Wir alle haben schon an Teambesprechungen teilgenommen, bei denen die meisten Teilnehmer keine Ahnung vom Zweck der Besprechung hatten und die Redner die Diskussion in eine andere Richtung lenkten.
Was dann folgt, ist eine wahre Katastrophe.
Sie werden feststellen, dass Ihr Team wegen der "besagten Sitzung" viele unproduktive Stunden verbracht hat, ohne irgendein Ziel zu erreichen.
Gute Nachrichten!
Eine Besprechungsagenda kann Ihnen helfen, dies zu vermeiden und ist die Antwort auf all Ihre Probleme. ✌
Eine effektive Tagesordnung ist ein Plan, den Sie mit Ihren Sitzungsteilnehmern teilen. Er hilft Ihrem Team dabei, klare Erwartungen an das festzulegen, was vor, während und nach der Besprechung geschehen soll.
In diesem Artikel wird erläutert, was eine Besprechungsagenda ist, und es werden die fünf wichtigsten Schritte bei der Erstellung einer Agenda beschrieben. Außerdem stellen wir 16 verschiedene Vorlagen für Besprechungspläne vor und erläutern, warum Ihr gesamtes Team einen Besprechungsplan benötigt.
Wenn Sie eher visuell lernen, sehen Sie sich diesen Vlog über Besprechungsagenden an!
Fangen wir an.
Vorteile einer effektiven Meeting-Agenda
Die Teilnahme an einer Sitzung ohne Tagesordnung ist vergleichbar mit einer Schatzsuche ohne Karte.
Eine Besprechungsagenda ermöglicht es Ihrem Team, die kadenz der Besprechung bereiten Sie sich auf das Thema der Besprechung vor, stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, und halten Sie die Teilnehmer auf Kurs, damit sie ihre Ziele erreichen.
Tagesordnungen für Besprechungen:
- Klare Zielsetzung für die Besprechung
- Hilft Ihnen, den Überblick zu behalten
- Hilft bei der Festlegung von Verantwortlichkeiten
Er besteht aus einer Liste von Themen, aktionspunkte und Aktivitäten, die Sie während des Treffens besprechen möchten.
Eine einfache Besprechungsagenda könnte eine kurze Aufzählungsliste sein. Ausführlichere Tagesordnungen enthalten Beschreibungen für jeden Tagesordnungspunkt, Referenzmaterial und erwartete Ergebnisse für jedes Diskussionsthema.
Förmliche Tagesordnungen enthalten auch Informationen über den Zeitplan und die Moderatoren der einzelnen Tagesordnungspunkte.
Ein Beispiel für eine formelle Tagesordnung ist die Tagesordnung einer Stadtratssitzung in einem Bundesland. Diese Tagesordnungen können einen Abschnitt für ein offenes Forum enthalten, der Zeit für öffentliche Kommentare vorsieht.
Aber formelle Tagesordnungen sind nicht auf die Regierung beschränkt.
Sie können sie auch für die Sitzungen Ihres Unternehmens verwenden. Sie müssen nur die Tagesordnung auswählen, die für Ihr Team am besten geeignet ist.
Nun, da Sie wissen, was eine Tagesordnung ist, wollen wir uns ansehen, wie Sie eine erstellen können. ✍
Wie schreibt man eine Meeting-Agenda? 5 wichtige Schritte
Hier sind fünf einfache Schritte, die Sie befolgen können, um die richtige Tagesordnung für Ihr Team zu erstellen:
1. Legen Sie die Art der Besprechung fest
Wenn Sie Ihr Team nicht darüber informieren, welche art der Besprechung an dem sie teilnehmen, kann zu großer Verwirrung führen.
Stellen Sie sich vor, ein Teammitglied nimmt an einer regulären Besprechung teil, um dann herauszufinden, dass es sich um seine leistungsbeurteilung .
Das Grauen! 😱
Um zu vermeiden, dass die Leute unvorbereitet sind, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle wissen, worum es bei dem Treffen geht.
