Haben Sie jemals das Gefühl, dass Ihre Agentur nur durch Daumendrücken und hektische Slack-Nachrichten zusammengehalten wird? Projekte zu koordinieren, Clients zu begeistern und Ihre brillanten Köpfe aufeinander abzustimmen, kann sich anfühlen, als würde man besonders eigensinnige Katzen hüten.
Aber was wäre, wenn es ein tool gäbe, das das Chaos im Agenturalltag bändigen könnte? Hier kommt ClickUp , die Plattform für Produktivität, die verspricht, das Chaos in Ihrer Agentur in eine wunderschön verwaltete Maschine zu verwandeln.
ClickUp bietet eine Lösung, mit der Sie die Abläufe Ihrer Agentur zentralisieren, das Wechseln zwischen mehreren Apps überflüssig machen, Zeitverschwendung reduzieren und sich mit Werkzeugen für die Produktivität ausstatten können.
Vergessen Sie App-Hopping und verlorene Aufgaben – wir zeigen Ihnen, wie Sie mit den Features, praktischen Vorteilen und raffinierten Tipps von ClickUp Ihre Workflows optimieren und endlich alle an einem Strang ziehen lassen können.
Agentur-Eigentümer, lassen Sie uns diese Sache gemeinsam entwirren.
Was ist ClickUp?
Die Arbeit in Agenturen ist chaotisch. Unsere Client-Projekte, unser Wissen und unsere Kommunikation sind über verschiedene eigenständige tools verstreut, und die Fragmentierung dieser tools, Daten und Prozesse verschlimmert sich mit der Zeit.
Ebenso wichtig ist es, dass Sie angesichts des zunehmenden Wettbewerbs alle technischen Tools in Ihrem Arsenal nutzen, um bessere, schnellere und wertschöpfende Dienstleistungen anzubieten.
ClickUp löst dieses Problem mit der All-in-One-App für die Arbeit, die alle wichtigen Tools auf einer Plattform vereint. Sie kombiniert Projektplanung, Content-Erstellung, Kampagnen-Nachverfolgung, CRM, Chat und internen Wissensaustausch, sodass Sie alles an einem Ort verwalten können.
Die KI von ClickUp unterstützt Ihre Agentur dabei, schneller und intelligenter zu arbeiten.
Ergebnisse mit ClickUp: 🚀 Erfahren Sie, wie Amara, eine Inbound-Vertriebs- und Marketingagentur für STEAM-Unternehmen, ClickUp für das Projektmanagement von Agenturen einsetzt . Die Geschäftsführerin Amara Omoregie erklärt außerdem, wie Sie es für Ihre Agentur einrichten können.
Warum ClickUp für Agenturen wählen?
ClickUp löst die üblichen Herausforderungen digitaler Agenturen, wie die Verwaltung mehrerer Clients, die Verbesserung der Teamkommunikation, CRM und die Nachverfolgung des Projektumfangs und des Fortschritts.
Werfen wir einen Blick auf die einzigartigen Vorteile der Implementierung von ClickUp zur Transformation der Workflows von Agenturen und Clients:
- Bietet eine zentralisierte Plattform, mit der digitale Agenturen ihre Arbeit nach Clients, Teams und Projekten über eine intuitive Hierarchie aus Spaces, Ordnern und Listen organisieren können ✅
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit im Team mit Features wie Kommentaren, Echtzeit-Chat und gemeinsam genutzten Dokumenten. Diese fördern nahtlose Diskussionen rund um Projekte und ermöglichen es Teams, schnell Feedback zu geben und Entscheidungen zu treffen ✅
- Ermöglicht digitalen Agenturen die Überwachung von Aufgaben-Status, Fristen und Team-Leistung in Echtzeit, sodass proaktive Anpassungen vorgenommen werden können, um das Projektmanagement auf Kurs zu halten.
- Das integrierte Feature für die Zeiterfassung sorgt dafür, dass Sie Ihren Clients die erbrachten Leistungen genau in Rechnung stellen können, was die Finanzkontrolle verbessert ✅
- Wächst mit Ihrem Unternehmen mit und unterstützt größere, komplexere Projekte. Dank des wettbewerbsfähigen Preismodells können digitale Agenturen klein anfangen und schrittweise auf erweiterte Funktionen umsteigen, wenn sich ihre geschäftlichen Anforderungen weiterentwickeln ✅.
- Bietet eine KI-gestützte Suche über ClickUp Brain, die Aufgaben, Dokumente und Unterhaltungen indexiert, sodass Teams die benötigten Informationen sofort finden können ✅
Oder nutzen Sie ClickUp AI, um Pitch-Decks für Sie und benutzerdefinierte Bilder zu erstellen.
