Heutzutage, wo die Arbeitsweise in Bereichen wie vollständiger Remote-Arbeit, Hybridarbeit und vollständiger Präsenzarbeit im Büro liegt, kann es schwierig sein, Teams jederzeit in Verbindung und auf dem Laufenden zu halten (die unterschiedlichen Zeitzonen machen die Sache noch schwieriger). 👀
Um den Austausch mit unseren Teams aufrechtzuerhalten, haben wir daher auf regelmäßige Meetings umgestellt, in denen wir Updates durchgehen, Aktionspunkte besprechen, Feedback geben und vieles mehr. Das Problem dabei ist jedoch, dass Zeit kostbar ist.
Dies gilt insbesondere für die Arbeit in einem schnelllebigen Arbeitsumfeld, da Sie sicherstellen müssen, dass Sie das Beste aus Ihren Meetings herausholen.
In solchen Fällen kann es für Ihr Team von großem Vorteil sein, den Zweck des Meetings zu kennen, eine Tagesordnung zu erstellen und die richtige Meeting-Frequenz zu planen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was eine gute Meeting-Kadenz ist, wie oft Sie Meetings planen sollten und welche Tools für das Meeting-Management Sie verwenden können, um Ihre Meetings auf ein Minimum zu reduzieren und Ihr Team jederzeit auf dem Laufenden zu halten.
Wir haben außerdem einige Tipps und Vorschläge hinzugefügt, die Ihnen dabei helfen, herauszufinden, was für Ihr Team am besten funktioniert, sowie Vorlagen für Meetings, mit denen Sie Ihre Anrufe strukturieren und so produktiv wie möglich gestalten können.
Was ist ein Meeting-Rhythmus?
Eine Meeting-Kadenz bezieht sich einfach auf den Rhythmus der Meetings, also wie oft ein Meeting stattfindet.
Wenn Sie sich beispielsweise jeden Freitagmorgen mit einem direkten Mitarbeiter besprechen, handelt es sich um ein wöchentliches Meeting. Wenn Sie alle zwei Monate ein Meeting wünschen, handelt es sich um einen zweimonatlichen Meeting-Zeitplan.
Für Remote-Teams kann dies schwieriger sein. Jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung, wie häufig Meetings stattfinden sollten. In einer zunehmend verteilten Belegschaft scheinen persönliche Zoom-Anrufe viele persönliche Meetings zu ersetzen und manchmal sogar die einzige Interaktion mit Ihrem Team zu sein.
Und obwohl wir alle gerne einen Blick auf das Haustier eines Kollegen im Hintergrund eines Calls werfen, können diese virtuellen Meetings tatsächlich die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen, da sie störend sein können, wenn zu viele Meetings den Tag dominieren.
Wie schaffen Sie also einen Ausgleich zwischen Ihrem Terminkalender und finden die richtige Meeting-Frequenz für Ihr Team?
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie das geht.
So wählen Sie die richtige Meeting-Häufigkeit
Die richtige Meeting-Häufigkeit ist für jedes Unternehmen und seine Anforderungen unterschiedlich. Einige Teams benötigen je nach ihren Rollen, Projekten und der Art des Meetings mehr oder weniger häufige Meetings. Im Folgenden finden Sie einige Meeting-Häufigkeiten und -Typen sowie Vorlagen, mit denen Sie Ihre Meetings für alle Teilnehmer produktiv gestalten können.
Arten von Meeting-Rhythmen
Je nach Art des Meetings sind die folgenden Meeting-Rhythmen am häufigsten:
1. Tägliche Meeting-Frequenz
Tägliche Meetings dienen wichtigen Updates, dringenden Ankündigungen des Teams, dem Freigeben von Berichten und dem schnellen Einchecken. Sie dauern in der Regel maximal 15 bis 30 Minuten.
