Haben Sie schon einmal an einem Projekt gearbeitet, bei dem jemand nicht die Informationen erhält, die er braucht, um eine Aufgabe zu erledigen oder einen Meilenstein zu erreichen? Oder schlimmer noch, sie wussten nicht, dass sie etwas zugewiesen bekommen haben?
Vielleicht waren Sie selbst schon einmal dieser Jemand. Sogar als Projektmanager.so
Es ist leicht zu sagen, dass diese Situationen auf unklare Ziele, begrenzte Ressourcen oder sogar schlechte Kommunikation zurückzuführen sind. Aber diese Gründe sind Symptome für ein größeres Problem.
Fast 40% der Projekte scheitern an einer schlechten Planung.
Komplexe Projekte, an denen mehrere Teams beteiligt sind, können sogar noch schwieriger sein.
Workstreams sind eine dynamische Lösung für dieses Problem. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über Workstreams wissen müssen. Wir erläutern, was ein Workstream im Projektmanagement ist, welche Vorteile er bietet und geben fünf Beispiele, die Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Workstreams helfen.
Tauchen Sie ein!
Was ist ein Arbeitsablauf im Projektmanagement?
Ein Arbeitsablauf ist ein Werkzeug, mit dem große Arbeitsblöcke unterteilt werden können, um ein Projekt voranzubringen.
Es handelt sich um eine Reihe von zusammenhängenden Aufgaben oder Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Je nach Projekt können Workstreams auch gleichbedeutend mit Ihren Projektmeilensteinen sein oder diese enthalten. Richtig eingesetzt, hilft ein Workstream Teams, funktionsübergreifend zu arbeiten, um ihren Fortschritt in Echtzeit zu organisieren, zu planen und zu verfolgen.
Die Hauptidee hinter Workstreams ist, dass jedes an einem Projekt beteiligte Team nur seinen Teil bearbeiten muss, was es den Projektmanagern erleichtert, den Fortschritt zu überwachen.
Das hat zur Folge, dass das Projekt schneller und reibungsloser abläuft, ohne dass es zu Verwirrungen oder Verzögerungen kommt. Arbeitsabläufe sind so konzipiert, dass sie die Arbeit in Segmente aufteilen, so dass sich die Teams auf die Bereiche konzentrieren können, auf die sie spezialisiert sind, was die Effizienz erhöht.
Ein Gantt-Diagramm hilft Ihnen bei der Visualisierung eines Arbeitsablaufs. Bauprojekte haben zum Beispiel viele abhängigkeiten -Meilensteine, die abgeschlossen werden müssen, bevor es weitergeht.
Anzeige mehrerer Projekte in einem einzigen Gantt-Diagramm in ClickUp
Das Team, das für die Einholung einer Genehmigung zuständig ist, muss seine Aufgabe erfüllen, bevor das Projekt an das Abbruchteam weitergegeben werden kann.
Es ist leicht, Arbeitsströme zu verwechseln mit arbeitsabläufe . Ein Workflow repräsentiert die Projekt prozessabbildung (oder Teil eines Prozesses), der die spezifische Abfolge von Aufgaben enthält, die erledigt werden müssen.
Ein Arbeitsablauf ist nicht die Abfolge von Aufgaben, sondern der Output verschiedener Teams, die an einem gemeinsamen Ziel arbeiten.
Die Vorteile der Verwendung von Workstreams für das Projektmanagement
Als Projektmanager können Sie von der Verwendung von Workstreams im Gegensatz zu herkömmlichen aufgabenbasierten Ansätzen profitieren. Workstreams können Projekte mit höherer Geschwindigkeit und besserer Sichtbarkeit des Fortschritts vorantreiben.
Hier sind vier Vorteile von Workstreams.
1. Organisierter Plan
Durch die Unterteilung eines Projekts in kleinere Arbeitsabläufe können Projektmanager einen klaren und organisierten Plan für das Projekt erstellen. Dies erleichtert die Zuweisung von Aufgaben und die Verfolgung des Fortschritts und gewährleistet, dass jeder Aspekt des Projekts berücksichtigt wird.
