Um es einfach auszudrücken: notizen machen macht jede Brainstorming-, Prozess- oder Projektbesprechung für alle Beteiligten besser.
Es ist ein starker Motor für den Aufbau einer produktiven Arbeitskultur für die Zukunft. Aber Menschen sind keine Maschinen, also brauchen wir die richtigen Systeme, um uns an gehörte Informationen zu erinnern und sie abzurufen.
Wussten Sie, dass Ihr Gedächtnis innerhalb der ersten 24 Stunden, in denen Sie etwas gelernt haben, nachlässt? Dies wird als die Vergessenskurve . Sie misst, wie schnell wir Informationen im Laufe der Zeit vergessen, wenn wir nicht versuchen, sie zu behalten.
Es liegt nicht nur an unserem gedächtnisleistung um Informationen aus Sitzungen zu behalten, sondern die Art und Weise, wie wir die Informationen erfassen und an uns selbst und andere weitergeben.
In diesem Leitfaden geben wir Ihnen Vorlagen, Werkzeuge und Tipps an die Hand, mit denen Sie Ihre virtuellen und persönlichen Meetings produktivität, damit Sie sich auf Ihr Notizen-System verlassen können!
Arten von Besprechungsnotizen
So wie es verschiedene Arten von Besprechungen gibt, so gibt es auch verschiedene Arten von Besprechungsnotizen. In diesem Abschnitt finden Sie einen umfassenden Leitfaden, der Ihnen hilft, die beste Methode zu finden, die zu Ihrem Notizstil passt.
Cornell-Notizen: Hierbei handelt es sich um ein systematisches Format für die Zusammenfassung und Organisation von Notizen, damit diese leichter wiedergefunden werden können. Die Seite ist in drei Teile gegliedert: Stichwörter (Fragen oder Hauptpunkte auf der linken Seite), Notizen (detaillierte Informationen aus der Besprechung auf der rechten Seite) und eine Zusammenfassung am unteren Rand.
Quadranten-Notizen: Bei dieser Methode wird die Seite in Quadranten (oder Kästchen) unterteilt, z. B. wichtig, weniger wichtig, delegieren und zurückstellen. Jeder Quadrant wird für verschiedene Arten von Notizen verwendet, so dass eine Prioritätensetzung für die weitere Ausführung möglich ist.
Mind-Mapping-Notizen: Wenn Sie eine visuelle Darstellung bevorzugen, könnte der Mind-Map-Ansatz das Richtige für Sie sein. Beginnen Sie mit dem zentralen Thema und erstellen Sie Zweige für verschiedene Themen, wobei Sie jeden Zweig mit relevanten Notizen füllen. Perfekt für Brainstorming-Sitzungen.
Gliederung: Diese Methode beginnt mit den Hauptthemen und geht dann geordnet zu den Details über. Sie eignet sich hervorragend für die Dokumentation von Protokollen, da die wichtigsten Punkte der Tagesordnung bereits aufgeschlüsselt sind.
Charting: Diese Methode eignet sich für die Aufzeichnung mehrerer bestimmter Arten von Informationen. Erstellen Sie ein Diagramm und füllen Sie die Zellen mit den während der Besprechung besprochenen Punkten.
Satznotizen: Bei dieser einfachen Methode wird jeder Punkt, der während der Sitzung auftaucht, in einem kurzen Satz notiert, ohne zusätzliche Formatierung.
Jede dieser Methoden bietet einen anderen Vorteil. Sie sind alle mit ClickUp Docs kompatibel, so dass Sie die Methode wählen können, die am besten zu Ihrem Stil und den Anforderungen des Meetings passt. Ob die organische Struktur von Mind Mapping Notes oder der aufgabenorientierte Fokus von Action Item Notes, es gibt eine Methode, die Ihnen helfen wird, Ihre Produktivität während und nach jeder Besprechung zu maximieren.
Schlüsselelemente für Besprechungsnotizen
Eine gut strukturierte und detaillierte Besprechungsnotiz ist ein wesentlicher Faktor für die Produktivität eines Unternehmens. Er hilft Ihnen, die Ideen, Maßnahmen und Entscheidungen, die während der Besprechung getroffen wurden, festzuhalten. Hier sind einige Schlüsselelemente, die Sie in Ihre Besprechungsnotizen aufnehmen sollten:
Besprechungsdetails: Geben Sie das Datum, die Anfangs- und Endzeit sowie den Ort (physisch oder virtuell) der Besprechung an.
