Der Begriff „Zeitmanagement” ist etwas irreführend. In Wirklichkeit kann man Zeit nicht managen, aber man kann seine Entscheidungen in Bezug auf Zeit managen.
Egal, wie sehr Sie es sich wünschen, Sie haben jeden Tag nur 24 Stunden, 1.440 Minuten oder 86.400 Sekunden zur Verfügung, und diese Zahl ändert sich nie. Was Sie mit dieser Zeit erledigen, hängt davon ab, wie gut Sie einen Plan erstellen, bewerten, entschlossen handeln und ehrlich zu sich selbst sind. Genau wie mit Geld müssen Sie Ihre Zeit entweder sinnvoll nutzen oder sich von Ablenkungen davon stehlen lassen.
Wissensarbeiter umschalten täglich 1.200 Mal zwischen verschiedenen Apps – das entspricht fast 4 Stunden pro Woche, die sie damit verbringen, ihre Aufmerksamkeit neu auszurichten, oder 9 % ihrer jährlichen Arbeitszeit. Dennoch übersehen sie aufgrund der ständigen Ablenkung immer noch Nachrichten, Aufgaben und Termine.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Zeit sparen, Ihre Produktivität steigern und dabei Ihre innere Ruhe bewahren können. Außerdem stellen wir Ihnen das eine magische Tool vor, mit dem Sie all das erreichen können – von Zeitblockierung und Zeiterfassung bis hin zu smarterer Planung: ClickUp!
Warum Zeit sparen wichtiger denn je ist
Jede Entscheidung, die Sie in Bezug auf Ihre Zeit treffen, beeinflusst, was Sie erreichen und wie zufrieden Sie jeden Tag sind. Wenn Sie lernen, Ihren Tages- oder Wochenplan richtig zu gestalten, können Sie Ihre bevorzugte Serie binge-watchen, Zeit mit Ihrer Familie verbringen oder sich ganz in Ihre Arbeit vertiefen, ohne etwas zu verpassen.
Wenn Sie Ihr Zeitmanagement perfektionieren, können Sie alles erledigen, was Ihnen wichtig ist, und trotzdem jede Nacht gut schlafen – das unterstreicht mehr denn je die Bedeutung des Zeitmanagements.
1. Weniger Stress
Haben Sie jemals dieses panische Gefühl um 16 Uhr, wenn Sie feststellen, dass Sie kaum einen Teil Ihrer Liste mit Dingen, die Sie zu erledigen haben, abgearbeitet haben und die Zeit davonläuft? Genau dieses schleichende Gefühl der Angst können Sie mit einem intelligenten Zeitplan vermeiden.
Wenn Ihre Aufgaben klar strukturiert und in Blöcke unterteilt sind, geben Sie Ihrem Gehirn eine Karte, anstatt es in ein Labyrinth zu stürzen. Sie reagieren nicht hektisch auf Alles, sondern gehen ruhig von einer Aufgabe zur nächsten über.
📮 ClickUp Insight: 63 % der Befragten unserer Umfrage ordnen ihre persönlichen Ziele nach Dringlichkeit und Wichtigkeit – aber nur 25 % organisieren sie nach Zeitrahmen.
Was bedeutet das? Sie wissen, was wichtig ist, aber nicht unbedingt, wann. ⏳
ClickUp Goals, ergänzt durch die KI-Unterstützung von ClickUp Brain, sorgt hier für Klarheit. Es hilft Ihnen dabei, große Ziele in zeitgebundene, umsetzbare Schritte zu unterteilen.
ClickUp Brain liefert intelligente Vorschläge für Zeitleisten und hält Sie mit Echtzeit-Fortschrittsberichten und automatischen Statusänderungen auf dem Laufenden, während Sie Aufgaben abschließen.
💫 Echte Ergebnisse: Benutzer berichten von einer Verdopplung ihrer Produktivität nach dem Wechsel zu ClickUp.
2. Verbesserte Entscheidungsfähigkeit
Wenn jede Minute dringend erscheint, wird das Treffen von Entscheidungen zu einer Frage des Überlebens: schnell, chaotisch und oft falsch. Aber was wäre, wenn Sie sich Zeit nehmen könnten, um tatsächlich nachzudenken? Nicht zwischen Meetings, nicht während Sie auf Texte antworten, sondern echte, ungestörte Zeit. Hier kommt das Zeitblockieren ins Spiel.
Möchten Sie drei Anbieter für ein Ereignis vergleichen? Buchen Sie einen 45-minütigen Entscheidungsblock. Müssen Sie vor einem großen Karriereschritt die Vor- und Nachteile abwägen? Gönnen Sie sich Zeit zum Durchatmen und Nachdenken. Indem Sie Ihren Tag um intensive Arbeitsblöcke herum planen, lösen Sie eines der größten Zeitmanagementprobleme, mit denen viele Menschen zu kämpfen haben.
3. Steigern Sie Ihre Produktivität
Beschäftigt zu sein ist nicht dasselbe wie produktiv zu sein. Eine effektive Zeitplanung hilft Ihnen dabei, Prioritäten zu setzen und keine Energie für weniger wichtige Aufgaben zu verschwenden. Wenn Sie einen Bericht schreiben, wenn Ihr Gehirn noch frisch ist, machen Sie weniger Fehler und müssen später weniger bei der Bearbeitung korrigieren. So nutzen Sie Ihre produktivsten Stunden sinnvoll.
Messen Sie einmal die Zeit, die Sie für regelmäßige Aufgaben wie die Erstellung einer Präsentation, eines Berichts oder die Nachverfolgung von Kundenkontakten benötigen. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie durch Ablenkungen oder Unentschlossenheit verlieren.
