Zielsetzung und Nachverfolgung
11. Inhalt-Management
Können Content-Teams die Produktion in ClickUp verwalten? Ja. Briefings, Entwürfe, Feedback und Freigaben bleiben alle in „Docs“, während „Whiteboards“ für Brainstormings und die redaktionelle Planung genutzt werden. Mit „Brain²“ lassen sich freigegebene Texte in Aufgaben mit Eigentümern und Fristen umwandeln.
Jeder Content-Manager weiß, dass es bei der Arbeit manchmal chaotisch zugehen kann. Zwischen der Koordination von Autoren, der Freigabe von Designs und der Bearbeitung der Änderungen ist es eine ständige Herausforderung, die Fristen einzuhalten.
Mit ClickUp Docs können Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Inhalte an einem Ort verwalten – von Briefings und Gliederungen bis hin zu den endgültigen Entwürfen. Ihre Autoren nutzen Docs zum Verfassen von Entwürfen, Editors können Kommentare hinterlassen und die Verantwortlichen genehmigen diese über Inline-Kommentare und Bearbeitungen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
Dank der integrierten Brain²-Funktion können Sie Gliederungen erstellen, Abschnitte umformulieren, Feedback zusammenfassen und freigegebene Texte direkt in Aufgaben mit Terminen und Mitarbeitern umwandeln.
Aber das ist noch nicht alles. Nutzen Sie „Docs“, um Repositorys für Ihr Content-Team anzulegen. Fügen Sie dort Styleguides, Prompt-Bibliotheken, Branding-Assets und vieles mehr hinzu, das von Mitarbeitern aller Abteilungen genutzt werden kann.
Wenn Sie Ideen und Strategien entwickeln, stehen Ihnen die ClickUp-Whiteboards zur Verfügung. Auf dieser digitalen Arbeitsfläche können Sie Content-Kalender, User Journeys, kreative Konzepte und Workflows visuell darstellen.
Fügen Sie Haftnotizen hinzu, erstellen Sie Verbindungen zwischen Ideen, fügen Sie Aufgaben oder Dokumente hinzu und verwandeln Sie jeden Knoten in umsetzbare Arbeit. Keine verlorenen Brainstorming-Ideen oder unzusammenhängenden Planungsdateien mehr. Ihre Strategie steht direkt neben der Umsetzung.
📚 Weiterlesen: Wie wir bei ClickUp die Produktion von Inhalt skalieren
📌 Beispiel aus der Praxis: Wie die Oxford University Press mit acht Super-Agenten ihren weltweiten Betrieb für den Inhalt steuert
Oxford University Press, der weltweit größte Universitätsverlag, steuert seine Marketing- und Inhalt-Aktivitäten in Großbritannien, Indien und den USA über einen einzigen ClickUp-Workspace.
Kampagnen-Briefings, für die früher zwei bis drei Stunden Hin und Her nötig waren, sind nun in weniger als 30 Minuten fertig – erstellt von Brain². Acht „Super-Agenten“ kümmern sich um die Überprüfung: einer pro großer Social-Media-Plattform, ein Blog-Prüfer, ein Alt-Text-Generator, ein UTM-Link-Prüfer, ein Kampagnenplaner und ein „Monday“-Agent für die Berichterstellung, der das wöchentliche Meeting vollständig ersetzt hat.
Bei einer kürzlich durchgeführten akademischen Markteinführung in drei Märkten hat der Kampagnenplaner drei Wochen vor dem Go-Live zwei Terminkonflikte erkannt. Wenn ein menschlicher Prüfer eine Aufgabe öffnet, ist die strukturelle Arbeit bereits erledigt.
„Marketing, Web-Ops und unsere Mitarbeiter arbeiten alle in einem einzigen ClickUp-Workspace. Briefings, Social-Media-Bewertungen, Status-Updates – alles an einem Ort. Wir haben unsere wöchentliche Status-Meeting-Reihe abgeschafft, da sie durch den Monday-Digest ersetzt wird. “Vartika Singh, Senior Marketing Executive, Oxford University Press
12. Budgetierung und Nachverfolgung der Finanzen
Kann ClickUp Budgets verwalten? Ja. Die Tabellenansicht funktioniert wie eine Tabellenkalkulation für Einzelpostenausgaben, und Dashboards zeigen die Ausgaben im Vergleich zum Budget für einzelne Abteilungen oder Projekte an. Sie können Belege anhängen und Genehmigungen in derselben Zeile einholen.
Der Versuch, den Cashflow mit verstreuten Tabellen und Genehmigungen in letzter Minute zu kontrollieren, raubt Ihnen nur die Konzentration. ClickUp hingegen hilft Ihnen dabei, ein Budgetierungssystem aufzubauen, das genau auf Ihre heutige Arbeitsweise zugeschnitten ist.
Sie können jederzeit Ihr Dashboard öffnen und sehen genau, wie viel Spielraum Ihnen noch in Monaten bleibt, welche Abteilung ihr Budget am schnellsten aufbraucht und welche Rechnungen von Lieferanten überfällig sind.
Die Finanz-Widgets in ClickUp für Finanzteams zeigen Ihre MRR-Trendlinie, die Ausgaben des letzten Monats im Vergleich zum Budget sowie Prognosen für anstehende Ausgaben an.
Wechseln Sie zur Tabellenansicht von ClickUp, wenn Sie Dinge Zeile für Zeile aufschlüsseln müssen. Fügen Sie zunächst benutzerdefinierte Spalten für Ausgabenkategorien, Budget-Eigentümer, Fälligkeitstermine und Status der Zahlung hinzu, um die Ausgaben genau so zu organisieren, wie es Ihr Team benötigt.
Filtern und sortieren Sie Ihre Zeilen nach Abteilung oder Anbieter, um Trends zu erkennen oder doppelte Kosten zu entdecken, bevor sie sich summieren. Wenn Sie eine Ausgabe zur Überprüfung bereit haben, fügen Sie Belege direkt in der Zeile als Anhang bei und taggen Sie Teamkollegen in den Aufgabenkommentaren, damit diese die Ausgaben abzeichnen können.
Haben Sie mehrere Teams, die um dasselbe Budget konkurrieren? Nutzen Sie ClickUp-Portfolios in Ihren Dashboards, um alle Projekte in einer übersichtlichen Ansicht zusammenzufassen.
