Outsourcing ist eine der erfolgreichsten und modernsten Möglichkeiten, Ihr Geschäft zu führen. Es ermöglicht Ihnen, Aufgaben an externe Mitarbeiter zu delegieren, damit Sie sich auf Ihre Kernfunktionen konzentrieren können. Aber die erfolgreiche Verwaltung ausgelagerter Projekte kann eine Herausforderung sein, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.
Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es einen Weg gibt, das Outsourcing von Projekten zu vereinfachen?
Virtuelle Assistenten können die Produktivität von Geschäften in den Bereichen Vertrieb, Buchhaltung, Kundensupport und anderen Bereichen erheblich steigern. Projektmanagement ist eine der häufigsten Aufgaben, die Sie an einen virtuellen Assistenten vergeben können!
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das Projektmanagement auslagern, virtuelle Assistenten für Ihr Geschäft nutzen und die Produktivität maximieren können produktivität tools um Ihren Workflow zu vereinfachen und Ihr Geschäft zu vergrößern. Diese technisch versierten Helfer können Prozesse rationalisieren, Workloads erleichtern und sicherstellen, dass Projekte gut und rechtzeitig erledigt werden.
Bevor wir uns mit dem Outsourcing von Projekten beschäftigen, sollten wir uns ansehen, was Outsourcing ist. 👀
Was ist Outsourcing? Auslagerung bedeutet, dass Sie jemanden außerhalb Ihres Geschäfts beauftragen, Aufgaben zu erledigen oder Dienstleistungen zur Unterstützung Ihres internen Teams zu erbringen. Sie können Outsourcing nutzen, um Arbeitslücken zu füllen oder zusätzliche Hilfe zu bekommen, wenn es zu viel zu erledigen gibt.
Ein Beispiel: Ein Geschäft kann seinen Kundendienst auslagern an einen Drittanbieter. Das Outsourcing-Unternehmen für den Kundensupport übernimmt dann Aufgaben wie die Einstellung von Chatbots, die Lösung von Problemen der Kunden und die Unterstützung per Telefon, E-Mail oder Chat.
Auf diese Weise kann das Geschäft seinen Kunden einen 24/7-Support bieten, auch wenn die Betriebszeiten begrenzt sind. Es kann auch interne Ressourcen freisetzen, sodass sich die Teams auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, wie z. B. den Vertrieb oder die Produktentwicklung.
Je nach den Bedürfnissen und Präferenzen Ihres Geschäfts gibt es viele Möglichkeiten des Outsourcings, darunter:
- Offshore-Outsourcing: Wenn ein Business eine Outsourcing-Firma in einem anderen Land oder einer anderen Region anheuert, um bestimmte Aufgaben oder Dienstleistungen zu erfüllen
- Onshore-Outsourcing: Wenn ein Geschäft den Betrieb in sein Heimatland zurückverlegt
- Dediziertes Outsourcing: Wenn ein Geschäft ein Team von Dritten anheuert, das sich ausschließlich auf ein bestimmtes Projekt, eine Funktion oder einen Prozess konzentriert
- Personalaufstockung: Wenn ein Geschäft sein internes Team durch einen externen Mitarbeiter ergänzt
- Outsourcing virtueller Assistenten: Wenn ein Business Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, an ein externes Unternehmen delegiertvirtuellen Assistenten ## 5 Vorteile des Outsourcing von Dienstleistungen für Ihr Business
Outsourcing hat viele Vorteile, und Unternehmen jeder Größe nutzen es, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Hier sind fünf der wichtigsten Vorteile des Outsourcings.
1. Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten und Talenten
Beim Outsourcing ist der Speicherort kein entscheidender Einstellungsfaktor mehr, denn Sie können hochqualifizierte Arbeitskräfte einstellen aus dem Ausland ohne zusätzliche Kosten und Aufwand.
Nutzen Sie spezielle Talente und Fachkenntnisse, die im eigenen Unternehmen möglicherweise nicht verfügbar sind, um workloads zu verwalten effizient zu verwalten und die Ressourcen besser zu priorisieren und zuzuweisen.
