Besprechungen mit allen Mitarbeitern sind eine gute Möglichkeit, schnell Informationen mit allen Mitarbeitern und Abteilungen Ihres Unternehmens auszutauschen. Aber diese Treffen haben viele Teilnehmer, was bedeutet, dass sie ohne einen soliden Plan schnell aus dem Ruder laufen können.
Ganz gleich, ob fünf oder 500 Personen an der Besprechung teilnehmen, es empfiehlt sich, einen Plan zu erstellen, um die Besprechung so produktiv wie möglich zu gestalten.
Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie aussagekräftige und ansprechende All-Hands-Meetings für Ihr Team planen. Außerdem erhalten Sie einige kostenlose Vorlagen, um Ihre Bemühungen zu optimieren. Los geht's! 🙌
Was ist ein All-Hands-Meeting?
Ein All-Hands-Meeting ist ein virtuelles oder persönliches Treffen, an dem alle Mitarbeiter und Führungskräfte Ihres Unternehmens teilnehmen. Von der obersten Führungsebene bis hin zu den jüngeren Mitarbeitern umfasst dieses Treffen so ziemlich jeden in Ihrem Unternehmen organigramm. All-Hands-Meetings unterscheiden sich von regulären Teamsitzungen, da sie mehrere Abteilungen und Interessengruppen einbeziehen. Auch die schiere Anzahl der Teilnehmer ist ein großer Unterschied. Statt einiger weniger Teilnehmer haben Sie es in einer einzigen Besprechung mit Dutzenden von Personen zu tun.
Als Besprechungsplaner übernehmen Sie eher die Rolle eines Moderators:
- Alle relevanten Teilnehmer einladen
- Die Tagesordnung für die Besprechung mit allen Teilnehmern zu erstellen
- Die Besprechung in Gang halten
Möglicherweise finden in Ihrem Unternehmen regelmäßig Besprechungen für alle Mitarbeiter statt, wie z. B. Googles Town-Hall-Meetings oder halten sie bei Bedarf ab, wenn etwas Großes oder Aufregendes passiert.
In den meisten Fällen nutzen Unternehmen All-Hands-Meetings, um die Unternehmenskultur zu fördern, spannende Neuigkeiten mitzuteilen oder das gesamte Unternehmen zu vereinen. Dabei geht es nicht nur um den Austausch von Informationen, sondern auch darum, das Team zu motivieren. 🏋️
Wie man All-Hands-Meetings plant und durchführt
All-Hands-Meetings sind eine wunderbare Gelegenheit für Transparenz und Kontakt, aber die Teilnehmer werden sich schnell langweilen, wenn das Meeting nicht ansprechend genug ist. Befolgen Sie diese Schritte, um ein All-Hands-Meeting zu planen, das zu gleichen Teilen unterhaltsam und informativ ist. 🤩
1. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan für das gesamte Unternehmen
Bevor Sie etwas unternehmen, sollten Sie Ihren Kommunikationsplan überprüfen. Dieser geht über Ihre Kommunikationsziele für eine einzelne Betriebsversammlung hinaus. Ein Kommunikationsplan ist Ihre Strategie für den Aufbau einer soliden Unternehmenskultur durch effektive Kommunikation. Es mag wie ein zusätzlicher Schritt klingen, aber die Erstellung eines internen Kommunikationsplans schränkt Ihren Fokus ein und gibt Ihnen einige dringend benötigte Hinweise, wie Sie mit Ihrem Team interagieren können. ClickUp's Vorlage für einen Kommunikationsplan wird die Mitarbeiter ermutigen, sich zu äußern und wichtige Informationen weiterzugeben.
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Ihr Kommunikationsplan sollte Folgendes enthalten ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs) . Arbeiten Sie ausgehend von diesen Zielen an der Gestaltung durchdachterer unternehmensweiter Sitzungen.
Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, das Mitarbeiterengagement bis zum vierten Quartal um 10 % zu steigern, müssen Sie eine ansprechende Betriebsversammlung planen, bei der die Mitarbeiter nicht nur passiv zusehen.
