Haben Sie manchmal das Gefühl, dass die Liste mit Dingen, die zu erledigen sind, für einen Client ein Haufen brennender Bowlingkegel ist, mit denen Sie jonglieren müssen?
Nur haben Sie keinerlei Talent zum Jonglieren und sich bereits eine Augenbraue versengt? Wenn Ihnen dieses Szenario bekannt vorkommt, brauchen Sie eine neue Strategie für das Workload-Management.
Das Workload-Management ist der Superkleber, der Ihre Geschäftsprozesse zusammenhält.
Ohne dieses Management würde sich Ihr Papierberg so hoch wie der Mount Everest anfühlen. Ihre Projektpläne wären so unorganisiert wie das Zimmer Ihres Teenagers. Und die Liste der Aufgaben Ihrer Mitarbeiter wäre so endlos wie deren Social-Media-Feed!
Aber was genau ist Workload-Management? Und wie fängt man überhaupt an, es in seinem Unternehmen umzusetzen?
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was das ist, wie es funktioniert und welches tool für das Workload-Management am besten geeignet ist, um es umzusetzen. Schnappen Sie sich den Feuerlöscher und lassen Sie die Bowlingkegel fallen – los geht's!
Was ist Workload-Management?
Workload-Management ist der Prozess der effizienten Verteilung und Verwaltung der Arbeit Ihres Teams, um die Produktivität zu maximieren. Das mag einfach klingen, aber lassen Sie sich davon nicht täuschen. Wenn dieser Prozess vernachlässigt wird, kann er Ihre bestehende Arbeitsbelastung sogar erhöhen.
Tatsächlich hat eine Studie der National Library of Medicine aus dem Jahr 2021 gezeigt, dass Mitarbeiter weniger zufrieden sind, wenn sie das Gefühl haben, eine übermäßige Workload zu haben. Dies führt zu einer geringeren Produktivität und einer höheren Burnout- und Fluktuationsrate.
Die Erkenntnis?
Effektives Workload-Management ist eine große Sache!
Warum ist Workload-Management wichtig?
Wenn Sie das Workload-Management Ihres Teams richtig handhaben, passieren einige wunderbare Dinge:
- Sie werden eine verbesserte Teamarbeit und Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens feststellen.
- Ihre Team-Mitglieder werden qualitativ hochwertige Arbeit liefern und gleichzeitig die Fristen einhalten.
- Ein Mitarbeiter hat Produktivität und ist gleichzeitig zufrieden mit seiner Arbeit und seinen Aufgaben.
Klingt wie ein Traum, nicht wahr? Schauen wir uns nun an, wie Sie ein effektives Workload-Management in die Praxis umsetzen können.
7 Schritte zum effektiven Management von Workloads
Die Workload-Planung ist ein bisschen wie das Pflanzen von „Zauberbohnen“ in Ihrem Unternehmen.
Anfangs könnten Sie auf etwas Widerstand stoßen. Aber mit der Zeit werden Ihre Team-Mitglieder (und damit auch Ihre Clients) enorme Vorteile aus dem „Bohnenstangenprinzip” des Workload-Managements ziehen können.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Optimierung des Prozesses der Workload-Verteilung.
1. Nutzen Sie ein tool zur Workload-Verwaltung.
Verschiedene Teams innerhalb Ihrer Agentur verwenden möglicherweise völlig unterschiedliche Arbeitstools. Dies erschwert die Zuweisung einer bestimmten Aufgabe oder eines bestimmten Projekts an Teammitglieder.
Darüber hinaus sind alle Daten Ihres Unternehmens über unzählige Apps verstreut oder, schlimmer noch, gehen in einer Flut von E-Mail-Ketten unter. Dies führt dazu, dass Ihr Team wertvolle Zeit mit der Nachverfolgung notwendiger Daten oder Kundenanfragen verschwendet, was bedeutet, dass jedes Projekt länger dauert, als es eigentlich sollte.
Die Lösung? Bevor Sie beginnen, sollten Sie alle Ihre Teams auf ein einziges Arbeitsbetriebssystem (Work OS ) umstellen. Dieses fungiert als Datenzentrum für alle Ihre Geschäftsprozesse und als zentrales Tool zur Verwaltung der Workload Ihrer Mitarbeiter.
Lassen Sie uns zunächst über das Offensichtliche sprechen: Wir sind vielleicht voreingenommen, aber wir glauben, dass es mit der richtigen App wie ClickUpviel einfacher ist, die Workload zu verwalten. Und wenn Sie bereits eine andere App verwenden, werden Sie überrascht sein, wie einfach es ist, alle Ihre aktuellen Projektaufgaben auf unsere Plattform zu importieren.
KOMMEN SIE VORBEI ClickUp-Bonus: Mit ClickUp ist es ganz einfach, sich durch mehrere Projektaufgaben und Unteraufgaben für verschiedene Clients zu navigieren. Schauen Sie sich die Schnellstartanleitung an, um die Workload Ihres Teams im Handumdrehen zu verwalten! Wenn Sie bereits Projektmanagement-Tools wie Basecamp, Trello oder Asana verwenden, können Sie mit ClickUp Daten aus jedem Tool in nur einer Minute importieren!
