Haben Sie jemals das Gefühl, dass Ihre Agentur nur durch Daumendrücken und hektische Slack-Nachrichten zusammengehalten wird? Projekte zu koordinieren, Clients zu begeistern und Ihre brillanten Köpfe bei der Synchronisierung zu halten, kann sich wie das Hüten besonders eigensinniger Katzen anfühlen.
Aber was wäre, wenn es ein Tool gäbe, das das Chaos im Agenturalltag bändigen könnte? Entdecken Sie ClickUp , die Plattform für Produktivität, die verspricht, das Chaos in Ihrer Agentur in eine wunderschön verwaltete Maschine zu verwandeln.
ClickUp bietet eine Lösung, mit der Sie die Abläufe Ihrer Agentur zentralisieren, das Wechseln zwischen mehreren Apps überflüssig machen, Zeitverschwendung reduzieren und sich mit Tools für mehr Produktivität ausstatten können.
Vergessen Sie App-Hopping und verlorene Aufgaben – wir zeigen Ihnen, wie Sie mit den Features, praktischen Vorteilen und raffinierten Tipps von ClickUp Ihre Workflows optimieren und endlich alle an einem Strang ziehen können.
Eigentümer von Agenturen, lassen Sie uns gemeinsam diese Herausforderung meistern.
Was ist ClickUp?
Die Arbeit in Agenturen ist chaotisch. Die Projekte, das Wissen und die Kommunikation unserer Clients sind über verschiedene Tools verstreut, und die Fragmentierung dieser Tools, Daten und Prozesse verschlimmert sich mit der Zeit.
Ebenso wichtig ist es, dass Sie angesichts des zunehmenden Wettbewerbs alle technischen Tools in Ihrem Arsenal nutzen, um bessere, schnellere und wertschöpfende Dienstleistungen anzubieten.
ClickUp löst dieses Problem mit der All-in-One-App für die Arbeit, die alle wichtigen Tools auf einer Plattform vereint. Sie kombiniert Projektplanung, Erstellung von Inhalten, Nachverfolgung von Kampagnen, CRM, Chat und interne Wissensfreigabe, sodass Sie alles an einem Ort verwalten können.
ClickUp wird durch KI unterstützt und hilft Ihrer Agentur, schneller und intelligenter zu arbeiten.
Ergebnisse mit ClickUp: 🚀 Erfahren Sie, wie Amara, eine Inbound-Vertriebs- und Marketingagentur für STEAM-Unternehmen, ClickUp für das Projektmanagement in Agenturen einsetzt . Der CEO, Amara Omoregie, erklärt auch, wie Sie es für Ihre Agentur einrichten können.
Warum ClickUp für Agenturen wählen?
ClickUp löst die typischen Herausforderungen digitaler Agenturen, wie die Verwaltung mehrerer Clients, die Verbesserung der Teamkommunikation, CRM und die Nachverfolgung von Projektumfang und Fortschritt.
Sehen wir uns die einzigartigen Vorteile der Implementierung von ClickUp zur Transformation der Workflows von Agenturen und Clients an:
- Bietet eine zentralisierte Plattform, mit der digitale Agenturen ihre Arbeit nach Clients, Teams und Projekten über eine intuitive Hierarchie aus Spaces, Ordnern und Listen organisieren können ✅
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit im Team mit Features wie Kommentaren, Echtzeit-Chat und freigegebenen Dokumenten. Diese fördern nahtlose Diskussionen rund um Projekte, sodass Teams Feedback geben und schnell Entscheidungen treffen können ✅
- Digitale Agenturen können den Status von Aufgaben, Fristen und die Leistung ihres Teams in Echtzeit überwachen und so proaktiv Anpassungen vornehmen, um das Projektmanagement auf Kurs zu halten.
- Die integrierte Zeiterfassungs-Feature sorgt dafür, dass Sie Ihren Clients die erbrachten Leistungen genau in Rechnung stellen können, was die Finanzkontrolle verbessert ✅
- Wächst mit Ihrem Unternehmen und unterstützt größere, komplexere Projekte. Dank des wettbewerbsfähigen Preismodells können digitale Agenturen klein anfangen und schrittweise auf erweiterte Funktionen aufrüsten, wenn sich ihre Geschäftsanforderungen ändern. ✅
- Bietet KI-gestützte Suche über ClickUp Brain, die Aufgaben, Dokumente und Unterhaltungen indexiert, sodass Teams sofort die benötigten Informationen finden können ✅
Oder verwenden Sie ClickUp AI, um Pitch-Decks für Sie und benutzerdefinierte Bilder zu erstellen.