- Tägliche Standup-Meetings sind informelle Meetings, die täglich stattfinden. Sie sind für Teams wie Engineering- und Entwicklungsteams notwendig und nützlich, um die Abstimmung sicherzustellen, Erkenntnisse auszutauschen und Hindernisse zu identifizieren. Tägliche Scrum-Meetings sind eine Art von täglichen Standup-Meetings
- Team-Check-in-Meetings sind tägliche Teambesprechungen, die sowohl virtuell als auch persönlich stattfinden können. Sie helfen allen Mitgliedern des Teams zu erfahren, woran ihre Kollegen arbeiten, vor welchen Herausforderungen sie stehen und ob sie möglicherweise helfen können
Tägliche Meetings scheinen zwar eine gute Möglichkeit zu sein, um über die täglichen Fortschritte und Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben, können jedoch kontraproduktiv und störend sein, wenn sie nicht richtig gemanagt werden.
Um das Beste aus Ihren täglichen Meetings herauszuholen und eine produktive Sitzung zu gewährleisten, sollten Sie sich gut vorbereiten und eine Agenda sowie eine Vorlage erstellen, auf die sich die Mitglieder Ihres Teams jederzeit leicht beziehen und die sie vor dem Meeting ausfüllen können.
Vorlage für tägliche Meetings
Verwenden Sie diese anpassbare Vorlage für tägliche Standup-Meetings von ClickUp, um Ihnen und Ihren Teams ein organisiertes, strukturiertes und wiederholbares System zur Erfassung und Anzeige täglicher Updates zu bieten.
Diese Vorlage ist in ClickUp Whiteboards verfügbar und kann beliebig angepasst werden, um Ihre individuellen Workflows zu unterstützen. Außerdem speichert sie Ihre Eingaben und spiegelt sie in Echtzeit wider. Da sie in ClickUp integriert ist, kann Ihr Team Links zu Aufgaben einfügen und dieses Dokument mit seiner Arbeit verknüpfen.
2. Wöchentliche Meeting-Frequenz
Es gibt verschiedene Arten von Meetings, die wöchentlich geplant werden können. Ein wöchentlicher Rhythmus bedeutet in der Regel, dass sich die Teilnehmer jede Woche zur gleichen Zeit am festgelegten Tag treffen.
- Einzelmeetings bieten Managern und Führungskräften Zeit für Einzelgespräche mit ihren direkten Mitarbeitern oder Kollegen. Sie bieten einen festen Zeitrahmen, um miteinander in Kontakt zu treten und eine Beziehung aufzubauen, und stellen sicher, dass die Mitarbeiter den Support erhalten, den sie benötigen, um ihre Rolle erfolgreich auszufüllen
- Abteilungsteam-Meetings können wöchentlich stattfinden, um die Höhepunkte der vergangenen Woche zu besprechen und die Vorgehensweise für die kommende Woche zu vereinbaren
- Wöchentliche Projekt-Updates werden häufig für langfristige Projekte mit mehreren Phasen und Meilensteinen abgehalten. In diesen Meetings gibt das Projektteam oder der Projektmanager Updates zum Projektfortschritt, hebt Abhängigkeiten hervor und stimmt die Stakeholder auf die nächsten Schritte ab
Vorlage für wöchentliche Meetings
Gestalten Sie Ihre wöchentlichen Check-in-Meetings produktiv und standardisieren Sie Ihre wöchentlichen Einzelgespräche mit der Vorlage für Einzelgespräche von ClickUp.
Diese Vorlage kann auf ClickUp-Dokumente angewendet werden, in denen Sie wichtige Details wie Prioritäten, Aktionselemente und mehr notieren können. Speichern Sie alle Notizen zu Ihren wöchentlichen Meetings an einem Ort, indem Sie eine neue Seite innerhalb desselben Dokuments hinzufügen. Sie haben auch die Möglichkeit, dieses Dokument für andere freizugeben oder privat zu halten, um einen sicheren Raum für Ihre Mitarbeiter zu gewährleisten.