2. Bewerten Sie die Aufgaben und Kapazitäten Ihres Teams
Die Kapazitätsplanung ist die Grundlage für ein effektives Workload-Management. Dabei wird ermittelt, wie viel Zeit und Ressourcen erforderlich sind, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Um dies richtig zu tun, müssen Sie die Anforderungen der Aufgaben an die Kapazitäten Ihres Teams anpassen.
Sehen Sie sich diese tools zur Kapazitätsplanung und Vorlagen für die Kapazitätsplanung an!
Schauen wir uns einmal an, wie Sie ein agiles Workload-Management-System für Ihr Team einrichten können.
Erstellen Sie für jedes Projekt eine Aufgabe und eine Zeitschätzung.
Beginnen Sie damit, alle Geschäftsprozesse aufzulisten, mit denen sich Ihr Team bei einem bestimmten Projekt befasst. Unterteilen Sie diese dann in überschaubare ClickUp-Aufgaben. Wenn eine Aufgabe kompliziert erscheint, unterteilen Sie sie in kleinere Projektmeilensteine.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Aufgaben auflisten, egal wie trivial sie auch sein mögen. Dazu können administrative Aufgaben wie die Verwaltung des Posteingangs, die Dokumentation von Prozessen und sogar der tägliche Gang zum Kaffeeholen gehören!
Es mag albern erscheinen, aber das Auslassen von alltäglichen Aufgaben, die die Arbeit in Anspruch nehmen, ist ein häufiger Fehler beim Zeitmanagement. Es ist weitaus besser, Zeit für diese Kaffeepausen einzuplanen, als immer 15 Minuten hinter dem Zeitplan zurückzuliegen.
Das ist jedoch nicht das Einzige, was Sie einschätzen müssen: Sie müssen auch herausfinden, wie viel Zeit jede Aufgabe idealerweise in Anspruch nehmen sollte. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen:
- Schätzung basierend auf den Informationen im Plan des Projekts einer Aufgabe
- Verwenden Sie ein Tool für die Zeiterfassung oder für das Projektmanagement.
- Legen Sie die Laufzeit jeder Aufgabe auf der Grundlage früherer Erfahrungen fest.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen sollte oder wie lange sie in der Vergangenheit gedauert hat, verwenden Sie die Chrome-Erweiterung von ClickUp, um die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit zu erfassen.
Beurteilen Sie die persönliche Kapazität jedes Mitarbeiters
Die Teamleistung ist entscheidend.
Und wenn man über Ressourcenmanagement nachdenkt, geht es nicht nur darum, eine gleiche Anzahl von Aufgaben auf die Mitarbeiter zu verteilen. Jeder Einzelne hat einen anderen Arbeitsstil und andere Fähigkeiten. Einige jonglieren mit mehreren technischen Aufgaben, andere können das nicht.
Bonus: Tools für das Ressourcenmanagement
Sie müssen nun die Workload-Kapazität jedes Teammitglieds ermitteln. Wie lässt sich das am besten erledigen? Mit Features zum Arbeitsbelastungsmanagement für Teams!
Mit der Workload-Ansicht können Sie für jeden einzelnen Benutzer auf der Grundlage Ihrer Unterhaltungen mit ihm eine tägliche/wöchentliche Arbeitslastkapazität festlegen. Sie können Kapazitäten für Stunden, Aufgaben oder sogar Scrum-Story-Punkte festlegen.
Fragen Sie einfach Ihre Mitarbeiter nach ihrer Meinung. Bitten Sie jedes Team-Mitglied, Ihnen persönlich mitzuteilen, wie es seine individuelle Workload empfindet. Notieren Sie, was auf dem Tisch liegt und ob die Mitarbeiter mehr Aufgaben bewältigen können oder weniger benötigen.
Auf diese Weise wissen Sie, ob Ihre Mitarbeiter einen übermäßigen Workload haben, und können die Arbeit bei Bedarf neu verteilen.
Seien Sie klug und setzen Sie Prioritäten!
Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Und ein Besuch bei Starbucks ist nicht so wichtig wie die Fertigstellung der Bearbeitung eines Blogbeitrags für einen Client. Deshalb müssen Sie lernen, Prioritäten zu setzen.
Durch Priorisierung stellen Sie sicher, dass Sie sich unabhängig von der Kapazität Ihrer Teams immer zuerst auf die wichtigsten Dinge konzentrieren. So können Sie Ihre Energie auf knappe Termine konzentrieren und müssen sich nicht zu sehr um Dinge kümmern, die verschoben werden können.