👀 Wussten Sie schon? Mit den nativen und Zapier-Integrationen von ClickUp können Sie eine Verbindung zu über 1.000 anderen Apps herstellen. Das bedeutet, dass Sie ClickUp mit Ihrem CRM, Ihrer E-Mail-Marketing-Plattform und sogar Ihrem Social-Media-Planer verknüpfen können, um einen nahtlosen Informationsfluss zu schaffen.
So können Sie beispielsweise die manuelle Dateneingabe eliminieren, indem Sie ClickUp-Aufgaben automatisch aus neuen Client-Leads in Ihrem CRM erstellen.
ClickUp im Vergleich zu anderen beliebten Tools für Agenturen
Hier finden Sie einen kurzen Vergleich von ClickUp mit einigen Alternativen im Bereich Projektmanagement für Agenturen:
| Feature | ClickUp | Trello | Asana |
| Unterstützt hierarchische Organisation | ✅ Ja | Limit | Ja |
| Benutzerdefinierte Ansichten | ✅ Ja | Limit | Ja |
| Zeiterfassung | ✅ Integriert | Erfordert Integration | Erfordert Integration |
| Anpassbare Dashboards | ✅ Ja | Nein | Limit |
| Skalierbarkeit | ✅ Hoch | Moderieren | Moderieren |
| KI-gestützte Generierung von Inhalten | ✅ Ja | Nein | Nein |
| Preise | ✅ Kostenloser Plan für immer, benutzerdefinierte Anpassungsoptionen für Unternehmen | Free-Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne ab 5 $/Benutzer/Monat* | Free-Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne ab 10,99 $/Benutzer/Monat* |
Jede Plattform bietet wertvolle Features, doch ClickUp zeichnet sich durch eine einzigartige Kombination aus umfassender Funktionalität, intuitiver Benutzeroberfläche und wettbewerbsfähigen Preisen aus.
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Schlüssel-Features von ClickUp für Agenturen
Die Projektmanagement-Software von ClickUp für Kreativagenturen verfügt über Features, die speziell auf die besonderen Anforderungen digitaler Agenturen zugeschnitten sind.
Entdecken Sie einige der leistungsstärksten Tools und erfahren Sie, wie sie die Workflows Ihrer Agentur verändern können:
1. Client- und Projektmanagement
Verwenden Sie ClickUp Spaces, um Abteilungen oder Clients zu kategorisieren. Erstellen Sie Ordner für einzelne Clients innerhalb dieser Spaces. Fügen Sie Listen für bestimmte Projekte in jeden Ordner ein.
Nutzen Sie die benutzerdefinierten Felder von ClickUp, um kundenspezifische Informationen (z. B. Branche, Ansprechpartner) und Projektdetails (z. B. Budget, Zielgruppe) zu verfolgen. Verwalten Sie Ergebnisse als Aufgaben in Ihren Listen, fügen Sie relevante Dateien hinzu und legen Sie Fälligkeitsdaten fest.
💡Profi-Tipp: Sie möchten weitere Ressourcen zur Steigerung der Produktivität, Rentabilität und zum Workload-Management? Nutzen Sie die Projektmanagement-Ressourcen von ClickUp für Agentur-Teams.
Er enthält das "Big Book" für das Projektmanagement in Agenturen, mehrere Vorlagen für Agenturen, Webinare und Anleitungen.
2. Aufgabenverteilung und Abhängigkeiten
Agenturen können ClickUp-Aufgaben an Team-Mitglieder zuweisen, Fristen festlegen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellen, um eine reibungslose Projektabwicklung zu gewährleisten.
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben sind besonders nützlich für die Verwaltung komplexer Projekte, da sie sicherstellen, dass bestimmte Aufgaben erst abgeschlossen werden können, wenn die vorausgesetzten Aufgaben erledigt sind.
Wenn beispielsweise "Grafiken entwerfen" erst beginnen kann, wenn "Texte schreiben" abgeschlossen ist, erleichtert ClickUp die Nachverfolgung. Zeigen Sie diese Abhängigkeiten visuell in der Gantt-Diagramm-Ansicht von ClickUp an, um den Flow Ihres Projekts besser zu verstehen.
Sie können auch ClickUp-Automatisierungen einrichten, die eine Statusänderung auslösen oder einen Mitarbeiter benachrichtigen, wenn eine bestimmte Aktion erfolgt. Dies ist der beste Weg, um Workflows zu optimieren und Projektübergaben zu verwalten. Aber dazu mehr weiter unten! 👇🏼
📮ClickUp Insight: 92 % der Mitarbeiter verwenden uneinheitliche Methoden zur Nachverfolgung von Aktionselementen, was zu verpassten Entscheidungen und verzögerter Ausführung führt. Ob das Versenden von Follow-up-Notizen oder die Verwendung von Tabellenkalkulationen – der Prozess ist oft unübersichtlich und ineffizient.
