Für manche Teams ist nicht die Ausführungsphase das Problem, sondern die Planungsphase, die ihnen echte Kopfzerbrechen bereiten kann. Über Aufgaben nachzudenken und zu entscheiden, welche davon abgeschlossen werden sollen, ist oft der mühsamste Schritt bei jedem Vorhaben, sei es privat oder beruflich.
Glücklicherweise gibt es genau die richtige Lösung für Ihre Planungsprobleme: Getting Things Done (GTD)-Vorlagen! Mit ihnen wird das Aufgabenmanagement zum Kinderspiel und Sie können sich auf das konzentrieren, was am Ende des Tages zählt – das Handeln.
Um Ihnen bei der Suche nach dem für Sie am besten geeigneten Tool zur Aufgabenplanung zu helfen, haben wir eine Liste der 10 besten kostenlosen GTD-Vorlagen erstellt. Wir werden ihre Funktionen erkunden und Ihnen zeigen, wie Sie das Beste aus jeder Vorlage herausholen können.
Was ist eine GTD-Vorlage?
Getting Things Done (GTD) ist eine Methode zum Aufgabenmanagement, die von David Allen, einem renommierten Experten für Produktivität, entwickelt wurde. Der Zweck von GTD ist es, Menschen dabei zu helfen, Aufgabenangst zu überwinden und ihre Ziele in fünf einfachen Schritten zu erreichen:
- Aufgaben an einem Ort erfassen
- Klärung und Entscheidung, ob eine Aufgabe umsetzbar ist oder zurückgestellt werden kann
- Organisieren nach Kategorien
- Reflektieren, überprüfen und aktualisieren
- Engagement und Fertigstellung
Ein wesentlicher Bestandteil des GTD-Systems ist ein „Sammeltool”, d. h. eine Vorlage, die alle Elemente miteinander verbindet. GTD-Vorlagen sind vorgefertigte Rahmenwerke, mit denen Sie Aufgaben sammeln, organisieren und priorisieren können, während Sie die Nachverfolgung des Fortschritts jedes Schrittes durchführen.
Mit GTD-Vorlagen können Sie effizienter planen und arbeiten. Mit einem klaren Fahrplan vor Augen ist es schwieriger, wichtige Aufgaben oder Termine zu übersehen. Wenn Sie wissen, was Sie zu erledigen haben, können Sie sich darauf konzentrieren, die besten Ergebnisse zu erzielen, sei es für Ihre persönliche oder berufliche Entwicklung. ?
Was macht eine gute GTD-Vorlage aus?
Eine gute GTD-Vorlage hat die folgenden Eigenschaften:
- Funktionalität: Unterstützt den gesamten GTD-Prozess – von der Erfassung von Aufgaben bis zur Nachverfolgung des Fortschritts.
- Einfachheit: Mit einem übersichtlichen, aufgeräumten Layout und einfach zu bedienender wöchentlicher Überprüfung.
- Flexibilität: Ermöglicht es Ihnen, die Vorlage zu skalieren und an verschiedene Szenarien anzupassen.
- Barrierefreiheit: Bietet Zugriff auf mehreren Geräten, sodass Sie auch unterwegs die Bearbeitung vornehmen können.
- Integration: Lässt sich nahtlos mit anderen von Ihnen verwendeten Tools für die Produktivität verbinden.
Die 10 besten GTD-Vorlagen für persönliche Produktivität
Verbringen Sie nicht mehr Zeit damit, über Aufgaben nachzudenken, als sie auszuführen. Nutzen Sie eine dieser 10 fantastischen GTD-Vorlagen und sparen Sie sich die Mühe!
Ganz gleich, ob Sie ein erfahrener GTD-Anwender oder ein Neuling in dieser Methode sind, diese Vorlagen bringen Klarheit und Kontrolle in Ihren täglichen Workflow. Außerdem sind sie kostenlos nutzbar!
1. ClickUp-Vorlage „Getting Things Done“
Wenn Vorlagen Gebäude wären, wäre diese ClickUp Getting Things Done-Vorlage ein Wolkenkratzer! Sie verfügt über viele Ebenen mit Features und benutzerdefinierten Elementen, mit denen Sie alle Projekte und Aufgaben, die das Leben Ihnen stellt, verwalten können. ?
Auf den ersten Blick mag es überwältigend erscheinen, aber die Vorlage enthält eine Anleitung, die Ihnen die Navigation erleichtert. Das Gleiche gilt für die meisten anderen Vorlagen in dieser Liste!