Teilnehmerliste: Dokumentieren Sie alle Teilnehmer und ihre Rollen. Erwähnen Sie, ob jemand abwesend war oder ob es besondere Gastteilnehmer gab.
Besprechungsagenda: Listen Sie die für die Besprechung geplanten Themen auf. Dies gibt die Struktur Ihrer Notizen vor und hilft Ihnen, die wichtigsten Diskussionspunkte in logischer Reihenfolge durchzugehen.
Diskussionspunkte: Dies ist der Hauptteil Ihrer Notizen. Halten Sie die wichtigsten Argumente, Meinungen, Ideen und Fragen fest, die zu den einzelnen Tagesordnungspunkten vorgebracht wurden.
Getroffene Entscheidungen: Dokumentieren Sie die wichtigsten Entscheidungen. Wer hat sie getroffen? Welche Alternativen wurden in Betracht gezogen? Erwähnen Sie die Begründung der Entscheidung für spätere Bezugnahme.
Aktionspunkte: Halten Sie fest, wer für was (Aufgaben oder Folgemaßnahmen) nach der Sitzung verantwortlich ist. Es sollte angegeben werden, wer für die einzelnen Maßnahmen zuständig ist, um welche Maßnahmen es sich handelt und wann diese fällig sind, falls ein Termin festgelegt wurde.
Nächste Schritte und Fristen: Legen Sie fest, was als Nächstes geschehen muss, wer dafür verantwortlich ist und bis wann es erledigt sein sollte. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich jeder seiner Verantwortung für die Zukunft bewusst ist.
Fragen und Antworten: Dokumentieren Sie alle Fragen, die aufgetaucht sind, und die Antworten auf diese Fragen. Wenn eine Antwort nicht verfügbar war, notieren Sie, wer die Antwort finden wird und bis wann.
Wichtige Fakten und Statistiken: Halten Sie wichtige Zahlen, Daten, Fakten oder Statistiken fest, die angeführt wurden. Diese können für künftige Nachschlagewerke oder für die Arbeit an verwandten Aufgaben und Projekten nützlich sein.
Anhänge: Wenn während der Besprechung Dokumente ausgetauscht oder besprochen wurden, fügen Sie diese oder einen Link zu ihnen in Ihre Notizen ein.
Wenn Sie diese Schlüsselelemente in Ihre Besprechungsnotizen aufnehmen, erstellen Sie eine umfassende Aufzeichnung, die Folgemaßnahmen verdeutlicht, die Verantwortlichkeit stärkt und als wertvolle Ressource für diejenigen dient, die die Besprechung verpasst haben - und das alles bei gleichzeitiger Verbesserung der Produktivität und Kommunikation Ihres Teams.
Wie Sie die besten Besprechungsnotizen machen (6 Schlüsselstrategien)
Vor der Besprechung
Tipp 1: Verteilen Sie die Zuständigkeiten für die Besprechung 
In Reclaim.ai's
Bericht über Produktivitätsentwicklungen wurde festgestellt, dass Fachkräfte durchschnittlich 21,5 Stunden in Sitzungen verbringen - mehr als die Hälfte einer normalen Arbeitswoche!
Produktive Besprechungen sind für den Erfolg eines gesunden, wachsenden Unternehmens unerlässlich. Als Teamleiter, Projektmanager oder Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, Prozesse und Aktivitäten so zu gestalten, dass jeder Mitarbeiter die meeting-Tools und Ressourcen, um die Arbeit zu erledigen.
Verwenden Sie ein Reiseplanvorlage für die Planung Ihres nächsten Treffens!
Erlauben Sie Ihren Besprechungsteilnehmern, zur Tagesordnung der Besprechung beizutragen. Dadurch werden zwei wichtige Dinge erreicht:
- Ihre Teilnehmer haben eine gute Vorstellung von derbesprechungsrhythmus und wie sie ihre Zeit verbringen werden
- Ihre Notizen sind informativer und aussagekräftiger, da die verschiedenen Perspektiven, Fachkenntnisse und das Wissen an einem Ort zusammengefasst sind
Tipp 2: Nutzen Sie die Besprechungsagenda für Ihre Notizen
Ihre tagesordnung der Sitzung ist die beste Umgebung für Besprechungsnotizen, da Sie bereits alle Themen, Kernpunkte, Fragen und Ziele an einem Ort zusammengefasst haben. Besonders wenn Sie die Besprechung leiten und Notizen machen, ist es ein herausforderung, beide Aktivitäten unter einen Hut zu bringen .