Es gibt verschiedene Arten von Besprechungen, darunter:
- Teambesprechung: Auch als Personalbesprechung bezeichnet, bietet sie Ihrem Team die Möglichkeit, verschiedene geschäftliche Aspekte zu besprechen
- Vorstandssitzung: eine formelle Sitzung des Vorstands Ihrer Organisation. Sie werden in der Regel in regelmäßigen Abständen abgehalten, um die Leistungen des Teams und politische Fragen zu besprechen
- Exekutivsitzung: wird von Vorstandsmitgliedern regelmäßig vor ihren routinemäßigen Vorstandssitzungen abgehalten
- Wiederkehrende Sitzung: tägliche, wöchentliche oder monatliche Sitzungen, die sich regelmäßig wiederholen
- Projekt-Kickoff-Meeting : wird zu Beginn jedes neuen Projekts durchgeführt, um das Team über die Projektziele, die zu erbringenden Leistungen und den Zeitplan zu informieren
- Brainstorming-Meeting: dient dazu, eine neue Idee mit den Teams in einer förderlichen Brainstorming-Sitzung zu konkretisieren
- Feedback-Meeting: dient dazu, konstruktives Feedback von Ihrem Team zu neuen Projekten und Prozessen einzuholen
- Agile Besprechung agile Meeting: ein spezielles Meeting, das dazu dient, hyperfokussierte Diskussionen für agile Teams zu führen, um Sprint-Reviews durchzuführen, wertvolle Projektinformationen auszutauschen und Kundenfeedback zu erhalten, projekt-Updates usw.
- Scrum-Besprechung: verwendet eine Scrum-Meeting-Agenda, die Sprint-Planung, tägliche Standups, Verfeinerung des Product Backlogs, Sprint-Reviews usw. umfassen kann.
- Retrospektives Meeting: wird nach Projektabschluss abgehalten, um zu besprechen, was gut und was weniger gut gelaufen ist
- Onboarding-Meeting : hilft neuen Mitarbeitern, die beruflichen Erwartungen in ihrem Arbeitsumfeld zu verstehen
- Ausschusssitzungen: helfen einer Untergruppe von Teammitgliedern Ihres Unternehmens, einen Ausschuss zu bilden, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen.
2. Nennen Sie das Ziel der Sitzung
was sind die Hauptgründe, warum Sie ein _Meeting mit Ihrem Team abhalten?
möchten Sie sie über ein Projekt informieren? Wollen Sie ihre Meinung zu einem bestimmten Thema hören?_
Wenn Sie das Ziel der Besprechung klar formulieren, weiß Ihr Team, was auf es zukommt. Zumindest wissen sie dann, ob sie ein bestimmtes Thema mitbringen sollen
oder ein Bier zu dem Treffen.
3. Bestimmen Sie die Themen der Besprechung
Sobald Sie ein klares Besprechungsziel festgelegt haben, erstellen Sie eine Liste der Diskussionsthemen, die Ihr Team behandeln soll.
Wir verraten Ihnen jetzt unser Geheimnis, wie Sie Ihre Besprechungen interessanter gestalten können.
Achten Sie darauf, dass Sie Diskussionsthemen auswählen, die jeden in der Besprechung betreffen.
Auf diese Weise werden alle Ihre Teammitglieder bereit sein, sich am Diskurs zu beteiligen.
Verwandt: Unser Leitfaden für Besprechungen Virtuelles Meeting Knigge !
4. Zeit für die Erörterung jedes Themas einplanen
Besprechungen sind teuer und können schwierig zu organisieren sein. Sie sind nur dann produktiv, wenn sie die Zeit effektiv nutzen können.
Deshalb ist es wichtig, für jedes Thema eine bestimmte Zeit einzuplanen. So können Sie vermeiden, dass Sie abschweifen und die gesamte verfügbare Zeit für ein einziges Thema verwenden.
Ein weiterer zeitsparender Trick für Ihre Besprechungen ist die Verwendung einer Zustimmungsagenda. Eine Zustimmungsagenda fasst wiederkehrende Diskussionsthemen in einem einzigen Tagesordnungspunkt zusammen, den Sie einfach abhaken können.
