Was ist Projektdurchführung? 10 Strategien für die Phase der Projektdurchführung

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Lassen Sie uns die Einstellung vorbereiten. 🎭

Sie sind Projektmanager und Ihr Team ist bereit, den nächsten Schritt im Projektplanungsprozess zu gehen. Sie haben gemeinsam das Konzept entwickelt und die perfekte Strategie für das Projektmanagement erstellt, um Ihre Idee zu verwirklichen.

Jetzt ist es Zeit, Maßnahmen zu ergreifen. 🥳

Sobald alle Schritte Ihres Projektplans ausgearbeitet sind und vor Ihnen liegen, kann die Projektdurchführungsphase beginnen. Bevor Sie jedoch 200 Dollar einkassieren und „Los“ gehen, sollten Sie sich der Herausforderungen und Veränderungen bewusst sein, die das Projekt verzögern oder sogar auf unbestimmte Zeit zum Stillstand bringen könnten.

Lassen Sie sich von diesem Leitfaden zu neuen strategischen Ideen inspirieren, damit Sie die Projektdurchführung wie ein echter Profi meistern können. Hier finden Sie alles, was Sie über eine erfolgreiche Projektdurchführung wissen müssen, Lücken, die Ihren Fortschritt behindern können, und 10 Strategien für das Projektmanagement, die Managern helfen, auf Kurs zu bleiben.

Was ist Projektdurchführung?

Die Projektdurchführung erfolgt, nachdem Sie die Ideenfindungsphase anhand Ihrer Projekt-Roadmap fertiggestellt haben. Das ist der angenehme Teil – wenn Sie bereit sind, die Dinge tatsächlich in Gang zu setzen und das Projekt zum Abschluss zu bringen. Dies kann auch die schwierigste Phase sein, da sie die längste, anspruchsvollste und komplexeste ist.

Projektmanager müssen konzentriert bleiben, bereit sein, sich anzupassen, und über den Projektfortschritt und Rückschläge auf dem Laufenden sein. Während das Team die von Ihnen gemeinsam erarbeiteten Schritte umsetzt, überwachen und unterstützen Sie als Projektmanager den Fortschritt des Teams, indem Sie:

Leichter gesagt als erledigt, oder? 😅

Als Faustregel gilt jedoch: Wenn Sie sich einfach daran halten, Ihre Mitarbeiter, Prozesse und Kommunikation zu priorisieren, sind Sie auf dem richtigen Weg! Unabhängig von der Art des Projekts sorgt ein effektives Management dieser drei Bereiche dafür, dass das Projekt im Zeitplan und im Budget bleibt und seine wichtigsten Meilensteine erreicht.

Dies ist von entscheidender Bedeutung, da es auch in der Verantwortung des Projektmanagers liegt, den Mitgliedern dabei zu helfen, verlorene Zeit aufzuholen, umzusteuern oder sich neu auszurichten, wenn ein Teil des Plans schiefgeht – auch bekannt als Lücken im Projektmanagement.

Was sind Lücken in der Umsetzung des Projekts?

Auch als Strategielücken bezeichnet, treten Lücken in der Projektumsetzung auf, wenn der von Ihnen erstellte Plan nicht wie erwartet verläuft.

Unabhängig davon, ob Ihr Projekt aufgrund von Unklarheiten, verkürzten Zeitleisten, reduzierten Ressourcen oder sich ändernden Zielen unterbrochen wurde – all dies gilt als Lücke in der Projektumsetzung.

Während die meisten Lücken auf einen Mangel an Ressourcen zurückzuführen sind – darunter Budget, Materialien und Bandbreite –, gibt es noch einige andere Schlüssel-Hindernisse, die Sie vor der Durchführungsphase des Projekts beachten sollten:

Und vieles mehr. 🫣

Als Projektmanager kann es schwierig sein, das richtige Gleichgewicht zwischen der Überwachung der Projektdurchführung zur Vermeidung von Lücken und der Vermeidung von Mikromanagement Ihres Teams oder der Überwachung seiner Workflows zu finden. Letztendlich ist dies unproduktiv, da es die Botschaft vermittelt, dass den Mitgliedern nicht zugetraut wird, ihre Arbeit zu verwalten, und es, einfach gesagt, nicht gut für die Arbeitsmoral ist.

Wir möchten dieses Problem mit 10 Strategien beheben, die Projektmanagern helfen, potenzielle Umsetzungslücken zu umgehen und Projekte reibungslos durchzuführen.