3. Monatliche Meeting-Frequenz
Monatlich wiederkehrende Meetings sind wichtige Meetings, die Führungskräften und Team-Mitgliedern helfen, sich über Ziele und Projekte abzustimmen. Sie dauern in der Regel bis zu einer Stunde und finden jeden Monat zur gleichen Zeit und am gleichen Tag statt, z. B. am ersten Dienstag des Monats, am 7. jedes Monats usw.
Während dieser Meetings können Sie sich über die monatlichen Ziele informieren, die Fortschritte überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf dem richtigen Weg ist, um die vierteljährlichen Ziele zu erreichen, und Engpässe und Hindernisse identifizieren, um Ihr Team für den Erfolg in den kommenden Monaten zu rüsten.
- Unternehmensweite Meetings sind wichtige monatliche Meetings, in denen das Führungsteam aktuelle Informationen freigibt und wichtige Ankündigungen macht. Diese können entweder online oder persönlich stattfinden und zwischen einer und drei Stunden dauern
- Ausschusssitzungen sind Besprechungen, in denen alle Mitglieder über aktuelle Entwicklungen informiert werden. Es kann viele Arten von Ausschüssen geben, die von Mitarbeitern des Unternehmens geleitet werden, z. B. ein Ausschuss für Arbeitssicherheit, ein Ausschuss für Spaß am Arbeitsplatz usw
- Führungssitzungen bringen jeden Monat die Führungskräfte und Manager verschiedener Unternehmensabteilungen zusammen, um wichtige Unternehmensprobleme zu besprechen und Abteilungsaktualisierungen freizugeben
Vorlage für monatliche Meetings
Mit der Vorlage für Projektstatusberichte von ClickUp erhalten Teams und Stakeholder eine leicht verständliche visuelle Darstellung Ihrer Projektzusammenfassung.
Diese Vorlage ist in ClickUp Whiteboards verfügbar, wo Ihr Team gleichzeitig oder asynchron zusammenarbeiten, Aktualisierungen hinzufügen, Änderungen vornehmen und vieles mehr tun kann. Verwenden Sie diese Vorlage, um alle Beteiligten über die Entwicklung auf dem Laufenden zu halten, Probleme zu vermeiden, bevor sie auftreten, und sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abgeschlossen wird.
Planen Sie ganz einfach Ihr nächstes unternehmensweites Meeting und delegieren Sie Aufgaben mit der Vorlage für All-Hands-Meetings von ClickUp.
Diese Vorlage enthält voreingestellte benutzerdefinierte Statuten, benutzerdefinierte Felder und mehrere Ansichten, die Ihnen eine strukturierte und detaillierte Übersicht über Ihre Aufgaben bieten und sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Ankündigungen abdecken. Verwenden Sie die Vorlage unverändert oder passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an. Außerdem enthält sie eine Einführungsanleitung, die Ihnen hilft, diese Vorlage optimal zu nutzen.
4. Vierteljährliche Meeting-Frequenz
Vierteljährliche Meetings eignen sich hervorragend, um Projektaktualisierungen freizugeben, Ergebnisse des letzten Quartals zu besprechen, Erfolge zu feiern und sich mit Ihrem Team oder der gesamten Organisation auf das kommende Quartal vorzubereiten. Wenn sie richtig durchgeführt werden, können diese vierteljährlichen Meetings dazu beitragen, die Stimmung Ihres Teams zu heben, die funktionsübergreifende Abstimmung zu verbessern und alle auf Kurs zu halten, damit sie ihre Ziele erreichen.
Es gibt viele Anwendungsmöglichkeiten für vierteljährliche Meetings, aber einige der häufigsten sind Planungsmeetings, Board-Meetings usw.