Mit diesen Maßnahmen stellen Sie sicher, dass Ihre Besprechungen nicht zu einem Zeitfresser und Kalenderstau werden. 👀
5. Fügen Sie eine Liste der erforderlichen Dokumente bei
Angenommen, Sie halten eine Besprechung mit Ihrem
.
Eine Möglichkeit, die Besprechung produktiver zu gestalten, besteht darin, alle Projektdokumente vor der Besprechung über die Tagesordnungen der Teamsitzungen zu verteilen.
Stellen Sie sich dies als eine der Aktivitäten vor, um die Sie Ihr Lehrer in der Schule gebeten hat. 🤓 Auf diese Weise wird der richtige Kontext für alle Sitzungsteilnehmer geschaffen, und sie können sich am Diskurs beteiligen.
Da Sie nun wissen, was zu tun ist, wollen wir uns einige Beispiele für Besprechungspläne ansehen, damit Sie sehen, wie diese Schritte in der Praxis aussehen.
Bonus: Konferenz-Agenda-Vorlagen !
Wie man AI für Besprechungsagenden verwendet
Künstliche Intelligenz (KI) kann die Verwaltung von Besprechungen erheblich vereinfachen und jede Zusammenkunft zu einem effizienten und produktiven Erlebnis machen. Durch die Integration von KI in Projektmanagement-Tools wie
können Teams die Automatisierung nutzen, um Routineaufgaben zu erledigen und die Produktivität von Meetings zu steigern. Hier sehen Sie, wie KI helfen kann:
- KI-unterstützte Meeting-Agenden: Die KI-Funktionen von ClickUp können personalisierte Meeting-Agenden erstellen, die auf den Rollen der Teilnehmer, früheren Meeting-Notizen und laufenden Projektanforderungen basieren. Durch die Analyse früherer Besprechungsnotizen und -ziele kann die KI sicherstellen, dass in jeder Besprechung alle kritischen Punkte behandelt werden, ohne etwas zu verpassen.
- Intelligente Zusammenfassungen: Nach der Besprechung, KI kann stundenlange Diskussionsnotizen zusammenfassen in prägnante, umsetzbare Zusammenfassungen umwandeln. Diese Funktion ermöglicht es den Teilnehmern, das Wesentliche der Besprechung schnell zu erfassen und alle Punkte zu überprüfen, die sie möglicherweise verpasst haben, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
- Sofortige Erstellung von Aktionspunkten: ClickUp AI kann potenzielle Aufgaben aus Ihren Notizen identifizieren und automatisch Aktionspunkte in ClickUp erstellen. Dieser nahtlose Übergang von der Diskussion zur Ausführung bedeutet, dass Folgemaßnahmen klar und zeitgebunden sind und weniger wahrscheinlich übersehen oder vergessen werden.
Die Einbindung von KI in Ihre Meeting-Prozesse spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Qualität Ihrer Meetings. Durch die Automatisierung von routinemäßigen, aber entscheidenden Aspekten der Besprechungsverwaltung können Sie den Fokus aufrechterhalten, den Fortschritt im Vergleich zu den Zielen verfolgen und eine Kultur der Verantwortlichkeit fördern.
Mit der KI-gestützten Technologie von ClickUp können Sie mühelos präzise Besprechungsnotizen erstellen ClickUp AI kostenlos testen
Beispiele für Team-Meeting-Agenda
Hier sind ein paar einfache Beispiele für Besprechungspläne als Referenz:
Design Team Meeting
Datum: 02/07/24
Zeit: 09:00 Uhr - 09:45 Uhr
Meeting Teilnehmer: @SpongeBob, @Patrick, @Mr.Krabs, @Squidward
Zweck des Treffens:
- Entwicklung einer neuen Website-Seite für Produktempfehlungen
Tagesordnung
a. Vor der Sitzung:
- Jeder Teilnehmer muss das Dokument zu den Produktbeurteilungen durchsehen
b. Diskussionsthemen:
- Durchsicht des Dokuments über Produkttestimonials (10 Min.)