Im Idealfall erstellen Sie Ihren Arbeitsablauf, bevor ein Projekt beginnt. Wenn Sie das tun, wissen Sie, was projektbeschränkungen mit denen Sie konfrontiert sind.
Aufgaben so einstellen, dass sie sich gegenseitig blockieren oder aufeinander warten, um eine Abhängigkeit in ClickUp zu schaffen
Ein Workstream-Ansatz stellt sicher, dass ein Projekt an jedem Punkt des Weges pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird, so dass die projektdurchführung ist nie in Gefahr.
2. Eliminiert organisatorische Silos
Wenn mehrere Teams an einem Projekt beteiligt sind, kann es leicht passieren, dass jedes Team isoliert arbeitet. Wenn Sie diese Erfahrung gemacht haben, sind Sie nicht allein.
Silos am Arbeitsplatz, wie sie genannt werden, sind weit verbreitet. Fast 55 % der Unternehmen geben an, dass sie über isolierte Teams verfügen.
Workstreams bekämpfen diese Silos. Sie sollen es den Projektmitgliedern ermöglichen, Informationen schnell und einfach abteilungs- oder organisationsübergreifend auszutauschen. Das bedeutet, dass jeder über die neuesten Entwicklungen im Projekt auf dem Laufenden ist und Silos beseitigt werden.
Arbeitsabläufe zusammenarbeit im Team verbessern indem sie einen klaren Rahmen schaffen. Die Teammitglieder wissen, für welche Aufgaben sie verantwortlich sind, können sich durch die richtigen kommunikationsmittel und können gemeinsam an der Erledigung von Aufgaben arbeiten, die mit ihrem jeweiligen Arbeitsbereich zusammenhängen.
3. Ermöglicht es Ihnen, verbesserungsbedürftige Bereiche leicht zu identifizieren
Die Verfolgung spezifischer Kennzahlen für jede Komponente des Projekts ist für den Projekterfolg entscheidend. Auch hier helfen Arbeitsabläufe. Durch die Analyse dieser Metriken in den einzelnen Arbeitsabläufen können die Projektmanager Bereiche mit schwacher Leistung ermitteln und Maßnahmen zu deren Verbesserung ergreifen.
Planen Sie mehrere Projekte, verwalten Sie Abhängigkeiten und priorisieren Sie alles in Ihrem projektzeitplan mit der Gantt-Diagramm-Ansicht
Nehmen wir an, ein Arbeitsablauf gerät ständig in Verzug oder hat ein Qualitätsproblem. Dies ist eine Gelegenheit für Sie als Projektmanager, um eine Ursachenanalyse durchzuführen um das zugrunde liegende Problem zu finden und gezielte Lösungen zu finden, und zwar jetzt und nicht erst, wenn es zu spät ist.
4. Strafft Arbeitsabläufe und Prozesse
Sobald Bereiche von kontinuierliche Verbesserung identifiziert sind, können Arbeitsabläufe und Prozesse durch Standardisierung im gesamten Projekt optimiert werden, was zu einer noch größeren Effizienz führt. Dies verhindert, dass Teammitglieder ihre Arbeit doppelt machen oder zeitverschwendung bei der Recherche wie eine Aufgabe erledigt werden sollte.
Erstellen Sie benutzerdefinierte oder vorgefertigte Automatisierungsrezepte, um Routinearbeiten zu automatisieren und Ihren komplexen Arbeitsablauf zu vereinfachen
Workstreams können eingerichtet werden für automatisierung umsetzen wo immer möglich, um den Bedarf an manuellen Eingriffen zu verringern. Die Automatisierung kann dazu beitragen, Fehler zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und Teammitglieder für strategischere Aufgaben freizusetzen.
5 Beispiele für Projektmanagement-Workstreams
Wenn Sie an Projektmanagement denken, kommen Ihnen wahrscheinlich der Bau von Wolkenkratzern und die Entwicklung von Software in den Sinn. Aber alles, was einen Anfang, eine Mitte und ein Ende hat, ist ein Projekt.
