Haben Sie manchmal das Gefühl, dass die Aufgabenliste Ihres Teams für einen Kunden ein Haufen brennender Bowlingkegel ist, mit denen Sie zu jonglieren versuchen?
Nur, dass Sie überhaupt kein Talent zum Jonglieren haben und bereits eine Ihrer Augenbrauen angesengt haben? Wenn dieses Szenario auf Sie zutrifft, brauchen Sie eine neue Strategie zur Bewältigung Ihrer Arbeitsbelastung.
Workload-Management ist der Superkleber, der Ihre Geschäftsprozesse zusammenhält.
Ohne sie wäre Ihr Papierkram so groß wie der Mount Everest. Ihr
wären so chaotisch wie das Zimmer Ihres Teenagers. Und die Aufgabenliste Ihrer Mitarbeiter wäre so endlos wie ihr Social-Media-Feed!
Aber was genau ist Workload Management? Und wie, um Himmels willen, können Sie damit beginnen, es in Ihrem Unternehmen einzuführen?
In diesem Artikel erläutern wir, was es ist, wie es funktioniert und was die besten
um Sie bei der Umsetzung zu unterstützen. Schnappen Sie sich den Feuerlöscher und lassen Sie die Bowlingkegel fallen - legen Sie los!
Was ist Workload Management?
Workload Management ist der Prozess der effizienten Verteilung und Verwaltung der Arbeit Ihres Teams, um die Produktivität zu maximieren. Es mag eine einfache Idee sein, aber lassen Sie sich nicht täuschen. Wenn es vernachlässigt wird, kann es Ihre bestehende Arbeitsbelastung sogar erhöhen.
In der Tat, ein
2021 Nationale Bibliothek für Medizin
studie hat gezeigt, dass Arbeitnehmer weniger zufrieden sind, wenn sie glauben, dass sie eine zu hohe Arbeitsbelastung haben. Dies führt zu geringerer Produktivität und höheren Raten von Burnout und Fluktuation.
Die Schlussfolgerung?
Ein effektives Management der Arbeitsbelastung ist eine große Sache!
Warum ist Workload Management wichtig?
Wenn Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams richtig managen, geschehen einige wunderbare Dinge:
- Sie werden feststellen, dass die teamwork und Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Organisation
- Ihre Teammitglieder liefern qualitativ hochwertige Arbeit und halten die Fristen ein
- Ein Mitarbeiter wird produktiv sein und gleichzeitig mit seiner Arbeit und seinen Aufgaben zufrieden sein
Klingt wie ein Traum, nicht wahr? Sehen wir uns nun an, wie Sie ein effektives Workload-Management in die Praxis umsetzen können.
7 Schritte zum effektiven Management der Arbeitsbelastung
Die Planung des Arbeitsaufkommens ist ein bisschen wie das Einpflanzen von "Zauberbohnen" in Ihrem Unternehmen.
Anfangs werden Sie vielleicht auf ein wenig Widerstand stoßen. Aber mit der Zeit werden Ihre Teammitglieder (und damit auch Ihre Kunden) von der "Bohnenstange" des Workload-Managements profitieren.
Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Anleitung zur Rationalisierung des Arbeitslastverteilungsprozesses.
1. Nutzen Sie ein Workload-Management-Tool
Verschiedene Teams innerhalb Ihrer Agentur verwenden möglicherweise völlig unterschiedliche Arbeitsinstrumente. Das macht die Zuweisung einer bestimmten Aufgabe oder eines Projekts an Teammitglieder schwieriger, als es sein müsste.
Darüber hinaus sind alle Ihre Unternehmensdaten über eine Vielzahl von Anwendungen verstreut, oder schlimmer noch: Sie gehen in einem Meer von E-Mail-Ketten verloren. Dies führt dazu, dass Ihr Team wertvolle Zeit damit vergeudet, notwendige Daten oder Kundenanfragen aufzuspüren, was bedeutet, dass jedes Projekt länger dauert, als es sollte.
Sehen Sie sich die über 15 Ansichten in ClickUp an, um Ihren Arbeitsablauf an Ihre Bedürfnisse anzupassen
Die Lösung? Bevor Sie beginnen, sollten Sie alle Ihre Teams auf eine einzige arbeits-OS (Betriebssystem). Es fungiert als Datenzentrum für alle Ihre Geschäftsprozesse und als Werkzeug zur Verwaltung der Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter aus einer Hand.
Lassen Sie uns zunächst über den Elefanten im Raum sprechen: Wir mögen voreingenommen sein, aber wir glauben, dass es viel einfacher ist, die Arbeitsbelastung mit der richtigen Anwendung zu verwalten, wie ClickUp . Und wenn Sie bereits einen anderen Anbieter nutzen, werden Sie überrascht sein, wie einfach es ist, alle Ihre aktuellen Projektaufgaben in unsere Plattform zu importieren.
