Meetings sind am Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung und machen etwa 15 % der gesamten Arbeitszeit eines Unternehmens aus. Das entspricht fast einem ganzen Arbeitstag!
Ohne zuverlässige Software zur Nachverfolgung von Meeting-Protokollen können Teams den Überblick über wichtige Unterhaltungen verlieren. Indem Sie die Ereignisse in diesen Meetings genau festhalten, investieren Sie in die zukünftige Gesundheit, Funktionalität und Effektivität Ihres Teams.
Dennoch bleibt die große Frage: Wie schreibt man ein Protokoll beim Meeting richtig? Hier kommen wir ins Spiel! 💪🏼
Am Ende dieses Beitrags werden Sie genau wissen, wie Sie Meeting-Protokolle verfassen und dabei Zeit und Aufwand sparen können. Außerdem geben wir Ihnen einige anpassbare und kostenlose Vorlagen für Meeting-Protokolle für Word, Excel, PDF und ClickUp frei, damit Ihr Team immer auf dem Laufenden bleibt.
Setzen Sie Ihre Blaulichtbrille auf, öffnen Sie Ihren digitalen Notepad und machen Sie mit!
Was sind Meeting-Protokolle und warum brauchen Sie sie?
Besprechungsprotokolle (auch als Minutes of Meeting, Meeting Notes oder MOM bezeichnet) bieten eine schriftliche Dokumentation der Ereignisse während eines Meetings, sodass alle Beteiligten – unabhängig davon, ob sie anwesend waren oder nicht – über eine klare Aufzeichnung verfügen.
Sie sind großartige Tools für Organisationen, die sich regelmäßig zu Ereignissen, Updates oder Check-ins treffen. Richtig eingesetzt, dienen sie als Fenster zu vergangenen Diskussionen, helfen Ihnen, Ideen erneut zu überdenken und erleichtern die Problemlösung.
Protokolle und Aktionspunkte aus Meetings bieten Vorgesetzten eine schnelle Möglichkeit, sich über wichtige Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Wenn ein Mitglied die Einladung verpasst hat, kann es das Protokoll einsehen und sich bei weiteren Fragen oder Anmerkungen an die zuständige Person wenden.
Unsere bevorzugte Anwendung ist jedoch die Anerkennung des Teams. Wenn ein Client Ihre Leistung bei einem Projekt lobt, kommt das ins Protokoll! Wer liebt nicht eine gesunde Teammoral? 👏
Das Verfassen effektiver Protokolle der Meetings garantiert, dass alle rechtzeitig Zugang zu wichtigen Informationen haben, und verhindert, dass Mitarbeiter aufgrund von Urlaubstage zu wenig Informationen erhalten. 💞
Bonus: Meeting-Rhythmus für Remote-Teams
Was sollten Sie in ein Protokoll des Meetings aufnehmen?
Wie Sie ein Meeting-Protokoll verfassen, hängt von den Anforderungen Ihres Teams, Ihrer Branche oder Ihrem Produkt ab, aber alle Protokolle sollten einige wichtige Informationen enthalten:
- Titel und Thema des Meetings
- Datum und Uhrzeit
- Aufzeichnung der Teilnehmer (Name, Titel und Organisation)
- A meeting agenda/Taktung
- Eine kurze Zusammenfassung jedes Elements der Diskussion
- Wichtige Entscheidungen und Aktionselemente
- Das Datum des nächsten Meetings
Einige Abschnitte sind länger als andere. Der Titel, das Datum und die Uhrzeit sollten nicht mehr als eine Zeile einnehmen, während die Zusammenfassung der Tagesordnung mehrere Absätze umfassen kann. Die Teilnehmer und Aktionspunkte sollten in Form von prägnanten Listen aufgeführt werden.
Jeder Abschnitt sollte mit der Tagesordnung des Meetings übereinstimmen. Dies hilft dem Leser, die Reihenfolge der Ereignisse zu verstehen und leicht zu einem bestimmten Punkt zu navigieren!
Betrachten Sie Ihre Meeting-Protokolle als eine Art Zusammenfassung des Meetings – sie sind leicht verständlich, vermitteln Ihnen aber dennoch einen vollständigen Überblick!
Wenn zusätzliche Elemente behandelt werden, die nicht auf der Tagesordnung standen, können Sie einen neuen Abschnitt erstellen oder einen anderen als „offene Diskussion” oder „sonstiges” kennzeichnen, um anzuzeigen, dass ein Problem aufkam, das ursprünglich nicht im Plan war.