Sehen Sie, wer im Plan liegt und wer das Geld zu schnell ausgibt. Zoomen Sie in ein beliebiges Projekt hinein, um den Fortschritt beim Budget zu überprüfen und schnelle Entscheidungen zu treffen, ohne die Zahlen anzuzweifeln.
📌 Praxisbeispiel: Ein Team, das dank der Tabellenansicht einen deutlichen Sprung in der Produktivität verzeichnen konnte, ist das Social-Media-Team von Cartoon Network.
Das Social-Media-Team von Cartoon Network hatte früher mit verstreuten Workflows in verschiedenen tools zu kämpfen. Die Verwaltung von Kampagnen sowohl für Cartoon Network als auch für Warner Bros. bedeutete ständiges Wechseln zwischen verschiedenen Kontexten und führte dazu, dass Details übersehen wurden.
Mit der Tabellenansicht von ClickUp erfolgt nun die Nachverfolgung aller Kanäle an einem Ort, was die Verwaltung von Terminen, Ressourcen und Prioritäten erleichtert.
ClickUp ist so anpassungsfähig, dass man – ganz gleich, was jemand benötigt – immer einen Weg findet, dies so umzusetzen, dass das gesamte System davon unberührt bleibt und es für alle funktioniert. Es gibt Funktionen wie die Tabellenansicht, von denen wir nicht einmal wussten, dass wir sie brauchten, bis wir sie hatten.
ClickUp ist so anpassungsfähig, dass man – ganz gleich, was jemand benötigt – immer einen Weg findet, dies so umzusetzen, dass das gesamte System davon unberührt bleibt und es für alle funktioniert. Es gibt Funktionen wie die Tabellenansicht, von denen wir nicht einmal wussten, dass wir sie brauchten, bis wir sie hatten.
13. Prozessoptimierung und Auditierung
Kann ClickUp bei Prozessprüfungen helfen? Ja. Benutzerdefinierte Felder erfassen die Daten, auf die sich Prüfungen stützen, und KI-Felder können fehlende Nachweise kennzeichnen, Risiken bewerten oder lange Notizen zusammenfassen. Super-Agenten können ins Stocken geratene oder unvollständige Schritte automatisch kennzeichnen.
Teams haben oft Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung, wie Prozesse tatsächlich ablaufen und wie sie ursprünglich konzipiert waren. Ohne Dokumentation oder einen strukturierten Prozess neigen alle dazu, Schritte zu überspringen, wenn sich Prioritäten ändern.
ClickUp hilft dir dabei, wieder Struktur, Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit in deine Prozesse zu bringen.
Beginnen Sie mit benutzerdefinierten Feldern, um genau die Informationen zu erfassen, auf die sich Ihre Audits stützen – Risikostufe, Statusgrund, Prozessverantwortlicher, Compliance-Kategorie, Verknüpfungen zu Belegen oder Abteilung. Jeder Eintrag ist strukturiert, durchsuchbar und teamübergreifend einheitlich.
Optimieren Sie anschließend Ihre Audits mit benutzerdefinierten KI-Feldern. Diese Felder speichern Daten nicht nur – sie interpretieren sie auch. Sie können automatisch:
- Fehlende Informationen erkennen („Dieser Compliance-Check enthält keinen Anhang mit Nachweisen“)
- Bewerten Sie Risikostufen anhand des Inhalts der Aufgabe
- Fassen Sie lange Audit-Notizen zu klaren Ergebnissen zusammen
- Weisen Sie auf ungewöhnliche Muster, Verzögerungen oder wiederkehrende Compliance-Lücken hin
- Bewerten Sie Aufgaben oder Übermittlungen anhand von Kriterien, die Sie selbst festlegen
KI-Super Agenten können dann die Prozessdisziplin stärken, indem sie ins Stocken geratene Aufgaben kennzeichnen, fehlende Schritte erkennen, Aufgaben an den richtigen Eigentümer weiterleiten und Prüfer benachrichtigen, wenn Belege hochgeladen werden. Die Agenten können sogar den Inhalt von Aufgaben lesen und bei Prüfungen Unstimmigkeiten oder unvollständige Informationen hervorheben.
Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie ClickUp-Super-Agenten beim Management von Projektrisiken helfen:
Um aktuelle und ideale Workflows gegenüberzustellen und zu visualisieren, wo es zu Störungen kommt oder kommen könnte, stehen Ihnen Whiteboards zur Verfügung.
📌 Beispiel aus der Praxis: Talent Plus, ein weltweit tätiges Personalberatungsunternehmen, suchte nach einer besseren Möglichkeit, über 100 Teammitglieder bei schnelllebigen Kundenprojekten auf dem Laufenden zu halten. Da verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Tools arbeiteten, gingen Arbeitsfortschritte oft unter, und der Führungsebene fehlte häufig eine klare Ansicht über den Projektstatus.
ClickUp wurde zu ihrer zentralen Informationsquelle, und die Whiteboards hatten einen großen Einfluss. Anstatt zwischen Diagramm-Apps hin und her zu springen und Ideen manuell in Aufgaben zu übertragen, entwirft das Team nun Standardarbeitsanweisungen, führt Brainstormings durch und erstellt Workflows visuell direkt in ClickUp.
Als wir auf ClickUp Whiteboards umgestiegen sind, konnten wir Ideen endlich sofort und ohne zusätzliche Schritte in Aufgaben umsetzen. Das hat uns Zeit gespart und dafür gesorgt, dass alle auf dem gleichen Stand waren.
Als wir auf ClickUp Whiteboards umgestiegen sind, konnten wir Ideen endlich sofort und ohne zusätzliche Schritte in Aufgaben umsetzen. Das hat uns Zeit gespart und dafür gesorgt, dass alle auf dem gleichen Stand waren.
14. CRM und Kundenarbeit
Kann ClickUp als CRM genutzt werden? Ja. Mit benutzerdefinierten Feldern für Auftragsvolumen, Phase und Verlängerungsrisiko bauen Sie die Pipeline entsprechend Ihrem eigenen Prozess auf. Formulare wandeln Kundeneingänge automatisch in Aufgaben um.
Herkömmliche CRMs zwängen Ihre Teams in starre Pipelines und vordefinierte Vertriebsphasen.
