Sind alle Aufgaben in Ihrer Pipeline gleich dringend?
Erstellen Sie eine einfache Liste mit Aufgaben, die Sie zu erledigen haben, und erledigen Sie jede Aufgabe von Anfang bis Ende?
Wenn ja, ist das ein großes Warnsignal.
Wenn Sie Aufgaben nicht nach Prioritäten ordnen, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Sie zu einem chronischen Engpass im Projekt werden. Ohne eine klare Hierarchie der Aufgaben riskieren Sie Terminüberschreitungen, vergebliebenen Aufwand und überforderte Teamkollegen, die sich nicht mehr auf Ihre Unterstützung verlassen.
Vielleicht sollten wir uns also ganz von diesem Szenario fernhalten und lernen, wie man Aufgaben am besten priorisiert. Dies ist Ihr Leitfaden, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, Vertrauen in Ihrem Team zu schaffen und Chaos bei Projekten zu vermeiden.
8 Schritte zur Priorisierung von Aufgaben am Arbeitsplatz
Zu wissen, welche Aufgaben sofort oder später erledigt werden können, hat Einfluss auf den Erfolg Ihres Projekts. Von mangelndem Engagement und Fehlzeiten der Mitarbeiter bis hin zu geringer Leistung und Produktivität – eine ineffiziente Priorisierung von Aufgaben wirkt sich auf große und komplexe Projekte aus.
Letztendlich hängt davon der Gewinn Ihres Unternehmens ab. Deshalb müssen Sie verstehen, wie Sie Aufgaben priorisieren, um Ihre Zeit zu managen und die Dringlichkeit innerhalb Ihres Teams zu definieren.
Wenn Ihr Team davon ausgeht, dass Sie Aufgaben einfach abschließen, weil Sie ihr Vorgesetzter sind, hat die Kommunikation im Team bereits begonnen, sich aufzulösen. Die Priorisierung von Aufgaben ist für leistungsstarke Teams von entscheidender Bedeutung, aber was können Sie tun, um dieses Problem anzugehen?
1. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben ohne bestimmte Hierarchie.
Erstellen Sie zunächst eine Liste aller Ihrer Aufgaben. Nehmen Sie sowohl laufende als auch zukünftige Aufgaben für alle Ihre Projekte in diese To-do-Liste auf. Und lassen Sie keine Aufgabe aus irgendeinem Grund außerhalb der To-do-Liste.
Das mag überflüssig klingen. Allerdings ist es eine Illusion, Aufgaben effektiv im Kopf zu priorisieren und zu verwalten. Sicher, bei kleinen Ein-Personen-Projekten ist das machbar, aber bei den meisten Projekten wäre das ein Ding der Unmöglichkeit.
Sie müssen einen vollständigen Überblick über alle Aufgaben, die in Bearbeitung sind, die geplant sind und die noch nicht begonnen wurden, an einem einzigen Ort außerhalb Ihres Kopfes haben. Und für manche muss dieser Überblick ungeordnet sein, damit Sie nicht einfach eine Liste abarbeiten oder alle Aufgaben gleich behandeln.
Versuchen Sie stattdessen, Aufgaben zu priorisieren und die Prioritäten Ihrem Team mitzuteilen. Auf diese Weise ermöglichen Sie das Workload-Management und erhalten einen Überblick über Ihre Liste der Prioritäten, sodass Sie diese bei Bedarf neu verteilen können.
BEGINNEN SIE IMMER ZUERST MIT DER ERSTELLUNG IHRER LISTEVersuchen Sie nicht, den Schritt der Liste mit Aufgaben zu überspringen, um die Dinge zu beschleunigen! Das ist eine Falle. Und Sie werden die hohen Kosten, die durch eine mangelnde Priorisierung von Aufgaben entstehen, wie wir bereits besprochen haben, nicht vermeiden können. Teilen Sie größere Aufgaben in Unteraufgaben auf. Das vereinfacht die nächsten Schritte, und in einer Aufgabenverwaltungssoftware wie ClickUp können Sie Unteraufgaben sogar in großen Mengen neu anordnen oder bearbeiten.
Es ist nicht notwendig, die Aufgaben in der Liste sofort nach ihrer Reihenfolge zu ordnen. Aber jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um sie nach Tag, Woche, Monat und Jahr zu gruppieren. Das Gleiche gilt für das Hinzufügen einer Dauer und eines Fälligkeitsdatums zu jeder Aufgabe.