Die Erfassung aller dieser Informationen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Notizen umfassend und vollständig sind. Deshalb sollten Sie immer mit einer Vorlage für Protokolle von Meetings beginnen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. 🤓
Wie schreibt man umsetzbare Protokolle der Meetings?
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verfassen effektiver Meeting-Protokolle für vielbeschäftigte Büroangestellte, die Zeit und Aufwand sparen möchten:
Schritt 1: Vorbereitung vor dem Meeting
- Verwenden Sie eine strukturierte Vorlage, um das Notieren zu beschleunigen.
- Überprüfen Sie die Tagesordnung des Meetings, um wichtige Diskussionspunkte vorwegzunehmen.
- Identifizieren Sie die Teilnehmer und ihre Rollen (z. B. Moderator, Protokollführer).
Schritt 2: Erfassen Sie wichtige Informationen effizient
Achten Sie darauf, wichtige Details in Notizen zu erfassen, wie zum Beispiel:
- Meeting-Details: Datum, Uhrzeit, Teilnehmer und Zweck
- Getroffene Entscheidungen: Fassen Sie die Schlüsselpunkte zusammen, nicht jede Diskussion.
- Maßnahmen: Legen Sie klar fest, was zu erledigen ist, wer dafür verantwortlich ist und welche Fristen gelten.
Verwenden Sie kurze, klare Sätze und vermeiden Sie unnötige Details.
Schritt 3: Formatieren Sie das Meeting-Protokoll für schnelles Überfliegen
Genau wie Sie haben auch andere viel zu tun, halten Sie Ihre Protokolle daher kurz und übersichtlich.
- Verwenden Sie fettgedruckte Kopfzeilen, um Abschnitte zu trennen (z. B. „Entscheidungen“, „Nächste Schritte“).
- Nummerieren oder stichpunktartig aufführen Sie jedes Element, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
- Markieren Sie dringende Aufgaben oder Termine fett oder in Farbe.
- Fügen Sie für jedes Element einen Verantwortlichen hinzu.
Schritt 4: Überprüfen und freigeben Sie das Protokoll umgehend
Überprüfen Sie Ihre Meeting-Notizen auf Richtigkeit und Vollständigkeit und senden Sie sie an alle Meeting-Teilnehmer, solange die Diskussionen noch frisch sind.
Verwenden Sie ein Kollaborationstool wie ClickUp Docs, um bei Bedarf einfach darauf zugreifen und Aktualisierungen vornehmen zu können.
Schritt 5: Nachverfolgung von Aktionselementen
Um sicherzustellen, dass Aktionspunkte nachverfolgt und abgeschlossen werden, richten Sie Kalendererinnerungen für wichtige Termine ein, die im Protokoll vermerkt sind.
Sprechen Sie sich vor dem nächsten Meeting mit den verantwortlichen Teammitgliedern ab und aktualisieren Sie das vorherige Protokoll, um den Fortschritt bei den Aktionspunkten widerzuspiegeln.
Bonus: KI-Generatoren für Meeting-Protokolle!
Was ist eine Vorlage für Protokolle von Meetings?
Eine Vorlage für Meeting-Protokolle ist ein vorformatiertes Dokument, das alles enthält, was Sie für die Erstellung aussagekräftiger Protokolle benötigen. Mit der richtigen MoM-Vorlage können Sie wichtige Informationen wie die Teilnehmer, den Beginn und das Ende des Meetings, die wichtigsten Punkte und vieles mehr hinzufügen.
Außerdem lassen sich die Vorlagen für Meeting-Protokolle mit verschiedenen Dokumenten-Kollaborationsprogrammen verwenden, sodass Sie sie bearbeiten, benutzerdefiniert anpassen und für zukünftige Meetings wiederverwenden können.
11 kostenlose Vorlagen und Beispiele für Meeting-Protokolle
Um Ihnen zu helfen, rechtzeitig vor Ihrer nächsten Brainstorming-Sitzung die passende Vorlage zu finden, nutzen Sie diese Liste unserer bevorzugten Vorlagen für verschiedene Editoren wie Word, Excel, PDF und ClickUp. Sie finden detaillierte Beschreibungen der Vorlagen und Übersichten über die Features und können jede Vorlage direkt aus diesem Artikel heraus aufrufen!
1. Vorlage für Protokolle von Meetings von ClickUp
Mit der Vorlage für Besprechungsprotokolle von ClickUp ist es einfacher denn je, alle wichtigen Details eines Meetings in einem einseitigen ClickUp-Dokument festzuhalten, das für die Bearbeitung freigegeben, geteilt und für zukünftige Meetings kopiert werden kann.
