Sie jonglieren mit Arbeit, Familie, Freunden, Hausarbeiten und Hobbys und versuchen gleichzeitig, genug Schlaf zu bekommen und Zeit zum Entspannen und Erholen zu finden. Seien Sie ehrlich: Wie oft haben Sie sich schon gewünscht, der Tag könnte nur ein kleines bisschen länger dauern?
Sie können zwar die Länge der Tage nicht ändern, aber Sie können Ihr Zeitmanagement verbessern und Ihre Tage so organisieren, dass Sie mehr erreichen.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen die besten Tipps vor, wie Sie Zeit sparen und Ihre Produktivität steigern können, um alles, was auf Ihrer Agenda steht, ohne Stress zu erreichen. @marketingbesties Ich habe den besten Weg gefunden, Zeit zu sparen und organisiert zu bleiben, auch wenn ich überwältigt bin #productivity#Wie man Zeit spart#dailyplanner#Wochenplaner♬ Originalton - YourMarketingFriend
Warum ist Zeitsparen wichtig?
Jeder Mensch hat 24 Stunden am Tag. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, was Sie damit zu erledigen haben - wollen Sie lieber eine ganze Staffel Ihrer bevorzugten Fernsehserie sehen, etwas Zeit mit Ihrer Familie verbringen oder sich mit Arbeit beschäftigen? Wenn Sie lernen, Zeit zu sparen, können Sie all diese Aktivitäten an einem einzigen Tag erledigen und trotzdem gut schlafen!
Lassen Sie uns kurz die wichtigsten Vorteile des Zeitsparens durchgehen:
- Verbesserte Produktivität und Effizienz: Sie können mehr in weniger Zeit erledigen, wenn Sie ähnliche Aufgaben bündeln
- Balance zwischen Arbeit und Privatleben: Sie müssen sich nicht zwischen Arbeit und Zuhause entscheiden - der Tag ist lang genug für beides, wenn Sie gut organisiert sind
- Weniger Stress : Eine unvermeidliche Folge von schlechtem Zeitmanagement ist Stress. Wenn Sie lernen, wie Sie Zeit sparen können, werden Sie sich viel entspannter fühlen und in der Lage sein, jedes Element auf Ihrem Terminkalender abzuschließenzu erledigen-Liste ohne Druck und Anspannung
- Der Konkurrenz einen Schritt voraus sein: In einer Einstellung, die mit der Arbeit zu tun hat, ist die richtigezeitmanagement kann Ihnen helfen, ein besseres Produkt oder eine bessere Dienstleistung schneller als die Konkurrenz auf den Markt zu bringen und den Markt zu erobern 🥇
11 Expertentipps zum Zeitsparen und zur Steigerung der Effizienz bei der Arbeit und zu Hause
Möchten Sie ein Zeitmanagement-Profi werden, der seine Arbeit meistert und gleichzeitig eine gesunde Work-Life-Balance beibehält? Mit den folgenden Tipps und Tricks können Sie Zeit sparen. 👇
1. Verfolgen Sie die Zeit, die Sie für verschiedene Aktivitäten aufwenden
Bevor Sie Ihre Zeitmanagement-Fähigkeiten verbessern können, müssen Sie sich zunächst darüber klar werden, was Ihre Zeit tatsächlich in Anspruch nimmt. Wie viele Minuten und Stunden pro Tag wenden Sie für verschiedene Aufgaben und Pflichten auf?
Die Nachverfolgung der Zeit, die Sie im Laufe des Tages für bestimmte Aktivitäten aufwenden, hilft Ihnen, ein klares Bild von Ihrem Tagesplan zu bekommen. So erkennen Sie, welche Aufgaben zu viel Zeit in Anspruch nehmen, und finden heraus, wie Sie effizienter arbeiten können. Außerdem erkennen Sie so Verpflichtungen, die mehr Aufmerksamkeit erfordern.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung. Wenn Sie gerne Dinge aufschreiben, nehmen Sie sich ein Blatt Papier und erstellen Sie eine Tabelle mit Ihren Aktivitäten. Anschließend können Sie die Zeit mit Ihrer Uhr oder Ihrem Mobiltelefon nachverfolgen und die Ergebnisse aufschreiben. Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung eines app zur Zeiterfassung .
