In der Geschäftswelt kann man mit endlosem Jargon bombardiert werden - "Lassen Sie uns den Ball ins Rollen bringen und das Team auf die Nutzung von Synergieeffekten und die Stärkung der Kernkompetenzen vorbereiten, bevor wir später wiederkommen, um uns zu besprechen" - Das macht das Leben zu verwirrend.
Um den Fachjargon zu durchbrechen, sollten Sie Aktionspunkte in Betracht ziehen. Sie klingen nicht so beeindruckend oder revolutionär. Aber sie sind weitaus effektiver, wenn es darum geht, Dinge zu erledigen, als eine traditionelle to-Do-Liste ob im Büro oder in der Küche.
Das Wichtigste bei Aufgaben ist, dass sie etwas anzeigen, das getan werden muss. Eine spezielle Methode zur Formulierung von Aufgaben in Bezug auf die erforderliche Aktion und nicht auf das gewünschte Ergebnis kann die Produktivität erheblich steigern und Sie Ihren langfristigen Zielen näher bringen.
Was ist ein Aktionspunkt?
Auch wenn ein Action item wie ein Firmenname für eine Aufgabe erscheinen mag, sind sie unterschiedliche Dinge. Eine Aufgabe erscheint am häufigsten auf einer to-Do-Liste als kurzer, einfacher Aufzählungspunkt. Normalerweise gibt es außer dem Was keine wesentlichen Informationen.
Ein Aktionspunkt hingegen ist eine umfassendere, aber immer noch relativ knappe Aufgabe mit einer Beschreibung, die die Aufgabe in Bezug auf Wer, Was, Wie und Wann umreißt. So kann sich jeder, der sie erhält, sofort ein wenig einarbeiten.
Gleichzeitig kann man bei der Arbeit durch eine solche Darstellung der Aufgabe besser erkennen, welcher Mitarbeiter die Aufgabe am besten erledigen kann. Dies ist ein Teil Ihrer aktionsplan .
Damit kann ein Manager leichter delegieren , ohne dass Sie die Zeit verlangsamen und Dinge zweimal erklären müssen. Aktionspunkte sprechen für sich selbst. Download der ClickUp-Vorlage für Aktionspunkte
5 Tipps für Aktionspunkte-Listen
Hier sind unsere fünf wichtigsten Tipps für die Erstellung fantastischer Aktionspunkte, die Ihnen helfen, den Fokus zu behalten, Aufgaben zu erledigen und Ziele zu verwirklichen:
1. Machen Sie Ihre Aktionspunkte konkret, nicht abstrakt
Wie bereits erwähnt, werden Aufgaben in der Regel als nicht greifbare, abstrakte Ergebnisse formuliert, wie z. B. "Erstelle ein Pitch Deck", wohingegen Aktionspunkte bewertbare, konkrete Aktionen sein müssen, wie z. B. "Zusammenarbeit mit dem Marketing bei einer 20-minütigen Pitch-Präsentation mit Handouts für Montag" Für brillante Aktionspunkte müssen Sie sich aus den Wolken erheben und auf den Boden der Tatsachen zurückkehren.
2. Aktionspunkte aufschlüsseln so aufteilen, dass sie in eine Zeile passen, ABER eine Beschreibung hinzufügen
Wenn das Lesen genauso viel Zeit in Anspruch nimmt wie das Ausführen, gehen Sie die Dinge falsch an. Langatmige Aktionspunkte sehen zwar informativer aus, sind aber oft verwirrend und unproduktiv. Sie müssen nicht so witzig sein wie ein schmissiger Einzeiler im Comedy-Club, aber sie sollten genauso kurz sein! Fügen Sie aber auf jeden Fall zusätzliche Informationen hinzu, wenn sie für das Verständnis des Empfängers wichtig sind. Wenn Sie für sich selbst schreiben, vergessen Sie vielleicht Details, so dass Sie zur Sicherheit eine kurze Beschreibung hinzufügen können.
3. Arbeiten Sie mit einem einheitlichen Format
So wie Kunsthistoriker einen Rembrandt von einem Caravaggio unterscheiden können, so können sich auch Ihre Aktionspunkte einen Namen machen, wenn sie in einem einheitlichen, effektiven Format erscheinen. Konsistenz führt zu einem besseren Verständnis und hat den zusätzlichen Vorteil, dass Sie bei der Vorbereitung von Aktionspunkten effizienter werden, wenn Sie dasselbe Format verwenden.
4. Kategorisieren Sie Ihre Aktionspunkte nach Kontext, Aktion und Ressource.
Nicht zuletzt aus Effizienzgründen ist es wichtig, zu organisieren und zu kategorisieren, wo es angebracht ist. Was die Aktionspunkte angeht, sollten Sie sie unbedingt nach ihrem Kontext (welches Projekt, welche Art von Arbeit, welcher Geschäftsbereich), den Aktionen selbst ( kreativ , kommunikativ, administrativ), und die benötigten Ressourcen ( personal, Material, Zeit, Outsourcing ). Auch wenn es nur eine Möglichkeit ist, den Überblick zu behalten, werden Sie einen großen Vorteil darin sehen, Ihre Aktionspunkte auf diese Weise zu ordnen.