👀 Wussten Sie schon? Mit den nativen und Zapier-Integrationen von ClickUp können Sie eine Verbindung zu über 1.000 anderen Apps herstellen. Das bedeutet, dass Sie ClickUp mit Ihrem CRM, Ihrer E-Mail-Marketing-Plattform und sogar Ihrem Social-Media-Planer verknüpfen können, um einen nahtlosen Informationsflow zu schaffen.
So können Sie beispielsweise die manuelle Dateneingabe eliminieren, indem Sie ClickUp-Aufgaben automatisch aus neuen Client-Kontakten in Ihrem CRM erstellen.
ClickUp im Vergleich zu anderen beliebten tools für Agenturen
Hier finden Sie einen kurzen Vergleich von ClickUp mit einigen Alternativen im Bereich Projektmanagement für Agenturen:
| Feature | ClickUp | Trello | Asana |
| Unterstützt hierarchische Organisation | ✅ Ja | Begrenzt | Ja |
| Benutzerdefinierte Ansichten | ✅ Ja | Begrenzt | Ja |
| Zeiterfassung | ✅ Integriert | Erfordert Integration | Erfordert Integration |
| Anpassbare Dashboards | ✅ Ja | Nein | Begrenzt |
| Skalierbarkeit | ✅ Hoch | Moderieren | Moderieren |
| KI-gestützte Erstellung von Inhalten | ✅ Ja | Nein | Nein |
| Preise | ✅ Free Forever-Plan, Benutzerdefinierte Anpassungsoptionen für Unternehmen | Free-Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 5 $/Benutzer/Monat*. | Free-Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 10,99 $/Benutzer/Monat*. |
Zwar bietet jede Plattform wertvolle Features, doch ClickUp zeichnet sich durch seine einzigartige Kombination aus umfassender Funktionalität, intuitiver Benutzeroberfläche und wettbewerbsfähigen Preisen aus.
📖 Lesen Sie auch: Die beste Software für Marketingagenturen
Wichtigste Features von ClickUp für Agenturen
Die Projektmanagement-Software von ClickUp für Kreativagenturen verfügt über Features, die speziell auf die besonderen Anforderungen digitaler Agenturen zugeschnitten sind.
Entdecken Sie einige der leistungsstärksten tools und erfahren Sie, wie sie die Workflows Ihrer Agentur verändern können:
1. Client- und Projektmanagement
Verwenden Sie ClickUp Spaces, um Abteilungen oder Clients zu kategorisieren. Erstellen Sie innerhalb dieser Spaces Ordner für einzelne Clients. Fügen Sie innerhalb jedes Ordners Listen für bestimmte Projekte hinzu.
Nutzen Sie die benutzerdefinierten Felder von ClickUp, um kundenspezifische Informationen (z. B. Branche, Ansprechpartner) und Projektdetails (z. B. Budget, Zielgruppe) zu verfolgen. Verwalten Sie Ergebnisse als Aufgaben in Ihren Listen, fügen Sie relevante Anhänge hinzu und legen Sie Fälligkeitsdaten fest.
💡Profi-Tipp: Sie möchten weitere Ressourcen zur Steigerung Ihrer Produktivität, Rentabilität und zum besseren Management Ihrer Workload? Nutzen Sie die Ressourcen des Projektmanagements von ClickUp für Agenturteams.
Er enthält das „Big Book für Agentur-Projektmanagement”, mehrere Vorlagen für Agenturen, Webinare und Anleitungen.
2. Aufgabenverteilung und Abhängigkeiten
Agenturen können ClickUp-Aufgaben an Teammitglieder zuweisen, Fristen festlegen und Aufgabenabhängigkeiten erstellen, um eine reibungslose Projektdurchführung zu gewährleisten.
Aufgabenabhängigkeiten sind besonders nützlich für die Verwaltung komplexer Projekte, da sie sicherstellen, dass bestimmte Aufgaben erst dann fertiggestellt werden können, wenn die vorausgesetzten Aufgaben erledigt sind.
Als Beispiel: Wenn „Grafiken entwerfen“ erst beginnen kann, wenn „Texte schreiben“ abgeschlossen ist, erleichtert ClickUp die Nachverfolgung. Zeigen Sie diese Abhängigkeiten visuell in der Gantt-Ansicht von ClickUp an, um den Flow Ihres Projekts besser zu verstehen.
Sie können auch ClickUp-Automatisierungen einrichten, die als Auslöser für eine Statusänderung dienen oder einen Mitarbeiter benachrichtigen, wenn eine bestimmte Aktion erfolgt. Dies ist die beste Methode, um Workflows zu optimieren und Projektübergaben zu verwalten. Mehr dazu weiter unten! 👇🏼
📮ClickUp Insight: 92 % der Arbeitnehmer verwenden uneinheitliche Methoden für die Nachverfolgung von Aktionselementen, was das Ergebnis versäumter Entscheidungen und verzögerter Ausführung ist. Ob beim Versenden von Follow-up-Notizen oder bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen – der Prozess ist oft unübersichtlich und ineffizient.