Als Vorlage auf Ordner-Ebene enthält sie zahlreiche Listen und Ansichten. Beginnen Sie damit, alle Ihre Aufgaben in der Liste „Posteingang“ zu erfassen und zu beschreiben. Anschließend können Sie deren Dauer schätzen, sie je nach erforderlichem Aufwand auf einer Skala von eins bis fünf bewerten und entscheiden, ob sie umsetzbar sind, wie es Allen, der Ersteller der GTD-Methode, empfiehlt.
Der nächste Schritt besteht darin, die Aufgaben in geeignete Kategorien zu organisieren. Sie können ihnen einen Kontext zuweisen, indem Sie Tags wie „Arbeit“, „Zuhause“ oder eine benutzerdefinierte Kategorie verwenden. Sie können sie auch in anderen Listen sortieren, darunter:
- Geplant: Enthält eine Kalender-Ansicht für Ihre zeitlich festgelegten Aufgaben.
- Projektliste: Hilft Ihnen dabei, Projekte, d. h. komplexe Aufgaben, aufzuteilen und zu priorisieren.
- Referenz: Bezieht sich auf Materialien, die für zukünftige Aufgaben hilfreich sein könnten.
Die Vorlage verfügt über vier Optionen für Automatisierungen, mit denen Sie Zeit sparen können, z. B. das Verschieben von Aufgaben aus dem Posteingang in geplante Listen, sobald sich ihre Fälligkeitsdaten ändern. Und das Beste daran: Sie können sie jederzeit an Ihren bevorzugten GTD-Workflow benutzerdefiniert anpassen!
2. ClickUp-Vorlage für „Getting Things Done“-Boards
Die Getting Things Done-Board-Vorlage von ClickUp macht Ihre täglichen Verpflichtungen weniger einschüchternd, indem sie diese auf einfache und ansprechende Weise darstellt.
Es handelt sich um eine anfängerfreundliche Vorlage auf Listenebene mit zwei Anzeigemodi, d. h. Ansichten. Die erste ist ein Kanban-Board, das Aufgaben als Karten anzeigt. Mit Bildern und bunten Tags verleiht es einem ansonsten alltäglichen Prozess eine erfrischende Note. ?
Die andere Ansicht enthält dieselben Informationen, ist jedoch im traditionellen Format für To-do-Listen angelegt.
Die Verwendung der Vorlage ist eine stressfreie Erfahrung in Sachen Produktivität. Fügen Sie in der Listenansicht oder der Board-Ansicht neue Aufgaben hinzu und geben Sie relevante Informationen dazu ein, wie zum Beispiel:
- Zeitschätzungen
- Kategorie-Tags für verschiedene Lebensbereiche wie Geschäft, Zuhause und Fitness
- Kontext-Tags wie „Persönlich“, „Computer“, „Anruf“ und „Papierkram“
- Energiebewertungen
- Prioritätskennzeichnungen
Standardmäßig werden Aufgaben nach Status gruppiert. Um den Status einer Aufgabe zu aktualisieren, ziehen Sie sie per Drag & Drop in das entsprechende Gruppenfeld. Sie können auch die Gruppierungs- und Sortierkriterien sowie alle anderen Vorlagenelemente benutzerdefiniert anpassen.
3. ClickUp-Vorlage für das Getting Things Done-Framework
Egal, ob Sie ein GTD-Veteran oder ein Neuling sind, diese ClickUp-Vorlage für das Getting Things Done-Framework ist Ihre Eintrittskarte erster Klasse in die Welt der Produktivität! ?
Es bietet zahlreiche Funktionen, ist aber dennoch einfach und intuitiv zu bedienen. Es handelt sich um eine Vorlage auf Ordner-Ebene mit vier Listen:
- Ideen: Ein Ort, an dem Sie potenzielle und aufgegebene Aufgaben speichern und Referenzen für später hinterlassen können.
- Zu erledigen: Eine Liste mit definierten Dringlichkeitsstufen und Abhängigkeiten
- Kalender: Eine Liste geplanter Aufgaben und eine interaktive Kalenderansicht der Aktivitäten
- Projekte: Eine Liste anstehender mehrstufiger Aufgaben
Auf der Ordner-Ebene finden Sie die Master-Aufgabenlistenansicht, die alle Aufgaben der vergangenen Woche und andere Aufgaben enthält, unabhängig davon, zu welcher Liste sie gehören.