Um die Priorisierung richtig durchzuführen, müssen Sie Ihrem Team klar kommunizieren, welche Aufgaben zuerst fertiggestellt werden müssen, welche feste Termine haben und welche bei Bedarf verschoben werden können. Bei diesen Entscheidungen empfehlen wir die Verwendung einer einfachen Punktematrix mit 3 möglichen Punkten für die folgenden Komponenten:
- Wer war der Auftraggeber des Projekts? Wer die Aufgabe in Auftrag gibt, ist ein wichtiger Faktor. Wenn der CEO etwas in Auftrag gegeben hat, spielen der strategische Wert oder die Abhängigkeiten der Aufgabe keine Rolle – sie erhält als Standard höchste Priorität. Bewerten Sie dies mit „1”, wenn es sich um einen Auftraggeber auf niedrigerer Ebene oder einen Einzelauftraggeber handelt. Bewerten Sie dies mit „2”, wenn es sich um einen Teamleiter handelt. Bewerten Sie dies mit „3”, wenn es sich um die Geschäftsleitung handelt.
- Geben Sie hierfür die Note „1“ an, wenn es sich um einen untergeordneten oder individuellen Antragsteller handelt.
- Geben Sie hier eine „2“ ein, wenn es sich um einen Teamleiter handelt.
- Geben Sie hierfür die Note „3“ an, wenn es sich um die Führungsebene handelt.
- Ist das Projekt Teil einer Abhängigkeit? Wenn die Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor andere Teammitglieder ihren Teil des Projekts erledigen können, sollte sie eine höhere Priorität erhalten, da sie andere Personen betrifft. Geben Sie „1” an, wenn es sich um ein einmaliges Projekt handelt, das unabhängig von Ihren anderen Aufgaben ist. Geben Sie „2” an, wenn es Teil einer Abhängigkeit ist, das Gesamtprojekt jedoch nicht terminabhängig ist. Geben Sie „3” an, wenn es Teil einer Abhängigkeit ist und das Gesamtprojekt einen festen Termin hat.
- Geben Sie hierfür die Note „1“, wenn es sich um ein einmaliges Projekt handelt, das unabhängig von Ihren anderen Aufgaben ist.
- Markieren Sie diese „2“, wenn sie Teil einer Abhängigkeit ist, das Gesamtprojekt jedoch nicht terminorientiert ist.
- Geben Sie hierfür die Note „3“ an, wenn dies Teil einer Abhängigkeit ist und das Gesamtprojekt eine feste Frist hat.
- Geben Sie hierfür die Note „1“ an, wenn es sich um einen untergeordneten oder individuellen Antragsteller handelt.
- Geben Sie hier eine „2“ ein, wenn es sich um einen Teammanager handelt.
- Geben Sie hierfür die Note „3“ an, wenn es sich um die Führungsebene handelt.
- Geben Sie hierfür die Note „1“, wenn es sich um ein einmaliges Projekt handelt, das unabhängig von Ihren anderen Aufgaben ist.
- Markieren Sie diese „2“, wenn sie Teil einer Abhängigkeit ist, das Gesamtprojekt jedoch nicht terminorientiert ist.
- Geben Sie hierfür die Note „3“ an, wenn dies Teil einer Abhängigkeit ist und das Gesamtprojekt eine feste Frist hat.
- Ist das Projekt mit einer übergeordneten Unternehmensstrategie oder -initiative verbunden? Projekte, die mit übergeordneten Unternehmenszielen verbunden sind, sollten Vorrang vor Projekten haben, die für kleinere, in sich geschlossene Initiativen erforderlich sind. Bewerten Sie dieses Projekt mit „1”, wenn es sich um ein in sich geschlossenes Projekt handelt, das nicht mit einer übergeordneten Strategie verbunden ist. Bewerten Sie dieses Projekt mit „2”, wenn es lose mit übergeordneten Strategieinitiativen verbunden ist. Bewerten Sie dieses Projekt mit „3”, wenn es integraler Bestandteil einer übergeordneten Unternehmensinitiative ist.
- Geben Sie hierfür „1“ Punkte, wenn es sich um ein in sich geschlossenes Projekt handelt, das nicht mit einer übergeordneten Strategie verbunden ist.
- Geben Sie hierfür die Punktzahl „2“ an, wenn dies in losem Zusammenhang mit größeren strategischen Initiativen steht.
- Vergeben Sie die Note „3“, wenn dies ein wesentlicher Bestandteil einer größeren Unternehmensinitiative ist.
- Geben Sie hierfür „1“ Punkte, wenn es sich um ein in sich geschlossenes Projekt handelt, das nicht mit einer übergeordneten Strategie verbunden ist.
- Geben Sie hierfür die Punktzahl „2“ an, wenn dies in losem Zusammenhang mit größeren strategischen Initiativen steht.
- Vergeben Sie die Note „3“, wenn dies ein wesentlicher Bestandteil einer größeren Unternehmensinitiative ist.
Verwenden Sie diese Matrix, um eine objektive Bewertung für die Priorität jedes Projekts vorzunehmen – und stellen Sie sicher, dass die Mitglieder des Teams wissen, ob eine Aufgabe hinsichtlich der Frist flexibel ist.