Wenn Ihr Workflow nicht zur Struktur von ClickUp passt, müssen Sie am Ende das System umgehen, mit externen Tabellenkalkulationen jonglieren oder verschiedene Tools miteinander verknüpfen, nur um Geschäfte, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Kommunikation mit Clients zu verwalten.
Das Marketing läuft auf einer Plattform, der Vertrieb nutzt eine andere und das Onboarding findet wieder woanders statt. Das Ergebnis sind isolierte Daten und fehlender Kontext.
Das CRM von ClickUp hingegen passt sich Ihren Prozessen an.
- Beginnen Sie damit, die benutzerdefinierte Kundendatenbank aufzubauen, die Sie tatsächlich benötigen
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für die Größe des Auftrags, die Vertragsbedingungen, die Phase des Lebenszyklus, das Verlängerungsrisiko – ganz nach den Anforderungen Ihres Teams
- Verknüpfen Sie Aufgaben, Dokumente, Dateien und Nachrichten, damit alle Client-Interaktionen an einem Ort zusammengefasst sind
Sie können sogar Aufgabenabhängigkeiten abbilden, um zu sehen, wie Onboarding-Aufgaben mit dem Produkt-Setup oder den Abrechnungsschritten verbunden sind.
Optimieren Sie anschließend Ihre Datenerfassung mit ClickUp Forms. Kunden können Anforderungen, Briefings oder Onboarding-Info über markenspezifische Formulare einreichen, die auf bedingter Logik basieren. Ihre Antworten erzeugen sofort Aufgaben, weisen Tags zu, ordnen Eigentümer zu und lösen automatisierte Workflows als Auslöser aus – ganz ohne manuelles Sortieren.
Ganz gleich, ob Sie Leads, Vertragsverlängerungen oder den Kundendienst verwalten – ClickUp bietet Ihnen ein vernetztes, flexibles CRM, das sich Ihrem gesamten Kundenlebenszyklus anpasst: von der Akquise über die Pipeline und das Onboarding bis hin zur laufenden Kundenbetreuung.
📌 Beispiel aus der Praxis: Wie Pharmacy Mentor mit einem 3-köpfigen Team 200 Clients betreut
Pharmacy Mentor, eine Marketingagentur für Apotheken, hatte drei Mitarbeiter, die 200 Clients betreuten – verteilt auf verstreute Google Docs, Trello und ein eigenständiges CRM. Projekte wurden doppelt angelegt, der Fortschritt war nicht einsehbar, und nur 20 % der Clients füllten die Erhebungsfragebögen aus.
Das Unternehmen hat alles in ClickUp als CRM- und Projektmanagement-Plattform zusammengeführt. ClickUp Forms ersetzte die alten Fragebögen und steigerte die Rücklaufquote der Kunden von 20 % auf 80 %. Automatisierungen versenden E-Mail-Updates, die alle Beteiligten auf dem Laufenden halten. Master-Kundenkarten bieten Kundenbetreuern einen zentralen Überblick über alle Kontaktpunkte, und Dashboards zeigen auf einen Blick den Kundenstatus, anstehende Projekte und die Workload pro Kundenbetreuer an. Client-Projekte erfordern nun 20 % weniger Überarbeitungen, und das Team hat seine Produktivität verdoppelt.
„ClickUp hat dazu beigetragen, dass unser Geschäft wesentlich mehr Produktivität erreicht hat: Wir sparen Zeit, vermeiden unnötige Meetings und steigern die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter und Clients erheblich. “Lewis Norwood, Leiter Kundenbeziehungen, Pharmacy Mentor
📚 Lesen Sie auch: So nutzen Sie ClickUp-Formulare
15. Planung von Ereignissen und Logistik
Kann man mit ClickUp Ereignisse planen? Ja. Abhängigkeiten legen die Reihenfolge der Arbeitsschritte fest, Checklisten decken jedes Detail ab und die Zeiterfassung fasst die Arbeitszeiten von Dienstleistern und die Vorbereitungszeit an einem Ort zusammen. Dank der mobilen App ist der Plan auch am Tag des Ereignisses jederzeit verfügbar.
Wenn Ereignisse über Tabellenkalkulationen und verstreute Chats organisiert werden, kann so vieles schiefgehen. Zum einen könntest du Anbieter doppelt buchen. Oder vergessen, ein Mitglied des Teams über eine wichtige Änderung zu informieren, was in letzter Minute zu Chaos führt.
Die Plattform für das Veranstaltungsmanagement von ClickUp bündelt alle Aspekte eines Ereignisses in einem einzigen, vernetzten System. So bleibt Ihr Team von der Planung vor dem Ereignis bis hin zur Nachbearbeitung nach dem Ereignis stets gut koordiniert.
Zeitmanagement-Tools helfen Ihnen dabei, den Zeitplan einzuhalten. Unterteilen Sie große Ereignisse in strukturierte Aufgaben mit Startdatum und Fälligkeitsdatum und weisen Sie Mitarbeiter zu, um klare Eigentümerschaften zu schaffen. Erfassen Sie abrechnungsfähige Stunden, protokollieren Sie Vorbereitungszeiten mit der globalen Zeiterfassung und nutzen Sie Zeitschätzungen, um genaue Erwartungen bei Clients und Partnern zu wecken.
Legen Sie anschließend mithilfe von Aufgabenabhängigkeiten eine Reihenfolge der Arbeitsschritte fest. Nutzen Sie Prioritäten und ClickUp-Aufgaben-Checklisten, damit Ihr Team weiß, was zuerst erledigt werden muss und was warten kann.
Egal, ob Sie die Ankunftszeiten der Dienstleister überprüfen, Aufgaben für den Plan des Ereignisses aktualisieren oder Änderungen in letzter Minute genehmigen – mit der mobilen App von ClickUp haben Sie Ihren Plan des Ereignisses immer griffbereit.
📌 Beispiel aus der Praxis: Wie Convene Ereignisse mit mehreren Clients in ClickUp verwaltet
Convene, ein Unternehmen, das Lösungen für Meetings und Arbeitsbereiche an mehreren Standorten verwaltet, hat ClickUp eingeführt, um 200 Fachkräfte aus verschiedenen Abteilungen in einem einzigen ClickUp-Workspace für die Planung von Ereignissen zusammenzuführen.