Die Aufgabenmanagement-Lösung von ClickUp sorgt für eine nahtlose Umwandlung von Unterhaltungen in Aufgaben, sodass Ihr Team schnell handeln und auf dem gleichen Stand bleiben kann.
3. Benutzerdefinierte Dashboards
Betreiben Sie eine Digitalagentur? Nutzen Sie ClickUp-Dashboards, um eine Übersicht über Projekte, Team-Workloads und wichtige Metriken zu erhalten – an einem zentralen Speicherort.
Teams können wichtige Informationen an einem zentralen Speicherort überwachen, indem sie verschiedene Karten hinzufügen, z. B. Status von Aufgaben, Berichte zur Zeiterfassung und Zeitleisten für Projekte. Dieses Feature ermöglicht es Projektmanagern, schnelle Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu treffen.
📖 Lesen Sie auch: New Reach Marketing: Wie ClickUp unserer Agentur zu einem Jahresumsatz von 800.000 US-Dollar verhalf
4. Zeiterfassung
Mit der Funktion für die Zeiterfassung von ClickUp können Teammitglieder ihre Arbeitszeiten für bestimmte Aufgaben direkt in der ClickUp-Plattform protokollieren. Diese Funktion hilft Digitalagenturen dabei, die Zeit im Vergleich zu Budgets, Zeitschätzungen und Fristen zu überwachen.
Verwenden Sie ClickUp Timesheets, um einen umfassenden Bericht über die für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit zu erhalten, eine bessere Ressourcenzuweisung sicherzustellen und Projekte termingerecht abzuwickeln.
Wussten Sie schon? Mitte des 20. Jahrhunderts entstanden legendäre Werbekampagnen, die von berühmten Werbeagenturen und Werbefachleuten entwickelt wurden. Dieser Zeitraum wird in der Populärkultur oft romantisiert, beispielsweise in der Serie „Mad Men“. Dieser Zeitraum war bekannt für seine Kreativität und den bedeutenden Einfluss der Werbung.
5. Dateifreigabe und Zusammenarbeit
Ihr Team kann ClickUp nutzen, um die Dateifreigabe und Zusammenarbeit zu vereinfachen. Sie können Dateien, Aktualisierungen und Feedback direkt innerhalb von Aufgaben teilen, Dokumente, Bilder oder Links als Anhänge an bestimmte Aufgaben anhängen und so den Hin- und Her-E-Mail-Verkehr überflüssig machen.
Mit dem ClickUp-Kommentar-Feature können Team-Mitglieder Feedback hinterlassen oder Fragen stellen. Diese zentralisierte Kommunikation sorgt für eine übersichtliche Organisation der Diskussionen und eine direkte Verknüpfung mit der Arbeit.
6. Optimierung von Agenturprozessen
Kreativagenturen können ihre Workflows mit ClickUp Automations und dem Feature für Abhängigkeiten vereinfachen. Erstellen Sie intelligente Automatisierungen, die auf Ihre individuellen Prozesse zugeschnitten sind, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.
Darüber hinaus stellt die Festlegung von Aufgabenabhängigkeiten sicher, dass die Teammitglieder die Abfolge der Vorgänge verstehen, wodurch Verzögerungen vermieden werden. Mit ClickUp Goals können digitale Agenturen das Projektmanagement an übergeordneten Zielen ausrichten und die Nachverfolgung des Fortschritts zur Erreichung dieser Ziele an einem Ort durchführen.
📖 Lesen Sie auch: Brand Right Marketing: Wie ClickUp-Automatisierungen und Aufgabenvorlagen unseren Workflow verbessert haben
7. Vorlagen für Agenturen
ClickUp bietet mehrere Vorlagen, die speziell für Kreativagenturen entwickelt wurden. Diese Vorlagen bieten einen strukturierten Ausgangspunkt, den Teams von Kreativagenturen an ihre Bedürfnisse anpassen können:
💜 Die ClickUp-Vorlage für den Content-Kalender
Die ClickUp-Vorlage für den Content-Kalender bietet eine visuelle Übersicht über den Content-Zeitplan Ihrer Agentur und hilft Ihnen dabei, Inhalte effizient zu planen, zu erstellen und zu veröffentlichen. Sie ist ein zentraler hub für alle Ihre Content-bezogenen Aktivitäten und stellt sicher, dass alle Teammitglieder aufeinander abgestimmt sind und Termine einhalten.
Nehmen wir an, Ihre Agentur plant eine einmonatige Social-Media-Kampagne für einen neuen Client. Mit dem Content-Kalender können Sie Beiträge für Instagram, Facebook, Twitter und LinkedIn planen.
