Arbeitsabläufe im Projektmanagement: Definition und Beispiele

Haben Sie schon einmal an einem Projekt gearbeitet, bei dem jemand nicht die Informationen erhält, die er braucht, um eine Aufgabe abzuschließen oder einen Meilenstein zu erreichen? Oder schlimmer noch, sie wussten nicht, dass sie etwas zugewiesen bekommen haben?

Vielleicht waren Sie selbst schon einmal dieser Jemand. Sogar als Projektmanager.so

Es ist leicht zu sagen, dass diese Situationen auf unklare Ziele, begrenzte Ressourcen oder sogar schlechte Kommunikation zurückzuführen sind. Aber diese Gründe sind Symptome für ein größeres Problem.

Fast 40% der Projekte scheitern an einer schlechten Planung.

Komplexe Projekte, an denen mehrere Teams beteiligt sind, können sogar noch schwieriger sein.

Workstreams sind eine dynamische Lösung für dieses Problem. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über Workstreams wissen müssen. Wir erklären, was ein Workstream im Projektmanagement ist, welche Vorteile er bietet und zeigen fünf Beispiele, die Ihnen helfen, Ihren eigenen zu erstellen.

Tauchen Sie ein!

Was ist ein Workstream im Projektmanagement?

Ein Workstream ist ein Tool zur Unterteilung großer Teile der Arbeit, um ein Projekt voranzubringen.

Es handelt sich dabei um eine Reihe von zusammenhängenden Aufgaben oder Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Je nach Projekt können Workstreams auch gleichbedeutend mit Meilensteinen des Projekts sein oder diese enthalten. Richtig eingesetzt, hilft ein Workstream Teams, funktionsübergreifend zu arbeiten, um ihren Fortschritt in Echtzeit zu organisieren, zu planen und zu verfolgen.

Der Grundgedanke hinter Workstreams ist, dass jedes Team, das an einem Projekt beteiligt ist, nur seinen Teil bearbeiten muss, was es den Projektmanagern erleichtert, den Fortschritt zu überwachen.

Das Ergebnis ist, dass das Projekt schneller und reibungsloser abläuft, ohne dass es zu Verwirrungen oder Verzögerungen kommt. Workstreams sind so konzipiert, dass sie die Arbeit in Segmente aufteilen und es den Teams ermöglichen, sich auf die Bereiche zu konzentrieren, auf die sie spezialisiert sind, was die Effizienz erhöht.

Ein Gantt Diagramm hilft Ihnen bei der Visualisierung eines Arbeitsablaufs. Bauprojekte haben zum Beispiel viele abhängigkeiten -Meilensteine, die fertiggestellt werden müssen, bevor es weitergeht.

Ansicht mehrerer Projekte in einem einzigen Gantt Diagramm in ClickUp

Das Team, das für die Einholung der Genehmigung zuständig ist, muss seine Aufgabe erfüllen, bevor das Projekt an das Abriss-Team "flow down the stream" gehen kann.

Es ist leicht, Arbeitsströme zu verwechseln mit workflows . Ein Workflow stellt den Ablauf eines Projektes prozess Karte (oder Teil eines Prozesses), die die spezifische Abfolge von Aufgaben enthält, die abgeschlossen werden müssen.

Ein Arbeitsablauf ist nicht die Abfolge von Aufgaben, sondern der Output verschiedener Teams, die zusammen an einem gemeinsamen Ziel arbeiten.

Die Vorteile der Verwendung von Workstreams für das Projektmanagement

Als Projektmanager können Sie von der Verwendung von Workstreams im Gegensatz zu herkömmlichen aufgabenbasierten Ansätzen profitieren. Workstreams können Projekte mit höherer Geschwindigkeit und besserer Sichtbarkeit des Fortschritts vorantreiben.

Hier sind vier Vorteile von Workstreams.

1. Organisierter Plan

Durch die Unterteilung eines Projekts in kleinere Workstreams können Projektmanager einen klaren und organisierten Plan für das Projekt entwerfen. Dies erleichtert die Zuweisung von Aufgaben und die Nachverfolgung des Fortschritts und stellt sicher, dass jeder Aspekt des Projekts berücksichtigt wird.

Im Idealfall erstellen Sie Ihren Arbeitsablauf, bevor ein Projekt beginnt. Wenn Sie das erledigen, wissen Sie, was projektbeschränkungen mit denen Sie konfrontiert sind.

Einstellung von Aufgaben, die sich gegenseitig blockieren oder aufeinander warten, um eine Abhängigkeit in ClickUp zu schaffen

Ein Workstream-Ansatz stellt sicher, dass ein Projekt an jedem Punkt des Weges pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird, so dass die projektdurchführung ist nie in Gefahr.