- Board-Meetings finden in der Regel einmal pro Quartal statt, da es schwierig ist, alle Mitglieder des Boards jede Woche oder jeden Monat zusammenzubringen. Bei diesen Meetings diskutieren die Teilnehmer Wachstumsstrategien, Zukunftspläne, neue Investitionen und so weiter. Sie können einige Stunden bis zu einem ganzen Arbeitstag dauern
- Business Reviews, die einmal pro Quartal stattfinden, sind hochrangige Update-Meetings, in denen die Teilnehmer die Zielerreichung, Pläne für das nächste Quartal, Hindernisse und die langfristige Strategie besprechen. Je nach Art des Unternehmens finden diese vierteljährlichen Business Reviews zwischen der Geschäftsleitung und den Teamleitern oder zwischen den Clients und Ihnen statt
Vorlage für vierteljährliche Meetings
Die umfassende QBR-Vorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei:
- Sammeln Sie Daten aus mehreren Quellen, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen
- Verfolgen Sie die Leistung anhand von KPIs in einem übersichtlichen Dashboard
- Geben Sie Ergebnisse an Stakeholder und Teammitglieder weiter, um schnelle Entscheidungen zu treffen
5. Jährliche Meeting-Frequenz
Jährliche Meetings sind wichtige Ereignisse, die einmal im Jahr stattfinden und eine umfangreiche Planung erfordern. Je nach Zielsetzung können sie einen oder mehrere Tage dauern.
Beispiel
- Mitarbeiterleistungsbeurteilungen sind jährliche Bewertungen der Leistung eines Einzelnen, bei denen die Ergebnisse anhand definierter Ziele und Meilensteine bewertet werden
- Unternehmensretreats sind informelle Zusammenkünfte, die einmal im Jahr von der Geschäftsleitung organisiert werden, um allen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich zu entspannen, Erfolge zu feiern und den Teamzusammenhalt zu stärken
- Jährliche Hauptversammlungen sind ebenfalls einmal im Jahr stattfindende Veranstaltungen, bei denen das Unternehmen über die Erfolge und die finanzielle Lage des Jahres berichtet. Manchmal dienen sie auch als Forum, um neue Möglichkeiten aufzuzeigen
Vorlage für jährliche Meetings
Präsentieren Sie die Ereignisse in Ihrem Unternehmen auf professionelle und visuell ansprechende Weise mit der Vorlage "Business Report" von ClickUp! Sie wurde entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, einen effektiven und umfassenden Bericht über die Leistung oder den Fortschritt Ihres Unternehmens zu erstellen.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Sammeln Sie Daten aus Quellen wie Finanzberichten, Kundenumfragen und Mitarbeiterfeedback
- Analysieren Sie Leistungstrends im Zeitverlauf
- Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse in einem umfassenden, aber leicht verständlichen Format
Entscheiden Sie sich zwischen synchronen und asynchronen Meetings
Neben der Entscheidung über die Art des Meetings müssen Sie auch festlegen, welche Meetings asynchron oder virtuell durchgeführt werden können und welche synchron oder an einem physischen Speicherort stattfinden müssen.
Unabhängig vom gewählten Format ist es Ihr Ziel, Ihre Teams auf dem Laufenden zu halten, damit sie ihre Ziele erreichen können, und allen genügend Freiheit zu lassen, um selbstständig zu arbeiten, ohne ihren Arbeitsplan mit zu vielen Meetings zu überfrachten.
Asynchrone vs. synchrone Meetings
Wenn Sie sich für einen wöchentlichen Rhythmus für ein Projekt und einen weiteren wöchentlichen Rhythmus für ein Check-in aller Mitarbeiter entschieden haben, bedeutet das nicht, dass diese unbedingt im gleichen Format stattfinden müssen.
Der erste Schritt bei der Festlegung des Formats Ihres Meetings besteht darin, zu entscheiden, ob es sich um ein Meeting zum Einholen oder Weitergeben von Informationen handelt. Dies ist sehr wichtig, wenn Sie festlegen möchten, wie Sie am besten einchecken.