Jede Aufgabe im Kalender ist ein Beitrag mit Details wie Text, Bildmaterial, Zielgruppe und Veröffentlichungsdatum. Die Kalenderansicht bietet Ihnen einen Überblick über die gesamte Kampagne, sodass Sie Lücken oder Überschneidungen in Ihrer Content-Strategie leicht erkennen können.
📖 Lesen Sie auch: Kostenlose Vorlagen für die Erstellung von Inhalten für eine schnellere Content-Erstellung
💜 Die ClickUp-Vorlage für die Agenturverwaltung
Die ClickUp-Vorlage für die Agenturverwaltung bietet Ihrer Agentur eine gebrauchsfertige Struktur für die Kundengewinnung, Marketingpläne, Kampagnendurchführung und Berichterstellung.
Ein standardisiertes Framework für Projekte, Aufgaben und Ressourcen sorgt für Ordnung und Effizienz, sodass Ihr Team stets Arbeit von höchster Qualität liefern kann.
Wissenswertes: Die erste Werbeagentur in den Vereinigten Staaten wurde 1841 von Volney B. Palmer in Philadelphia gegründet. Seine Agentur, die American Newspaper Subscription and Advertising Agency, konzentrierte sich zunächst auf die Vermittlung von Werbeflächen in Zeitungen. Palmer wird auch zugeschrieben, als Erster den Begriff „Werbeagentur” verwendet zu haben.
Organisieren Sie die Arbeit in ClickUp für Ihre Agentur
Die Erstellung einer gut geplanten Agentur-Managementstruktur in ClickUp spart Zeit und steigert langfristig die Produktivität.
Bevor Sie mit der Einstellung beginnen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Definieren Sie Ihre Hierarchie: Legen Sie fest, wie Ihre Agentur strukturiert ist, einschließlich Abteilungen, Teams und individueller Rollen.
- Standardisieren Sie Namenskonventionen: Um Verwirrung zu vermeiden, legen Sie klare und einheitliche Namenskonventionen für Clients, Projekte, Aufgaben und Dateien fest. Verwenden Sie beispielsweise Präfixe wie „Clientname – Projektname – Aufgabenname“ oder datumsbasierte Konventionen.
- Identifizieren Sie Schlüssel-Workflows: Dokumentieren Sie die Kernprozesse Ihrer Agentur, vom Onboarding neuer Clients bis zur Abwicklung von Projekten.
- Integrationen in Betracht ziehen: Bestimmen Sie die tools Ihrer Agentur (z. B. Slack, Google Drive) und planen Sie, wie Sie diese mit ClickUp integrieren können, um einen nahtlosen Workflow zu erzielen.
Strukturieren Sie die Arbeit Ihrer Agentur in ClickUp mithilfe von Spaces, Ordnern und Listen.
Stellen Sie sich den ClickUp-Workspace Ihrer Agentur wie einen gut organisierten Aktenschrank vor. Die Spaces fungieren als große Schubladen für wichtige Abteilungen oder Funktionen. Innerhalb jedes Space gruppieren Ordner verwandte Projekte, und innerhalb dieser Ordner enthalten Listen die eigentlichen Aufgaben.
Mithilfe der Hierarchie aus Spaces, Ordnern und Listen von ClickUp können Sie einen auf die Bedürfnisse Ihrer Agentur zugeschnittenen Workspace erstellen, in dem alles übersichtlich organisiert und leicht zu navigieren ist.
Beispiel: Marketingagentur
- Erstellen Sie drei Haupt-Spaces
- Wachstum: Für den Aufwand bei Vertriebs- und Content-Marketing- Maßnahmen
- Lieferung: Zur Verwaltung der Ergebnisse von Client-Projekten
- Verwaltung: Für Aufgaben im Personal- und Finanzbereich
- Ordner befinden sich innerhalb von Spaces und helfen Ihnen, verwandte Projekte oder Prozesse zu gruppieren. Unter dem Delivery Space können Sie Ordner für folgende Bereiche anlegen: Projekte: Sie können Ordner für verschiedene Dienstleistungskategorien erstellen, z. B. Kampagnen, Social-Media-Management oder Website-Entwicklung. Fertiggestellte Projekte: Archivieren Sie fertiggestellte Arbeiten zur späteren Verwendung.
- Projekte: Sie können Ordner für verschiedene Dienstleistungskategorien erstellen, z. B. Kampagnen, Social-Media-Management oder Website-Entwicklung.
- Fertiggestellte Projekte: Archivieren Sie fertiggestellte Arbeiten als Referenz.
- Projekte: Sie können Ordner für verschiedene Dienstleistungskategorien erstellen, z. B. Kampagnen, Social-Media-Management oder Website-Entwicklung.
- Fertiggestellte Projekte: Archivieren Sie fertiggestellte Arbeiten als Referenz.
