Für manche Teams ist nicht die Umsetzungsphase das Problem – vielmehr ist es die Planungsphase, die einem Kopfzerbrechen bereiten kann. Über Aufgaben nachzudenken und zu entscheiden, welche davon abgeschlossen werden sollen, ist oft der mühsamste Schritt bei jedem Vorhaben, sei es privat oder beruflich.
Zum Glück gibt es genau die richtige Lösung für Ihre Planungsprobleme: Getting Things Done (GTD)-Vorlagen! Nutzen Sie sie, um das Aufgabenmanagement zum Kinderspiel zu machen und sich auf das zu konzentrieren, was am Ende des Tages zählt – das Handeln.
Um Ihnen bei der Suche nach dem für Sie am besten geeigneten tool zur Aufgabenplanung zu helfen, haben wir eine Liste der 10 besten kostenlosen GTD-Vorlagen zusammengestellt. Wir werden ihre Funktionen näher betrachten und Ihnen zeigen, wie Sie das Beste aus jeder einzelnen herausholen können.
Was ist eine GTD-Vorlage?
Getting Things Done (GTD) ist eine von David Allen, einem renommierten Experten für Produktivität, entwickelte Methode zum Aufgabenmanagement. Das Ziel von GTD ist es, Menschen dabei zu helfen, aufgabenbedingte Ängste zu überwinden und ihre Ziele durch fünf einfache Schritte zu erreichen:
- Aufgaben an einem Ort erfassen
- Klärung und Entscheidung, ob eine Aufgabe umsetzbar ist oder zurückgestellt werden kann
- Organisation nach Kategorien
- Reflektieren, überprüfen und aktualisieren
- Engagement und Abschluss
Ein wesentlicher Bestandteil des GTD-Systems ist ein „Sammeltool“, d. h. eine Vorlage, die alle Elemente miteinander verknüpft. GTD-Vorlagen sind vorgefertigte Rahmenwerke, mit denen Sie Aufgaben sammeln, organisieren und priorisieren können, während Sie die Nachverfolgung des Fortschritts jedes einzelnen Schritts durchführen.
Mit GTD-Vorlagen können Sie effizienter planen und arbeiten. Mit einem klaren Fahrplan vor Augen ist es schwieriger, wichtige Aufgaben oder Fristen zu übersehen. Wenn Sie wissen, was zu erledigen ist, können Sie sich darauf konzentrieren, die besten Ergebnisse zu erzielen – sei es für Ihre persönliche oder berufliche Entwicklung.
Was macht eine gute GTD-Vorlage aus?
Eine gute GTD-Vorlage zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:
- Funktionalität: Unterstützt den gesamten GTD-Prozess – von der Erfassung von Aufgaben bis zur Nachverfolgung des Fortschritts
- Einfachheit: Verfügt über ein übersichtliches, aufgeräumtes Layout und ist für die wöchentliche Überprüfung leicht zu verwenden
- Flexibilität: Ermöglicht es Ihnen, die Vorlage zu erweitern und an verschiedene Szenarien anzupassen
- Barrierefreiheit: Bietet Zugriff auf mehreren Geräten, sodass Sie auch unterwegs Bearbeitungen vornehmen können
- Integration: Lässt sich nahtlos mit anderen Tools für die Produktivität verbinden, die Sie verwenden
Die 10 besten GTD-Vorlagen für persönliche Produktivität
Verbringen Sie nicht mehr Zeit damit, über Aufgaben nachzudenken, als sie zu erledigen. Nutzen Sie eine dieser 10 tollen GTD-Vorlagen und ersparen Sie sich den Aufwand!
Egal, ob Sie ein erfahrener GTD-Anwender sind oder die Methode gerade erst kennenlernen – diese Vorlagen bringen Klarheit und Kontrolle in Ihren täglichen Workflow. Außerdem sind sie kostenlos nutzbar!