Beachten Sie, dass Aufgaben nicht nur die Arbeit an den Projektleistungen umfassen. Dazu gehören auch Meetings, Telefon- und Videoanrufe, Präsentationen sowie die Beantwortung von Instant Messages und E-Mails. In der Regel handelt es sich dabei jedoch um Schritte innerhalb von Aufgaben.
Verwenden Sie zur Erstellung Ihrer Aufgabenliste Stift und Papier oder ClickUp. Aber lassen Sie uns Ihnen etwas sagen: Die Verwendung eines tools vereinfacht die endlose Aufgabe, die Liste zu aktualisieren, wenn neue Aufgaben hinzukommen. Und diese Methode zur Priorisierung von Aufgaben und zum Zeitmanagement kann Ihnen eine Menge Zeit sparen.
Organisieren Sie Aufgaben mit Taskade-Alternativen!
📮ClickUp Insight: 18 % der Befragten unserer Umfrage möchten KI nutzen, um ihr Leben mithilfe von Kalendern, Aufgaben und Erinnerungen zu organisieren. Weitere 15 % möchten, dass KI Routineaufgaben und Verwaltungsarbeiten übernimmt. Dazu muss eine KI in der Lage sein, die Prioritäten für jede Aufgabe in einem Workflow zu verstehen, die notwendigen Schritte zur Erstellung oder Anpassung von Aufgaben auszuführen und automatisierte Workflows einzurichten. Die meisten Tools haben einen oder zwei dieser Schritte bereits umgesetzt. ClickUp hat jedoch Nutzern dabei geholfen, mehr als fünf Apps mithilfe unserer Plattform zu konsolidieren! Erleben Sie KI-gestützte Terminplanung, bei der Aufgaben und Meetings ganz einfach anhand ihrer Prioritäten freien Terminen in Ihrem Kalender zugewiesen werden können. Sie können auch benutzerdefinierte Automatisierungsregeln über ClickUp Brain einrichten, um Routineaufgaben zu erledigen. Verabschieden Sie sich von zeitraubenden Arbeiten!
2. Identifizieren Sie, welche Aufgaben Sie zuerst zu erledigen haben
Wir alle fühlen uns dazu gedrängt, kleine, einfache und schnelle Aufgaben zuerst zu erledigen, unabhängig von ihrer Priorität. Das liegt daran, dass unser Komplettierungsdrang einsetzt. Außerdem zeigen Studien, dass unser Gehirn jedes Mal, wenn wir wichtige Aufgaben erledigen, Dopamin in den Blutkreislauf ausschüttet, was uns dazu verleitet, damit weiterzumachen.
Aber Sie müssen sich dagegen wehren! Und das können Sie erledigen, indem Sie:
Unterscheiden Sie zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben
Was ist eine wichtige Aufgabe? Und was ist eine dringende Aufgabe?
Zweifellos muss eine wichtige Aufgabe, die nicht dringend ist, auf Ihrer Liste stehen. Sie müssen die Aufgabe einplanen, aber Sie müssen sie nicht sofort ausführen. Sie können die Aufgabe tatsächlich verschieben.
Andererseits müssen Sie dringende und wichtige Aufgaben noch heute oder in den nächsten Stunden erledigen. Da es sich dabei jedoch nicht unbedingt um wichtige Aufgaben handelt, können Sie diese an jemand anderen delegieren.
Dann haben Sie wahrscheinlich noch andere Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Diese müssen Sie sofort erledigen, um schwerwiegende negative Auswirkungen zu vermeiden, wie z. B. das Verpassen einer Frist für Clients, den Verlust eines Kundenvertrags, die Nicht-Einführung eines Produkts oder die Nicht-Veröffentlichung einer Dienstleistung.
Schließlich sind einige Ihrer täglichen Aufgaben weder wichtig noch dringend. Das bedeutet, dass Sie diese von Ihrer Liste streichen können, ohne dass dies negative Auswirkungen auf das Team, die Abteilung oder das gesamte Unternehmen hat.