- Erstellen Sie in jedem Client- oder Kampagnen-Ordner Listen für Laufende Aufgaben: Aktuelle Projekte und die damit verbundenen Aufgaben Feedback-Anfragen: Aufgaben, die Kundeninput erfordern Ergebnisse: Endgültige Ergebnisse, die dem Kunden vorgelegt werden müssen
- Laufende Aufgaben: Aktuelle Projekte und die damit verbundenen Aufgaben
- Feedback-Anfragen: Aufgaben, die Client-Input erfordern
- Ergebnisse: Die endgültigen Ergebnisse sind für den Client fällig.
- Laufende Aufgaben: Aktuelle Projekte und die damit verbundenen Aufgaben
- Feedback-Anfragen: Aufgaben, die Client-Input erfordern
- Ergebnisse: Die endgültigen Ergebnisse sind für den Client fällig.
Mit dieser einfachen Struktur haben Sie eine klare Hierarchie für Ihre laufenden Projekte geschaffen, die es Ihnen erleichtert, die Nachverfolgung des Fortschritts durchzuführen und effektiv zusammenzuarbeiten.
📖 Lesen Sie auch: So bauen Sie eine Agentur für digitales Marketing auf: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Es (ClickUp) wird von unserer gesamten Agentur als tool zur Verwaltung aller unserer Projekte, Aufgaben, Zeitleisten und Abrechnungen verwendet. Es hat ein älteres System ersetzt und uns ermöglicht, zu einem agileren Flow beim Projektmanagement überzugehen, und hat zur Verbesserung der internen Kommunikation beigetragen.
Es (ClickUp) wird von unserer gesamten Agentur als Tool zur Verwaltung aller unserer Projekte, Aufgaben, Zeitleisten und Abrechnungen verwendet. Es hat ein älteres System ersetzt und uns ermöglicht, zu einem agileren Projektmanagement-Flow überzugehen, und hat zur Verbesserung der internen Kommunikation beigetragen.
Benutzerdefinierte Ansichten für verschiedene Agenturrollen mit Dashboards und Karten
Mit ClickUp-Dashboards und -Karten können Sie rollenspezifische, benutzerdefinierte Ansichten erstellen, sodass jedes Teammitglied genau das sieht, was für es wichtig ist.
Mit ClickUp-Dashboards und -Karten können Sie rollenspezifische, benutzerdefinierte Ansichten erstellen, sodass jedes Teammitglied genau das sieht, was für ihn oder sie wichtig ist.
So erstellen Sie ein Widget in ClickUp
- Auf Dashboards zugreifen: Navigieren Sie zum Abschnitt „Dashboards“ in ClickUp und wählen Sie ein Dashboard aus oder erstellen Sie ein neues. Sie können ganz von vorne beginnen oder eine geeignete Vorlage verwenden.
- Karten zum Dashboard hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Karte hinzufügen”, um zu beginnen. Sie können aus verschiedenen Karten wie Listen mit Aufgaben, Zeiterfassung, Diagrammen usw. wählen.
- Karte benutzerdefiniert anpassen: Sie können die Karte so anpassen, dass sie die von Ihnen benötigten Daten anzeigt. Dazu gehören das Festlegen von Filtern, die Auswahl von Datenquellen und das Anpassen der Einstellungen für die Anzeige.
- Speichern und freigeben: Sobald Ihre Karten eingerichtet sind, speichern Sie Ihr Dashboard und geben Sie es den relevanten Team-Mitgliedern frei.
Sehen wir uns an, wie Sie mit den Dashboards und Widgets von ClickUp benutzerdefinierte Ansichten für verschiedene Agenturrollen anpassen können.
1. Die große Übersicht für Agenturgründer
📊 Benötigte Daten: Eine Übersicht über Umsatz, Teamleistung und wichtige Metriken.
💻 Setup des Dashboards:
- Widget „Gewinn und Verlust“ → Nachverfolgung von Einnahmen und Ausgaben
- Zeiterfassung-Widget → Analysieren Sie abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden
- Teamaktivitäts-Widget → Sehen Sie in Echtzeit, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet.
🏆 Beispielszenario: Der Gründer einer Marketingagentur meldet sich an und sieht, dass die abrechenbaren Stunden in diesem Monat um 20 % zurückgegangen sind. Mit wenigen Klicks überprüft er die Verteilung der Workload, stellt fest, dass zu viel Zeit für interne Meetings aufgewendet wird, und beschließt, ein Stand-up-Meeting-Format einzuführen.
2. Der fokussierte Workspace des Kreativteams
📊 Benötigte Daten: Eine optimierte Ansicht der zugewiesenen Aufgaben ohne unnötige Details.
💻 Setup des Dashboards:
- Widget „Zugewiesene Aufgaben“ → Zeigt nur ihre Aufgaben mit Fälligkeitsdaten an.
- Kalender-Ansicht-Widget → Visualisieren Sie Termine, ohne zwischen Registerkarten wechseln zu müssen.