Die Aufgabenmanagement-Lösung von ClickUp sorgt für eine nahtlose Umwandlung von Unterhaltungen in Aufgaben, sodass Ihr Team schnell handeln und auf dem gleichen Stand bleiben kann.
3. Benutzerdefinierte Dashboards
Betreiben Sie eine digitale Agentur? Mit den Dashboards von ClickUp erhalten Sie an einem zentralen Speicherort eine Übersicht über Projekte, Workloads der Teams und wichtige Leistungsmetriken.
Teams können wichtige Informationen an einem zentralen Speicherort überwachen, indem sie verschiedene Karten hinzufügen, z. B. Aufgabenstatus, Berichte zur Zeiterfassung und Projekt-Zeitleisten. Mit diesem Feature können Projektmanager schnelle Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten treffen.
📖 Lesen Sie auch: Neues Reichweitenmarketing: Wie ClickUp unserer Agentur zu einem Jahresumsatz von 800.000 US-Dollar verholfen hat
4. Zeiterfassung
Mit der Zeiterfassungsfunktion von ClickUp können Teammitglieder ihre Arbeitszeit für bestimmte Aufgaben direkt in der ClickUp-Plattform protokollieren. Dieses Feature hilft digitalen Agenturen dabei, die Zeit im Vergleich zu Budgets, Zeitschätzungen und Terminen zu überwachen.
Verwenden Sie ClickUp Timesheets, um einen umfassenden Bericht über die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu erhalten, eine bessere Ressourcenzuweisung sicherzustellen und Projekte termingerecht abzuwickeln.
Wussten Sie schon? Mitte des 20. Jahrhunderts entstanden legendäre Werbekampagnen, die von berühmten Werbeagenturen und Werbefachleuten entwickelt wurden. Dieser Zeitraum wird in der Populärkultur oft romantisiert, beispielsweise in der Serie "Mad Men". Diese Ära war bekannt für ihre Kreativität und den bedeutenden Einfluss der Werbung.
5. Dateien freigeben und zusammenarbeiten
Ihr Team kann ClickUp nutzen, um die Dateifreigabe und Zusammenarbeit zu vereinfachen. Sie können Dateien, Updates und Feedback direkt innerhalb von Aufgaben teilen und Dokumente, Bilder oder Links zu bestimmten Aufgaben anhängen, sodass kein Hin- und Her-Versenden von E-Mails mehr erforderlich ist.
Mit dem Feature "Kommentare" von ClickUp können Teammitglieder Feedback hinterlassen oder Fragen stellen. Diese zentralisierte Kommunikation sorgt für organisierte Diskussionen, die direkt mit der Arbeit verknüpft sind.
6. Optimierung von Agenturprozessen
Kreativagenturen können ihre Workflows mit ClickUp-Automatisierungen und dem Feature "Abhängigkeiten" vereinfachen. Erstellen Sie intelligente Automatisierungen, die auf Ihre individuellen Prozesse zugeschnitten sind, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.
Darüber hinaus stellen Sie durch die Festlegung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben sicher, dass alle Team-Mitglieder die Abfolge der Vorgänge verstehen, wodurch Verzögerungen vermieden werden. Mit ClickUp-Zielen können digitale Agenturen das Projektmanagement an übergeordneten Zielen ausrichten und den Fortschritt auf dem Weg zu diesen Zielen an einem Ort nachverfolgen.
📖 Lesen Sie auch: Brand Right Marketing: Wie ClickUp-Automatisierungen und Aufgabenvorlagen unseren Workflow verbessert haben
7. Vorlagen für Agenturen
ClickUp bietet mehrere Vorlagen, die speziell für Kreativagenturen entwickelt wurden. Diese Vorlagen bieten einen strukturierten Ausgangspunkt, den Teams in Kreativagenturen an ihre Bedürfnisse anpassen können:
💜 Die Vorlage für den ClickUp-Inhaltskalender
Die Vorlage "ClickUp-Inhaltskalender" bietet eine visuelle Übersicht über den Inhaltsplan Ihrer Agentur und hilft Ihnen dabei, Inhalte effizient zu planen, zu erstellen und zu veröffentlichen. Sie ist ein zentraler hub für alle Ihre inhaltsbezogenen Aktivitäten und stellt sicher, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und Termine einhalten.
Nehmen wir an, Ihre Agentur plant eine einmonatige Social-Media-Kampagne für einen neuen Client. Mit dem Inhaltskalender können Sie Beiträge für Instagram, Facebook, Twitter und LinkedIn auf einer Karte festhalten.
Jede Aufgabe im Kalender ist ein Beitrag mit Details wie Text, Bildmaterial, Zielgruppe und Veröffentlichungsdatum. Die Kalenderansicht bietet Ihnen einen Überblick über die gesamte Kampagne, sodass Sie Lücken oder Überschneidungen in Ihrer Inhaltsstrategie leicht erkennen können.