Bonus: Notfallplanung

Was passiert während einer erfolgreichen Phase der Projektdurchführung?

10 Strategien zur Projektdurchführung

Es gibt zahlreiche proaktive Schritte, die Sie vor der Projektdurchführungsphase ergreifen können, um die Lücke zwischen nicht aufeinander abgestimmten Zielen, Strategien oder Aufgaben zu schließen. Das Geheimnis besteht darin, diese Schritte rechtzeitig vor Beginn der Projektdurchführung in Ihren Prozess des Projektmanagements zu integrieren! Hier sind 10 unserer bevorzugten Strategien für einen erfolgreichen Verlauf des Projekts, mit denen Sie Ihr Team motivieren, auf Kurs halten und stets vorantreiben können.

1. Nutzen Sie Software für Projektmanagement

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Projektmanagement-Software für die effektive Durchführung von Projekten notwendig ist – ja, das ist sie.

Insbesondere wenn Sie viel Zeit damit verbringen, mit Stakeholdern in Kontakt zu treten, mit funktionsübergreifenden Teams zusammenzuarbeiten oder mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten, helfen Ihnen diese tools dabei, allen Beteiligten vollständige Projekttransparenz zu bieten, ohne eine einzige E-Mail versenden zu müssen.

Projektmanagement-Software ist selbst für erfahrene Projektmanager unverzichtbar, um Zeit, Workload, Projekte und, um ehrlich zu sein, ihre geistige Gesundheit auf möglichst produktive Weise im Blick zu behalten. Diese Tools wurden entwickelt, um Routinearbeiten zu eliminieren und Projektplanungsprozesse durch Workflow-Automatisierung, Aufgabenabhängigkeiten, Drag-and-Drop-Oberflächen und vieles mehr zu optimieren. 😍

Die besten Tools für Projektmanagement sind skalierbar, flexibel und intuitiv – unabhängig von der Größe Ihres Teams oder der Komplexität Ihres Projekts liefert die Software immer Ergebnisse. Zu den wichtigsten Features, auf die Sie bei einer hochwertigen Software für Projektmanagement achten sollten, gehören:

Dies sind nur einige unserer bevorzugten Features des Projektmanagements, aber je nach Ihrer individuellen Situation gibt es noch weitere Aspekte zu beachten. Die Benutzerfreundlichkeit, das Budget Ihres Teams und die Tools, in die Sie bereits investiert haben, sind wichtige Faktoren, die Sie vor der Auswahl der richtigen Lösung berücksichtigen sollten. In dieser wachsenden Branche ist es jedoch wichtig zu wissen, dass Sie zahlreiche Optionen zur Auswahl haben!

2. Verwenden Sie Vorlagen für die Projektplanung und -durchführung

Heutzutage gibt es für alles eine Vorlage.

Im Ernst! Es ist kein Geheimnis, dass jedes leistungsstarke Tool für Projektmanagement mit einer Reihe robuster Features ausgestattet ist, die es zu erlernen gilt. Letztendlich werden diese Features zu Ihren besten Freunden. Aber im Moment? Das Erlernen eines neuen Tools kann ein Prozess für sich sein. Vorlagen lösen dieses Problem mit einem vorgefertigten und anpassbaren Rahmen, mit dem Sie Ihren Projektdurchführungsprozess auf die produktivste Weise starten können.

Außerdem sind Vorlagen eine hervorragende Möglichkeit, um Ihnen zu zeigen, wofür die Features Ihrer Projektmanagement-Software entwickelt wurden. Vorgefertigte Statusangaben, fast vollständige Tabellen, Listen für die Projektplanung und Hilfedokumente sind nur einige der vielen Möglichkeiten, wie Vorlagen Ihr Team zum Erfolg führen können.

Der beste Tipp für eine Vorlage, den wir Ihnen geben können, ist, hier zu beginnen: mit der Vorlage für den Plan zur Projektdurchführung von ClickUp.