Verwenden Sie die Workload-Ansicht von ClickUp, um zu sehen, wer vorne oder hinten liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen
Dies kann helfen workloads auszugleichen indem bestimmte Aufgaben von überlasteten Mitarbeitern auf externe Anbieter verlagert werden, die sie effizienter erledigen können, und indem ein ständiger Arbeitskräftemangel vermieden wird, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass die Aufgaben an die qualifiziertesten und fähigsten Personen vergeben werden, was letztlich zu besseren Ergebnissen führt.
Der Zugang zu einem globalen Talentpool verschafft Ihnen außerdem einen Wettbewerbsvorteil, da Sie innovativer, reaktionsfähiger und flexibler werden.
2. Verbesserte Produktivität und Qualität der Projekte
Durch Outsourcing können Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und strategischen Ziele konzentrieren, während Sie Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, den Experten überlassen. Außerdem kann die Auslagerung von Projekten management kann Ihrem Business helfen, den Betrieb zu rationalisieren und den Zeit- und Ressourcenaufwand für das Abschließen von Aufgaben verringern.
Virtuelle Assistenten benötigen nicht nur zusätzliche Hände, um ein paar Projekte abzuschließen und mehr Arbeit zu erledigen. Virtuelle Assistenten können Ihnen auch bei der Analyse und Entwicklung der richtigen produktivitätsstrategien für Ihr Geschäft damit Sie Ihre Arbeit schneller und in höherer Qualität erledigen können.
3. Kosteneinsparungen
Ihr Geschäft kann durch Outsourcing Kosten für Personal, Gemeinkosten und Betriebsabläufe einsparen, da Sie nicht so viel Zeit und Ressourcen für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter, z. B. eines internen Projektmanagers, aufwenden müssen.
Kleine Geschäfte lagern aus, um Qualifikationslücken effizient zu schließen über Clutch
4. Flexibilität und Skalierbarkeit
Wahrscheinlich wollen Sie Ihr Unternehmen vergrößern, was leichter gesagt als erledigt ist. Aber Outsourcing ist eine Strategie, um das Wachstum Ihres Geschäfts zu beschleunigen, weil es die Flexibilität bietet, sich schnell an Marktveränderungen anzupassen, ohne große Investitionen in Einstellungen, Schulungen oder Ausrüstung zu tätigen.
Eine Umfrage von Kupplung hat herausgefunden, dass Eigentümer von Unternehmen dem Outsourcing als Geschäftstaktik optimistisch gegenüberstehen, insbesondere während der Rezession. Es ist eine kosteneffiziente Lösung, um Qualifikationslücken zu überbrücken, Kosten zu senken und das Geschäft zu neuen Höhen zu führen.
5. Geringere Risiken
Durch das Outsourcing übertragen Sie bestimmte Risiken auf den Anbieter, so dass Sie Ihre Aktivitäten diversifizieren können. Anstatt Zeit und Geld in die interne Personalbeschaffung zu investieren, können Sie diese Verantwortung an einen Outsourcing-Anbieter abgeben und fast sofort neue Mitarbeiter einstellen, wenn es nicht klappt.
Außerdem verfügen Outsourcing-Unternehmen über eine Liste von Fachleuten mit unterschiedlichen Qualifikationen, so dass Sie sicher sein können, auf Anhieb den richtigen Mitarbeiter zu finden, anstatt unzählige Lebensläufe zu sichten und gefürchtete Vorstellungsgespräche zu führen.
Was ist Outsourcing im Projektmanagement?
Wie wir bereits erwähnten, projektmanagement ist eine der häufigsten Aufgaben, die an einen virtuellen Assistenten ausgelagert werden.
Projektmanagement-Outsourcing bedeutet, dass ein Dritter oder ein externer Projektmanager beauftragt wird, bestimmte Aufgaben oder ganze Projekte im Namen eines Geschäfts zu übernehmen. Dazu können virtuelle Assistenten für Vertrieb, Kundensupport, Buchhaltung, Grafikdesign oder andere PM-Aufgaben gehören.