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Anstatt langweilige Besprechungen im Stil von Talking Heads zu veranstalten, können Sie eine Schnitzeljagd, einen Luftballon oder einen Zoom-Besuch eines Lamas mit albernen Hüten einbauen. 🎈
Wenn Sie sich zunächst über Ihre Ziele im Klaren sind, können Sie Mitarbeiterbesprechungen so gestalten, dass sie mit dem Kommunikationsplan Ihres Unternehmens zusammenarbeiten und nicht gegen ihn verstoßen.
2. Entscheiden Sie sich für das Format der Besprechung
Denken Sie daran, dass dies ein eine andere Art von Treffen . Besprechungen mit allen Beteiligten sind nicht dasselbe wie persönliche Besprechungen: An diesem Gespräch nehmen viele Personen teil, so dass Sie jede Sekunde optimal nutzen müssen.
Bevor Sie alle Teilnehmer zu dem Gespräch einladen, sollten Sie die Besprechung so gestalten, dass die Informationen leicht zu erfassen sind. Das könnte bedeuten:
- Beginnen Sie mit Eisbrechern oder lustigen Quizfragen, um zu Beginn der Besprechung eine positive Stimmung zu erzeugen
- Unternehmensweite Aktualisierungen im Rathausstil, so dass Ihr Führungsteam schnell auf den neuesten Stand kommen kann, damit alle auf dem gleichen Stand sind
- Einbindung von "Ask Me Anything"-Sitzungen (AMA) mit Führungskräften und Öffnung des Wortes für Mitarbeiter
- Durchführung von Q&As in Echtzeit
Wenn Sie in einem gemischten Unternehmen tätig sind, sollten Sie sich überlegen, wie Sie den Mitarbeitern an entfernten Standorten eine möglichst gleichberechtigte Erfahrung bieten können, um Ihre Unternehmenskultur zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise den Teilnehmern vor Ort lustige Firmengeschenke zur Verfügung stellen, sollten Sie diese vorzeitig an die Fernmitarbeiter versenden, damit diese nicht außen vor bleiben.
3. Sammeln Sie Anregungen und bringen Sie die Führungskräfte auf dieselbe Seite
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Da das gesamte Team an diesem Gespräch teilnehmen wird, ist es immer eine gute Idee, vor der Erstellung einer Tagesordnung die Meinung der anderen einzuholen. Sie denken vielleicht, dass sich das Team auf lustige Dinge wie Arbeitsjubiläen oder Lobeshymnen konzentrieren möchte, aber vielleicht möchten sie stattdessen ein Gespräch mit dem CEO führen.
Nehmen Sie sich die Zeit, Fragen für Fragerunden oder Bürgerversammlungen zu sammeln, unkonventionelle Fragen als Eisbrecher zu entwickeln und Ideen für Besprechungen mit allen Mitarbeitern zu sammeln.
Anstatt alle Mitarbeiter zu bitten, auf einen E-Mail-Thread mit Meeting-Ideen zu antworten, erstellen Sie eine Umfrage und senden Sie sie an das gesamte Unternehmen. Sie können zum Beispiel Folgendes anpassen ClickUp's Mitarbeiter-Feedback-Formular-Vorlage zum Festhalten von Ideen.
Nicht jede Idee wird ein Gewinner sein, aber Sie werden auf jeden Fall neue, interessante Ideen finden, wenn Sie mit anderen Teams spucken - vor allem, wenn Sie versuchen, Unternehmensangelegenheiten zu diskutieren.
4. Erstellen Sie eine effektive Tagesordnung
So viel Spaß Besprechungen mit allen Mitarbeitern auch machen mögen, sie brauchen Struktur. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie vom Thema abschweifen und wertvolle Unternehmenszeit für weniger wichtige Themen aufwenden.