Ganz gleich, an welchem Projekt Sie arbeiten, Workstreams können Ihnen dabei helfen.
Wir werden fünf Beispiele für Projektmanagement-Workstreams vorstellen. Beim Lesen ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass die meisten Projekte selten, wenn überhaupt, vollkommen linear sind.
In jedem Projekt werden Sie mit Veränderungen konfrontiert, die sich Ihrer Kontrolle entziehen, z. B. wenn ein wichtiges Mitglied krank wird, ein projektumfang anpassung oder eine Kürzung des Budgets. Zeitpläne und Prozesse können aus dem Ruder laufen. Aus diesem Grund müssen Sie Arbeitsabläufe einrichten. Diese fünf Beispiele sollten Sie zum Nachdenken anregen.
1. Planung einer Veranstaltung
Die Planung von Veranstaltungen ist vielleicht eine der einfachsten Formen des Projektmanagements. Aber einfach bedeutet nicht unbedeutend. Veranstaltungsplanung ist eine $5,6 Milliarden Industrie .
Hier sind die wichtigsten Arbeitsabläufe, die Sie für die Planung fast aller Arten von Veranstaltungen benötigen.
- Definieren Sie den Zweck, die Zielgruppe und die Ziele der Veranstaltung
- Bestimmen Sie die Kosten für alle Aspekte der Veranstaltung (Veranstaltungsort, Catering, Unterhaltung usw.)
- Recherchieren und wählen Sie einen geeigneten Veranstaltungsort für die Veranstaltung
- Beauftragung von Anbietern für das Catering und andere notwendige Dienstleistungen
- Gestaltung von Veranstaltungsmaterialien (Einladungen, Poster, Flyer, Banner usw.)
- Vermarktung der Veranstaltung in der Öffentlichkeit. (Hinzufügen eines QR-Codes am Eingang Ihrer Einrichtung, E-Mail-Marketing, Social-Media-Gruppen, Verwendung Ihrer neu gestalteten Flyer und Banner, usw.)
- Erfolgreiche Durchführung und Verwaltung der Veranstaltung
Das muss nicht alles sein, was Sie tun. Aber diese Arbeitsabläufe sind die großen Blöcke des Outputs, der für ein erfolgreiches Projekt erreicht werden muss.
PRO TIPP Schaffen Sie ein solides und reibungsloses Veranstaltungsplanungssystem mit dem Event Management Vorlage von ClickUp und verwalten Sie alle Ihre einzigartigen Vorgänge an einem Ort mit vorgefertigten Ansichten, benutzerdefinierten Status, benutzerdefinierten Feldern, Dokumenten und mehr. Nutzen Sie diese Vorlage, um alles zu planen und zu visualisieren, von der Locationsuche bis zur Angebotseinholung, richten Sie Ihr Team und Ihre Ressourcen für eine reibungslose Zusammenarbeit aus, um die Arbeit zu erledigen, und verfolgen Sie den Fortschritt und die Ziele, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltungen pünktlich und innerhalb des Budgets stattfinden
Das Event Management Template von ClickUp erleichtert Ihnen das Projektmanagement von Veranstaltungen mit vorgefertigten und anpassbaren Ansichten und Funktionen, die Sie bei der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung unterstützen
2. Erstellen einer mobilen App
Die app-Entwicklung prozess erfordert einige komplexe Schritte. Hier sind die Arbeitsabläufe, die bei einem Projekt für eine mobile App in der Regel vorkommen können:
- Bestimmen Sie den Zweck der App
- Sammeln der technischen Anforderungen
- Erstellen eines Wireframes für Navigation und Inhalt
- Entwerfen der UI/UX
- Start der Entwicklung
- Durchführen von Unit- und Integrationstests
- Vorbereitung der Bereitstellung
ClickUp ist hervorragend geeignet für agiles Projektmanagement und seine digitalen Whiteboards sind ein leistungsfähiges Werkzeug für das Mapping komplexer Projekte wie die Entwicklung einer App oder einer Website. Sie können damit jede Art von Leinwand erstellen. Wie Klebezettel:
ClickUp Whiteboards bieten alle kreativen und kollaborativen Funktionen, die Sie benötigen, um die Flussdiagramme Ihrer Träume zu erstellen
Oder ein Abhängigkeits-Flussdiagramm:
Erstellen Sie visuelle Darstellungen komplexer Ideen wie User Flows, Wireframes und Engineering-Diagramme mit ClickUp Whiteboards
PRO TIPP Bei der Entwicklung eines neuen Produkts muss das Design und die Benutzererfahrung (UX) im Vordergrund stehen. Aber wie können Sie mehrere detaillierte Konstruktionen und Arbeitsabläufe an einem Ort erfassen? ClickUp Whiteboards sind ideal für die Darstellung von Benutzerabläufen, die Erstellung von Wireframes und die visuelle Darstellung komplizierter technischer Diagramme. Aufgaben hinzufügen, Dokumentationen , Listen und sogar Personen auf Ihrem Whiteboard, um so gut wie alles zu visualisieren. Beginnen Sie mit dem Einführung in Whiteboards Vorlage von ClickUp ! Sie enthält einen Leitfaden, der Ihnen hilft, das Beste aus der Whiteboard-Funktion in ClickUp zu machen.