Mit ClickUp können Sie Aufgaben mit benutzerdefinierten Tags versehen, um sie als wichtig, dringend, beides oder keines von beiden zu kennzeichnen. Darüber hinaus können alle Aufgaben bestimmten Prioritäten wie dringend, hoch, normal und niedrig zugeordnet werden.
Reihenfolge der Aufgaben nach ihrem Wert
Welche Ihrer Aufgaben bringen einen hohen Wert für das Geschäft? Diese Aufgaben haben Priorität, aber nicht alle sind kritisch.
Ihre Priorität hängt von ihrem Wert ab. Kritische Aufgaben sind dringend und haben einen hohen Wert. Aufgaben mit hoher Priorität sind nicht dringend, bringen aber einen hohen Wert für das Geschäft. Aufgaben mit mittlerer Priorität sind dringend, haben aber einen geringen Wert. Und schließlich sind Aufgaben mit niedriger Priorität nicht dringend und haben einen geringen Wert.
Hier sind einige Beispiele für Aufgaben, die für jedes Geschäft von hohem Wert sind:
- Bearbeitung von Client-Projekten (vor internen Projekten)
- Zugang zur Videokonferenzplattform eines ausschließlich remote arbeitenden Unternehmens einrichten (bevor nach einer hochwertigeren Alternative gesucht wird)
- Beantwortung von Kundensupport-Tickets (anstatt Ihrer Website neu zu gestalten)
- Beschreiben Sie die Anforderungen an das neue Produkt, das Ihr Team entwickeln wird (im Gegensatz zu einer Aufgabe, von der das Team nicht abhängig ist).
Erstellen Sie in ClickUp Beziehungen zwischen Ihren Aufgaben und Ihrem Team, um zwischen den einzelnen Aufgaben zu navigieren und den Status mühelos zu überprüfen. Darüber hinaus können Sie ClickUp verwenden, um Abhängigkeiten für Aufgaben festzulegen und letztendlich die Reihenfolge ihrer Ausführung festzulegen.
Ordnen Sie wichtige Aufgaben nach Aufwand
Wenn Sie die Produktivität Ihres Tages steigern möchten, verlassen Sie sich auf Aufwandsschätzungen. Das bedeutet, dass Sie jeden Tag zuerst die Aufgabe mit dem höchsten Aufwand abschließen müssen, bevor Sie etwas anderes tun.
Die Aufgaben, die den größten Aufwand erfordern, sind oft die komplexeren Aufgaben des Tages oder solche, die in engem Zusammenhang mit den OKRs des Unternehmens stehen. Wenn Sie diese Aufgaben jeden Tag als Erstes in Angriff nehmen, reduziert dies Ihren Stresspegel erheblich, schafft Schwung und steigert die Motivation.
Mit Hilfe von ClickUp lassen sich ganz einfach benutzerdefinierte Felder mit einem „Zahlenwert” hinzufügen, um den geschätzten Arbeitsaufwand für jede Aufgabe auf einer Skala von 1 bis 5 (wobei 5 den höchsten Aufwand darstellt) zu bewerten und zu bestimmen. Dieser Prozess wird im Scrum-Projektmanagement verwendet, kann aber auch für Ihr Team ähnlich funktionieren!
Prioritäten für den Tag festlegen
Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie wichtige Aufgaben für längere Zeiträume planen, beispielsweise Wochen oder sogar Jahre. Diese Methode hilft Ihnen jedoch dabei, Ihren Aufgabenplan für die Woche Tag für Tag anzugehen:
- Bevor Sie Feierabend machen, wählen Sie die wichtigsten Aufgaben aus, die Sie am nächsten Tag zu erledigen haben (maximal sechs).
- Priorisieren Sie Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit.
- Konzentrieren Sie sich am nächsten Tag auf die erste Aufgabe auf der Liste und gehen Sie erst dann zur nächsten Aufgabe über, wenn Sie die erste abgeschlossen haben, und so weiter.
- Am Ende des Tages verschieben Sie die unerledigten Arbeiten auf die Liste für den nächsten Tag – egal, ob es sich um eine oder mehrere Aufgaben handelt – und wiederholen Sie den gesamten Prozess.
3. Passen Sie Ihre Prioritäten kontinuierlich an
Wenn Sie lernen möchten, wie man Aufgaben priorisiert, müssen Sie sich anpassen können. Denn man weiß nie, wann eine Änderungsanforderung oder ein unerwartetes Problem mit dem Team, dem Geschäft oder dem Produkt auftritt.
