Lassen Sie uns die Einstellung vornehmen. 🎭
Sie sind ein Projektleiter, dessen Team bereit ist, den nächsten Schritt in einem projektplanungsprozess . Sie haben gemeinsam das Konzept entwickelt und die perfekte strategie für das Projektmanagement um Ihre Idee zum Leben zu erwecken.
Jetzt ist es an der Zeit, aktiv zu werden. 🥳
Sobald jeder Schritt Ihrer projekt Plan auf der Karte vor Ihnen liegt, können Sie in die Phase der Projektdurchführung eintreten. Doch bevor Sie 200 Dollar sammeln und "Go" geben, sollten Sie sich der Herausforderungen und Änderungen bewusst sein, die das Projekt zurückwerfen oder sogar auf unbestimmte Zeit stoppen könnten.
Lassen Sie diesen Leitfaden Ihre strategischen Gedanken fließen, damit Sie die Projektdurchführung wie ein echter Profi meistern können. Hier erfahren Sie alles, was Sie über die erfolgreiche Durchführung von Projekten wissen müssen, über Lücken, die Ihren Fortschritt behindern können, und über 10 Projektmanagement-Strategien, die Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben.
Was ist Projektdurchführung?
Die Projektdurchführung erfolgt, nachdem Sie die Phase der Ideenfindung durch Ihre
projektfahrplan
. Das ist der gute Teil - wenn Sie bereit sind, die Dinge in Bewegung zu setzen und das Projekt zum Erfolg zu führen. Dies kann auch die entmutigendste Phase sein, denn sie ist die längste, anspruchsvollste und komplexeste.
Projektmanager müssen fokussiert und bereit sein, umzuschwenken, und sie müssen über Fortschritte und Rückschläge im Projekt informiert sein. Während das Team die von Ihnen festgelegten Schritte umsetzt, überwachen und unterstützen Sie als Projektmanager die Fortschritte des Teams:
- Das Team bei der Durchführung der Schritte beaufsichtigen, ermutigen und feiernprojektumfang* Verwaltung des Fortschritts während der Durchführung
- Vorschlagen von Kurskorrekturen oder Änderungen des Zeitplans
- Verwaltung der Beziehungen zu den Beteiligten und der Korrespondenz
- Dokumentieren und Protokollieren aller Probleme, Änderungen und größeren Aktualisierungen
Leichter gesagt als erledigt, oder? 😅
Aber als Faustregel gilt: Wenn Sie sich einfach daran halten, Ihre Mitarbeiter, Prozesse und Kommunikation zu priorisieren, sind Sie in guter Form! Ganz gleich, welche art des Projekts ein effektives Management dieser drei Bereiche gewährleistet, dass das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt und die wichtigsten Meilensteine erreicht werden.
Dies ist ein Schlüssel, denn es liegt auch in der Verantwortung des Projektmanagers, den Mitgliedern dabei zu helfen, verlorene Zeit aufzuholen, sich umzuorientieren oder umzudrehen, wenn ein Teil des Plans schief läuft - auch bekannt als Lücken in der Projektausführung.
Was sind Lücken in der Projektdurchführung?
Lücken in der Projektdurchführung werden auch als Strategielücken bezeichnet, wenn der von Ihnen erstellte Projektplan nicht den Erwartungen entspricht.
Ob Ihr Projekt aufgrund mangelnder Klarheit, schrumpfender Zeitleisten, verminderter Ressourcen oder veränderter Ziele ins Stocken geraten ist - sie alle gelten als Lücken in der Projektdurchführung.
Obwohl fehlende Ressourcen für die meisten Lücken verantwortlich sind - einschließlich Budget, Material und Bandbreite - gibt es noch einige andere Schlüssel-Hindernisse, die Sie vor der Projektdurchführungsphase beachten sollten:
- Mangelnder Support oder fehlende Akzeptanz durch Vorgesetzte oder Stakeholder
- Überzogene oder unrealistische Zeitleisten
- Eine undefinierte Vision für das Projekt
- Mangelnde Prioritätensetzung, die zu Engpässen führt
Und vieles mehr. 🫣
Als Projektleiter kann es schwierig sein, das Gleichgewicht zwischen der Überwachung der Projektdurchführung und der Vermeidung von Lücken zu finden, ohne das Team zu mikromanövrieren oder es zu überwachen workflows . Das ist letztlich unproduktiv, weil es den Eindruck erweckt, dass man den Mitgliedern nicht zutraut, ihre Arbeit zu bewältigen, und es ist einfach nicht gut für die Moral.