- Diskutieren Sie den Inhalt, den Sie auf der Webseite präsentieren wollen (10 min, @Name)
- Präsentation von Designbeispielen für die Webseite (15 Min., @Name)
- Austausch von Vorschlägen und Abstimmung über die website-Entwurf (10 min)
c. Aktionspunkte:
- Erstellung eines Zeitplans für die Designleistungen - @SpongeBob
- Freigabe des ersten Entwurfs der Webseite - @Patrick
- Zeitplan und einen Reiseplan erstellen für ein zweites Treffen, um den Entwurf fertigzustellen - @Mr.Krabs
Wöchentliche Besprechung des Verkaufsteams
Datum: 04/14/24
Zeit: 14:00 - 14:45 Uhr
Teilnehmer des Treffens: @Alice, @Bob, @Charlie, @Dana
Zweck des Treffens:
- Bewertung der wöchentlichen Verkaufsleistung und Diskussion von Verbesserungsstrategien
Tagesordnung
a. Vor der Sitzung:
- Jeder Teilnehmer sollte sein CRM mit den neuesten Verkaufsdaten aktualisieren
b. Diskussionsthemen:
- Überprüfung der wöchentlichen Verkaufszahlen und Trends (15 Min.)
- Diskutieren Sie Hindernisse im vertriebspipeline und Lösungen (10 min, @Alice)
- Brainstorming über Strategien für die kommende Verkaufskampagne (10 min, @Bob)
- Ziele für die nächste Woche festlegen (10 Min.)
c. Aktionspunkte:
- Zusammenstellung eines Berichts über die wöchentlichen Verkaufszahlen - @Charlie
- Entwurf eines vorläufigen Plans für die Verkaufskampagne - @Dana
- Organisieren einer Schulung über die neue Vertriebssoftware - @Alice
Monatliches HR-Planungstreffen
Datum: 04/21/24
Zeit: 11:00 Uhr - 12:00 Uhr
Teilnehmer des Treffens: @Emma, @Liam, @Noah, @Olivia
Zweck des Treffens:
- Planung der HR-Aktivitäten für den nächsten Monat und Aktualisierung der laufenden Mitarbeiterinitiativen
Tagesordnung
a. Vor der Sitzung:
- Überprüfung mitarbeiter-Feedback vom Vormonat
b. Diskussionsthemen:
- Analyse der Ergebnisse der Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit (20 Min.)
- Aktueller Stand der laufenden Rekrutierungsbemühungen (15 min, @Emma)
- Mitarbeiter planen aktivitäten zur Mitarbeiterbindung für den nächsten Monat (15 min, @Noah)
- Diskussion über Aktualisierungen der Personalpolitik (10 Min.)
c. Aktionspunkte:
- Umsetzung von Änderungen auf der Grundlage von Mitarbeiter-Feedback - @Liam
- Zeitplan und Verfahren für die Rekrutierung fertigstellen - @Olivia
- Den Zeitplan für anstehende Engagement-Aktivitäten vorbereiten - @Emma
Diese Beispiele sollten Ihnen eine Vorstellung davon vermitteln, wie Sie Ihre Besprechungsagenda gestalten möchten. Um Ihnen weiterzuhelfen, sehen wir uns einige Vorlagen für Besprechungspläne aus den beliebtesten
.
16 Vorlagen für Team-Meeting-Agenda
Hier finden Sie 16 Vorlagen für Besprechungspläne, die Sie für die Erstellung Ihrer nächsten Tagesordnung verwenden können:
1. Wöchentliche 1-on-1 Meeting-Agenda-Vorlage von ClickUp
Halten Sie alle Ihre Tagesordnungen, Aktionspunkte und Rückmeldungen an einem organisierten Ort mit dieser Vorlage für wöchentliche Eins-zu-Eins-Besprechungen von ClickUp
Persönliche Treffen sind Ihre Chance, mit den Menschen, die Sie leiten, in Kontakt zu treten und sich mit ihnen auf die effektivste Weise auszurichten. ClickUp's 1:1 Meeting-Vorlage hält alle Ihre Tagesordnungen - zugeschnitten auf jeden Einzelnen - an einem organisierten Ort fest. Diese Vorlage herunterladen
2. All hands team meeting agenda template by ClickUp
ClickUp's Vorlage für das All-Hands-Meeting
hilft, die Kommunikation innerhalb des Unternehmens offen zu halten, und stellt sicher, dass jeder mit den individuellen und den Gruppenzielen übereinstimmt und auf dem Laufenden ist.