📖 Lesen Sie auch: Tipps zur Verbesserung Ihrer Zeitmanagementfähigkeiten am Arbeitsplatz
4. Mehr kostenlose Freizeit
Freizeit entsteht nicht von selbst, sondern muss durch Klarheit und Tempo verdient werden. Wenn Sie wissen, wie Ihr Tag aussieht, übernehmen Sie sich nicht mehr und dehnen eine Aufgabe nicht mehr auf drei Stunden aus. Das bedeutet, dass Sie Ihre Aufgaben schneller erledigen und sich plötzlich mit seltenen freien Zeitfenstern, also „Bonuszeit”, wiederfinden.
💡 Profi-Tipp: Anstatt Ihre Mittagspause in Ihre Arbeitszeit zu quetschen oder Pausen ganz auszulassen, können Sie Zeitmanagement-Techniken anwenden, um früher fertig zu werden und spazieren zu gehen, sich mit einem Freund zu treffen oder sich einfach ohne schlechtes Gewissen auszuruhen. Wenn Sie Ihre Prioritäten planen und einhalten, schenken Sie sich selbst Zeit. Und nichts fühlt sich besser an, als diese Zeit ganz ohne Ablenkung zu genießen.
5. Verbesserte Konzentration und Fokus
👀 Wussten Sie schon? 42 % der Unterbrechungen bei der Arbeit entstehen durch das Jonglieren zwischen verschiedenen Plattformen, das Verwalten von E-Mails und das Hin- und Herspringen zwischen Meetings.
Wenn Sie Ihre Aufmerksamkeitsspanne verlängern möchten, ist es wichtig, Ihre Zeiträume intensiver Arbeit aktiv zu schützen. Stellen Sie sich Ihr Gehirn wie einen Scheinwerfer vor, der immer nur eine Sache gleichzeitig hell beleuchten kann. Wenn Sie ständig zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln, ist das so, als würden Sie den Scheinwerfer in alle Richtungen drehen, wodurch er an Leuchtkraft verliert.
Schließen Sie also die Registerkarten, schalten Sie Ihr Telefon stumm und konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe. Sie werden feststellen, dass Sie schneller und besser fertig werden. Durch konsequentes Üben verbessert sich Ihre Aufmerksamkeitsspanne. Ihre Arbeit wird präziser, sauberer und durchdachter. Und ja, Sie werden sogar anfangen, den Prozess zu genießen.
6. Ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben
„Work-Life-Balance” klingt toll, aber wie sieht das tatsächlich aus?
Es geht nicht darum, Ihren Tag gleichmäßig aufzuteilen, sondern vielmehr darum, Ihre Zeit sowohl beruflich als auch privat zu gestalten. Vielleicht bedeutet das, jeden Tag um 18 Uhr Feierabend zu machen, damit Sie in Ruhe das Abendessen kochen können. Oder auf E-Mails am späten Abend zu verzichten, um stattdessen mit Ihrem Kind zu lesen.
Wie auch immer Ihre Work-Life-Balance aussieht, ein guter Plan hilft Ihnen dabei, sie zu schützen.
📮 ClickUp Insight: Nur 36 % der Arbeitnehmer schalten nach Feierabend vollständig ab – das bedeutet, dass fast zwei Drittel Überstunden machen oder sich in ihrer Freizeit Gedanken über die Arbeit machen. Diese „Always-on”-Kultur ist ein schneller Weg zum Burnout. 🔥
Automatisieren Sie Ihre Routinen zum Feierabend mit ClickUp! Richten Sie KI-gestützte Tageszusammenfassungen, KI-generierte Nachbesprechungen für Kommentarthreads und automatisierte Zeitblöcke im ClickUp-Kalender ein, um arbeitsfreie Zeitblöcke für eine klare Trennung zu planen!
💫 Echte Ergebnisse: Lulu Press spart mit ClickUp-Automatisierungen pro Mitarbeiter 1 Stunde pro Tag – was zu einer Steigerung der Arbeitseffizienz um 12 % führt.
Die besten Möglichkeiten, um Zeit bei der Arbeit und im Leben zu sparen
🧠 Interessante Tatsache: 82 % der Menschen verwenden kein geeignetes Zeitmanagementsystem. Das bedeutet, dass weniger als jeder Fünfte tatsächlich einen strukturierten Ansatz zur Planung seines Tages verfolgt.
Wie gehen die meisten Menschen mit ihrer Zeit um?
- 33 % schreiben Listen zum Zu erledigen
- 24 % überprüfen ihren Posteingang, um zu sehen, was als Nächstes ansteht.
- 12 % verlassen sich in allem auf ihren Kalender
Zu guter Letzt: 25 % „kümmern sich einfach um das, was ihnen gerade am wichtigsten erscheint”.
schaudert
Vielleicht denken Sie, dass Sie gut zurechtkommen, aber diese Herangehensweise führt oft zu versteckten Problemen beim Zeitmanagement. Sie verschwenden Zeit damit, zwischen Aufgaben zu wechseln, auf Chaos zu reagieren und den ganzen Tag lang an Schwung zu verlieren. Wenn Sie smarter arbeiten möchten, helfen Ihnen personalisierte Zeitmanagement-Techniken dabei, sich besser zu organisieren, sich schneller zu konzentrieren und mehr Zeit zu gewinnen, ohne auszubrennen.
Top-Performer nutzen Executive Time Management, um ihren Tag zu kontrollieren und mehr zu erreichen, ohne ihre Workload zu erhöhen.
Und das nicht alleine. Sie nutzen ClickUp, die Alles-App für die Arbeit, um alle Aufgaben, Dokumente, Chats und Ziele an einem Ort zu sammeln, damit Prioritäten klar bleiben und die Arbeit planmäßig voranschreitet. Sehen wir uns an, wie das funktioniert. 💪🏼
1. Nutzen Sie Zeitblöcke, um konzentrierte Arbeit zu planen
Ihr Gehirn lebt von Struktur. Time-Blocking bietet Ihrem Geist einen Fahrplan, sodass Sie nicht alle paar Minuten entscheiden müssen, was Sie als Nächstes zu erledigen haben.