3. Branding-Einführung
Die rebranding-Prozess erfordert eine sorgfältige Planung, Ausführung und Kommunikation zwischen Marketing-, Personal- und Führungsteams. Zu den wichtigsten Arbeitsschritten gehören:
- Durchführung von Marken- und Marktforschung
- Entwicklung einer Markenstrategie
- Erstellen von Markenwerten
- Entwicklung von Markenrichtlinien
- Umsetzung der neuen Markenstrategie
In einem kleinen Unternehmen ist die marketingabteilung hat vielleicht nur einen oder zwei Mitarbeiter, die in vielen dieser Bereiche tätig sind. Ein größeres Unternehmen hat vielleicht eine forschungs- und Entwicklungsteam , ein Grafikdesignteam, ein Marketingteam, ein Team für soziale Medien usw., die alle gemeinsam an diesem Projekt arbeiten.
PRO TIPP Verwenden Sie markenmanagement-Software die Sie bei der Planung, Verfolgung und Verwaltung all dessen unterstützt, was Sie für die Einführung und Pflege einer erfolgreichen Marke benötigen. Sie können auch die Vorteile der anpassbaren vorlagen für das Markenmanagement finden Sie einen soliden Rahmen, der Ihnen hilft, Ihre Prozesse konsistent zu halten und reibungslos zu gestalten.
4. Kampagne zur Mitarbeiterbindung
Die Personalabteilung wird in der Regel als "operativer Bereich" betrachtet und als etwas völlig anderes als das Projektmanagement angesehen. Das ist normalerweise auch richtig.
Es sei denn, eine HR-Kampagne hat einen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Dann ist es ein Projekt.
Hier sind wichtige Arbeitsabläufe für eine HR-Bindungskampagne.
- Untersuchung der Mitarbeiterzufriedenheit undstrategien zur Mitarbeiterbindung* Strategie zur Mitarbeiterbindung festlegen
- Metriken zur Mitarbeiterbindung festlegen
- Entwicklung eines Einführungsplans
- Ausführen und Verwalten des Plans
- Regelmäßige Erhebungen und Leistungsüberprüfungen als Follow-up
**PRO-TIPP Vereinfachen Sie das Personalmanagement und schaffen Sie die beste Mitarbeitererfahrung durch den Einsatz eines HR-Management-Plattform für Einstellungen, Onboarding, talentmanagement und Mitarbeiterführung.
5. Langfristige strategische Planung
Unser letztes Beispiel ist ein weiteres Projekt, das über den Tellerrand hinausschaut. Langfristige strategische Planung ist kein Projekt in dem Sinne, dass sie ein greifbares Produkt hervorbringt.
Es ist ein Projekt für die Ausrichtung der gesamten Organisation, so dass jedes andere Projekt im organisatorischen Kontext Sinn macht.