📖 Lesen Sie auch: Kostenlose Vorlagen für die Erstellung von Inhalten für eine schnellere Erstellung von Inhalten
💜 Die Vorlage für die Agenturverwaltung von ClickUp
Die ClickUp-Vorlage für Agenturmanagement bietet Ihrer Agentur eine sofort einsatzbereite Struktur für die Verwaltung von Client-Onboarding, Marketingplänen, Kampagnendurchführung und Berichterstellung.
Ein standardisiertes Framework für Projekte, Aufgaben und Ressourcen sorgt für Organisation und Effizienz, sodass Ihr Team stets Arbeit in höchster Qualität liefern kann.
Fun Fact: Die erste Werbeagentur in den Vereinigten Staaten wurde 1841 von Volney B. Palmer in Philadelphia gegründet. Seine Agentur, die American Newspaper Subscription and Advertising Agency, konzentrierte sich zunächst auf die Vermittlung von Werbeflächen in Zeitungen. Palmer wird auch als erster Verwender des Begriffs "Werbeagentur" zugeschrieben
Organisieren Sie die Arbeit in ClickUp für Ihre Agentur
Die Erstellung einer gut geplanten Agentur-Managementstruktur in ClickUp spart Zeit und steigert langfristig die Produktivität.
Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Definieren Sie Ihre Hierarchie: Legen Sie fest, wie Ihre Agentur strukturiert ist, einschließlich Abteilungen, Teams und individueller Rollen
- Standardisieren Sie Namenskonventionen: Um Verwirrung zu vermeiden, legen Sie klare und einheitliche Namenskonventionen für Clients, Projekte, Aufgaben und Dateien fest. Verwenden Sie beispielsweise Präfixe wie "ClientName – ProjektName – AufgabenName" oder datumsbasierte Konventionen
- Identifizieren Sie wichtige Workflows: Dokumentieren Sie die Kernprozesse Ihrer Agentur, vom Onboarding des Clients bis zur Projektabwicklung
- Integrationen berücksichtigen: Bestimmen Sie die Tools Ihrer Agentur (z. B. Slack, Google Drive) und planen Sie, wie Sie diese für einen nahtlosen Workflow in ClickUp integrieren können
Strukturieren Sie die Arbeit Ihrer Agentur in ClickUp mithilfe von Spaces, Ordnern und Listen
Stellen Sie sich den ClickUp-Workspace Ihrer Agentur wie einen gut organisierten Aktenschrank vor. Spaces fungieren als große Schubladen für wichtige Abteilungen oder Funktionen. Innerhalb jedes Spaces gruppieren Ordner verwandte Projekte, und in diesen Ordnern enthalten Listen die eigentlichen Aufgaben.
Mithilfe der Hierarchie aus Spaces, Ordnern und Listen in ClickUp können Sie einen auf die Bedürfnisse Ihrer Agentur zugeschnittenen Workspace erstellen, in dem alles organisiert und leicht zu finden ist.
Beispiel: Marketingagentur
- Erstellen Sie drei Haupt-Spaces
- Wachstum: Für den Aufwand im Vertrieb und Content-Marketing
- Lieferung: Zur Verwaltung der Ergebnisse von Client-Projekten
- Verwaltung: Für Aufgaben in den Bereichen Personalwesen und Finanzen
- Ordner befinden sich in Spaces und helfen Ihnen, verwandte Projekte oder Prozesse zu gruppieren. Im Bereich "Delivery Space" können Sie Ordner für folgende Zwecke anlegen: Projekte: Sie können Ordner für verschiedene Dienstleistungskategorien erstellen, z. B. Kampagnen, Social-Media-Management oder Website-Entwicklung. Fertiggestellte Projekte: Archivieren Sie abgeschlossene Arbeiten zur Referenz
- Projekte: Sie können Ordner für verschiedene Dienstleistungskategorien erstellen, z. B. Kampagnen, Social-Media-Management oder Website-Entwicklung
- Fertiggestellte Projekte: Archivieren Sie abgeschlossene Arbeiten zur Referenz
- Projekte: Sie können Ordner für verschiedene Dienstleistungskategorien erstellen, z. B. Kampagnen, Social-Media-Management oder Website-Entwicklung
- Fertiggestellte Projekte: Archivieren Sie abgeschlossene Arbeiten zur Referenz
- Erstellen Sie in jedem Client- oder Kampagnenordner Listen für Laufende Aufgaben: Aktuelle Projekte und die damit verbundenen Aufgaben Feedback-Anfragen: Aufgaben, die eine Rückmeldung vom Client erfordern Ergebnisse: Endgültige Ergebnisse, die dem Client vorgelegt werden müssen
- Laufende Aufgaben: Aktuelle Projekte und die damit verbundenen Aufgaben
- Feedback-Anfragen: Aufgaben, die eine Rückmeldung vom Client erfordern
- Ergebnisse: Die endgültigen Ergebnisse sind an den Client zu liefern
- Laufende Aufgaben: Aktuelle Projekte und die damit verbundenen Aufgaben
- Feedback-Anfragen: Aufgaben, die eine Rückmeldung vom Client erfordern
- Ergebnisse: Die endgültigen Ergebnisse sind an den Client zu liefern
Mit dieser einfachen Struktur haben Sie eine klare Hierarchie für Ihre laufenden Projekte erstellt, die eine einfache Nachverfolgung des Fortschritts und eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht.
