Das haben wir alle schon erlebt. Wenn Sie Ihr Limit erreicht haben und sich nicht mehr an die nächsten Schritte erinnern können, die Barb in Ihrem letzten virtuellen Sitzung .
Dieses Gefühl trifft Sie wie eine Tonne Ziegelsteine, und zwar immer dann, wenn es am schlimmsten ist, z. B. auf halbem Weg durch eine Präsentation oder gleich nachdem Sie sich mit einem "Was ist da gerade passiert" verabschiedet haben. Glücklicherweise gibt es keinen Grund zur Panik, denn die Lösung ist einfach: Kontrollieren Sie das Sitzungsprotokoll!
Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsplatzes und machen etwa 15 % der Arbeitszeit eines Unternehmens aus gesamten Zeitaufwandes einer Organisation . Das ist fast die Arbeit eines ganzen Tages!
Ohne zuverlässige software zur Erfassung von Sitzungsprotokollen in vielen Fällen verlieren Teams den Überblick über wichtige Gespräche zur Lösung wichtiger Probleme, die das Unternehmen plagen. Indem Sie genau festhalten, was in diesen Besprechungen passiert, investieren Sie in die zukünftige Gesundheit, Funktionalität und Effektivität Ihres Teams.
Dennoch bleibt die große Frage: Wie schreibt man Besprechungsprotokolle richtig? Hier kommen wir ins Spiel! 💪🏼
Am Ende dieses Beitrags haben Sie ein solides Verständnis dafür, wie man Besprechungsprotokolle schreibt und 10 anpassbare Vorlagen für Besprechungsprotokolle für ClickUp, Excel und Word, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten.
Setzen Sie Ihre Blaulichtbrille auf, öffnen Sie Ihren digitalen Notizblock, und folgen Sie uns!
Was sind Sitzungsprotokolle?
Besprechungsprotokolle (auch Besprechungsprotokolle oder MOM genannt) dokumentieren schriftlich, was während einer Besprechung passiert ist, so dass es eine klare Aufzeichnung für alle Beteiligten gibt - unabhängig davon, ob sie teilgenommen haben oder nicht.
Sie sind ein hervorragendes Hilfsmittel für Organisationen, die sich regelmäßig zu Veranstaltungen wie einer projekt-Kickoff-Meeting oder ein Status-Update. Richtig gemacht, dienen sie als Fenster in vergangene Diskussionen und helfen Ihnen, Ideen wieder aufzugreifen und die Problemlösung zu erleichtern.
Die Informationen bieten auch eine schnelle Möglichkeit für Vorgesetzte, sich über wichtige Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Wenn ein Mitglied die Einladung verpasst hat, kann es auf das Protokoll verweisen und sich bei weiteren Fragen oder Kommentaren an die zuständige Person wenden.
Unser persönlicher Favorit ist jedoch die Verwendung von Besprechungsprotokollen für die Anerkennung des Teams. Wenn ein Kunde Ihre Leistung bei einem Projekt lobt, wird das im Protokoll festgehalten! Wer liebt nicht eine gesunde Team-Moral? 👏
Die endgültige Kopie wird dann auf Fehler oder Tippfehler hin überprüft und an alle Teammitglieder geschickt, auch an diejenigen, die die Sitzung verpasst haben oder für die es von Vorteil wäre zu wissen, was passiert ist. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass alle rechtzeitig Zugang zu wichtigen Informationen haben, und es wird verhindert, dass es am Arbeitsplatz zu einem PTO-bedingten FOMO kommt. 💞
Bonus: Besprechungskadenz für Remote-Teams
Wie man Besprechungsprotokolle schreibt
Besprechungsprotokolle variieren je nach den Bedürfnissen, der Branche oder dem Produkt Ihres Teams, aber alle Protokolle sollten ein paar wichtige Informationen enthalten:
- Titel und Thema der Besprechung
- Datum und Uhrzeit
- Aufzeichnung der Teilnehmer (Name, Titel und Organisation)
- Atagesordnung/Kadenz* Eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Diskussionspunkte
- Wichtige Entscheidungen und Aktionspunkte
- Das Datum der nächsten Sitzung
Einige Abschnitte werden länger sein als andere. Der Titel, das Datum und die Uhrzeit sollten nicht mehr als eine Zeile in Anspruch nehmen, während die Zusammenfassung der Tagesordnung einige Absätze umfassen kann. Die Anwesenden und aktionspunkte sollten kurz und bündig in Form von Aufzählungen sein.