Importieren Sie ganz einfach Ihre Arbeit von früheren projektmanagement-Tools direkt in ClickUp
KOMMEN SIE VORBEI ClickUp-Bonus: ClickUp macht es super einfach, durch mehrere Projektaufgaben und Unteraufgaben über mehrere Kunden hinweg zu navigieren. Schauen Sie sich die schnellstart-Anleitung um die Arbeitsbelastung Ihres Teams im Handumdrehen zu bewältigen! Und wenn Sie bereits bestehende projektmanagement-Tools wie Basecamp , Trello, oder Asana mit ClickUp können Sie daten importieren aus einem beliebigen Werkzeug in nur einer Minute!
2. Bewerten Sie die Aufgaben und Kapazitäten Ihres Teams Planung der Kapazitäten ist die Grundlage eines effektiven Workload-Managements. Dabei geht es darum, die Zeit und die Ressourcen zu ermitteln, die für ein Projekt benötigt werden. Um dies richtig zu tun, müssen Sie die Anforderungen an die Aufgaben mit den Kapazitäten Ihres Teams in Einklang bringen.
Schauen Sie sich das an *Kapazitätsplanungstools* & *Kapazitätsplanungsvorlagen* !
Schauen wir uns an, wie Sie ein agiles Workload-Management-System für Ihr Team einrichten können.
Erstellen Sie für jedes Projekt eine Aufgaben- und Zeitschätzung
Beginnen Sie damit, alle Geschäftsprozesse aufzulisten, mit denen Ihr Team bei einem bestimmten Projekt zu tun hat. Schlüsseln Sie diese dann auf nach erstellen Sie überschaubare ClickUp-Aufgaben . Wenn eine Aufgabe kompliziert erscheint, unterteilen Sie sie in kleinere projekt-Meilensteine .
Hinzufügen von Zeiterfassung und Zeitschätzungen zu ClickUp-Aufgaben
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Aufgaben auflisten, auch wenn sie noch so trivial sind. Dazu können Verwaltungsaufgaben wie die Verwaltung des Posteingangs, das Dokumentieren von Prozessen und sogar der tägliche Gang zum Kaffee gehören!
Es mag albern erscheinen, aber es ist ein häufiger Fehler im Zeitmanagement, alltägliche Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, wegzulassen. Es ist weitaus besser, Zeit für diese Kaffeefahrten einzuplanen, als immer 15 Minuten hinter dem Zeitplan zu liegen.
Aber das ist nicht das Einzige, was Sie abschätzen müssen: Sie müssen auch herausfinden, wie viel Zeit jede Aufgabe idealerweise in Anspruch nehmen sollte. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Schätzen Sie auf der Grundlage der Informationen in der Aufgabenbeschreibungprojektplan* Verwendung eines Zeiterfassungs- oder Projektmanagement-Tools
- Legen Sie die Laufzeit der einzelnen Aufgaben auf der Grundlage früherer Erfahrungen fest
Verfolgen Sie Zeitschätzungen, ohne Ihren Browser zu verlassen, mit der Chrome-Erweiterung von ClickUp
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen sollte oder wie lange sie in der Vergangenheit gedauert hat, verwenden Sie Die Chrome-Erweiterung von ClickUp um die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit zu verfolgen.
Messen Sie die persönliche Kapazität jedes Mitarbeiters
Die Teamleistung ist entscheidend.
Und wenn Sie darüber nachdenken ressourcenmanagement geht es nicht nur darum, eine gleiche Anzahl von Aufgaben auf die Mitarbeiter zu verteilen. Jeder Einzelne hat einen anderen Arbeitsstil und andere Fähigkeiten. Einige können mit mehreren technischen Aufgaben jonglieren, andere nicht.
Bonus: Ressourcenmanagement-Tools Sie müssen nun herausfinden, wie hoch die Arbeitsbelastung der einzelnen Teammitglieder ist. Wie kann man das am besten tun? Nun, mit Funktionen zur Verwaltung der Arbeitsbelastung von Teams!
Verwenden Sie die ClickUp-Arbeitslastansicht, um zu sehen, wer vor oder hinter Ihnen liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen
Die Workload-Ansicht ermöglicht es Ihnen, für jeden einzelnen Benutzer eine tägliche/wöchentliche Arbeitslastkapazität festzulegen, die auf Ihren Gesprächen mit ihm basiert. Sie können Kapazitäten für Stunden, Aufgaben oder sogar Scrum-Story-Punkte .
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter einfach um ihren Beitrag. Lassen Sie sich von jedem Teammitglied unter vier Augen sagen, wie es sich mit seiner individuellen Arbeitsbelastung fühlt. Schreiben Sie auf, was sie zu tun haben und ob sie mehr oder weniger Aufgaben erledigen können.
Auf diese Weise wissen Sie, ob Ihre Mitarbeiter überlastet sind, und Sie können die Arbeit bei Bedarf umverteilen.
Seien Sie klug und setzen Sie Prioritäten!
Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Und ein Ausflug zu Starbucks ist nicht so wichtig wie der Abschluss der Bearbeitung eines Blogbeitrags für einen Kunden. Deshalb müssen Sie lernen, wie man Prioritäten setzt .