Wie auch immer Sie sich entscheiden, führen Sie detaillierte Aufzeichnungen, denn dies ist der erste Schritt zur Entwicklung einer nachhaltigen Zeiteinsparungsstrategie.
2. Erkunden Sie Zeitmanagementstrategien Strategien für das Zeitmanagement können Ihnen zu mehr Effizienz verhelfen und Ihnen helfen
ihren Zeitplan zu organisieren um jede Minute zu nutzen.
Eine einfache Strategie ist es, jeden Morgen beim Kaffee den Tag durchzugehen, um ein geistiges Bild von dem zu erledigen, was Sie tun müssen.
Eine weitere Zeitmanagement-Strategie ist einstellung von Zielen . Natürlich sollten die Ziele realistisch sein - eine Million Dollar an einem Tag zu verdienen klingt zwar schön, ist aber höchst unerreichbar. Setzen Sie sich Ziele, die Ihnen ein Gefühl der Erfüllung geben und Sie motivieren, weiterzumachen.
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Wenn Ihre Arbeitszeiten flexibel sind, können Sie Zeit sparen, indem Sie herausfinden, wann Sie am produktivsten sind, und Ihre Arbeit auf diesen Zeitraum abstimmen. Manche Menschen sind Nachteulen, während andere frühmorgens zur Höchstform auflaufen - finden Sie Ihren Rhythmus heraus (wenn Sie ihn nicht schon kennen) und erstellen Sie einen Zeitplan, der sich daran orientiert.
Es gibt kein richtig oder falsch, wenn es um Zeitmanagementstrategien geht. Untersuchen Sie Ihren Arbeitsstil und die Probleme, mit denen Sie häufig zu kämpfen haben, sei es Prokrastination , unschärfe oder etwas anderes, und wenden Sie eine Strategie an, die Ihnen hilft, es zu beseitigen.
3. Lernen Sie, Prioritäten zu setzen
Prioritäten zu setzen ist oft der Schlüssel zur Zeitersparnis. Lernen, Prioritäten zu setzen hilft Ihnen, bei der Arbeit erfolgreich zu sein und Stress abzubauen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ziele zu erreichen.
Der erste Schritt der Prioritätensetzung besteht darin, alle Ihre Aufgaben aufzulisten. Dazu gehören sowohl Ihre täglichen Pflichten als auch Aufgaben, die für die nächsten Wochen oder Monate geplant sind. Dann sollten Sie ihre Wichtigkeit anhand folgender Kriterien bestimmen:
- Dringlichkeit
- Auswirkungen
- Fristen
Bei der "Friss den Frosch"-Technik werden die komplexesten und zeitaufwändigsten Aufgaben priorisiert. Auf diese Weise schaffen Sie die schwierigsten Dinge aus dem Weg und können die verbleibende Zeit für andere Aufgaben nutzen. Diese technik der Prioritätensetzung gibt Ihnen schon früh am Morgen ein Erfolgsgefühl und hält Ihre Motivation den ganzen Tag über aufrecht.
Sie haben eine nach Priorität geordnete Liste mit Ihren Aufgaben erstellt und sind bereit, eine nach der anderen abzuhaken. Aber die Geschäftsleitung hat Ihnen einige dringende Aufgaben auf den Tisch gelegt. Was tun Sie jetzt zu erledigen? Lassen Sie sich davon nicht beirren - unerwartete Notfälle sind leider etwas, das Sie in Ihrem Zeitplan berücksichtigen müssen. Atmen Sie durch, ordnen Sie Ihre Liste neu, um die zusätzlichen Aufgaben unterzubringen, und meistern Sie Ihre Arbeit mit Bravour!
