Arbeitsabläufe im Projektmanagement: Definition und Beispiele

{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Was ist ein Arbeitsablauf im Projektmanagement?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Ein Workstream ist ein Tool, um große Arbeitspakete aufzuteilen und ein Projekt voranzubringen. \n\nEs handelt sich um eine Reihe miteinander verbundener Aufgaben oder Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Workstreams können je nach Projekt auch gleichbedeutend mit Ihren Projektmeilensteinen sein oder diese enthalten. Bei richtiger Anwendung helfen Workstreams Teams dabei, funktionsübergreifend zu arbeiten, um ihren Fortschritt in Echtzeit zu organisieren, zu planen und zu verfolgen.” } } ] }

Haben Sie schon einmal an einem Projekt gearbeitet, bei dem jemand nicht die Informationen erhalten hat, die er benötigt, um eine Aufgabe abzuschließen oder einen Meilenstein zu erreichen? Oder schlimmer noch, er wusste nicht, dass ihm eine Aufgabe zugewiesen worden war?

Vielleicht waren Sie selbst schon einmal in dieser Situation. Selbst als Manager für Projektmanagement. Also

Es ist leicht zu sagen, dass diese Situationen aufgrund unklarer Ziele, begrenzter Ressourcen oder sogar schlechter Kommunikation auftreten. Aber diese Gründe sind nur Symptome eines größeren Problems.

Fast 40 % aller Projekte scheitern aufgrund schlechter Planung.

Komplexe Projekte, an denen mehrere Teams beteiligt sind, können noch schwieriger sein.

Workstreams sind eine dynamische Lösung für dieses Problem. Dieser Leitfaden vermittelt Ihnen alles, was Sie über Workstreams wissen müssen. Wir erklären Ihnen, was Workstreams im Projektmanagement sind, welche Vorteile sie bieten, und zeigen Ihnen fünf Beispiele, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Workstreams helfen.

Lassen Sie uns loslegen!

Was ist ein Arbeitsbereich im Projektmanagement?

Ein Arbeitsbereich ist ein tool, mit dem große Arbeitspakete aufgeteilt werden, um ein Projekt voranzubringen.

Es handelt sich um eine Reihe miteinander verbundener Aufgaben oder Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Workstreams können je nach Projekt auch gleichbedeutend mit Ihren Projektmeilensteinen sein oder diese enthalten. Bei richtiger Anwendung helfen Workstreams Teams dabei, funktionsübergreifend zu arbeiten, um ihren Fortschritt in Echtzeit zu organisieren, zu planen und zu verfolgen.

Die Grundidee hinter Arbeitsabläufen ist, dass jedes an einem Projekt beteiligte Team nur seinen Teil übernehmen muss, was es für Projektmanager einfacher macht, den Fortschritt zu überwachen.

Als Ergebnis verläuft das Projekt schneller und reibungsloser, mit minimaler Verwirrung oder Verzögerung. Arbeitsabläufe dienen dazu, die Arbeit in Segmente zu unterteilen, sodass sich die Teams auf ihre Spezialgebiete konzentrieren können, was die Effizienz steigert.

Ein Gantt-Diagramm hilft Ihnen dabei, sich vorzustellen, was ein Arbeitsablauf ist. Bauprojekte beispielsweise weisen viele Abhängigkeiten auf – Meilensteine, die abgeschlossen werden müssen, bevor es weitergehen kann.

Das Team, das für die Einholung einer Genehmigung verantwortlich ist, muss seine Aufgabe erfüllen, bevor das Projekt an das Abbruchteam „weitergereicht“ werden kann.

Workstreams werden leicht mit Workflows verwechselt. Ein Workflow stellt den Prozessablauf eines Projekts (oder einen Teil davon) dar und enthält die spezifische Abfolge der zu abschließenden Aufgaben.

Ein Arbeitsablauf ist nicht die Abfolge von Aufgaben, sondern das Ergebnis verschiedener Teams, die gemeinsam an einem gemeinsamen Ziel arbeiten.