Sie können sich jedoch auf unvorhersehbare Ereignisse vorbereiten, die die Prioritäten Ihrer Aufgaben verschieben. Gewöhnen Sie sich an, regelmäßig die Prioritäten Ihrer Aufgaben zu überprüfen, und richten Sie ein System ein, damit Sie dies nicht vergessen, es regelmäßig zu erledigen.
Überprüfen Sie die Prioritäten der Aufgaben jeden Tag zu Beginn oder am Ende des Tages. Wenn Sie möchten, können Sie dies auch am Freitagnachmittag für die folgende Woche tun und die Prioritäten am Ende jedes Tages überprüfen.
VERMEIDEN SIE STÄNDIGE ZEITVERSCHWENDUNGZeitmanagementfähigkeiten sind ein wichtiger Schlüssel zur Priorisierung Ihrer Aufgaben. Lassen Sie eine Aufgabe fallen, die plötzlich keine Priorität mehr hat, auch wenn Sie sie gerne zu Ende bringen möchten und bereits viel Zeit und Aufwand darin investiert haben. Es wäre Zeitverschwendung und könnte die Einhaltung einer Frist gefährden, wenn Sie eine Aufgabe weiterbearbeiten, die keine Priorität hat, insbesondere wenn eine andere Aufgabe zur Priorität geworden ist.
4. Schätzen Sie Ihren Aufwand für das Abschließen einer Aufgabe realistisch ein.
Werden Ihre Aufwandsschätzungen durch eine Erfolgsbilanz der Zeiten, in denen Aufgaben abgeschlossen wurden, gestützt? Wenn nicht, müssen Sie damit beginnen, diese Zeiten zu verfolgen, da Sie sie benötigen, auch wenn Sie die Aufgaben nicht nach Aufwand priorisiert haben.
Verfolgen Sie die Zeit, die Sie benötigen, um Ihre Aufgaben abzuschließen, mit der Software für Zeiterfassung von ClickUp. Verfeinern Sie anschließend Ihren Aufwand auf der Grundlage dieser Aufzeichnungen.
Sie müssen Ressourcen anhand verschiedener Kriterien zuweisen, wobei ein Bereich höchstwahrscheinlich die für Aufgaben aufgewendete Zeit sein wird.
Das Letzte, was Sie tun sollten, ist, unrealistische Aufwand- und Zeitschätzungen für Ihr Team zu erstellen. Das würde dazu führen, dass Sie die Projektdurchführung überstürzen, was wiederum zu Fehlern führen würde.
5. Erkennen Sie Ihre Grenzen der Produktivität und achten Sie auf eine ausgewogene Balance zwischen Arbeit und Privatleben
Es gibt nur so viel, was man an einem Tag oder in einer bestimmten Gemütsverfassung zu erledigen hat. Ein typischer Arbeitstag dauert in der Regel acht Stunden. Und wir alle erleben hin und wieder kreative Blockaden. Außerdem können die meisten von uns unter Stress keine Höchstleistungen erbringen.
Manchmal ist es produktiver, eine Aufgabe auf den nächsten Tag zu verschieben oder sie einfach fallen zu lassen. Das ist natürlich nur möglich, wenn es sich nicht um eine kritische oder wichtige und dringende Aufgabe handelt, die Sie nicht delegieren oder neu zuweisen können.
Die Verwendung eines Risikoregisters kann Ihnen dabei helfen, die Auswirkungen und die Wahrscheinlichkeit zu verstehen, die sich ergeben, wenn die Aufgaben Ihres Teams (oder Ihre persönlichen Aufgaben) nicht vollständig erledigt werden. Wenn Sie sich Ihrer potenziellen Risiken bewusst sind, können Sie die Gesamtproduktivität Ihres Teams besser einschätzen.
Profi-Tipp für Vorstellungsgespräche: Eine häufig gestellte Frage in Vorstellungsgesprächen lautet: Wie priorisieren Sie Ihre Arbeit? Beantworten Sie diese Frage jedes Mal überzeugend, indem Sie dem Personalverantwortlichen Ihre Fähigkeit zum kritischen und strategischen Denken demonstrieren. Erläutern Sie, wie Sie die Wichtigkeit und Dringlichkeit jeder Aufgabe bewerten und wie Sie Ihre Workload auf der Grundlage dieser Faktoren priorisieren. Zeigen Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu verwalten, ohne dabei überfordert zu sein.