Dies ist eine Gelegenheit, alle über die Gesamtleistung des Unternehmens zu informieren, also erstellen Sie eine zielgerichtete, ansprechende Tagesordnung. Je nach Unternehmen sollten Sie einige bewährte Verfahren befolgen und Zeit einplanen für:
- Vorstellung der neuen Mitarbeiter bei allen Teammitgliedern
- Bemerkungen des CEO und aktuelle Informationen zum Unternehmen und zu wichtigen Projekten
- Kurze Berichte der einzelnen Abteilungen und deren Einbindung in die Unternehmensziele
- Anerkennung der Mitarbeiter für eine gesunde Unternehmenskultur der Wertschätzung des Teams
- Offene Frage- und Antwortrunde für Teammitglieder zur Diskussion von Unternehmensaktualisierungen mit der Führungsebene
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Notieren Sie in Ihrer Agenda, wie viel Zeit Sie für jeden Redner oder jedes Thema einplanen. Wenn Ihr Unternehmen dafür berüchtigt ist, die Zeit zu überschreiten (was ziemlich häufig vorkommt), sollten Sie jemanden als Zeitnehmer einsetzen.
Er sorgt dafür, dass die Sitzung nicht aus dem Ruder läuft und genug Zeit bleibt, um alle Themen zu behandeln. ⏳
Wenn Sie in Ihren Besprechungen mit allen Mitarbeitern immer zu wenig Zeit haben, müssen Sie entweder die Besprechung verlängern oder etwas aus der Tagesordnung für das nächste Mal streichen.
5. Verwenden Sie eine Vorlage für die Tagesordnung für All-In-One-Besprechungen
Verbessern Sie die Effektivität von Meetings durch die Planung mit der ClickUp-Vorlage für die Tagesordnung von Meetings mit Führungskräften
Sie sind sich nicht sicher, was Sie in Ihre "All-Hands" aufnehmen sollen? tagesordnung ? Wir haben für Sie vorgesorgt. Mit Hilfe einer Vorlage ist es ganz einfach, eine effektive Tagesordnung zu erstellen. ClickUp's Vorlage für die Agenda eines Führungsmeetings enthält Abschnitte für:
- Hervorhebung von Erfolgen
- Überprüfung von Metriken
- Festlegung künftiger Meilensteine
- Personal-Updates
Sie erhalten sogar vorgefertigte Formatierungen und auffällige Grafiken. Auf diese Weise verbringen Sie weniger Zeit mit der Formatierung von Dokumenten und können sich auf das Wesentliche der Besprechung konzentrieren.
6. Planen Sie die Besprechung mit allen Mitarbeitern
Mit der Tagesordnung in der Hand ist es nun an der Zeit, alle Mitarbeiter zu Ihrem All-In-One-Meeting einzuladen.
Bei nationalen oder multinationalen Teams sollten Sie die Zeitzonen berücksichtigen, bevor Sie ein Meeting ansetzen. Ihre Mitarbeiter in China möchten wahrscheinlich nicht um 23 Uhr einen Anruf entgegennehmen, also versuchen Sie, eine Zeit zu finden, die für die Mehrheit des Unternehmens geeignet ist.
Die Planung eines All-Hands-Meetings ist jedoch keine Kleinigkeit. Wenn Sie also Hilfe bei der Planung der Veranstaltung und der Verteilung der Tagesordnung benötigen, nutzen Sie ClickUp's All Hands Meeting Vorlage um die Dinge zu beschleunigen.
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Wahrscheinlich werden Sie vor, während und nach einem All-Hands-Meeting auch Aktionspunkte haben. Tools wie ClickUp verbessern den Prozess des All-Hands-Meetings von der Planung bis zur Durchführung.
Verwenden Sie ClickUp Tasks, um sich zu erinnern:
- Planen Sie Besprechungen mit dem Team
- Zuweisung von Aufgaben nach der Besprechung
- Nachbesprechungen nach dem Meeting durchführen
Mit ClickUp können Sie Besprechungspläne mit nur einem Klick in umsetzbare Aufgaben umwandeln und jeden in Ihrem Unternehmen mit Tags versehen, um die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern.