Die Vorteile der Verwendung von Arbeitsabläufen für das Projektmanagement

Als Projektmanager können Sie von der Verwendung von Arbeitsabläufen im Gegensatz zu herkömmlichen aufgabenbasierten Ansätzen profitieren. Arbeitsabläufe können Projekte mit erhöhter Geschwindigkeit und verbesserter Sichtbarkeit des Fortschritts vorantreiben.

Hier sind vier Vorteile von Arbeitsabläufen.

1. Organisierter Plan

Durch die Aufteilung eines Projekts in kleinere Arbeitsabläufe können Projektmanager einen klaren und organisierten Plan für das Projekt entwerfen. Dies erleichtert die Zuweisung von Aufgaben und die Nachverfolgung des Fortschritts und stellt sicher, dass alle Aspekte des Projekts berücksichtigt werden.

Idealerweise erstellen Sie Ihren Arbeitsablauf vor Beginn eines Projekts. Auf diese Weise wissen Sie, mit welchen Projektbeschränkungen Sie konfrontiert sind.

Ein Workstream-Ansatz stellt sicher, dass ein Projekt zu jedem Zeitpunkt termingerecht und innerhalb des Budgets fertiggestellt wird, sodass die Projektdurchführung niemals gefährdet ist.

2. Beseitigt organisatorische Silos

Wenn mehrere Teams an einem Projekt beteiligt sind, kann es leicht passieren, dass jedes Team isoliert arbeitet. Wenn Sie diese Erfahrung gemacht haben, sind Sie nicht allein.

Sogenannte „Silos“ am Arbeitsplatz sind weit verbreitet. Fast 55 % der Unternehmen geben an, dass sie über isolierte Teams verfügen.

Workstreams bekämpfen Silos. Sie sollen es den Projektmitgliedern ermöglichen, Informationen schnell und einfach über Abteilungen oder Organisationen hinweg auszutauschen. Das bedeutet, dass alle über die neuesten Entwicklungen im Projekt auf dem Laufenden gehalten werden und Silos beseitigt werden.

Workstreams verbessern die Zusammenarbeit im Team, indem sie einen klaren Rahmen bieten. Die Teammitglieder wissen, für welche Aufgaben sie verantwortlich sind, können diese mithilfe der richtigen Tools visualisieren und gemeinsam daran arbeiten, Aufgaben abzuschließen, die mit ihrem spezifischen Workstream zusammenhängen.

3. Ermöglicht Ihnen die einfache Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten

Die Nachverfolgung spezifischer Metriken zu jeder Komponente des Projekts ist für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung. Auch hier helfen Arbeitsabläufe. Durch die Analyse dieser Metriken in jedem Arbeitsablauf können Projektmanager Bereiche mit geringer Leistung identifizieren und Schritte zur Verbesserung dieser Bereiche ergreifen.

Nehmen wir an, ein Arbeitsbereich fällt ständig hinter dem Zeitplan zurück oder es treten Qualitätsprobleme auf. Dies ist eine Gelegenheit für Sie als Projektmanager, eine Ursachenanalyse durchzuführen, um das zugrunde liegende Problem zu finden und gezielte Lösungen zu identifizieren, bevor es zu spät ist.

4. Optimiert Workflows und Prozesse

Sobald Bereiche für kontinuierliche Verbesserungen identifiziert wurden, können Workflows durch Standardisierung im gesamten Projekt optimiert werden, was zu noch mehr Effizienz führt. So wird verhindert, dass Teammitglieder doppelten Aufwand leisten oder Zeit damit verschwenden, zu recherchieren, wie eine Aufgabe abzuschließen ist.

Workstreams können eingerichtet werden, um Automatisierung wo immer möglich zu implementieren und so den Bedarf an manuellen Eingriffen zu reduzieren. Automatisierung kann dazu beitragen, Fehler zu reduzieren, die Effizienz zu verbessern und Teammitgliedern mehr Zeit für strategischere Aufgaben zu verschaffen.

5 Beispiele für Arbeitsabläufe im Projektmanagement

Wenn Sie an Projektmanagement denken, kommen Ihnen wahrscheinlich der Bau von Wolkenkratzern und die Entwicklung von Software in den Sinn. Aber alles, was einen Anfang, einen Mittelteil und ein Ende hat, ist ein Projekt.