6. Planen Sie alle Ihre Aufgaben und Arbeitsaufträge
Die Aufgabenplanung muss ein Element auf Ihrer Projektmanagement-Checkliste sein. Sie beginnt mit der Festlegung eines Startdatums und eines Enddatums für jede Aufgabe in Ihrer priorisierten Liste der Aufgaben. Und dient mehreren Zwecken, vom Hinzufügen der Aufgaben zu Ihrem Kalender bis hin zur Verwaltung der Workload.
Wenn Sie bereits jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hinzugefügt haben, ist das kein Problem! Diese Daten benötigen Sie als Referenz für die Festlegung von Start- und Enddaten.
Möglicherweise möchten Sie eine Aufgabe vor dem Fälligkeitsdatum abschließen, um unerwartete Verzögerungen auszugleichen. Aber gehen wir davon aus, dass Ihr Ziel darin besteht, Aufgaben mindestens bis zum Fälligkeitsdatum abzuschließen.
Ob Sie jede Aufgabe bis zum Fälligkeitsdatum abschließen können, hängt von Ihrer Kapazität ab. Und es hängt auch davon ab, ob Sie gleichzeitig andere Prioritäten haben. Aber Sie können erst dann fundierte Schlussfolgerungen zu Ihrer Kapazität und Ihren Prioritäten ziehen, wenn Sie Ihre Aufgaben in Ihrem Kalender eingeplant haben.
Indem Sie die Aufgaben über die Tage verteilen, können Sie Ihren Fortschritt im Hinblick auf die Fristen verfolgen. Mit „Fortschritt“ meinen wir die verbleibende Dauer (Anzahl oder Prozentsatz der Tage) bis zum Enddatum. Wenn Sie jedoch die Arbeit für jede Ihrer Aufgaben protokollieren, können Sie die Nachverfolgung des Fortschritts auch im Hinblick auf den Aufwand (geschätzt in Personenstunden) durchführen.
Die Visualisierung Ihres Kalenders ist sehr effektiv, um herauszufinden, ob Sie weitere Aufgaben übernehmen können. Und wenn Sie bereits Ihre maximale Workload erreicht haben, benötigen Sie zusätzliche Hilfe (ein Tag hat nun einmal nur eine begrenzte Anzahl von Stunden).
Um Aufgaben zu verwalten und effektiv Prioritäten zu setzen, planen Sie Alles, einschließlich Ihrer persönlichen Aufgaben und internen sowie externen Projektaufgaben.
Wenn Sie sich für ClickUp entscheiden, können Sie wöchentliche Meetings (und tägliche Erinnerungen) mit wiederholenden Aufgaben planen. Sie können aber noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie die Kalender-Ansicht von ClickUp nutzen, um Ihre täglichen (oder wöchentlichen oder monatlichen) Aufgaben zu planen. Und wenn Sie eine Zeitleiste oder eine Tabelle (oder eine Tabellenkalkulation) bevorzugen, bietet ClickUp auch diese Optionen.
Schließlich enthält ClickUp eine Workload-Ansicht, mit der Sie Ihre Workload mühelos ausgleichen können. Erkennen Sie Tage, an denen Sie bereits überlastet sind, kurz davor stehen oder noch weit davon entfernt sind. Handeln Sie dann entsprechend: Planen Sie im letzteren Fall mehr Aufgaben ein und verschieben Sie im ersten Fall Aufgaben.
7. Blockieren Sie Ihre Zeit, um mehr Arbeit zu erledigen
Planen Sie Zeitblöcke ein, in denen Sie Ihre Aufgaben ohne Unterbrechungen zu erledigen. So vermeiden Sie Multitasking, das das Gegenteil von Strategien zur Priorisierung von Aufgaben ist.
Führen Sie innerhalb jedes dieser Zeitblöcke eine Projektaufgabe oder sogar eine Aufgabe aus, die zu keinem Projekt gehört. Sie können auch mehrere Aufgaben innerhalb eines Blocks bearbeiten, diese müssen jedoch klein und unabhängig voneinander sein.