4. Zeitleisten erstellen
Projektmanagern steht ein wertvolles tool zur Verfügung, das ihnen hilft, den Fortschritt zu verfolgen und auf dem richtigen Kurs zu bleiben - zeitleisten für Projekte . Sie visualisieren Aufgaben und Meilensteine über einen bestimmten Zeitraum und machen die Überwachung von Abläufen und Abhängigkeiten von Aufgaben zu einem Kinderspiel.
Eine effektive Möglichkeit, Zeit zu sparen, besteht darin, Ihr Leben als ein Projekt zu betrachten. Erstellen Sie eine individuelle Zeitleiste, um Ihre nächsten Schritte zu planen und Ihre Ziele zu erreichen. Die Erstellung von Zeitleisten ist ideal für:
- Zeit zu organisieren
- Prioritäten zu setzen
- Effiziente Planung
Wenn Sie wissen, was als Nächstes ansteht, verringern Sie Stress und Ängste und verbessern Ihre Zeitmanagementfähigkeiten. Das Beste daran: Mit einer Zeitleiste erhalten Sie eine klare Übersicht über Ihre Fortschritte - verfolgen Sie den Weg zu Ihren Zielen, kontrollieren Sie Ihren Erfolg, und nutzen Sie die Infos für selbstverbesserung . 🤓
Mit der ClickUp Zeitleiste-Ansicht können Sie die Workloads eines Teams visuell vergleichen und den Fortschritt nachverfolgen
5. Pausen einplanen
Dies mag kontra-intuitiv erscheinen. Wie soll das Einplanen von Pausen Ihnen helfen, Zeit zu sparen?
Sie sind keine Maschine - Sie brauchen Pausen, um Ihre Produktivität aufrechtzuerhalten und Burnout zu vermeiden. Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie alle fünf Minuten eine Pause einlegen sollten. Lernen Sie stattdessen, wie Sie diese am besten nutzen können, um erfrischt zur Arbeit zurückzukehren und bereit zu sein, den Tag zu meistern.
Das Einplanen von Pausen kann Wunder bewirken, wenn es darum geht, eine gesunde Routine aufzubauen und Müdigkeit und Motivationsverlust zu vermeiden. Sie können beliebte Techniken anwenden wie das Pomodoro um Ihre Arbeits- und Pausenzeiträume zu organisieren. Es unterteilt Ihre Arbeit in Intervalle:
- Sie arbeiten 25 Minuten lang
- Dann machen Sie eine fünfminütige Pause
Sie können die Zeiträume für die Arbeitspausen an Ihre Vorlieben anpassen und die Intervalle finden, in denen Sie sich am produktivsten und konzentriertesten fühlen.
Der Pomodoro funktioniert bei Ihnen nicht? Kein Grund zur Sorge! Beobachten Sie Ihr Energie- und Motivationsniveau im Laufe des Tages und richten Sie Ihre Pausen danach aus. Legen Sie eine kurze Pause ein, um sich zu erfrischen, wenn Sie ein Nachlassen der Produktivität spüren. Denken Sie daran, mindestens eine längere Pause für eine herzhafte Mahlzeit einzulegen.
6. Lernen Sie zu delegieren
Wenn Sie jede Aufgabe auf Ihrer Liste zu erledigen haben, fühlen Sie sich gut aufgehoben und sind motiviert. Aber das bedeutet nicht, dass Sie mehr erledigen sollten, als Sie kauen können. Zu viele Aufgaben können zu Burnout, Stress und Angst führen und verhindern, dass Sie Familie und Freunde sehen. All dies sind Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, Arbeit zu delegieren.
Delegieren ist eine Fähigkeit, mit der sich viele Berufstätige, vor allem in Führungspositionen, schwer tun. Manche haben Angst, die Kontrolle zu verlieren oder vertrauen ihrem Team nicht genug, während andere dies als Zeichen von Schwäche und Inkompetenz ansehen.