Wenn Sie Ihr Projektmanagement auslagern, sorgen erfahrene Mitarbeiter dafür, dass die Projekte termingerecht, im Rahmen des Budgets und unter Einhaltung der Qualitätsstandards durchgeführt werden. So haben Sie mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten wie die Förderung des Verkaufs oder die Verbesserung Ihrer Produkte.
4 Vorteile des Outsourcings von Projektmanagement
Die Auslagerung des Projektmanagements kann Ihre beste Strategie sein für nahtlose Durchführung von Projekten .
Hier sind vier Schlüsselvorteile des Outsourcings im Projektmanagement:
1. Zugang zu hochqualifizierten Arbeitskräften
Das Outsourcing des Projektmanagements bietet hochqualifizierte Arbeitskräfte, die Ihr Geschäft bereichern. Sie können Talente mit spezifischem Fachwissen in Ihrer Nische einstellen oder einen Generalisten, der auch ein vielseitiger und agiler Problemlöser ist.
Instanz kann ein ausgelagerter Projektmanager Ihrem Geschäft helfen, auf Kurs zu bleiben, Risiken zu managen und größere Projekte zu übernehmen. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernaufgaben im Geschäft und überlassen Sie die komplexe und oft zeitraubende Aufgabe des Projektmanagements Experten.
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PRO TIPP Verbessern Sie Ihren Onboarding-Prozess und stellen Sie sicher, dass Sie alle Bereiche abdecken, indem Sie die ClickUp Onboarding Checkliste Vorlage um Ihren externen Projektmanager oder Ihr Team in kürzester Zeit auf Vordermann zu bringen.
2. Schnelles Einstellen
Mit ausgelagerten Projektmanagern in Ihrem Team können Sie die Kosten vermeiden, die mit der Einstellung und Schulung eines internen Vollzeit-Projektmanagers verbunden sind. Stattdessen können Sie Projektmanagement-Dienstleistungen nach Bedarf in Anspruch nehmen.
Dies bedeutet auch schnelle Durchlaufzeiten, da die Prozesse rationalisiert werden. Die besten Outsourcing-Unternehmen können jemanden für Ihr Geschäft in nur einer Woche einstellen.
PRO-TIPP Legen Sie die Erwartungen fest und stimmen Sie sich von Anfang an ab, indem Sie die ClickUp Vertragsvorlage für Projektmanagement-Dienstleistungen . Dieses Dokument ist eine Vorlage, die die Schlüsselinformationen zu den vereinbarten Dienstleistungen enthält, wie z.B. den Leistungsumfang und die vertragsbedingungen.
3. Fachwissen über Multi-Tools
Ausgelagerte Projektmanager verfügen oft über die notwendigen Ressourcen, um Projekte schneller abzuschließen.
Vor allem virtuelle Assistenten wissen, wie man mit vielen projektmanagement tool s, wie zum Beispiel fortgeschrittene tools wie ClickUp das einen breiten Bereich von Features für das Management komplexer Projekte bietet. Ein VA, der mit ClickUp vertraut ist, kann Projekte mit den üblichen methoden des Projektmanagements -Agile, Wasserfall oder Hybrid, um nur einige zu nennen.
Projektmanager-VAs können diese Tools nutzen, um organisiert zu bleiben und effizienter zu arbeiten. Sie können sie auch nutzen, um bessere Wege zur Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe und zur Erreichung Ihrer Ziele zu finden.
PRO TIPP Es gibt viele Variationen des agilen Ansatzes, die Anfänger und sogar erfahrene Projektmanager überfordern können - aber die gute Nachricht ist, dass Sie eine grundlegende agilen Workflow für Ihre Projekte in nur wenigen Minuten mit einer agilen Vorlage wie der ClickUp Vorlage für agiles Projektmanagement .
4. Zugang zu neuen Technologien
Mit einem Projektmanager-VA können Sie auf Technologien zugreifen, die Sie sich vielleicht nicht leisten können oder für deren Einstellung Ihnen die Zeit fehlt. Dazu gehört auch die künstliche Intelligenz (KI), die sich schnell weiterentwickelt und viele Branchen verändert.