Anpassbare Vorlagen sorgen für ein einheitliches Kundenerlebnis über alle Projekte hinweg – von der ersten Planung bis zur Umsetzung am Tag der Durchführung. Die Zeiterfassung hilft bei der Projektplanung und verbessert die Einhaltung der Zeitleiste.
Das Ergebnis: Weniger KoordinationsMeetings, optimierte Details zu den Ereignissen und einheitliche Qualität an allen Standorten.
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die ClickUp-Vorlage für das Management von Ereignissen, um die vielen Details realer Ereignisse zu bewältigen.
16. Einarbeitung und Schulung
Kann ClickUp die Einarbeitung neuer Mitarbeiter übernehmen? Ja. Handbücher und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) sind in Docs hinterlegt, und Automatisierungen starten die Aufgaben jedes neuen Mitarbeiters sofort nach dessen Eintritt. Die Enterprise-KI-Suche beantwortet Fragen zu Richtlinien mit einem Link zum entsprechenden Dokument.
Möchten Sie, dass Ihre neuen Mitarbeiter schnell einsatzbereit sind und keine Zeit damit verschwenden, Informationen aus verstreuten Dateien zusammenzufügen?
Nutzen Sie ClickUp Docs, um Handbücher, Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Projektnotizen direkt dort zu verfassen, wo die Arbeit stattfindet. Verknüpfen Sie Docs direkt mit Aufgaben, damit jeder den Hintergrund seiner Arbeit nachvollziehen kann, ohne zwischen verschiedenen tools hin- und herwechseln zu müssen.
Außerdem kannst du verwandte Dokumente zusammenführen, um lebendige Wikis zu erstellen, die mit deinem Team mitwachsen und stets auf dem neuesten Stand bleiben.
🎥 Bonus: Wenn du zum ersten Mal eine interne Wissensdatenbank aufbaust, zeigt dir dieses Video, wie du eine solche mit ClickUp erstellen kannst.
Nachdem Sie diese Dokumente zusammengestellt haben, richten Sie ClickUp-Automatisierungen ein, die den Rest übernehmen. Sobald jemand dem Projekt beitritt, werden dessen Aufgaben automatisch gestartet.
Begrüßungsnachrichten, Schritte für den ersten Tag und Erinnerungen laufen reibungslos ab, ohne dass Sie den Überblick verlieren. Jeder weiß, was als Nächstes zu erledigen ist, und Sie haben mehr Zeit, Ihren neuen Mitarbeitern dabei zu helfen, sich wirklich einzuleben.
📌 Beispiel: Ein HR-Team optimiert seine Abläufe mit ClickUp und sorgt so für mehr Ordnung bei den verstreuten Standardarbeitsanweisungen und den ständigen Fragen der Mitarbeiter.
Mit Brain² erstellen sie RekrutierungsWorkflows, Checklisten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Compliance-SOPs, wobei Brain² Formulierungen und Standards aus ihren bestehenden HR-Dokumenten übernimmt.
Alle fertiggestellten Standardarbeitsanweisungen (SOPs) werden in ClickUp Docs gespeichert und übersichtlich in Seiten zu den Themen Einstellung, Sozialleistungen, Schulungen und Leistungsbeurteilungen gegliedert. Wenn sich Richtlinien ändern, aktualisiert die Personalabteilung das Dokument einmalig, und jedes Team sieht sofort die neueste Version.
Sowohl während der Einarbeitung als auch im täglichen Betrieb verlassen sich die Mitarbeiter auf Brain² mit Enterprise Search, um sofort Antworten zu erhalten. Sie können Fragen stellen wie „Wie läuft unser Genehmigungsverfahren für Urlaub ab?“ oder „Wo finde ich das Formular für IT-Assets?“, und die KI ruft die genaue Richtlinie, den Link zum Dokument und die nächsten Schritte ab basierend auf dem Kontext.
📚 Lesen Sie auch: So nutzen Studierende ClickUp: Features, Beispiele und Tipps
17. Produkteinführungen
Kann ClickUp eine Produkteinführung verwalten? Ja. Mit Mindmaps lassen sich erste Ideen in Aufgaben umsetzen, und dank Abhängigkeiten bleiben Produktentwicklung, Technik und Marketing auf einer gemeinsamen Zeitleiste. Wenn sich ein Termin verschiebt, passen sich die damit verknüpften Termine automatisch an.
Kennst du das Gefühl, wenn der Start nur noch wenige Tage entfernt ist und du immer noch an letzten Textanpassungen oder einer Fehlerbehebung arbeitest, die Alles aufhält?
Die Mindmaps von ClickUp helfen Softwareentwicklungsteams dabei, alle Einzelteile – von Notizen zu Beta-Tests bis hin zu den endgültigen Werbebeiträgen – in einem übersichtlichen Plan zusammenzufassen.
Sie können mit einer leeren Mindmap beginnen, um Ideen für Features, Aufgaben, Kampagnenschritte und alle losen Gedanken Ihres Teams festzuhalten. Wenn sich die Bereiche ausweiten, können Sie sie per Drag & Drop verschieben, um den Plan zu formen und zusammenhängende Elemente miteinander zu verbinden. Wenn Sie bereit sind, können Sie jeden Bereich direkt aus der Mindmap heraus in eine echte ClickUp Aufgabe umwandeln.
Sobald die Aufgaben laufen, sorgen die Abhängigkeitsbeziehungen in ClickUp dafür, dass Ihr Plan synchron bleibt. Markieren Sie Aufgaben als auf andere wartend, wenn etwas zuerst erledigt werden muss, kennzeichnen Sie Hindernisse, die den nächsten Schritt verzögern, oder verknüpfen Sie verwandte Aufgaben, um den Kontext besser zu verdeutlichen.
Wenn sich Termine verschieben (was ja immer mal vorkommt), passt die ClickApp „Reschedule Dependencies“ von ClickUp die verknüpften Start- und Fälligkeitsdaten automatisch an. Wenn sich also Ihre endgültige Designdatei um eine Woche verzögert, verschieben sich auch die nächsten Schritte automatisch, ohne dass manuelle Anpassungen erforderlich sind.
📌 Beispiel aus der Praxis: Wie Lulu Press bei jeder Produkteinführung Produktentwicklung, Entwicklung und Marketing aufeinander abstimmt
Lulu Press, eine Self-Publishing-Plattform für Ersteller in über 225 Ländern, wickelte seine Produktentwicklung und Marketingkampagnen über Jira und Basecamp ab. Manuelle Statusaktualisierungen, verstreute Anfragen in E-Mails und Chats sowie unzusammenhängende Workflows verlangsamten jede Veröffentlichung.