Markieren Sie Zeitblöcke in Ihrem gemeinsamen Kalender als „Konzentrationszeit” und deaktivieren Sie während dieser Zeit alle Benachrichtigungen. So können Ihre Kollegen und Vorgesetzten Sie nicht stören, während Sie sich auf das Abschließen Ihrer Aufgaben konzentrieren, insbesondere auf solche mit hoher Priorität.
Wenn Sie sich für ClickUp zur Verwaltung Ihrer Aufgaben entscheiden, sollten Sie die Verwendung unserer Zeitblockierungsvorlagen in Betracht ziehen.
8. Kommunizieren Sie bei Bedarf mit Ihrem Team
Das Wissen, wie man Aufgaben priorisiert, ist einer der Grundpfeiler für effektives Arbeiten im Team. Wie könnten Sie sonst das Team einbeziehen, wenn es darauf wartet, dass Sie mit Ihrer Arbeit beginnen oder Ihre Arbeit abschließen?
Und wie würden sie sich fühlen, wenn Sie sie unbegrenzt auf die Fertigstellung Ihrer Aufgaben warten lassen würden? Sie müssen Ihre Teamkollegen immer warnen, wenn es zu Verzögerungen beim Fortschritt Ihrer Aufgaben kommt. Und Ihnen mitteilen, wann Sie diese Aufgaben voraussichtlich abschließen werden.
Sie müssen Ihren Vorgesetzten auch über alle Hindernisse informieren, auf die Sie bei der Ausführung Ihrer Aufgaben stoßen. Es ist seine Aufgabe, Ihnen bei der Überwindung dieser Hindernisse zu helfen.
ClickUp eignet sich hervorragend, um Updates freizugeben und durch Kommentare zu bestimmten Aufgaben nachzufassen. Diese Kommentare können auch Bildschirmaufnahmen enthalten, die Sie innerhalb des Tools erstellen können. Oder Sie können Teamkollegen Kommentare zuweisen, um sie darüber zu informieren, dass Sie darauf warten, dass sie eine Aufgabe erledigen.
Priorisierungsrahmen auf einen Blick
Nicht alle Strategien zur Priorisierung sind gleich. Hier finden Sie eine kurze Übersicht über beliebte Frameworks, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, welches am besten zu Ihnen passt:
| Rahmenbedingungen | Am besten geeignet für | Kurzzusammenfassung |
|---|---|---|
| Eisenhower-Matrix | Tägliche Sortierung von Aufgaben | Klassifiziert Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, damit Sie sich strategisch konzentrieren können. |
| MoSCoW-Methode | Produkt- und Projektplanung | Kategorisiert Aufgaben als „Muss“, „Sollte“, „Könnte“ oder „Wird nicht haben“. |
| RICE-Bewertung | Roadmapping-Features oder große Aufgaben | Verwendet Reichweite, Wirkung, Zuversicht und Aufwand, um Prioritäten objektiv zu bewerten. |
| Ivy-Lee-Methode | Persönliche Produktivität | Konzentrieren Sie sich jeden Tag auf sechs Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Priorität – nicht mehr und nicht weniger. |
💡 Profi-Tipp: Mit ClickUp können Sie all dies mithilfe von benutzerdefinierten Feldern, Prioritäts-Tags, Ansichten und Vorlagen umsetzen, die zu Ihrem Workflow passen.
Beispiele aus der Praxis: Priorisierung in Aktion
Lassen Sie uns die Theorie in die Praxis umsetzen. Hier erfahren Sie, wie verschiedene Fachleute mit ClickUp Prioritäten setzen können:
- Projektmanager: Verwendet Gantt-Diagramme und Abhängigkeiten, um Blockaden und kritische Aufgaben hervorzuheben.
- Customer Success Manager: Filtert Aufgaben nach Dringlichkeit und Auswirkungen auf den Kunden mithilfe von Tags und Prioritäten.
- UX-Designer: Organisiert Feature-Anfragen in einer MoSCoW-Board-Ansicht und konzentriert sich dabei zunächst auf die „Must-haves”.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie die Workload-Ansicht in ClickUp, um die Kapazitäten Ihres Teams zu verwalten und Aufgaben basierend auf der Verfügbarkeit in Echtzeit anzupassen.