📌 Nehmen wir an, Sie reservieren sich von 10:00 bis 11:30 Uhr Zeit für das Verfassen eines Berichts – nicht nur für allgemeine „Arbeit“, sondern für eine bestimmte Aufgabe. Schließen Sie während dieses Zeitraums Ihren Posteingang, schalten Sie Benachrichtigungen stumm und konzentrieren Sie sich auf die anstehende Aufgabe. So minimieren Sie den mentalen Aufwand für den Aufgabenwechsel und verbessern die Qualität Ihrer Arbeit.
Um sofort loszulegen, können Sie Zeitblock-Vorlagen verwenden, um Ihren Tag entsprechend Ihrem Energieniveau zu planen und durchgehend motiviert zu bleiben.
Die ClickUp-Vorlage „Daily Time Blocking ” ist eine großartige Möglichkeit, wichtige Aufgaben zu organisieren und Ihren Zeitplan übersichtlich zu strukturieren.
Mit Zeitblöcken können Sie:
- Konzentrieren Sie sich während Ihrer Stunden mit der höchsten Produktivität auf Ihre Aufgaben mit der höchsten Priorität.
- Halten Sie Ablenkungen fern, indem Sie weniger wichtige Gedanken in dafür vorgesehene Zeitfenster verbannen.
- Beugen Sie Burnout vor, indem Sie realistische Zeitschätzungen anwenden, die dem entsprechen, was Sie tatsächlich an einem Tag abschließen können.
💡 Profi-Tipp: Wenn Ihnen das manuelle Blockieren von Zeit für jede Aufgabe zu aufwendig erscheint, probieren Sie die KI-gestützten Vorschläge von ClickUp Kalender aus, um die Automatisierung des Prozesses zu erreichen. Damit können Sie Aufgaben auch in Zeitblöcke einplanen, indem Sie sie per Drag & Drop aus Ihrer Liste der Prioritäten oder Backlog-Aufgaben in Ihren Kalender ziehen.
2. Fassen Sie Aufgaben zusammen, um weniger zwischen ihnen hin- und herzuwechseln
🔑 Wichtige Erkenntnis: In The 4-Hour Workweek stellt Tim Ferriss das Konzept des „Batchings” vor, mit dem man zeitraubende Gewohnheiten vermeiden und seine Produktivität steigern kann. Er empfiehlt, bestimmte Zeiten am Tag für ähnliche Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails oder Telefonate festzulegen, anstatt sich den ganzen Tag davon unterbrechen zu lassen.
📌 Ferriss gibt beispielsweise ein Beispiel dafür, dass er seine E-Mails nur einmal pro Woche abgerufen hat. Auch wenn ihm dadurch zwei Verkäufe im Wert von insgesamt 80 Dollar entgangen sind, waren ihm die zehn Stunden, die er dadurch gespart hat, 200 Dollar wert. So erzielte er einen Nettogewinn von 120 Dollar und gewann gleichzeitig geistige Klarheit, um sich auf wichtigere Arbeiten zu konzentrieren.
Beim Batching ging es nicht nur darum, mehr zu erledigen. Es gab ihm die Kontrolle darüber, wie er seine Zeit verbrachte.
3. Setzen Sie klare tägliche Prioritäten
Effektives Zeitmanagement beginnt mit der Festlegung klarer Prioritäten. Wenn Sie Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit priorisieren, können Sie die dringendsten Aufgaben zuerst angehen, Stress reduzieren und Aufgaben mit hoher Priorität ohne Ablenkungen abschließen.
👀 Wussten Sie schon? Studien zeigen, dass die Einstellung einer Person, die sich um Hausarbeiten oder Besorgungen kümmert, Ihre Stimmung und Lebenszufriedenheit verbessern kann. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben gewinnen Sie Zeit, die Sie für sinnvollere Aktivitäten nutzen und für ein besseres Zeitmanagement einsetzen können.
Um Prioritäten zu setzen, identifizieren Sie zeitkritische oder wichtige Aufgaben und schließen Sie diese ab, bevor Sie sich anderen zuwenden.
Mit ClickUp Aufgaben können Sie verschiedene Aufgaben mit wichtigen Details wie Beschreibungen, Fristen und Anhängen organisieren, sodass Sie Ihre Workload immer im Griff haben.
Sobald Sie sich organisiert haben, können Sie ClickUp Task Priorities nutzen, um Ihre Arbeit zu sortieren. Geben Sie jeder Aufgabe die Beschreibung „Dringend“, „Hoch“, „Normal“ oder „Niedrig“ mit, um Ihre Schwerpunkte zu visualisieren und Ihre Aufmerksamkeit auf Aufgaben mit hoher Priorität zu richten.
Um Prioritäten in Ihrem ClickUp-Workspace zu setzen, wechseln Sie zwischen verschiedenen ClickUp-Ansichten, um einen besseren Überblick über Ihre Aufgaben zu erhalten. Hier sind drei Beispiele:
- Aufgabenansicht: Klicken Sie auf das Flaggensymbol in der oberen linken Ecke des Aufgabenfensters, um eine Priorität zuzuweisen.
- Listenansicht: Suchen Sie die Kennzeichnung für die Priorität in den benutzerdefinierten Feldern rechts neben jeder Aufgabe.
- Board-Ansicht: Bewegen Sie den Mauszeiger über die untere linke Ecke einer Aufgabenkarte, um die Einstellungen für die Priorität anzuzeigen.