Das Wichtigste zuerst ClickUp-Bonus: Mit einfachen Tools zur Verwaltung der Team-Workload können Sie ganz einfach eine Priorität für jede wichtige Aufgabe festlegen, von „Niedrig“ bis „Dringend“. Durch die Sortierung nach Dringlichkeit kann Ihr Team die Aufgaben mit höchster Priorität besser visualisieren. Sie können in ClickUp sogar einfache Automatisierungen erstellen, um eine bestimmte Prioritätsstufe festzulegen, wenn eine Aufgabe einer bestimmten Person zugewiesen wird oder ein Fälligkeitsdatum erreicht ist.
3. Nutzen Sie die Ressourcenzuweisung für das Workload-Management Ihres Teams
Nachdem Sie die Aufgaben und Kapazitäten Ihres Teams bewertet haben, ist es an der Zeit, die Arbeit zu verteilen, oder? Aber Moment mal ... nicht so schnell.
Man kann nicht einfach irgendeine Person für irgendeines alten Projekts auswählen. Nun, vielleicht kann man das doch. Aber das wäre ungefähr so effektiv, als würde man den Hulk bitten, Origami-Schwäne zu basteln.
Bonus: Ressourcenausgleich
Weisen Sie den richtigen Personen die richtigen Aufgaben zu.
Der Schlüssel zu einem intelligenten Workload-Management liegt darin, den richtigen Arbeitsumfang der richtigen Person zuzuweisen. Stellen Sie sicher, dass Sie oder Ihr Projektmanager die Fähigkeiten, das Temperament, die Verfügbarkeit und die Stärken jedes Teammitglieds kennen, bevor Sie mit der Arbeitsplanung beginnen.
Wenn beispielsweise einer Ihrer Mitarbeiter sehr gut mit Details umgehen kann, aber Schwierigkeiten mit Termindruck hat, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass er nicht die beste Wahl für ein Projekt ist, bei dem es schnell gehen muss. Ebenso ist Ihr kreativer Denker, der das große Ganze im Blick hat, möglicherweise nicht der beste Lektor.
Berücksichtigen Sie dabei die individuellen Stärken jedes Einzelnen und weisen Sie zuerst die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu. Sobald das erledigt ist, können Sie den Rest zuweisen (keine Sorge, Sie können später noch zu Starbucks gehen ... irgendwann).
Möchten Sie sich als Manager zusätzliche Pluspunkte verdienen? Wenn Sie einem Mitglied des Teams eine Aufgabe zuweisen, teilen Sie ihm mit, warum Sie es für diese Aufgabe ausgewählt haben. Dadurch wird seine Arbeit sinnvoller und motivierender.
Je sicherer Ihre Mitarbeiter im Umgang mit ihren Aufgaben sind, desto höher ist ihre Produktivität. So einfach ist das!
Realistische Fristen setzen
Nachdem Sie alle Aufgaben zugewiesen haben, müssen Sie Fristen dafür festlegen. Wenn Sie mit der Workload-Planung beginnen, konzentrieren Sie sich darauf, diese Fristen erreichbar zu gestalten!*
Selbst mit den intuitivsten Apps wie ClickUp sollten Sie mit einem gewissen Zeitraum für die Einarbeitung rechnen, bis Ihr Team sich an die neuen Workflows gewöhnt hat. Legen Sie Ihre Fristen für die erste Runde so großzügig wie möglich fest.
Nutzen Sie die Informationen, die Sie zu früheren Zeitschätzungen für Aufgaben, zur Kapazität der Mitarbeiter und zu bekannten Fähigkeiten gesammelt haben, um eine bestmögliche Schätzung darüber zu erstellen, wie lange jede Aufgabe dauern sollte. Fügen Sie dann etwas mehr Zeit hinzu, um unvorhergesehene Umstände zu berücksichtigen.
Wenn Mitarbeiter diese Fristen einhalten, stärkt das ihr Selbstvertrauen und ihr Vertrauen in Ihr großartiges neues System. Das richtige Tool zur Bearbeitung von Workloads – und zwar schnell – ist für die Produktivität jedes Teamleiters unerlässlich.
TEAMWORK > TALENT ClickUp-Bonus: Die Zuweisung von Aufgaben in ClickUp ist ganz einfach! Erstellen Sie einfach eine Aufgabe und weisen Sie sie einem oder mehreren Mitarbeitern oder Teams zu. Nach der Verteilung der Aufgaben legen Sie die Startdaten und Fälligkeitsdaten für jedes Teammitglied fest. Sind Sie besorgt über die Verwaltung widersprüchlicher Termine? Visualisieren Sie die Aufgaben Ihres Teams in der Zeitleiste, um die Startdaten und Fälligkeitsdaten aller Beteiligten auszugleichen – alles aus einer einzigen Projektzeitleiste heraus.
4. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern bei der Planung mit Vorlagen für das Workload-Management
Ok, Sie haben also Ihre Aufgaben identifiziert und wissen, wie lange sie dauern werden, und Sie wissen, welche Mitarbeiter für was verantwortlich sind. Von hier an läuft alles wie von selbst, oder?