📖 Lesen Sie auch: Wie Sie eine Agentur für digitales Marketing aufbauen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Es (ClickUp) wird von unserer gesamten Agentur als Tool zur Verwaltung aller unserer Projekte, Aufgaben, Zeitleisten und Abrechnungen verwendet. Es hat ein älteres System ersetzt und uns einen agileren Projektmanagement-Flow ermöglicht und dazu beigetragen, die interne Kommunikation zu verbessern.
Es (ClickUp) wird von unserer gesamten Agentur als Tool zur Verwaltung aller unserer Projekte, Aufgaben, Zeitleisten und Abrechnungen verwendet. Es hat ein älteres System ersetzt und uns einen agileren Projektmanagement-Flow ermöglicht und dazu beigetragen, die interne Kommunikation zu verbessern.
Anpassen von Ansichten für verschiedene Rollen in Agenturen mit Dashboards und Karten
Mit den Dashboards und Karten von ClickUp können Sie rollenspezifische benutzerdefinierte Ansichten erstellen, sodass jedes Teammitglied genau das sieht, was für ihn oder sie wichtig ist.
Mit den Dashboards und Karten von ClickUp können Sie rollenspezifische, benutzerdefinierte Ansichten erstellen, sodass jedes Teammitglied genau das sieht, was für ihn oder sie wichtig ist.
So erstellen Sie ein Widget in ClickUp
- Auf Dashboards zugreifen: Navigieren Sie zum Abschnitt "Dashboards" in ClickUp und wählen Sie ein Dashboard aus oder erstellen Sie ein neues. Sie können ganz von vorne beginnen oder eine geeignete Vorlage verwenden
- Karten zum Dashboard hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Karte hinzufügen", um zu beginnen. Sie können aus verschiedenen Karten wie Aufgabenlisten, Zeiterfassung, Diagrammen usw. wählen.
- Karte anpassen: Sie können die Karte anpassen, um die spezifischen Daten anzuzeigen, die Sie benötigen. Dazu gehören das Festlegen von Filtern, das Auswählen von Datenquellen und das Anpassen der Anzeigeeinstellungen
- Speichern und freigeben: Sobald Sie Ihre Karten eingerichtet haben, speichern Sie Ihr Dashboard und geben Sie es für die entsprechenden Mitglieder Ihres Teams frei
Sehen wir uns an, wie Sie mit den Dashboards und Widgets von ClickUp die Ansichten für verschiedene Rollen in Ihrer Agentur benutzerdefiniert anpassen können.
1. Die große Übersicht für Agenturgründer
📊 Benötigte Daten: Eine Momentaufnahme der Einnahmen, der Teamleistung und der wichtigsten Metriken.
💻 Dashboard-Setup:
- Widget "Gewinn und Verlust" → Verfolgen Sie Einnahmen und Ausgaben
- Widget für Zeiterfassung → Analysieren Sie abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden
- Widget "Teamaktivität" → Sehen Sie in Echtzeit, wer gerade an was arbeitet
🏆 Beispielszenario: Der Gründer einer Marketingagentur meldet sich an und sieht, dass die abrechnungsfähigen Stunden in diesem Monat um 20 % zurückgegangen sind. Mit wenigen Klicks überprüft der Gründer die Verteilung der Workload, stellt fest, dass zu viel Zeit für interne Meetings aufgewendet wird, und beschließt, ein Stand-up-Meeting-Format einzuführen.
2. Der fokussierte Workspace für kreative Teams
📊 Benötigte Daten: Eine optimierte Ansicht der zugewiesenen Aufgaben ohne unnötige Details.
💻 Setup des Dashboards:
- Widget "Zugewiesene Aufgaben" → Zeigt nur die Aufgaben mit Fälligkeitsdatum an
- Widget "Kalender-Ansicht" → Visualisieren Sie Termine, ohne zwischen Registerkarten zu wechseln
- Widget für Kommentare und Updates → Verfolgen Sie Feedback zu kreativen Assets an einem Ort
🏆 Beispielszenario: Ein Grafikdesigner meldet sich an, ohne E-Mails oder Slack-Nachrichten durchsuchen zu müssen, und sieht sofort die ihm für diese Woche zugewiesenen Arbeiten für seine Clients, einschließlich direkter Links zu Figma-Dateien und Kundenfeedback.
