Eine optimale Priorisierung der Arbeit bedeutet, dass jeder Mitarbeiter in Ihrem Team seine Zeit und Energie für leistungsstarke Projekte einsetzt.
Es ist verlockend, sich auf die Aufgaben zu stürzen und so viel wie möglich zu erledigen. Aber je mehr Sie Projekte aus der Perspektive des Unternehmenswertes bewerten, desto bessere Entscheidungen treffen Sie, um eine Kultur der inspirierten Arbeit aufzubauen
Und in der schnelllebigen Welt des Projektmanagements führt inspirierte Arbeit zu kreativen Problemlösungen und erfolgreichen Ergebnissen. Bis zum Jahr 2027 werden Arbeitgeber nur schwerlich in der Lage sein 87.7 Millionen Mitarbeiter die sich auf Projektmanagementaufgaben spezialisiert haben! 🌐
Im Geiste der völliger Projekttransparenz die Priorisierung von Projekten ist leichter gesagt als getan. Projektleiter und insbesondere Teams ohne Projektmanager haben keine ununterbrochenen Zeitblöcke in ihrem Zeitplan, um neue Projektanfragen mit den laufenden Arbeiten abzugleichen.
Wie können wir also die Zeit und Energie unseres Teams auf die richtigen Aufgaben konzentrieren?
Wir werden uns die besten Tipps ansehen, wie z. B. ähnliche Projekte zu gruppieren, um die Zeit zu maximieren, schwierige Gespräche mit wichtigen Stakeholdern zu führen und den Delegationsprozess neu auszutarieren
Nutzen Sie diesen Leitfaden als Inspiration für Ressourcen und Vorlagen. Oder als Gesprächsanlass für Ihr Team, um strategische Schritte im Prozess der Projektpriorisierung zu unternehmen!
Was ist Projektpriorisierung?
Unter Projektpriorisierung versteht man den Prozess der Auswahl der wichtigsten Projekte, auf die sich eine Organisation angesichts der verfügbaren Ressourcen und Zeit konzentrieren kann. Bei diesem Prozess wird jedes potenzielle Projekt anhand von Kriterien wie Erfüllung der Unternehmensziele, erwarteter Nutzen, Kosten und Risiko bewertet.
Nach jedem projektplan nach der Auswertung des Projektplans ordnen die Entscheidungsträger die Projekte nach ihrer Priorität und vergleichen sie mit den verfügbaren Ressourcen. Dieser Vergleich hilft dabei, mögliche Kompromisse zwischen den Projekten aufzuzeigen und die Aufgaben zu priorisieren, die am ehesten zur Erfüllung der strategischen Vision des Unternehmens beitragen. Außerdem werden irrelevante Aufgaben herausgefiltert, um die Bandbreite Ihres Teams zu schützen. 👥
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Prioritäten setzen projekte und Aufgaben unter Verwendung der vier ebenen der Priorität in ClickUp
Projektranglistensysteme bieten eine vorhersehbare Struktur für die Analyse und den Vergleich der Priorität, der Wichtigkeit und der potenziellen Auswirkungen der einzelnen Projekte. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ressourcen für die Aufgaben eingesetzt werden, die den größten Nutzen für das Unternehmen haben.
Die Einstufung von Projekten hilft den Teams auch dabei, realistische Ziele für jedes Projekt festzulegen, den Fortschritt bei jedem Projekt zu verfolgen und sicherzustellen, dass jedes Teammitglied an etwas Wichtigem arbeitet.
Warum ist die Priorisierung von Projekten wichtig?
Ein Plan und die Festlegung von Prioritäten sind für den Gesamterfolg eines Unternehmens unerlässlich. Wenn wir unsere Projekte nach Prioritäten ordnen, können wir uns zuerst auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und sicherstellen, dass nichts unter den Tisch fällt.
Außerdem hilft es uns, organisiert und effizient zu bleiben! Wir vermeiden Zögern, Ablenkungen und Multitasking, so dass wir intelligenter arbeiten und in kürzerer Zeit mehr erledigen können.
Die Priorisierung von Projekten kann schwierig sein. Aber mit gemeinsamer Anstrengung und strategischer Planung können wir sicherstellen, dass unsere Projekte pünktlich und mit großartigen Ergebnissen abgeschlossen werden. 📈
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5 umsetzbare Tipps für die Priorisierung von Projekten
Verwendung von strategien zur Priorisierung von Projekten ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und kann uns in vielerlei Hinsicht helfen, als Einzelner und als Team produktiver zu sein. Die Priorisierung von Aufgaben auf der Grundlage von Wichtigkeit, Dringlichkeit und Auswirkungen hilft allen Beteiligten, sich zuerst auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. ⚡️
Darüber hinaus können Teams die Priorisierung nutzen, um potenzielle Engpässe zu erkennen und vorauszuplanen, um sie zu beseitigen. Sie bringt ans Licht, welche Situationen und Arbeitsabläufe die Produktivität beeinträchtigen. Dies hilft den Teams, angemessen zu planen und Hektik und Chaos in letzter Minute zu vermeiden.