Arbeitsabläufe für die strategische Planung können sein:
- Durchführung einer Situationsanalyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen)
- Definition der Vision des Unternehmens
- Definieren Sie den Auftrag des Unternehmens
- Legen Sie organisatorische Ziele fest
- Bestimmen Sie den Ressourcenbedarf
- EinrichtenKPIs und Leistungsmetriken Entwickeln Sie einumsetzungsplan Überwachung und Anpassung des strategischen Plans
PRO TIPP Sehen Sie sich 10 kostenlose vorlagen für die strategische Planung um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Wie Sie Ihren eigenen Arbeitsablauf erstellen
In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Schritte aufgeführt, die Sie durchdenken müssen, um einen funktionierenden Workstream zu erstellen. In Beispiel 2 liegt der Schwerpunkt auf den ClickUp-Funktionen, die für die Erstellung von Workstreams genutzt werden können.
1. Identifizieren Sie die beteiligten Teams und Personen
Die Erstellung von Projekt-Workstreams erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Teams und Einzelpersonen, die jeweils spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten haben. Der erste Schritt besteht darin, genau zu wissen, welche Teams und insbesondere welche Personen an den einzelnen Arbeitsabläufen beteiligt sein werden.
Es gibt vier große Gruppen von Teams, die Sie im Auge behalten sollten, auch wenn diese je nach Branche variieren.
- Arbeitsgruppen: Dies sind die einzelnen Teams, die für die eigentliche Projektarbeit verantwortlich sind (Designer, Entwickler, Produkttester usw.)
- Analysten: Dies ist das Team, das verantwortlich ist fürerfassen und Analysieren von Projektanforderungen und die Weitergabe dieser Anforderungen an das Projektteam
- Technische Leiter: Dies ist das Team, das für die technische Leitung und Anleitung des Projektteams verantwortlich ist.
- Qualitätssicherung: Sie führen Test- und Überprüfungsaktivitäten durch, um Fehler zu identifizieren und sicherzustellen, dass das Projekt die festgelegten Abnahmekriterien erfüllt.
Sobald Sie zum Schritt der Visualisierung kommen, sollten Sie sicherstellen, dass diese Teams und Personen in jedem Stream identifiziert sind.
2. Wählen Sie Ihr Kommunikationswerkzeug
Workstreams sind dazu gedacht, die funktionsübergreifende Arbeit zu verbessern. Aber die Verwaltung mehrerer Teams und entfernter oder hybrider Mitarbeiter kann das schwierig machen. Ihre Kommunikation wird nur so gut sein wie das von Ihnen verwendete Tool.
Um dieses Problem zu bekämpfen, verwenden Sie am besten projektmanagement-Tools mit asynchrone Kommunikation funktionen, die es Ihnen ermöglichen, gleichzeitig zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass jeder mit der aktuellsten Version des Projekts arbeitet.
Welches Tool das richtige für Ihre Projekte ist, hängt letztlich von den spezifischen Anforderungen des Projekts und des Teams ab. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie die Merkmale, die Funktionalität und die Benutzerfreundlichkeit der einzelnen Tools berücksichtigen.
3. Visualisieren Sie Ihren Zeitplan
Die Zeitleistenansicht in ClickUp bietet eine Vogelperspektive auf Ihre Ressourcen und Aufgaben
Bevor Sie sich an die Erstellung eines Diagramms machen, sollten Sie mit der Auflistung der wichtigen Meilensteine die durch die einzelnen Arbeitsabläufe repräsentiert werden oder darin enthalten sind. Dies muss nicht sehr detailliert sein - denken Sie daran, dass Ihr Arbeitsablauf genau dafür gedacht ist.
Jeder Arbeitsablauf sollte eine eigene Zeile auf Ihrer Zeitleiste haben, wobei die Länge jedes Arbeitsablaufs davon abhängt, wie viel Zeit er in Anspruch nehmen wird.
Der Zeitrahmen für dieses Projekt sollte ebenfalls durch eine horizontale Linie am oberen Rand des Diagramms dargestellt werden.