Jeder Abschnitt sollte sich an den tagesordnung der Sitzung . Dies hilft dem Leser, die Reihenfolge der Ereignisse zu verstehen und leicht zu einem bestimmten Punkt zu springen! Betrachten Sie Ihre Besprechungsprotokolle als die Notizen der Besprechung - sie sind leicht verdaulich, geben aber dennoch die ganze Geschichte wieder!
Wenn zusätzliche Themen behandelt werden, die in der Tagesordnung nicht vorgesehen waren, können Sie einen neuen Abschnitt erstellen oder einen anderen als "offene Diskussion" oder "andere Punkte" kennzeichnen, um darauf hinzuweisen, dass ein Thema aufgetreten ist, das ursprünglich nicht geplant war.
Die Erfassung aller dieser Informationen ist entscheidend dafür, dass die Notizen umfassend und gründlich sind. Deshalb sollten Sie immer mit einer Vorlage für ein Sitzungsprotokoll beginnen, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. 🤓
Was ist eine Vorlage für ein Sitzungsprotokoll?
Eine Vorlage für ein Besprechungsprotokoll ist ein vorformatiertes Dokument, das alles enthält, was Sie brauchen, um ein aussagekräftiges Protokoll einer Besprechung zu erstellen. Mit der richtigen Vorlage können Sie wichtige Informationen hinzufügen, z. B. wer anwesend war, den Beginn und das Ende der Sitzung, die wichtigsten Punkte und mehr.
Außerdem können die Vorlagen für Besprechungsprotokolle mit verschiedenen software für die Zusammenarbeit an Dokumenten um sie zu bearbeiten, anzupassen und für zukünftige Meetings wiederzuverwenden.
ClickUp Docs erlaubt umfangreiche Formatierungen und schrägstrich-Befehle um effizienter zu arbeiten
Was macht eine gute Vorlage für ein Sitzungsprotokoll aus?
Eine effektive Vorlage für ein Besprechungsprotokoll bietet Ihnen alle notwendigen Werkzeuge, um die Ereignisse einer Besprechung ausreichend zu dokumentieren. Mit dieser Vorlage sollten Sie in der Lage sein, alle Besprechungsdetails in einem vorzeigbaren, zugänglichen Format zu organisieren, das jeder verstehen kann.
Doch bevor Sie Ihre eigene Vorlage von Grund auf neu erstellen oder in die erste Vorlage investieren, die bei Ihrer Suche auftaucht, sollten Sie nach einigen wichtigen Merkmalen einer effizienten Vorlage für Sitzungsprotokolle suchen:
- Kollaborationsfunktionen zum Bearbeiten, Kommentieren undarbeit delegieren innerhalb des Teams
- Flexible Freigabe- und Berechtigungsoptionen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf Ihre Protokolle haben
- Intuitive und reichhaltige Styling-Optionen für die richtige Formatierung Ihrer Besprechungsprotokolle
- Die Möglichkeit, andere Dateien, Medien, Links und Bilder in Ihr Dokument einzubetten
Die besten Vorlagen für Besprechungsprotokolle sind kompatibel mit oder integriert in Ihr bevorzugtes dokumentenbearbeitung werkzeug. Dies ermöglicht die Integration Ihrer Vorlage mit Ihren anderen tools für Arbeitsbesprechungen oder sogar Ihre virtuelle Meeting-Plattform! In diesem Fall ist es von großem Vorteil, wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Vorlage für das Besprechungsprotokoll mit Ihren technischen Möglichkeiten übereinstimmt.
Einfaches Formatieren und gemeinsames Arbeiten an Docs im Team ohne Überschneidungen in ClickUp
Diese Elemente stellen sicher, dass sich jede Besprechung lohnt und jeder die Informationen mitnimmt, die er braucht. In Kombination mit anderen Besprechungsmaterialien und Aufzeichnungen ist Ihre Vorlage für Besprechungsprotokolle ein unschätzbarer Vorteil, um die Produktivität jeder Besprechung zu maximieren.