Nach der Konsolidierung in ClickUp mit Gitlab-Integration verbesserte sich die teamübergreifende Sichtbarkeit sofort. Produkt, Entwicklung und Marketing arbeiten nun in einem vernetzten Workspace, in dem jedes Release über eine gemeinsame Zeitleiste, klare Eigentümer und automatisierte Übergaben verfügt.
Das Team verzeichnete eine Steigerung der Arbeitseffizienz um 12 % und eine unternehmensweite Akzeptanz von 100 %.
18. Service- und Supportabläufe
Kann ClickUp Support-Tickets verwalten? Ja. Durch Integrationen mit Zendesk, Intercom und Help Scout werden Tickets in Aufgaben umgewandelt, und mithilfe von Tags und Prioritäten lassen sie sich nach Dringlichkeit sortieren. Dank der Zuweisung an mehrere Mitarbeiter können verschiedene Teams an einem Ticket arbeiten, ohne es duplizieren zu müssen.
Fragen Sie einen beliebigen Support-Manager, was ihm schlaflose Nächte bereitet, und er wird antworten: „Sichtbarkeit.“ Was ist ins Stocken geraten? Oder eskaliert? Was droht, eine SLA zu verletzen?
Wenn diese Antworten über mehrere Plattformen verteilt sind, verliert die Berichterstellung an Klarheit und wird zu reiner Spekulation.
Die Software für Kundensupport-Projektmanagement von ClickUp vereint Ihren Support-Workflow an einem zentralen Ort.
Dank der ClickUp-Integrationen mit über 1.000 Tools, darunter Intercom, Zendesk, Help Scout, Gmail und Slack, werden Tickets automatisch in ClickUp-Aufgaben umgewandelt.
Darüber hinaus ermöglicht die Funktion „Mehrere Mitarbeiter“ Teams die Zusammenarbeit an komplexen Problemen (wie Abrechnungs-, technischen und Compliance-Aufgaben), ohne dass ein Ticket in unnötige Duplikate aufgeteilt werden muss. Jeder sieht, wer für was zuständig ist, und Berichte über den Fortschritt werden an einem Ort gesammelt.
Verwenden Sie Aufgaben-Tags, um Probleme sofort zu kategorisieren (Risiko einer SLA-Verletzung, Rückerstattungsanfrage, P1-Fehler, VIP-Kunde). Fügen Sie anschließend Aufgaben-Prioritäten hinzu, damit die Mitarbeiter wissen, was sofort bearbeitet werden muss, was warten kann und was eskaliert werden muss.
Wenn Ihr Support-Team bereits mit Support-Tickets überlastet ist, ist es an der Zeit, KI-Kundendienstmitarbeiter einzusetzen, um es von den sich wiederholenden Aufgaben zu entlasten.
📌 Beispiel aus der Praxis: Wie Guardian Angel Carers die Betreuung in 18 Franchise-Bereichen unterstützt
Guardian Angel Carers koordiniert mehr als 500 Pflegekräfte in 18 eigenständigen Bereichen für häusliche Pflege in Großbritannien. Abfragen zum Support, Fragen zur Compliance und Leistungsbeurteilungen wurden früher in einem gemeinsamen Outlook-Posteingang, in Tabellenkalkulationen und in handschriftlichen Notizen verwaltet.
Jede Abfrage durchläuft nun einen nachverfolgbaren ClickUp-Workflow mit benutzerdefinierten Status (zugewiesen, wartet auf Antwort, gelöst), Dringlichkeitsfeldern, der zugeordneten Niederlassung und Fälligkeitsdaten. Ein Super-Agent erstellt den wöchentlichen Leistungsbericht automatisch jeden Freitag um 16:30 Uhr. Jeder Bereich verfügt über einen eigenen „Space“ mit Dashboards, die Lead-Quellen, Konversionen und die nächsten Marketingausgaben anzeigen.
„Früher wurden Support-Abfragen in einem gemeinsamen Outlook-Posteingang, in immer umfangreicheren Tabellenkalkulationen und auf meiner handgeschriebenen To-do-Liste verwaltet. Durch die Zusammenführung aller 18 Bereiche in einem einzigen ClickUp-Workspace haben wir nun ein einheitliches System zur Datenerfassung und konnten so für mehr Konsistenz sorgen.“
Tyler, National Operations, Guardian Angel Carers
19. Compliance und Audit-Bereitschaft
Eignet sich ClickUp für Compliance-Aufgaben? Ja. Über Berechtigungen lässt sich steuern, wer vertrauliche Datensätze einsehen oder bearbeiten darf, das Aktivitätsprotokoll protokolliert jede Änderung und wiederholende Aufgaben ermöglichen die Planung routinemäßiger Überprüfungen. Enterprise-Pläne unterstützen die HIPAA-Konformität.
Vergessen Sie das Durchforsten alter Ordner und verstreuter E-Mails, nur um eine einfache Frage im Rahmen eines Audits zu beantworten. Mit ClickUp werden alle Richtlinien, Genehmigungen und Kontrollaktualisierungen in einem einzigen, strukturierten System gespeichert, das stets auf dem neuesten Stand und nachvollziehbar ist.
So sorgt ClickUp dafür, dass Ihre Audit- und Compliance-Dokumentation stets auditbereit ist:
- Richten Sie erweiterte Berechtigungen ein, um zu steuern, wer sensible Ordner und Dokumente anzeigen, kommentieren oder bearbeiten darf. Sie können beispielsweise Ihrem Compliance-Team vollen Zugriff gewähren, während Sie anderen nur Lesezugriff gewähren, damit nichts Wichtiges versehentlich geändert wird.
- Sollte es zu einer Aktualisierung kommen, erfolgt im Aktivitätsprotokoll die Nachverfolgung aller Änderungen in Detail. So wissen Sie immer, wer wann Änderungen vorgenommen hat.