Diese Vorlage ist vorformatiert und enthält separate Abschnitte für allgemeine Informationen, Ihre Agenda für Meetings, Aktualisierungen, Ankündigungen und mehr. Sie ist außerdem sehr anschaulich und verfügt über anpassbare Gestaltungsfeatures, mit denen Sie Checklisten, Tabellen, Medien, Daten und mehr hinzufügen können, damit die Mitglieder das Protokoll schnell verstehen können.
Diese anfängerfreundliche Vorlage deckt alle Ihre Anforderungen ab, insbesondere für routinemäßige Meetings mit dem Team. Sie ist ein hervorragender Ausgangspunkt für alle, die noch keine Erfahrung mit dem Verfassen von Besprechungsprotokollen haben! Wenn Sie nach einer einfachen, aber umfassenden Struktur suchen, die eine effiziente Organisation ermöglicht – unabhängig von der Art des Meetings –, ist diese Dokument-Vorlage genau das Richtige für Sie.
Ideal für: Alle, die ein einfaches einseitiges Format für Protokolle von Meetings wünschen.
2. Vorlage für Protokolle von Meetings von ClickUp
Die Vorlage für Besprechungsprotokolle von ClickUp ist nicht nur anfängerfreundlich, leicht benutzerdefiniert und umfassend, sondern auch in das leistungsstarke und kollaborative Docs-Feature von ClickUp integriert, mit dem Sie gemeinsam mit Ihrem Team in Echtzeit bearbeiten können.
Fassen Sie die wichtigen Details Ihrer Meetings zusammen, darunter Teilnehmer, Aktionselemente und Verknüpfungen zu zusätzlichen Ressourcen. Organisieren Sie diese bequem als separate Unterseiten innerhalb Ihres Dokuments.
Fügen Sie Emojis, Bilder, Formatierungen und Stiloptionen hinzu, um Ihre Notizen sofort zu strukturieren und Ihre Texte hervorzuheben. Außerdem können Sie Ihr Dokument sofort über eine URL freigeben oder es als Anhang an Ihre Aufgabe anhängen, um jederzeit darauf zugreifen zu können.
Sie können diese Rahmenvorlage auch verwenden, um wichtige Erkenntnisse, Ergebnisse für Stakeholder und Aufgaben für bestimmte Teammitglieder zur Nachverfolgung der aufgeführten Aktionspunkte zu verwenden. Diese Vorlage ist die perfekte Ressource, um alle auf dem Laufenden zu halten, zu motivieren und buchstäblich auf den gleichen Stand zu bringen.
Ideal für: Teams, die gemeinsam ein Protokoll für ein Meeting erstellen möchten.
3. Vorlage für Meeting-Protokolle (MoM) von ClickUp
Die Vorlage „Minutes of Meeting (MoM) “ von ClickUp verfolgt einen etwas anderen organisatorischen Ansatz für Ihre Protokolle und wendet eine vorgefertigte Aufgabe auf Ihren Arbeitsbereich an. Dies vereinfacht und standardisiert den traditionellen Prozess der Notizenerstellung, indem wiederkehrende Details und Aktionspunkte in einer interaktiven Liste strukturiert werden.
In dieser Aufgabe finden Sie in der Aufgabenbeschreibung eine Einführungsanleitung mit einer schrittweisen Erklärung zur Verwendung der Vorlage. Außerdem haben Sie Zugriff auf mehrere Hilfedokumente, um die anderen wichtigen Features von ClickUp optimal zu nutzen, darunter Unteraufgaben, Benutzerdefinierte Felder, Checklisten und vieles mehr.
Diese Vorlage füllt automatisch vier Unteraufgaben aus, um die Nachverfolgung der Anwesenheit durchzuführen, die Tagesordnungspunkte für das nächste Meeting zu erfassen, aktuelle Probleme anzusprechen und die Tagesordnung für diese Woche anzuzeigen. Um sicherzustellen, dass alle Elemente behandelt wurden, kann der Protokollführer die Checkliste für die Nachbesprechung verwenden, um anhand der Ziele zu beurteilen, ob das Meeting einen Erfolg hatte.
Ideal für: Teams, die ein vorstrukturiertes Format für Protokolle zu Meetings benötigen, das ihnen die ganze Arbeit abnimmt.