Mit Hilfe der Prioritätensetzung können Sie sicherstellen, dass Sie sich unabhängig davon, wie viel Kapazität Ihr Team hat, immer zuerst auf die wichtigsten Dinge konzentrieren. Sie hilft Ihnen, die meiste Energie auf knappe Fristen zu verwenden und sich nicht zu sehr über Dinge aufzuregen, die sich verschieben lassen.
Gruppieren Sie die Aufgaben auf Ihrem Kanban-Tafel nach Status, benutzerdefinierten Feldern, Priorität und mehr in ClickUp's Board-Ansicht
Um die Prioritäten richtig zu setzen, müssen Sie Ihrem Team klar kommunizieren, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen, welche einen festen Termin haben und welche bei Bedarf verschoben werden können. Für diese Entscheidungen empfehlen wir die Verwendung einer einfachen Punktematrix mit 3 möglichen Punkten für die folgenden Komponenten:
- Wer hat das Projekt angefordert? Wer die Aufgabe anfordert, ist ein wichtiger Faktor. Wenn der CEO etwas angefordert hat, spielen der strategische Wert oder die Abhängigkeiten der Aufgabe wirklich keine Rolle - sie erhält standardmäßig höchste Priorität.
- Bewerten Sie dies mit "1", wenn es sich um einen Antragsteller auf niedrigerer Ebene oder eine Einzelperson handelt
- Bewerten Sie dies mit "2", wenn es sich um einen
teamleiter
- Punktzahl "3", wenn es sich um eine Führungskraft handelt
- Ist das Projekt Teil einer Abhängigkeit? Wenn die Aufgabe abgeschlossen werden muss, bevor andere Teammitglieder ihren Teil des Projekts erledigen können, sollte sie eine höhere Priorität erhalten, da sie andere Personen betrifft.
- Bewerten Sie dies mit "1", wenn es sich um ein einmaliges Projekt handelt, das unabhängig von Ihren anderen Aufgaben ist
- 2", wenn es sich um ein abhängiges Projekt handelt, aber das Gesamtprojekt nicht auf einen bestimmten Termin ausgerichtet ist
- Bewerten Sie dies mit "3", wenn es Teil einer Abhängigkeit ist und das Gesamtprojekt eine feste Frist hat
- Steht das Projekt im Zusammenhang mit einer größeren Unternehmensstrategie oder -initiative? Projekte, die mit größeren Unternehmenszielen verbunden sind, sollten Vorrang vor Projekten haben, die für kleinere, begrenzte Initiativen benötigt werden.
- Bewerten Sie dies mit "1", wenn es sich um ein einzelnes Projekt handelt, das nicht mit einer größeren Strategie verbunden ist
- Punktzahl 2", wenn es lose mit größeren strategischen Initiativen verbunden ist
- Punktzahl 3, wenn es ein integraler Bestandteil einer größeren Unternehmensinitiative ist
Verwenden Sie diese Matrix, um eine objektive Bewertung der Priorität jedes Projekts vorzunehmen - und stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder wissen, ob eine Aufgabe innerhalb der Frist flexibel ist.
Erstellen Sie einfache Automatisierungen für Ihre Aufgaben, um die Priorität zuzuweisen oder zu ändern, wenn eine bestimmte Aktion durchgeführt wird
FIRST THINGS FIRST KlickUp-Bonus: Einfache Tools zur Verwaltung der Arbeitslast im Team machen es leicht, eine Priorität für jede wichtige Aufgabe, die von "Niedrig" bis "Dringend" reicht Die Sortierung nach Dringlichkeit hilft Ihrem Team, die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu visualisieren. Sie können sogar einfache Automatisierungen in ClickUp erstellen, um eine bestimmte prioritätsstufe wenn eine Aufgabe einer bestimmten Person zugewiesen wird oder ein Fälligkeitsdatum erreicht.
3. Verwenden Sie ressourcenzuweisung für Fähigkeiten zur Bewältigung der Arbeitsbelastung im Team
Nachdem Sie die Aufgaben und Kapazitäten Ihres Teams bewertet haben, ist es an der Zeit, die Arbeit zu verteilen, richtig? Aber halt... nicht so schnell.
Sie können nicht einfach irgendjemanden für irgendein altes Projekt auswählen. Nun, vielleicht kann man das. Aber das wäre ungefähr so effektiv, wie den Hulk zu bitten, Origami-Schwäne zu basteln.
Bonus: Ressourcen-Nivellierung*
Weisen Sie den richtigen Personen die richtigen Aufgaben zu
Der Schlüssel zu einem intelligenten Workload-Management ist die Zuweisung der richtigen arbeitsumfangs an die richtige Person. Stellen Sie sicher, dass Sie oder Ihr Projektmanager die Fähigkeiten, das Temperament, die Verfügbarkeit und die Stärken jedes Teammitglieds kennen, bevor die Arbeitsplanung beginnt.