Die Tagesordnung hilft Ihnen, von einem Thema zum anderen zu gelangen und gleichzeitig den Fortschritt der Besprechung zu überwachen. Wenn zu viele Nebengespräche geführt werden und die Besprechungsteilnehmer vom Thema abschweifen, können Sie alle wieder auf den richtigen Weg bringen. Wenn Sie mit der Zeit in Verzug geraten, können Sie weniger wichtige Themen überspringen oder schneller abhandeln.
Noch wichtiger ist, dass Sie sich die Mühe (und den unnötigen Stress) ersparen, Hin- und Herwechseln zwischen der Tagesordnung der Sitzung und einer leeren Seite für Notizen
Wenn Sie die Verantwortung für die Aufnahme von sitzungsprotokolle -Notizen und Entscheidungen, die in formellen Besprechungen festgehalten werden, die von der obersten Führungsebene genehmigt werden müssen - sehen Sie sich unsere verschiedenen kostenlosen Vorlagen für Besprechungsnotizen an:
- Vorlage für Besprechungsprotokolle im Bauwesen
- PTA-Sitzungsprotokoll Vorlage
- Verkaufstreffen-Protokoll Vorlage
- Vorlagen für Versionshinweise
- Vorlage für Sitzungsprotokolle des Sicherheitsausschusses
- Protokoll der Aktionärsversammlung Vorlage
- Vorlagen für Einzelgespräche
- Vorlage für Besprechungsprotokolle
- Software für Einzelbesprechungen
Erfassen Sie das Protokoll der Besprechung in einem strukturierten Format mit der ClickUp Meeting Minutes Template
Während der Besprechung
Tipp 3: Filtern Sie die wichtigsten Informationen
Irgendwo zwischen den ums und likes, gibt es wichtige Details, auf die man achten sollte, wenn eine Person in einem Strom des Bewusstseins spricht. Aber mit ein wenig Kontext, Selbstvertrauen und Kreativität werden Sie zum Notizenzauberer in jedem Meeting-Szenario .
So sieht das aus:
Hören Sie auf die Hinweise und Anhaltspunkte, die der Sprecher Ihnen für den Kontext gibt
Die Faustregel lautet, auf alles vorbereitet zu sein. Achten Sie jedoch auf die Betonung dessen, was gesagt wird, auf Fragen und Erklärungen, die sich auf das Projekt/die Aufgabe/das Ziel auswirken werden.
Seien Sie selbstbewusst und bitten Sie den Redner, das Gesagte zu erläutern
Einen Punkt zusammenzufassen und die wichtigsten Details des nächsten Punktes nicht zu hören, ist etwas, das wir alle erleben, wenn wir Notizen machen! Wenn Sie nicht verstehen, was der Redner sagt, ist es wahrscheinlich, dass die anderen Teilnehmer das auch tun! Das letzte, was Sie tun wollen, ist, falsche Informationen weiterzugeben. Auf diese Sitzungsnotizen wird später Bezug genommen werden, also brauchen Sie die Wahrheit und nichts als die Wahrheit! (Ihre Teammitglieder werden es Ihnen später danken.)
Werden Sie kreativ und beobachten Sie Ihre Mitmenschen
Gibt es jemanden an Ihrem Arbeitsplatz, der die Produktivität von Besprechungen jedes Mal auf die Spitze treibt? Wer schafft es, dass gute Besprechungsnotizen und -gespräche so mühelos aussehen? Nehmen Sie sich ein Beispiel an dieser Person und beobachten Sie, wie sie die Menschen im Raum engagiert und motiviert. Die Qualität ihrer Besprechungen zeigt sich in klaren Besprechungsnotizen, die zum Handeln anregen.
Wenn Sie keine Person haben, die Ihnen in den Sinn kommt, haben wir Sie! Bei ClickUp sind wir davon besessen, uns auf Effizienz und Output zu konzentrieren.
ClickUp Docs Leitfaden herunterladen
Der Schlüssel zu unserem Erfolg bei der Produktivität von Meetings ist die Organisation in Richtung Aktion. Unser ClickUp-Dokumente sind jederzeit für Teams in jeder Zeitzone verfügbar, damit sie die benötigten Informationen sofort erhalten.
Hier ist ein Blick auf die vier Standardabschnitte in unseren Besprechungsnotizen: Aktionspunkte, benötigte Ressourcen, Folgemaßnahmen und Gesprächszusammenfassung.