Nicht so schnell!
Wenn dieses Modell des Workflows für Ihr Team neu ist, benötigen Ihre Mitarbeiter (und Sie!) möglicherweise etwas zusätzliche Unterstützung, um sich zu organisieren. Und selbst wenn der Workflow nicht neu ist, sollte Ihr Prozess umso mehr auf Vorlagen basieren, je ausgereifter Ihr Workload-Management-Modell wird.
Vorlagen erfüllen zwei Funktionen für das Workload-Management: Sie helfen Teams, die neu in diesem Prozess sind, schneller Fuß zu fassen, und sie helfen erfahrenen Teams dabei, die bewährten Verfahren, von denen sie wissen, dass sie funktionieren, stärker zu automatisieren.
Hier sind fünf Vorlagen für den Workload, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen:
1. ClickUp-Vorlage für den Workload von Mitarbeitern
Mit der ClickUp-Vorlage für den Workload von Mitarbeitern können Teammitglieder und Manager ihre tägliche und wöchentliche Workload-Kapazität bestimmen und sehen, wie viel Arbeit jedem Mitarbeiter zugewiesen ist.
2. ClickUp-Vorlage für Terminblockierung
Mit der ClickUp-Vorlage für die Zeitblockierung können Team-Mitglieder ihre vergangenen, aktuellen und bevorstehenden Workloads mithilfe der Zeitblockierungstechnik überwachen und visualisieren.
3. ClickUp – Einfache Vorlage für das Aufgabenmanagement
Möchten Sie die Aufgabenlisten Ihrer Teams vereinfachen? Probieren Sie die einfache Aufgabenverwaltungsvorlage von ClickUp aus, um Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, eine personalisierte tägliche Liste mit Aufgaben zu erhalten, einschließlich Arbeit, persönlichen Projekten, Urlaubstagen usw.
4. ClickUp-Vorlage für Einzelgespräche zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten
Workload-Management beginnt damit, dass die Mitarbeiter verstehen, was von ihnen erwartet wird. Das bedeutet, dass Sie als Teamleiter klare Produktionsziele, Zeitmanagement und Projektprioritäten definieren müssen. Der beste Weg, um alle Mitwirkenden auf den gleichen Stand zu bringen, ist ein detailliertes 1:1-Dokument, das all diese Aspekte erfasst.
5. ClickUp-Vorlage für Meeting-Tracker
Eine effiziente Workload beginnt mit der Organisation Ihrer täglichen Aufgaben. Deshalb ist es so wichtig, eine Vorlage zur Nachverfolgung Ihrer Meetings zu verwenden, damit Sie wissen, wohin Ihre Zeit fließt und was Sie tun können, um Ihre Workload zu verringern.
VORLAGEN, VORLAGEN, VORLAGEN! ClickUp-Bonus: Wir sind große Fans von Vorlagen, um Ihr Team auf Kurs zu halten und zu organisieren. Möchten Sie mehr sehen? Schauen Sie sich unsere vollständige Übersicht über Vorlagen für Projektmanagement an oder besuchen Sie das ClickUp Vorlagen-Center, wo Sie Hunderte von Möglichkeiten finden, um schneller loszulegen!
5. Priorisieren Sie Kommunikation und Zusammenarbeit
Auch wenn wir vielleicht vergessen haben, wie man die Aufgaben aus dem Mathematikunterricht der 8. Klasse löst, gibt es eine Formel, die Sie sich unbedingt committen sollten:
Workload-Management = Stressmanagement
Je weniger Stress wir haben, desto besser lässt sich unsere Workload bewältigen. Was ist also die größte Quelle für Stress am Arbeitsplatz?
Eine Umfrage von Wrike ergab, dass dabei acht Zeichen lange Passwörter mit einer Ziffer, einem Großbuchstaben und einem Sonderzeichen erstellt werden. Nun, das und ein Mangel an Kommunikation und Zusammenarbeit.
Selbst positive Veränderungen können Stress verursachen, wenn sie ganz neu sind. Nachdem Sie Ihr neues Aufgabenmanagementsystem eingeführt haben, sollten Sie regelmäßig mit Ihrem Team sprechen, um sicherzustellen, dass es sich unterstützt fühlt.
Führen Sie regelmäßige Team-Check-ins durch.
Gerade in der Anfangsphase dieses Prozesses sollten Sie einen erheblichen Aufwand darauf verwenden, Einzelmeetings mit Ihren Teammitgliedern zu vereinbaren. Kommunikation ist der Schlüssel zum Veränderungsmanagement und dazu, dass Ihre Mitarbeiter neue Prozesse akzeptieren. Für einen erfolgreichen Veränderungsmanagementprozess nutzen Sie die folgenden Fragen, um ehrliches Feedback von Ihren Teams zu erhalten:
- Ist Ihre derzeitige Workload realistisch, und wenn nicht, wie könnte sie geändert werden?