Einige Arbeitsströme können Abhängigkeiten aufweisen. Identifizieren Sie diese und stellen Sie sicher, dass sie in Ihrem Diagramm dargestellt werden. Jetzt können Sie eine Zeitleiste für den Arbeitsablauf erstellen. Sie müssen nur noch das richtige Werkzeug auswählen. ClickUp hat alles, was Sie brauchen, um Ihre Zeitleiste zu visualisieren, an einem Ort.
4. Legen Sie Rollen und Regeln für das Projektteam fest
Jeder, der am Projekt beteiligt ist, muss das Ziel jedes Streams verstehen und seinen Teil zur Erreichung dieses Meilensteins beitragen. Beginnen Sie damit, jedem Teammitglied spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen, die sich auf den jeweiligen Arbeitsablauf beziehen.
RACI-Rollen in der Whiteboard-Ansicht von ClickUp über Alladdine Djaidani
So wird sichergestellt, dass jeder weiß, wofür er verantwortlich ist und was von ihm erwartet wird. Als Nächstes sollten Sie sich auf diese drei Punkte konzentrieren:
- Legen Sie Fristen für jeden Arbeitsschritt fest, um auf Kurs zu bleiben
- Einrichtung regelmäßiger Kommunikationskanäle, um alle über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten
- Legen Sie klare Verfahren für die Entscheidungsfindung, Konfliktlösung und Eskalation von Problemen fest, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass ein Problem das Projekt entgleisen lässt
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5. Automatisieren Sie, wo Sie können
Wir haben darauf hingewiesen, dass Arbeitsabläufe bei Bedarf automatisiert werden können. Fragen Sie sich, was automatisiert werden kann und was von einem Menschen erledigt werden muss. Automatisierte Prozesse helfen Ihnen auch dabei, die Anzahl der Mitarbeiter zu erhöhen oder zu verringern, wenn sich die geschäftlichen Anforderungen ändern - und das zu wesentlich geringeren Kosten als bei einem Mitarbeiter.
Verwenden Sie vorgefertigte Automatisierungsrezepte oder passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an, damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann
6. Evaluieren und verfeinern
Jetzt kommt der Teil, in dem harte Arbeit gefragt ist. Überwachen Sie regelmäßig Ihren Arbeitsablauf, um sicherzustellen, dass Sie bei der Erreichung Ihrer KPIs Fortschritte machen. Konzentrieren Sie sich auf den Projektzeitplan, das Budget, die Qualität und die Zufriedenheit der Beteiligten.
Dann ist es Ihre Aufgabe als Projektmanager, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, um Ihren Arbeitsablauf auf Kurs zu halten.
Mit Projektmanagement-Tools große Projekte bewältigen
Projekte können kompliziert werden. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Branche Sie tätig sind oder an welchem Projekt Sie arbeiten. Wenn Sie Fristen einhalten müssen oder mehrere Teams beteiligt sind, sollten Sie gut planen, um zu vermeiden, dass Sie zu einer Projektstatistik werden.
Hier kommen die Workstreams ins Spiel. Dieser Leitfaden hat Ihnen geholfen, Ihre Kommunikation und Produktivität zu verbessern, Ihre Arbeitsabläufe zu verfeinern und die Zusammenarbeit zu optimieren. Jetzt ist es an der Zeit, ihn in die Tat umzusetzen.
Ändern Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Projekte planen, und beginnen Sie noch heute mit dem Aufbau Ihres Workstreams. ClickUp bietet Ihnen alle Werkzeuge, die Sie benötigen, um Ihre Arbeitsabläufe zu gestalten und Ihre Mitarbeiter miteinander zu verbinden, damit Ihnen nichts durch die Lappen geht.
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Guest Write r:
Freya Laskowski
ist eine SEO-Beraterin, die Marken dabei hilft, ihren organischen Traffic durch die Erstellung und Verbreitung von Inhalten zu steigern. Sie wird in mehreren Online-Publikationen zitiert, darunter Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance und die Huffington Post._
sie ist auch Eigentümerin von CollectingCents, einem Blog für persönliche Finanzen, den sie von Grund auf aufgebaut hat. Sie können sie unter freya@collectingcents.com_ erreichen