- Widget für Kommentare und Aktualisierungen → Nachverfolgung von Feedback zu kreativen Assets an einem Ort
🏆 Beispielszenario: Ein Grafikdesigner meldet sich an, ohne E-Mails oder Slack-Nachrichten durchforsten zu müssen, und sieht die ihm für diese Woche zugewiesenen Arbeiten für die Clients mit direkten Verknüpfungen zu Figma-Dateien und Kundenfeedback.
3. Der Deal-Tracker des Vertriebsteams
📊 Benötigte Daten: Eine Echtzeit-Pipeline mit Leads und Client-Verhandlungen.
💻 Setup des Dashboards:
- CRM-Tabellen-Widget → Führen Sie die Nachverfolgung von Leads, dem Status von Geschäften und den nächsten Schritten durch.
- E-Mail-Widget → Zeigen Sie die Kommunikation mit Clients direkt in ClickUp an.
- Widget „Aufgabenfortschritt“ → Verfolgen Sie die Genehmigung von Angeboten und Verträgen
🏆 Beispielszenario: Der Vertriebsleiter filtert schnell die Pipeline, um zu sehen, welche Angebote noch auf ihre Genehmigung warten. Er stellt fest, dass ein Client mit hohem Wert in der Vertragsphase ins Stocken geraten ist, und kann sofort nachfassen.
💡 Freundliche Erinnerung: Sie können ClickUp-Dashboards mit jeder Person oder jedem Team in Ihrem ClickUp-Workspace freigeben. Dashboards verfügen über Zugriffskontrolloptionen, sodass nur die Stakeholder, mit denen Sie Daten teilen möchten, darauf zugreifen können. Wie cool ist das denn?
Schulung und Einarbeitung
Praktische Schulungen und ein reibungsloser Onboarding-Prozess sind entscheidend, um die Akzeptanz zu maximieren und sicherzustellen, dass Ihr Geschäft oder Ihre Agentur den größtmöglichen Nutzen aus der Implementierung von ClickUp zieht.
1. Schulen Sie Ihr Team in der ClickUp-Software und den Erwartungen
Bevor Sie sich in Projekte stürzen, schulen Sie Ihr Team in ClickUp.
Die ClickUp University bietet eine Fülle kostenloser Ressourcen, von kurzen Video-Tutorials bis hin zu umfassenden Kursen, die alles von der grundlegenden Navigation bis hin zu fortgeschrittenen Features abdecken.
Ergänzen Sie dies durch Live-Webinare, die entweder vorab aufgezeichnet oder von ClickUp veranstaltet werden und sich auf agenturspezifische Anwendungsfälle und Workflows konzentrieren. Passen Sie die Webinare an die spezifischen Bedürfnisse interner Stakeholder wie Projektmanager, Designer oder Kundenbetreuer an.
Legen Sie klare Erwartungen fest, wie ClickUp innerhalb der Agentur verwendet werden soll, einschließlich Namenskonventionen, Protokollen für das Aufgabenmanagement und Kommunikationsrichtlinien.
2. Entwerfen Sie einen reibungslosen Start- und MigrationsPlan
Identifizieren Sie ein Pilotteam oder Projekt, um Ihr ClickUp-Setup und Ihre Workflows zu testen, bevor Sie sie in der gesamten Agentur einführen. So können Sie eventuelle Probleme ausbügeln.
Die Datenmigration ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Wenn Sie von einem anderen Projektmanagement-Tool migrieren, planen Sie sorgfältig, wie Sie Ihre vorhandenen Daten in ClickUp importieren, um den Verlust wertvoller Informationen zu vermeiden.
Kommunizieren Sie den Startplan klar und deutlich an die gesamte Agentur und legen Sie dabei die Zeitleiste, die aktiven Arbeiten, den Schulungsplan und die Support-Ressourcen dar. Erwägen Sie eine schrittweise Einführung, beginnend mit kleineren Teams und wiederholenden Aufgaben oder Projekten, bevor Sie zu komplexeren Aufgaben übergehen.
3. Sicherstellung der Verantwortlichkeit nach der Implementierung durch Zuweisung von Rollen und Berechtigungen
Sobald ClickUp live ist, ist es von entscheidender Bedeutung, die Verantwortlichkeiten zu klären und die Datenintegrität zu gewährleisten. Nutzen Sie die Features zur Rollenzuweisung von ClickUp, um festzulegen, wer für welche Aufgabe und welches Projekt verantwortlich ist.
Überprüfen Sie mit dem Wachstum Ihrer Agentur regelmäßig die Berechtigungen der Benutzer, um sicherzustellen, dass diese weiterhin angemessen sind. Dies trägt zur Aufrechterhaltung der Datenqualität bei und gewährleistet, dass ClickUp in der gesamten Agentur effektiv genutzt wird.