- Gibt es Hindernisse, die Sie daran hindern, aktuelle Projekte abzuschließen?
- Wie zuversichtlich sind Sie, dass Sie die anstehenden Termine einhalten können?
- Was sind Ihre größten Herausforderungen mit dem neuen System?
- Haben Sie Vorschläge oder Ideen, wie Prozesse verbessert werden können?
Probieren Sie diese Change-Management-Tools aus!
Bereiten Sie sich mit Vorlagen für die Nachfolgeplanung auf Veränderungen vor!
Beachten Sie, dass das Hinzufügen weiterer Meetings zu Ihrem Terminkalender und dem Ihrer Mitarbeiter die Produktivität beeinträchtigen kann – genau das Gegenteil von dem, was Sie erreichen wollen! Überlegen Sie sich daher, wie Sie diese Meetings so bequem und effizient wie möglich gestalten können.
Erwägen Sie beispielsweise, dies über Slack zu tun, damit die Teammitglieder Sie aktualisieren können, wenn es ihnen passt, ohne ihren Workflow allzu sehr zu unterbrechen. Manche Mitarbeiter werden sich nie ganz wohl dabei fühlen, ihrem Chef gegenüber Dampf abzulassen – und das ist in Ordnung!
Halten Sie wöchentliche Team-StandUp-Meetings ab, bei denen alle zusammenkommen können, um Strategien auszutauschen und Beschwerden zu äußern. Erwägen Sie die Verwendung einer App für anonyme Teilnahme wie ScatterSpoke, damit jeder seine Meinung ohne Druck äußern kann.
Legen Sie Wert auf Zusammenarbeit, nicht auf Unterbrechungen.
Es gibt nichts Ärgerlicheres, als eine wichtige Nachricht an einen Mitarbeiter zu senden und dann stundenlang nichts von ihm zu hören, oder? Ich meine, welchen Teil von „Wo bleibt mein Latte?“ haben sie nicht verstanden?!
Spaß beiseite: Unbeantwortete Nachrichten verlangsamen Ihren Fortschritt und erschweren Ihnen die Verwaltung Ihrer Workload. Achten Sie bei der Gestaltung Ihres Workload-Management-Prozesses darauf, dass der Schwerpunkt auf dem Abbau von Silos liegt und nicht auf dem Aufbau neuer.
Erstellen Sie Team-Aufgaben, damit jeder Sichtbarkeit in der Arbeit der anderen Team-Mitglieder hat. Wenn sie den Status einsehen können, ohne den Workflow anderer zu unterbrechen? Umso besser.
SIE KÖNNEN KOMMENTARE ZUWEISEN?! ClickUp-Bonus: Verwenden Sie ClickUp, um zu jeder Aufgabe einen Kommentar zu hinterlassen. Die Mitarbeiter werden sofort benachrichtigt, sodass sie keine Ausreden dafür vorbringen können, Ihre Anfrage nicht gesehen zu haben. Und wenn Sie möchten, dass die Person etwas dringend zu erledigen hat, wandeln Sie Ihren Kommentar in eine Aufgabe um und weisen Sie sie ihr zu. Die Mitarbeiter werden benachrichtigt und der Kommentar erscheint in ihrer Aufgabenliste. Sobald sie die Aufgabe erledigt haben, können sie das Kontrollkästchen „Lösen” anklicken, um Ihnen zu zeigen, dass sie die Aufgabe fertiggestellt haben. Voilà.
6. Verfolgen Sie die Workload-Leistung mit Dashboards
Das Workflow-Management ist ein kontinuierlicher Zyklus. Sie müssen jeden dieser Schritte wiederholt durchlaufen, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erzielen. Aber wie können Sie messen, ob es funktioniert?
Nun, es gibt immer den schwierigen Weg. Sie könnten sorgfältige Tabellen mit jeder Beschwerde, jedem Missgeschick und jeder eingehaltenen (oder verpassten) Frist führen. Bei jedem neuen Zyklus der Aufgaben könnten Sie nach Mustern und häufigen Knackpunkten suchen, die altbewährte Methode des Ausprobierens anwenden und prüfen, ob sich dadurch etwas verbessert.
Sind Sie bereit für den einfachen Weg?
Das Dashboard von ClickUp kann als Ihr Kontrollzentrum dienen, in dem Sie überwachen und verfolgen können, wie gut Ihr Team seine Workload verwaltet. Sie können jedes Dashboard mit unzähligen benutzerdefinierten Widgets wie Diagrammen, Berechnungen, Text-Blöcken und vielem mehr füllen, wobei jedes Widget spezifische Daten aus Ihrem gesamten Team abruft!
Das ist jedoch noch nicht alles. Sie erhalten auch Zugriff auf zahlreiche Widgets für die Berichterstellung zu Aufgaben, die Ihnen detaillierte Einblicke in die Aufgabenverwaltung Ihres Teams geben. Sie können beispielsweise folgende Widgets verwenden:
- Geschwindigkeitsdiagramme: Bestimmen Sie die Fertigstellungsrate für eine Reihe von Aufgaben und schätzen Sie die tatsächliche Workload-Kapazität Ihres Teams besser ein.