7. Nutzen Sie AI, um alle Besprechungsnotizen zusammenzufassen
Mit der KI-gestützten Technologie von ClickUp können Sie mühelos präzise Besprechungsnotizen erstellen ClickUp Gehirn ist in ClickUp Docs integriert, so dass Sie schnell Notizen schreiben und diese nach einer Besprechung zusammenfassen können. Mit AI können Sie die Produktivität von Meetings erhöhen auf verschiedene Weise steigern:
- Erstellen von Besprechungsprotokollen: Anstatt in Besprechungen jedes Wort aufzuschreiben, können Sie sich von der KI helfen lassen. ClickUpKI kann bei der Erstellung klarer und strukturierter Protokolle helfen die das Wesentliche der Diskussion festhalten und sicherstellen, dass nichts Wichtiges verloren geht
- Zusammenfassung der Besprechungsnotizen: Nach einem langen All-Hands-Meeting kann es passieren, dass Sie seitenweise Notizen erhalten. ClickUp Brain kann diese Informationen in prägnanten Zusammenfassungen in Ihren Dokumenten zusammenfassen, so dass es einfacher ist, die wichtigsten Punkte zu überprüfen und weiterzugeben
8. Nachbereitung des Meetings
Lassen Sie Ihr All-Hands-Meeting nach dem Ende der Veranstaltung nicht im Sande verlaufen. Die Nachbereitung ist genauso wichtig wie die Planung der Besprechung. Dadurch wird der Kreis geschlossen und Ihr Team ist für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich.
Nach der Besprechung müssen Sie möglicherweise:
- Besprechungsnotizen und Mitschriften mit dem Team teilen
- Bestimmte Abteilungen oder Teammitglieder mit Folgemaßnahmen betrauen
- Rücksprache mit den Teamleitern halten, um Feedback zur Besprechung einzuholen
Rationalisieren Sie interne Anfragen für Design- oder IT-Teams, um genau die Informationen zu sammeln, die in Ihren Formularen benötigt werden
Während Sie wahrscheinlich auf ein positives Feedback zu Ihrem Meeting hoffen, ist es wichtig, auf konstruktive Kritik zu reagieren. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechungen in Zukunft noch ansprechender und effektiver sind. 🏆
Best Practices für die Durchführung von All-Hands-Meetings
Seien Sie transparent
Eine transparente Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg eines All-Hands-Meetings. Die Mitarbeiter schätzen die Ehrlichkeit und Offenheit ihrer Führungskräfte. Informieren Sie während der Versammlung über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen, Neuigkeiten, neue Initiativen, Herausforderungen und Erfolge. Dies fördert nicht nur eine Kultur des Vertrauens, sondern sorgt auch dafür, dass alle Mitglieder informiert und aktiv in das Unternehmen eingebunden werden.
Geben Sie Feedback
Betriebsversammlungen sind eine hervorragende Gelegenheit, dem gesamten Team Feedback zu geben. Anerkennen und loben Sie Leistungen, heben Sie Fortschritte hervor und weisen Sie positiv auf verbesserungsbedürftige Bereiche hin. Dies trägt dazu bei, die Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und Wachstums zu fördern.
Q&A's oder Kamingespräche abhalten
Die Einbeziehung von Frage- und Antwortrunden oder Kamingesprächen in Ihre Betriebsversammlungen ist eine gute Möglichkeit, das Engagement zu fördern. Laden Sie Fragen und Diskussionen aus allen Bereichen des Unternehmens ein. Ihr Führungsteam kann Fragen beantworten oder sich an einem lockeren Gespräch beteiligen und so eine entspannte Gesprächsatmosphäre schaffen. Dieser interaktive Teil bietet den Mitarbeitern eine einzigartige Gelegenheit, ihre Gedanken, Klarstellungen und Meinungen zu äußern.