Mit ihrer kontinuierlichen Entwicklung verändert die KI die Art und Weise, wie wir arbeiten. Die bedarf an Kenntnissen über KI und maschinelles Lernen wird in den nächsten fünf Jahren voraussichtlich um 71 % steigen. Es gibt also keinen besseren Zeitpunkt, um diese neue Technologie zu Ihrem Vorteil zu nutzen!
Rewrite tool in Magic AI, einem GPT-Tool für virtuelle Assistenten, das ihnen hilft, E-Mails effizienter zu schreiben
Zum einen, Magics ferngesteuerte Arbeitskräfte sind mit einer benutzerdefinierten MagicAI ausgestattet, die ihre Effizienz steigert. Diese erfolgreiche Outsourcing-Organisation konzentriert sich darauf, ihre Assistenten zu befähigen mit KI, um Aufgaben zu automatisieren , menschliche Fehler zu reduzieren, neue Erkenntnisse zu gewinnen und Projektmanagern bei der Erstellung von E-Mail-Entwürfen zu helfen, wodurch der Zeit- und Kostenaufwand für die Erstellung einer Nachricht von Grund auf reduziert wird.
PRO TIPP Verwenden Sie ClickUp AI um Ihre internen Teams dabei zu unterstützen, schneller zu schreiben und qualitativ hochwertige Inhalte zu produzieren, und mit den virtuellen Assistenten von Magic zu arbeiten, die mit MagicAI ausgestattet sind, um mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen und qualitativ hochwertige Projekte termingerecht zu liefern.
Wie Sie das Projektmanagement für Ihr Business auslagern können
Die Auslagerung des Projektmanagements ist ein strategischer Schritt, wenn Sie Prozesse rationalisieren, Kosten senken und Zeit für wichtigere Aufgaben gewinnen möchten.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Projektmanagement auszulagern. Wir stellen Ihnen hier die besten Optionen vor.
1. Business Process Outsourcing Unternehmen
Business Process Outsourcing (BPO)-Unternehmen sind Drittanbieter, die einen Bereich von Geschäftsprozessen anbieten:
- Back-Office-Aufgaben, wie z. Bdateneingabe und Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Aufgaben mit Kundenkontakt, wie Kundensupport und Vertriebsunterstützung
- Aufgaben des Projektmanagements, wie z. B. Projektplanung und Qualitätssicherung
BPO-Firmen können im selben Land wie der Client oder im Ausland angesiedelt sein, um die Arbeitskosten zu senken. Sie bieten skalierbare Lösungen, die auf die Bedürfnisse Ihres Geschäfts zugeschnitten werden können, um Ihren Betrieb und Ihre Marktposition zu verbessern.
Das Outsourcing des Vertriebs ist ein Beispiel für eine BPO-Dienstleistung. Die Einstellung eines Fernverkaufsteams ist eine einfachere, effektivere und kostengünstigere Lösung als die Einstellung eines eigenen Teams. Ausgelagerte Vertriebsmitarbeiter können für Geschäfte jeder Größe Leads beschaffen, qualifizieren und prospektieren, Kaltakquise betreiben, Termine vereinbaren und viele andere SDR-Aufgaben bewältigen.
Erstellen Sie ein gemeinsames Dashboard, um Ihre Vertriebsaktivitäten zu visualisieren, die Nachverfolgung von Fortschritten zu verfolgen und vieles mehr in ClickUp Dashboards
2. Wissensprozess-Outsourcing-Unternehmen
Unternehmen, die Wissensprozesse auslagern (Knowledge Process Outsourcing, KPO), bieten hochwertige, wissensbasierte Dienstleistungen an, die fortgeschrittene Fähigkeiten und Fachkenntnisse erfordern. Sie stellen hoch ausgebildete und qualifizierte Arbeitskräfte ein, die über Fachwissen in Feldern wie:
- Marktforschung
- Datenanalytik
- Finanzanalyse
- Juristische Dienstleistungen
- Technische Planung
Wenn Sie das Projektmanagement an KPOs auslagern, erhalten Sie Zugang zu Spezialisten, die Ihrem Geschäft helfen können, fundierte Entscheidungen zu treffen und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Mit KPOs müssen Sie keine Vollzeitmitarbeiter einstellen oder in kostspielige Technik und Schulungen investieren.