Informationssuchende Meetings können in eine der folgenden Kategorien fallen:
- Ein Kickoff-Meeting für ein neues Projekt
- Ein Projektteam-Meeting zur Besprechung der nächsten Schritte
- Management-Meeting, um zu überprüfen, wie die Teams arbeiten
- Ein Einzelgespräch mit einem direkten Mitarbeiter, um Ziele und Aufgaben zu überprüfen
Diese Art von Meetings eignet sich in der Regel gut für persönliche Treffen oder für ein kurzes virtuelles Update per Videokonferenz oder SyncUp im ClickUp-Chat.
Hier sind einige Beispiele für Meetings zum Informationsaustausch:
- Ein tägliches Standup-Meeting
- Ein Projekt-Update
- Der Jahresbericht eines Unternehmens
Diese Art von Meetings eignet sich oft für asynchrone Kommunikation. Sie können Updates über eine Business-Messaging-App oder innerhalb eines Projektmanagement-Tools mit Messaging-Features kommunizieren.
Die Festlegung der richtigen Team-Meeting-Rhythmus für Ihr Unternehmen sowie des richtigen Formats für Meetings reduziert Meetings mit geringem Wert und ermöglicht es allen, sich auf ihre Produktivität zu konzentrieren und motiviert an die Arbeit zu gehen.
Wussten Sie schon: Teams können Meetings reduzieren, indem sie automatisierte Standups mit ClickUp Brain planen und freigeben
So planen Sie eine Meeting-Kadenz
Der Schlüssel zu produktiven Meetings liegt darin, sicherzustellen, dass sie überhaupt notwendig sind. Hier sind einige Fragen, die Sie sich selbst oder Ihrem Team stellen sollten, bevor Sie ein Meeting einrichten.
1. Was ist das Ziel dieses Meetings?
Ist das Ziel dieses Meetings, den Schlüsselakteuren neue Informationen zu liefern, oder geht es lediglich darum, das Team auf den neuesten Stand zu bringen?
Das ist immer eine gute erste Frage, die Sie sich bei der Einrichtung einer neuen Kadenz stellen sollten.
Hier finden Sie Fragen und Beispiele für die Häufigkeit von Meetings, anhand derer Sie festlegen können, wie oft ein Meeting stattfinden sollte:
Neues Projekt
- Zweck des Meetings: Neue Marketinginitiative
- Team-Meeting-Rhythmus: Wöchentliche Check-ins für einen Statusbericht und die nächsten Schritte
Stand-up
- Zweck des Meetings: Regelmäßige Updates mit dem Manager und/oder Teamleiter
- Meeting-Rhythmus: Tägliches Stand-up-Meeting, um zu sehen, woran alle gerade arbeiten
Projekt-Updates
- Zweck des Meetings: Update zum Status des Projekts
- Projekt-Meeting-Rhythmus: Täglicher oder wöchentlicher Check-in, je nach Priorität
2. Kann dieses Meeting asynchron stattfinden?
Wenn es sich um eine kurze Abfrage oder ein Update handelt, überlegen Sie sich, welche Informationen Sie benötigen und wie viel Zeit Sie dafür benötigen. Berücksichtigen Sie den Zeitaufwand für die Terminplanung, die Vorbereitungen, die vor dem Meeting erledigt werden müssen, und das Meeting selbst – all das summiert sich.
In einem Remote- oder verteilten Team können Sie andere Kommunikations-Tools nutzen, um die asynchrone Kommunikation zu unterstützen.
Einige Meetings, wie beispielsweise große Projekte und wichtige Geschäftsentscheidungen, erfordern naturgemäß, dass verschiedene Stakeholder in Echtzeit ihre Meinung einbringen, was immer einfacher persönlich oder in einem Zoom-Call zu erledigen ist.