Nachdem Sie Prioritäten und Fälligkeitsdaten festgelegt haben, gehen Sie zur ClickUp-Kalender-Ansicht, um Ihren Zeitplan zu verwalten, Aufgaben nach Priorität zu filtern oder ganz einfach Massenbearbeitungen vorzunehmen.
Brauchen Sie Tipps für eine intelligentere Prioritätensetzung? Sehen Sie sich dieses Video an:
📖 Lesen Sie auch: Die besten Zeitmanagement-Apps
4. Beseitigen Sie Ablenkungen
Um Ihr Zeitmanagement zu verbessern, müssen Sie Ablenkungen direkt angehen. Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, was Sie von Ihrer Arbeit ablenkt. Sobald Sie Ihre Ablenkungen identifiziert haben, ergreifen Sie Maßnahmen, um sie während Ihres Arbeitstages zu begrenzen.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie den „Nicht stören”-Modus von ClickUp, um Benachrichtigungen stummzuschalten, damit Sie ungestört arbeiten können. Außerdem können Sie durch die Festlegung klarer Arbeitszeiten in ClickUp auch definieren, wann Sie für die Zusammenarbeit verfügbar sind, und so Ihre wertvolle Zeit schützen.
Ebenso gibt Ihnen ClickUp Project Time Tracking Einblicke in die Zeit, die Sie für verschiedene Aufgaben aufwenden, wodurch Sie Ihre Produktivität leichter analysieren und Projekte effektiv verwalten können. Sie können Timer direkt innerhalb von Aufgaben starten und stoppen, Zeiten manuell protokollieren oder eine Verbindung zu gängigen Tools für Zeiterfassung wie Toggl und Harvest herstellen.
Und wenn Sie einmal einen schnellen Start benötigen, können Sie mit den gebrauchsfertigen Vorlagen von ClickUp immer viel Zeit sparen und Ihre Projekte schneller auf den Weg bringen.
📖 Lesen Sie auch: Wie Sie häufige Herausforderungen beim Zeitmanagement lösen: Der ultimative Leitfaden
5. Erstellen Sie Zeitleisten
Zeitleisten helfen Projektmanagern und Einzelpersonen dabei, den Fortschritt zu visualisieren und wichtige Meilensteine im Blick zu behalten. Anstelle einer allgemeinen Nachverfolgung sollten Sie bewährte Tools und Methoden nutzen, um strukturierte, umsetzbare Pläne zu erstellen.
Hier sind einige weit verbreitete Vorlagen für die Erstellung von Zeitleisten:
- Critical-Path-Methode (CPM): Hilft dabei, die längste Abfolge von Aktivitäten mit Abhängigkeiten und die Mindestzeit, die zum Abschließen eines Projekts benötigt wird, zu ermitteln. Dies ist der Schlüssel für die Optimierung der Dauer des Projekts und die Hervorhebung von Aufgaben, die nicht verzögert werden können.
- Die Eisenhower-Matrix: Sie ist zwar kein Tool für die Zeitleiste an sich, hilft aber dabei, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Sie können sie zusammen mit einer Wochen- oder Monatszeitleiste verwenden, um fokussiert zu bleiben.
- 12-Wochen-Jahr: Ein Rahmenkonzept für persönliche Produktivität, das die Jahresplanung durch fokussierte 12-Wochen-Zyklen ersetzt und Ihnen dabei hilft, Ziele zu setzen und Zeitleisten für eine schnellere Umsetzung und Überprüfung zu erstellen.
Mit diesen Rahmenbedingungen können Sie sowohl teamorientierte als auch persönliche Zeitleisten auf der Grundlage von Strategien und nicht nur von To-do-Listen strukturieren.
💡 Profi-Tipp: Sortieren Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit mit der kostenlosen Eisenhower-Matrix-Vorlage von ClickUp.
6. Machen Sie regelmäßig Pausen
Pausen sind keine Zeitverschwendung, sondern eine unterschätzte Strategie zur Steigerung der Produktivität. Methoden wie die Pomodoro-Technik strukturieren Ihre Arbeit in konzentrierte Intervalle (in der Regel 25 Minuten Arbeit gefolgt von einer 5-minütigen Pause) und helfen Ihnen so, Ihre Konzentration aufrechtzuerhalten und Burnout zu vermeiden. Nach vier Zyklen hilft eine längere Pause (15–30 Minuten), Ihre mentale Energie wieder aufzuladen.
🤝 Freundliche Erinnerung: Wenn 25/5 nicht zu Ihnen passt, passen Alternativen wie die 52/17-Methode (52 Minuten Arbeit, 17 Minuten Pause) oder die Ultradian-Rhythmus-Planung (90-minütige Arbeitsblöcke gefolgt von 20-minütigen Pausen) möglicherweise besser zu Ihrem natürlichen Energieniveau.
Das Beste daran? Pomodoro-Apps können Ihnen dabei helfen, diese Routine einzuhalten und die Nachverfolgung Ihres Fortschritts durchzuführen.
7. Bereiten Sie sich im Voraus vor
Wenn Sie im Voraus planen, müssen Sie nicht immer jede Minute genau festlegen. Sie müssen lediglich strategisch über Ihren Tag nachdenken. Suchen Sie nach natürlichen Möglichkeiten, Aufgaben zu kombinieren oder aufeinander abzustimmen, um effizienter zu arbeiten.
📌 Als Beispiel: Wenn Sie beispielsweise einen Termin auf der anderen Seite der Stadt haben, planen Sie Besorgungen in der Nähe, wie zum Beispiel die Abholung der Wäsche aus der Reinigung oder den Einkauf von Lebensmitteln, für denselben Weg. Notieren Sie sich vor dem Aufbruch genau, was Sie erledigen müssen, um keine Zeit zu verschwenden. Diese Art der Vorausplanung hilft Ihnen, Umwege zu vermeiden, reduziert Ihre mentale Belastung und schafft später mehr Zeit für Erholung oder Konzentration.