Visuelles bereitstellen
Anschauungsmaterial fesselt die Zuhörer und macht die Informationen leicht verdaulich. Die Einbeziehung von Diagrammen, Grafiken, Diashows oder Videos zur Unterstützung Ihrer Themen erhöht die Klarheit und das Verständnis. Eine visuelle Darstellung kann komplexe Informationen schneller erklären und gleichzeitig die Aufmerksamkeit und das Interesse der Zuhörer aufrechterhalten.
Feiern Sie Erfolge
Nutzen Sie die Besprechung als Gelegenheit, große und kleine Erfolge zu feiern. Die Anerkennung von Einzel- oder Teamleistungen fördert die Moral und Motivation.
Ermutigen Sie zur Teilnahme
Ermuntern Sie jedes Teammitglied, sich aktiv an der Besprechung zu beteiligen. Je mehr sie sich beteiligen, desto engagierter werden sie sein.
Vorteile eines All-Hands-Meetings für Ihr Team
Die Planung eines All-Hands-Meetings ist keine leichte Aufgabe. Sie müssen mit mehreren Einladungen und Fragen von vielen Teilnehmern jonglieren. Die Chefetage wird ebenfalls anwesend sein, Sie wissen also: kein Druck. 👀
Die Planung einer Besprechung mit allen Beteiligten erfordert im Vorfeld einige Arbeit, aber die Mühe wird sich auszahlen. Diese Art von Treffen kommt Ihrer Unternehmenskultur ebenso zugute wie der Qualität Ihrer Projekte.
Unternehmenskultur stärken
Effektive All-Hands-Meetings bieten Ihrem Team mehr Möglichkeiten, außerhalb ihrer normalen Arbeitsaufgaben auf positive Weise miteinander in Kontakt zu treten. Diese zusätzlichen teamübergreifenden Verbindungen fördern das Gemeinschaftsgefühl, das für den Aufbau einer Unternehmenskultur unerlässlich ist. 🌻
Anstatt das Buchhaltungsteam gegen das Marketingteam auszuspielen, existieren einfach alle unter demselben Banner Ihres Unternehmens. Sie können sogar ein paar teambildende Übungen einbauen, die den Mitarbeitern helfen, Freundschaften mit anderen Teams zu schließen. Ist das nicht schön?
Außerdem werden neue Mitarbeiter bei diesen Treffen mit den Arbeitsabläufen vertraut gemacht. Wenn Sie vor kurzem eine Handvoll Nachwuchskräfte eingestellt haben, sind Betriebsversammlungen eine schnelle Möglichkeit, die neuen Mitarbeiter in Ihre Unternehmenskultur einzuführen.
Steigerung der Teammoral
Wie oft sehen Sie alle Ihre Mitarbeiter an einem Ort? Unabhängig davon, ob Sie persönlich oder in einem externen Team arbeiten, ist es wahrscheinlich ein seltenes Ereignis, die gesamte Belegschaft zu versammeln.
Wenn alle zusammen sind, haben Sie die Möglichkeit, mit den Leistungen Ihrer Mitarbeiter zu prahlen, und das wirkt Wunder für die Moral des Teams. Wenn Sie Besprechungen mit allen Mitarbeitern planen, sollten Sie unbedingt etwas zu feiern haben:
- Meilensteine in der Arbeit
- Jubiläen
- Menschen, die über sich hinauswachsen
Unternehmensweite Anerkennungen und Belobigungen tragen wesentlich zur Verbesserung der Arbeitsmoral bei, wenn die Mitarbeiter mit ihren Teammitgliedern zusammenkommen. In der Tat, eine kürzlich durchgeführte Umfrage von Bonusly , einer Plattform für Mitarbeiterprämien, ergab, dass fast die Hälfte der Befragten einen Arbeitsplatz verließ, an dem sie sich nicht geschätzt fühlten. Achten Sie nur darauf, dass Sie das Lob gleichmäßig verteilen, damit jeder seinen Platz im Rampenlicht bekommt. 🤩
Lösen Sie große Probleme
Trotz aller Bemühungen gibt es in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich Silos zwischen den Abteilungen. Aber Sie kennen ja das Sprichwort: Zwei Köpfe sind besser als einer. Wenn eine Abteilung bei einem Problem nicht weiterkommt, findet sie die Antwort vielleicht in einer anderen Abteilung.