Im Folgenden finden Sie fünf Tipps zur Priorisierung von Projekten, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen die Projektzeitleiste !
Tipp 1: Verwenden Sie eine Prioritätenmatrix
Eine Prioritätensetzung matrix ist ein Diagramm oder eine Grafik das dazu dient, Aufgaben zu ordnen oder Faktoren zu vergleichen, um sie nach Prioritäten zu ordnen. Sie besteht in der Regel aus zwei Achsen: einer vertikalen y-Achse und einer horizontalen x-Achse.
Die y-Achse stellt typischerweise die Faktoren oder Aufgaben dar, die priorisiert werden müssen, während die x-Achse typischerweise eine skala der Wichtigkeit oder Dringlichkeit .
Auf der y-Achse könnten zum Beispiel Aufgaben wie Anmeldeseite aktualisieren, Logo aktualisiereno, und Erstellen Sie soziale Markenvorlagen, während die x-Achse eine Skala von 1 (niedrige Priorität) bis 5 (hohe Priorität) darstellen könnte.
Wenn Sie noch nie ein System zur Priorisierung von Projekten verwendet haben, versuchen Sie ClickUp's Priorisierungsmatrix-Vorlage ! Mit dieser Whiteboard-Vorlage können Sie Design- und Funktionsideen für Ihre anstehenden Projekte aufzeichnen. 🎨
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Tipp #2: Filtern Sie alle Projektanfragen in ein Projektmanagement-Tool
Können Sie die Anzahl der Tools in Ihrem Tech-Stack zählen?
Folgefrage: sind all diese Tools ein Einfallstor, um Ihr Team mit Anfragen zu überhäufen?
Abgesehen von den Ablenkungen ist die Nutzung mehrerer Kanäle zur projektaktualisierungen zu erfassen ist der schnellste Weg, um doppelte Arbeit zu verursachen. 🔂
Mit ClickUp Forms schaffen Sie digitale Leitplanken, die Ihr Team davor schützen, sich zu früh in der "Entdeckungsphase" eines Projekts zu engagieren. Die Erkundungsphase ist die Zeit, in der der Auftraggeber noch keine solide Strategie, kein Ziel und kein Ergebnis für den Beginn der Arbeit angegeben hat.
{Bonus:}
Priorisierungstools
Filtern von Projektanfragen an den Projektleiter über ein ClickUp-Formular
Nutzen Sie diese Hinweise, um ein Formular zu entwerfen, das den spezifischen Anforderungen Ihres Teams an die Bewertung eines Projekts entspricht:
- Gibt es bereits vorhandenes Bildmaterial (Fotos, Infografiken, Logos usw.), das für das Projekt verwendet werden soll?
- Gibt es bereits vorhandene Inhalte (Texte, Berichte, Umfragen, Studienergebnisse usw.), die für das Projekt verwendet werden sollen?
- Wie soll der Erfolg gemessen werden? Führen Sie alle relevanten OKRs und KPIs des Unternehmens auf.
- Haben Sie eine Liste von Schlüsselbotschaften oder -punkten, die in das Projekt aufgenommen werden sollen?
- Gibt es technische Einschränkungen oder Überlegungen, die zu beachten sind?
- Gibt es Richtlinien für das Branding oder die Ästhetik, die berücksichtigt werden sollten?
- Gibt es gesetzliche Vorschriften oder Standards, die eingehalten werden müssen?
- Gibt es Inhalte oder visuelle Elemente, die aus dem Projekt ausgeschlossen werden sollten?
- Welches sind die strategischen Ziele des Projekts?
- Wie sieht der Zeitplan und das Budget für das Projekt aus?
- Wer ist die Zielgruppe für dieses Projekt?
- Wer sind die Projektbeteiligten?
- Wann soll das Projekt geliefert werden?
- Handelt es sich um ein neues oder aktualisiertes Projekt?
PRO TIPP Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, Ad-hoc-Anfragen an einen ClickUp Formular . Jeder, der einen Link zum Formular hat, kann Antworten einreichen, die automatisch in den Arbeitsbereich Ihres Teams weitergeleitet werden, wo sie überprüft werden können!
