<strong>Verwaltung von Projektleistungen mit Vorlagen & Beispielen</strong>

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Teams werfen heutzutage mit dem Begriff „Projektleistungen” um sich wie mit Bonbons bei einer Parade. Manchmal ist es schwierig zu bestimmen, was Ihr Client oder Ihre internen Teammitglieder meinen, wenn sie diesen Begriff verwenden.

Und es ist noch schwieriger, sich auf eine gemeinsame Linie zu einigen, wenn Sie keinen klar definierten Prozess zur Festlegung und Verwaltung der Projektleistungen haben. Ohne strategisches Projektmanagement scheitern laut dem Project Management Institute 67 % mehr Projekte vollständig.

Kein Wunder, dass Ihrem Projektmanager wahrscheinlich übel wird, wenn jemand einem ohnehin schon schlecht geplanten Projekt noch ein weiteres Ergebnis hinzufügt.

Keine Angst! Wir sind hier, um Ihnen zu helfen!

Wir helfen Ihnen dabei, herauszufinden, wie Sie Ihren Kunden kontinuierlich einen Wert bieten, Aufgaben für das Umfangsmanagement priorisieren und die Ressourcenverteilung optimieren können.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie interne und externe Teams auf die Ziele des Projekts abstimmen, damit Ihre Clients zufrieden sind, Ihre Teams effizienter arbeiten und Ihre Gewinnmargen im grünen Bereich bleiben.

Was sind Ergebnisse eines Projekts?

Projektleistungen sind die einzelnen Aufgaben, die den Gesamtumfang eines Projekts erfüllen und zu den Projektzielen beitragen.

Genauso wie Rom nicht an einem Tag erbaut wurde, können Sie Projekte nicht ohne Beiträge fertigstellen. Das sind die Projektleistungen: die Bausteine Ihres Projektplans.

Arten von Projekt-Ergebnissen

Die Art der Ergebnisse hängt von der Funktion und dem Team ab, das für die Umsetzung verantwortlich ist. Beispiel:

Intern vs. extern

Ergebnisse sind nicht nur für Clients wichtig. Sie helfen auch Ihren internen Teams dabei, den Überblick zu behalten.

Ein internes Ergebnis könnte beispielsweise ein Blog-Entwurf sein, den ein Content-Autor Ihrem Team für die Bearbeitung vorlegt. Ein externes Ergebnis wäre der endgültige Blog-Entwurf, den der Content-Autor dem Client präsentiert.

Prozess vs. Produktivität

Prozessergebnisse sind prozedurale Aufgaben, die dazu beitragen, das Projekt voranzubringen (z. B. Checkliste für die Markenprüfung). Produktergebnisse hingegen erfüllen die im Projektumfang beschriebenen Spezifikationen der Dienstleistungen (z. B. fertiggestellter Branding-Leitfaden).

Groß vs. klein

Es ist entscheidend, die Ergebnisse nach ihrer Größe oder ihren Auswirkungen auf den Projektfortschritt zu unterteilen, damit Sie den Workload genau einschätzen und die Ressourcenzuweisung priorisieren können. Ein großes Ergebnis für ein Website-Entwicklungsprojekt wäre beispielsweise die Fertigstellung der Produktkatalog-Datenbank.

Ein kleines Ergebnis könnte hingegen die Erstellung von Vorlagen für einzelne Produktseiten sein.

Materiell vs. immateriell

Einige Projektelemente erfordern keine physische Übergabe. Diese Ressourcen sind jedoch für den Erfolg des Projekts nach wie vor unerlässlich. Dies bezieht sich auf immaterielle Projektleistungen.

Beispielsweise ist der Wissenstransfer in Form eines Onboarding- und Schulungsprogramms für Clients entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Allerdings umfasst dies möglicherweise keine physische Übergabe von Dokumenten.

Konkrete Ergebnisse sind Teile eines Projekts, die Form und Substanz haben. Ein konkretes Ergebnis wäre beispielsweise ein Schulungshandbuch.