3. Der Deal-Tracker für das Vertriebsteam
📊 Benötigte Daten: Eine Echtzeit-Pipeline mit Leads und Client-Verhandlungen.
💻 Setup des Dashboards:
- CRM-Tabellen-Widget → Verfolgen Sie Leads, den Status von Geschäften und die nächsten Schritte
- E-Mail-Widget → Ansicht der Client-Kommunikation direkt in ClickUp
- Widget "Aufgabenfortschritt" → Verfolgen Sie die Genehmigung von Angeboten und Verträgen
🏆 Beispielszenario: Der Vertriebsleiter filtert schnell die Pipeline, um zu sehen, welche Angebote noch zur Genehmigung anstehen. Er stellt fest, dass ein hochwertiger Client in der Vertragsphase ins Stocken geraten ist, und kann sofort nachfassen.
💡 Freundliche Erinnerung: Sie können ClickUp-Dashboards mit jeder Person oder jedem Team in Ihrem Workspace teilen. Dashboards verfügen über Zugriffskontrolloptionen, sodass nur die Stakeholder, mit denen Sie Daten teilen möchten, darauf zugreifen können. Wie cool ist das denn?
Schulung und Einarbeitung
Praktische Schulungen und ein reibungsloser Onboarding-Prozess sind entscheidend, um die Akzeptanz zu maximieren und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen oder Ihre Agentur das Beste aus der Implementierung von ClickUp herausholt.
1. Schulung Ihres Teams in der ClickUp-Software und den Erwartungen
Bevor Sie sich in Projekte stürzen, schulen Sie Ihr Team in ClickUp.
Die ClickUp University bietet eine Fülle kostenloser Ressourcen, von kurzen Video-Tutorials bis hin zu umfassenden Kursen, die alles von der grundlegenden Navigation bis hin zu fortgeschrittenen Features abdecken.
Ergänzen Sie dies durch Live-Webinare, die entweder vorab aufgezeichnet oder von ClickUp veranstaltet werden und sich auf agenturspezifische Anwendungsfälle und Workflows konzentrieren. Passen Sie die Webinare an die spezifischen Bedürfnisse interner Stakeholder wie Projektmanager, Designer oder Kundenbetreuer an.
Legen Sie klare Erwartungen fest, wie ClickUp innerhalb der Agentur verwendet werden soll, einschließlich Namenskonventionen, Protokollen für das Aufgabenmanagement und Kommunikationsrichtlinien.
2. Entwerfen Sie einen reibungslosen Plan für die Einführung und Migration
Identifizieren Sie ein Pilot-Team oder Projekt, um Ihr ClickUp-Setup und Ihre Workflows zu testen, bevor Sie es in der gesamten Agentur einführen. So können Sie eventuelle Probleme ausbügeln.
Die Datenmigration ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Wenn Sie von einem anderen Projektmanagement-Tool migrieren, planen Sie sorgfältig, wie Sie Ihre bestehenden Daten in ClickUp importieren, um den Verlust wertvoller Informationen zu vermeiden.
Kommunizieren Sie den Startplan klar und deutlich an die gesamte Agentur und legen Sie dabei die Zeitleiste, die anfallenden Arbeiten, den Schulungsplan und die Support-Ressourcen fest. Erwägen Sie eine schrittweise Einführung, beginnend mit kleineren Teams und wiederkehrenden Aufgaben oder Projekten, bevor Sie zu komplexeren Aufgaben übergehen.
3. Sicherstellung der Verantwortlichkeit nach der Implementierung durch Rollenzuweisung und Berechtigungen
Sobald ClickUp live ist, ist es von entscheidender Bedeutung, die Verantwortlichkeiten klar zu definieren und die Datenintegrität zu gewährleisten. Verwenden Sie die Funktionen zur Rollenzuweisung von ClickUp, um festzulegen, wer für welche Aufgabe und welches Projekt verantwortlich ist.
Überprüfen Sie mit zunehmender Größe Ihrer Agentur regelmäßig die Berechtigungen der Benutzer, um sicherzustellen, dass diese noch angemessen sind. Dies trägt zur Aufrechterhaltung der Datenqualität bei und stellt sicher, dass ClickUp in der gesamten Agentur effektiv genutzt wird.
