In der Geschäftswelt werden Sie mit endlosen Fachausdrücken bombardiert – „Lassen Sie uns den Ball ins Rollen bringen und uns darauf konzentrieren, die Teams zu nutzen, um Synergien zu schaffen und Kernkompetenzen zu stärken, bevor wir später wieder darauf zurückkommen.“ – was das Leben zu verwirrend macht.
Um es auf den Punkt zu bringen: Denken Sie über Aktionselemente nach. Sie klingen nicht besonders beeindruckend oder revolutionär. Aber sie sind weitaus effektiver, um Dinge zu erledigen, als eine herkömmliche Liste, sei es im Büro oder in der Küche.
Der Schlüssel zu Aktionspunkten ist, dass sie etwas angeben, das zu erledigen ist. Eine spezielle Methode, Aufgaben in Bezug auf die erforderlichen Maßnahmen und nicht auf das gewünschte Ergebnis zu formulieren, kann die Produktivität erheblich steigern und Sie Ihren langfristigen Zielen näher bringen.
Was ist ein Aktionselement?
Auch wenn ein Aktionselement wie eine Unternehmensbezeichnung für eine Aufgabe erscheinen mag, handelt es sich dabei um zwei verschiedene Dinge. Eine Aufgabe erscheint in einer Liste zum Zu erledigen meist als kurzer, einfacher Aufzählungspunkt. In der Regel enthält sie keine wesentlichen Informationen außer dem Was*.
Ein Aktionselement hingegen ist eine umfassendere, aber dennoch relativ prägnante Aufgabe mit einer Beschreibung, die die Aufgabe in Bezug auf wer, was, wie und wann umreißt. So kann sich jeder, der sie erhält, sofort damit vertraut machen.
Gleichzeitig kann es bei der Arbeit hilfreich sein, die Aufgabe so zu präsentieren, dass leichter erkennbar ist, welcher Mitarbeiter sie am besten abschließen kann. Dies ist Teil Ihres Plans.
Dadurch kann ein Manager Aufgaben leichter delegieren, ohne sich Zeit nehmen und Dinge zweimal erklären zu müssen. Aktionselemente sprechen für sich selbst.
5 Tipps für Listen mit Aktionselementen
Hier sind unsere fünf wichtigsten Tipps für die Erstellung fantastischer Aktionspunkte, die Ihnen helfen, konzentriert zu bleiben, Aufgaben abzuschließen und Ziele zu erreichen:
1. Formulieren Sie Ihre Aktionselemente konkret, nicht abstrakt.
Wie bereits erwähnt, werden Aufgaben in der Regel als immaterielle, abstrakte Ergebnisse formuliert, wie z. B. „Pitch Deck erstellen“, während Aktionspunkte bewertbare, konkrete Maßnahmen sein müssen, wie z. B. „Zusammenarbeit mit dem Marketing an einer 20-minütigen Pitch-Präsentation mit Handouts für Monday“. Für brillante Aktionspunkte müssen Sie aus den Wolken herunterkommen und auf den Boden der Tatsachen zurückkehren.
2. Teilen Sie Aktionselemente so auf, dass sie in eine Zeile passen, aber fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
Wenn das Lesen genauso lange dauert wie das Erledigen, gehen Sie die Dinge falsch an. Lange Elemente sehen zwar informativer aus, sind aber oft verwirrend und unproduktiv. Sie müssen nicht so witzig sein wie ein spritziger Einzeiler im Comedy-Club, aber sie sollten genauso kurz sein! Fügen Sie jedoch unbedingt zusätzliche Informationen hinzu, wenn diese für den Mitarbeiter unerlässlich sind. Wenn Sie für sich selbst schreiben, vergessen Sie möglicherweise Details, daher können Sie zur Sicherheit eine kurze Beschreibung hinzufügen.
3. Arbeiten Sie mit einem einheitlichen Format
Ähnlich wie Kunsthistoriker einen Rembrandt von einem Caravaggio unterscheiden können, könnten sich Ihre Aktionselemente einen Namen machen, wenn sie konsistent und effektiv sind. Konsistenz führt zu einem besseren Verständnis, mit dem zusätzlichen Vorteil, dass Sie durch die Verwendung des gleichen Formats effizienter bei der Vorbereitung von Aktionselementen werden.
4. Kategorisieren Sie Ihre Aktionselemente nach Kontext, Aktion und Ressource.
Es ist wichtig, nicht zuletzt aus Effizienzgründen, Aufgaben zu organisieren und gegebenenfalls zu kategorisieren. Aktionspunkte sollten Sie unbedingt nach ihrem Kontext (welches Projekt, welche Art von Arbeit, welcher Geschäftsbereich), den Aktionen selbst ( kreativ, kommunikativ, administrativ) und den benötigten Ressourcen ( Personal, Materialien, Zeit, Outsourcing ) ordnen. Selbst wenn es nur eine Möglichkeit ist, organisiert zu bleiben, werden Sie einen großen Vorteil darin sehen, Ihre Aktionselemente auf diese Weise zu ordnen.