Unabhängig davon, an welchem Projekt Sie arbeiten, können Workstreams hilfreich sein.

Wir geben Ihnen fünf Beispiele für Arbeitsabläufe im Projektmanagement frei. Beim Lesen sollten Sie bedenken, dass die meisten Projekte selten, wenn überhaupt, vollkommen linear verlaufen.

In jedem Projekt kommt es zu Veränderungen, die Sie nicht beeinflussen können, z. B. wenn ein wichtiges Mitglied krank wird, der Projektumfang angepasst wird oder das Budget gekürzt wird. Zeitleisten und Prozesse können außer Kontrolle geraten. Aus diesem Grund müssen Sie Arbeitsabläufe aufbauen. Diese fünf Beispiele sollen Ihnen dabei helfen, den ersten Schritt zu machen.

1. Planung eines Ereignisses

Die Veranstaltungsplanung ist vielleicht eine der einfachsten Formen des Projektmanagements. Aber einfach heißt nicht unbedeutend. Die Veranstaltungsplanung ist eine 5,6 Milliarden Dollar schwere Branche.

Hier sind die wichtigsten Arbeitsabläufe, die Sie für die Planung fast jeder Art von Ereignis benötigen.

Das umfasst vielleicht nicht alles, was Sie zu erledigen haben. Aber diese Arbeitsabläufe sind die großen Blöcke, die für ein erfolgreiches Projekt erreicht werden müssen.

PROFI-TIPPErstellen Sie mit der Event-Management-Vorlage von ClickUp ein solides und reibungsloses System für die Veranstaltungsplanung und verwalten Sie alle Ihre individuellen Abläufe an einem Ort mit vorgefertigten Ansichten, benutzerdefinierten Status, benutzerdefinierten Feldern, Dokumenten und vielem mehr. Verwenden Sie diese Vorlage, um alles von der Standortsuche bis zur Sicherung von Angeboten zu planen und zu visualisieren, Ihr Team und Ihre Ressourcen für eine reibungslose Zusammenarbeit zu koordinieren, um die Arbeit zu erledigen, und den Fortschritt und die Ziele zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Ereignisse pünktlich und innerhalb des Budgets stattfinden.

2. Entwicklung einer mobilen App

Der App-Entwicklungsprozess erfordert einige komplexe Schritte. Hier sind die Workstreams, die Sie in der Regel bei einem mobilen App-Projekt haben könnten:

ClickUp eignet sich hervorragend für agiles Projektmanagement und seine digitalen Whiteboards sind ein leistungsstarkes tool für die Planung komplexer Projekte wie die Entwicklung einer App oder einer Website. Sie können damit jede Art von Canvas erstellen. Wie Haftnotizen:

Oder ein Diagramm der Abhängigkeiten:

PROFI-TIPP Bei der Entwicklung eines neuen Produkts müssen Ihr Design und die Benutzererfahrung (UX) im Vordergrund stehen. Aber wie können Sie mehrere detaillierte Konstrukte und Arbeitsabläufe an einem Ort erfassen? ClickUp-Whiteboards eignen sich ideal zum Plotten von Benutzerflows, zum Erstellen von Wireframes und zum Erstellen visueller Darstellungen komplexer technischer Diagramme. Fügen Sie Aufgaben, Dokumente, Listen und sogar Personen zu Ihrem Whiteboard hinzu, um so gut wie alles zu visualisieren. Starten Sie mit der Vorlage „Einführung in Whiteboards“ von ClickUp! Sie enthält eine Anleitung, die Ihnen hilft, das Whiteboard-Feature in ClickUp optimal zu nutzen.

3. Einführung einer Marke

Der Rebranding-Prozess erfordert eine sorgfältige Planung, Umsetzung und Kommunikation zwischen den Teams aus den Bereichen Marketing, Personalwesen und Geschäftsleitung. Zu den wichtigsten Arbeitsabläufen gehören:

In einem kleinen Geschäft hat die Marketingabteilung möglicherweise nur ein oder zwei Mitarbeiter, die in vielen dieser Arbeitsbereiche tätig sind. Ein größeres Unternehmen verfügt möglicherweise über ein Forschungs- und Entwicklungsteam, ein Grafikdesignteam, ein Marketingteam, ein Social-Media-Team usw., die alle gemeinsam an diesem Projekt arbeiten.