Verwenden Sie die Workload-Ansicht von ClickUp, um zu sehen, wer vorne oder hinten liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen
Wir möchten dieses Problem mit 10 Strategien beheben, die Projektmanagern helfen, potenzielle Ausführungslücken zu umgehen und Projekte reibungslos abzuschließen.
Bonus:_ Notfallplanung
Was passiert in einer erfolgreichen Projektdurchführungsphase?
- Aufgabenzuweisung: Der Projektleiter weist den Teammitgliedern auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse bestimmte Aufgaben zu.
- Arbeitsausführung: Die Mitglieder des Teams führen die ihnen zugewiesenen Aufgaben aus und halten sich dabei an den Plan und die Zeitleiste für das Projekt.
- Nachverfolgung des Fortschritts: Der Projektleiter überwacht den Fortschritt der einzelnen Aufgaben und stellt sicher, dass die Arbeit wie geplant abgeschlossen wird.
- Kommunikation und Zusammenarbeit: Die Mitglieder des Teams kommunizieren regelmäßig, um aktuelle Informationen auszutauschen, Herausforderungen zu bewältigen und den Aufwand zu koordinieren.
- Qualitätskontrolle: Es werden Qualitätssicherungsprozesse eingeführt, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse des Projekts den gewünschten Standards entsprechen.
- Risikomanagement: Das Team identifiziert und behandelt potenzielle Risiken, die während der Durchführung auftreten können, um deren Auswirkungen zu minimieren.
- Ressourcenmanagement: Der Projektleiter stellt sicher, dass die erforderlichen Ressourcen wie Ausrüstung, Material und Personal verfügbar sind und effektiv eingesetzt werden.
- Einbindung der Interessengruppen: Das Projekt Team kommuniziert regelmäßig mit den Interessengruppen, hält sie auf dem Laufenden und geht auf etwaige Bedenken ein.
- Änderungsmanagement: Treten Änderungen am Projektumfang oder an den Anforderungen auf, werden diese dokumentiert, bewertet und gemäß den festgelegten Verfahren verwaltet.
- Dokumentation und Berichterstellung: Fortschritte, Meilensteine und aufgetretene Probleme werden dokumentiert und den relevanten Beteiligten mitgeteilt.
- Problemlösung: Das Team identifiziert und löst alle Probleme oder Konflikte, die während der Ausführung auftreten, um einen reibungslosen Fortschritt des Projekts zu gewährleisten.
- Kontinuierliche Überwachung und Anpassung: Der Projektleiter überwacht kontinuierlich den Fortschritt des Projekts und nimmt bei Bedarf Anpassungen vor, um es auf Kurs zu halten.
10 Strategien zur Durchführung von Projekten
Es gibt viele proaktive Schritte, die vor der Ausführungsphase eines Projekts unternommen werden können, um die Lücke zwischen nicht aufeinander abgestimmten Zielen, Strategien oder Aufgaben zu schließen. Das Geheimnis liegt darin, sie in Ihren Projektmanagement-Prozess zu implementieren, lange bevor es an der Zeit ist zu handeln! Hier sind 10 unserer bevorzugten Strategien für eine erfolgreiche Projektdurchführung, die Ihr Team motivieren, auf Kurs halten und immer vorwärts bringen.
1. Nutzen Sie eine Projektmanagement-Software
Wenn Sie noch unschlüssig sind, ob Sie projektmanagement-Software ist für die effektive Durchführung von Projekten notwendig - sie ist es.
Vor allem, wenn Sie viel Zeit mit der Verbindung zu Interessengruppen verbringen und mit funktionsübergreifenden Teams oder mehrere Projekte gleichzeitig zu managen, helfen diese Tools, die volle Transparenz bei Projekten für alle Beteiligten, ohne eine einzige E-Mail versenden zu müssen.