5. Weiterleiten und gleichzeitig zusammenarbeiten
Wenn ausstehende Aktionselemente von der Zusammenarbeit verschiedener Personen abhängen, sollten Sie dies besonders deutlich machen und sicherstellen, dass alle Beteiligten ihre Rolle in der Aufgabe kennen. In Instanzen, in denen die Aktionspunkte an andere weitergegeben und weitergeleitet werden, sollte jeder in der Lage sein, sie zu übernehmen und umzusetzen. Nach Fertigstellung Ihres Aktionspunkts muss es ein neues Element geben, das ihn ersetzt und alle auf den neuesten Stand bringt. Bei der Arbeit ist es besonders wichtig, die weiterzugebenden Informationen neu zu bewerten und zu prüfen, ob die gleiche Arbeit weiterhin erforderlich ist.
Bonus: Vorlagen für Informationsblätter!
Was macht ein gutes Element aus?
Betrachten Sie zunächst die Aufgabe: „Großhändler für neue Produkte finden. ” Wo liegen die Einschränkungen? Nun, dies ist eigentlich nur das Ergebnis, das natürlich relevant ist, aber an sich nicht viel bewirkt.
Es gibt keinen Hinweis darauf, wer für die Aufgabe verantwortlich ist, wie sie ausgeführt werden soll oder wann sie erledigt sein muss. Das ist wirklich nicht sehr hilfreich.
Aktionselemente sollten Folgendes enthalten:
- Wer ist für das Abschließen der Arbeit verantwortlich?
- Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden?
- Wie kann die Maßnahme erledigt werden?
- Wann ist das Fälligkeitsdatum?
Nach diesem Modell könnte das Aktionselement also wie folgt lauten: „Die Betriebsabteilung ruft potenzielle Großhändler (siehe Verzeichnis) an, um einen Vertrag für den neuen Küchengeschirr-Bereich abzuschließen – fällig am 10. März. “
Die Vorteile sind zahlreich.
Es gibt einen klaren Verantwortlichen für die Aufgabe, einen soliden Überblick darüber, was zu erledigen ist, und ein Fälligkeitsdatum.
Es gibt sogar einige relevante Informationen, die den Prozess ebenfalls beschleunigen können.
Übertreiben Sie es nicht mit zusätzlichen Details, da dies kontraproduktiv sein kann. Ein Element ist keine Anleitung für Außerirdische: „Rufen Sie Großhändler an, indem Sie das Telekommunikationsgerät mit Ihrer dominanten Hand in die Hand nehmen und die richtige 11-stellige Nummer wählen. “
Wenn Sie zusätzliche Informationen hinzufügen, stellen Sie sicher, dass diese wertvoll und relevant sind.
Genauso wie Sie viele Teilziele für ein größeres Ziel haben, können Sie auch viele Aktionspunkte pro Teilziel haben. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass
- Aufgaben drücken gewünschte Ergebnisse (Ziele) aus.
- Aktionselemente zeigen die konkreten Maßnahmen, die zu ihrer Erfüllung erforderlich sind.
Wie schreibt man Aktionselemente?
Wie wir inzwischen wissen, dienen Aktionspunkte dazu, die für die Erledigung einer Aufgabe oder eines Auftrags erforderlichen Maßnahmen zu definieren. Sozusagen „Affen sehen, Affen machen nach“. Um einen Aktionspunkt zu erstellen, fragen Sie sich daher, was zu erledigen ist und wie Sie es tun können.
Versuchen Sie, die Aktion in ein oder zwei Sätzen zu beschreiben.
Wenn Ihr Aktionselement zu viele Schritte zu enthalten scheint, zerlegen Sie es in kleinere Aufgaben.
Der Schlüssel liegt darin, die Aktionspunkte sofort aufzuschreiben, sobald Sie sie sich überlegt haben. Wenn sie klar, prägnant und kommunizierbar sind und so formuliert sind, dass Sie die Aufgabe in wenigen Schritten abschließen können, können Sie sie als Aktionspunkt bezeichnen und loslegen!
Ein gutes Beispiel kann direkt nach der Festlegung umgesetzt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, haben Sie die Aktionselemente wahrscheinlich zu kompliziert oder zu unklar formuliert.
Beispiele für Aktionspunkte
- Vertrieb soll Springleaf-Clients wegen Lieferverzögerungen kontaktieren
- Besprechung zwischen IT und Agentur zur Fertigstellung der Website-Aktualisierungen für nächste Woche – muss bis Donnerstag erledigt sein.
- Die Personalabteilung sendet den Leistungsbericht (Frist: 25. Juli) an den stellvertretenden Direktor – in Papierform.
- Sprechen Sie bis Mittwoch mit dem Verantwortlichen für das Projektmanagement über das Budget und zusätzliche Kosten (Februar bis April).
Auch wenn Sie Aktionselemente für sich selbst schreiben, ist es dennoch empfehlenswert, alle Teile einzubeziehen. Sie werden (hoffentlich!) verstehen, wovon Sie sprechen.
Sie können vielleicht auf bestimmte Details verzichten, aber wenn ein Unternehmen Aktionspunkte für die tägliche Berichterstellung oder Leistungsbeurteilungen der Mitarbeiter verwendet, ist es besser, diese Informationen anzugeben, um Ihre Arbeit zu dokumentieren.
Fazit
Die folgenden Tipps für Ihre Liste der Dinge, die zu erledigen sind, und Ihre Aktionspunkte nehmen nicht viel Zeit in Anspruch, könnten aber die Art und Weise, wie Sie Ihre Aktionspunkte schreiben und auflisten, komplett verändern.
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