4. Vorlage für Protokolle von Board-Meetings von ClickUp
ClickUp bietet unzählige Vorlagen, die den Anforderungen aller Arten von Teams beim Verfassen ihrer Meetings-Protokolle gerecht werden! Angefangen mit der Vorlage für Protokolle von Board-Sitzungen von ClickUp.
Wie die anderen Vorlagen in diesem Leitfaden ermöglicht Ihnen diese Doc-Vorlage für Meeting-Protokolle, alle Teilnehmer sowie die Tagesordnung und die Aktionspunkte zu erfassen und zu kennzeichnen. Möglicherweise hat Ihr Board jedoch spezifische Erwartungen, die von Ihren üblichen Meetings abweichen, und diese Vorlage berücksichtigt dies – so haben Sie auch die Möglichkeit, die Ergebnisse der Abstimmungen für jedes Element zu erfassen und allgemeine Meeting-Notizen zu machen.
Über die Schaltfläche „Dokument freigeben“ in ClickUp können Sie das Dokument außerdem schnell mit allen anderen wichtigen Beteiligten freigeben!
Ideal für: Protokollierung und Abstimmungsergebnisse bei formellen Board-Meetings und Hauptversammlungen.
5. Vorlage für Protokolle von Projektmanagement-Meetings von ClickUp
Die Vorlage für Projektmanagement-Meeting-Protokolle von ClickUp hilft Ihnen dabei, das Beste aus Ihren Projektmanagement-Meetings herauszuholen, dank einer vollständigen Liste von Elementen in einer anpassbaren ClickUp Aufgabe.
Sie können diese Vorlage bereits vor Ihrer Projekt-Kickoff-Sitzung verwenden. Sie enthält spezielle Abschnitte für hilfreiche Links, Details zum Meeting, Tagesordnung und Mitglieder des Projektteams – alles aus der umfassenden Aufgabenbeschreibung.
Ein weiterer Abschnitt befasst sich mit der Überprüfung des Projektzeitplans, in dem fertiggestellte Arbeiten, für die Zukunft geplante Arbeiten und sonstige Notizen aufgeführt werden. Darüber hinaus können Sie mithilfe eines der sechs Benutzerdefinierten Felder in dieser Vorlage verschiedene Risiken und Probleme auflisten, die sich negativ auf jedes Projekt auswirken könnten.
Von dort aus können Sie den Fortschritt Ihres Projekts nach dem Meeting mit fünf vorgefertigten Unteraufgaben überwachen, um sicherzustellen, dass:
- Alle Mitglieder haben Zugriff auf die richtigen tools.
- Die Kostenaufschlüsselungen werden dem Qualitätsteam zugewiesen.
- KPI-Dashboards sind vorhanden
Und noch mehr! Wenn Sie eine umfassende Vorlage für Protokolle der Meetings im Projektmanagement benötigen, werden Sie kaum eine bessere Vorlage als diese finden.
Ideal für: Projektmanager, die in Meetings zum Projekt detaillierte Notizen machen und diese anschließend den Team-Mitgliedern freigeben möchten.
6. Vorlage für Notizen zum Meeting von ClickUp
Die Vorlage für Meeting-Notizen von ClickUp ist die perfekte, schlichte Vorlage für Meeting-Notizen, um die Details Ihres Meetings zu organisieren und die Mitglieder des Teams auf dem Laufenden zu halten.
Diese Vorlage enthält folgende Abschnitte:
- Datum, Uhrzeit und Tagesordnung des Meetings
- Link zur Aufzeichnung des Meetings
- Schlüsseln und Zusammenfassung
- Maßnahmen.
Zusammen hilft Ihnen diese einseitige Vorlage dabei, grundlegende Notizen zu machen, die andere Meeting-Unterlagen ergänzen können – einschließlich des Protokolls!
Ideal für: Das Erstellen grundlegender Notizen und Aktionspunkte während eines Teams-Meetings.
7. Wiederkehrende Meeting-Notizen von ClickUp
Eine weitere Vorlage, die beim Notieren während Meetings helfen kann, ist „Recurring Meeting Notes” von ClickUp.
Mit diesem Dokument können Sie alle Tagesordnungspunkte verwalten, Listen mit To-do-Aufgaben erstellen, Ihre Erinnerungen an frühere Meetings mit einer allgemeinen Übersicht auffrischen und den Team-Mitgliedern verschiedene Aktionspunkte zuweisen.