Wenn einer Ihrer Mitarbeiter zum Beispiel sehr gut mit kleinen Details umgehen kann, aber Probleme mit Termindruck hat, ist er wahrscheinlich nicht die beste Wahl für ein Feuerlöschprojekt. Aber auch ein kreativer Kopf mit großen Visionen ist vielleicht nicht der beste Redakteur.
Berücksichtigen Sie die individuellen Stärken jedes Einzelnen und weisen Sie die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst zu. Sobald das erledigt ist, können Sie den Rest zuweisen (keine Sorge, Sie werden schon noch zu Ihrem Starbucks kommen ... irgendwann).
Die ClickUp Workload View gibt Einblicke in Ihre Projektmetriken, um einen Schritt voraus zu sein
Möchten Sie zusätzliche Manager-Brownie-Punkte sammeln? Wenn Sie einem Teammitglied Arbeit zuweisen, lassen Sie es wissen, warum Sie es für diese Aufgabe ausgewählt haben. Das macht die Arbeit sinnvoller und engagierter.
Je mehr Vertrauen Ihre Mitarbeiter in ihre Aufgaben haben, desto höher ist ihre Produktivität. So einfach ist das!
Schaffen Sie realistische Fristen
Wenn Sie alle Aufgaben zugewiesen haben, müssen Sie Fristen für sie festlegen. Wenn Sie mit der Planung Ihres Arbeitsaufkommens beginnen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, diese Fristen erreichbar zu machen
Selbst bei den intuitivsten Anwendungen wie ClickUp sollten Sie mit einer gewissen Einarbeitungszeit rechnen, während der sich Ihr Team mit den neuen Arbeitsabläufen vertraut macht. Setzen Sie die Fristen für die erste Runde so nachsichtig wie möglich an.
Nutzen Sie die Informationen, die Sie über frühere Zeitschätzungen für Aufgaben, die Kapazität der Mitarbeiter und die bekannten Fähigkeiten gesammelt haben, um eine bestmögliche Schätzung der Zeit vorzunehmen, die für jede Aufgabe benötigt wird. Rechnen Sie dann etwas mehr Zeit ein, um unvorhergesehene Umstände zu berücksichtigen.
Verwenden Sie die Zeitleistenansicht von ClickUp, um Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitsdaten zu ändern und die Arbeitsbelastung zu sehen
Wenn Mitarbeiter diese Fristen einhalten, stärkt das das Vertrauen: in sich selbst und in Ihr großartiges neues System. Das richtige Werkzeug zum Bearbeiten von Aufgaben - und zwar schnell - ist für die Produktivität eines jeden Teamleiters unerlässlich.
TEAMARBEIT > TALENT ClickUp-Bonus: Das Zuweisen von Aufgaben in ClickUp ist einfach! Erstellen Sie einfach eine Aufgabe und weisen Sie sie einem oder mehrere Mitarbeiter oder Mannschaften . Legen Sie nach der Verteilung der Aufgaben die Start- und Fälligkeitstermine für jedes Teammitglied fest. Machen Sie sich Sorgen um die Verwaltung widersprüchlicher Fristen? Visualisieren Sie die Aufgaben Ihres Teams in der Zeitachsenansicht, um die Start- und Fälligkeitsdaten aller Teammitglieder abzugleichen, und zwar von einem einzigen projektzeitleiste .
4. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern bei der Planung mit Vorlagen für das Workload-Management
Ok, Sie haben also Ihre Aufgaben identifiziert und wissen, wie lange sie dauern werden, und Sie wissen, welche Mitarbeiter für was zuständig sind. Von nun an läuft alles auf Autopilot, richtig?
Nicht so schnell!
Wenn dieses Modell der Arbeitsablaufplanung für Ihr Team neu ist, brauchen sie (und Sie!) vielleicht ein wenig zusätzliche Unterstützung, um sich zu organisieren. Und selbst wenn der Arbeitsablauf nicht neu ist: Je ausgereifter Ihr Modell zur Verwaltung des Arbeitsaufkommens ist, desto mehr sollte Ihr Prozess nach einem Muster ablaufen.
Vorlagen sind für das Workload-Management in zweierlei Hinsicht nützlich: Sie helfen Teams, die neu in den Prozess einsteigen, sich schneller zurechtzufinden, und sie helfen reifen Teams, mehr von den guten Dingen zu automatisieren, von denen sie wissen, dass sie funktionieren.
Hier sind fünf Vorlagen für die Arbeitsbelastung, die Ihnen den Einstieg erleichtern:
1. ClickUp-Vorlage für die Arbeitsbelastung von Mitarbeitern
Überwachen Sie die wöchentlichen Kapazitäten Ihrer Teammitglieder mit dem Employee Workload Management Template von ClickUp
Die ClickUp Vorlage für die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter ermöglicht es Teammitgliedern und Managern, ihr tägliches und wöchentliches Arbeitspensum zu bestimmen und zu sehen, wie viel Arbeit den einzelnen Mitarbeitern zugewiesen ist.