Visualisieren Sie Ihre Aufgaben aus jedem Blickwinkel mit über 15 Ansichten in ClickUp, einschließlich Liste, Board und Kalender
Projektmanagement-Software ist selbst für erfahrene Projektmanager unverzichtbar, um Zeit, Workloads, Projekte und, ehrlich gesagt, ihren Verstand so produktiv wie möglich zu überwachen. Diese Tools wurden entwickelt, um lästige Arbeit zu eliminieren und die Planung von Projekten zu rationalisieren durch automatisierung von Workflows , aufgaben-Abhängigkeiten , Drag-and-Drop-Schnittstellen und vieles mehr. 😍
Das Beste projektmanagement tool s sind skalierbar, flexibel und intuitiv - unabhängig von der Größe Ihres Teams oder der Komplexität Ihres Projekts wird die Software immer zu Ergebnissen führen. Spezifische Schlüssel-Features, auf die Sie bei einer hochwertigen Projektmanagement-Software achten sollten, sind
- Mehrere Ansichten zur Unterstützung vonKanban-Boards,traditionelle Gantt Diagramme, Ihr Kalender,diagramme, Aufgabenlisten, und mehr
- In-Appzusammenarbeit features wie Kommentare, @mentions, Chatten, zugewiesene Aufgaben und Beobachter
- Dashboards und sofortige Berichterstellung, um Projektmanagern einen Überblick über den Gesamtzustand ihrer Projekte zu geben
- Benutzerdefinierte Status für Aufgaben zur klaren und visuellen Darstellung des Fortschritts bei jedem Element einer Aktion
- Mehrere Integrationen zur Anpassung an Ihre aktuelle Technologie und zur Bereitstellung wertvoller Informationen für Ihre Projektmanagement-Plattform
Mit Dashboards in ClickUp können Sie wichtige Daten schnell auf einem einzigen Bildschirm abrufen
Dies sind nur einige der von uns bevorzugten Features für das Projektmanagement, aber es gibt noch mehr, auf die Sie je nach Ihrer individuellen Situation achten sollten. Die Benutzerfreundlichkeit, das Budget Ihres Teams und die Tools, in die Sie bereits investiert haben, sind wichtige Faktoren, die Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung berücksichtigen sollten. Aber in dieser wachsenden Branche ist es wichtig zu wissen, dass Sie eine Vielzahl von Optionen haben!
2. Vorlagen für die Projektplanung und -durchführung verwenden
heutzutage kann man für alles eine Vorlage finden
Ganz im Ernst! Es ist kein Geheimnis, dass jedes leistungsfähige Projektmanagement tool über eine Reihe von Features verfügt, die Sie übernehmen können. Letztendlich werden diese Features Ihr bester Freund sein. Aber im Moment? Das Erlernen eines neuen Tools kann ein Prozess für sich selbst sein. Vorlagen umgehen dieses Problem mit einem vorgefertigten und anpassbaren Rahmen, um Ihre Projekte so produktiv wie möglich zu gestalten.
Außerdem sind Vorlagen eine hervorragende Möglichkeit, Ihnen zu zeigen, wofür die Features Ihrer Projektmanagement-Software entwickelt wurden. Vorgefertigte Status, fast abgeschlossene Tabellen, Listen mit Aufgaben für die Projektplanung und Hilfsdokumente sind nur einige der vielen Möglichkeiten, wie Vorlagen Ihr Team zum Erfolg führen können.
Der beste Tipp, den wir Ihnen für Vorlagen geben können, ist hier zu beginnen, mit der Vorlage für den Projektausführungsplan von ClickUp .
Definieren Sie Ihren Projektumfang, Anforderungen, Ressourcen und mehr mit der Vorlage für den Projektdurchführungsplan von ClickUp
Dieses einsteigerfreundliche ClickUp Dokument besteht aus sieben Seiten mit anpassbaren Abschnitten, um strategisch und gründlich den Umfang Ihres Projekts zu definieren ziele, Anforderungen, Zeitplan, Kommunikationsplan, und mehr. Es ist die ideale Ressource, um Projektmanagern dabei zu helfen, den Projektdurchführungsprozess mit dem kollaborativen und dynamischen Editor von ClickUp zu standardisieren - und haben wir schon erwähnt, dass es kostenlos ist? 💸
Hier sind einige der Features, die wir am meisten lieben ClickUp Dokumente :
- Text aus Ihrem ClickUp Dokument kann direkt in eine umsetzbare Aufgabe umgewandelt werden
- Kommentare können delegiert werden an andere Mitglieder mit einem einfachen Erwähnen oder Tag
- Das Team kann seine Ansichten und Bearbeitungen nebeneinander sehen und bearbeiten, ohne dass es zu Überschneidungen kommt mitgemeinsame Live-Erkennung Und da ClickUp Docs automatisch aktualisiert wird und Ihre Versionen speichert, ist Ihre Vorlage für die Projektdurchführung immer eine verlässliche Quelle der Wahrheit, auf die das Team jederzeit zurückgreifen kann. 😍
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3. Ziele der Projektdurchführung abstimmen
Hier geht es nicht nur um die Einigung auf die endgültigen ergebnisse des Projekts es geht darum zu wissen, wie sich das Projekt in die langfristige Vision Ihrer Organisation einfügt.
