„Wie konnte es so schnell so spät werden?“
Das berühmte Zitat von Dr. Seuss war damals offensichtlich und scheint heute noch offensichtlicher zu sein.
Die sozialen Medien wollen Ihre Meinung wissen.
Ein weiterer Artikel ist im Internet schon in Vorbereitung.
Jedes Summen und Klingeln Ihres Telefons verlangt Ihre Aufmerksamkeit.
Schon bald werden Ihre zwei Stunden ununterbrochener Arbeit im Büro auf 2 Minuten geschrumpft sein.
„Nicht schon wieder“, sagen Sie sich. Aber es ist wieder passiert. Alle Wege haben zu Prokrastination und Ablenkung geführt.
Gibt es noch Hoffnung für uns?
Es gab Zeiträume in meinem Leben, in denen die Zeit wie im Flug verging, weil ich so konzentriert war oder mich mit großartigen, produktiven Aktivitäten beschäftigte. Andere Tage sind mir völlig entgangen.
Zeitmanagement bedeutet, unsere Zeit sinnvoll zu nutzen, um die Aufgaben und Aktivitäten zu erledigen, die wir erledigen müssen.
Und die Zeit vergeht, egal was wir damit machen. Es liegt an uns, ihre Produktivität zu steigern.
Schauen Sie sich unsere Blogs zu Zeitmanagementtechniken und Zeitmanagementtipps an.
Was sind die wichtigsten Zeitmanagementstrategien, mit denen wir uns unsere Zeit zurückholen können?
1. Setzen Sie sich täglich Ziele
Wenn Sie nicht wissen, was Sie heute tun werden, wie können Sie sich dann über sich selbst ärgern, wenn Sie Ihre Zeit nicht gut einteilen? Ein Teil des Problems sind falsche Erwartungen. Wenn Sie sich keine Ziele setzen oder nicht einmal eine Liste mit Dingen, die Sie zu erledigen haben, erstellen, dann ärgern Sie sich nicht über sich selbst, wenn Sie „nichts“ geschafft haben.
Eine vage Vorstellung davon zu haben, was zu erledigen ist, anstatt eine Liste zu erstellen und abzuarbeiten, führt nur zu Unproduktivität und schlechtem Zeitmanagement.
Bei ClickUp listen wir unsere Ziele und Aufgaben, an denen wir jeden Tag arbeiten, im Rahmen eines täglichen Standup-Meetings auf. Wir listen auch auf, woran wir am Vortag gearbeitet haben. Das passt nicht jedes Mal perfekt zusammen (und ehrlich gesagt schaffen wir am Ende mehr, als wir gedacht haben).
2. Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst
Eine Möglichkeit, Ihre Zeit besser zu nutzen, besteht darin, die schwierigsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Andere empfehlen, „den Frosch zu essen“, also die unangenehmen Aufgaben zuerst zu erledigen. Ich kann den Wert dieser Methode erkennen, aber wenn Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen, haben Sie danach mehr Zeit und Energie für andere Dinge.
Um ehrlich zu sein, wechsle ich zwischen „Eat the Frog” und „Das Wichtigste zuerst” hin und her. Das hängt vom Zeitplan und meinem Tagesablauf ab, aber es ist ein guter Wert, dies im Hinterkopf zu behalten.
3. Verfolgen Sie, wie lange Sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen
Gutes Zeitmanagement bedeutet, zu wissen, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern wird. Um Ihre Zeit optimal zu nutzen, müssen Sie Ablenkungen vermeiden und gleichzeitig im Auge behalten, wie lange Sie für eine Aufgabe benötigen. Wie schaffen Sie diesen Spagat?
Zwei Strategien, um dies zu erreichen:
- Pomodoro: Benannt nach einem Tomaten-Timer, arbeiten Sie in kleineren 25-Minuten-Einheiten, machen eine kurze Pause und arbeiten dann weitere 25 Minuten. Nach einigen dieser Einheiten machen Sie eine längere Pause. Die Pomodoro-Technik ist eine großartige Methode, um konzentriert zu bleiben.
- Zeiterfassung : Wenn Sie die Pomodoro-Technik verwenden, können Sie auch die Zeit protokollieren, um eine Notiz darüber zu machen, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauert. Wenn Sie dann das nächste Mal eine ähnliche Aufgabe zu erledigen haben, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wie lange diese dauern wird.
Schauen Sie sich diese Zeitprotokollvorlagen an!
4. Planen Sie Zeit für Ihre Aufgaben ein, nicht nur für Meetings
Ihr Tag kann mit Meetings ausgefüllt sein, insbesondere wenn Ihr Unternehmen nicht so produktiv und effizient ist, wie es sein könnte. Es ist leicht, zu Meetings „Ja” zu sagen. Schwieriger ist es, Ihre Arbeit um diese Meetings herum zu organisieren. Möglicherweise müssen Sie sich Zeit reservieren und ja, sogar ab und zu ein paar Meetings ablehnen.
Die ClickUp-Zeitansicht eignet sich hierfür hervorragend, da Sie Ihre Aufgaben stundenweise planen können, ohne dass diese unbedingt in Ihrem Kalender erscheinen müssen.