2. Eliminiert organisatorische Silos

Wenn mehrere Teams an einem Projekt beteiligt sind, kann es leicht passieren, dass jedes Team isoliert arbeitet. Wenn Sie diese Erfahrung gemacht haben, sind Sie nicht allein.

Silos am Arbeitsplatz, wie sie genannt werden, sind weit verbreitet. Fast 55% der Geschäfte geben an, dass sie über isolierte Teams verfügen.

Workstreams bekämpfen diese Silos. Sie sollen es den Mitgliedern des Projekts ermöglichen, Informationen schnell und einfach abteilungs- oder organisationsübergreifend freizugeben. Das bedeutet, dass jeder über die neuesten Entwicklungen im Projekt auf dem Laufenden ist und Silos vermieden werden.

Arbeitsabläufe zusammenarbeit im Team verbessern indem sie einen klaren Rahmen schaffen. Die Mitglieder des Teams wissen, für welche Aufgaben sie verantwortlich sind, können sich durch die richtigen communication tools und können gemeinsam Aufgaben abschließen, die mit ihrem spezifischen Arbeitsablauf zusammenhängen.

3. Ermöglicht es Ihnen, verbesserungsbedürftige Bereiche leicht zu identifizieren

Die Nachverfolgung spezifischer Metriken, die sich auf jede Komponente des Projekts beziehen, ist für den Erfolg des Projekts entscheidend. Auch hier helfen Arbeitsabläufe. Durch die Analyse dieser Metriken in den einzelnen Workstreams können Projektmanager Bereiche mit geringer Leistung erkennen und Schritte zu deren Verbesserung unternehmen.

Planen Sie mehrere Projekte, verwalten Sie Abhängigkeiten und setzen Sie Prioritäten - alles in Ihrem benutzerdefinierten zeitleiste für das Projekt mit der Gantt-Diagramm-Ansicht

Nehmen wir an, ein Arbeitsablauf gerät ständig in Verzug oder hat ein Problem mit der Qualität. Dies ist für Sie als Projektleiter eine Gelegenheit, um eine Ursachenanalyse durchzuführen um das zugrundeliegende Problem zu finden und Einzelziele zu ermitteln, und zwar jetzt und nicht erst, wenn es zu spät ist.

4. Strafft Workflows und Prozesse

Sobald Bereiche von kontinuierliche Verbesserung identifiziert sind, können Workstreams Arbeitsabläufe und Prozesse optimieren, indem sie im gesamten Projekt standardisiert werden, was zu einer noch größeren Effizienz führt. Dadurch wird verhindert, dass Mitglieder des Teams ihren Aufwand verdoppeln oder zeitverschwendung bei der Recherche wie eine Aufgabe fertiggestellt werden soll.

Erstellen Sie benutzerdefinierte oder vorgefertigte Automatisierungsrezepte, um Routinearbeiten zu automatisieren und Ihren komplexen Workflow zu vereinfachen

Workstreams können eingestellt werden auf automatisierung zu implementieren wo immer möglich, um den Bedarf an manuellen Eingriffen zu verringern. Automatisierung kann dazu beitragen, Fehler zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und Teammitglieder kostenlos für strategischere Aufgaben freizusetzen.

5 Beispiele für Projektmanagement-Workstreams

Wenn Sie an Projektmanagement denken, kommen Ihnen wahrscheinlich der Bau von Wolkenkratzern und die Entwicklung von Software in den Sinn. Aber alles, was einen Anfang, eine Mitte und ein Ende hat, ist ein Projekt.

Ganz gleich, an welchem Projekt Sie arbeiten, Workstreams können Ihnen dabei helfen.

Wir werden fünf Beispiele für Projektmanagement-Workstreams freigeben. Beim Lesen ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass die meisten Projekte selten, wenn überhaupt, vollkommen linear sind.

In jedem Projekt werden Sie Veränderungen erleben, die sich Ihrer Kontrolle entziehen, z. B. wenn ein Mitglied in Schlüsselpositionen erkrankt, ein projektumfang eine Anpassung oder eine Kürzung des Budgets. Zeitleisten und Prozesse können aus dem Ruder laufen. Aus diesem Grund müssen Sie Arbeitsabläufe einrichten. Diese fünf Beispiele sollten Sie zum Nachdenken anregen.

1. Planung eines Ereignisses

Die Planung eines Ereignisses ist vielleicht eines der einfachsten Formulare des Projektmanagements. Aber einfach bedeutet nicht unbedeutend. Die Planung von Ereignissen ist ein $5,6 Milliarden Industrie .