Besprechungsnotizen in ClickUp Docs schreiben
Tipp 4: Markieren Sie Teammitglieder im Dokument für die Nachbereitung
Arbeiten mit funktionsübergreifenden und zeitzonenübergreifenden Teams erfordert eine verantwortliche helfende Hand. Die Mitarbeiter springen von einer Besprechung zur nächsten und vergessen dabei oft, ihre Aufgaben oder Folgemaßnahmen zu erledigen.
Erinnern Sie sich an die Vergessenskurve?
ClickUp-Teams nutzen die @mention- und Kommentarfunktionen in Docs regelmäßig, um Arbeiten zu verfolgen, zu aktualisieren und gemeinsam zu bearbeiten. Dies ist perfekt, um die damit verbundenen Nebengespräche und die "Ich habe mich gerade erinnert!"-Gedanken zusammenzuhalten.
Wenn Personen in einem Kommentar markiert sind, werden ihre Namen in ihren Benachrichtigungsfeeds hervorgehoben.
Erkennen Sie beim Durchsuchen Ihrer Benachrichtigungen wichtige Hinweise und Aktionspunkte
Nach der Besprechung
Tipp 5: Halten Sie den Schwung mit einer Besprechungszusammenfassung aufrecht
Gehen Sie bei diesem Tipp davon aus, dass niemand Zeit hat, sich die Besprechungsnotizen durchzulesen. Vor allem, wenn das Management einen schnellen Status oder eine Zusammenfassung der Ereignisse benötigt, sollten Sie diesen kurzen Überblick an einem reibungslosen Ort bereitstellen.
Für jede Besprechung sollte es eine spezielle, wiederkehrende Aufgabe geben, um relevante Teammitglieder, Dokumente und sogar andere Aufgaben für vergangene, aktuelle und zukünftige Besprechungen zu verknüpfen.
So funktioniert es: Veröffentlichen Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte in der Aufgabe zusammen mit den verlinkten Besprechungsnotizen. So ersparen Sie sich und anderen in Zukunft die Suche nach Informationen. **So bleibt die gesamte Arbeit in einem zentralen Arbeitsbereich und nicht in den Postfächern
Wenn Sie neugierig auf ClickUp sind und mit der grundlegenden Organisation beginnen wollen, erstellen Sie Aufgaben, um alle Ihre Besprechungsnotizen zu organisieren projektanfänge agile Zeremonien, und onboarding von neuen Mitarbeitern -Start mit dem Meeting-Vorlage !
Vorlage für Besprechungsordner herunterladen
Der Aufbau dieser Ressource ist auch ein wertvolles Instrument für Teamleiter, um die Anzahl und Qualität der Besprechungen zu überwachen, an denen jeder teilnimmt!
Erstellen Sie eine ClickUp-Liste, um wiederkehrende Besprechungen zu zentralisieren und für alle sichtbar zu machen
Tipp 5: Nutzen Sie KI, um Notizen zusammenzufassen, zu paraphrasieren und zu formatieren
In einer digital geprägten Welt spielt künstliche Intelligenz (KI) eine wichtige Rolle bei der Optimierung der Produktivität. Dies gilt insbesondere für Besprechungsnotizen. Anstatt Inhalte manuell zusammenzufassen, zu paraphrasieren und zu formatieren, können Sie jetzt KI-Funktionen nutzen, um diese Aufgaben schnell und präzise auszuführen. ClickUp Gehirn , ein KI-gestütztes Tool, erweist sich in dieser Hinsicht als bahnbrechend. ClickUp Brain soll Ihnen helfen, Ihre großen Mengen an Besprechungsdaten effektiver zu verwalten. Es kann Besprechungsnotizen lesen, Schlüsselpunkte extrahieren und prägnante Zusammenfassungen erstellen. So wird es einfacher, aus langen Diskussionen schnelle Schlussfolgerungen zu ziehen, wodurch Sie wertvolle Zeit für andere wichtige Aufgaben gewinnen.
Mit ClickUp Brain mühelos genaue Besprechungsnotizen erstellen
Paraphrasieren ist nicht länger eine Aufgabe, die eine erhebliche kognitive Belastung erfordert. Mit ClickUp Brain wird das Umschreiben von Ideen in andere Worte automatisiert, um Plagiate zu vermeiden und eine einzigartige Darstellung der Gedanken zu gewährleisten.