3. Outsourcing von virtuellen Assistenten
Virtuelle Assistenten eignen sich hervorragend als Projektmanager für Ihr Geschäft. Sie sind technisch versiert, detailorientiert und arbeiten gut mit internen und externen Teams zusammen.
Außerdem kosten sie weniger als die Einstellung von Vollzeitkräften und lassen sich leicht in Ihren Betrieb integrieren.
Um einen reibungslosen Ablauf von Projekten zu gewährleisten, können sie bei administrativen Aufgaben wie der Planung von Meetings, der Verwaltung von E-Mails und der Organisation von Dateien helfen. So gewinnen Sie und Ihr Team wertvolle Zeit, um sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
Zu einem erfolgreichen Projektmanagement gehört auch, dass die Fristen eingehalten werden und die Projekte im Rahmen bleiben. Und wenn Sie mit einem Outsourcing-Unternehmen zusammenarbeiten, können Sie einen Projektmanager innerhalb von nur einer Woche einstellen, und das mit viel weniger Aufwand.
Die Zeitleisten-Ansicht in ClickUp bietet eine Ansicht Ihrer Ressourcen und Aufgaben aus der Vogelperspektive
Was man beim Outsourcing des Projektmanagements beachten sollte
Wenn Sie neu im Outsourcing oder im Outsourcing des Projektmanagements sind, finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen helfen, das Beste aus dieser Dienstleistung zu machen:
- **Identifizieren Sie Ihren Bedarf und die Aufgaben, die Sie auslagern möchten: Berücksichtigen Sie Faktoren wie Projektziele, Teammitglieder, Zeitpläne, Budgets und Risiken
- Recherchieren und bewerten Sie potenzielle Anbieter: Finden Sie einen Anbieter, der mit Ihren Anforderungen übereinstimmtbusiness Ziele, Ihrem Budget und Ihren Anforderungen an das Projektmanagement übereinstimmt. Achten Sie auf eine solide Erfolgsbilanz, Branchenerfahrung und Fachwissen in den Aufgaben, die Sie auslagern möchten
- Definieren Sie den Umfang und die Erwartungen an das Projekt: Legen Sie die Einstellungen Ihres ausgelagerten Teams festumfang der Arbeit indem Sie Zeitleisten, Ergebnisse und Erwartungen angeben. Sicherstellen, dass das Projekt wie geplant über mehrere Kommunikationskanäle läuft
- Erstellen Sie klare Kommunikationsprotokolle: Fördern Sie eine offene und klare Kommunikation mit Ihrem ausgelagerten Team, um über den Fortschritt des Projekts, Herausforderungen und Chancen informiert zu bleiben
- Behalten Sie den Fortschritt des Projekts stets im Auge: Auch wenn Sie Ihr Projektmanagement auslagern, heißt das nicht, dass Sie nur auf die Ergebnisse warten sollten. Bleiben Sie involviert und geben Sie bei Bedarf Feedback. So stellen Sie sicher, dass der Fortschritt des Projekts weiterhin mit Ihren Zielen und Erwartungen im Geschäft übereinstimmt
Einsatz von Projektmanagement tools für Zusammenarbeit und Kommunikation
Projektmanagement tools bieten ein Array von Features, die die Zusammenarbeit und Kommunikation mit internen und externen Teams einfacher denn je machen.
ClickUp zum Beispiel rationalisiert den Projektmanagement-Prozess und macht die Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen Teams, Clients, Agenturen und anderen viel nahtloser, indem es alle Beteiligten und ihre Arbeit an einem zentralen Ort zusammenführt.