Die Vorlage enthält auch ein GTD-Flussdiagramm in der Whiteboard-Ansicht. Dieses praktische Diagramm hilft Ihnen, den gesamten GTD-Prozess in ClickUp zu verstehen. Es umfasst eine Reihe von Aktionen und Fragen, die Sie sich stellen können, um zu entscheiden, was Sie mit jeder Aufgabe tun möchten, die Ihnen begegnet. Sie können es gerne benutzerdefiniert an Ihren individuellen Workflow anpassen.
4. ClickUp-Vorlage für einfache Aufgabenverwaltung
Manchmal ist die einfachste Lösung die effektivste. Die ClickUp-Vorlage für einfaches Aufgabenmanagement verkörpert diese Philosophie mit ihrem minimalistischen Design und ihren robusten Funktionen.
Sie können zwischen zwei Ansichten mit denselben Infos wählen: Liste oder Board. Wenn Sie an Tabellenkalkulationen gewöhnt sind, finden Sie die Listenansicht möglicherweise praktischer, während visuelle Typen in der Regel die Board-Ansicht bevorzugen.
Unabhängig davon, wer Sie sind, verwenden Sie die Vorlage, um alle Ihre Aufgaben und zugehörigen Informationen zu sammeln. Weisen Sie Aufgaben zu, legen Sie Zeitleisten fest und priorisieren Sie diese, indem Sie Dringlichkeitsbeschreibungen zuweisen.
Die Einfachheit dieser Vorlage gibt Ihnen auch die Freiheit, sie individuell anzupassen. Fügen Sie neue Listen oder Ansichten hinzu und passen Sie die Vorlage an verschiedene Kontexte an. Sie können beispielsweise mit Mind Map oder Whiteboard Brainstorming betreiben oder sogar Google Docs-Dateien einbetten und diese in der Plattform bearbeiten.
5. ClickUp-Vorlage „Zu erledigende Aufgaben“
Obwohl sie nicht vollständig der GTD-Methodik entspricht, kann diese Work To Do-Vorlage von ClickUp dennoch Ihre Produktivität steigern. Sie bietet ein dynamisches und anpassbares Aufgabenmanagementsystem, das sich für jedes Team und jedes Geschäft eignet.
Diese Vorlage auf Listenebene umfasst drei Ansichten:
- Aufgabenliste
- Wochenkalender
- Monatskalender
In der Listenansicht finden Sie eine umfassende Liste aller Aktivitäten. Diese sind in tägliche, wöchentliche und monatliche Gruppen unterteilt, die den zugewiesenen Zeitrahmen für die Erledigung angeben. In den Feldern auf der rechten Seite können Sie weitere Informationen wie Status, Fälligkeitsdatum und Priorität angeben. Geben Sie im Feld „Aufgabentyp“ die für die Aufgabe zuständige Abteilung an, z. B. Marketing oder IT.
In der Kalender-Ansicht können Sie Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um sie zu planen oder neu zu terminieren. Wenn Sie bereits eine bevorzugte Kalender-App haben, können Sie eine Synchronisierung durchführen, um Ihren Workflow zu optimieren. ?️
Obwohl diese Vorlage für den geschäftlichen Gebrauch konzipiert ist, können Sie sie ganz einfach für den privaten Gebrauch anpassen. Sie müssen lediglich die Kategorien für die Arten der Aufgaben durch Ihre eigenen ersetzen, und schon kann es losgehen!
6. ClickUp-Kalender-Liste-Vorlage für Dinge, die zu erledigen sind
Die ClickUp-Kalender-To-Do-Liste-Vorlage verbindet nahtlos Aufgabenorganisation und Zeitmanagement. Sie ist ein unverzichtbares GTD-Tool für alle, die mit Terminen zu kämpfen haben und ihre Planung optimieren möchten. ⏰
Wie Sie der Listenansicht „Terminliste“ entnehmen können, wurde die Vorlage speziell für Manager entwickelt, damit diese die Arbeit ihrer Mitarbeiter organisieren können. Sie können die Vorlage jedoch auch für den persönlichen Gebrauch anpassen, indem Sie Namen durch Aktivitäten ersetzen und einige weitere Änderungen vornehmen.
Neben den traditionellen Listenansichten und Kalenderansichten enthält die Vorlage eine Ansicht für Besprechungsanfragen. Passen Sie diese benutzerdefiniert an und senden Sie sie an andere, seien es Kollegen oder Freunde. ClickUp erstellt automatisch eine Aufgabe anhand der angegebenen Informationen und spart Ihnen so Zeit und Aufwand.