Beispiele für Projektleistungen für verschiedene Teams

Die Projektleistungen unterscheiden sich je nach Ihrem Team. Um Ihnen eine bessere Vorstellung von den Projektleistungen zu vermitteln, finden Sie hier vier Beispiele für Projektleistungen von Teams:

Marketingteams:

Design Teams:

Produktteams:

HR-Teams:

Was sind keine Projektleistungen?

In jeder Tüte mit Süßigkeiten für die Parade befinden sich wahrscheinlich mindestens ein paar Stücke, die sich als Süßigkeiten tarnen (ich meine dich, Tootsie Rolls). In ähnlicher Weise haben Menschen manchmal Schwierigkeiten, zwischen den Projektleistungen und anderen Teilen des Projekts zu unterscheiden, wie zum Beispiel:

Diese Aspekte sind wichtige Bestandteile eines Projekts – sie sind nur keine Projektleistungen.

So wählen Sie Projektleistungen für Ihr Team aus

Nachdem Sie nun wissen, was für Ihre internen und externen Projektleistungen in Frage kommt, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie die Leistungen für ein bestimmtes Projekt auswählen sollen.

Zunächst einmal gibt es keine festgelegte Anzahl von Projektleistungen; die Anzahl der Leistungen hängt von den Projektanforderungen, der Zeitleiste, dem Budget und den vereinbarten Bedingungen ab. Diese Elemente sollten jedoch Ihrer Projekthierarchie (auch bekannt als Work Breakdown Structure oder WBS ) unterworfen werden, bevor Sie mit der Identifizierung der Projektleistungen fortfahren.

Dies hilft Ihrem internen Team, die Kontinuität des Workflows über alle Projekte hinweg aufrechtzuerhalten.

Um die Ergebnisse für Ihr Projekt mit dem Client zu ermitteln, unterteilen Sie den Auftrag in kleine Aufgaben. Fragen Sie sich zunächst, was die Ziele des Projekts sind und wie Ihr Produkt zur Erreichung dieser Ziele beiträgt.

Sehen Sie sich dann an, welche umsetzbaren ClickUp-Aufgaben erforderlich sind, um dieses Produkt oder diese Dienstleistung zu liefern und das Projektziel zu erreichen. Diese umsetzbaren Aufgaben sind Ihre Projektleistungen.

Angenommen, ein Client beauftragt Ihr Team mit einer Instagram-Marketingkampagne. In Unterhaltungen mit dem Client vereinbaren Sie, dass der Arbeitsumfang 10 statische Beiträge und Reels umfasst, um die Kampagnenziele zu erreichen.

Für Ihre Texter, Designer und Videoproduzenten gibt es 10 statische Bilder, Bildunterschriften und Videos. Diese Aufschlüsselung der Projektleistungen gibt Ihnen und Ihrem Team einen klaren Überblick über die anstehenden Arbeiten und hilft Ihnen, Ressourcen zuzuweisen, den Rahmen und das Budget einzuhalten und termingerecht zu liefern.

Schritte zur Verwaltung der Projektergebnisse

Wenn Sie schon einmal mit Clients zusammengearbeitet haben, wissen Sie, dass ständig zufällige Aufgaben auftauchen. Tatsächlich ergab der „Rebel's Guide to Projektmanagement“, dass 59 % der Projektmanager angeben, zwischen zwei und fünf Projekte gleichzeitig zu verwalten.

Wie gehen Sie oder Ihr Projektmanager mit den Projektleistungen um, wenn Sie mehrere Kundenprojekte gleichzeitig jonglieren? Legen Sie von Anfang an klare Prioritäten und Aufgabenverantwortliche fest und delegieren Sie die Routinearbeiten an die KI.

1. Legen Sie den Umfang der Arbeit fest und holen Sie die schriftliche Zustimmung aller Beteiligten ein.

Überlassen Sie Ihr Projekt nicht dem Zufall. Beginnen Sie jedes Projekt, indem Sie die Anforderungen gemeinsam mit dem Client in Ihrem Kickoff-Meeting skizzieren. Legen Sie für jede Aufgabe den Projekttyp, die Priorität, die verfügbaren Stunden und das Budget fest.