Es kann zwar einige Zeit in Anspruch nehmen, Ihr Team für die Übernahme bestimmter Aufgaben zu schulen, aber es lohnt sich auf jeden Fall - Sie werden ein unterstützendes und positives Arbeitsumfeld schaffen und sich entspannter fühlen.
Um das klarzustellen: Wenn wir von Delegieren sprechen, meinen wir nicht, dass Sie Ihren gesamten Workload auf andere abladen. Eine faire Verteilung des Workloads, Zusammenarbeit, Vertrauen und offene Kommunikation sind für die richtige Delegation von Aufgaben unerlässlich.
Und wir sprechen hier nicht nur von Arbeit. Lernen zu delegieren ist auch in Ihrem Privatleben eine wichtige Fähigkeit. Wenn Sie die Last mit Ihren Familienmitgliedern teilen, sparen Sie Zeit und fühlen sich wertgeschätzt. 🥰
Delegieren Sie ganz einfach Arbeit, indem Sie Aufgaben direkt an das Team vergeben oder sie in einem Kommentar erwähnen, um Ihre Gedanken in Handlungselemente umzuwandeln
7. Vorausplanen
Das Leben Schritt für Schritt zu leben, klingt aufregend, ist aber oft nicht praktikabel. In den meisten Fällen kann sich der Spagat zwischen Arbeit und Privatleben wie ein Drahtseilakt anfühlen, und wenn Sie die dringend benötigte Freizeit genießen wollen, müssen Sie vorausschauend planen.
Das bedeutet nicht, dass Sie jede Stunde jedes einzelnen Tages planen müssen. Aber Sie sollten zumindest eine allgemeine Übersicht über Ihre Aufgaben und Pflichten haben. So können Sie sich im Voraus vorbereiten (sowohl körperlich als auch geistig) und vielleicht sogar ähnliche Aufgaben zusammenfassen und so zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen.
Nehmen wir an, Sie haben nächsten Dienstag um 17 Uhr einen Arzttermin. Der Arzt ist am anderen Ende der Stadt, also müssen Sie früh losfahren, um pünktlich zu sein. Ihr bevorzugtes Geschäft liegt in der Nähe der Arztpraxis, so dass Sie gleich nach dem Termin einkaufen gehen können. Du machst dir eine Liste, bevor du das Haus verlässt, um im Laden Zeit zu sparen und genau das zu bekommen, was du brauchst. 🛒
Sie haben es geschafft, zwei wichtige Aufgaben von Ihrer Liste zu streichen und ersparen sich die zweite Fahrt quer durch die Stadt und das Umherstreifen im Laden, ohne eine klare Vorstellung davon zu haben, was Sie einkaufen müssen.
8. Vorlagen verwenden
Vorlagen sind die ultimativen Zeitspar-Hacks. Sie sind vorgefertigte Layouts, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben und Pflichten viel schneller abzuschließen.
Nehmen wir an, Ihr Job ist es, Start-ups bei der Erstellung kugelsicherer Business-Pläne zu helfen. Sie werden nicht für jeden Client, der Sie beauftragt, einen neuen Business-Plan von Grund auf erstellen. Stattdessen verwenden Sie eine business-Plan Vorlage mit vorgefertigten Abschnitten, die Sie an bestimmte Branchen und Kundenanforderungen anpassen können. Auf diese Weise sparen Sie Zeit, minimieren das Risiko von Fehlern und liefern durchgängig qualitativ hochwertige Arbeit. ✅
Fangen Sie bei Ihrer Arbeit nicht bei Null an - wählen Sie vorgefertigte Optionen aus dem Vorlagen-Center oder erstellen Sie Ihre eigene Vorlage, die Ihr Team verwenden kann
Sie können Vorlagen für alles finden, von zeitmanagement und täglicher Plan zum Erstellen eimer-Listen , stammbäume und pläne für Mahlzeiten . Das Gute an Vorlagen ist die Anpassungsfähigkeit - passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse und Vorlieben an und maximieren Sie ihre Funktionen.