10 Vorlagen und Beispiele für Besprechungsprotokolle
In dieser Liste mit den 10 besten Vorlagen für Besprechungsprotokolle finden Sie die richtige Vorlage für Ihre nächste Brainstorming-Sitzung, die Sie für Ihren bevorzugten Dokumenteneditor benötigen. Hier finden Sie ausführliche Beschreibungen der Vorlagen und eine Aufschlüsselung der Funktionen, und Sie können direkt von diesem Artikel aus auf jede Vorlage zugreifen!
1. Meeting Minutes Vorlage von ClickUp
Sitzungsprotokoll Vorlage von ClickUp
Die Sitzungsprotokolle Vorlage von ClickUp macht es einfacher als je zuvor, alle wichtigen Details eines Meetings auf einer einzigen Seite festzuhalten ClickUp Doc die bearbeitet, weitergegeben und für zukünftige Meetings kopiert werden können.
Diese Vorlage ist mit separaten Abschnitten für allgemeine Informationen, Ihre Sitzungsagenda, Aktualisierungen, Ankündigungen und mehr vorformatiert. Sie ist auch sehr visuell, mit anpassbaren Styling-Funktionen zum Hinzufügen von Checklisten, Tabellen, Medien, Daten und mehr, damit die Mitglieder das Protokoll schnell erfassen können.
Besonders für Routinebesprechungen mit dem Team deckt diese einsteigerfreundliche Vorlage alle Grundlagen ab und ist ein hervorragender Ausgangspunkt für alle, die mit dem Schreiben von Besprechungsprotokollen im Allgemeinen noch nicht vertraut sind! Wenn Sie auf der Suche nach einer einfachen, aber gründlichen Struktur sind, die die Organisation effizient macht - unabhängig von der art der Besprechung -diese Doc-Vorlage sollte Ihre erste Anlaufstelle sein.
2. Meeting Minutes Framework Vorlage von ClickUp
Meeting Minutes Framework Vorlage von ClickUp
Es ist nicht nur die Meeting Minutes Framework Vorlage von ClickUp die Vorlage ist anfängerfreundlich, leicht anzupassen und gründlich - sie ist auch in die leistungsstarke und kollaborative Docs-Funktion von ClickUp integriert, die es Ihnen ermöglicht, mit Ihrem Team in Echtzeit zu arbeiten.
Fassen Sie die wichtigen Details Ihrer Besprechungen zusammen, einschließlich der Teilnehmer, Aktionspunkte und Links zu zusätzlichen Ressourcen, die Sie bequem als separate Unterseiten in Ihrem Besprechungsprotokolldokument organisieren können.
Sie können diese Rahmenvorlage auch verwenden, um die wichtigsten Erkenntnisse, Ergebnisse für die Beteiligten und Aufgaben für bestimmte Teammitglieder zu erfassen, die auf der Grundlage der aufgelisteten Aktionspunkte zu erledigen sind. Die Tiefe dieser Vorlage macht sie zu einer perfekten Ressource, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und auf dem gleichen Stand zu halten.
Fügen Sie Emojis, Bilder, Formatierungs- und Stylingoptionen hinzu, um strukturieren Sie Ihre Notizen im Handumdrehen und heben Sie Ihre Texte hervor. Außerdem können Sie Ihr Dokument sofort per URL weitergeben oder es an Ihre Aufgabe anhängen, um jederzeit darauf zugreifen zu können. Und haben wir schon erwähnt, dass ClickUp Docs direkt mit Ihren Arbeitsabläufen verbunden sind?
3. Sitzungsprotokoll (MoM) Vorlage von ClickUp
Besprechungsprotokoll (MoM) Vorlage von ClickUp
Einen etwas anderen organisatorischen Ansatz für Ihr Protokoll bietet die Besprechungsprotokoll (MoM) Vorlage von ClickUp wendet eine vorgefertigte Aufgabe auf Ihren Arbeitsbereich an. Dies vereinfacht und standardisiert den traditionellen Notizprozess, indem es Ihre wiederkehrenden Details und Aktionspunkte in einer interaktiven Vorlage strukturiert Liste .