2. ClickUp Zeitplan Blockiervorlage
Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Ihren Zeitplan in ClickUp anzupassen und Ihre Arbeit zu priorisieren
Die ClickUp Zeitplan-Blockiervorlage ermöglicht Teammitgliedern die Überwachung und Visualisierung ihrer vergangenen, gegenwärtigen und bevorstehenden Arbeitsaktivitäten unter Verwendung der time-Blocking-Technik .
3. ClickUp Einfache Aufgabenverwaltung Vorlage
Verwenden Sie die einfache Aufgabenmanagement-Vorlage, um die Arbeit Ihres Teams besser zu organisieren und nach Prioritäten zu ordnen
Sie möchten Ihre Arbeit vereinfachen aufgabenlisten der Teams ? Versuchen Sie die ClickUp Vorlage für einfaches Aufgabenmanagement um Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, eine personalisierte tägliche Aufgabenliste zu erhalten, einschließlich Arbeit, persönliche Projekte, PTO, etc.
4. ClickUp Vorlage für Mitarbeiter und Manager 1-on-1
Dokumentieren Sie alles in Ihren 1-on-1-Meetings mit dieser einfachen Vorlage
Das Management der Arbeitsbelastung beginnt damit, dass die Mitarbeiter verstehen, was von ihnen erwartet wird. Das bedeutet, dass Sie als Teamleiter die Produktionsziele klar definieren müssen, zeitmanagement und die Festlegung von Prioritäten für das Projekt. Der beste Weg, um die einzelnen Mitarbeiter auf eine gemeinsame Linie zu bringen, ist ein detailliertes 1:1-Dokument, in dem alle diese Aspekte festgehalten werden.
5. ClickUp Meeting Tracker Vorlage
Verwenden Sie die ClickUp Meeting Tracker-Vorlage, um einen schnellen Überblick über Ihre anstehenden Meetings in der Kalenderansicht zu erhalten
Ein effizientes Arbeitspensum beginnt mit der Organisation Ihrer täglichen Arbeitsaufgaben. Deshalb ist es so wichtig, eine Vorlage zu verwenden, um Ihre Meetings zu verfolgen, damit Sie wissen, wo Ihre Zeit hingeht und was Sie tun können, um Ihr Arbeitspensum zu erhöhen.
VORLAGEN, VORLAGEN, VORLAGEN! KlickUp-Bonus: Wir sind große Fans von Vorlagen, die Ihr Team auf Kurs halten und organisieren. Möchten Sie mehr sehen? Sehen Sie sich unser vollständiges projektmanagement-Vorlagen-Roundup oder besuchen Sie die ClickUp Vorlagen-Center für hunderte von Möglichkeiten, um schneller loszulegen!
5. Priorisieren Sie Kommunikation und Zusammenarbeit
Auch wenn wir vielleicht vergessen haben, wie wir unsere Matheaufgaben aus der 8. Klasse gelöst haben, gibt es eine Formel, die Sie sich unbedingt merken sollten:
Arbeitslastmanagement = Stressmanagement
Je weniger Stress wir haben, desto besser lässt sich unser Arbeitspensum bewältigen. Was ist also die größte Quelle für Stress am Arbeitsplatz?
Eine Umfrage von Wrike hat herausgefunden, dass es achtstellige Passwörter mit einer Ziffer, einem Großbuchstaben und einem Symbol erstellt. Nun, das und ein Mangel an Kommunikation und Zusammenarbeit.
Selbst gute Änderungen können Stress verursachen, wenn sie brandneu sind. Nachdem Sie Ihr neues Aufgabenverwaltungssystem eingeführt haben, sollten Sie sich regelmäßig bei Ihrem Team melden, um sicherzustellen, dass es sich unterstützt fühlt.
Regelmäßige Team-Check-Ins einrichten
Vor allem, wenn der Prozess noch neu ist, sollten Sie sich bewusst darum bemühen, persönliche Treffen mit Ihren Teammitgliedern zu vereinbaren. Kommunikation ist der Schlüssel zum Veränderungsmanagement und die Akzeptanz neuer Verfahren durch Ihre Mitarbeiter. Für eine erfolgreichen Veränderungsmanagementprozess nutzen Sie die folgenden Fragen, um ein ehrliches Feedback von Ihren Teams zu erhalten:
- Ist Ihr derzeitiges Arbeitspensum realistisch, und wenn nicht, wie könnte es geändert werden?
- Gibt es Hindernisse, die Sie daran hindern, aktuelle Projekte abzuschließen?
- Wie zuversichtlich sind Sie in Bezug auf die Einhaltung anstehender Fristen?
- Was sind Ihre größten Herausforderungen im Zusammenhang mit dem neuen System?
- Haben Sie irgendwelche Vorschläge oder Ideen zuwie man Prozesse verbessern kann?
Ausprobieren Sie diese_ Änderungsmanagement-Tools !
Bereiten Sie sich auf den Wandel vor mit vorlagen für die Nachfolgeplanung !