Wenn Sie die Vorlage für die Arbeit verwenden möchten, werden Sie sich über die integrierte Zeiterfassung freuen. Sie finden diese Option, indem Sie auf eine Aufgabe klicken und die Ablage öffnen. In der Ablage können Sie auch Abhängigkeiten, Unteraufgaben und Kommentare hinzufügen.
7. ClickUp-Vorlage für tägliche Aufgaben, die zu erledigen sind
Ein weiteres Tool für die Nachverfolgung Ihrer täglichen Verpflichtungen ist die ClickUp-Vorlage „Daily Things To Do” (Tägliche Aufgaben). Sie ist zwar einfach, erfüllt aber ihren Zweck hervorragend. Sie hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihre täglichen Aufgaben zu behalten und sicherzustellen, dass nichts unter den Tisch fällt.
Wenn Sie bisher noch kein tool zur Aufgabenverwaltung verwendet haben, ist diese Vorlage ein hervorragender Ausgangspunkt.
Es handelt sich um eine Vorlage auf Aufgabenebene, die alle ihre Funktionen offenlegt, sobald Sie die Taskleiste öffnen. Sie enthält drei Checklistenkategorien: Persönlich, Arbeit und Schule. Wie üblich können Sie diese sowie fast alle anderen Elemente benutzerdefiniert anpassen.
Verwenden Sie die Vorlage, indem Sie alle Aufgaben in den entsprechenden Checklistenkategorien auflisten. Bewerten Sie die Workload des Tages, indem Sie den Schwierigkeitsgrad aus dem Dropdown-Menü auswählen, oder fügen Sie Dateien und Kommentare hinzu, um zusätzliche Info einzufügen. Sie können auch die Nachverfolgung der Zeit durchführen, um einen Einblick zu erhalten, wie viel Aufwand bestimmte Aufgaben erfordern. Haben Sie Gedanken zu einem bestimmten Thema? Notieren Sie diese in den Kommentaren. ?
Wenn Sie Aufgaben abgeschlossen haben, haken Sie die entsprechenden Kontrollkästchen an. Der Fortschrittsbalken wird automatisch entsprechend der Anzahl der täglich abgeschlossenen Aufgaben aktualisiert. Sie können alle Änderungen im Protokoll auf der rechten Seite der Checkliste überprüfen.
8. ClickUp-Vorlage für den täglichen Aktionsplan
Steht ein wichtiges Ereignis bevor? Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für den täglichen Aktionsplan, um alle damit verbundenen Aufgaben zu organisieren und zu verwalten. Es handelt sich um ein vielseitiges Projektmanagement-Tool, das Ihnen hilft, alle Ihre Vorhaben zu überblicken.
Diese Vorlage auf Listenebene verfügt über drei benutzerdefinierte Ansichten:
- Aktionsschritte: Eine Listenansicht mit allen Schritten eines Projekts und begleitenden Infos wie zugewiesene Abteilung, Fälligkeitsdaten, Priorität und Komplexität.
- Ziele: Eine Board-Ansicht der Aufgaben und Unteraufgaben, organisiert nach Abteilungen
- Zeitleiste: Eine horizontale Zeitleistenansicht, die die Abfolge der Aktionen für jede Abteilung anzeigt, definiert durch Fälligkeitsdaten, Abhängigkeiten und andere Info aus der Listenansicht.
Dank der Flexibilität von ClickUp können Sie die Vorlage an alle Arten von Ereignissen und Projekten anpassen.
9. Excel-Liste zum Zu erledigen von Vertex42
Wenn Excel Ihr bevorzugtes Werkzeug ist, werden Sie diese Excel-Liste zum Erledigen von Aufgaben von Vertex42 zu schätzen wissen. Damit können Sie die täglichen Aufgaben sammeln, bewerten und deren Fortschritt verfolgen – ganz im Stil einer Tabellenkalkulation!
Beginnen Sie damit, alle Ihre Aufgaben oder Projekte in der ersten Spalte aufzulisten. In den folgenden Spalten können Sie die Fälligkeitsdaten festlegen, den Status aktualisieren, die Priorität angeben und Notizen hinzufügen. Sie können Aufgaben auch anhand des PICK-Modells bewerten:
- Möglich: Einfach, geringer Wert
- Umsetzung: Einfach, hoher Wert
- Herausforderung: Schwierig, hoher Wert
- Kill: Schwierig, geringer Wert
Auf der Registerkarte „Liste“ können Sie die benutzerdefinierten Dropdown-Kategorien für die Spalten „AUSWAHL“, „Status“ und „Priorität“ anpassen.