5. Weiterleiten während der Zusammenarbeit
Wenn ausstehende Aufgaben von der Zusammenarbeit verschiedener Personen abhängen, sollten Sie sich darüber besonders im Klaren sein und sicherstellen, dass alle Personen ihre Rolle bei der Aufgabe kennen. In den Fällen, in denen die Aufgabe an andere weitergegeben wird, sollte jeder in der Lage sein, sie zu übernehmen und auszuführen. Nach Abschluss der Maßnahme muss ein neuer Punkt an seine Stelle treten, der alle Beteiligten auf den neuesten Stand bringt. Bei kollaborativer Arbeit ist es besonders wichtig, die Informationen, die weitergegeben werden müssen, neu zu bewerten und zu prüfen, ob die gleiche Zusammenarbeit noch erforderlich ist.
Bonus: Faktenblattvorlagen !
Was macht einen guten Aktionspunkt aus?
Betrachten wir zunächst die Aufgabe: "Finden Sie Großhändler für neue Produkte." Was sind die Grenzen? Nun, das ist eigentlich nur das Endergebnis, das natürlich relevant ist, aber an sich nicht viel bewirkt.
Es gibt keinen Hinweis darauf, wer für die Aufgabe zuständig ist, wie sie erledigt werden sollte oder wann sie abgeschlossen sein muss. Das ist wirklich nicht sehr nützlich.
Aktionspunkte sollten erfasst werden:
- Wer ist für die Erledigung der Arbeit verantwortlich?
- Welche Maßnahme muss ergriffen werden?
- Wie kann die Maßnahme durchgeführt werden?
- Wann ist das Fälligkeitsdatum?
Anhand dieses Modells könnte die Aufgabe also wie folgt lauten: "Operations Department to call potential wholesalers (see directory) to secure deal for new kitchenware range - due 10th March"
Die Vorteile sind zahlreich.
Es gibt einen klaren Aufgabenträger, einen soliden Überblick über die zu erledigenden Aufgaben und ein Fälligkeitsdatum.
Es gibt sogar einige relevante Informationen, die den Prozess beschleunigen können.
Übertreiben Sie es nicht mit zusätzlichen Details, denn das kann kontraproduktiv sein. Ein Aktionspunkt ist keine Anleitung für Ausländer: "Rufen Sie Großhändler an, indem Sie das Telekommunikationsgerät mit Ihrer dominanten Hand abnehmen und die korrekte 11-stellige Zahlenfolge wählen."
Wenn Sie zusätzliche Informationen hinzufügen, sollten Sie sicherstellen, dass sie wertvoll und relevant sind.
So wie Sie viele Ziele für ein größeres Ziel haben, können Sie auch viele Aktionspunkte pro Ziel haben. Um es noch einmal zusammenzufassen,
- Aufgaben drücken gewünschte Ergebnisse (Ziele) aus.
- Aktionspunkte zeigen wörtliche Handlungen, die zur Erfüllung dieser Ziele erforderlich sind.
Wie schreibt man Aktionspunkte?
Wie wir jetzt wissen, werden Aktionspunkte verwendet, um die für die Erledigung einer Aufgabe oder eines Auftrags erforderlichen Aktionen zu definieren. "Der Affe sieht, der Affe tut", sozusagen. Um einen Aktionspunkt zu erstellen, fragen Sie sich also, was getan werden muss und wie Sie es tun können.
Versuchen Sie, die Aktion in ein oder zwei Sätzen zu beschreiben.
Wenn Ihr Aktionspunkt zu viele Schritte zu enthalten scheint, unterteilen Sie ihn in kleinere Aufgaben.
Das Wichtigste ist, dass Sie die Maßnahme aufschreiben, sobald sie Ihnen einfällt. Wenn er klar, prägnant und kommunizierbar ist und so formuliert ist, dass Sie die Aufgabe in wenigen Schritten erledigen können, können Sie ihn Aktionspunkt nennen und loslegen!
Ein gutes Beispiel kann sofort nach seiner Formulierung umgesetzt werden. Wenn Sie feststellen, dass dies nicht der Fall ist, haben Sie die Aufgabe wahrscheinlich zu kompliziert oder zu zweideutig formuliert.
Beispiele für Aktionspunkte
- Verkauf an Kontakt Springleaf-Kunden über Lieferverzögerungen
- IT & Agentur besprechen die Aktualisierungen der Website für die nächste Woche - müssen bis Donnerstag fertig sein
- HR soll den Leistungsbericht (fällig am 25. Juli) an den stellvertretenden Direktor schicken - physische Kopie.
- Nachfassen mit dem Projektleiter über das Budget und die zusätzlichen Kosten (Februar bis April) bis Mittwoch
Auch wenn Sie Aktionspunkte für sich selbst schreiben, ist es sinnvoll, alle Teile einzubeziehen. Sie werden (hoffentlich!) verstehen, wovon Sie sprechen.
Vielleicht können Sie bestimmte Details weglassen, aber wenn ein Unternehmen Aktionspunkte für die täglichen Berichte der Mitarbeiter verwendet oder leistungsbeurteilungen die Aufnahme dieser Informationen ist besser geeignet, um Ihre Arbeit zu dokumentieren.
Schlussfolgerung
Wenn Sie diese Tipps für Ihre Aufgaben- und Aktionsliste befolgen, brauchen Sie nicht viel Zeit, aber Sie können die Art und Weise, wie Sie Ihre Aktionspunkte schreiben und auflisten, völlig verändern.
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