Sobald Sie die Projektleistungen festgelegt haben, ist es von größter Bedeutung, dass die internen und externen Projektbeteiligten diesen zustimmen und eine schriftliche Vereinbarung über das Geschäft (auch als Projektcharta bezeichnet) unterzeichnen.

Dieses Dokument dient als zentrale Informationsquelle, falls es im Laufe des Projekts zu Streitigkeiten kommt, und vereint Sie und Ihren Client im Hinblick auf ein gemeinsames Ziel. Die Projektcharta umreißt Erwartungen und Befugnisse und delegiert Verantwortlichkeiten an interne und externe Stakeholder.

Die Unterzeichnung einer Vereinbarung bedeutet nicht, dass sich Ihre Projekte nicht weiterentwickeln können. Sie ermöglicht Ihnen lediglich, den Projektumfang erneut zu überprüfen und Ihr Team vor Überlastung und Unterbezahlung zu schützen.

2. Bestimmen Sie die Bandbreite Ihres Teams und verteilen Sie die Arbeit entsprechend.

Verteilen Sie die Workload entsprechend den Fähigkeiten und individuellen Kapazitäten Ihres Teams. Überwachen Sie, woran Teams und Einzelpersonen arbeiten, welche Anforderungen die einzelnen Projektleistungen stellen und welche Prioritäten das Team hat, um die Aufgaben gleichmäßig zu verteilen.

Leichter gesagt als getan, wenn Sie in mehreren Projekten versinken! Aber mit der ClickUp -Workload-Ansicht ist es so einfach wie das Öffnen Ihres Dashboards.

ClickUp erleichtert Ihnen das Leben, indem es die Workload anhand der spezifischen Produktionsmetriken Ihres Teams statt anhand allgemeiner Messungen der Produktivität verfolgt. Die vollständig anpassbaren Workload-Features von ClickUp umfassen benutzerdefinierte Felder, sodass Sie die Workload Ihres Teams auf eine Weise verfolgen können, die zu Ihrer Teamdynamik und Ihren Prozessleistungen passt.

Einige Teams bevorzugen es möglicherweise, die Workload in Sprint-Punkten zu messen, während andere die Workload anhand des Aufgabenvolumens oder der Zeitschätzungen messen. Die Verwendung eines zentralisierten Projektmanagement-Tools ist die Grundlage für ein effizientes Teammanagement, unabhängig davon, wie Ihr Unternehmen die Workload des Teams misst.

Beispielsweise gaben 93 % der Mitarbeiter von STANLEY Security an, dass die Umstellung auf ClickUp ihnen dabei geholfen hat, ihre Arbeit besser zu organisieren und Prioritäten zu setzen. Darüber hinaus berichteten 72 % der Mitarbeiter von einer Verringerung ihrer Arbeitsüberlastung und ihres Stresses.

3. Automatisieren Sie die Routinearbeit, um sich besser auf wichtige Aktivitäten konzentrieren zu können.

Die Projektqualität kann leicht leiden, wenn Sie mit Verwaltungsaufgaben für Kunden und der Kommunikation mit dem Team überlastet sind. Die gute Nachricht ist, dass die Automatisierung Ihnen diese mühsame Arbeit abnehmen kann.

In ClickUp können Teams Tags verwenden, um andere automatisch zu benachrichtigen, wenn interne oder externe Ergebnisse fertig sind, und so die Projektziele vorantreiben. Tags der Automatisierung hinterlassen außerdem einen klaren Prüfpfad mit direkten Links zu den Ergebnissen, wodurch die Notwendigkeit für ständiges Hin und Her bei der Abfrage von Projektaktualisierungen reduziert wird.

Unternehmen, die ClickUp nutzen, berichten uns, dass sie dank unseres Tools mehr Zeit haben, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Tatsächlich ergab dieselbe Studie von STANLEY Security, dass 86 % der Mitarbeiter mit Hilfe der ClickUp-Automatisierung mehr Zeit für wichtige Aufgaben aufwenden konnten und 80 % eine Verbesserung der Teamarbeit feststellten.