- Kumulative Flussdiagramme: Überprüfen Sie den Fortschritt Ihres Projekts und identifizieren Sie Engpässe, die durch eine schlechte Verteilung der Workload entstanden sein könnten.
- Ziele: Legen Sie Geschäftsziele, Zielvorgaben und OKRs fest und führen Sie die Nachverfolgung ihrer Erreichung durch.
ClickUp-Bonus: Eine weitere großartige Möglichkeit, die Workload-Verteilung Ihres Teams zu überwachen, ist die Verwendung der Team-Ansicht. Sie visualisiert, woran ein Mitarbeiter gerade arbeitet und wie hoch seine aktuelle Kapazität ist. So können Sie leicht erkennen, wer überlastet ist, und Aufgaben an diejenigen neu zuweisen, die mehr übernehmen können.
BOX IT UP ClickUp-Bonus: Eine weitere großartige Möglichkeit, die Workload-Verteilung Ihres Teams zu überwachen, ist die Verwendung der Team-Ansicht. Sie visualisiert, woran ein Mitarbeiter gerade arbeitet und wie hoch seine aktuelle Kapazität ist. Sie können leicht erkennen, wer überlastet ist, und Aufgaben an diejenigen neu zuweisen, die mehr übernehmen können.
7. Automatisieren Sie die Arbeit und zentralisieren Sie die Sichtbarkeit
Nachdem Sie in den ersten Zyklen etwaige Probleme im Workflow behoben haben, suchen Sie nach weiteren Möglichkeiten, Ihre Effizienz noch weiter zu steigern.
Überspringen Sie diesen Schritt nicht!
Im Laufe eines Projekts wird es immer wieder Zeiten geben, in denen Ihr Team eine hohe Workload bewältigen muss. Das Workload-Management hilft Ihnen dabei, schon jetzt proaktiv mit diesen zeitsparenden Strategien zu arbeiten, damit Sie sich später Stress ersparen.
Automatisieren Sie wiederholende Aufgaben
Der einfachste Weg, die tatsächliche Arbeitsbelastung zu verringern, besteht darin, alltägliche Aufgaben zu identifizieren, die automatisch erledigt werden können. Tatsächlich kann Ihr Unternehmen durch die Automatisierung des Workload-Managements bis zu 2 Stunden pro Tag einsparen ! Diese tools können den Großteil der Aufgabenverwaltungsprozesse automatisieren.
Natürlich können Sie jederzeit auf handelsübliche Automatisierungstools zurückgreifen. Aber warum sollten Sie die Anwendungen Ihrer Teams überladen, wenn Sie in eine All-in-One-Software für das Workload-Management investieren können, die vollgepackt mit Automatisierungen ist?
Angenommen, Sie möchten eine Automatisierung einrichten, die einen Mitarbeiter sofort benachrichtigt, wenn er eine neue dringende Aufgabe zu abschließen hat. Glücklicherweise sind Sie ein brillanter Entscheider und haben sich für ClickUp zum Workload-Management entschieden!
Sie müssen lediglich die Automatisierung verwenden: „Wenn eine Aufgabe die Priorität „Dringend“ erhält, wird sie automatisch in „Offen“ geändert. “ Bam. Sobald eine Aufgabe als dringend gekennzeichnet wird, wird Ihr Mitarbeiter darüber informiert.
Wählen Sie aus einer Liste mit über 50 integrierten Automatisierungen oder erstellen Sie einfach Ihre eigene!
Verwenden Sie ein Kanban-Board für eine andere Perspektive.
Ein Kanban-Board ist ein kompaktes, aber leistungsstarkes tool, mit dem Sie sicherstellen können, dass Ihre Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen. Wie funktioniert es?
Es visualisiert Ihren Projekt-Workflow und zeigt Ihnen den Status jeder Aufgabe in einer übersichtlichen physischen oder virtuellen Aufgabenübersicht an. Ihr Team kann dann Aufgaben im Laufe ihrer Bearbeitung per Drag & Drop in die entsprechenden Statusspalten verschieben, wie hier gezeigt:
Auf diese Weise kann Ihr gesamtes Team den Fortschritt des Projekts in Echtzeit verfolgen. Dieser Prozess des Workload-Managements gibt allen Beteiligten eine bessere Vorstellung davon, wie lange ein Projekt dauert und wer für die einzelnen Teile verantwortlich ist.
Der Projektmanager sollte auch feststellen, welche Aufgaben auf dem Kanban-Board stagnieren, was auf Engpässe im Prozess hinweist. Anschließend kann er eine Ressource (oder ein Mitglied des Teams) zuweisen, um bei der Lösung der Aufgabe zu helfen.