Was diese Vorlage so besonders macht, sind ihre voreingestellten bedingten Formatierungsregeln. Wenn beispielsweise der Status einer Aufgabe auf „fertiggestellt” wechselt, werden alle Infos grau dargestellt, sodass sie unter den aktiven Aufgaben weniger auffallen.
10. Google Tabellen Basic Getting Things Done Vorlage von Template. net
Trotz ihres Namens ist diese Google Tabellen Basic Getting Things Done-Vorlage von Template.net alles andere als einfach! Sie enthält alles, was Sie benötigen, um Ihre GTD-Strategie umzusetzen und Ihre Projekte perfekt zu planen.
Die Vorlage enthält mehrere Registerkarten. Die wichtigste davon ist „Zusammenfassung“, die Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Infos und den Gesamtfortschritt gibt. Die anderen Registerkarten können Sie für verschiedene GTD-Aufgabenkategorien verwenden, z. B.:
- Posteingang
- Warteliste für die Liste
- Projektliste
- Irgendwann/Vielleicht-Liste
Jede Registerkarte hat ein einzigartiges Layout, das an die Aufgabenkategorie angepasst ist. Die Registerkarte „Posteingang“ verfügt beispielsweise über verschiedene Spalten für die Bewertung der Aufgaben, was für die frühe Triage-Phase von entscheidender Bedeutung ist.
Als Google Tabellen-Dokument speichert diese Vorlage Ihren Fortschritt automatisch in der Cloud und ermöglicht die Zusammenarbeit mit Teamkollegen oder Freunden in Echtzeit. ??
Die 10 besten GTD-Vorlagen: Eine Übersicht
In der folgenden Tabelle geben wir einen kurzen Überblick über die Vorteile der einzelnen Vorlagen:
| Vorlage | Wozu dient es? |
| ClickUp-Vorlage „Getting Things Done“ | Eine klassische GTD-Vorlage mit zahlreichen Features und Optionen für die Automatisierung |
| ClickUp Getting Things Done Board-Vorlage | Eine einfachere GTD-Vorlage mit einer visuell ansprechenden Board-Ansicht der Aufgaben |
| ClickUp Getting Things Done Framework-Vorlage | Eine Vorlage mit allen GTD-Elementen, die Sie benötigen, einschließlich eines Flussdiagramms, das den Prozess erklärt. |
| ClickUp-Vorlage für einfache Aufgabenverwaltung | Ein grundlegendes planning tool, das Ihnen viel Freiheit bei der benutzerdefinierten Anpassung lässt. |
| ClickUp-Vorlage „Zu erledigen“ | Eine geschäftsorientierte Planungsvorlage mit zwei Kalenderansichten |
| ClickUp-Kalender-To-Do-Liste-Vorlage | Eine Vorlage, die sich ideal für das Zeitmanagement eignet, ergänzt durch ein Formular für Anfragen zu Meetings. |
| ClickUp-Vorlage für tägliche Aufgaben, die zu erledigen sind | Eine checklistenbasierte Vorlage für die tägliche Planung und Nachverfolgung des Fortschritts |
| ClickUp-Vorlage für den täglichen Aktionsplan | Eine vielseitige GTD-Vorlage für die Projektplanung, mit der Sie alle Schritte verfolgen und verwalten können. |
| Excel-Liste zur Zu-Erledigung von Vertex42 | Eine Planungsvorlage, mit der Sie Aufgaben anhand des PICK-Modells definieren und bewerten können. |
| Google Tabellen Basic Getting Things Done Vorlage von Template. net | Eine umfassende GTD-Vorlage mit verschiedenen Registerkarten, einschließlich einer Übersicht über den Fortschritt |
Steigern Sie Ihre Produktivität mit GTD-Vorlagen und ClickUp
Die Produktivität ist nicht einfach, besonders in der heutigen Welt voller Ablenkungen. ??️
Mit Hilfe von GTD-Vorlagen können Sie Ihre Aufgaben besser organisieren und sich stärker auf Ihre Ziele konzentrieren. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihren Zielen treu zu bleiben, Selbstdisziplin zu wahren und sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich größere Erfolge zu erzielen.