Die Auswirkungen der Automatisierung beschränken sich auch nicht nur auf Anekdoten von Mitarbeitern. Ein Bericht von McKinsey hat ergeben, dass zwei Drittel der Unternehmen mehrere Vorteile durch automatisierte Workflows sehen, darunter – aber nicht nur – die Verbesserung der Produktqualität, die Senkung der Kosten und die Steigerung der Kundenzufriedenheit.

4. Beheben Sie Projektprobleme, bevor sie sich auf die Projektergebnisse auswirken.

Ein effizientes Projektmanagement antizipiert Probleme und mindert deren Auswirkungen, bevor sie sich auf die Projektleistungen auswirken. Dieser proaktive Ansatz ist jedoch fast unmöglich, wenn Sie nicht über die richtigen tools verfügen.

ClickUp löst dieses Problem, indem es mit einem einzigen Klick eine umfassende Ansicht des Projektstatus in Echtzeit bietet. Ein Projektmanager kann den Projektfortschritt anhand mehrerer Metriken genau im Auge behalten, um Verzögerungen zu vermeiden, bevor sein Team Meilensteine im Projektzeitplan verpasst oder das Budget überschreitet.

Wenn Sie auf einen Blick erkennen können, ob ein Projekt in die falsche Richtung läuft, können Sie mit ClickUp ganz einfach einen Mediationsplan für den Projektumfang erstellen, bevor es außer Kontrolle gerät. Sie können sogar den Status von Projekten anhand des verbleibenden Budgets, der verbleibenden Stunden, des Status und vielem mehr überprüfen.

7 Vorlagen für Projektleistungen für den Einstieg

Möchten Sie alle Aufgaben Ihres Projekts schneller verwalten? Wir kümmern uns um den Umfang Ihres Projekts.

Verwenden Sie eine (oder mehrere!) unserer sieben wichtigsten Vorlagen für Projekt-Ergebnisse, um ClickUp in Aktion zu sehen. Sie nutzen bereits eine andere Plattform?

Das ist in Ordnung!

Wir haben es Ihnen leicht gemacht, Ihre Projekte und Aufgaben in ClickUp zu importieren. Suchen Sie sich also die Vorlage(n) aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, und machen Sie sich bereit für eine neue Ära!

1. ClickUp-Vorlage für budgetiertes Projektmanagement

Benötigen Sie eine Ansicht Ihrer Aufgaben nach Projekttyp, Status, Mitarbeiter, Fertigstellungsgrad oder verbleibendem Budget? Dann werden Sie die benutzerfreundliche ClickUp-Vorlage für budgetiertes Projektmanagement lieben.

Beginnen Sie mit einigen voreingestellten Aufgaben und Unteraufgaben, um zu sehen, wie Ihr Projektbudget in ClickUp nach Aufgaben verwaltet werden kann.

2. ClickUp-Vorlage „Getting Things Done“

Welche Projektergebnisse stehen noch aus, sind bereits erledigt, geplant oder delegiert? Mit der ClickUp-Vorlage „Getting Things Done“ (GTD), die auf dem GTD-System von David Allen basiert, können Sie alle Ihre Projekte und Aufgaben organisieren, indem Sie sie erfassen und in umsetzbare Arbeitsaufgaben unterteilen.

Diese Vorlage macht es Ihnen leicht:

3. ClickUp-Vorlage für die Wirkungs-Aufwand-Matrix

Arbeiten Sie teamübergreifend zusammen und stellen Sie vor Beginn eines Projekts die Abstimmung sicher, indem Sie den Wert und das Risiko der Aufgabe in dieser ClickUp-Listenvorlage berücksichtigen. Die ClickUp Impact Effort Matrix-Vorlage dient als visuelle Liste, um den Grad der „Zuständigkeit“ für die Fortsetzung der Aktivität anzuzeigen, bevor Sie ein Projekt abschließen können.