All-Hands-Meetings
bieten Raum für den Austausch von Informationen - von Aktualisierungen bis hin zu Ankündigungen künftiger Tagesordnungen - und fördern die Zusammenarbeit und Abstimmung im gesamten Team.
Diese Vorlage herunterladen
3. Scrum meeting agenda template by ClickUp
Diese scrum-Meeting-Agenda-Vorlage von ClickUp macht tägliche Besprechungen zu einem Kinderspiel. Tägliche Statusbesprechungen über Aufgaben für Projekte helfen sicherzustellen, dass ein Team über den Fortschritt an der Front informiert ist. Diese Vorlage herunterladen
4. Besprechungsnotizen Agenda Vorlage von ClickUp
ClickUp-Vorlage für die Tagesordnung im Stil von Besprechungsnotizen
ist der perfekte Ort, um alle Notizen zu einem Meeting, die wichtigsten Erkenntnisse und Aktionspunkte festzuhalten.
Diese Vorlage herunterladen
5. Projekt post mortem Vorlage von ClickUp
Projekte verlaufen nicht immer nach Plan. Verwenden Sie diese vorlage für den Projektnachbericht von ClickUp um neue Ziele zu setzen und Ihr Team auf dem richtigen Weg zu halten. Diese Vorlage herunterladen
6. Sitzungsprotokoll Vorlage von ClickUp
Diese kollaborative sitzungsprotokoll vorlage ist ein ClickUp Doc, das die perfekte Gliederung für ein erfolgreiches Sitzungsprotokoll bietet. ClickUp's Vorlage für Sitzungsprotokolle enthält vorgefertigte Seiten für die Organisation von Teams, individuelle Sitzungsnotizen und Anweisungen, wie Sie mit dieser Vorlage das Beste aus Ihrer Besprechung herausholen können!
Verwandeln Sie Ihre Besprechungsnotizen in einen Newsletter mit_ newsletter templates ! Diese Vorlage herunterladen
7. Vorlage für Brainstorming-Meeting zur Sprint-Retrospektive von ClickUp
Sparen Sie Zeit und gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse mit dieser einfachen Sprint-Retrospektive-Vorlage . Ganz gleich, ob Sie eine agile Teambesprechung oder eine Projektmanagement-Besprechung abhalten, diese Vorlage hilft Ihnen dabei, sich ein kristallklares Bild davon zu machen, was gut gelaufen ist, was nicht so gut gelaufen ist und was Sie in Zukunft ändern sollten. Diese Vorlage herunterladen
8. Teambesprechung agenda vorlage by Meeting Booster
Das Hauptziel von Teambesprechungen besteht darin, den Teammitgliedern wichtige Informationen mitzuteilen, die Ziele abzustimmen und eventuelle Hindernisse zu benennen. Diese Vorlage für die Tagesordnung einer Teambesprechung hilft dem Team, sich auf die Ziele der Besprechung zu konzentrieren. Diese Vorlage herunterladen
9. Tagesordnung für Vorstandssitzung Vorlage von Template Lab
Vorstandssitzungen neigen dazu, sich in die Länge zu ziehen. Verwenden Sie eine zeitplan-Vorlage für Ihre nächste Vorstandssitzung mithilfe dieser Tagesordnung, damit Sie den Überblick behalten und Ihre Sitzung rechtzeitig beenden können. Laden Sie diese Vorlage herunter
10. Projekt Kickoff Meeting Agenda Vorlage by Docket
Es ist wichtig, von Anfang an den Ton für ein neues Projekt anzugeben. Verwenden Sie diese Vorlage für die Tagesordnung eines Projektstartmeetings, um einen erfolgreichen Projektstart zu ermöglichen! Diese Vorlage herunterladen
11. Meeting Dashboard Vorlage von ClickUp