1. ClickUp-Vorlage „Getting Things Done“
Wären Vorlagen Gebäude, wäre diese ClickUp-Vorlage für „Getting Things Done“ ein Wolkenkratzer! Sie verfügt über zahlreiche Ebenen mit Features und benutzerdefinierten Elementen, mit denen Sie alle Projekte und Aufgaben bewältigen können, die das Leben für Sie bereithält.
Auf den ersten Blick mag es überwältigend wirken, aber die Vorlage enthält eine Anleitung, die Ihnen die Orientierung erleichtert. Das Gleiche gilt für die meisten anderen Vorlagen auf dieser Liste!
Als Vorlage auf Ordner-Ebene enthält sie zahlreiche Listen und Ansichten. Beginnen Sie damit, alle Ihre Aufgaben in der Liste des Posteingangs zu erfassen und zu beschreiben. Anschließend können Sie deren Dauer schätzen, sie je nach Aufwand auf einer Skala von eins bis fünf bewerten und entscheiden, ob sie umsetzbar sind – ganz nach den Anweisungen von Allen, dem Ersteller der GTD-Methode.
Der nächste Schritt besteht darin, die Aufgaben in geeignete Kategorien zu ordnen. Sie können ihnen mithilfe von Tags wie „Arbeit“, „Zuhause“ oder einer benutzerdefinierten Kategorie einen Kontext zuweisen. Sie können sie auch in anderen Listen sortieren, darunter:
- Geplant: Enthält eine Kalender-Ansicht für Ihre zeitgebundenen Aufgaben
- Projektliste: Hilft Ihnen dabei, Projekte, d. h. komplexe Aufgaben, aufzuschlüsseln und zu priorisieren
- Referenz: Bezieht sich auf Materialien, die für zukünftige Aufgaben hilfreich sein könnten
Die Vorlage bietet vier Optionen für Automatisierungen, mit denen Sie Zeit sparen, beispielsweise durch das Verschieben von Aufgaben aus dem Posteingang in die Liste „Geplant“, sobald sich deren Fälligkeitsdatum ändert. Und das Beste daran: Sie können sie jederzeit an Ihren bevorzugten GTD-Workflow benutzerdefiniert anpassen!
2. ClickUp-Vorlage für das „Getting Things Done“-Board
Die „Getting Things Done“-Board-Vorlage von ClickUp macht Ihre täglichen Aufgaben weniger einschüchternd, indem sie diese auf einfache und ansprechende Weise darstellt.
Es handelt sich um eine anfängerfreundliche Vorlage auf Listenebene mit zwei Ansichtsmodi, d. h. zwei Ansichten. Die erste ist ein Kanban-Board, das Aufgaben als Karten anzeigt. Mit Bildern und bunten Tags verleiht es einem ansonsten eher langweiligen Prozess eine erfrischende Note.
Die andere Ansicht enthält dieselben Informationen, ist jedoch im traditionellen Format für Listen zur Zu erledigenden Aufgaben angelegt.
Die Verwendung der Vorlage sorgt für stressfreie und produktive Arbeitsabläufe. Ob in der Listenansicht oder der Board-Ansicht: Fügen Sie neue Aufgaben hinzu und geben Sie relevante Informationen dazu an, wie zum Beispiel:
- Zeitschätzungen
- Kategorie-Tags für verschiedene Lebensbereiche wie Geschäft, Zuhause und Fitness
- Kontext-Tags wie „Persönliches“, „Computer“, „Telefon“ und „Papierkram“
- Energiebewertungen
- Prioritätskennzeichnungen
Standardmäßig werden Aufgaben nach Status gruppiert. Um den Status einer Aufgabe zu ändern, ziehen Sie sie per Drag & Drop in das entsprechende Gruppenfeld. Sie können die Gruppierungs- und Sortierkriterien sowie alle anderen Vorlagenelemente benutzerdefiniert anpassen.