💼 Wie Sie in Vorstellungsgesprächen auf die Frage „Wie priorisieren Sie Ihre Arbeit?“ antworten sollten
Dies ist eine der häufigsten Fragen in Vorstellungsgesprächen – und auch eine der aufschlussreichsten. Ihre Antwort sollte strategisches Denken, Organisationsfähigkeit und Ihre Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben, widerspiegeln.
So strukturieren Sie eine überzeugende Antwort:
- Beginnen Sie mit einem Rahmenkonzept (wie der Eisenhower-Matrix, der 1-3-5-Regel oder dem Verhältnis von Wirkung und Aufwand).
- Erwähne die Tools, die Sie verwenden, um Aufgaben dynamisch zu organisieren und anzupassen.
- Schließen Sie mit einem konkreten Beispiel, wie Sie mit Erfolg mit sich ändernden Prioritäten umgegangen sind.
Beispiel 1:
„Ich beginne damit, Aufgaben anhand ihrer Dringlichkeit und Priorität zu sortieren, indem ich ein Rahmenwerk wie die Eisenhower-Matrix verwende. Ich erstelle eine Aufgabenliste, versehe die Elemente mit Tags der Priorität und überprüfe sie täglich. Tools wie ClickUp helfen mir dabei, sich ändernde Fristen zu verwalten, indem sie Aufgaben in Ansichten organisieren – so kann ich sehen, was meine Aufmerksamkeit erfordert und was warten kann. “
„Ich beginne damit, Aufgaben anhand ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren, indem ich ein Rahmenwerk wie die Eisenhower-Matrix verwende. Ich erstelle eine Liste mit Aufgaben, versehe die Elemente mit Tags nach Priorität und überprüfe sie täglich. Tools wie ClickUp helfen mir dabei, sich ändernde Fristen zu verwalten, indem sie Aufgaben in Ansichten organisieren – so kann ich sehen, was meine Aufmerksamkeit erfordert und was warten kann. “
Beispiel 2:
„Jeden Abend plane ich den nächsten Tag, indem ich eine wichtige, drei mittlere und fünf kleine Aufgaben festlege. Ich reserviere dafür Zeit in meinem Kalender und nutze die wiederholenden Aufgaben und Erinnerungen von ClickUp, um den Überblick zu behalten. Wenn sich Prioritäten verschieben, nutze ich Drag-and-Drop-Ansichten, um ohne Zeitverlust umzuplanen.“
„Jeden Abend plane ich den nächsten Tag, indem ich eine wichtige, drei mittlere und fünf kleine Aufgaben festlege. Ich reserviere dafür Zeit in meinem Kalender und nutze die wiederholenden Aufgaben und Erinnerungen von ClickUp, um den Überblick zu behalten. Wenn sich Prioritäten verschieben, nutze ich Drag-and-Drop-Ansichten, um ohne Zeitverlust umzuplanen.“
🧠 Tipp für das Vorstellungsgespräch: Wenn Sie ClickUp bereits verwenden, heben Sie bestimmte Features wie Prioritäts-Tags, Kalenderansicht oder Workload-Diagramme hervor, um zu zeigen, wie Sie Dringlichkeit und Wirkung in Einklang bringen – und Prioritäten mit Ihrem Team kommunizieren.
3 zeitsparende Vorlagen zur Priorisierung von Arbeiten
Die folgenden ClickUp-Vorlagen nutzen die Theorie hinter den Priorisierungsmethoden, die Sie gerade gelernt haben:
1. ClickUp-Vorlage „Getting Things Done“
Die ClickUp-Vorlage „Getting Things Done“ ist eine umfassende Vorlage, mit der Sie Aufgaben an einem Ort priorisieren und verfolgen können. Sie ist mit benutzerdefinierten Feldern hochgradig anpassbar und ermöglicht Ihnen sogar die Zusammenarbeit an Dokumenten mit anderen Teammitgliedern.
Schauen Sie sich diese GTD-Apps und GTD-Vorlagen an!
Sie können diese Vorlage zur Priorisierung von Aufgaben verwenden, um:
- Teilen Sie Aufgaben in Kategorien – oder Kontexte, gemäß der Vorlage – ein, die Sie aus Benutzerdefinierten Feldern erstellen können.