Natürlich können Sie auch Details wie das Datum vergangener, aktueller und zukünftiger Meetings, den konkreten Zweck des Meetings, Teilnehmer und Abwesende angeben. Geben Sie außerdem an, ob die Anzahl der Teilnehmer die Beschlussfähigkeit für jedes wiederkehrende Meeting erfüllt.
Ideal für: Notizen in wiederkehrenden Meetings und Nachverfolgung des Fortschritts in jeder einzelnen Besprechung.
8. Vorlage „Meeting Tracker“ von ClickUp
Sie suchen nach einer Lösung für die Nachverfolgung von Meetings von Anfang bis Ende? Fügen Sie die Vorlage „Meeting Tracker“ von ClickUp zu Ihrem Arbeitsbereich hinzu! Diese detaillierte Vorlage enthält alle Informationen in einer umfassenden und umsetzbaren Liste, mit der Sie Aktionspunkte planen, vorbereiten und verwalten können.
Die Vorlage kann zur Nachverfolgung aller Arten von Meetings und Projekten verwendet werden, von Einzelgesprächen und vierteljährlichen Geschäftsbesprechungen bis hin zu Geburtstagsfeiern und anderen nicht-traditionellen Geschäftsmetings.
Die Vorlage enthält viele Komponenten, die Sie bei allen Aspekten der Nachverfolgung von Meetings unterstützen, darunter drei Status, acht Benutzerdefinierte Felder und vier Ansichtstypen.
Ideal für: Alle, die eine vielseitige Vorlage suchen, die sich für verschiedene Arten von Meetings eignet.
9. Vorlage für Meeting-Protokolle für Excel
ClickUp ist zwar eine großartige Lösung, um alle Meeting-Dokumente an einem einzigen Speicherort mit optimaler Teilbarkeit und anderen Features zu speichern, aber wenn Ihr Unternehmen bereits in Microsoft-Produkte investiert hat, möchten Sie vielleicht eine Excel-Alternative verwenden.
Diese Liste für die Nachverfolgung von Meeting-Protokollen ist eine einfache Tabellenvorlage, mit der Sie Details aus Meetings der Geschäftsleitung festhalten können.
Diese Excel-Vorlage für Meeting-Protokolle verwendet ein einfaches Layout mit mehreren Spalten zur Nachverfolgung aller Meeting-Details. Fügen Sie Informationen wie Beschreibungen von Aufgaben, Mitarbeitern, Fälligkeitsdaten, erforderlichen Ressourcen und Status-Berichten der Führungskräfte hinzu.
Ideal für: Organisatoren von Meetings, die ihre Meeting-Notizen lieber in einem einfachen Excel-Dokument festhalten möchten.
10. Vorlage für Protokolle der Meetings für Microsoft Word
Wenn Sie regelmäßig mit Microsoft Word arbeiten, kann es für Sie von Vorteil sein, Meeting-Protokolle in Word zu erstellen, da Microsoft eine Reihe von Vorlagen für Protokolle anbietet. Sie finden zahlreiche anpassbare Dokumentvorlagen für alle Arten von Meetings, darunter Verwaltungs-Meetings, Elternbeiratssitzungen und diese klassische Vorlage für allgemeine Teambesprechungen.
Sie finden keine passende Vorlage für Word? Mit Microsoft können Sie auch Dokumente von Grund auf neu erstellen.
Ideal für: Microsoft Word-Benutzer, die eine einfache Vorlage für Notizen zum Meeting für dieselbe Plattform benötigen.
11. Vorlage für formelle Meeting-Protokolle im PDF-Format
Bestimmte Arten von formellen Meetings oder Versammlungen, wie Board-Sitzungen, Hauptversammlungen oder Generalversammlungen, erfordern die Erstellung sehr detaillierter Protokolle.
Diese Vorlage für formelle Meeting-Notizen enthält spezielle Abschnitte für die Erfassung von Informationen wie die Feststellung der Beschlussfähigkeit, die Genehmigung des Protokolls der letzten Besprechung, eine Liste von Zusammenfassungen der Diskussionspunkte usw. Sie trägt dazu bei, dass die Diskussionen in solchen großen Versammlungen nicht aus dem Ruder laufen.
Ideal für: Dokumentation und Freigabe von Protokollen formeller Meetings mit einer großen Teilnehmerzahl.
Was macht eine gute Vorlage für Protokolle von Meetings aus?
Eine effektive Vorlage für Meeting-Protokolle bietet Ihnen alle notwendigen Tools, um die Ereignisse eines Meetings angemessen zu dokumentieren. Mit dieser Vorlage sollten Sie in der Lage sein, alle Meeting-Details in einem ansprechenden, leicht zugänglichen Format zu organisieren, das jeder verstehen kann.