3. ClickUp-Vorlage für das „Getting Things Done“-Framework
Egal, ob Sie GTD-Profi oder Neuling sind – diese ClickUp-Vorlage für das Getting Things Done-Framework ist Ihre Eintrittskarte erster Klasse in die Welt der Produktivität!
Es bietet zahlreiche Funktionen, ist aber dennoch einfach und intuitiv zu bedienen. Es handelt sich um eine Vorlage auf Ordner-Ebene mit vier Listen:
- Ideen: Ein Ort, an dem Sie potenzielle und verworfene Aufgaben speichern und Hinweise für später hinterlassen können
- Zu erledigen: Eine Liste mit definierten Dringlichkeitsstufen und Abhängigkeiten
- Kalender: Eine Liste geplanter Aufgaben und eine interaktive Kalenderansicht der Aktivitäten
- Projekte: Eine Liste anstehender mehrstufiger Aufgaben
Auf Ordner-Ebene finden Sie die Master-Aufgabenlistenansicht, die alle Aufgaben der vergangenen Woche und darüber hinaus enthält, unabhängig davon, zu welcher Liste sie gehören.
Die Vorlage enthält außerdem ein GTD-Flussdiagramm in der Whiteboard-Ansicht. Dieses praktische Diagramm hilft dir, den gesamten GTD-Prozess so zu verstehen, wie er in ClickUp abläuft. Es umfasst eine Reihe von Aktionen und Fragen, die du dir stellen kannst, um zu entscheiden, was mit jeder Aufgabe zu tun ist, die auf dich zukommt. Du kannst es gerne benutzerdefiniert an deinen individuellen Workflow anpassen.
4. ClickUp-Vorlage für einfaches Aufgabenmanagement
Manchmal ist die einfachste Lösung die effektivste. Die ClickUp-Vorlage für einfaches Aufgabenmanagement verkörpert diese Philosophie mit ihrem minimalistischen Design und ihren leistungsstarken Funktionen.
Sie können zwischen zwei Ansichten wählen, die dieselben Infos enthalten – Liste oder Board. Wenn Sie an Tabellenkalkulationen gewöhnt sind, finden Sie die Listenansicht vielleicht praktischer, während visuell orientierte Personen in der Regel die Board-Ansicht bevorzugen.
Egal, um welche Situation es sich handelt, nutzen Sie die Vorlage, um alle Ihre Aufgaben und die dazugehörigen Informationen zu sammeln. Weisen Sie Aufgaben zu, legen Sie Zeitleisten fest und priorisieren Sie diese, indem Sie Dringlichkeitsbeschreibungen vergeben.
Die Einfachheit dieser Vorlage gibt Ihnen zudem die Freiheit, sie individuell anzupassen. Fügen Sie neue Listen oder Ansichten hinzu und passen Sie die Vorlage an verschiedene Kontexte an. Sie können beispielsweise mithilfe der Mindmap- oder Whiteboard-Ansicht Ideen sammeln oder sogar Google Docs-Dateien einbetten und diese direkt in der Plattform bearbeiten.
5. ClickUp-Vorlage für Aufgaben, die zu erledigen sind
Auch wenn sie nicht vollständig der GTD-Methodik entspricht, kann diese „Work To Do“-Vorlage von ClickUp dennoch Ihre Produktivität steigern. Sie bietet ein dynamisches und anpassbares Aufgabenmanagementsystem, das sich für jedes Team und jedes Geschäft eignet.
Diese Vorlage auf Listenebene umfasst drei Ansichten:
- Aufgabenliste
- Wochenkalender
- Monatskalender
In der Listenansicht finden Sie eine umfassende Liste aller Aktivitäten. Diese sind in Gruppen für täglich, wöchentlich und monatlich unterteilt, die den vorgesehenen Zeitrahmen für die Erledigung angeben. In den Feldern auf der rechten Seite können Sie weitere Informationen eingeben, wie Status, Fälligkeitsdatum und Priorität. Geben Sie im Feld „Aufgabentyp“ die für die Aufgabe zuständige Abteilung an, z. B. Marketing oder IT.