8. Richten Sie sich einen festen Workspace ein
🔑 Wichtige Erkenntnis: James Clear, Verfasser von Atomic Habits, betont die Bedeutung der Gestaltung der Umgebung und sagt, dass Ihre Umgebung Ihr Verhalten prägt. Ein eigener Workspace schafft eine mentale Grundlage für Konzentration. So wie ein Fitnessstudio Sie zum Training motiviert, signalisiert ein Workspace, dass es Zeit ist, Leistung zu bringen.
So steigern Sie Ihre Produktivität und reduzieren Kontextwechsel:
- Richten Sie sich einen festen Arbeitsplatz ein: Ein freies Zimmer ist ideal, aber auch eine feste Ecke in einem Zimmer reicht aus. Vermeiden Sie es, im Bett oder auf der Couch zu arbeiten, denn Cal Newport (Deep Work) warnt davor, dass unklare Grenzen die Konzentration beeinträchtigen und andere Aufgaben in die Länge ziehen.
- Nutzen Sie physische Hinweise: Stellen Sie eine Schreibtischlampe auf, die Sie nur während der Arbeitszeit einschalten, oder verwenden Sie eine bestimmte Tasse oder einen bestimmten Notepad. Diese Dinge werden zu psychologischen Auslösern für den „Arbeitsmodus”.
- Unordnung minimieren: Wie Greg McKeown in Essentialism erklärt, beginnt geistige Klarheit mit physischer Klarheit. Behalten Sie nur das Nötigste auf Ihrem Schreibtisch: Laptop, Notizbuch, Stift und Wasser.
- Führen Sie Rituale zum Feierabend ein: Wenn der Arbeitstag zu Ende ist, packen Sie Ihre Sachen weg oder decken Sie Ihren Workspace ab. Diese Gewohnheit hilft Ihrem Gehirn, abzuschalten, und beugt Überarbeitung vor – ein wichtiger Ratschlag aus Cal Newports Buch Digital Minimalism.
Selbst auf kleinem Raum sind Konsistenz und Hinweise wichtiger als die Größe. Ein einfaches Setup, das bewusst eingesetzt wird, kann Ihre Konzentrationsfähigkeit erheblich verbessern und Ihnen Zeit sparen.
9. Nutzen Sie KI für Mikroproduktivität
Mikroproduktivität konzentriert sich darauf, smarter zu arbeiten, nicht nur härter. KI-gestützte Tools können Routineaufgaben automatisieren, Ihre Workload organisieren und wichtige Updates zusammenfassen, um Ihnen lästige Arbeiten abzunehmen.
ClickUp Brain
ClickUp Brain, ein fortschrittlicher, KI-gestützter und kontextsensitiver Produktivitätsassistent in ClickUp, hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeit besser zu verwalten, indem er sich um sich wiederholende Aufgaben kümmert:
- Es kann lange Threads mit Kommentaren, Notizen zu Meetings oder Dokumente sofort zusammenfassen, sodass Sie keine Zeit mit dem Durchsuchen von Informationen verschwenden.
- Sie können ihm Fragen zu jeder Aufgabe, jedem Dokument oder jedem Projekt stellen und erhalten schnelle Antworten, ohne in verstreuten Tools und Threads nach dem Kontext suchen zu müssen.
- Es kann sogar Unteraufgaben generieren, Aufgabenbeschreibungen aktualisieren oder Inhalte entsprechend Ihren Zielen umschreiben – so sparen Sie sich die mentale Belastung, bei Null anfangen zu müssen.
ClickUp Autopilot Agents
Die Autopilot Agents von ClickUp sind intelligente, KI-gestützte Assistenten, die Aufgaben und Workflows in Ihrem Workspace selbstständig verwalten.
Sie basieren auf definierten Auslösern, Bedingungen und Anweisungen und können so Aktionen wie das Erstellen von Aufgaben aus Meeting-Notizen, das Zusammenfassen komplexer Dokumente oder das Bereitstellen kontextbezogener Statusaktualisierungen ausführen.
Diese Agenten können an verschiedenen Stellen in ClickUp eingesetzt werden, darunter Spaces, Ordner, Listen und Chats, und lassen sich nahtlos in den Workflow Ihres Teams integrieren.
Es gibt zwei Arten von Autopilot-Agenten: vorgefertigte und benutzerdefinierte.
- Vorkonfigurierte Agenten sind sofort einsatzbereit und können mit einem einzigen Klick aktiviert werden. Sie übernehmen häufige Aufgaben wie die Beantwortung häufig gestellter Fragen oder die wöchentliche Berichterstellung.
- Benutzerdefinierte Agents hingegen können mithilfe eines No-Code-Builders an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden, sodass Sie individuelle Auslöser, Bedingungen und Aktionen definieren können. Ein benutzerdefinierter Agent kann beispielsweise so konfiguriert werden, dass er auf HR-bezogene Abfragen in einem Chat-Kanal reagiert und anhand der ihm zur Verfügung stehenden Informationen präzise Auskünfte erteilt.
Die interaktiven Q&A-Features, der KI-gestützte Chat und die Features zur Aufgaben Erstellung von ClickUp AI sind sowohl für Teams im Büro als auch für Remote-Teams von Vorteil. Brain und Agents machen langwierige Kommunikationsprozesse überflüssig und sorgen dafür, dass alle mit minimalem Aufwand auf dem Laufenden bleiben.
📮 ClickUp Insight: 21 % der Menschen geben an, dass sie mehr als 80 % ihres Arbeitstages mit sich wiederholenden Aufgaben verbringen. Weitere 20 % sagen, dass sich wiederholende Aufgaben mindestens 40 % ihres Tages in Anspruch nehmen.