Bevor Sie jedoch damit beginnen, Ihre eigene Vorlage von Grund auf neu zu erstellen oder in die erste Vorlage zu investieren, die Ihnen bei Ihrer Suche angezeigt wird, sollten Sie einige wichtige Features beachten, die eine effiziente Vorlage für Meeting-Protokolle aufweisen sollte:
- Features für die Zusammenarbeit, um gemeinsam zu bearbeiten, zu kommentieren und Arbeit innerhalb des Teams zu delegieren.
- Flexible Freigabeoptionen und Berechtigungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf Ihre Protokolle haben.
- Intuitive und umfangreiche Formatierungsoptionen für die richtige Gestaltung Ihrer Meeting-Protokolle
- Die Möglichkeit, andere Dateien, Medien, Links und Bilder in Ihr Dokument einzubetten
Die besten Vorlagen für Meeting-Notizen sind mit Ihrem bevorzugten Tool für die Dokumentenbearbeitung kompatibel oder darin integriert. So können Sie Ihre Vorlage in Ihre anderen Tools für Meetings oder sogar in Ihre virtuelle Besprechungsplattform integrieren! In diesem Fall ist es ein weiterer großer Vorteil, wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Meeting-Vorlage mit Ihrer Technologieausstattung kompatibel ist.
Diese Elemente sorgen dafür, dass jedes Meeting lohnenswert ist und alle Teilnehmer die benötigten Informationen mitnehmen.
Lesen Sie auch: So hinterlassen Sie einen guten Eindruck bei Ihrem Projekt-Auftakt-Meeting
Best Practices für das Verfassen von Meeting-Protokollen
Die Art und Weise, wie Sie Meeting-Protokolle erstellen, hängt von Ihrem Schreibstil und Ihrer Fähigkeit ab, Notizen schnell zu erfassen. Sie müssen sich jedoch nicht von Anfang an um Geschwindigkeit sorgen. Mit ein wenig Zeit und Erfahrung werden Sie einen Rhythmus entwickeln, um die richtigen Informationen zu erfassen.
Hier sind einige Erinnerungen, die Ihnen dabei helfen, die besten Protokolle der Meetings aller Zeiten zu erstellen:
Weisen Sie die Rolle des Protokollführers einer bestimmten Person zu.
Notizen und Protokolle sind unterschiedlich – und müssen auch so behandelt werden! Während Meeting-Notizen formell oder informell sein können, enthalten MoM einen Standardsatz an Praktiken und Informationen.
Manchmal beauftragen Meetingplaner Moderatoren damit, Notizen während eines Meetings zu machen, und bitten dieselbe Person später, anhand dieser Notizen ein Protokoll zu erstellen. In anderen Fällen verwendet der Meetingplaner diese Begriffe sogar synonym! Dadurch opfern Sie jedoch wahrscheinlich die Konsistenz und Qualität Ihrer Protokolle.
Wenn Sie dem Protokollführer zu viel Verantwortung auferlegen, kann dies zu weniger umfassenden Notizen oder Lücken in Teilen des Protokolls des Meetings führen. Indem Sie eine Person mit beiden Aufgaben überlasten, beeinträchtigen Sie möglicherweise ihre Fähigkeit, beide Aufgaben erfolgreich zu erledigen.
Wenn Sie also für das Protokoll verantwortlich sind, widmen Sie sich dieser Aufgabe zu 100 %.
Erzählen Sie die Geschichte so effizient wie möglich
Halten Sie sich an die wichtigen Punkte.
Anstatt sich mit jedem kleinen Detail aufzuhalten, konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Elemente und überlassen Sie es dem Leser, Fragen zu stellen. Ihr Protokoll wird ihn an die richtige Person weiterleiten, an die er sich wenden kann. 🙂
Wenn in einem Meeting ein Problem angesprochen wird, sollten Sie Folgendes dokumentieren:
- Das zu lösende Problem oder die zu bewältigende Herausforderung
- Die Ideen, die als Lösungen in Betracht gezogen werden
- Der vereinbarte Weg in die Zukunft
- Wann Sie mit einer Lösung des Problems rechnen können
Zusätzliche Informationen können den Leser ablenken und das Protokoll schwerer verständlich machen. Es ist besser, nur die wichtigsten Punkte aufzunehmen.
Bereinigen Sie das Protokoll, bevor Sie es freigeben.