In den Kalenderansichten können Sie Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um sie zu planen oder neu zu terminieren. Wenn Sie bereits eine bevorzugte Kalender-App nutzen, können Sie eine Synchronisierung dieser App durchführen, um Ihren Workflow zu optimieren.
Obwohl diese Vorlage für den geschäftlichen Gebrauch konzipiert ist, können Sie sie ganz einfach für den privaten Gebrauch anpassen. Sie müssen lediglich die Kategorien für die Aufgaben durch Ihre eigenen ersetzen, und schon kann es losgehen!
📮ClickUp Insight: Nur 12 % unserer Umfrageteilnehmer nutzen KI-Features, die in Produktivitätssuiten integriert sind. Diese geringe Akzeptanz deutet darauf hin, dass es den aktuellen Implementierungen möglicherweise an der nahtlosen, kontextbezogenen Integration mangelt, die Benutzer dazu bewegen würde, von ihren bevorzugten eigenständigen Konversationsplattformen zu wechseln.
Kann die KI beispielsweise einen Automatisierungs-Workflow auf Basis eines Nur-Textes des Benutzers ausführen? ClickUp Brain kann das ! Die KI ist tief in jeden Aspekt von ClickUp integriert, unter anderem für die Zusammenfassung von Chat-Verläufen, das Verfassen oder Überarbeiten von Texten, das Abrufen von Informationen aus dem Arbeitsbereich, das Erstellen von Bildern und vieles mehr! Schließen Sie sich den 40 % der ClickUp-Kunden an, die mehr als drei Apps durch unsere All-in-One-App für die Arbeit ersetzt haben!
6. ClickUp-Kalender-Liste zu erledigen - Vorlage
Die ClickUp-Kalender-To-Do-Liste-Vorlage verbindet nahtlos Aufgabenorganisation und Zeitmanagement. Sie ist ein unverzichtbares GTD-Tool für alle, die mit Terminen zu kämpfen haben und ihre Planung optimieren möchten. ⏰
Wie Sie der Listenansicht „Terminliste“ entnehmen können, wurde die Vorlage speziell für Führungskräfte entwickelt, damit diese die Arbeit ihrer Mitarbeiter organisieren können. Sie können die Vorlage jedoch für den persönlichen Gebrauch anpassen, indem Sie Namen durch Aktivitäten ersetzen und einige weitere Änderungen vornehmen.
Neben den klassischen Listenansichten und Kalenderansichten enthält die Vorlage eine Ansicht für Besprechungsanfragen. Passen Sie diese benutzerdefiniert an und senden Sie sie an andere, seien es Kollegen oder Freunde. ClickUp erstellt anhand der angegebenen Informationen automatisch eine Aufgabe, was Zeit und Aufwand spart.
Wenn Sie die Vorlage für die Arbeit nutzen möchten, werden Sie die integrierte Zeiterfassung zu schätzen wissen. Sie finden diese Option, indem Sie auf eine Aufgabe klicken und die Ablage öffnen. In der Ablage können Sie außerdem Abhängigkeiten, Unteraufgaben und Kommentare hinzufügen.
7. ClickUp-Vorlage für tägliche Aufgaben, die zu erledigen sind
Ein weiteres tool für die Nachverfolgung Ihrer täglichen Aufgaben ist die ClickUp-Vorlage „Daily Things To Do“. Sie mag zwar einfach sein, erfüllt ihren Zweck aber hervorragend. Sie hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihre täglichen Aufgaben zu behalten und sicherzustellen, dass nichts unter den Tisch fällt.
Wenn Sie bisher noch kein tool zur Aufgabenverwaltung verwendet haben, ist diese Vorlage ein hervorragender Einstieg.