Für Meetings, die hauptsächlich der Information dienen, ist es jedoch nicht notwendig, Zeit für ein persönliches Treffen einzuplanen. Diese Meetings sollten besser asynchron durchgeführt werden, da sie dann häufiger stattfinden können.
3. Ist dies eine Aufgabe mit hoher Priorität oder dringend?
Einige Projekte haben aufgrund enger Fristen Priorität vor anderen. Nur Teamleiter wissen, um welche Projekte es sich dabei handelt, und können den Rhythmus des Projektteams festlegen.
Wenn die Aufgabe dringend ist, legen Sie fest, wie Sie am besten mit Ihrem Team kommunizieren, sei es über einen Zoom-Anruf, eine Videoaufzeichnung, eine Chat-Nachricht innerhalb der Aufgabe oder durch Notizen zu Prioritäten innerhalb der Aufgabe.
4. Dauern diese Arten von Meetings regelmäßig länger als vorgesehen?
Meetings, die häufig vorzeitig beendet werden, könnten ein Grund dafür sein, diese Meetings häufiger statt länger anzusetzen, aber das hängt ganz vom jeweiligen Team ab. Für andere ist es vielleicht nicht so produktiv, über eine Stunde lang in Meetings zu sitzen. In diesem Fall könnten kürzere Meetings in regelmäßigeren Abständen helfen, mehr Themen abzudecken und die Unterhaltungen fokussiert zu halten. Die Verwendung von ClickUp als Software für Meeting-Protokolle kann Ihnen dabei helfen, Ihre Agenda einzuhalten.
5. Gehen uns in solchen Meetings die zu besprechenden Elemente aus?
Wenn Sie hingegen täglich Check-in-Anrufe durchführen, bei denen es nicht viel zu besprechen gibt, sollten Sie diese zu einem wöchentlichen Check-in zusammenfassen und die täglichen Updates asynchron statt persönlich oder per Telefonkonferenz durchführen.
6. Wer wird teilnehmen?
Meetings mit einer großen Anzahl von Teilnehmern können ineffektiv werden und zu keinen konkreten Ergebnissen führen. Wenn Sie beispielsweise Updates an eine große Gruppe von Personen weitergeben müssen, ist es möglicherweise effektiver, diese per E-Mail oder über eine Plattform wie ClickUp zu versenden.
Alternativ können Sie mehrere Meetings mit kleinen Gruppen planen, anstatt ein großes Meeting mit vielen Teilnehmern zu organisieren.
Festlegen einer Meeting-Frequenz: Best Practices
Hier finden Sie einige hilfreiche Tipps, die Ihnen dabei helfen können, die beste Meeting-Häufigkeit für Sie und Ihre Stakeholder zu finden.
Limitieren Sie die Meeting-Einladungen
Halten Sie Ihre Meetings auf Kurs und im Zeitplan, indem Sie nur die Personen einladen, die direkt an der Diskussion oder dem Prozess beteiligt sind. So bleibt die Größe des Meetings überschaubar und Probleme werden nicht aus dem Blickfeld geraten.
Wenn andere auf dem Laufenden gehalten werden müssen, verwenden Sie Meeting-Protokolle und Zusammenfassungen, um sicherzustellen, dass alle auch ohne persönliche Teilnahme auf dem neuesten Stand bleiben.
Behalten Sie das Ziel und die Größe des Teams im Blick
Die Größe Ihres Teams und die erwarteten Ergebnisse Ihrer Projektteam-Meetings können Ihnen dabei helfen, den perfekten Rhythmus zu finden. Die unternehmensweite Einführung eines neuen Plans zum Leistungsbewertung erfordert beispielsweise möglicherweise zweiwöchentliche Team-Meetings zwischen den Teamleitern während der Rollout-Phase, aber auch täglich wiederkehrende Meetings zwischen dem Projektmanager und dem kleineren Projektteam.