Beispiele für die Verwendung von ClickUp für Agenturen
In der Instanz "Eastern Spice" handelt es sich um ein Restaurant-Projekt, das eine Umfirmierung und Marketingkampagne für ein kleines panasiatisches Restaurant umfasst. Die Agentur nutzt ClickUp, um alle Aspekte dieses Projekts zu verwalten, von der ersten Planung bis hin zu den laufenden Marketing-Aufwänden.
So hilft ClickUp in verschiedenen Szenarien:
1. Kampagnenmanagement
Ihre Agentur startet eine Social-Media-Kampagne für die große Eröffnung von Eastern Spice.
Die Projektmanagement- Plattform von ClickUp vereint alles auf einer Plattform, sodass Sie sich ganz auf die Entwicklung der besten Kampagne konzentrieren können.
Ihr Team kann ClickUp-Status verwenden, um jede Phase zu skizzieren (Planung, Erstellung von Inhalten, Einrichtung von Anzeigen, Kontaktaufnahme mit Influencern, Aktion zur Eröffnung), Aufgaben an Teammitglieder (Texter, Designer, Social-Media-Manager, Veranstaltungskoordinator) zuweisen und Fortschritte nachverfolgen.
Sie können auch die Vorlage für Kampagnen- und Aktionsmanagement von ClickUp nutzen. Damit können Sie Werbeaufgaben organisieren, Fortschritte verfolgen und die Leistung mit anpassbaren Tools zur Berichterstellung bewerten.
2. Berichterstellung für Clients
Die Agentur muss dem Eigentümer von Eastern Spice die Leistung der Kampagne zeigen. Mit ClickUp CRM können Sie ein ClickUp-Dashboard mit Karten erstellen, auf denen wichtige Metriken angezeigt werden (Reichweite, Interaktion, Website-Klicks, Anzahl der Online-Reservierungen usw.).
Dieses Live-Dashboard wird für den Client freigegeben und bietet transparente Updates in Echtzeit, wodurch statische Berichte überflüssig werden und eine offene Kommunikation gefördert wird.
Die Marketingagentur-Vorlage von ClickUp bietet außerdem einen vorgefertigten Space zur Verwaltung von Clients und Kampagnen. Verfolgen Sie den Fortschritt aller Projekte in einem einzigen Space.
3. Kreative Zusammenarbeit
Der Designer erstellt das Logo und die Menüdesigns und lädt sie in die entsprechende ClickUp-Aufgabe hoch.
Der Client nutzt dann die Kommentarfunktion von ClickUp, um direkt auf dem Bild Feedback zu geben. Er kann Anmerkungen auf dem Bild verwenden, um bestimmte Bereiche für Überarbeitungen hervorzuheben. Der Designer lädt dann überarbeitete Versionen hoch, und der Client nutzt die Prüfungsfunktionen von ClickUp, z. B. die Markierung der Aufgabe als "Genehmigt", um das endgültige Design offiziell abzuschließen.
Das Marketing-Team kann dann mithilfe der Dokument- Feature von ClickUp gemeinsam an den Website-Texten arbeiten und dabei Kommentare und den Versionsverlauf nutzen, um Änderungen nachzuverfolgen und die Markenkonsistenz sicherzustellen.
Darüber hinaus kann die ClickUp-Vorlage für das Inhaltsmanagement Ihnen dabei helfen, ein effektives System für die Planung, Organisation und Nachverfolgung der Inhalte Ihrer Agentur zu entwickeln.
4. Ressourcenmanagement
Der Projektmanager der Agentur möchte eine ausgewogene Workload im gesamten Eastern Spice-Team erreichen und kann mithilfe der Workload-Ansicht von ClickUp die jedem Teammitglied zugewiesenen Aufgaben und die geschätzte Zeit für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit Eastern Spice einsehen.
So kann der Manager beispielsweise entscheiden, Aufgaben zur Erstellung von Inhalten an externe Autoren auszulagern, wenn das interne Team überlastet ist. Das beugt Burnout vor und sorgt dafür, dass das Projekt im Zeitplan bleibt.
ClickUp kann auch bei der Verwaltung anderer Ressourcen wie Ausrüstung (Kameras, Studioflächen), Budgetzuweisungen und digitale Assets wie Content-Marketing-Software helfen.
5. Interne Abläufe
Die Agentur kann ClickUp nutzen, um ihre interne Planung für den Kalender, Blogbeiträge, Fallstudien und Inhalte für soziale Medien zu verwalten.
Für Finanzvorgänge können Sie die abrechnungsfähigen Stunden jedes Team-Mitglieds innerhalb von ClickUp nachverfolgen. Mit den Karten zur Zeiterfassung von ClickUp können Sie detaillierte Zeitdaten exportieren, die sich auch perfekt für die Rechnungsstellung an Clients eignen.