Es handelt sich um eine Vorlage auf Aufgabenebene, deren gesamte Funktionalität sich nach dem Öffnen der Aufgabenablage offenbart. Sie enthält drei Checklisten-Kategorien: Persönlich, Arbeit und Schule. Wie üblich können Sie diese sowie fast alle anderen Elemente benutzerdefiniert anpassen.
Verwenden Sie die Vorlage, indem Sie alle Aufgaben in den entsprechenden Checklisten-Kategorien auflisten. Bewerten Sie den täglichen Workload, indem Sie den Schwierigkeitsgrad aus dem Dropdown-Menü auswählen, oder fügen Sie Dateien und Kommentare hinzu, um zusätzliche Info anzugeben. Sie können auch die Zeit erfassen, um einen Einblick zu erhalten, wie viel Aufwand bestimmte Aufgaben erfordern. Haben Sie Gedanken zu einem bestimmten Thema? Halten Sie diese in den Kommentaren fest.
Wenn Sie Aufgaben abgeschlossen haben, kreuzen Sie die entsprechenden Kontrollkästchen an. Der Fortschrittsbalken wird automatisch anhand der Anzahl der täglich abgeschlossenen Aufgaben aktualisiert. Sie können alle Änderungen im Protokoll auf der rechten Seite der Checkliste einsehen.
8. ClickUp-Vorlage für den täglichen Aktionsplan
Steht ein wichtiges Ereignis bevor? Nutzen Sie die ClickUp-Vorlage für den täglichen Aktionsplan, um alle damit verbundenen Aufgaben zu organisieren und zu verwalten. Es handelt sich um ein vielseitiges Projektmanagement-Tool, das Ihnen hilft, alle Ihre Vorhaben im Blick zu behalten.
Diese Vorlage auf Listenebene verfügt über drei benutzerdefinierte Ansichten:
- Aktionsschritte: Eine Listenansicht mit allen Schritten eines Projekts und zugehörigen Infos wie zugewiesene Abteilung, Fälligkeitsdaten, Priorität und Komplexität
- Ziele: Eine Board-Ansicht von Aufgaben und Unteraufgaben, nach Abteilungen geordnet
- Zeitleiste: Eine horizontale Zeitleistenansicht, die die Abfolge der Aktionen für jede Abteilung anzeigt, basierend auf Fälligkeitsdaten, Abhängigkeiten und weiteren Infos aus der Listenansicht
Dank der Flexibilität von ClickUp können Sie die Vorlage an alle Arten von Ereignissen und Projekten anpassen.
9. Excel-Liste zum Zu erledigen-Verfahren von Vertex42
Wenn Excel Ihr bevorzugtes Werkzeug ist, wird Ihnen diese Excel-To-Do-Liste-Vorlage von Vertex42 gefallen. Damit können Sie die täglichen Aufgaben im Tabellenformat erfassen, bewerten und deren Fortschritt verfolgen!
Beginnen Sie damit, alle Ihre Aufgaben oder Projekte in der ersten Spalte aufzulisten. In den folgenden Spalten können Sie die Fälligkeitsdaten festlegen, den Status aktualisieren, die Priorität angeben und Notizen hinzufügen. Sie können Aufgaben auch anhand des PICK-Modells bewerten:
- Möglich: Einfach, geringer Wert
- Umsetzen: Einfach, hoher Wert
- Herausforderung: Schwierig, hoher Wert
- Streichen: Schwierig, geringer Wert
Auf der Registerkarte „Liste“ können Sie die benutzerdefinierten Dropdown-Kategorien für die Spalten „Auswahl“, „Status“ und „Priorität“ anpassen.
Was diese Vorlage besonders auszeichnet, sind ihre voreingestellten Regeln für bedingte Formatierung. Sobald sich beispielsweise der Status einer Aufgabe in „fertiggestellt“ ändert, werden alle Infos grau dargestellt, sodass sie unter den aktiven Aufgaben weniger auffällt.