Wenn Sie zu den Menschen gehören, die routinemäßige Überprüfungen gerne einmal vergessen, helfen Ihnen die wiederholenden Aufgaben in ClickUp dabei, immer einen Schritt voraus zu sein, bevor Sie bei einem Audit unvorbereitet erwischt werden. Richten Sie Lizenzverlängerungen, Richtlinienüberprüfungen oder Sicherheitsinspektionen ein, die sich nach dem von Ihnen gewählten Zeitplan wiederholen.
Aufgaben werden neu erstellt, wenn sie als erledigt markiert werden, oder erscheinen automatisch zu einem festgelegten Datum. Mit den ClickUp-Benachrichtigungen erhält Ihr Team Erinnerungen direkt im Posteingang oder in ClickUp, sodass alle den Überblick behalten.
📌 Beispiel aus der Praxis: Wie Magical Moments ABA HIPAA-konforme Abläufe in vier Bundesstaaten durchführt
Magical Moments, eine Organisation für angewandte Verhaltensanalyse, bietet klinische Dienstleistungen in Indiana, Georgia, Virginia und North Carolina an und verfügt über 71 ClickUp-Benutzer im Enterprise-Tarif.
Alle nicht-klinischen Workflows (Kundenaufnahme, Personalbeschaffung, Personalbesetzung, Qualitätssicherung, bürgerschaftliches Engagement in mehreren Bundesstaaten) laufen in ClickUp ab, während sensible klinische Daten in der elektronischen Patientenakte (EMR) verbleiben. Die beiden Systeme sind über eine API miteinander verbunden, ohne dass dabei Kompromisse eingegangen werden müssen.
Die HIPAA-Konformität von ClickUp Enterprise deckt die operative Ebene ab, und dank der Trennung zwischen den Systemen ist die Audit-Bereitschaft bereits im Workflow integriert und wird nicht erst nachträglich hinzugefügt.
„Wir verarbeiten sensible Kundendaten in vier Bundesstaaten, daher ist die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften kein optionales Extra. ClickUp Enterprise erfüllt diese Anforderung und speichert gleichzeitig die klinischen Ergebnisse in unserer elektronischen Patientenakte. Jedes System erfüllt genau die ihm zugedachte Aufgabe. “Jacob, Operations, Magical Moments ABA
„Wir verarbeiten sensible Kundendaten in vier Bundesstaaten, daher ist die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften kein optionales Extra. ClickUp Enterprise erfüllt diese Anforderung und sorgt gleichzeitig dafür, dass die klinischen Ergebnisse in unserer elektronischen Patientenakte (EMR) gespeichert bleiben. Jedes System erfüllt genau die Aufgabe, für die es vorgesehen ist. “Jacob, Operations, Magical Moments ABA
20. Design Ops
Können Designteams ClickUp nutzen? Ja. Bei der Prüfung können Prüfer Bilder, Videos und PDFs direkt in der Datei mit Anmerkungen versehen, und die Workload-Ansicht zeigt an, wer Kapazitäten frei hat. Brain² kann Konzeptbilder für erste Entwürfe erstellen.
Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihr Design-Team in endlosen Zyklen der Überprüfung, unklaren Prioritäten und verstreutem Feedback stecken bleibt.
Die Design-Projektmanagement -Plattform von ClickUp kommt dir hier zu Hilfe.
Nutzen Sie das Prüfung-Feature, um Bilder, Videos, PDFs und Figma-Exporte direkt in ClickUp mit Anmerkungen zu versehen.
Mit der Workload-Ansicht können Design-Manager sofort erkennen, wer überlastet ist, wer noch Kapazitäten hat und wo sich Engpässe bilden. Dies hilft dabei, Aufgaben fair zu verteilen und Probleme frühzeitig zu erkennen, insbesondere bei großen Kampagnen oder Produkteinführungen.
Teammitglieder können Brain² nutzen, um Konzeptbilder, Moodboard-Elemente und schnelle visuelle Entwürfe zu erstellen. Es eignet sich perfekt für das Brainstorming in der Anfangsphase, A/B-Varianten oder Platzhalter-Assets, die anschließend von Designern verfeinert werden können.
⭐ Bonus: Nutzen Sie Sprachclips bei Design-Reviews. Nehmen Sie eine kurze Erläuterung auf, in der Sie Layout- oder Animationsentscheidungen erklären, und lassen Sie ClickUp Alles transkribieren, damit Texter, Projektmanager und Entwickler den vollständigen Kontext auch ohne Meeting verstehen.
📌 Beispiel aus der Praxis: Wie RedCube Creative Design, Produktion und Web-Bereitstellung in einem Workspace abwickelt
RedCube Creative, eine Multimedia-Produktions- und Designagentur in Georgia, wickelte Foto- und Video-Produktionen, Webentwicklung und Grafikdesign über Slack und Monday ab. Der Projektstatus war nur im Kopf des Projektmanagers gespeichert, Details gingen zwischen den Tools verloren, und alle auf dem Laufenden zu halten, war ein zusätzlicher Arbeitsaufwand.
Seit der Umstellung auf ClickUp arbeiten die Web-, Produktions- und Design-Teams in einem gemeinsamen Workspace. Dashboards bieten eine Ansicht über alle laufenden Kundenaufträge in allen kreativen Bereichen auf einen Blick. Der Chat hat Slack als internes Kommunikationsmittel abgelöst, und das Team spart täglich fast einen halben Tag an Projektmanagement-Aufwand. Die Umstellung dauerte zwei Wochen.
„ClickUp ist die funktionsreichste Plattform für Projektmanagement und Kommunikation zu einem angemessenen Preis, die wir in den acht Jahren unseres Bestehens genutzt haben. “
Kevin Hemphill, Projektmanager, RedCube Creative
Ist ClickUp kostenlos? Pläne und Preise im Überblick
Ja. ClickUp bietet einen Free Forever-Plan mit unbegrenzten Aufgaben, unbegrenzten Mitgliedern, gemeinsamen Dokumenten, einem Kalender, Kanban-Boards, Sprint-Management und einem Testzugang zu den Brain²-KI-Features. Keine Kreditkarte erforderlich, keine zeitliche Begrenzung.
Wenn Ihr Team die kostenlose Version übersteigt, bieten kostenpflichtige Pläne mehr Speicher, Automatisierungen, Integrationen und Verwaltungsfunktionen:
Mit den „Free Forever“-Workspaces erhalten Sie eine Testversion von Brain² und AI Super Credits, um Super Agents, AI Cards und andere Premium-KI-Features zu testen, bevor Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan entscheiden.