Glauben Sie mir, Sie werden Ihre rohen Notizen vom Meeting nicht ohne umfangreiche Bearbeitung freigeben wollen. Verwenden Sie stattdessen Ihren ersten Entwurf als Grundlage für die Strukturierung Ihres endgültigen Entwurfs. Während der Bearbeitung werden Sie die Notizen zu einer zusammenhängenden Erzählung zusammenfassen, die der einheitlichen Protokollstruktur Ihres Teams entspricht.
Konzentrieren Sie sich während des Meetings auf die Informationen. Machen Sie sich keine Gedanken über die Organisation Ihrer Notizen, bis Sie bereit sind, diese zu bearbeiten – dann nimmt das Protokoll Form an!
Das erneute Lesen und Umschreiben der Notizen hilft Ihnen, sich besser an die Diskussion zu erinnern, und gibt Ihnen eine neue Perspektive auf jedes Thema.
Außerdem sollten die Protokolle der Meetings bearbeitet, Korrektur gelesen und frei von Fehlern sein. Tippfehler lenken die Aufmerksamkeit des Lesers von den eigentlichen Themen ab und wirken, ehrlich gesagt, einfach unprofessionell.
Überprüfen Sie Ihre Arbeit, überprüfen Sie sie noch einmal und lassen Sie sie von jemand anderem überprüfen. Beseitigen Sie Fehler und lassen Sie den Leser sich auf den Inhalt konzentrieren.
Profi-Tipp: Verlassen Sie sich bei dieser Aufgabe nicht auf den guten alten Stift und Papier, sondern versuchen Sie, strukturierte Notizen in einem digitalen Notepad zu machen!
Tools wie ClickUp's Notepad und Chrome-Erweiterung bieten eine schnelle und intuitive Lösung für schnelle Notizen. Fügen Sie sofort Formatierungen und Stile mit Rich-Text-Bearbeitung hinzu, um Ihre Notizen noch während des Meetings zu vervollständigen.
Stellen Sie immer, immer, immer Fragen
Der Hauptzweck der Aufnahme der Notizen zu einem Meeting besteht darin, zu vermitteln, was geschehen ist.
Konsultieren Sie Ihre Notizen oder die Aufzeichnung des Meetings, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen freigeben. Erledigen Sie alles, um die Zuverlässigkeit des Protokolls zu überprüfen.
Überlassen Sie nichts dem Zufall! Wenn Notizen oder Kommentare unklar erscheinen, wenden Sie sich nach Möglichkeit an die betreffende Person, um Klarheit zu schaffen. Das Wichtigste ist, dass Sie die Fakten für diejenigen richtigstellen, die nicht teilnehmen konnten oder eine Auffrischung benötigen. Genauigkeit geht vor Geschwindigkeit!
Verantwortlichkeit beginnt mit den Aktionselementen
Ihre Aktionspunkte werden einer der kürzesten Bestandteile Ihrer Meeting-Notizen sein, aber möglicherweise das wichtigste Element!
In diesem Abschnitt halten Sie die nächsten Schritte zur Lösung der während des Meetings angesprochenen Probleme fest. Deshalb sollte jedes Element einige konkrete Details enthalten:
- Die zu treffende Entscheidung oder zu ergreifende Maßnahme
- Wer ist für das Abschließen der Aufgabe verantwortlich?
- Wann es fertiggestellt sein sollte, d. h. ein Fälligkeitsdatum
So fördert eine Software für Meeting-Protokolle die Verantwortlichkeit und hilft den Teilnehmern bei der Nachverfolgung von Aufgaben. Unser Vorschlag? Erstellen Sie Ihre Protokolle in einem dynamischen Dokumententool, mit dem Sie Kommentare hinzufügen und Ihren Texten zuweisen können.
Lesen Sie auch: Die besten kostenlosen Vorlagen für Notizen in Google Docs, Word und ClickUp
Mit ClickUp Meetings effektiver gestalten
📮Einblick: 37 % der Mitarbeiter versenden Follow-up-Notizen oder Protokolle von Meetings, um Aktionspunkte zu verfolgen, aber 36 % verlassen sich weiterhin auf andere, fragmentierte Methoden. Ohne ein einheitliches System zur Erfassung von Entscheidungen können wichtige Erkenntnisse, die Sie benötigen, in Chats, E-Mails oder Dokumenten untergehen. Mit ClickUp können Sie Unterhaltungen sofort in umsetzbare Aufgaben für alle Ihre Aufgaben, Chats und Dokumente umwandeln – so stellen Sie sicher, dass nichts übersehen wird.