Beispiele für die Verwendung von ClickUp für Agenturen
Das Restaurantprojekt „Eastern Spice“ umfasst beispielsweise eine Rebranding- und Marketingkampagne für ein kleines panasiatisches Restaurant. Die Agentur nutzt ClickUp, um alle Aspekte dieses Projekts zu verwalten, von der ersten Planung bis hin zum laufenden Aufwand für Marketingmaßnahmen.
So hilft ClickUp in verschiedenen Szenarien:
1. Kampagnenmanagement
Ihre Agentur startet eine Social-Media-Kampagne für die Eröffnung von Eastern Spice.
Die Projektmanagement-Plattform von ClickUp vereint Alles auf einer Plattform, sodass Sie sich ganz auf die Entwicklung der besten Kampagne konzentrieren können.
Ihr Team kann ClickUp-Status verwenden, um jede Phase zu skizzieren (Planung, Erstellung von Inhalten, Setup von Anzeigen, Kontaktaufnahme mit Influencern, Aktion für die große Eröffnungsveranstaltung), Teammitgliedern Aufgaben zuweisen (Texter, Designer, Social-Media-Manager, Veranstaltungskoordinator) und den Fortschritt verfolgen.
Sie können auch die Vorlage für Kampagnen- und Aktion-Management von ClickUp nutzen. Damit können Sie Aktionen organisieren, den Fortschritt verfolgen und die Leistung mit anpassbaren Tools für die Berichterstellung bewerten.
2. Client-Berichterstellung
Die Agentur muss dem Eigentümer von Eastern Spice die Leistung der Kampagne zeigen. Mit ClickUp CRM können Sie ein ClickUp-Dashboard mit Karten erstellen, auf denen wichtige Metriken (Reichweite, Interaktion, Website-Klicks, Anzahl der Online-Reservierungen usw.) angezeigt werden.
Dieses Live-Dashboard wird dem Client freigegeben und bietet transparente Echtzeit-Updates, wodurch statische Berichte überflüssig werden und eine offene Kommunikation gefördert wird.
Die Marketingagentur-Vorlage von ClickUp bietet Ihnen außerdem einen vorgefertigten Space zur Verwaltung von Clients und Kampagnen. Verfolgen Sie den Fortschritt aller Projekte an einem Ort.
3. Kreative Zusammenarbeit
Der Designer erstellt die Logo- und Menü-Designs und lädt sie in die entsprechende ClickUp Aufgabe hoch.
Der Client nutzt dann das Kommentarfunktion von ClickUp, um direkt auf dem Bild Feedback zu geben. Er kann Anmerkungen auf dem Bild verwenden, um bestimmte Bereiche für Überarbeitungen hervorzuheben. Der Designer lädt dann überarbeitete Versionen hoch, und der Client nutzt die Funktionen der Prüfung von ClickUp, z. B. die Markierung der Aufgabe als „Genehmigt“, um das endgültige Design offiziell abzunehmen.
Das Marketingteam kann dann das Docs- Feature von ClickUp nutzen, um gemeinsam an den Website-Texten zu arbeiten, wobei Kommentare und Versionshistorie verwendet werden, um Änderungen zu verfolgen und die Markenkonsistenz sicherzustellen.
Darüber hinaus kann die ClickUp-Vorlage für das Content-Management dabei helfen, ein effektives System für die Planung, Organisation und Nachverfolgung der Inhalte der Agentur zu entwickeln.
4. Ressourcenmanagement
Der Projektmanager der Agentur möchte eine ausgewogene Arbeitsbelastung im gesamten Eastern Spice-Team erreichen und kann mithilfe der Workload-Ansicht von ClickUp die jedem Teammitglied zugewiesenen Aufgaben und die geschätzte Zeit für alle Eastern Spice-bezogenen Aktivitäten einsehen.
So kann der Manager Entscheidungen treffen, wie beispielsweise die Auslagerung von Aufgaben zur Erstellung von Inhalten an externe Content-Autoren, wenn das interne Team überlastet ist. Dadurch wird Burnout verhindert und sichergestellt, dass das Projekt planmäßig verläuft.
ClickUp kann auch bei der Verwaltung anderer Ressourcen wie Ausrüstung (Kameras, Studioräume), Budgetzuweisungen und digitalen Assets wie Content-Marketing-Software helfen.
5. Interne Abläufe
Die Agentur kann ClickUp nutzen, um ihre interne Kalenderplanung für Inhalte, Blogbeiträge, Fallstudien und Social-Media-Inhalte zu verwalten.
Für Finanzvorgänge können Sie die abrechnungsfähigen Stunden für jedes Teammitglied innerhalb von ClickUp verfolgen. Mit den Karten für die Zeiterfassung von ClickUp können Sie detaillierte Zeitdaten exportieren, die sich auch perfekt für die Rechnungsstellung an Clients eignen.