Die Listenansicht von ClickUp ermöglicht Teams die Zusammenarbeit durch die Erstellung benutzerdefinierter Felder und Priorisierungseinstellungen, um Ihren Workflow zu vereinfachen, unabhängig davon, ob Sie externe oder interne Ergebnisse verarbeiten.

4. ClickUp-Projektcharta-Vorlage

Die Projektcharta-Vorlage von ClickUp ist Ihre einfache Lösung, um alles, was Sie für Ihr Projekt benötigen, von Anfang bis Ende zu dokumentieren. In diesem ClickUp-Dokument können Sie den Projektumfang ganz einfach verwalten und haben folgende Möglichkeiten:

5. ClickUp PMO-Team-Vorlage

Suchen Sie nach einer einfachen Einführung in das Projektmanagement innerhalb einer Aufgabenmanagement-Plattform? Verwenden Sie die PMO-Team-Vorlage von ClickUp, um Ihre Aufgaben in Phasen zusammen mit Fälligkeitsdaten, Prioritäten, zugewiesenen Teams und Mitwirkenden sowie dem Projektbudget anzuzeigen.

Mit dieser Vorlage können Sie Ihren Prozess des Projektmanagements schnell durchlaufen, indem Sie:

6. ClickUp-Vorlage für den Workload von Mitarbeitern

Wenn Sie den Prozess der Nachverfolgung der Workload Ihrer Mitarbeiter beschleunigen möchten, ist die Vorlage „Employee Workload Template” von ClickUp der perfekte Ausgangspunkt. Mit dieser Vorlage können Sie Mitglieder des Teams hinzufügen, Projekte zuweisen, Zeitschätzungen hinzufügen, das Aufgabenvolumen nutzen oder anhand von Sprint-Punkten nachverfolgen, wer an welcher Aufgabe arbeitet.

Mit unseren Features zum Workload-Management können Projektleiter die Ressourcen und Arbeitslasten ihres Teams verwalten, sodass Sie neue Projekte einfach planen und Aufgaben oder Projekte entsprechend der Team-Kapazität zuweisen können. Jetzt haben Sie einen Überblick über Ihre einzelnen Mitwirkenden und wissen, wie viel Arbeit tatsächlich verteilt ist.

7. ClickUp-Vorlage für die Arbeitsaufteilung auf dem Whiteboard

Verschaffen Sie sich mit dieser ClickUp-Whiteboard-Vorlage einen Überblick, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft. Mit dieser ClickUp-Vorlage zur Arbeitsaufteilung können Sie externe oder interne Ergebnisse für jede Phase und jeden Schritt des beteiligten Teams nachverfolgen.

Einer der besten ersten Schritte, die Sie unternehmen können, um ein größeres Projekt in ClickUp aufzubauen, besteht darin, den Gesamtumfang in kleinere Projektleistungen aufzuteilen.

Bonus: WBS-Software

Effektives Management von Projektleistungen mit ClickUp

ClickUp ist die einzige App, die alle anderen ersetzt. Aufgaben, Dokumente, Chats und mehr werden in einer Software für Projektmanagement mit über 1.000 Integrationen zusammengeführt, sodass Sie die Projektleistungen effektiv verwalten können.

Die Möglichkeit für jedes Team, in einem System zusammenzuarbeiten, schafft eine beispiellose Transparenz im gesamten Unternehmen und ermöglicht eine effizientere Projektdurchführung. Ermöglichen Sie Ihrem Team, Kapazitäten schnell zu identifizieren, Projekte insgesamt genauer zu planen und letztendlich die Projektleistungen voranzutreiben, anstatt sie nur zu verfolgen.

Sie müssen keine Angst mehr vor Fortschrittsberichten für Ihre Clients haben. Erleben Sie, wie es sich anfühlt, Projektleistungen zu verwalten, anstatt sich von ihnen verwalten zu lassen.

Wählen Sie aus einer Vielzahl von Vorlagen für das Projektmanagement in unserer Bibliothek und beginnen Sie noch heute mit ClickUp, Ihre Projektleistungen zu verwalten!