5. Priorisieren Sie Ihre Arbeit und Ihre Liste mit Dingen, die zu erledigen sind
Wenn Sie eine Liste mit Aufgaben erstellen oder in Ihrem System für Projektmanagement überprüfen, was als Nächstes zu erledigen ist, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Das bedeutet, nicht nur zu definieren, was als Erstes zu erledigen ist, sondern auch den Rest Ihrer Aufgaben zu priorisieren.
Es gibt ein ganzes System, um zu entscheiden, wie Sie Ihre Arbeit priorisieren, aber ein Schlüsselpunkt ist, darüber nachzudenken, was wichtig und was dringend ist. Das ist nicht immer dasselbe. Wenn Sie diese Unterscheidung treffen, sparen Sie viel Zeit.
6. Planen Sie, Ihre beste Arbeit zur besten Zeit zu erledigen.
Ich denke, dieser Punkt wird oft übersehen. Wir alle haben unterschiedliche Tagesrhythmen. Einige von uns sind Morgenmenschen, andere Nachtschwärmer, und Nachmittage sind für alle schlecht (Scherz). Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können: Halten Sie sich an einen Zeitplan.
Wenn Sie Ihren Rhythmus kennen, planen Sie Ihre schwierigsten Arbeiten für Ihre Leistungshochs ein. Das könnte der richtige Zeitpunkt sein, um den Frosch zu essen.
7. Arbeiten Sie konzentriert, nicht halbherzig.
Deep Work bedeutet, dass Sie sich in Ihrem Zeitplan Zeit für konzentrierte Arbeit reservieren. Diese Zeit ist nicht unbedingt für Ihre dringendsten Aufgaben gedacht, sondern für strategische Planung.
Beispiele hierfür sind die Entwicklung eines neuen Business-Plans oder Marketingplans oder die Planung Ihrer wichtigsten Features für das kommende Quartal.
Der Forscher für Produktivität James Clear bezeichnet jede Arbeit, die durch Textnachrichten, E-Mails und soziale Medien beeinträchtigt wird, als „Halbarbeit”. Wenn Sie Halbarbeit aus Ihrem Arbeitsalltag verbannen, sparen Sie langfristig Zeit, da Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die Sie zu erledigen haben.
8. Organisieren Sie Ihren Workspace so, dass Sie alles zur Hand haben, was Sie brauchen
Mit einem aufgeräumten Schreibtisch und Workspace haben Sie die benötigten tools immer griffbereit. Die Suche nach zusätzlichen tools, einem USB-Stick oder Haftnotizen lenkt Sie ab und stört Ihre Konzentration.
Darüber hinaus ist es auch wichtig, Ihren digitalen Workspace zu organisieren. Die Verwendung funktionaler Zeitmanagement-Tools ist eine großartige Zeitmanagement-Technik, da Sie damit Erinnerungen und Benachrichtigungen automatisieren und Ihre Aufgaben priorisieren können.
9. Überprüfen Sie Ihre Leistung anhand dieser Ziele
Der Tag neigt sich dem Ende zu – wie haben Sie Ihre Zeit genutzt? Wenn Sie eine Liste mit Aufgaben erstellt, sich auf die anstehenden Aufgaben konzentriert und die Zeiterfassung durchgeführt haben, sollten Sie wissen, wie gut Sie Ihre Zeit verwaltet haben.
Und wissen Sie was? Es ist okay, wenn Sie nicht alles perfekt erledigt haben. Mit der Zeit werden Sie bessere Gewohnheiten entwickeln und lernen, wie Sie effizienter arbeiten können.
10. Bauen Sie ein großartiges Team auf
Kollegen können ein Segen sein – und ein Fluch.
Wenn Sie in einem Team sind, das Sie zur Verantwortung zieht und von Ihnen großartige Arbeit erwartet, dann werden Sie dieses Niveau erreichen.
Gute Kollegen können Sie auf ein höheres Niveau bringen, was sich auch positiv auf Ihre Zeitmanagementstrategien auswirken kann.
Fazit
Effektive Zeitmanagementstrategien entstehen nicht zufällig.
Sie erfordern Arbeit und Engagement. Es ist wirklich eine Fähigkeit.
Zeitmanagementstrategien sind wie ein Baum. Sie beginnen mit einem Samenkorn, schlagen Wurzeln und entwickeln sich dann zu einer festen Gewohnheit und einem Lebensstil.
Das ist Ihr Ziel. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf können Sie Ihre Produktivität steigern und Ihre Zeit besser nutzen als bisher.
Sobald Sie sich diese Gewohnheiten angeeignet haben, werden Sie sich bessere langfristige Ziele setzen können. Die Zeit, die Sie in diese Gewohnheiten investieren, zahlt sich aus.
Sie werden besser wissen, was Sie erreichen können, und sich nicht mehr von unrealistischen Zielen frustrieren lassen. Zeitmanagementstrategien optimieren nicht nur Ihre Zeit für heute, sondern auch Ihre Zeit für die Zukunft.