In dieser Aufgabe finden Sie in der Aufgabenbeschreibung einen Leitfaden für den Einstieg mit schrittweisen Anleitungen, wie Sie die Vorlage am produktivsten nutzen können. Außerdem haben Sie Zugang zu mehreren Hilfe-Dokumente um das Beste aus den anderen wichtigen Funktionen von ClickUp zu machen, einschließlich teilaufgaben , Benutzerdefinierte Felder , Prüflisten und mehr.
Neben der Aufgabenbeschreibung werden in dieser Vorlage automatisch vier Unteraufgaben ausgefüllt, um die Anwesenheit zu erfassen, die Punkte der nächsten Besprechung festzuhalten, aktuelle Probleme anzusprechen und die Tagesordnung der Besprechung in dieser Woche anzuzeigen. Und um zu überprüfen, ob alle Punkte behandelt wurden, kann Ihr Protokollführer die Checkliste zur Bewertung nach der Besprechung verwenden, um festzustellen, ob die Besprechung auf der Grundlage ihrer Ziele ein Erfolg war.
4. Vorstandssitzungsprotokoll Vorlage von ClickUp
Vorstandssitzungsprotokoll Vorlage von ClickUp
Die Anforderungen an Ihre Sitzungsprotokolle können sich bei Teams aus verschiedenen Branchen und Anwendungsfällen unterscheiden. Glücklicherweise bietet ClickUp eine Vielzahl von Vorlagen, um genau diese Herausforderung zu meistern! Beginnend mit der Vorlage für Vorstandssitzungsprotokolle von ClickUp .
Wie die anderen Vorlagen in diesem Leitfaden ermöglicht auch diese Doc-Vorlage für Sitzungsprotokolle die Erfassung und Kennzeichnung aller Teilnehmer sowie der Tagesordnung und der Aktionspunkte. Aber Ihr Vorstand hat vielleicht spezielle Erwartungen, die von Ihrer typischen Sitzung abweichen, und diese Vorlage berücksichtigt das, so dass Sie auch die Möglichkeit haben, Abstimmungsergebnisse für jeden Aktionspunkt aufzuzeichnen und Besprechungsnotizen auf höchster Ebene bereitzustellen.
Über die Schaltfläche "Dokument freigeben" in ClickUp! können Sie das Dokument auch schnell mit allen anderen wichtigen Beteiligten teilen
5. Projektmanagement Besprechungsprotokoll Vorlage von ClickUp
Projektmanagement Besprechungsprotokoll Vorlage von ClickUp
Die Projektmanagement Besprechungsprotokoll Vorlage by ClickUp wird Ihnen helfen, das Beste aus Ihrem projektmanagement-Sitzungen mit einer vollständigen Liste der Elemente in einer anpassbaren ClickUp-Aufgabe.
Sie können diese Vorlage bereits vor dem Kick-Off-Meeting für Ihr Projekt verwenden. Sie enthält Abschnitte für hilfreiche Links, Meeting-Details, die Tagesordnung und die Mitglieder des Projektteams - alles in der umfassenden Aufgabenbeschreibung.
In einem weiteren Abschnitt wird der Projektzeitplan überprüft, in dem die abgeschlossenen Arbeiten, die für die Zukunft geplanten Arbeiten und andere Anmerkungen aufgeführt sind. Außerdem können Sie die verschiedenen Risiken und Probleme auflisten, die sich negativ auf jedes Projekt auswirken könnten, indem Sie eines der sechs benutzerdefinierten Felder in dieser Vorlage verwenden.
Nach der Besprechung können Sie den Projektfortschritt mit fünf vorgefertigten Teilaufgaben überwachen:
- Sicherstellen, dass alle Mitglieder Zugang zu den richtigen Werkzeugen haben
- Kostenaufschlüsselungen für das Qualitätsmanagement-Team zugewiesen werden
- KPI-Dashboards vorhanden sind
Und vieles mehr! Wenn Sie eine umfassende Vorlage für Besprechungsprotokolle für das Projektmanagement benötigen, werden Sie kaum eine bessere Vorlage als diese finden.
6. Besprechungsnotizen Vorlage von ClickUp
Meeting Notes Vorlage von ClickUp
Sie sind noch nicht so weit, dass Sie das Sitzungsprotokoll übernehmen können? Beginnen Sie damit, detaillierte Notizen zu machen! Die Vorlage für Besprechungsnotizen von ClickUp ist die perfekte Vorlage für Besprechungsnotizen vorlage für Notizen um die Details Ihrer Besprechung zu organisieren und die Teammitglieder bei der Stange zu halten.