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Arbeitsschritte, die Sie für die Planung fast aller Arten von Ereignissen benötigen.

• Definieren Sie den Zweck, die Zielgruppe und die Ziele des Ereignisses
• Bestimmen Sie die Kosten für alle Aspekte des Ereignisses (Veranstaltungsort, Catering, Unterhaltung usw.)
• Recherche und Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes für das Ereignis
• Beauftragung von Anbietern für das Catering und andere notwendige Dienstleistungen
• Gestaltung von Materialien für das Ereignis (Einladungen, Poster, Flyer, Banner usw.)
• Vermarktung des Ereignisses in der Öffentlichkeit. (Hinzufügen eines QR Codes am Eingang Ihrer Einrichtung, E-Mail-Marketing, Social-Media-Gruppen, Verwendung von neu gestalteten Flyern und Bannern, usw.)
• Erfolgreiche Durchführung und Verwaltung des Ereignisses

Das ist vielleicht nicht alles, was Sie zu erledigen haben. Aber diese Arbeitsabläufe sind die großen Blöcke des Outputs, die für ein erfolgreiches Projekt erfüllt werden müssen.

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Erleichtern Sie sich das Projektmanagement von Veranstaltungen mit dem Event Management Template von ClickUp. Es enthält vorgefertigte und anpassbare Ansichten und Features, die Ihnen helfen, eine erfolgreiche Veranstaltung zu planen

2. Erstellen einer mobilen App

Die app-Entwicklung prozess erfordert einige komplexe Schritte. Hier sind die Arbeitsabläufe, die bei einem Projekt für eine mobile App in der Regel vorkommen können:

• Bestimmen Sie den Zweck der App
• Sammeln der technischen Anforderungen
• Erstellen eines Wireframes für Navigation und Inhalt
• Entwerfen der UI/UX
• Start der Entwicklung
• Durchführen von Unit- und Integrationstests
• Vorbereitung der Bereitstellung

ClickUp ist hervorragend geeignet für agiles Projektmanagement und seine digitalen Whiteboards sind ein leistungsfähiges Tool für die Erstellung von Karten für komplexe Projekte wie die Entwicklung einer App oder einer Website. Sie können damit jede Art von Leinwand erstellen. Wie Klebezettel:

ClickUp Whiteboards bieten alle kreativen und kollaborativen Features, die Sie benötigen, um die Flussdiagramme Ihrer Träume zu erstellen

Oder ein Abhängigkeits-Flussdiagramm:

Erstellen Sie mit ClickUp Whiteboards visuelle Darstellungen komplexer Ideen wie Benutzer Flows, Wireframes und technische Diagramme

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3. Branding-Einführung

Die rebranding-Prozess erfordert eine sorgfältige Planung, Ausführung und Kommunikation zwischen Marketing-, Personal- und Führungsteams. Einige Schlüssel-Arbeitsabläufe sind:

• Durchführung von Marken- und Marktforschung
• Entwicklung einer Markenstrategie
• Erstellen von Markenwerten
• Entwicklung von Markenrichtlinien
• Umsetzung der neuen Markenstrategie

In einem kleinen Geschäft ist die marketingabteilung hat vielleicht nur einen oder zwei Mitarbeiter, die in vielen dieser Bereiche arbeiten. Ein größeres Unternehmen hat vielleicht eine forschungs- und Entwicklungsteam , ein Grafikdesign-Team, ein Marketing-Team, ein Team für soziale Medien usw., die alle gemeinsam an diesem Projekt arbeiten.

PRO TIPP Verwenden Sie markenmanagement-Software die Sie bei der Planung, Nachverfolgung und Verwaltung von allem unterstützt, was Sie für die Einführung und Pflege einer erfolgreichen Marke benötigen. Sie können auch die Vorteile der anpassbaren vorlagen für das Markenmanagement finden Sie einen soliden Rahmen, der Ihnen hilft, Ihre Prozesse konsistent zu halten und reibungslos zu gestalten.

4. Kampagne zur Mitarbeiterbindung

Die Personalabteilung wird in der Regel als "operatives Geschäft" betrachtet und als etwas völlig anderes als das Projektmanagement angesehen. Das ist normalerweise auch richtig.

Es sei denn, eine HR-Kampagne hat einen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Dann ist es ein Projekt.

Hier sind wichtige Arbeitsabläufe für eine HR-Bindungskampagne.