Regelmäßige Mitarbeiterbesprechungen mit der gesamten Organisation bringen Menschen zusammen, die normalerweise nicht zusammenarbeiten. Die Marketingabteilung weiß vielleicht nicht, wie man die Website so einrichtet, dass sie das tut, was sie will, aber ein kurzes Gespräch mit den IT-Mitarbeitern kann das Problem in Sekundenschnelle klären. ⚒️
Menschen zusammenzubringen ist eine gute Sache, vor allem wenn sie alle unterschiedliche Erfahrungen und Talente haben. Wenn möglich, sollten Sie Besprechungen für alle Mitarbeiter so gestalten, dass Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen miteinander kommunizieren können. Man weiß nie, wohin ihre spontanen Gespräche führen werden.
Nutzen Sie Clickup's Kommunikationsmatrix Berichtsvorlage können Sie sich einen umfassenden Überblick darüber verschaffen, welche Teams miteinander verbunden sind und zusammenarbeiten - so können Sie jede Zusammenarbeit optimal nutzen.
Halten Sie Ihre Teammitglieder auf dem Laufenden über Aufgaben, Zuständigkeiten, Fristen und vieles mehr mit der ClickUp Communication Matrix Report Template
Projektbeteiligung gewinnen
Besprechungen mit allen Beteiligten geben Ihrem Team ein gutes Gefühl, aber sie haben auch einen arbeitsbezogenen Zweck. Die Beteiligung ist ein wesentlicher Bestandteil für projektleitung wenn Sie also versuchen, Ihr Team (und Ihren Chef) von einer neuen Initiative zu überzeugen, ist dies der richtige Zeitpunkt, um die Zustimmung aller Teammitglieder zu gewinnen.
Wenn Sie sich für eine kühne Neuausrichtung entschieden haben, sind Besprechungen mit allen Mitarbeitern der richtige Zeitpunkt, um die Gründe für die Veränderung zu erläutern, zu erklären, warum sie eine gute Sache ist und was die Mitarbeiter in Zukunft erwarten können.
Ziel ist es, die Ängste Ihres Teams zu zerstreuen und gleichzeitig die Ausrichtung auf Ihre Unternehmensziele in effektiven Betriebsversammlungen zu fördern. ✨
Offene Kommunikation und Zusammenarbeit fördern
In einem Unternehmen geschieht nichts im luftleeren Raum. Sie müssen die Zusammenarbeit im Team fördern nicht nur in Ihrer Abteilung, sondern im gesamten Unternehmen. Offene Kommunikation ist der beste Weg, um Vertrauen aufzubauen und Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, sich mehr zu öffnen.
Verwenden Sie ClickUp Whiteboards, um Aufgaben zuzuweisen, Empfänger zu markieren und alles, was Sie für den Start Ihrer nächsten Zusammenarbeit benötigen
Nutzen Sie dies als Gelegenheit zum offenen Austausch:
- Geschäftliche Updates
- Team-Updates
- Neuigkeiten im Unternehmen
Wenn Sie offen und ehrlich zu Ihren Mitarbeitern sind, werden diese im Gegenzug auch offen und ehrlich zu Ihnen sein. Anstatt Informationen in einer Abteilung oder nur zwischen Managern zu isolieren, werden Informationen bei All-Hands-Meetings mit dem gesamten Unternehmen in einem Forum geteilt, das die Transparenz fördert.