10. Google Tabellen-Vorlage für „Getting Things Done“ von Template.net
Trotz ihres Namens ist diese Google Tabellen-Vorlage „Basic Getting Things Done“ von Template.net alles andere als einfach! Sie enthält alles, was Sie brauchen, um Ihre GTD-Strategie umzusetzen und Ihre Projekte perfekt zu planen.
Die Vorlage enthält viele Registerkarten. Die wichtigste ist „Zusammenfassung“, die Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Infos und den Gesamtfortschritt bietet. Die anderen Registerkarten können Sie für verschiedene GTD-Aufgabenkategorien nutzen, zum Beispiel:
- Posteingang
- Warteliste für die Liste
- Projektliste
- „Irgendwann/Vielleicht“-Liste
Jede Registerkarte verfügt über ein einzigartiges Layout, das an die jeweilige Aufgabenkategorie angepasst ist. Die Registerkarte „Posteingang“ enthält beispielsweise verschiedene Spalten für die Bewertung der Aufgaben, was für die frühe Triage-Phase entscheidend ist.
Als Google-Tabellen-Dokument speichert diese Vorlage Ihren Fortschritt automatisch in der Cloud und ermöglicht die Zusammenarbeit mit Teamkollegen oder Freunden in Echtzeit.
Die 10 besten GTD-Vorlagen: Eine Übersicht
In der folgenden Tabelle geben wir einen kurzen Überblick über die Vorteile der einzelnen Vorlagen:
| Vorlage | Wozu dient es? |
| ClickUp-Vorlage „Getting Things Done“ | Eine klassische GTD-Vorlage voller Features und Optionen für die Automatisierung |
| ClickUp-Vorlage für das „Getting Things Done“-Board | Eine einfachere GTD-Vorlage mit einer visuell ansprechenden Board-Ansicht der Aufgaben |
| ClickUp-Vorlage für das „Getting Things Done“-Framework | Eine Vorlage mit allen GTD-Elementen, die Sie benötigen, einschließlich eines Flussdiagramms, das den Prozess erklärt |
| ClickUp-Vorlage für einfaches Aufgabenmanagement | Ein einfaches Planungstool, das Ihnen viel Freiheit bei der benutzerdefinierten Anpassung bietet |
| ClickUp-Vorlage „To-Do-Liste“ | Eine geschäftsorientierte Planungsvorlage mit zwei Kalenderansichten |
| ClickUp-Kalender-Liste-Vorlage | Eine ideale Vorlage für das Zeitmanagement, ergänzt durch ein Formular für Anfragen zu Meetings |
| ClickUp-Vorlage für tägliche Aufgaben, die zu erledigen sind | Eine auf Checklisten basierende Vorlage für die tägliche Planung und Nachverfolgung des Fortschritts |
| ClickUp-Vorlage für den täglichen Aktionsplan | Eine vielseitige GTD-Vorlage für die Projektplanung, mit der Sie alle Schritte zur Nachverfolgung und zum Projektmanagement verfolgen und verwalten können |
| Excel-Liste zur Erledigung von Aufgaben von Vertex42 | Eine Planungsvorlage, mit der Sie Aufgaben nach dem PICK-Modell definieren und bewerten können |
| Google Tabellen-Vorlage für „Getting Things Done“ von Template.net | Eine umfassende GTD-Vorlage mit verschiedenen Registerkarten, darunter eine Übersicht über den Fortschritt |
Steigern Sie Ihre Produktivität mit GTD-Vorlagen und ClickUp
Die Produktivität ist nicht einfach, besonders in der heutigen Welt voller Ablenkungen.
Mit Hilfe von GTD-Vorlagen können Sie Ihre Aufgaben besser organisieren und sich stärker auf Ihre Ziele konzentrieren. Sie helfen Ihnen dabei, an Ihren Zielen festzuhalten, Selbstdisziplin zu wahren und sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich größere Erfolge zu erzielen.