Was sind die Vor- und Nachteile von ClickUp?
Was ClickUp auszeichnet:
- Zusammenführung: Aufgaben, Dokumente, Chat, Dashboards und KI in einem Workspace. Teams ersetzen nach der Umstellung regelmäßig drei oder mehr Tools.
- Anpassung: Status, Benutzerdefinierte Felder, Aufgabentypen, Ansichten und Automatisierungen passen sich der Arbeitsweise Ihres Teams an – nicht umgekehrt.
- Im Workflow integrierte KI: Brain² ist kein einfach angehängter Chatbot. Es ist direkt in Ihre Aufgaben, Dokumente und Chats eingebunden und kennt den gesamten Kontext Ihres Workspaces, sodass es Antworten liefert, die auf Ihrer tatsächlichen Arbeit basieren.
- Eine wirklich brauchbare kostenlose Version: Unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder sind in dieser Kategorie selten. Die meisten Mitbewerber schränken die Grundfeatures ein oder begrenzen die Anzahl der Benutzer.
Was Sie vor dem Start wissen sollten:
- Es gibt viel zu entdecken: ClickUp bietet mehr Features als die meisten anderen Tools für die Arbeit, daher benötigen Teams, die von einfacheren Apps wie Trello oder Todoist umsteigen, möglicherweise ein paar Tage, um sich zurechtzufinden. Vorlagen, ein geführtes Setup und Brain² beschleunigen diesen Prozess im Vergleich zu früher.
- Das Setup macht den Unterschied: Die Teams, die am meisten aus ClickUp herausholen, sind diejenigen, die sich Zeit nehmen, ihre Spaces, Status und Automatisierungen zu konfigurieren. Mit einer Schnellstart-Vorlage sind Sie in wenigen Minuten startklar und können das System im Laufe der Zeit weiter verfeinern.
- Der Speicherplatz im Free-Plan ist begrenzt: Bei „Free Forever“ ist der Speicherplatz begrenzt, was für einfache Projekte ausreicht. Teams, die mit Bildern, PDFs oder Designdateien arbeiten, sollten auf den Core-Plan upgraden, um unbegrenzten Speicher zu erhalten.
- Entwickelt für Teams, nicht nur für To-do-Listen: ClickUp wurde für Teams entwickelt, um mehrere Tools in einem Workspace zu bündeln. Wenn du lediglich eine App für persönliche Checklisten benötigst, bietet es dir vielleicht mehr, als du derzeit brauchst – aber es ist bereit, wenn deine Anforderungen wachsen.
Fazit: ClickUp belohnt Teams, die ein wenig Zeit in das Setup investieren. Wenn Sie ein Flickwerk aus unverbundenen Tools ersetzen und alles an einem Ort haben möchten, macht sich diese Zeit schnell bezahlt.
Ist ClickUp besser als Asana, Notion und Trello?
Schauen wir uns einmal an, wie ClickUp im Vergleich zu anderen Tools für Projektmanagement abschneidet.
| Feature | ClickUp | Asana | Notion | Trello |
| Aufgabenansichten | Über 15 Ansichten, darunter Gantt, Kanban, Kalender, Liste, Mindmap und mehr | Liste, Board, Kalender; Zeitleiste und Gantt-Diagramm ab der Starter-Version | Board, Liste, Kalender, Zeitleiste und mehr | Board in allen Plänen; Kalender, Zeitleiste, Tabelle, Dashboard und Karte im Premium-Tarif |
| Zeiterfassung | Integrierte Zeiterfassung und Kostenvoranschläge | Verfügbar in den Plänen „Advanced“, „Enterprise“ und „Enterprise+“ | Keine integrierte Zeiterfassung; lässt sich mit Tools von Drittanbietern integrieren | Verfügbar über Power-Ups (z. B. Time Doctor, Harvest) |
| Dokumentationen und Wikis | Integrierte Dokumente, Notepad und Whiteboards | Eingeschränkt; vorwiegend aufgabenorientiert | Umfassende Dokumentationsfunktionen mit Rich-Text-Formatierung | Limit; es können Anhänge oder Links zu externen Dokumenten verwendet werden |
| Automatisierungen | Erweiterte Automatisierungen mit bedingter Logik und benutzerdefinierten Auslösern | Regelbasierte Automatisierung ab dem Starter-Tarif; benutzerdefinierter Regel-Generator im Advanced-Tarif | Datenbank-Automatisierungen in kostenpflichtigen Plänen; der Free-Plan ist auf Slack-Benachrichtigungsautomatisierungen beschränkt | Integrierte Automatisierung in jedem Plan (250 Ausführungen/Monat im Free-Tarif, unbegrenzt im Premium-Tarif) |
| Zielnachverfolgung | Integriertes Feature für Ziele mit messbaren Einzelzielen und Nachverfolgung des Fortschritts | Verfügbar in den Plänen „Advanced“, „Enterprise“ und „Enterprise+“ | Keine integrierte Nachverfolgung der Ziele; es können benutzerdefinierte Datenbanken zur Nachverfolgung der Ziele erstellt werden | Keine integrierte Nachverfolgung der Ziele; Power-Ups oder externe Tools können verwendet werden |
| Sprint/Agilität | Umfassende Unterstützung für agile Workflows, einschließlich Sprintplanung, Backlog und Burndown-Diagramme | Eingeschränkte Agile-Features; Zeitleiste und Boards können für grundlegende Agile-Workflows genutzt werden | Keine native Agile-Unterstützung; benutzerdefinierte Workflows lassen sich mithilfe von Datenbanken und Vorlagen erstellen | Eingeschränkter Agile-Support; Power-Ups wie „Agile Cards“ oder „Corrello“ können verwendet werden |
| Ressourcenmanagement | Integriertes Workload-Management, Kapazitätsplanung und Ressourcenzuweisung | Die Funktion „Workload“ ist ab der Stufe „Advanced“ verfügbar. | Keine integrierten Funktionen zur Ressourcenverwaltung | Verfügbar über Power-Ups (z. B. TeamGantt, Placker) |
| Integrationen | Über 1.000 Integrationen, darunter Slack, Google Drive, Zoom, Microsoft Teams und viele mehr | Über 100 kostenlose Integrationen, darunter Microsoft 365, Google Workspace und Slack | Begrenzte Integrationsmöglichkeiten; lässt sich über API oder Zapier mit Tools wie Slack, Google Drive und GitHub verbinden | Über 200 Apps über Power-Ups, darunter Slack, Google Drive und Salesforce |
| Preise* | Free Forever; benutzerdefinierte Preisgestaltung für Unternehmen | Es gibt einen Free-Plan; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 10,99 $ pro Benutzer und Monat (jährliche Abrechnung). | Free-Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 10 $ pro Mitglied und Monat (jährliche Abrechnung) | Es gibt einen Free-Plan; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 5 $ pro Benutzer und Monat (jährliche Abrechnung). |
Wie fängt man mit ClickUp an?