Die Abschnitte in dieser Vorlage umfassen:
- Besprechungsdatum, Uhrzeit, Tagesordnung
- Link zur Besprechungsaufzeichnung
- Wichtige Erkenntnisse und Zusammenfassung
- Aktionspunkte.
Zusammengefasst ist dies one-Pager-Vorlage hilft Ihnen dabei, grundlegende Notizen zu machen, die andere Sitzungsunterlagen - einschließlich des Sitzungsprotokolls - ergänzen können!
7. Wiederkehrende Besprechungsnotizen von ClickUp
Wiederkehrende Besprechungsnotizen von ClickUp
Eine weitere Vorlage, die bei der Erstellung von Notizen während Besprechungen helfen kann, ist Wiederkehrende Besprechungsnotizen von ClickUp . Diese Vorlage ist ideal, wenn Sie regelmäßige Besprechungen durchführen und den Fortschritt bei jeder wiederkehrenden Besprechung verfolgen möchten.
Sie können dieses Dokument verwenden, um alle Tagesordnungspunkte zu verwalten, Aufgaben aufzulisten, Ihre Erinnerung an frühere Besprechungen mit einem Überblick aufzufrischen und den Teammitgliedern verschiedene Aktionspunkte zuzuweisen. Natürlich können Sie auch Details wie das Datum vergangener, aktueller und zukünftiger Besprechungen, den spezifischen Zweck der Besprechung, die Teilnehmer und die Abwesenden angeben. Geben Sie außerdem an, ob die Anzahl der Teilnehmer das Quorum für jede Sitzung erreicht.
8. Meeting Tracker Vorlage von ClickUp
Meeting Tracker Vorlage von ClickUp
Möchten Sie eine Lösung, die Ihnen hilft, Meetings von Anfang bis Ende zu verfolgen? Fügen Sie die Meeting Tracker Vorlage von ClickUp für Ihren Arbeitsbereich! Diese detaillierte Vorlage enthält alle Informationen in einer umfassenden und praktikablen Liste zur Planung, Vorbereitung und Verwaltung von Maßnahmen, während Sie arbeiten.
Sie können die Vorlage verwenden, um alle Arten von Besprechungen und Projekten zu verfolgen, von einzelbesprechungen und vierteljährliche Geschäftsbesprechungen bis hin zu Geburtstagsfeiern und anderen Veranstaltungen, die über die traditionellen Geschäftstreffen hinausgehen.
Die Vorlage enthält viele Komponenten, die jeden Aspekt der Besprechungsverfolgung unterstützen, darunter drei Status, acht benutzerdefinierte Felder und vier Ansichtstypen.
9. Besprechungsprotokoll Vorlage für Excel
Besprechungsprotokoll Vorlage für Excel via WPS Templates
Während ClickUp eine großartige Lösung ist, um alle Besprechungsdokumente an einem Ort mit optimaler Austauschbarkeit und anderen Funktionen aufzubewahren, möchten Sie vielleicht ein Besprechungsprotokoll verwenden vorlage für Excel wenn Ihr Unternehmen bereits in Microsoft-Produkte investiert. Diese Meeting Minutes Executive Tracking List ist eine einfache Tabellenkalkulationsvorlage, mit der Sie die Details von Vorstandssitzungen festhalten können.
Diese XLS-formatierte Vorlage für Besprechungsprotokolle verwendet ein einfaches Blattlayout mit mehreren Spalten, um alle Besprechungsdetails zu erfassen. Sie können Informationen wie Aufgabenbeschreibungen, Verantwortliche, Fälligkeitstermine, erforderliche Ressourcen und den Status der Führungskraft erfassen.
10. Besprechungsprotokoll Vorlage für Microsoft Word
Besprechungsprotokoll-Vorlage über Microsoft 365
Wenn Sie Microsoft Word regelmäßig verwenden, können Sie von einer Vorlage für Besprechungsprotokolle für Word profitieren, da Microsoft eine Reihe von Vorlagen für Besprechungsprotokolle anbietet. Sie finden zahlreiche anpassbare Dokumentvorlagen für alle Arten von Besprechungen, einschließlich Verwaltungsbesprechungen, PTA-Besprechungen und diese klassische Vorlage für Besprechungsprotokolle für allgemeine Teambesprechungen.