Beachten Sie, dass zusätzliche Besprechungen in Ihrem Terminkalender und dem Ihrer Mitarbeiter die Produktivität beeinträchtigen können - also genau das Gegenteil von dem, was Sie anstreben! Überlegen Sie also, wie Sie diese Besprechungen so bequem und effizient wie möglich gestalten können.
Verwenden Sie die vorlage für Projektbesprechungsprotokolle in ClickUp und verhindern, dass Informationen oder Diskussionen verloren gehen
Überlegen Sie, ob Sie diese nicht über Slack abhalten wollen, damit die Teammitglieder Sie dann informieren können, wenn es ihnen passt, ohne dass ihr Arbeitsablauf unterbrochen wird. Einige Mitarbeiter werden sich nie ganz wohl dabei fühlen, sich bei ihrem Chef auszusprechen - und das ist auch in Ordnung!
Halten Sie eine wöchentliche Teambesprechung ab, bei der alle zusammenkommen können, um Strategien auszutauschen und Beschwerden vorzubringen. Und erwägen Sie den Einsatz einer anonymen Beteiligungs-App wie ScatterSpoke so dass jeder seine Gefühle auf unaufdringliche Weise mitteilen kann.
Betonen Sie die Zusammenarbeit, nicht Unterbrechungen
Es gibt nichts Ärgerlicheres, als eine wichtige Nachricht an einen Mitarbeiter zu schicken und dann stundenlang nichts von ihm zu hören, oder? Ich meine, welchen Teil von "Wo ist mein Milchkaffee?" haben sie nicht verstanden?
Aber Spaß beiseite: Unbeantwortete Nachrichten verlangsamen Ihren Arbeitsfortschritt und erschweren Ihnen die Verwaltung Ihres Arbeitsaufkommens. Achten Sie bei der Gestaltung Ihres Workload-Management-Prozesses darauf, dass der Schwerpunkt auf dem Abbau von Silos liegt, nicht auf dem Aufbau neuer Silos.
Erstellen Sie Teamaufgaben, damit jeder sehen kann, was die anderen Teammitglieder gerade tun. Wenn sie den Status einsehen können, ohne den Arbeitsablauf eines anderen unterbrechen zu müssen? Noch besser.
Wandeln Sie Kommentare in ClickUp-Aufgaben um oder weisen Sie sie zu, um Gedanken sofort in Aktionen zu verwandeln
SIE KÖNNEN KOMMENTARE ZUWEISEN?! ClickUp-Bonus: Verwenden Sie ClickUp, um einen kommentar zu jeder Aufgabe. Die Mitarbeiter werden sofort benachrichtigt, so dass sie sich keine Ausreden einfallen lassen können, um Ihre Anfrage nicht zu sehen. Und wenn die Person dringend etwas erledigen muss, wandeln Sie Ihren Kommentar in eine Aufgabe um und weisen Sie sie zu ihnen zu. Die Mitarbeiter werden benachrichtigt und der Kommentar wird in ihrer Aufgabenliste angezeigt. Sobald sie fertig sind, können sie auf das Kontrollkästchen Auflösen klicken, um Ihnen zu zeigen, dass sie die Aufgabe erledigt haben. Voilà.
6. Verfolgen Sie die Arbeitsleistung mit Dashboards Workflow-Verwaltung ist ein ständiger Kreislauf. Sie müssen jeden dieser Schritte wiederholen, um sich kontinuierlich zu verbessern. Aber wie soll man messen, ob es funktioniert?
Nun, es gibt immer die harte Tour. Sie könnten sorgfältig Tabellen über jede Beschwerde, jeden Patzer und jede eingehaltene (oder verpasste) Frist führen. Bei jedem neuen Aufgabenzyklus könnten Sie nach Mustern und gemeinsamen Stolpersteinen suchen, das alte Rätselraten ausprobieren und den Ansatz zur Änderung der Dinge überprüfen, um zu sehen, ob er hilft.
Sind Sie bereit für den einfachen Weg?
Mit Dashboards können Sie Ihre gesamte Arbeit in einer Übersicht zusammenfassen ClickUp's Dashboard kann als Kontrollzentrum dienen, in dem Sie überwachen und verfolgen können, wie gut Ihr Team sein Arbeitspensum bewältigt. Sie können jedes Dashboard mit Tonnen von Benutzerdefinierte Widgets wie z. B. Diagramme, Berechnungen, Textblöcke und vieles mehr, wobei jedes dieser Widgets spezifische Daten aus Ihrem gesamten Team abrufen kann!