• Untersuchung der Mitarbeiterzufriedenheit undstrategien zur Mitarbeiterbindung* Strategie zur Mitarbeiterbindung festlegen
• Festlegen von Metriken zur Mitarbeiterbindung
• Einen Plan für die Einführung entwickeln
• Durchführung und Verwaltung des Plans
• Regelmäßige Erhebungen und Leistungsüberprüfungen als Follow-up

**PRO-TIPP Vereinfachen Sie das Personalmanagement und schaffen Sie die beste Mitarbeitererfahrung durch den Einsatz eines HR-Management-Plattform für Einstellung, Onboarding, talentmanagement und Mitarbeiterführung.

5. Langfristige strategische Planung

Bei unserem letzten Beispiel handelt es sich um ein weiteres Projekt außerhalb der Box. Langfristige strategische Planung ist kein Projekt in dem Sinne, dass sie ein greifbares Produkt hervorbringt.

Es ist ein Projekt für die Ausrichtung der gesamten Organisation, so dass jedes andere Projekt im organisatorischen Kontext Sinn macht.

Arbeitsabläufe für die strategische Planung können sein:

• Durchführung einer Situationsanalyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen)
• Definition der Vision des Unternehmens
• Definieren Sie den Auftrag des Unternehmens
• Legen Sie organisatorische Ziele fest
• Bestimmen Sie den Ressourcenbedarf
• EinrichtenKPIs und Metriken für die Leistung Entwickeln Sie einplan zur Umsetzung Überwachung und Anpassung des strategischen Plans

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Wie Sie Ihren eigenen Arbeitsablauf erstellen

In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Schritte aufgelistet, die Sie durchdenken sollten, um einen funktionierenden Workstream zu erstellen. In Beispiel 2 liegt der Schwerpunkt auf den ClickUp Features, die für die Erstellung von Workstreams verwendet werden können.

1. Identifizieren Sie die beteiligten Teams und Personen

Die Erstellung von Projekt-Workstreams erfordert den gemeinsamen Aufwand mehrerer Teams und Einzelpersonen, die jeweils spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten haben. Ihr erster Schritt besteht darin, genau zu wissen, welche Teams und insbesondere welche Personen an den einzelnen Arbeitsabläufen beteiligt sein werden.

Es gibt vier große Gruppen von Teams, die Sie im Auge behalten sollten, auch wenn diese je nach Branche variieren.

1. Arbeitsgruppen: Dies sind die separaten Teams, die für das Abschließen der eigentlichen Arbeit am Projekt verantwortlich sind (Designer, Entwickler, Produkttester, usw.)
2. Analysten: Dies ist das Team, das verantwortlich ist fürdas Sammeln und Analysieren der Anforderungen an das Projekt und die Weitergabe dieser Anforderungen an das Projekt Team
3. Technische Leiter: Dieses Team ist für die technische Leitung und Anleitung des Projektteams verantwortlich.
4. Qualitätssicherung: Sie führen Tests und Überprüfungen durch, um Fehler zu erkennen und sicherzustellen, dass das Projekt die festgelegten Abnahmekriterien erfüllt.

Sobald Sie zum Schritt der Visualisierung kommen, sollten Sie sicherstellen, dass diese Teams und Personen in jedem Stream identifiziert sind.

2. Wählen Sie Ihr Kommunikationstool

Workstreams sollen den funktionsübergreifenden Aufwand erhöhen. Doch die Verwaltung mehrerer Teams und entfernter oder hybrider Mitarbeiter kann das schwierig machen. Ihre Kommunikation kann nur so gut sein wie das Tool, das Sie verwenden.

Um dieses Problem zu lösen, verwenden Sie am besten projektmanagement tools mit asynchrone Kommunikation features, die es Ihnen ermöglichen, gleichzeitig zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass jeder mit der aktuellsten Version des Projekts arbeitet.

Welches Tool das richtige für Ihre Projekte ist, hängt letztlich von den spezifischen Anforderungen des Projekts und des Teams ab. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie die Features, Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit der einzelnen Tools berücksichtigen.

3. Visualisieren Sie Ihre Zeitleiste

Die Zeitleisten-Ansicht in ClickUp bietet eine Ansicht Ihrer Ressourcen und Aufgaben aus der Vogelperspektive

Bevor Sie sich an die Erstellung eines Diagramms machen, beginnen Sie mit einer Liste der wichtige Meilensteine die durch die einzelnen Arbeitsabläufe repräsentiert werden oder darin enthalten sind. Dies muss nicht sehr detailliert sein - denken Sie daran, dass Ihr Workflow genau dafür gedacht ist.