Sie können keine passende Vorlage für Word finden? Microsoft bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Dokumente von Grund auf neu zu erstellen.
Besprechungsprotokolle Best Practices
Die Art und Weise, wie Sie ein Sitzungsprotokoll erstellen, hängt von Ihrem Schreibstil und Ihrer Fähigkeit ab, Notizen schnell zu erfassen. Mit ein wenig Zeit und Erfahrung werden Sie einen Rhythmus entwickeln, um die richtigen Informationen zu erfassen.
Im Folgenden finden Sie einige Hinweise, die Ihnen helfen werden, das beste Sitzungsprotokoll aller Zeiten zu erstellen:
Ihr Protokollführer ist nicht Ihr Protokollschreiber
Notizen und Protokolle sind nicht dasselbe - und müssen auch so behandelt werden! Während besprechungsnotizen sitzungsprotokolle können formell oder informell sein, aber sie enthalten eine Reihe von Standardverfahren und Informationen.
Manchmal beauftragen Besprechungsplaner Moderatoren, Notizen zu einer Besprechung zu machen und später dieselbe Person zu bitten, aus diesen Notizen ein Besprechungsprotokoll zu erstellen. In anderen Fällen werden diese Begriffe sogar synonym verwendet! Auf diese Weise werden Sie wahrscheinlich die Konsistenz und Qualität Ihres Protokolls beeinträchtigen.
Wenn Sie dem Protokollführer zu viel Verantwortung übertragen, kann dies zu weniger umfassenden Notizen oder zu Lücken in den Abschnitten des Besprechungsprotokolls führen. Wenn Sie eine Person mit beiden Aufgaben überlasten, können Sie deren Fähigkeit beeinträchtigen, beide Aufgaben erfolgreich zu erledigen.
Wenn Sie also für das Protokoll verantwortlich sind, sollten Sie sich zu 100 % auf diese Aufgabe konzentrieren.
Erzählen Sie die Geschichte so effizient wie möglich
Halten Sie sich an die wichtigen Punkte.
Anstatt auf jedes kleine Detail einzugehen, konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte und überlassen Sie es dem Leser, Fragen zu stellen. Ihr Protokoll wird sie an die richtige Person verweisen, an die sie sich wenden können. 🙂
Wenn in der Sitzung ein Problem aufgeworfen wird, sollten Sie es dokumentieren:
- Das Problem oder die Herausforderung, die angesprochen wurde
- Die Ideen, die als Lösung in Betracht gezogen werden
- Der vereinbarte Weg nach vorn
- Wann können Sie mit der Lösung des Problems rechnen?
Die Aufnahme zusätzlicher Informationen kann den Leser verwirren und das Verfolgen des Protokolls erschweren. Besser ist es, nur die wichtigsten Punkte zu erwähnen.
Aufräumen
Glauben Sie mir, Sie werden Ihr unbearbeitetes Sitzungsprotokoll nicht ohne eine gründliche Überarbeitung weitergeben wollen. Verwenden Sie stattdessen Ihren ersten Durchgang als Grundlage für die Strukturierung Ihres endgültigen Entwurfs. Während der Bearbeitung werden Sie die Notizen in eine kohärente Erzählung verwandeln, die der einheitlichen Protokollstruktur Ihres Teams folgt.
Konzentrieren Sie sich während der Besprechung auf die Informationen. Machen Sie sich keine Gedanken über die Organisation Ihrer Notizen, bis Sie bereit sind, sie zu bearbeiten - erst dann nimmt das Protokoll Gestalt an!
Wenn Sie die Notizen erneut lesen und schreiben, können Sie sich besser an die Diskussion erinnern und erhalten eine neue Perspektive auf jedes Thema.
Pro-Tipp: Versuchen Sie, strukturierte Notizen in einem digitalen Notizblock zu machen, anstatt sich auf Ihren guten alten Stift und Papier zu verlassen!