Dieses einsteigerfreundliche ClickUp-Dokument umfasst sieben Seiten mit anpassbaren Abschnitten, in denen Sie den Umfang, die Ziele, die Anforderungen, den Zeitplan, den Kommunikationsplan und vieles mehr Ihres Projekts strategisch und gründlich definieren können. Es ist die ideale Ressource, um Projektmanagern dabei zu helfen, den Projektdurchführungsprozess mithilfe des kollaborativen und dynamischen Dokumenteneditors von ClickUp zu standardisieren – und haben wir schon erwähnt, dass es kostenlos ist? 💸

Hier sind einige der Features, die wir an ClickUp Docs besonders schätzen:

Und da ClickUp Dokumente automatisch aktualisiert werden und Ihren Versionsverlauf speichern, dient Ihre Projektdurchführungsvorlage dem Team jederzeit als zuverlässige Informationsquelle, auf die es zurückgreifen kann. 😍

3. Abstimmung der Ziele für die Projektdurchführung

Es geht nicht nur darum, sich auf die endgültigen Leistungen des Projekts zu einigen, sondern auch darum, zu wissen, wie das Projekt in die langfristige Vision Ihres Unternehmens passt.

Wenn Sie das „Warum“ hinter Ihrem Projekt verstehen, bleibt das Projektteam auf die Gesamtstrategie ausgerichtet und stellt sicher, dass die richtigen Aufgaben priorisiert werden. Eine klare Kommunikation beginnt damit, dass man sich vor Beginn der Umsetzung über alle Punkte einig ist.

Projekt-Kickoff-Meetings, SMART-Zielsetzung und Fortschrittsberichte sind hervorragend geeignet, um Transparenz und Vertrauen im gesamten Team zu fördern, wenn es darum geht, kurz- und langfristige Ziele zu erreichen. Außerdem stärken sie die Zusammenarbeit in jeder Phase Ihres Projekts, indem sie sicherstellen, dass jedes Teammitglied nicht Tag für Tag in seinem eigenen Silo feststeckt.

4. Seien Sie innovativ

Wenn es um neue Ideen geht, kann man nie genug Köche in der Küche haben – im Projektmanagement ist es entscheidend, die Mitglieder zu ermutigen, ihre Gedanken freizugeben.

Ihre Team-Mitglieder sind mittendrin – sie navigieren durch die Roadmap, halten die Zeitleiste ein und halten ihre Versprechen ein. Sie wissen, wovon sie sprechen!

Zu Beginn der Umsetzungsphase zögern Sie möglicherweise, neue Ideen anzunehmen, weil Sie befürchten, die gerade erst entwickelte Strategie zu gefährden. Aber Kursänderungen sind ein natürlicher Bestandteil des Projektprozesses. Sie und Ihr Team verfolgen dieselben Ziele, und es wird Ihnen sehr helfen, wenn Ihre Mitarbeiter wissen, dass sie ihre Gedanken, Vorschläge und möglichen Bedenken äußern können, solange noch Zeit ist, etwas zu erledigen.

Ideenformulare, Brainstorming-Sitzungen und festgelegte Kommunikationskanäle fördern eine offene Diskussion innerhalb des Teams und zeigen den Mitarbeitern, dass Ihnen ihre Meinung wichtig ist, indem Sie den ersten Schritt machen. Anstatt ihnen einfach nur zu sagen, dass Sie für ihre Gedanken offen sind, geben Sie ihnen die Möglichkeit, Ideen oder Probleme, mit denen sie konfrontiert sind, zu jedem Zeitpunkt der Ausführungsphase anzusprechen – langfristig wird Ihr Projekt dadurch immer besser werden.

5. Fördern Sie den Austausch von Ideen

Das gilt für beide Seiten! Es ist genauso wichtig, das Team zu ermutigen, seine Ideen freizugeben, wie dafür zu sorgen, dass es sich gehört fühlt. Als Projektmanager haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Team zu helfen, durch seine Ideen positive Veränderungen zu bewirken. Seien Sie offen und flexibel gegenüber den Ideen Ihres Teams, auch wenn sie von der ursprünglichen Strategie abweichen.

Außerdem fühlt sich das Team stärker für seine Arbeit verantwortlich, wenn es weiß, dass seine Gedanken während des gesamten Prozesses ernsthaft berücksichtigt werden.

6. Delegieren Sie Aufgaben für die Durchführung des Projekts

Entgegen der landläufigen Meinung sollten Projektmanager nicht die Last der Welt auf ihren Schultern tragen. Sie haben ohnehin schon genug zu tun, und als Leiter des Projekts fördert die Delegation von Aufgaben an andere Mitglieder das Wachstum und das Selbstvertrauen, indem die Aufgaben an das gesamte Team freigegeben werden.

Durch die Aufteilung selbst kleiner Aufgaben haben Projektmanager mehr Zeit, sich einen Überblick über das Gesamtbild zu verschaffen, einschließlich des Fortschritts des Projekts, der Workload des Teams und des Status.