PROFI-TIPPVerwenden Sie eine Markenmanagement-Software, um alles zu planen, zu verfolgen und zu verwalten, was Sie für die Einführung und Pflege einer erfolgreichen Marke benötigen. Sie können auch anpassbare Markenmanagement-Vorlagen nutzen, um auf ein solides Framework zuzugreifen, das Ihnen hilft, Prozesse konsistent und reibungslos zu gestalten.

4. Kampagne zur Mitarbeiterbindung

Die Personalabteilung wird in der Regel als „Betriebsabteilung“ betrachtet und als etwas völlig Unabhängiges vom Projektmanagement angesehen. Das ist in der Regel richtig.

Es sei denn, eine HR-Kampagne hat einen Anfang, einen Mittelteil und ein Ende. Dann handelt es sich um ein Projekt.

Hier sind wichtige Arbeitsabläufe für eine HR-Kampagne zur Mitarbeiterbindung.

PROFI-TIPPVereinfachen Sie das Personalmanagement und schaffen Sie die beste Mitarbeitererfahrung, indem Sie eine HR-Management-Plattform für die Einstellung, Einarbeitung, Talentmanagement und Mitarbeiterführung nutzen.

5. Langfristige strategische Planung

Unser letztes Beispiel ist ein weiteres Projekt, das über den Tellerrand hinausgeht. Langfristige strategische Planung ist kein Projekt in dem Sinne, dass sie ein greifbares Produkt hervorbringt.

Es handelt sich um ein Projekt für die Ausrichtung der gesamten Organisation, sodass jedes andere Projekt im organisatorischen Kontext Sinn ergibt.

Workstreams für die strategische Planung können Folgendes umfassen:

PROFI-TIPPSehen Sie sich 10 kostenlose Vorlagen für die strategische Planung an, um loszulegen.

So erstellen Sie Ihren eigenen Arbeitsablauf

In diesem Abschnitt wird eine Liste der grundlegenden Schritte aufgeführt, die Sie durchdenken müssen, um einen funktionierenden Arbeitsablauf zu erstellen. In Beispiel 2 liegt der Schwerpunkt auf ClickUp-Features, die zum Erstellen von Arbeitsabläufen verwendet werden können.

1. Identifizieren Sie die beteiligten Teams und Personen

Die Erstellung von Projekt-Workstreams erfordert einen großen Aufwand, der von mehreren Teams und Einzelpersonen geleistet wird, die jeweils spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten haben. Der erste Schritt besteht darin, genau zu wissen, welche Teams und insbesondere welche Personen an jedem Workstream beteiligt sein werden.

Hier sind vier große Gruppen von Teams, die Sie im Auge behalten sollten, auch wenn diese je nach Branche variieren.

Sobald Sie den Visualisierungsschritt erreicht haben, sollten Sie sicherstellen, dass diese Teams und Personen in jedem Stream identifiziert werden.

2. Wählen Sie Ihr Kommunikationstool

Workstreams sollen den funktionsübergreifenden Aufwand verbessern. Die Verwaltung mehrerer Teams und Remote- oder Hybrid-Mitarbeiter kann dies jedoch erschweren. Ihre Kommunikation ist nur so gut wie das tool, das Sie verwenden.

Um dieses Problem zu lösen, sollten Sie Tools für das Projektmanagement mit asynchronen Kommunikationsfunktionen verwenden, damit Sie gleichzeitig zusammenarbeiten können und sichergestellt ist, dass alle mit der aktuellsten Version des Projekts arbeiten.

Letztendlich hängt das richtige Tool für Ihre Projekte von den spezifischen Anforderungen des Projekts und des Teams ab. Es ist wichtig, die Features, Funktionen und Benutzerfreundlichkeit jedes Tools zu berücksichtigen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

3. Visualisieren Sie Ihre Zeitleiste

Bevor Sie mit der Erstellung eines Diagramms beginnen, sollten Sie zunächst die wichtigen Meilensteine auflisten, die durch jeden Arbeitsablauf repräsentiert werden oder darin enthalten sind. Dies muss nicht sehr detailliert sein – denken Sie daran, dass dafür Ihr Workflow da ist.