9. Einen bestimmten Workspace erstellen
Für viele ist Remote-Arbeit ein Segen. Sie müssen sich nicht jeden Morgen in Schale werfen und ins Büro fahren und können mehr Zeit mit ihrer Familie verbringen.
Allerdings kann die Arbeit von zu Hause aus ein zweischneidiges Schwert sein. Viele Remote-Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, haben mit Ablenkungen oder der Unfähigkeit zu kämpfen, sich zu konzentrieren, was dazu führt, dass sie länger arbeiten, als sie eigentlich sollten.
Vom Bett aus zu arbeiten mag in Filmen fantastisch aussehen, aber die Realität sieht anders aus. Ihr Gehirn kann nicht in den Arbeitsmodus kommen, wenn es das Bett mit Schlaf und Entspannung assoziiert.
Deshalb brauchen Sie einen Raum für die Arbeit. Im Idealfall ist dies ein Ort, an dem Sie sich konzentrieren können und zu dem Sie Zugang haben:
- Ein separater Raum in Ihrer Wohnung
- Einen Schreibtisch
- Einen bequemen Stuhl
- Ein Laptop
- Jede andere Ausrüstung, die Sie für Ihre Arbeit benötigen 🖥️
Natürlich hat nicht jeder den Luxus eines separaten Raums. Wenn Sie in einer kleinen Wohnung leben, sollten Sie sich einen dieser tragbaren Computertische zulegen, die Sie nach erledigter Arbeit wegstellen können.
Für welche Lösung Sie sich auch immer entscheiden, Sie sollten in der Lage sein, klare Grenzen zu setzen und am Ende eines jeden Tages von der Arbeit "abzuschalten". Dadurch wird Ihr Gehirn darauf eingestellt, den Workspace mit Produktivität und Konzentration zu assoziieren, was letztlich Ihre Effizienz steigert und Ihnen hilft, Zeit zu sparen.
10. Schränken Sie die sozialen Medien ein
Soziale Medien machen Spaß, sind aufregend und entspannend. Aber es ist auch eine große Quelle der Ablenkung und kann unsere Produktivität und Effizienz beeinträchtigen. Ständige Benachrichtigungen und die Angst, etwas zu verpassen (FOMO), können dazu führen, dass Sie sich nicht mehr konzentrieren können und von Ihrer Arbeit abgelenkt werden. 📱
Das Gleiche gilt für das Privatleben - Sie haben sicher schon Familien oder Gruppen von Freunden in Restaurants sitzen sehen, die auf ihre Telefone starren, anstatt sich zu unterhalten. Haben Sie schon einmal den Beginn einer Aufgabe verschoben, weil Sie auf Instagram oder TikTok etwas Interessantes entdeckt haben? Wir wetten, die Antwort ist ja.
Ein paar einfache Tipps können Ihnen dabei helfen, den Konsum sozialer Medien zu reduzieren und sich auf Ihre Aufgaben und Hausarbeiten zu konzentrieren:
- Deaktivieren Sie Benachrichtigungen: Wenn Sie durch die Nummer von Benachrichtigungen abgelenkt werden, versuchen Sie, sie zu deaktivieren, wenn Sie arbeiten
- Schalten Sie den Flugzeugmodus ein: Eine weitere Möglichkeit ist die Aktivierung des Flugzeugmodus auf Ihrem Telefon, um Ablenkungen zu vermeiden. Natürlich ist diese Strategie nicht für diejenigen geeignet, die während der Arbeit Anrufe tätigen und entgegennehmen müssen
- Zeitlimit setzen: Viele Apps für soziale Medien verfügen über Einstellungen zur Begrenzung der täglichen Nutzung, was Ihnen dabei helfen kann, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Scrollen und Arbeiten zu finden
11. Verwenden Sie ein Projektmanagement tool
Wir haben das Glück, im digitalen Zeitalter zu leben, in dem zahlreiche Apps Ihnen helfen können, effizienter und produktiver zu sein. Es gibt Apps zur Zeiterfassung, Pomodoro-Apps, Zeitplanungsplattformen, Tools zur Zusammenarbeit und Organisation und eine Reihe anderer Ressourcen, die Wunder für Ihr Zeitmanagement bewirken können. Dazu können Sie separate Apps installieren:
- Nachverfolgung der Zeit
- Mit Ihrem Team kommunizieren
- Organisieren Siearbeitsabläufe und Zeitleisten
- Aufgaben nach Prioritäten ordnen
- Zu erledigen-Listen erstellen
Das löst jedoch ein weiteres Problem aus - das ständige Springen zwischen Apps kann Sie ausbremsen und Ihre Konzentration stören. Glücklicherweise gibt es eine einzigartige Lösung, und die heißt ClickUp !