Für das HR-Team kann die Implementierung von ClickUp dabei helfen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu verwalten, Leistungsbeurteilungen zu verfolgen und Urlaubsanträge zu verwalten – alles auf derselben Plattform.
Dieser zentralisierte Ansatz für interne Abläufe sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft, vom Projektmanagement über die Personalabteilung bis hin zur Finanzabteilung.
ClickUp hat auch Integrationen ermöglicht, die unsere Arbeit von Plattform zu Plattform optimieren. Unser Führungsteam hat die Projektverzögerungen im ersten Jahr mit ClickUp um über 70 % reduziert.
ClickUp hat auch Integrationen ermöglicht, die unsere Arbeit von Plattform zu Plattform optimieren. Unser Führungsteam hat die Projektverzögerungen im ersten Jahr mit ClickUp um über 70 % reduziert.
Best Practices und Bewältigung häufiger Herausforderungen
Durch die Umsetzung der folgenden Best Practices und die proaktive Bewältigung potenzieller Herausforderungen können Sie sicherstellen, dass ClickUp zu einem unverzichtbaren Tool für Ihre Agentur wird, das die Effizienz steigert, die Zusammenarbeit verbessert und bessere Ergebnisse für Ihre Clients liefert.
Best Practices
Hier sind einige der Best Practices, die Sie befolgen sollten:
- Klein anfangen, groß rauskommen: Beginnen Sie mit einigen wenigen Schlüssel-Teams oder Projekten Ihrer Agentur und erweitern Sie die Nutzung von ClickUp schrittweise, sobald Ihr Team mit der Plattform vertraut ist ✔️
- Standardisierte Vorlagen: Verwenden Sie Vorlagen für sich wiederholende Arbeiten, Projekte, die Einarbeitung neuer Clients und Angebote. Das spart Zeit, sorgt für Konsistenz und optimiert Ihre Workflows ✔️
- Legen Sie klare Kommunikationsprotokolle fest: Definieren Sie, wie Ihr Team innerhalb von ClickUp kommunizieren soll. Verwenden Sie Kommentare, @Erwähnungen oder die Chat-Funktion? Klare Richtlinien verhindern Verwirrung ✔️
- Nutzen Sie die Automatisierung: Entdecken Sie die Automatisierungs-Features von ClickUp, um wiederkehrende Prozesse wie die Zuweisung von Aufgaben, Status-Updates und die Erstellung von Berichten zu optimieren, sodass sich Ihr Team auf strategischere Arbeiten konzentrieren kann ✔️
Häufige Herausforderungen meistern
So meistern Sie häufige Herausforderungen:
1. Informationsüberflutung
‼️ Dies kann sich in einer Vielzahl von Aufgaben, Benachrichtigungen und Datenpunkten äußern, was zu Verwirrung und einer verminderten Produktivität führt.
✅ Um dies zu vermeiden, verwenden Sie ClickUp-Dashboards und ClickUp-Ansichten, um nur die für die jeweilige Rolle relevantesten Daten zu filtern und anzuzeigen.
2. Datenintegrität gewährleisten
‼️ Ungenaue Daten können zu fehlerhaften Entscheidungen und Projektverzögerungen führen.
✅ Richten Sie klare Protokolle für die Dateneingabe ein und überprüfen Sie regelmäßig Ihren ClickUp-Workspace, um die Richtigkeit der Informationen sicherzustellen.
3. Integration mit bestehenden Tools
‼️ Die Tool-Integration umfasst die Verbindung von ClickUp mit anderen Softwareanwendungen, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Herausforderungen entstehen, wenn Integrationen komplex sind, schlecht geplant sind oder technische Schwierigkeiten auftreten.
✅ Um dies zu vermeiden, planen und testen Sie Ihre Integrationen sorgfältig, um einen reibungslosen Datenfluss über die API von ClickUp zu anderen Plattformen sicherzustellen.
Transformieren Sie die Workflows Ihrer Agentur mit ClickUp
Durch die Umsetzung der in diesem Blogbeitrag beschriebenen Strategien kann Ihre Agentur ClickUp nutzen, um die Produktivität zu steigern, die Kommunikation zu verbessern und Kunden zu begeistern.
Vom ersten Setup und der Anpassung des Workflows bis hin zur Nutzung von Dashboards und Integrationen bietet ClickUp die Tools, die Ihre Agentur für den Erfolg benötigt.
Durch die Zentralisierung von Informationen, die Automatisierung von Aufgaben und die Bereitstellung von Echtzeit-Einblicken in Projekte ermöglicht ClickUp Ihrem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: hervorragende Arbeit für Ihre Clients zu liefern.
Sind Sie bereit, den Workflow Ihrer Agentur zu transformieren und die Leistungsfähigkeit von ClickUp zu erleben? Melden Sie sich noch heute kostenlos für ein ClickUp-Konto an.