Tools wie ClickUp's Notizblock und Chrome-Erweiterung bietet eine schnelle und intuitive Lösung für die schnelle Erstellung von Notizen. Fügen Sie mit der Rich-Text-Bearbeitung sofort Formatierungen und Stile hinzu, um Ihre Notizen gründlicher zu machen, sogar während einer Sitzung.
verwenden Sie Rich Text Editing, um Ihren Notizen in ClickUp Formatierungen und Stile hinzuzufügen, sogar mitten im Meeting
Stellen Sie immer, immer, immer Fragen
Überlassen Sie nichts dem Zufall! Wenn Ihnen Notizen oder Kommentare unklar erscheinen, wenden Sie sich an die betreffende Person, um sie zu klären, wenn Sie können. Das Wichtigste ist, dass Sie die Fakten für diejenigen richtig wiedergeben, die nicht dabei sein konnten oder eine Auffrischung benötigen. Genauigkeit geht vor Schnelligkeit!
Die Rechenschaftspflicht beginnt mit den Aktionspunkten
Ihre Aktionspunkte sind einer der kürzesten Bestandteile Ihres Sitzungsprotokolls, aber möglicherweise der wichtigste!
Dies ist der Abschnitt, in dem Sie die nächsten Schritte zur Lösung der in der Besprechung angesprochenen Probleme festhalten. Aus diesem Grund sollte jeder Aktionspunkt ein paar konkrete Angaben enthalten:
- Die Entscheidung oder Maßnahme, die ergriffen werden muss
- Wer ist für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich?
- Wann sollte die Aufgabe erledigt sein?
Auf diese Weise fördern Besprechungsprotokolle die Verantwortlichkeit und helfen den Teilnehmern, Aufgaben effektiver zu verfolgen. Unser Vorschlag? Erstellen Sie Ihre Besprechungsprotokolle in einem dynamischen Dokumententool, mit dem Sie kommentare hinzufügen und zuweisen zu Ihrem Text.
markieren Sie das Team in Kommentaren, weisen Sie Aktionspunkte zu und wandeln Sie Text in verfolgbare Aufgaben mit ClickUp Docs um
(AP) Style matters
Es ist immer eine gute Idee, das AP Stylebook zu befolgen, wenn Sie Ihre Zusammenfassung fertigstellen. Das Sitzungsprotokoll sollte redigiert, korrekturgelesen und frei von Fehlern sein. Tippfehler lenken die Aufmerksamkeit des Lesers vom eigentlichen Thema ab und sind ehrlich gesagt nicht professionell.
Überprüfen Sie Ihre Arbeit, überprüfen Sie sie noch einmal und lassen Sie sie von einer anderen Person überprüfen. Beseitigen Sie Fehler, damit sich der Leser auf den Inhalt konzentrieren kann.
Behalten Sie die Fakten im Auge
Der Hauptzweck von Sitzungsprotokollen besteht darin, das Geschehen wiederzugeben.
Ziehen Sie Ihre Notizen oder die aufzeichnung der Sitzung um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen weitergeben. Und anstatt zu raten, sprechen Sie mit Ihren Kollegen! Tun Sie alles, was Sie können, um zu überprüfen, ob die Protokolle zuverlässig sind.
Bereiten Sie Ihre Sitzungen mit der richtigen Vorlage für Sitzungsprotokolle vor
Vorlagen können Ihnen zwar viel Zeit ersparen, aber sie werden noch wertvoller, wenn Sie sie neben Ihrer sonstigen Arbeit bearbeiten, aufrufen und verwalten können. Kostenlose Projektmanagementsoftware wie ClickUp wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen und noch viel mehr.
Wählen Sie selbst aus ClickUps wachsendem Vorlagen-Bibliothek oder erstellen Sie Ihre eigene Vorlage, die auf die besonderen Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten ist. 🦄
Und haben wir schon erwähnt, dass ClickUp sich mit über 1.000 anderen Arbeitstools ? Gerader Zoom ! Damit wird die Erstellung von Sitzungsprotokollen viel einfacher. 😇
Und das Beste daran: diese Funktionen sind völlig kostenlos .
ClickUps Sammlung von Vorlagen für Besprechungsprotokolle, kollaborative Dokumente und leistungsstarke Funktionen zur Verwaltung von Besprechungen sind für jedermann kostenlos und dauerhaft zugänglich. Möchten Sie selbst das Steuer übernehmen? Starten Sie jetzt mit ClickUp !