Wenn Sie das "Warum" Ihres Projekts verstehen, kann sich das Team auf die Gesamtstrategie ausrichten und sicherstellen, dass die richtigen Aufgaben priorisiert werden. Eine gelöschte Kommunikation beginnt damit, dass man sich vor Beginn der Ausführung auf die gleiche Seite begibt. Projekt Kickoff Meetings , SMART Ziel-Einstellung und Aktualisierungen des Fortschritts sind hervorragend geeignet, um die Transparenz und das Vertrauen im Team zu fördern, wenn es darum geht, die Ziele zu erreichen kurz- und langfristige Ziele . Außerdem wird die Zusammenarbeit in jeder Phase Ihres Projekts gestärkt, indem sichergestellt wird, dass jedes Mitglied des Teams nicht tagein, tagaus in seinem eigenen Silo festsitzt.
4. Innovativ sein
Wenn es um neue Ideen geht, gibt es nie zu viele Köche in der Küche - als Projektmanager ist es entscheidend, den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, ihre Gedanken freizugeben.
Ihre Teammitglieder sind diejenigen, die mittendrin sind - sie navigieren durch die Roadmap, halten die Zeitleiste ein und halten ihre Versprechen ein. Sie wissen, wovon sie sprechen!
Wenn Sie in die Ausführungsphase eintreten, zögern Sie vielleicht, neue Ideen aufzugreifen, weil Sie befürchten, die gerade entwickelte Strategie zu gefährden. aber das Umschwenken ist ein natürlicher Teil des Projektprozesses. Sie und Ihr Team haben das gleiche Ziel, und es wird ihnen helfen, wenn sie wissen, dass sie ihre Gedanken, Vorschläge und potenziellen Bedenken äußern können, solange noch Zeit ist, etwas zu erledigen.
Brainstorming, Planen, Strategisieren und Rationalisieren der Kommunikation in Echtzeit, um Projekte mit ClickUp Whiteboards schneller umzusetzen
Formulare für Ideen, brainstorming-Sitzungen und festgelegte Kommunikationskanäle fördern die offene Diskussion im Team und zeigen ihnen, dass Sie sich für ihre Meinung interessieren, indem Sie den ersten Schritt machen. Anstatt ihnen einfach nur zu sagen, dass Sie für ihre Gedanken offen sind, geben Sie ihnen die Möglichkeit, Ideen oder Probleme, mit denen sie konfrontiert sind, zu jedem Zeitpunkt der Ausführungsphase anzusprechen - Ihr Projekt wird auf lange Sicht immer besser davon profitieren.
5. Ermutigen Sie zum Freigeben von Ideen
Das geht in beide Richtungen! Das Team zu ermutigen, seine Ideen freizugeben, ist ebenso wichtig wie sicherzustellen, dass es sich angehört fühlt. Als Projektleiter haben Sie die Möglichkeit, Ihr Team dabei zu unterstützen, durch seine Ideen positive Veränderungen herbeizuführen. Seien Sie offen und flexibel für ihre Ideen, auch wenn sie von der ursprünglichen Strategie abweichen.
Außerdem fühlt sich das Team stärker für seine Arbeit verantwortlich, wenn es weiß, dass seine Gedanken während des gesamten Prozesses ernsthaft berücksichtigt werden.
6. Aufgaben für die Durchführung des Projekts delegieren
Entgegen der landläufigen Meinung sollten Projektleiter nicht die Last der ganzen Welt auf ihren Schultern tragen. Sie haben ohnehin schon genug Sorgen, und als Projektleiter fördert das Delegieren von Aufgaben an andere Mitglieder Wachstum und Vertrauen, indem die Eigentümerschaft im Team freigegeben wird.
Durch die Aufteilung selbst kleinerer Verantwortlichkeiten haben Projektleiter mehr Zeit, das Gesamtbild der Dinge zu verstehen, einschließlich des Fortschritts des Projekts, workloads der Teams und Status.
7. Förderung der Zusammenarbeit im Team
Es liegt in der Verantwortung des Projektleiters, alle Beteiligten - von den anderen Mitgliedern des Teams bis hin zu den Stakeholdern - auf dem Laufenden zu halten.