Projekt überwachen
aktualisierungen, verwalten Sie Workflows und arbeiten Sie mit dem Team zusammen - alles von Ihrem ClickUp-Workspace aus
Wie ClickUp das Projektmanagement und die Zusammenarbeit mit externen Teams verbessern kann:
- Laden Sie Gäste in Ihren Workspace ein: Einfachladen Sie Gäste in Ihren ClickUp-Workspace ein ein und verwalten Sie deren Zugriff über die Einstellungen für Datenschutz und Berechtigungen. Dieser Schlüssel in ClickUp ermöglicht es Ihren externen Teams, mit Ihnen auf der Plattform zu arbeiten, wie Sie es mit Ihren internen Teams tun würden, jedoch mit begrenztem Zugriff, um sensible Informationen und Projekte zu schützen
- Überwachung von Updates undAsynchron kommunizieren oder in Echtzeit: Einfaches Zuweisen von Aufgaben, Überwachen des Fortschritts, Abrufen von Aktualisierungen in Echtzeit und Kommunikation in der Aufgabe über Kommentare,Ansicht des Chatsund überall in ClickUp
- Einfach und sicher Freigeben von Dokumenten, Dateien und mehr: ClickUp-Dokumente, Dashboards, Whiteboards und mehr über private oder öffentliche Links freigeben
- Dashboard mit Berichterstellung in Echtzeit: Erstellen Sie Ihrbenutzerdefiniertes Dashboard und verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre gesamte Arbeit, überwachen Sie den Fortschritt, und verwalten Sie Engpässe effizienter
- Anpassbare Vorlagen: Greifen Sie auf über 1.000 anpassbarevorlagen für Auftragnehmer für jeden Anwendungsfall, um jede Art von Arbeit in Gang zu bringen, einschließlichvorlagen für das Projektmanagement Zusätzlich, projektmanagement tools bieten eine effektive Möglichkeit der Zusammenarbeit mit entfernten Teams, indem sie den Benutzern ermöglichen, wichtige Dokumente und Aktualisierungen nahtlos und einfach freizugeben. Die Benutzer können nachverfolgen, wer die Aktualisierungen gesehen hat, und so die Kommunikation zwischen Teammitgliedern von verschiedenen Speicherorten rationalisieren.
Letztlich ermöglicht die Implementierung eines All-in-One-Projektmanagement-Tools wie ClickUp internen und externen Teams eine effektivere Zusammenarbeit und Kommunikation, was zu einer höheren Produktivität und besseren Ergebnissen führt.
Nutzen Sie Projektmanagement tools und Outsourcing, um Ihr Business auf die nächste Stufe zu heben
Die Auslagerung von Projektmanagement-Dienstleistungen wird die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit erledigen, verändern.
Es ist klug zeit zu sparen und ohne den Stress und die Kosten, die mit der Einstellung weiterer Mitarbeiter verbunden sind, aufstocken. Mit Outsourcing profitieren Sie außerdem vom Zugang zu globalen Spitzenkräften, größerer Flexibilität und geringeren Risiken.
Aber das ist noch nicht alles! Wenn Sie sich dafür entscheiden, das Projektmanagement an einen virtuellen Assistenten auszulagern, können Sie außerdem die Produktivität Ihres Geschäfts steigern wenn Sie größere, komplexere Projekte in Angriff nehmen.
Die meisten Menschen denken, VAs können nur Einträge erledigen und E-Mails schreiben, aber sie sind auch hervorragende Projektmanager. Sie bieten persönlichen Support und Flexibilität, um Ihre Projekt- oder Geschäftsanforderungen zu erfüllen, und nutzen einen breiten Bereich von Tools, um sicherzustellen, dass jedes Projekt reibungslos abläuft.
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Mit ClickUp können Sie Ihre Projekte effizient und mühelos verwalten. Es verfügt über Features und Tools, die jede Projektmanagement-Methodik unterstützen und den Einstieg in die Auslagerung von Projekten erleichtern. Die virtuellen Assistenten von Magic gehören zu den besten 3 % der Talente und beherrschen zahlreiche Tools und Software.
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Gastautor:_
li ist eine Inhaltsautorin bei Magic, die sich der Erfassung von Geschichten widmet, die Einblicke gewähren und Unterhaltungen über einen breiten Bereich von Themen wie Business Process Outsourcing, Vertrieb, Kundensupport und Geschäftsabläufe anregen