- Bleiben Sie diszipliniert und priorisieren Sie Aufgaben nach Kontext, Fälligkeitsdatum, geschätzter Dauer und Aufwand.
- Planen Sie Aufgaben in einer Kalender-Ansicht
- Organisieren Sie Aufgaben in einem anpassbaren Kanban-Board nach Priorität.
2. ClickUp-Vorlage für die Wirkungs-Aufwand-Matrix
Wenn Ihnen die Zeit fehlt, um die Priorität Ihrer Aufgaben gründlich zu bewerten, ist diese Vorlage genau das Richtige für Sie! Die ClickUp Impact Effort Matrix-Vorlage hilft Ihnen dabei, Aufgaben entsprechend dem Aufwand, der zum Abschließen ihrer Erledigung erforderlich ist, zu priorisieren.
Für diejenigen, die die Auswirkungen oder Kosten eines Projekts schnell bewerten müssen, hilft diese Vorlage dabei, zu bestimmen, was Priorität haben sollte. Bringen Sie Ihr Team auf einen Nenner, damit alle verstehen, was für den gemeinsamen Erfolg Ihres Teams am wichtigsten ist – mit dieser visuellen Vorlage.
3. ClickUp-Vorlage für Priorisierungsmatrix
Wir haben die Priorisierungsmatrix-Vorlage von ClickUp entwickelt, mit der Sie Ihre Liste mit Aufgaben nach zwei beliebigen Kriterien priorisieren können. Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben beispielsweise nach Bedeutung und Erreichbarkeit, von niedrig bis hoch. Dann sind Ihre Aufgaben mit hoher Priorität diejenigen mit hoher Bedeutung und Erreichbarkeit.
Verwenden Sie außerdem Farben, um Aufgaben zu kategorisieren. Weisen Sie beispielsweise Aufgaben aus verschiedenen Projekten unterschiedliche Farben zu. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Aufgaben aus mehreren Projekten an einem einzigen Ort priorisieren.
KI-Tipp: Mit ClickUp Brain intelligenter priorisieren
Überfordert von den vielen Möglichkeiten? Lassen Sie sich von ClickUp Brain dabei helfen, den Fokus zu behalten.
ClickUp Brain schlägt vor, woran Sie arbeiten sollten, basierend auf Fristen, Workload, Abhängigkeiten und Hindernissen. Ganz gleich, ob Sie Feedback organisieren oder sich auf eine Produktveröffentlichung vorbereiten, Brain verwandelt Chaos in Klarheit.
Anwendungsfall: Fügen Sie Aufzählungspunkte zu einem Dokument hinzu → Bitten Sie Brain, diese in priorisierte Aufgaben umzuwandeln → Weisen Sie diese sofort zu und planen Sie sie ein.
Beginnen Sie mit der Priorisierung von Aufgaben, um Ihren Workflow zu optimieren
Unser Tipp: Befolgen Sie die Schritte und Methoden zur Priorisierung von Aufgaben in diesem Leitfaden. Fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort und probieren Sie ClickUp aus, unsere Softwarelösung für die Aufgaben-Automatisierung.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! Zu wissen, wie man Aufgaben priorisiert, ist unerlässlich, um Stress zu reduzieren und nicht mehr unter Druck zu arbeiten. Aber nur bei einer Automatisierung von Aufgaben erkennen Sie den Wert einer priorisierten Liste mit ClickUp Aufgaben!
Häufig gestellte Fragen
Wie lassen sich Aufgaben bei der Arbeit am besten priorisieren? Verwenden Sie Frameworks wie Eisenhower, MoSCoW oder RICE Scoring, um Dringlichkeit und Auswirkungen zu bewerten. Implementieren Sie diese dann mithilfe der anpassbaren Felder und Filter von ClickUp.
Wie kann ich unerwartete oder dringende Aufgaben bewältigen? Nutzen Sie die Drag-and-Drop-Aufgabenansichten und Tools zur Workload-Verteilung von ClickUp, um schnell neue Prioritäten zu setzen, ohne die Sichtbarkeit zu verlieren.
Welche Tools helfen bei der Priorisierung? ClickUp bietet Vorlagen, KI-Vorschläge und mehrere Ansichten, um verschiedene Priorisierungsmethoden zu unterstützen – alles auf einer einzigen Plattform.