Jeder Arbeitsablauf sollte einen eigenen Zeitplan haben, dessen Länge davon abhängt, wie viel Zeit dafür benötigt wird.

Der Zeitrahmen dieses Projekts sollte ebenfalls durch eine horizontale Linie am oberen Rand des Diagramms dargestellt werden.

Einige Arbeitsabläufe können Abhängigkeiten aufweisen. Identifizieren Sie diese und stellen Sie sicher, dass sie in Ihrer Visualisierung dargestellt werden. Jetzt sind Sie bereit, eine Zeitleiste für den Arbeitsablauf zu erstellen. Sie müssen nur noch das richtige tool auswählen. ClickUp bietet Ihnen Alles, was Sie zur Visualisierung Ihrer Zeitleiste benötigen, an einem Ort.

4. Legen Sie Rollen und Regeln für das Projekt-Team fest

Alle am Projekt Beteiligten müssen das Ziel jedes Arbeitsbereichs verstehen und ihren Teil dazu beitragen, diesen Meilenstein zu erreichen. Beginnen Sie damit, jedem Team-Mitglied spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen, die sich auf seinen jeweiligen Arbeitsbereich beziehen.

Dadurch wird sichergestellt, dass jeder weiß, wofür er verantwortlich ist und was von ihm erwartet wird. Konzentrieren Sie sich als Nächstes auf diese drei Probleme:

Sehen Sie sich diese RACI-Vorlagen an!

5. Führen Sie die Automatisierung durch, wo immer es möglich ist

Wir haben darauf hingewiesen, dass Workstreams bei Bedarf durch Automatisierung unterstützt werden können. Fragen Sie sich, was automatisiert werden kann und was von einem Menschen erledigt werden muss. Automatisierte Prozesse helfen Ihnen auch dabei, je nach den sich ändernden Geschäftsanforderungen zu deutlich geringeren Kosten als bei einem Mitarbeiter zu skalieren.

6. Bewerten und verfeinern

Hier kommt harte Arbeit ins Spiel. Überwachen Sie regelmäßig Ihren Arbeitsablauf, um sicherzustellen, dass Sie Fortschritte in Richtung Ihrer KPIs machen. Konzentrieren Sie sich auf die Zeitleiste des Projekts, das Budget, die Qualität und die Zufriedenheit der Stakeholder.

Dann ist es Ihre Aufgabe als Projektmanager, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, um Ihren Arbeitsablauf auf Kurs zu halten.

Nutzen Sie Tools für das Projektmanagement, um große Projekte zu meistern

Projekte können kompliziert werden. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Branche Sie tätig sind oder an welchem Projekt Sie arbeiten. Wenn Sie Termine einhalten müssen oder mehrere Teams beteiligt sind, sollten Sie gut planen, um zu vermeiden, dass Ihr Projekt zu einer Statistik wird.

Hier kommen Workflows ins Spiel. Dieser Leitfaden hat Ihnen gezeigt, wie Sie die Kommunikation und Produktivität verbessern, Ihre Workflows optimieren und die Zusammenarbeit verbessern können. Jetzt ist es an der Zeit, das Gelernte in die Praxis umzusetzen.

Ändern Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Projekte planen, und beginnen Sie noch heute mit dem Aufbau Ihres Workstreams. ClickUp bietet Ihnen alle Tools, die Sie benötigen, um Ihren Workstream aufzubauen und Ihre Mitarbeiter miteinander zu verbinden, damit nichts übersehen wird. Starten Sie noch heute kostenlos!

Gastbeitragr:

Freya Laskowski ist SEO-Beraterin und unterstützt Marken dabei, ihren organischen Traffic durch die Erstellung und Verteilung von Inhalten zu steigern. Sie ist in mehreren Online-Publikationen als Mitwirkende zitiert, darunter Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance und die Huffington Post.

Sie ist außerdem Eigentümerin von CollectingCents, einem Blog zum Thema persönliche Finanzen, den sie von Grund auf aufgebaut hat. Sie können sie unter freya@collectingcents.com erreichen.