Der Einstieg in ClickUp ist ganz einfach.
Eröffne ein kostenloses Konto und lade ein paar Teamkollegen ein, damit du nicht alleine auf Entdeckungsreise gehst.
Erstellen Sie als Nächstes Ihren ersten „Space“: Stellen Sie sich diesen als eine Art Basis für ein Projekt, eine Abteilung oder die Arbeit für einen Client vor. Fügen Sie darin einige Ordner und Listen hinzu, um die Inhalte weiter zu gliedern. Hier befinden sich Ihre Aufgaben, die Sie ganz nach Belieben organisieren können.
Probieren Sie verschiedene Ansichten wie „Liste“, „Board“ oder „Kalender“ aus, um herauszufinden, welches Layout am besten zu Ihrem Arbeitsstil passt. Scheuen Sie sich nicht, zu experimentieren – Sie können die Ansicht später jederzeit wieder ändern.
Möchten Sie noch einen zusätzlichen Schub? Aktivieren Sie Brain², um den Workspace einzurichten. Es kann Listen und Aufgaben erstellen, relevante Status zuweisen und einen kompletten, benutzerdefinierten Workflow bereitstellen.
Verbinden Sie schließlich Ihre bevorzugten Tools, laden Sie den Rest Ihres Teams ein und legen Sie los. Je früher Sie mit der Arbeit in ClickUp beginnen, desto eher werden Sie sich fragen, wie Sie Ihre Arbeit jemals ohne ClickUp bewältigt haben.
⭐ Bonus: Lerne ClickUp schneller kennen – mit der ClickUp University. Wenn dein Team die anpassbaren Features von ClickUp ohne Umwege beherrschen möchte, ist die ClickUp University der beste Ausgangspunkt. Dort stehen dir Video-Tutorials zur Verfügung, mit denen Benutzer in ihrem eigenen Tempo lernen und anhand realer Workflows Sicherheit gewinnen können. Jedes Modul bietet wertvolle Einblicke in die praktische Anwendung von ClickUp in Teams, sodass du Techniken erlernen kannst, die sich direkt auf deine Prozesse übertragen lassen.
Zentralisieren Sie Ihre Arbeit und steigern Sie Ihre Produktivität mit ClickUp
Wenn Sie für verschiedene Zwecke zwischen unterschiedlichen Tools hin- und herwechseln – etwa für Aufgaben, Dokumente, Chat, Ziele, Sprints oder Erinnerungen –, ist ClickUp der einzige Workspace, den Sie wirklich brauchen.
Es vereint alle Aspekte Ihrer Arbeit. Komplexe Projekte, kurze Checklisten, Team-Unterhaltungen und sogar Ihre persönlichen Aufgaben lassen sich in dieser Software für Projektmanagement organisieren und individuell anpassen.
Möchten Sie eine Produkteinführung planen? Einen agilen Sprint durchführen? Notizen zu Meetings machen und Aufgaben spontan zuweisen? Mit ClickUp können Sie all das an einem Ort erledigen.
Mit leistungsstarken Ansichten wie Gantt-Diagrammen, Boards, Kalendern und Whiteboards sowie integrierter KI, Automatisierungen und Integrationen sorgt ClickUp dafür, dass alle über den Projektfortschritt auf dem Laufenden bleiben.
👉 Bist du bereit, all diese zusätzlichen Apps zu ersetzen? Nutze ClickUp noch heute und bündle deine gesamte Arbeit an einem Ort.
Häufig gestellte Fragen zum Thema „Wofür wird ClickUp verwendet?“
Ja. ClickUp verfügt über integrierte Importfunktionen für Tools wie Asana, Trello, monday.com, Jira, Notion und Todoist und unterstützt für alles CSV- und Excel-Dateien. Aufgaben, Mitarbeiter, Fälligkeitsdaten und Status werden übernommen, sodass Sie Projekte nicht manuell neu anlegen müssen.
ClickUp ist nach SOC 2 Typ 2 und ISO 27001 zertifiziert und unterstützt die Einhaltung der DSGVO. Administratoren können Berechtigungen bis hinunter auf einzelne Aufgaben und Dokumente festlegen, und Enterprise-Pläne bieten zusätzlich SSO, Audit-Protokolle und Optionen zur Datenspeicherung.
ClickUp läuft im Browser und verfügt über Desktop-Apps für Mac, Windows und Linux sowie über mobile Apps für iOS und Android. Die Synchronisierung des Workspaces erfolgt auf allen Geräten, sodass eine Aufgabe, die Sie auf Ihrem Smartphone aktualisieren, sofort auch auf Ihrem Laptop angezeigt wird.
Ja. Sie können Gäste zu bestimmten Aufgaben, Listen, Ordnern oder Dokumenten einladen, sodass diese nur die Inhalte sehen, die Sie mit ihnen teilen. Der berechtigungsgesteuerte Gastzugang ist in den kostenpflichtigen Plänen enthalten.
Die meisten Teams schaffen es, innerhalb eines Tages einfache Projekte zu starten, insbesondere wenn sie mit einer Vorlage beginnen. Das Einrichten benutzerdefinierter Status, Automatisierungen und Dashboards dauert in der Regel ein paar Tage. Brain² kann einen ersten Workspace für Sie einrichten, um diesen Prozess zu beschleunigen.
Ja. Mit dem Free Forever-Plan nutzen viele Nutzer ClickUp, um persönliche Ziele, Gewohnheiten, Termine und Nebenprojekte zu verwalten. Da die App für Teams konzipiert ist, bietet sie mehr Features als eine einfache To-Do-App – Sie können jedoch die Features ausblenden, die Sie nicht benötigen.