Tipps für All Hands Meetings für virtuelle Teams
Auch wenn die Grundprinzipien von All-Hands-Meetings in einer virtuellen Umgebung unverändert bleiben, erfordert die Durchführung eines virtuellen All-Hands-Meetings doch einige Anpassungen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihr All-Hands-Meeting Ihre virtuellen Teams effektiv einbindet:
- Wählen Sie den richtigenSoftware für Konferenzschaltungen: Wählen Sie eine zuverlässigeplattform für virtuelle Konferenzen die für die Größe Ihres Teams geeignet ist und sich gut mit anderen von Ihnen verwendeten Tools integrieren lässt. Achten Sie darauf, dass die Plattform Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Nebenräume und die Möglichkeit zur Aufzeichnung der Besprechung für diejenigen bietet, die nicht live dabei sein können.
- Testläufe vor dem Meeting: Führen Sie mit Ihrem IT-Team einen Testlauf durch, um mögliche technische Probleme zu beheben. Wenn Sie sicherstellen, dass Audio- und visuelle Elemente einwandfrei funktionieren, kann sich das Meeting auf den Inhalt und nicht auf technische Probleme konzentrieren.
- Binden Sie Ihr Publikum ein: Virtuelle Meetings können für die Teilnehmer schnell zu einer passiven Erfahrung werden. Integrieren Sie interaktive Elemente wie Umfragen, Frage- und Antwortrunden und Diskussionen in kleinen Gruppen, um Ihr Team zu beteiligen. Ziehen Sie den Einsatz von Tools in Betracht, die sich in Ihre Meeting-Plattform integrieren lassen.
- Visuelle Elemente und Präsentationen: Verwenden Sie visuelle Elemente und prägnante Folien, um Ihre Aussagen zu verdeutlichen und die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer zu erhalten. Eine gut gestaltete Präsentation kann den Erfolg einer Besprechung erheblich steigernerlebnis eines virtuellen Meetings.
- Klare Tagesordnung und Zeitmanagement: Da virtuelle Meetings die Aufmerksamkeitsspanne strapazieren können, sollten Sie die Tagesordnung straff halten und Zeit für Pausen einplanen, vor allem, wenn das Meeting langwierig ist. Geben Sie die Tagesordnung im Voraus bekannt, damit sich die Teilnehmer darauf vorbereiten können.
- Ermutigen Sie zur Teilnahme: Machen Sie deutlich, dass die Beiträge aller Teammitglieder wertvoll sind. Ermutigen Sie das Team zu Fragen und Kommentaren, um einen zweiseitigen Dialog zu fördern und sicherzustellen, dass sich jeder gehört und wertgeschätzt fühlt.
- Nachbereitung: Geben Sie nach der Sitzung eine Zusammenfassung der Diskussion heraus,aktionspunkteund die Aufzeichnung mit Ihrem Team. Dadurch werden nicht nur die behandelten Inhalte vertieft, sondern auch alle Beteiligten über die nächsten Schritte auf dem Laufenden gehalten, insbesondere diejenigen, die nicht live an der Sitzung teilnehmen konnten.
Indem Sie Ihre Vorgehensweise an das virtuelle Format anpassen, können Sie die Effektivität Ihrer Besprechungen aufrechterhalten und dafür sorgen, dass Ihr Team miteinander verbunden, informiert und motiviert bleibt, egal wo es sich befindet.
Bessere unternehmensweite Besprechungen in kürzerer Zeit planen
All-Hands-Meetings bieten die seltene Gelegenheit, dass alle Mitarbeiter zur selben Zeit und am selben Ort zusammenkommen. Doch die schiere Anzahl der Teilnehmer lässt den Planungsprozess entmutigend erscheinen.
Mit der richtigen Herangehensweise können Sie jedoch ein hervorragendes All-Hands-Meeting planen, auf das sich Ihr Team regelrecht freut.
Jeder kann eine Besprechung planen, und mit einem tool zum Verfolgen von Besprechungsprotokollen aber es braucht einen echten Profi, um eine hervorragende Betriebsversammlung zu planen. Beschleunigen Sie den Planungsprozess und lassen Sie mit dem richtigen System nichts unversucht.
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