Tipp #3: Ähnliche Projekte in einem Sprint zusammenfassen
Die Gruppierung ähnlicher Projekte ist eine effektive Methode, um prozesseffizienz zu steigern . Die Idee besteht darin, Projektcluster zu bilden, in denen Aufgaben und Ideen sowie Ressourcen und Fachwissen leicht unter den Teammitgliedern aufgeteilt werden können. 🧑💻
Priorisierung von Projekten in einer ClickUp Board-Ansicht per Drag-and-Drop
Ein Sprint ist eines der agilen Ereignisse, mit denen ein Zeitraum definiert wird, in dem eine bestimmte Menge an Arbeit erledigt werden muss.
Die Dauer eines Sprints beträgt bei Softwareentwicklungsteams traditionell zwei Wochen, kann aber je nach Team und Projektanforderungen beliebig lang sein. Während eines Sprints teilen die Teams die einzelnen Aufgaben auf und weisen sie bestimmten Personen zu, die sie erledigen. Am Ende des Sprints überprüfen die Teams ihre Fortschritte und gehen zum nächsten Sprint über.
**Ein weiterer Vorteil ist, dass die niedrig hängenden Früchte - Projekte, die das Geschäft am Laufen halten - in Angriff genommen werden, um die Zeit zu maximieren
Tipp 4: Sagen Sie nein zu Projekten, die nicht zu Ihrem Unternehmen gehören
Die Organisation von Projektanfragen auf der Grundlage des Geschäftswerts bedeutet, dass sie nach dem potenziellen Nutzen für das Unternehmen priorisiert werden ROI (Investitionsrentabilität) des Projekts und seiner Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens.
Der Geschäftswert wird durch eine Analyse der Kosten und des Nutzens des Projekts in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Gewinn ermittelt. Ein Projekt mit einem hohen erwarteten Gewinn wird auf der Liste weiter oben platziert. Zum Beispiel die Behebung größerer Produktionsprobleme oder die Behebung von Kundenbeschwerden.
Vergleichen Sie eine Projektanfrage mit dem Projektportfolio des Unternehmens, um die Priorität zu bestimmen
Durch die Berücksichtigung von Faktoren wie Kundenzufriedenheit, kurz- und langfristige Auswirkungen und Wettbewerbsvorteile können Unternehmen entscheiden, welche Projekte für ihre Geschäftsziele am wertvollsten sind.
Tipp Nr. 5: Delegieren Sie die richtige Arbeit an die richtigen Leute
Manchmal weisen wir unbewusst alle Aufgaben einem bestimmten Entwickler, Designer oder Koordinator zu, weil sie einfach verdammt gut sind. Die Qualität ihrer Arbeit und ihre Einstellung, alles zu schaffen, machen sie zu einem Magneten für die Erledigung von Aufgaben, die sich überschneiden.
Aber uns geht es darum, Prioritäten bei Projekten zu setzen, und das bedeutet auch, dass wir die Arbeitsbelastung und das Wachstum unseres Teams bei der Planung berücksichtigen. 🌱
Zukünftige Projekte und Aufgaben mit der ClickUp Workload-Ansicht zuordnen
Dieser Designer, Entwickler oder Koordinator ist vielleicht nicht die beste Person für diese Aufgabe. Wahrscheinlich könnten sie ihre Zeit und Energie auf andere Projekte verwenden, um ihre kreativen Fähigkeiten auszubauen, einem Burnout vorzubeugen und mehr Erfahrung bei der Ausführung anspruchsvoller Aufgaben zu sammeln.
Wenn Sie also Aufgaben delegieren, nutzen Sie die Talente aller Teammitglieder, um ein Gefühl der Verantwortung und der Teambildung zu schaffen. Das Ergebnis wird sein, dass Sie Ihr Arbeitspensum besser bewältigen können!
Machen Sie Produktivität zur obersten Priorität mit ClickUp
Testen Sie ClickUp und erleben Sie die positiven Veränderungen, die es für die Produktivität Ihres Teams bewirken kann. Unsere Plattform gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um Ihren idealen Projektpriorisierungsprozess zu strukturieren. Mit nur wenigen Klicks können Sie mit dem großen Ganzen beginnen und in die Details einer jeden Aufgabe hineinzoomen. Erstellen Sie ein kostenloses ClickUp-Konto und bleiben Sie motiviert für die Arbeit, die Sie vor sich haben. Wenn Sie Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an uns über die Hilfe-Center oder besuchen Sie einen unserer webinare auf Abruf .
Viel Spaß beim Planen! 💜