Das ist fast die Hälfte der Arbeitswoche (41 %), die für Aufgaben aufgewendet wird, die weder strategisches Denken noch Kreativität erfordern (wie Folge-E-Mails 👀).
Die KI-Agenten von ClickUp helfen Ihnen dabei, diese Routinearbeiten zu eliminieren. Denken Sie an die Erstellung von Aufgaben, Erinnerungen, Aktualisierungen, Meeting-Notizen, das Verfassen von E-Mails und sogar die Erstellung von End-to-End-Workflows! All das (und noch viel mehr) lässt sich mit ClickUp, Ihrer Allround-App für die Arbeit, im Handumdrehen automatisieren.
💫 Echte Ergebnisse: Lulu Press spart mit ClickUp Automatisierungen pro Mitarbeiter täglich 1 Stunde Zeit ein – was zu einer Steigerung der Effizienz bei der Arbeit um 12 % führt.
10. Lernen Sie, „Nein” zu sagen
Wenn sich die Arbeit stapelt, steigt der Stress und die Produktivität sinkt. Sie müssen Ihre Limite erkennen und Grenzen setzen.
Nein zu zusätzlichen Aufgaben zu sagen, ist entscheidend, wenn Sie bereits genug zu tun haben. Die meisten Vorgesetzten werden Ihre Ehrlichkeit und Direktheit zu schätzen wissen. Es gehört zu ihrer Rolle, dafür zu sorgen, dass die Workload für alle überschaubar ist.
Solange Sie klar und respektvoll kommunizieren, ist es kein Problem, Nein zu sagen.
11. Setzen Sie sich kürzere Fristen
Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass eine Aufgabe, die eigentlich nur eine Stunde dauern sollte, sich irgendwie über einen ganzen Nachmittag hinzieht? Das ist Parkinsons Gesetz in Aktion: Die Arbeit dehnt sich so aus, dass sie die zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt.
📌 Ein Projekt, das eigentlich mehrere Tage in Anspruch nehmen sollte, kann oft in nur wenigen konzentrierten Stunden fertiggestellt werden, wenn eine knappe, realistische Frist gesetzt wird. Durch das Setzen kürzerer, realistischer Fristen erzeugen Sie gerade genug Druck, um motiviert zu bleiben und Prokrastination zu vermeiden.
🤝 Freundliche Erinnerung: Es ist wichtig, dass Sie Ihre Deadlines nicht so knapp setzen, dass sie Stress oder Ängste auslösen. Betrachten Sie sie als eine Möglichkeit, sich selbst herauszufordern, ohne sich zu überfordern. Sie werden überrascht sein, wie viel Sie erreichen können, wenn Sie aufhören, den Zeitaufwand zu überschätzen!
12. Automatisieren Sie wiederholende Aufgaben
Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder dieselben Aufgaben ausführen, kann Ihnen ein Tool für Automatisierung dabei helfen, diese Redundanzen zu beseitigen. ClickUp Automations macht repetitive Aufgaben überflüssig. Anstatt den Status von Aufgaben zu aktualisieren oder Teammitglieder an Fristen zu erinnern, sorgen automatisierte Workflows dafür, dass Projekte ohne Unterbrechungen planmäßig voranschreiten.
ClickUp fördert außerdem die Zusammenarbeit durch Thread-Kommentare und @Erwähnungen, wodurch eine nahtlose Teamarbeit gewährleistet wird und Diskussionen und Feedback mit bestimmten Aufgaben verknüpft bleiben.
Mit dem Feature „Zugewiesene Kommentare” von ClickUp können Sie Kommentare in umsetzbare Aufgaben umwandeln und die zugewiesenen Team-Mitglieder sofort benachrichtigen. Der Kommentar erscheint in den Bereichen „Kommentare und Erwähnungen” auf der Startseite, sodass er nicht übersehen werden kann.
Sobald sie die Aufgabe erledigt haben, können sie den Kommentar schließen, um unnötige Nachfragen zu vermeiden.
Sie können diese Tipps nutzen, um:
- Erläutern Sie die Anweisungen für die Aufgabe
- Behandeln Sie Probleme im richtigen Kontext
- Fügen Sie relevante Anhänge oder Links zum Freigeben von Informationen hinzu.
- Markieren Sie Team-Mitglieder, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen
🧠 Interessante Tatsache: Über 60 % der Teams, die ClickUp verwenden, geben an, dass sie jede Woche mehr als 3 Stunden Zeit sparen!
13. Verwenden Sie ein Tool für das Projektmanagement
Das Wechseln zwischen nicht miteinander verbundenen Apps verursacht einen „Umschaltaufwand”, der Zeit kostet und die geistige Belastung erhöht. Das Hin- und Herspringen zwischen Projektmanagement-Tools, Notiz-Apps und Kommunikationsplattformen fragmentiert Aufgaben und macht die Arbeit ineffizient und langsam.
ClickUp beseitigt dieses Problem, indem es alle Ihre Aufgaben, Dokumente, Ziele und Chats auf einer Plattform zusammenführt. Die Zeitmanagement-Features von ClickUp kombinieren wichtige Funktionen des Projektmanagements mit fortschrittlichen Planungsstrategien, um Teams dabei zu helfen, ihre Produktivität zu steigern und Projektziele zu erreichen.
ClickUp Time Estimates hilft Teams dabei, realistische Erwartungen an die Dauer von Aufgaben zu setzen, was für die Planung und Einhaltung von Fristen entscheidend ist. Mit diesem Feature können Sie:
- Setzen Sie sich mit ClickUp Goals SMART-Ziele, um den Fortschritt zu verfolgen und Termine einzuhalten.
- Bringen Sie die Workload Ihres Teams ins Gleichgewicht und verwalten Sie sie effektiv, um die Produktivität aufrechtzuerhalten.