Neben dem Zusammenfassen und Paraphrasieren ist auch die Formatierung von Notizen entscheidend für die Lesbarkeit und das schnelle Nachschlagen. ClickUp Brain unterstützt Sie dabei, Ihre Notizen mit Überschriften, Aufzählungspunkten und verschiedenen Textstilen klar zu strukturieren, um wichtige Informationen hervorzuheben.
Mit ClickUp Brain können Sie automatisch Erkenntnisse aus Ihren Besprechungsnotizen generieren und die gesamte Bandbreite an Gedanken, Ideen, Entscheidungen und Maßnahmen in einem leicht verdaulichen Format festhalten. Es steigert nicht nur Ihre Produktivität während des Meetings, sondern sorgt auch für eine effektive Nachbereitung, indem es die wichtigsten Erkenntnisse und erforderlichen Maßnahmen sofort bereitstellt.
Machen Sie sich mit ClickUp Brain die Macht der künstlichen Intelligenz bei der Erstellung von Notizen zunutze und verwandeln Sie Ihre Routine-Meetings in strategische Brutstätten für umsetzbare Intelligenz.
Wer profitiert von der Erstellung von Meeting-Notizen?
- Bauunternehmer: Besprechungsnotizen sind für Bauunternehmer unerlässlich, um den Überblick über getroffene Entscheidungen oder umzusetzende Änderungen zu behalten. Wenn sie sich während einer Besprechung Notizen machen, können sie organisiert bleiben und sicherstellen, dass sie die richtigen Details aus der Diskussion haben.
- Unternehmen: Durch das Anfertigen von Besprechungsnotizen können Unternehmen wichtige Gespräche und getroffene Entscheidungen festhalten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle an der Besprechung Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und alle Teammitglieder über alle Änderungen und Aktualisierungen informiert sind.
Bonus-Tipp: Kurze Besprechungsnotizen sofort festhalten
Sieht Ihr Google Drive so aus?
Beispiel dafür, wie man Dinge in Google Drive auf die harte Tour erledigt
Das passiert auch den Besten von uns!
Manchmal möchte man schnelle Notizen für die Augen machen oder seine Gedanken während eines Telefongesprächs oder einer Zoom-Sitzung notieren. Das Problem ist, dass es fast unmöglich ist, diese eine Information zu finden, von der Sie wissen, dass Sie sie aufgezeichnet haben.
Für diese Szenarien sollten Sie kein Google Doc verwenden. Verwenden Sie stattdessen den ClickUp Notepad - den perfekten digitalen Begleiter für die Hosentasche notizen machen .
Aufgaben aus dem ClickUp-Notizblock erstellen
Erfahren Sie mehr über Notepad
Greifen Sie über Ihren Browser oder Ihr mobiles Gerät auf den Notizblock zu, um ein Repository mit Gedanken, Checklisten und fast fertigen Aufgaben an einem Ort zu erstellen! Der ClickUp-Notizblock enthält außerdem:
- /Slash-Befehle: Formatieren Sie Ihre Notizen mit Überschriften, fetten Schriftarten, Listen und vielem mehr
- Ziehen und Ablegen: Fügen Sie Bilder, Gifs, Videos und andere Dateien direkt in Ihre Notizen ein
- Suchen: Durchsuchen Sie Ihre Notizen nach Schlüsselwörtern, die im Titel oder in der Beschreibung einer Notiz enthalten sind
- Archivieren/Entarchivieren: Archivieren Sie Ihre Notizen oder heben Sie die Archivierung auf
- Konvertieren: Konvertieren Sie Ihre Notiz in eine Aufgabe - oder ein Dokument!
Eine letzte Überlegung für die besten Erfahrungen mit Besprechungsnotizen: Ihre Strategien und Vorlieben bei der Erstellung von Notizen werden sich im Laufe der Zeit ändern. Wenn Sie Ihre Optionen für das perfekte Notizen-Tool durchgehen, sollten Sie Anpassung und Flexibilität den Vorrang geben.
Das Tool Ihrer Wahl sollte Ihnen Zeit sparen und nicht Ihre Energie vergeuden. Wenn Sie Ihre Energie für Dinge wie die Pflege von Notizen aufwenden, werden Sie von der Arbeit abgehalten, die Ihre Aufgaben und Projekte voranbringt.
Wir wissen, dass Sie ClickUp Notepad und Docs lieben werden, um Ihr bisher bestes Notizen-System zu schaffen. Wenn Sie Herausforderungen bei der Produktivität von Meetings bewältigen müssen, können Sie sich jederzeit an uns wenden! **Melden Sie sich noch heute für ClickUp an !