Als One-Stop-Shop-Produktivitätsplattform bietet ClickUp jeden Trick, um Zeit zu sparen und Sie in einen Organisationsguru zu verwandeln! Schauen wir uns an, was die Plattform zu einer fantastischen Option für alle macht, die ihren Tagen ein paar Stunden hinzufügen möchten.
ClickUp Projekt Zeiterfassung
Ansicht der erfassten Zeit über Aufgaben und Speicherorte hinweg für einen vereinfachten Einblick in den Fortschritt des gesamten Teams
Mit der ClickUp Projekt Zeiterfassung können Sie die Zeit, die Sie in Aktivitäten und Aufgaben investieren, mit nur wenigen Klicks erfassen.
ClickUp funktioniert nahtlos auf Desktop und mobilen Geräten und Browsern (als Chrome-Erweiterung ) und ist mit den wichtigsten Betriebssystemen kompatibel. Das bedeutet, dass Ihre Daten automatisch synchronisiert werden und Sie die Zeit auf verschiedenen Geräten starten und stoppen können. Sie können die Zeit auch rückwirkend bearbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Aufzeichnungen 100 % genau sind. 📑
ClickUp hebt die Zeiterfassung auf eine neue Ebene, indem es Ihnen erlaubt, Notizen zu Ihren Einträgen hinzuzufügen. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit im Team und ermöglicht es Ihnen, weitere Details anzugeben, die für zukünftige Referenzen nützlich sein können.
Eine weitere Option, die Ihnen gefallen wird, ist das Hinzufügen von Beschreibungen zu Ihren Einträgen, um sicherzustellen, dass Sie keine Zeit mit der Suche nach bestimmten Einträgen verschwenden.
ClickUp Zeitschätzungen
Einfache Ansicht und Nachverfolgung von Zeitschätzungen zu ClickUp Aufgaben für ein besseres Ressourcenmanagement
Wenn Sie jetzt planen, sparen Sie in Zukunft Zeit. Sie wissen, worauf Sie sich konzentrieren müssen und können das Ziel im Auge behalten, sei es der erfolgreiche Abschluss eines Projekts oder ein sauberes Haus. 🏆
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Sie können Zeitschätzungen für Aufgaben und Unteraufgaben festlegen und die prognostizierte mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit vergleichen. So erhalten Sie ein klares Bild davon, wie Sie Ihre Zeitpläne anpassen und Workloads in Zukunft verwalten sollten, um das Potenzial Ihres Teams zu maximieren, ohne es zu überfordern. Mit diesem ClickUp Feature können Sie:
- Die Workload-Ansicht nutzen, um die Kapazität Ihres Teams zu beobachten
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- Schätzungen durch Ziehen und Ablegen einer Aufgabe in der Kalender Ansicht einplanen
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ClickUp Zeitschätzungen helfen Ihnen, die Details zu sehen, während Sie sich auf das große Ganze konzentrieren. Überwachen Sie, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, Ihre Termine und Ziele zu erreichen, und erstellen Sie Berichte, um Zeitschätzungen zu überprüfen und vorausschauend zu planen.
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