Das ist aber noch nicht alles. Sie erhalten auch Zugang zu einer Vielzahl von Aufgabenberichts-Widgets, die Ihnen detaillierte Einblicke in das Aufgabenmanagement Ihres Teams geben. Zum Beispiel können Sie verwenden:
- Geschwindigkeitsdiagramme : Ermitteln Sie die Erledigungsrate für eine Reihe von Aufgaben und schätzen Sie die tatsächliche Arbeitsbelastung Ihres Teams besser ein
- Kumulative Flussdiagramme : Überprüfen Sie, wie gut Ihr Projekt voranschreitet, und ermitteln Sie Engpässe, die durch eine schlechte Arbeitsverteilung entstanden sein könnten
- Ziele: Legen Sie Geschäftsziele fest und verfolgen Sie dieseOKRs ClickUp Bonus: Eine weitere gute Möglichkeit, die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu überwachen, ist die Verwendung der Box-Ansicht. Sie zeigt an, woran ein Mitarbeiter gerade arbeitet und wie hoch seine aktuelle Arbeitskapazität ist. Sie können leicht erkennen, wer überlastet ist, und Aufgaben an diejenigen weitergeben, die mehr übernehmen können.
Die Box-Ansicht ist der schnellste Weg, um alle Aufgaben Ihres Teams zu sehen
BOX IT UP KlickUp-Bonus: Die Box-Ansicht ist eine weitere gute Möglichkeit, die Arbeitsauslastung Ihres Teams zu überwachen. Sie veranschaulicht, woran ein Mitarbeiter arbeitet und wie hoch seine aktuelle Arbeitskapazität ist. Sie können leicht feststellen, wer überlastet ist, und Aufgaben an diejenigen weitergeben, die mehr übernehmen können.
7. Arbeit automatisieren und Transparenz zentralisieren
Nachdem Sie in den ersten Zyklen alle Fehler im Arbeitsablauf beseitigt haben, sollten Sie nach weiteren Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Effizienz suchen.
Lassen Sie diesen Schritt nicht aus!
Irgendwann im Laufe eines Projektzyklus kommt der Zeitpunkt, an dem Ihr Team ein hohes Arbeitsaufkommen zu bewältigen hat. Workload-Management hilft Ihnen, mit diesen zeitsparenden Strategien jetzt proaktiv zu handeln, damit Sie sich später den Stress ersparen.
Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben
Der einfachste Weg, die tatsächliche Arbeitslast zu verringern, besteht darin, banale Aufgaben zu identifizieren, die automatisch erledigt werden können 2 Stunden pro Tag durch automatisierung des Workload-Managements! Diese Werkzeuge können den Großteil der Aufgabenverwaltungsprozesse automatisieren.
Natürlich können Sie jederzeit Automatisierungswerkzeuge aus dem Regal auswählen. Aber warum sollten Sie die Anwendungen Ihres Teams überfrachten, wenn Sie in eine All-in-One-Software für das Workload-Management investieren können, die voll mit Automatisierungen ausgestattet ist?
Angenommen, Sie möchten eine Automatisierung erstellen, die einen Mitarbeiter sofort informiert, wenn er eine neue dringende Aufgabe zu erledigen hat. Zum Glück sind Sie ein kluger Entscheider und haben sich für ClickUp zur Verwaltung des Arbeitsaufkommens entschieden!
Alles, was Sie tun müssen, ist die Automatisierung "_Wenn eine Aufgabe mit der Priorität 'Dringend' versehen wird, ändert sich die Aufgabe automatisch in 'Offen'". Sobald eine Aufgabe als dringend gekennzeichnet wird, weiß Ihr Mitarbeiter Bescheid.
Verwenden Sie vorgefertigte Automatisierungsrezepte oder passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an, damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann
Wählen Sie aus einer Liste von 50+ vorgefertigten automatisierungen oder erstellen Sie einfach Ihre eigenen!
Verwenden Sie eine Kanban-Tafel für eine andere Perspektive
A Kanban-Tafel ist ein kompaktes, aber leistungsfähiges Instrument, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen. Wie funktioniert es?
Es visualisiert Ihr Projekt arbeitsablauf und zeigt Ihnen den Status jeder Aufgabe in einer übersichtlichen physischen oder virtuellen Aufgabentafel . Ihr Team kann dann die Aufgaben per Drag & Drop in die entsprechenden Statusspalten ziehen, während sie voranschreiten, etwa so:
Gruppieren Sie die Aufgaben auf Ihrer Kanban-Tafel nach Status, benutzerdefinierten Feldern, Priorität und mehr in der Board-Ansicht von ClickUp
Auf diese Weise kann Ihr gesamtes Team den Fortschritt des Projekts in Echtzeit sehen. Durch diesen Prozess des Workload-Managements erhalten alle Beteiligten eine bessere Vorstellung davon, wie lange ein Projekt dauert und wer für welchen Teil des Projekts verantwortlich ist.
Der Projektleiter sollte auch feststellen, welche Aufgaben auf der Kanban-Tafel stagnieren, was auf Engpässe im Prozess hinweist. Er kann dann eine Ressource (oder ein Teammitglied) zuweisen, die ihm bei der Lösung der Aufgabe hilft.