Einfache Teilnahme für alle Teilnehmer
Planen Sie Ihre Meeting-Rhythmen unter Berücksichtigung der Speicherorte und Zeitzonen aller Teilnehmer. Es sollte ein Tag und eine Uhrzeit sein, die für alle passt. Wenn Sie ein hybrides oder virtuelles Meeting planen, stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, sich zu äußern, indem Sie Tools wie Chat und Whiteboards einsetzen und klare Regeln für die Teilnahme festlegen.
Feedback einholen
Bleiben Sie flexibel bei der Festlegung Ihrer Meeting-Rhythmus. Wenn es wesentliche Rückmeldungen zur Dauer, zum Zeitplan oder zu anderen Aspekten gibt, seien Sie bereit, Änderungen vorzunehmen, um den Bedürfnissen der Teilnehmer gerecht zu werden. Nehmen Sie Vorschläge der Teilnehmer zum Meeting-Rhythmus an, wenn diese praktikabel sind.
So optimieren Sie die Meeting-Rhythmen Ihres Teams
Wenn Sie ein persönliches oder Remote-Meeting planen müssen, machen Sie sich keine Sorgen. ClickUp hilft Ihnen dabei, gut vorbereitet zu sein, Ihr Meeting produktiv zu gestalten und die Zeit mit Ihrem Team optimal zu nutzen.
Wie? Befolgen Sie einfach die folgenden Schritte:
So planen Sie mit ClickUp einen effektiven Meeting-Rhythmus
- Meeting-Agenda: Erstellen Sie selbst eine strukturierte Meeting-Agenda oder verwenden Sie die vorgefertigten Meeting-Vorlagen von ClickUp und passen Sie diese an Ihre Bedürfnisse an
- erstellen Sie eine Ansicht Ihrer Wahl*: Kommen Sie vorbereitet und präsentationsbereit zu Ihrer Besprechung. Erstellen Sie eine Projektzeitleiste in der Zeitleisten- oder Gantt-Diagramm-Ansicht, planen Sie Strategien in Whiteboards oder Dokumenten, erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Dashboard, um alle wichtigen Informationen und Berichte in einer Ansicht zusammenzufassen, und vieles mehr
- Wiederholende Aufgaben und Fälligkeitsdaten: Richten Sie in ClickUp eine Aufgabe speziell für das Meeting ein oder legen Sie sie als wiederholende Aufgabe fest, um Sie und die Teilnehmer an das nächste Meeting zu erinnern. Sie können Ihre Aufgaben und Ihren Zeitplan auch in der Kalender-Ansicht einsehen
- Teilnehmer identifizieren und einladen: Fügen Sie der Aufgabe einen oder mehrere Mitarbeiter hinzu, um alle Beteiligten über das Meeting zu informieren
- Teilen Sie Ihre Aufgaben, Meeting-Agenden und andere visuelle Elemente: Hängen Sie Ihre Meeting-Agenda, Arbeitsansichten und mehr als Anhang an die Aufgabe in den Kommentaren oder der Aufgabenbeschreibung an und teilen Sie sie mit Ihrem Team, einer bestimmten Person oder einer Gruppe von Personen
- ClickUp mit Zoom verbinden: Integrieren Sie Zoom in ClickUp, um jederzeit innerhalb von ClickUp auf die Zoom-App zuzugreifen, und nutzen Sie die Bildschirmfreigabeoption in Zoom, um Ihre Meeting-Notizen, Tagesordnungen, Zeitleisten, Berichte in Dashboards in ClickUp usw. zu präsentieren
- Nutzen Sie den ClickUp-Chat für sofortige Updates: Reduzieren Sie tägliche Meetings auf ein Minimum, indem Sie Instant Messaging und SyncUps in ClickUp nutzen, um Informationen und Updates freizugeben
- Führen Sie produktive Telefonate und machen Sie sich Notizen: Nehmen Sie an Telefonaten teil, machen Sie sich Notizen zum Meeting und listen Sie Aktionspunkte in ClickUp Dokumenten, Whiteboards, Notepad oder innerhalb einer Aufgabe auf
Halten Sie Ihre Teams unabhängig von ihrem Standort auf der Welt in Verbindung, indem Sie ihnen ein Projektmanagement-Tool mit Features für die Zusammenarbeit im Team wie ClickUp zur Verfügung stellen.