PASSEN SIE IHRE ANSICHT BENUTZERDEFINIERT AN ClickUp-Bonus: Wir bieten ein Kanban-Board für das Projektmanagement, Gantt-Diagramme zur Visualisierung von Abhängigkeiten und andere Ansichten, sodass Sie die Perspektive auswählen können, die für Ihr Team am besten geeignet ist. Verwenden Sie flexible Ansichten, um Aufgaben in einer Aufgabenliste, einem Kanban-Board oder einer Zeitleiste zu visualisieren.
Häufig gestellte Fragen zum Workload-Management
Was sind häufige Herausforderungen beim Workload-Management?
Die Herausforderungen beim Workload-Management können je nach Branche, Größe des Unternehmens und individuellen Verantwortlichkeiten variieren. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören jedoch:
- Übermäßige Workload: Es kann eine Herausforderung sein, eine zu hohe oder zu anspruchsvolle Workload zu bewältigen, was zu Stress, Burnout und verminderter Produktivität führen kann.
- Fehlende Priorisierung: Ohne klare Prioritäten kann es schwierig sein, zu bestimmen, welche Aufgaben am wichtigsten sind und wie Ressourcen effektiv zugewiesen werden können.
- Schlechtes Zeitmanagement: Zeitmanagementtechniken sind für das Management des Workloads unerlässlich, aber viele Menschen haben mit Prokrastination, Ablenkungen und anderen Fallen der Produktivität zu kämpfen.
- Unzureichende Ressourcen: Ein Mangel an Ressourcen wie Personal, Technologie oder Budget kann die Fähigkeit einer Person beeinträchtigen, ihren Workload effektiv zu verwalten.
- Scope Creep: Erwartungen können sich ändern oder über das ursprünglich Vereinbarte hinausgehen, was zu einer Erhöhung des Workloads ohne entsprechende Aufstockung der Ressourcen führt.
Wer sollte die Planung des Workload verwalten?
Je nach Struktur Ihrer Organisation kann Ihr Workload-Management einzeln oder in einer Gruppe erfolgen.
Wenn Ihr Unternehmen stark in Silos unterteilt ist und die Abteilungen wie eigene Mini-Unternehmen zu agieren scheinen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es am sinnvollsten ist, bei Ihrer Planung als Einzelkämpfer vorzugehen. Teams, die jedoch sehr kooperativ sind und häufig mit anderen zusammenarbeiten, um Projekte abzuschließen, benötigen wahrscheinlich die Mitwirkung aller Beteiligten.
Was sind die Vorteile eines effektiven Workload-Managements?
Tools für das Workload-Management helfen Ihnen dabei, Alles zu überblicken, was innerhalb des Unternehmens vorgeht. Und sie bieten Ihrem Team dieselbe Sichtbarkeit!
Wenn Sie den aktuellen Stand Ihrer Projekte im Blick haben, können Sie Probleme mit der Kommunikation und Projektsilos vermeiden. Und das Wichtigste dabei? Es hilft Ihrem Team, auf dem gleichen Stand zu bleiben und effizient zu arbeiten. Und das bedeutet zufriedenere Clients, die ihre Projekte pünktlich erhalten.
Workload-Management-Systeme bieten außerdem folgende Vorteile:
- Stellen Sie sicher, dass keine Ressourcen des Projekts (Software, Zeit, Mitarbeiterkompetenzen) verschwendet werden.
- Verschaffen Sie sich eine klare Ansicht des Fortschritts Ihres Projekts.
- Zeigen Sie, welcher Geschäftsprozess Ihre Arbeit verlangsamt.
- Informieren Sie sich über Fälligkeitsdaten und Projektbudgets.
- Schließen Sie Kommunikationslücken zwischen verschiedenen Abteilungen.
Implementieren Sie ein effektives Workload-Management mit ClickUp
Das Workload-Management ist wie ein Erste-Hilfe-Kasten für Ihr Unternehmen. Es ist eine hervorragende Möglichkeit, das Wohlbefinden Ihres Teams zu gewährleisten, wenn es mit einer hohen Arbeitslast konfrontiert ist. Darüber hinaus sorgt es auch für eine sofortige Steigerung der Produktivität!
Die manuelle Verwaltung von Workloads ist jedoch eine schwierige Aufgabe. Sie benötigen ein spezielles Tool für das Projektmanagement, das nicht nur für erfahrene Projektmanager praktisch ist, sondern alle schwierigen Aufgaben wie die Verteilung der Workloads, die Nachverfolgung des Teamfortschritts, die Berichterstellung und vieles mehr übernimmt.
Glücklicherweise bieten Tools wie ClickUp zahlreiche Features, darunter die Zeitleiste, die Workload-Ansicht und die Team-Ansicht, die diesen Prozess reibungslos gestalten.
Mit dem Free-Plan von ClickUp erhalten Sie unbegrenzte Benutzerzahlen und unbegrenzte Projekte. Mit dem kostenpflichtigen Plan erhalten Sie unbegrenzten Speicher und unbegrenzte Integrationen, die Ihnen bei der Workload Ihres Teams helfen.
Melden Sie sich also noch heute bei ClickUp an und diagnostizieren und beheben Sie Ihre Probleme mit der Produktivität!