Eine optimale Priorisierung der Arbeit bedeutet, dass jeder in Ihrem Team seine Zeit und Energie für leistungsstarke Projekte einsetzt.
Es ist verlockend, sich sofort in die Aufgaben zu stürzen und so viel wie möglich fertigzustellen. Je mehr Sie Projekte jedoch aus der Perspektive des Wertes des Unternehmens bewerten, desto besser sind Ihre Entscheidungen, um eine Kultur der inspirierten Arbeit aufzubauen.
In der schnelllebigen Welt des Projektmanagements führt inspirierte Arbeit zu kreativen Problemlösungen und erfolgreichen Ergebnissen. Bis zum Jahr 2027 werden Arbeitgeber Schwierigkeiten haben, 87,7 Millionen Mitarbeiter zu finden, die sich auf Rollen im Bereich des Projektmanagements spezialisiert haben! 🌐
Im Sinne einer vollständigen Projekttransparenz ist die Priorisierung von Projekten leichter gesagt als getan. Projektleiter und insbesondere Teams ohne Projektmanager haben in ihrem Zeitplan keine ununterbrochenen Zeitblöcke, um neue Projektanfragen im Vergleich zu den Arbeiten in Bearbeitung zu prüfen.
Wie können wir also die Zeit und Energie unseres Teams auf die richtigen Aufgaben konzentrieren?
Wir sehen uns die besten Tipps an, z. B. die Gruppierung ähnlicher Projekte zur Zeitoptimierung, die Führung schwieriger Unterhaltungen mit wichtigen Stakeholdern und die Neugewichtung des Delegationsprozesses.
Nutzen Sie diesen Leitfaden als Inspirationsquelle für Ressourcen und Vorlagen. Oder als Aufhänger für eine Unterhaltung mit Ihrem Team, um strategische Schritte im Prozess der Projektpriorisierung Ihres Teams zu unternehmen!
Was ist Projektpriorisierung?
Die Projektpriorisierung ist der Prozess der Auswahl der wichtigsten Projekte, auf die sich ein Unternehmen angesichts der verfügbaren Ressourcen und Zeit konzentrieren sollte. Dieser Prozess umfasst die Bewertung jedes potenziellen Projekts anhand von Kriterien wie der Erreichung der Unternehmensziele, den erwarteten Vorteilen, den Kosten und den Risiken.
Nachdem jeder Plan bewertet wurde, ordnen die Entscheidungsträger die Projekte nach Priorität und vergleichen sie mit den verfügbaren Ressourcen. Dieser Vergleich hilft dabei, mögliche Kompromisse zwischen den Projekten aufzuzeigen und die Aufgaben zu priorisieren, die am ehesten zur strategischen Vision des Unternehmens beitragen. Außerdem werden irrelevante Aufgaben herausgefiltert, um die Bandbreite Ihres Teams zu schützen. 👥
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Projektbewertungssysteme bieten eine vorhersehbare Struktur, um die Priorität, Bedeutung und potenziellen Auswirkungen jedes Projekts zu analysieren und zu vergleichen. So wird sichergestellt, dass die Ressourcen für die Abschlüsse der Aufgaben eingesetzt werden, die den größten Nutzen für das Geschäft haben.
Die Rangfolge von Projekten hilft Teams auch dabei, realistische Ziele für jedes Projekt festzulegen, den Fortschritt jedes Projekts zu verfolgen und sicherzustellen, dass jedes Teammitglied an etwas Wichtigem arbeitet.
Warum ist die Priorisierung von Projekten im Projektmanagement wichtig?
Ein Plan und die Festlegung von Prioritäten sind für den Gesamterfolg eines Geschäfts unerlässlich. Wenn wir unsere Projekte priorisieren, können wir uns zuerst auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und sicherstellen, dass nichts übersehen wird.
Außerdem hilft es uns, organisiert und effizient zu bleiben! Wir vermeiden Prokrastination, Ablenkungen und Multitasking, sodass wir smarter arbeiten und in kürzerer Zeit mehr erledigen können.