Mit ClickUp Goals können Sie auch verschiedene Arten von Einzelzielen festlegen, darunter numerische, monetäre und Wahr/Falsch-Ziele. Diese Flexibilität gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über die Zielsetzung entsprechend den Anforderungen Ihres Teams.
Beispielsweise kann ein Vertriebsteam Umsatzziele festlegen, während ein Content-Team die Nachverfolgung der Artikel-Produktion durchführen kann. Zeitmanagement-Ziele helfen dabei, den Fokus und die Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten und eine Kultur der Leistung aufzubauen.
Hier sind einige weitere Möglichkeiten, wie ClickUp Ihnen hilft, Zeit zu sparen:
1. Effiziente Planung von Aufgaben
- Start- und Fälligkeitstermine: Weisen Sie Aufgaben und Unteraufgaben bestimmte Start- und Enddaten zu, um für klare Zeitleisten zu sorgen.
- Neuzuordnung der Fälligkeitsdaten: Wenn sich das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe ändert, passt ClickUp automatisch die Termine der zugehörigen Unteraufgaben an, sodass die Koordination des Projekts gewährleistet bleibt.
- Drag-and-Drop-Planung: Verschieben Sie Aufgaben ganz einfach durch Ziehen im Kalender und nehmen Sie so schnell Anpassungen vor.
- Verschieben Sie Aufgabenabhängigkeiten in ClickUp: Durch das Ändern des Fälligkeitsdatums einer Aufgabe werden abhängige Aufgaben automatisch aktualisiert, sodass die Kontinuität des Workflows erhalten bleibt.
2. Umfassende Zeiterfassung
- Zeiterfassung: Erstellen Sie detaillierte Berichte zu Zeiteinträgen, um die aufgewendete Zeit zu analysieren und zu optimieren.
- Timesheets: Erstellen Sie benutzerdefinierte Timesheets für beliebige Bereiche und gruppieren Sie Zeiteinträge nach Aufgaben oder Benutzern.
- Abrechnungsfähige Zeit: Markieren Sie Einträge als abrechnungsfähig, um die Rechnungsstellung und Finanznachverfolgung zu vereinfachen.
Wir haben mehrere Optionen geprüft und sind zu dem Schluss gekommen, dass ClickUp insgesamt die richtige Kombination aus Leistungsstärke und Flexibilität bietet. Außerdem mussten wir das Problem der Zeiterfassung lösen, um die Arbeitszeiten externer Auftragnehmer zu erfassen und zu messen, ohne zusätzliche externe Apps und Dienste zu benötigen. Die native Zeiterfassung von ClickUp funktioniert nahtlos auf Mobilgeräten, Tablets und Desktops.
Wir haben mehrere Optionen geprüft und sind zu dem Schluss gekommen, dass ClickUp insgesamt die richtige Kombination aus Leistungsstärke und Flexibilität bietet. Außerdem mussten wir das Problem der Zeiterfassung lösen, um die Arbeitszeiten externer Auftragnehmer zu erfassen und zu messen, ohne zusätzliche externe Apps und Dienste zu benötigen. Die native Zeiterfassung von ClickUp funktioniert nahtlos auf Mobilgeräten, Tablets und Desktops.
📖 Lesen Sie auch: Kostenlose Vorlagen für Zeiterfassungsbögen in Excel, Word und ClickUp
3. Ressourcenmanagement
- Workload-Ansicht: Überwachen Sie die zugewiesenen Aufgaben, Punkte oder Stunden Ihrer Team-Mitglieder, um eine ausgewogene Workload zu gewährleisten und Burnout zu vermeiden.
- Gantt-Diagramme in ClickUp: Sehen Sie die gesamte Zeitleiste des Projekts mit allen Aufgaben, Unteraufgaben, Abhängigkeiten und Meilensteinen in einem interaktiven Diagramm. Die Gantt-Ansicht umfasst Fortschrittsanzeigen, Hervorhebung kritischer Pfade und dynamische Filterung nach Mitarbeitern, Priorität oder Benutzerdefinierten Feldern – so können Sie sofort erkennen, wo Sie stehen und worauf Sie Ihre Zeit konzentrieren sollten.
📮ClickUp Insight: Leistungsschwache Teams verwenden mit viermal höherer Wahrscheinlichkeit mehr als 15 Tools, während leistungsstarke Teams ihre Effizienz aufrechterhalten, indem sie ihre Tool-Ausstattung auf maximal neun Plattformen beschränken. Aber wie wäre es, nur eine Plattform zu verwenden?
Als Allround-App für die Arbeit vereint ClickUp Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumente, Wikis, Chats und Anrufe auf einer einzigen Plattform, komplett mit KI-gestützten Workflows. Sind Sie bereit, smarter zu arbeiten? ClickUp eignet sich für jedes Team, macht die Arbeit sichtbar und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während die KI den Rest erledigt.
4. Zeit- und Fortschritts-Berichterstellung
Wenn Sie veraltete Berichte zur Nachverfolgung des Fortschritts verwenden, verlieren diese in dem Moment an Relevanz, in dem Sie sie erstellen. ClickUp-Dashboards werden automatisch aktualisiert, sobald neue Arbeitsschritte erfolgen, sodass Sie immer die aktuellsten Informationen zur Hand haben.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie leiten eine Produkteinführung. Ihre ClickUp-Dashboards können Folgendes anzeigen:
- Sprint-Fortschritte über mehrere Teams hinweg
- Ressourcenverteilung und Teamkapazität
- Nachverfolgung des Budgets mit verbrauchten vs. verbleibenden Stunden
- Risikoindikatoren basierend auf Verzögerungen oder Blockaden bei Aufgaben
💡Profi-Tipp: Mit den Dashboards von ClickUp können Sie mithilfe verschiedener Messkarten und Diagramme tiefer in jede Metrik eintauchen, um die Daten hinter den Zahlen aufzudecken. Wenn Sie einen Rückgang der Geschwindigkeit Ihres Teams feststellen, können Sie auf das Liniendiagramm klicken, um zu ermitteln, welche Aufgaben länger als geplant dauern und warum. Mit diesen Erkenntnissen können Sie Ressourcen oder Zeitleisten entsprechend anpassen und Ihr Projekt auf Kurs halten.