Benutzerdefinierte Datenschutz- und Freigabe-Einstellungen in ClickUp Berechtigungen
Ein konstruktiver und offener Diskurs ist eine weitere Möglichkeit, wie Projektmanagement-Software Manager unterstützen kann zeit zu sparen und ihre Arbeit effizienter zu gestalten, aber das muss nicht immer nur für Meetings und E-Mails gelten. Sorgen Sie für vollständige Transparenz des Status Ihres Projekts, indem Sie Ihren Schlüsselfiguren Zugang zu Ansichten, Kommentaren oder sogar zur Bearbeitung von Berichten oder Dokumenten über den Fortschritt geben, wie Sie es für richtig halten.
8. Identifizieren Sie Abhängigkeiten von Aufgaben
Wenn Sie wissen, welche Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge fertiggestellt werden müssen, können Sie Projekte besser nachverfolgen und Ressourcen richtig zuordnen. In Anbetracht der Tatsache, dass die meisten strategischen Lücken auf einen Mangel an ressourcenmanagement auf einer gewissen Ebene die Abhängigkeiten von Aufgaben im Auge zu behalten, meilensteine und die kritischen Pfad kann manchmal den Unterschied ausmachen, ob ein Projekt die Ausführungsphase überhaupt übersteht.
Sehen Sie Ihre Workload anhand der Aufgaben auf dem kritischen Pfad mit einem einzigen Umschalten in ClickUp!
9. Nachverfolgung des Fortschritts bei der Ausführung von Projekten
Es ist besser, sich auf die Seite von mehr zu begeben visuelle Lösungen für das Projektmanagement wenn es um Dashboards, Berichterstellung und Einblicke geht. Mit der richtigen Software können Sie den gesamten Status Ihres Projekts bis auf die granulare Ebene bestimmen.
Features wie der benutzerdefinierte Status von Aufgaben eignen sich hervorragend, um die Aktualisierungen einzelner Aufgaben auf einen Blick zu erfassen, aber für den Fortschritt auf höchster Ebene sind Dashboards, Diagramme und digitale Whiteboards sind ein Muss für jeden Projektleiter. Ein weiterer Vorteil hochvisueller Formulare für die Berichterstellung besteht darin, dass sie leichter zu lesen und für Stakeholder, Vorgesetzte und andere Abteilungsleiter leichter zu verstehen sind, wenn sie in der Klemme stecken.
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10. Überprüfen Sie Ergebnisse mit Stakeholdern
Nach einer dieser strategien führt zu besserem Zeitmanagement und höherer Produktivität bei gleichzeitiger Vermeidung von Ausführungslücken im Projektmanagement. Was sollten Sie also mit der neu gewonnenen Zeit zu erledigen? Nutzen Sie sie, um sicherzustellen, dass die Schlüsselakteure bei jedem Schritt zufrieden sind!
Auch wenn es nicht immer notwendig oder möglich ist, stellt die Überprüfung der Projektleistungen mit den Beteiligten während der gesamten Ausführungsphase sicher, dass sie am Ende des Projekts zufrieden sind. Außerdem lässt es Sie gut aussehen!
Besonders wenn Sie mit neuen Clients arbeiten, fördert diese Geste eine stärkere beziehungen zwischen den Interessengruppen und gibt Ihrem Team die Gewissheit, dass es sich in die richtige Richtung bewegt.
Wie Projektmanagement-Software die Projektdurchführung unterstützt
Wenn Sie etwas aus diesem Leitfaden mitnehmen, dann ist es die Bedeutung einer dynamischen Projektmanagement-Software zur Rationalisierung und Automatisierung Ihrer Projektdurchführung.
Wenn Sie Ihre Zeit und Ressourcen in die richtige Software investieren, können Sie alle 10 dieser Ausführungsstrategien mit Leichtigkeit und Effizienz umsetzen, unabhängig von der Art oder Komplexität Ihres Projekts.
Mit einer umfangreichen Vorlagen-Bibliothek zur Ergänzung der reichhaltigen eine Reihe von Features , ClickUp ist die ideale Software, um Manager und Teams bei der Durchführung von Projekten, der Rationalisierung von Prozessen und der Ausrichtung auf die wichtigsten Ziele zu unterstützen. Es ist die einzige Produktivitätsplattform, die leistungsfähig genug ist, um Ihre Prozesse zu zentralisieren arbeit in verschiedenen Apps in einem kollaborativen hub.
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Und mit Features wie ClickUp Dokumente , ClickUp Whiteboards mit mehreren Ansichten und benutzerdefinierten Status, die in jedem Plan verfügbar sind, schafft ClickUp Lösungen für Teams mit jedem Budget. Melden Sie sich noch heute für ClickUp an und nutzen Sie es gemeinsam mit Ihrem Team - völlig kostenlos.