7. Fördern Sie die Zusammenarbeit im Team

Es liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, alle Beteiligten, von anderen Team-Mitgliedern bis hin zu Stakeholdern, auf dem Laufenden zu halten.

Konstruktive und offene Gespräche sind eine weitere Möglichkeit, wie Projektmanagement-Software Managern helfen kann, Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten, aber sie muss nicht immer nur für Meetings und E-Mails reserviert sein. Sorgen Sie für vollständigen Status-Überblick hinsichtlich Ihres Projekts, indem Sie Ihren wichtigsten Akteuren Zugriff auf hochrangige Berichte oder Fortschrittsdokumente gewähren, die sie nach Belieben einsehen, kommentieren oder sogar bearbeiten können.

8. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben identifizieren

Wenn Sie wissen, welche Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden müssen, können Sie Projekte auf Kurs halten und Ressourcen richtig zuweisen. Da die meisten Strategielücken auf einen Mangel an Ressourcenmanagement auf einer bestimmten Ebene zurückzuführen sind, kann die Überwachung Ihrer Aufgabenabhängigkeiten, Meilensteine und des kritischen Pfads manchmal darüber entscheiden, ob ein Projekt die Ausführungsphase überhaupt übersteht.

9. Verfolgen Sie den Fortschritt der Projektdurchführung

Bei Dashboards, Berichterstellung und Einblicken ist es besser, sich für visuellere Lösungen für das Projektmanagement zu entscheiden. Mit der richtigen Software gibt es unzählige Möglichkeiten, den Status Ihres Projekts bis ins Detail zu ermitteln.

Features wie benutzerdefinierte Aufgabenstatus sind hervorragend geeignet, um einzelne Aufgabenaktualisierungen auf einen Blick zu erfassen, aber für den Fortschritt auf hoher Ebene sind Dashboards, Diagramme und digitale Whiteboards das Mittel der Wahl für jeden Projektmanager. Ein weiterer Vorteil der Verwendung von sehr visuellen Formen der Berichterstellung besteht darin, dass sie leichter zu lesen und für Stakeholder, Vorgesetzte und andere Abteilungsleiter im Handumdrehen verständlicher sind.

10. Überprüfen Sie die Ergebnisse mit den Beteiligten.

Die Umsetzung einer dieser Strategien führt zu einem besseren Zeitmanagement und einer höheren Produktivität, während gleichzeitig Lücken im Projektmanagement vermieden werden. Was sollten Sie also mit der neu gewonnenen Zeit erledigen? Nutzen Sie sie, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Stakeholder in jedem Schritt zufrieden sind!

Auch wenn dies nicht immer notwendig oder möglich ist, sorgt die Überprüfung der Projektleistungen mit den Stakeholdern während der gesamten Ausführungsphase dafür, dass diese mit dem Ergebnis zufrieden sind, wenn das Projekt erledigt ist. Außerdem macht es einen guten Eindruck!

Insbesondere wenn Sie mit neuen Clients zusammenarbeiten, fördert diese Geste stärkere Beziehungen zu den Stakeholdern und gibt Ihrem Team die Gewissheit, dass es sich in die richtige Richtung bewegt.

Wie Projektmanagement-Software bei der Projektdurchführung hilft

Wenn Sie etwas aus diesem Leitfaden mitnehmen, dann sollte es die Bedeutung einer dynamischen Software für das Projektmanagement sein, mit der Sie Ihren Projektdurchführungsprozess optimieren und automatisieren können.

Wenn Sie Ihre Zeit und Ressourcen in die richtige Software investieren, können Sie alle 10 dieser Umsetzungsstrategien mühelos und effizient umsetzen, unabhängig von der Art oder Komplexität Ihres Projekts.

Mit einer umfangreichen Bibliothek mit Vorlagen, die die vielfältigen Features ergänzt, ist ClickUp die ideale Software, um Managern und Teams bei der Durchführung von Projekten, der Optimierung von Prozessen und der Ausrichtung auf wichtige Ziele zu unterstützen. Es ist die einzige Plattform für Produktivität, die leistungsstark genug ist, um Ihre Arbeit über verschiedene Apps hinweg in einem gemeinsamen Hub zu zentralisieren.

Mit Features wie ClickUp Docs, ClickUp Whiteboards, mehreren Ansichten und benutzerdefinierten Status, die in jedem Preisplan verfügbar sind, bietet ClickUp Lösungen für Teams mit jedem Budget. Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und nutzen Sie es gemeinsam mit Ihrem Team völlig kostenlos.