Die Priorisierung von Projekten kann schwierig sein. Aber mit gemeinsamer Anstrengung und strategischem Planen können wir sicherstellen, dass unsere Projekte pünktlich und mit großartigen Ergebnissen fertiggestellt werden. 📈
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Wie Sie Projekte in 5 Schritten strategisch priorisieren
Die Verwendung von Strategien zur Priorisierung von Projekten ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und kann uns dabei helfen, auf vielfältige Weise produktiver zu werden – sowohl individuell als auch im Team. Die Priorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit, Dringlichkeit und Auswirkungen hilft allen Beteiligten, sich zuerst auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. ⚡️
Darüber hinaus können Teams mithilfe der Priorisierung potenzielle Engpässe identifizieren und im Voraus planen, um diese zu beheben. So wird deutlich, welche Situationen und Workflows die Produktivität beeinträchtigen. Dies hilft Teams dabei, angemessen zu planen und Hektik und Chaos in letzter Minute zu vermeiden.
Hier sind fünf Tipps, um Projekte zu priorisieren und den größten Wert aus der Zeitleiste des Projekts zu ziehen!
1. Verwenden Sie eine Priorisierungsmatrix
Eine Priorisierungsmatrix ist ein Diagramm oder eine Tabelle, mit deren Hilfe Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge geordnet oder Faktoren verglichen werden können, um sie zu priorisieren. Sie besteht in der Regel aus zwei Achsen: einer vertikalen y-Achse und einer horizontalen x-Achse.
Die y-Achse stellt in der Regel die Faktoren oder Aufgaben dar, die priorisiert werden müssen, während die x-Achse in der Regel eine Skala der Wichtigkeit oder Dringlichkeit darstellt.
Auf der y-Achse könnten beispielsweise Aufgaben wie „Seite zur Anmeldung aktualisieren“, „Logo auffrischen“ und „Social-Media-Vorlagen für die Marke erstellen“ in einer Liste aufgeführt werden , während die x-Achse eine Skala von 1 (niedrige Priorität) bis 5 (hohe Priorität) darstellen könnte.
Wenn Sie noch nie ein System zur Priorisierung von Projekten verwendet haben, probieren Sie die Priorisierungs-Matrix-Vorlage von ClickUp aus! Diese Whiteboard-Vorlage führt Sie durch Ideen zu Design und Funktionen, mit denen Sie Ihre anstehenden Projekte planen können. 🎨
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2. Filtern Sie alle Projektanfragen in einem Tool für Projektmanagement
Können Sie die Anzahl der tools in Ihrem Tech-Stack zählen?
Folgende Frage: Sind all diese tools ein Weg, Ihr Team mit Anfragen zu überfordern?
Abgesehen von Ablenkungen ist die Verwendung mehrerer Kanäle zur Erfassung von Projektaktualisierungen der schnellste Weg, um doppelte Arbeit zu verursachen. 🔂
Mit ClickUp Forms schaffen Sie digitale Leitplanken, die Ihr Team davor schützen, sich zu früh in die „Entdeckungsphase” eines Projekts zu begeben. Die Entdeckungsphase ist der Zeitpunkt, an dem der Auftraggeber noch keine konkrete Strategie, kein konkretes Ziel und kein konkretes Ergebnis vorgegeben hat, um mit der Arbeit zu beginnen.
Bonus: Priorisierungstools
Verwenden Sie diese Hinweise, um ein Formular zu entwerfen, das den spezifischen Anforderungen Ihres Teams zur Bewertung eines Projekts entspricht:
- Gibt es bereits vorhandene visuelle Elemente (Fotos, Infografiken, Logos usw.), die im Projekt verwendet werden müssen?
- Gibt es bereits vorhandene Inhalte (Berichte, Umfragen, Studienergebnisse usw.), die im Projekt verwendet werden müssen?
- Wie wird der Erfolg gemessen? Erstellen Sie eine Liste aller relevanten OKRs und KPIs des Unternehmens.
- Haben Sie eine Liste mit wichtigen Botschaften oder Punkten, die in das Projekt aufgenommen werden sollen?
- Gibt es technische Einschränkungen oder Überlegungen, die zu beachten sind?
- Gibt es Branding-Richtlinien oder ästhetische Vorgaben, die berücksichtigt werden sollten?
- Gibt es gesetzliche Vorschriften oder Compliance-Standards, die eingehalten werden müssen?
- Gibt es Inhalte oder Grafiken, die aus dem Projekt ausgeschlossen werden sollen?
- Was sind die strategischen Ziele dieses Projekts?
- Wie sieht die Zeitleiste und das Budget für das Projekt aus?
- An wen richtet sich dieses Projekt?
- Wer sind die Beteiligten des Projekts?
- Wann muss das erledigt sein?
- Handelt es sich um ein neues oder ein aktualisiertes Projekt?