Verwenden Sie diese ClickUp Meeting Dashboard-Vorlage als Agenda für Ihr nächstes Meeting. Diese Vorlage macht es einfach, den Status verschiedener Aufgaben während eines Meetings zu sehen. Diese Vorlage herunterladen
12. Brainstorming-Tagesordnungsvorlage by Owl Labs
Mit dieser Vorlage für eine kreative Brainstorming-Besprechung können Sie Ihre Brainstorming-Besprechungen von Woche zu Woche auf Kurs halten. Diese Vorlage macht es Ihnen leicht, Ihr Meeting zu leiten und sich auf das Brainstorming zu konzentrieren. Diese Vorlage herunterladen
13. Protokollvorlage für Vorstandssitzungen by ClickUp
Erstellen Sie eine Struktur mit dieser ClickUp Protokollvorlage für Vorstandssitzungen . Erfassen und kennzeichnen Sie Ihre Teilnehmer, organisieren Sie Tagesordnungspunkte und machen Sie detaillierte Notizen zu jeder Tagesordnung. Diese Vorlage herunterladen
14. HR meeting agenda template by Wo
HR-Abteilungen
müssen eine Menge im Auge behalten. Diese
Vorlage für die Tagesordnung einer HR-Sitzung
gibt Ihrem HR-Team die Möglichkeit, sich zu einer produktiven Besprechung zu treffen, die weder kompliziert noch stressig ist.
Diese Vorlage herunterladen
15. Marketing meeting agenda vorlage by Hugo
Verwenden Sie diese Agenda für Marketing-Meetings, um Ihre Marketingabteilung zusammenzubringen, um Erfolge zu feiern, Ziele abzustimmen und Projektblockaden zu identifizieren. Diese Vorlage herunterladen
16. Projektmanagement meeting agenda vorlage by Hypercontext
Diese Vorlage für die Tagesordnung einer Projektmanagement-Sitzung hilft Ihnen dabei, Ziele, Risiken und Fristen für Ihr nächstes Teamprojekt festzulegen. Diese Vorlage herunterladen
Wer profitiert von der Verwendung einer Besprechungsagenda?
Bei der Planung einer Besprechung ist die Erstellung einer gründlichen und gut organisierten Tagesordnung entscheidend dafür, dass die Besprechung reibungslos verläuft und ihre Ziele erreicht werden. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Vorteile einer Tagesordnung für Besprechungen aufgeführt:
- Projektmanager: Projektmanager müssen häufig Teambesprechungen leiten, und eine gut geplante Tagesordnung hilft ihnen, den Überblick zu behalten, alle notwendigen Themen abzudecken und die Besprechung zielgerichtet zu führen.
- Führungsteams: Besprechungsagenden sind auch für Führungsteams, wie Vorstände oder Managementteams, von Vorteil. Sie können dazu beitragen, dass wichtige Themen erörtert werden, Entscheidungen effizient getroffen werden und alle Beteiligten in Bezug auf die Unternehmensziele und -strategien auf dem gleichen Stand sind.
Stress aus dem Arbeitsleben streichen mit Team-Meeting-Agenden
Eine effektive Besprechungsagenda macht zusammenarbeit im Team wie ein Kinderspiel erscheinen.
Und wenn die Zusammenarbeit einfach wird, kann sich Ihr Team darauf konzentrieren, seine Produktivität zu steigern und seine Kreativität zu entfalten.
Mit Hilfe eines Projektmanagement-Tools wie ClickUp, die Erstellung effektiver Tagesordnungen und die Verwaltung von Besprechungen sind einfacher denn je!
Mit ClickUp können Sie jedes Meeting dokumentieren, Tagesordnungen verwalten, Notizen machen effektive Sitzungsprotokolle kommentare an Ihr Team weitergeben und vieles mehr.
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