Jeder Arbeitsablauf sollte seine eigene Zeile haben, deren Länge davon abhängt, wie viel Zeit er in Anspruch nehmen wird.

Der Zeitrahmen für dieses Projekt sollte ebenfalls durch eine horizontale Linie am oberen Rand des Diagramms dargestellt werden.

Einige Arbeitsströme können Abhängigkeiten aufweisen. Identifizieren Sie diese und stellen Sie sicher, dass sie in Ihrem Diagramm dargestellt werden. Jetzt können Sie eine Zeitleiste für den Arbeitsablauf erstellen. Sie müssen nur noch das richtige Tool auswählen. ClickUp bietet alles, was Sie für die Visualisierung Ihrer Zeitleiste benötigen, an einem Ort.

4. Legen Sie Rollen und Regeln für das Projekt Team fest

Jeder, der am Projekt beteiligt ist, muss das Ziel eines jeden Streams verstehen und seinen Teil dazu erledigen, um den Meilenstein zu erreichen. Beginnen Sie damit, jedem Mitglied des Teams spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen, die sich auf den jeweiligen Arbeitsablauf beziehen.

RACI-Rollen in der Whiteboard-Ansicht von ClickUp über Alladdine Djaidani

So wird sichergestellt, dass jeder weiß, wofür er verantwortlich ist und was von ihm erwartet wird. Konzentrieren Sie sich dann auf diese drei Probleme:

• Legen Sie Fristen für jeden Arbeitsschritt fest, um auf dem richtigen Weg zu bleiben
• Einrichtung regelmäßiger Kommunikationskanäle, um alle über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten
• Legen Sie klare Verfahren für die Entscheidungsfindung, Konfliktlösung und Eskalation von Problemen fest, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass ein Problem das Projekt entgleisen lässt

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5. Automatisieren Sie, wo Sie können

Wir haben darauf hingewiesen, dass Arbeitsabläufe bei Bedarf automatisiert werden können. Fragen Sie sich, was automatisiert werden kann und was von einem Menschen erledigt werden muss. Automatisierte Prozesse helfen Ihnen auch, die Anzahl der Mitarbeiter zu erhöhen oder zu verringern, wenn sich die Anforderungen des Geschäfts ändern, und das zu wesentlich geringeren Kosten als bei einem Mitarbeiter.

Verwenden Sie vorgefertigte Automatisierungsrezepte oder benutzerdefinieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen, damit sich Ihr Team auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren kann

6. Evaluieren und verfeinern

Jetzt kommt der Teil, in dem harte Arbeit gefragt ist. Überwachen Sie regelmäßig Ihren Arbeitsablauf, um sicherzustellen, dass Sie Fortschritte bei der Erreichung Ihrer KPIs machen. Konzentrieren Sie sich auf die Zeitleiste des Projekts, das Budget, die Qualität und die Zufriedenheit der Beteiligten.

Dann ist es Ihre Aufgabe als Projektmanager, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, um Ihren Arbeitsablauf auf Kurs zu halten.

Verwenden Sie Projektmanagement tools, um große Projekte zu bewältigen

Projekte können kompliziert werden. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Branche Sie tätig sind oder an welchem Projekt Sie gerade arbeiten. Wenn Sie Fristen einhalten müssen oder mehrere Teams involviert sind, sollten Sie gut planen, damit Sie nicht zu einer Projektstatistik werden.

Hier kommen die Workstreams ins Spiel. Dieser Leitfaden hat Sie der Verbesserung von Kommunikation und Produktivität, der Verfeinerung Ihrer Arbeitsabläufe und der Verbesserung der Zusammenarbeit näher gebracht. Jetzt ist es an der Zeit, ihn in die Tat umzusetzen.

Ändern Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Projekte planen, und beginnen Sie noch heute mit dem Aufbau Ihres Workstreams. ClickUp verfügt über alle Tools, die Sie benötigen, um Ihre Arbeitsabläufe zu gestalten und Ihre Mitarbeiter in Verbindung zu halten, damit Ihnen nichts durch die Lappen geht. Starten Sie noch heute kostenlos! ---

Guest Write r:

Freya Laskowski ist eine SEO-Beraterin, die Marken dabei hilft, ihren organischen Traffic durch die Erstellung und Verteilung von Inhalten zu steigern. Sie wird in mehreren Online-Publikationen als Mitwirkende zitiert, darunter Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance und die Huffington Post._

sie ist auch Eigentümerin von CollectingCents, einem Blog für persönliche Finanzen, den sie von Grund auf aufgebaut hat. Sie können sie unter freya@collectingcents.com_ erreichen