Für das HR-Team kann die Implementierung von ClickUp dabei helfen, Onboarding-Prozesse zu verwalten, Leistungsbeurteilungen von Mitarbeitern zu verfolgen und Urlaubsanträge zu verwalten – alles auf derselben Plattform.
Dieser zentralisierte Ansatz für interne Abläufe sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft, vom Projektmanagement bis hin zu Personalwesen und Finanzen.
ClickUp ermöglicht auch Integrationen, die unsere Arbeit von Plattform zu Plattform optimieren. Unser Führungsteam hat die Verzögerungen bei Projekten im ersten Jahr der Nutzung von ClickUp um über 70 % reduziert.
ClickUp ermöglicht auch Integrationen, die unsere Arbeit von Plattform zu Plattform optimieren. Unser Führungsteam konnte die Verzögerungen bei Projekten im ersten Jahr der Nutzung von ClickUp um über 70 % reduzieren.
Best Practices und Bewältigung häufiger Herausforderungen
Durch die Umsetzung der folgenden Best Practices und die proaktive Bewältigung potenzieller Herausforderungen können Sie sicherstellen, dass ClickUp zu einem unverzichtbaren tool für Ihre Agentur wird, das die Effizienz steigert, die Zusammenarbeit verbessert und bessere Ergebnisse für Ihre Clients liefert.
Best Practices
Hier sind einige der Best Practices, die Sie befolgen sollten:
- Fangen Sie klein an und skalieren Sie dann: Beginnen Sie mit einigen wichtigen Agentur-Teams oder Projekten und erweitern Sie die Nutzung von ClickUp schrittweise, sobald Ihr Team mit der Plattform vertraut ist ✔️.
- Standardisierte Vorlagen: Verwenden Sie Vorlagen für sich wiederholende Arbeiten, Projekte, Client-Onboarding und Angebote. Das spart Zeit, sorgt für Konsistenz und optimiert Ihre Workflows ✔️
- Legen Sie klare Kommunikationsprotokolle fest: Definieren Sie, wie Ihr Team innerhalb von ClickUp kommunizieren soll. Werden Sie Kommentare, @Erwähnungen oder die Chat-Funktion verwenden? Durch klare Richtlinien vermeiden Sie Verwirrung ✔️
- Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung: Entdecken Sie die Automatisierungsfunktionen von ClickUp, um wiederkehrende Prozesse wie Aufgabenverteilung, Statusaktualisierungen und Berichterstellung zu optimieren, sodass sich Ihr Team auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann ✔️
Häufige Herausforderungen meistern
So können Sie häufige Herausforderungen meistern:
1. Informationsüberflutung
‼️ Dies kann sich in einer zu großen Anzahl von Aufgaben, Benachrichtigungen und Datenpunkten äußern, was zu Verwirrung und einer verminderten Produktivität führt.
✅ Um dies zu vermeiden, verwenden Sie ClickUp-Dashboards und ClickUp-Ansichten, um nur die für jede Rolle relevantesten Daten zu filtern und anzuzeigen.
2. Aufrechterhaltung der Datengenauigkeit
‼️ Ungenaue Daten können zu fehlerhaften Entscheidungen und Verzögerungen bei Projekten führen.
✅ Legen Sie klare Protokolle für die Dateneingabe fest und überprüfen Sie regelmäßig Ihren ClickUp-Workspace, um die Richtigkeit der Informationen sicherzustellen.
3. Integration mit bestehenden tools
‼️ Die Tool-Integration umfasst die Verbindung von ClickUp mit anderen Softwareanwendungen, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Herausforderungen entstehen, wenn Integrationen komplex sind, schlecht geplant sind oder technische Schwierigkeiten auftreten.
✅ Um dies zu vermeiden, planen und testen Sie Ihre Integrationen sorgfältig, um sicherzustellen, dass die Daten über die API von ClickUp reibungslos auf andere Plattformen übertragen werden.
Transformieren Sie die Workflows Ihrer Agentur mit ClickUp
Durch die Umsetzung der in diesem Blogbeitrag beschriebenen Strategien kann Ihre Agentur ClickUp nutzen, um die Produktivität zu steigern, die Kommunikation zu verbessern und Kunden zu begeistern.
Von der Ersteinrichtung und benutzerdefinierten Anpassung des Workflows bis hin zur Nutzung von Dashboards und Integrationen bietet ClickUp die Tools, die Ihre Agentur benötigt, um erfolgreich zu sein.
Durch die Zentralisierung von Informationen, die Automatisierung von Aufgaben und die Bereitstellung von Echtzeit-Einblicken in Projekte ermöglicht ClickUp Ihrem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: hervorragende Arbeit für Ihre Clients zu leisten.
Sind Sie bereit, den Workflow Ihrer Agentur zu transformieren und die Leistungsfähigkeit von ClickUp zu erleben? Registrieren Sie sich noch heute kostenlos für ein ClickUp-Konto.