ClickUp ist ein All- in -One-Tool für Projektmanagement, Kommunikation und Produktivität, das speziell für Teams entwickelt wurde. Im Kern ist es ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie, Ihr Team und das gesamte Unternehmen Ihre Prioritäten planen, Ihren Workflow vereinfachen und Ihre Fortschritte und Zeitleisten verfolgen können – alles an einem Ort.
Für die Zusammenarbeit im Team bietet es Hunderte von Features, darunter eine kollaborative Dokumente- und Whiteboard-Funktion, mit der Teams Brainstorming betreiben, Strategien dokumentieren und vieles mehr können.
Optimieren Sie die Kommunikation mit dem integrierten Chat, um Ihrem Team einen eigenen Space zum Chatten und für Audio- und Videoanrufe zu Projekten, Fragen und Updates zur Verfügung zu stellen.
Mit dem Feature "E-Mail in ClickUp" können Sie ganz einfach auf Ihre E-Mails zugreifen und Ihre Unterhaltungen an einem Ort speichern, da Sie E-Mails senden und empfangen können, ohne ClickUp zu verlassen. 🔥
Außerdem gibt es ein Kommentarfunktion, mit der Ihr Team Kommentare zu Aufgaben, Dokumenten und Anhängen zur Prüfung hinterlassen und diese einer bestimmten Person zuweisen kann. So wird es einfacher denn je, miteinander zu kooperieren, asynchron zu arbeiten und Feedback zu geben – ohne wöchentliche Meetings planen zu müssen. ☝️
Und wenn Sie oder Mitglieder Ihres Teams visuelle Lerner sind, verwenden Sie einfach Clip, den in der App integrierten Bildschirmrekorder von ClickUp, um hochwertige Videos aufzunehmen und diese mit einem Kommentar an Ihr Team zu senden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie komplexe Themen erklären müssen, indem Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen, oder wenn Sie ein Update mit visuellen Elementen präsentieren möchten.
Mit diesem Feature müssen Sie nicht mehr an einem anderen Meeting teilnehmen oder lange E-Mail-Threads erstellen, was alle Mitglieder Ihres Teams zu schätzen wissen werden (und auch tun werden). 👌
Das ist nur eine Möglichkeit, wie Sie ClickUp nutzen können, um Ihre Meetings zu verbessern. Lernen Sie alle Features von ClickUp kennen und erfahren Sie, wie Sie die Plattform optimal nutzen können, um alle Ihre Geschäfts-, Projekt- und Kommunikationsanforderungen zu unterstützen.
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Der Schlüssel zu produktiven Meetings und Arbeitstagen liegt darin, einen effektiven Meeting-Rhythmus für Sie und Ihr Team zu finden und dann ClickUp zu nutzen, um Ihre Projekte zu verwalten, die Teamkommunikation zu verbessern und Ziele und Fortschritte nachzuverfolgen.
Und da die Plattform vollständig anpassbar ist und Hunderte von Features für Projektmanagement und Teamzusammenarbeit bietet, können Sie ClickUp ganz nach Ihren Wünschen konfigurieren, um Ihren Workflow zu unterstützen und die funktionsübergreifende Kommunikation zu verbessern.
Nutzen Sie ClickUp als Meeting-Management-Software und seine Features für die Zusammenarbeit, um Updates, Feedback, Fragen und mehr zu kommunizieren, unnötige Meetings aus Ihrem vollen Terminkalender zu streichen und Ihren Teams eine offene Kommunikationslinie zu bieten, unabhängig von Zeitzone, Ort und Arbeitszeit. 🌎
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