ClickUp bietet außerdem mehrere gebrauchsfertige Vorlagen für die Festlegung von Fristen, die Zuweisung von Aufgaben und die Nachverfolgung des Fortschritts. Diese Vorlagen helfen Ihnen dabei, Ihr Projekt im Zeitplan und im Budget zu halten.
Die ClickUp-Vorlage für Zeitmanagement-Pläne als Beispiel verändert die Art und Weise, wie Sie und Ihr Team tägliche Aufgaben bewältigen. Sie hilft Ihrem Team, Zeit effizient zu nutzen und Termine effektiv einzuhalten.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Visualisieren Sie schnell Ihre täglichen oder wöchentlichen Aufgaben, um Projektaktivitäten einfach zu organisieren und zu planen.
- Setzen Sie konkrete, messbare und erreichbare Ziele, damit jedes Team-Mitglied weiß, was es wann zu erledigen hat.
- Klären Sie Prioritäten und Fristen für Aufgaben und führen Sie die Nachverfolgung der Workload jedes Teammitglieds auf einer Ansicht durch, um Verwirrung zu vermeiden.
Diese Vorlage vereinfacht die Planung des Projekts und sorgt dafür, dass Ihr Team konzentriert und auf Aufgaben ausgerichtet bleibt.
Hier ist, was Ma hinur K., CRO-Spezialist bei Unbounce, über die Zeitersparnis für sein Team durch ClickUp zu sagen hat.
ClickUp vereint alle unsere Aufgaben, Dokumente, Ziele und Zeiterfassungen in einem einheitlichen Workspace. Wir nutzen es seit 2018 und es ist unglaublich flexibel für die Verwaltung sowohl interner Workflows als auch Kundenprojekte. Die anpassbaren Ansichten (Listenansicht, Board, Kalender usw.) und detaillierten Automatisierungsoptionen sparen uns jede Woche mehrere Stunden Zeit.
ClickUp vereint alle unsere Aufgaben, Dokumente, Ziele und Zeiterfassungen in einem einheitlichen Arbeitsbereich. Wir nutzen es seit 2018 und es ist unglaublich flexibel für die Verwaltung sowohl interner Workflows als auch Kundenprojekte. Die anpassbaren Ansichten (Liste, Board, Kalender usw.) und detaillierten Optionen für die Automatisierung sparen uns jede Woche mehrere Stunden Zeit.
Zeitsparende Gewohnheiten für den Alltag
Effektives Zeitmanagement hängt von den Gewohnheiten ab, die Sie sich täglich aneignen. Die kleinen Handlungen, die Sie wiederholen, können Sie entweder zurückhalten oder befreien.
Hier sind einige zeitsparende Gewohnheiten, die Sie in Ihren Alltag integrieren können, um Ihre Produktivität zu steigern und Ihre Zeit optimal zu nutzen:
- Beginnen Sie mit der schwierigsten Aufgabe, auch bekannt als „den Frosch essen“ : Wenn Sie die schwierigen Aufgaben frühzeitig erledigt haben, verspüren Sie ein Gefühl der Erfüllung und können den Rest des Tages entspannter angehen.
- Wenden Sie die „ Zwei-Minuten-Regel ” an: Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort. Das funktioniert bei kleinen, schnellen Aufgaben wie dem Beantworten einer E-Mail oder einem Telefonat.
- Konzentrieren Sie sich auf eine Sache nach der anderen: Multitasking mag wie eine Zeitersparnis erscheinen, ist aber in der Regel kontraproduktiv. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen, bis diese abgeschlossen ist. So kommen Sie schneller zum Ziel und erzielen bessere Ergebnisse.
- Schaffen Sie sich tägliche Routinen und halten Sie sich daran: Festgelegte Routinen für den Morgen, den Abend und die Zeit dazwischen können Ihnen Zeit sparen, die Sie sonst damit verbringen würden, zu überlegen, was Sie als Nächstes zu erledigen haben. Erstellen Sie eine Checkliste mit Ihren täglichen Aufgaben und halten Sie sich konsequent daran, um weniger Zeit damit zu verbringen, zu überlegen, was Sie als Nächstes zu erledigen haben.
- Verwenden Sie Tastaturverknüpfungen: Anstatt sich durch Menüs zu klicken, lernen Sie die Verknüpfungen für Aufgaben, die Sie häufig zu erledigen haben. Das reduziert die Anzahl der Klicks und optimiert Ihren Workflow.
- Begrenzen Sie die Zeit für Entscheidungen: Jede Entscheidung kostet Zeit und mentale Energie. Üben Sie sich darin, die Zeit für Entscheidungen zu begrenzen. Je weniger Entscheidungen Sie treffen müssen, desto mehr Energie bleibt Ihnen für wichtige Arbeiten. Planen Sie beispielsweise Ihre Mahlzeiten für die Woche im Voraus, legen Sie Ihre Kleidung am Vorabend bereit und begrenzen Sie Ihre Optionen für tägliche Aufgaben.
- Setzen Sie Grenzen für Unterbrechungen: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Grenzen gegenüber Menschen und Technologien zu setzen. Lassen Sie andere wissen, wenn Sie nicht zum Chatten oder für unnötige Meetings verfügbar sind. Schalten Sie Benachrichtigungen während konzentrierter Arbeitszeiten aus und legen Sie bestimmte Zeiträume für die Bearbeitung von E-Mails und Nachrichten fest.
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