Mit einem speziellen Tool für das Meeting-Management wie ClickUp können Sie Ihre Tagesordnung, Notizen und Aktionspunkte an einem zentralen Ort zusammenfassen. Dank integrierter Tools für Meeting-Notizen, Aufgabenverteilung und Features zur Nachverfolgung des Fortschritts können Sie Terminüberschreitungen und vergessene Nachfassaktionen vermeiden.
- Sorgen Sie für gut organisierte Meetings, indem Sie Planungstools wie die Kalender-Ansicht von ClickUp verwenden. Durch die Integration mit Google Kalender müssen Sie nicht zwischen verschiedenen Plattformen wechseln und können Meeting-Termine verwalten, rechtzeitig Erinnerungen versenden und für Klarheit bei Tagesordnungen und Zeitaufteilungen sorgen.
- KI-Tools können das Notieren von Notizen optimieren, indem sie Besprechungsprotokolle transkribieren, wichtige Diskussionen zusammenfassen und Aktionspunkte identifizieren. ClickUp Brain beispielsweise automatisiert diese Aufgaben, spart Zeit und verbessert die Genauigkeit – insbesondere bei schnelllebigen oder virtuellen Meetings.
- Mit ClickUp Clips können Sie sogar Bildschirmaufnahmen Ihrer virtuellen Meetings und wichtige Punkte festhalten, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben.
- Die sofortige Zuweisung von Aufgaben an die richtigen Mitglieder des Teams während der Besprechungen verbessert die Verantwortlichkeit und die Nachverfolgung. Die Aufgabenverwaltungsfunktionen von ClickUp integrieren die Zuweisung von Aufgaben in die Notizenerstellung, vereinfachen diesen Prozess und stellen sicher, dass nichts übersehen wird.
Weiterlesen: Die besten Softwarelösungen für das Meeting-Management und die Tagesplanerstellung
Planen Sie wirkungsvolle Meetings mit den richtigen tools
Strukturierte Protokolle der Meetings erleichtern die Nachverfolgung von Entscheidungen, sorgen für Ordnung und stellen sicher, dass keine wichtigen Details übersehen werden. Die Verwendung von Vorlagen rationalisiert den Prozess und sorgt für eine einheitliche Dokumentation.
Vorlagen können Ihnen zwar viel Zeit sparen, aber sie werden noch wertvoller, wenn Sie sie neben Ihrer anderen Arbeit bearbeiten, aufrufen und verwalten können. Kostenlose Software für Projektmanagement wie ClickUp wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen – und noch viel mehr.
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Haben wir schon erwähnt, dass ClickUp mit über 1.000 anderen tools integriert werden kann? Sogar mit Zoom! All das, um Ihnen die Erstellung von Meeting-Protokollen zu erleichtern. 😇
Und das Beste daran: Diese Features sind völlig kostenlos.
Die Sammlung von ClickUp mit Vorlagen für Besprechungsprotokolle, kollaborativen Dokumenten und leistungsstarken Features für das Besprechungsmanagement ist für jeden kostenlos und dauerhaft zugänglich. Möchten Sie das Steuer übernehmen? Starten Sie jetzt mit ClickUp!
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
1. Wer sollte das Protokoll eines Meetings schreiben?
Idealerweise sollte der Organisator des Meetings oder jemand aus seinem Team das Protokoll aufzeichnen, zusammenfassen und nach dem Meeting allen Teilnehmern freigeben.
2. Warum ist es wichtig, das Protokoll eines Meetings aufzuzeichnen?
Das Protokollieren von Meetings ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung:
- Protokolle dienen als offizielles Dokument, in dem wichtige Diskussionen, Entscheidungen und Aktionspunkte aus dem Meeting festgehalten werden.
- Sie dienen als Referenz für zukünftige Meetings und helfen bei der Nachverfolgung des Fortschritts.
- Diejenigen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, können sich anhand des Protokolls auf dem Laufenden halten.
- Sie sorgen für Kontinuität und verhindern Missverständnisse oder Informationsverluste.
- Sie können verwendet werden, um Sorgfaltspflicht und die Einhaltung von Richtlinien nachzuweisen.
- Sie dienen als Checkliste für Aktionspunkte und helfen Teams dabei, Verpflichtungen nachzukommen.
- Gut dokumentierte Protokolle stellen sicher, dass alle Beteiligten Zugriff auf dieselben Informationen haben.