PROFI-TIPPBefähigen Sie Ihr Team, Ad-hoc-Anfragen an ein ClickUp-Formular weiterzuleiten. Jeder, der über einen Link zum Formular verfügt, kann Antworten einreichen, die automatisch an den ClickUp-Workspace Ihres Teams weitergeleitet werden, wo sie entsprechend geprüft werden können!
3. Gruppieren Sie ähnliche Projekte in einem Sprint
Die Gruppierung ähnlicher Projekte ist eine effektive Methode, um die Prozesseffizienz zu steigern. Die Idee dahinter ist, Projektcluster zu bilden, in denen Aufgaben und Ideen sowie Ressourcen und Fachwissen leicht zwischen den Mitgliedern der Teams freigegeben werden können. 🧑💻
Ein Sprint ist eines der Agile-Ereignisse, mit denen ein Zeitraum definiert wird, in dem bestimmte Arbeiten abgeschlossen werden müssen.
Sprints dauern für Softwareentwicklungsteams in der Regel zwei Wochen, können aber je nach Team und Projektanforderungen auch eine beliebige andere Dauer haben. Während eines Sprints teilen Teams einzelne Aufgaben auf und weisen sie bestimmten Personen zu, die sie abschließen sollen. Am Ende des Sprints überprüfen die Teams ihren Fortschritt und gehen zum nächsten Sprint über.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie sich auf die „niedrig hängenden Früchte“ konzentrieren können – also Projekte, die den Geschäftsbetrieb am Laufen halten –, um Ihre Zeit optimal zu nutzen!
4. Lehnen Sie Projekte außerhalb Ihres Unternehmens ab
Die Organisation von Projektanfragen auf der Grundlage des Wertes des Geschäfts bedeutet, dass sie entsprechend dem potenziellen ROI (Return on Investment) des Projekts und seinen Auswirkungen auf den Betrieb des Unternehmens priorisiert werden.
Der geschäftliche Wert wird durch die Analyse der Kosten und Vorteile des Projekts in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Gewinne ermittelt. Ein Projekt mit einer hohen erwarteten Rendite wird auf der Liste weiter oben platziert. Beispiele hierfür sind die Behebung schwerwiegender Produktionsprobleme oder die Bearbeitung von Kundenbeschwerden.
Unter Berücksichtigung von Faktoren wie Kundenzufriedenheit, kurz- und langfristigen Auswirkungen und Wettbewerbsvorteilen können Unternehmen entscheiden, welche Projekte für ihre Geschäftsziele am wertvollsten sind.
5. Delegieren Sie die richtige Arbeit an die richtigen Personen
Manchmal weisen wir unbewusst alle Aufgaben einem bestimmten Entwickler, Designer oder Koordinator zu, weil diese einfach verdammt gut sind. Die Qualität ihrer Arbeit und ihre „Can-do“-Einstellung machen sie zu einem Magneten für die Erledigung einer Aufgabe nach der anderen.
Bei uns dreht sich alles um die Priorisierung von Projekten, und das bedeutet auch, dass wir bei der Planung die Workloads und das Wachstum unserer Teams im Blick behalten. 🌱
Dieser Designer, Entwickler oder Koordinator ist möglicherweise nicht die beste Person für diese Aufgabe. Wahrscheinlich könnten sie ihre Zeit und Energie in andere Projekte investieren, um ihre kreativen Fähigkeiten zu erweitern, Burnout zu vermeiden und mehr Erfahrung beim Abschließen anspruchsvoller Arbeiten zu sammeln.
Wenn Sie also Aufgaben delegieren, nutzen Sie die Talente aller Teammitglieder, um ein Gefühl der Eigentümerschaft und des Teamgeistes zu schaffen. Das Ergebnis ist, dass Sie Ihre Workloads besser verwalten können!
Machen Sie Produktivität zur obersten Priorität mit ClickUp
Probieren Sie ClickUp aus und erleben Sie die positiven Veränderungen, die es für die Produktivität Ihres Teams bewirken kann. Unsere Plattform bietet Ihnen die Tools, um Ihren idealen Prozess zur Priorisierung von Projekten zu strukturieren. Mit nur wenigen Klicks können Sie sich einen Überblick verschaffen und dann in die Details jeder Aufgabe hineinzoomen.
Erstellen Sie noch heute ein kostenloses ClickUp-Konto und bleiben Sie motiviert für die vor Ihnen liegenden Aufgaben. Wenn Sie Support benötigen, wenden Sie sich bitte über das Hilfecenter an uns oder nehmen Sie an einem unserer On-Demand-Webinare teil.
Viel Spaß beim Planen! 💜