ANPASSEN DER ANSICHT NACH BELIEBEN ClickUp Bonus: Wir bieten eine Kanban-Tafel für projektleitung , Gantt-Diagramme zur Visualisierung von Abhängigkeiten und andere Ansichten, damit Sie die Perspektive wählen können, die für Ihr Team am besten geeignet ist. Verwenden Sie Flexible Ansichten, um Aufgaben in einer Aufgabenliste, einem Kanban-Board oder einer Zeitleistenansicht zu visualisieren.
Workload Management FAQs
Was sind die häufigsten Herausforderungen beim Workload Management?
Die Herausforderungen beim Workload-Management können je nach Branche, Unternehmensgröße und individuellen Zuständigkeiten variieren. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören jedoch folgende:
- Überwältigende Arbeitsbelastung: Es kann schwierig sein, ein zu hohes oder anspruchsvolles Arbeitspensum zu bewältigen, was zu Stress, Burnout und verminderter Produktivität führt.
- Fehlende Prioritätensetzung: Ohne klare Prioritäten kann es schwierig sein, zu bestimmen, welche Aufgaben am wichtigsten sind und wie man die Ressourcen effektiv einsetzt.
- Schlechtes Zeitmanagement: Techniken des Zeitmanagements sind für die Bewältigung des Arbeitspensums unerlässlich, aber viele Menschen kämpfen mit Aufschieberitis, Ablenkungen und anderen Produktivitätsfallen.
- Unzureichende Ressourcen: Ein Mangel an Ressourcen wie Personal, Technologie oder Budget kann die Fähigkeit einer Person, ihr Arbeitspensum effektiv zu bewältigen, beeinträchtigen.
- Schleichende Ausweitung des Aufgabenbereichs: Die Erwartungen können sich ändern oder über das hinausgehen, was ursprünglich vereinbart wurde, was zu einem Anstieg der Arbeitsbelastung ohne entsprechende Aufstockung der Ressourcen führt.
Wer sollte die Planung des Arbeitsaufkommens verwalten?
Je nachdem, wie Ihre Organisation strukturiert ist, kann die Verwaltung der Arbeitsbelastung allein oder in einer Gruppe erfolgen.
Wenn Ihr Unternehmen sehr abgeschottet ist und die Abteilungen wie eigene Mini-Unternehmen arbeiten, ist es wahrscheinlich am sinnvollsten, wenn Sie bei der Planung Einzelkämpfer sind. Teams, die in hohem Maße kollaborativ sind und häufig mit anderen zusammenarbeiten um Projekte abzuschließen, bei denen wahrscheinlich alle Beteiligten ihre Köpfe zusammenstecken müssen.
Was sind die Vorteile eines effektiven Workload-Managements?
Tools zur Verwaltung der Arbeitsbelastung helfen Ihnen, alles zu sehen, was im Unternehmen vor sich geht. Und Ihr Team erhält den gleichen Überblick!
Der Überblick über den Stand der Projekte kann Kommunikationsprobleme und Projektsilos beseitigen. Und was am wichtigsten ist? Es hilft Ihrem Team, an einem Strang zu ziehen und effizient zu arbeiten. Und das bedeutet zufriedenere Kunden, die ihre Projekte pünktlich erhalten.
Workload-Management-Systeme ebenfalls:
- Sie stellen sicher, dass keine Projektressourcen (Software, Zeit, Mitarbeiterfähigkeiten) verschwendet werden
- Sie geben Ihnen einen kristallklaren Überblick über den Projektfortschritt
- Zeigen Ihnen, welcher Geschäftsprozess Ihre Arbeit verlangsamt
- Sie informieren Sie über Fälligkeitstermine und Projektbudgets
- Schließen Sie Kommunikationslücken zwischen verschiedenen Abteilungen
Effektives Workload-Management mit ClickUp umsetzen
Workload-Management ist wie ein Erste-Hilfe-Kasten für Ihr Unternehmen. Es ist eine großartige Möglichkeit, das Wohlbefinden Ihres Teams zu sichern, wenn es mit einer hohen Arbeitsbelastung konfrontiert ist. Und nicht nur das: Es gibt ihnen auch einen sofortigen Produktivitätsschub!
Die manuelle Verwaltung des Arbeitsaufkommens ist jedoch eine schwer zu schluckende Pille. Sie brauchen ein spezielles Projektmanagement-Tool, das nicht nur für erfahrene Projektmanager geeignet ist, um alle Aufgaben wie die Verteilung des Arbeitsaufkommens, die Verfolgung des Teamfortschritts, die Erstellung von Berichten und vieles mehr zu bewältigen.
Glücklicherweise verfügen Tools wie ClickUp über eine Vielzahl von Funktionen, darunter die Zeitleistenansicht, die Workload-Ansicht und die Box-Ansicht, mit denen dieser Prozess reibungslos abläuft.
Mit ClickUp's kostenloser Plan erhalten Sie eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Projekten. Mit dem kostenpflichtigen Plan erhalten Sie unbegrenzten Speicherplatz und unbegrenzte Integrationen, die Ihnen bei der Bewältigung der Arbeitsbelastung Ihres Teams helfen.
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