Projektmanagement und Aufgabenmanagement .
Diese Begriffe werden häufig verwendet. Aber gibt es wirklich Unterschiede zwischen Projektmanagement und Aufgabenmanagement?
Betrachten Sie dieses Beispiel.
Ich möchte bei meinem Haus einen neuen Steinweg anlegen, der zur Haustür führt. Dazu muss ich den Boden freilegen, ihn ebnen, die Steine verlegen und noch viele andere Dinge erledigen, an die ich jetzt noch gar nicht denke.
Das Projekt ist die Erstellung des Gehwegs. Die Aufgaben sind die Dinge, die ich zu erledigen habe, um dies zu erreichen.
Andere Aufgaben betreffen jedoch das Sammeln von Ressourcen: Steine kaufen, meine Schaufel finden und, ach ja, Freunde um Hilfe bitten. Das sind ebenfalls alles Aufgaben.
Die Festlegung des Umfangs und die Berücksichtigung der erforderlichen Ressourcen sind für ein erfolgreiches Projekt von entscheidender Bedeutung.
- Das Projekt ist das übergeordnete Ziel, das viele Aufgaben umfasst: einen Steinweg anlegen.
- Die Aufgaben sind alles, was zu erledigen ist, um das Ziel zu erreichen.
- Projektmanagement umfasst in der Regel auch Aufgaben.
Jedes Projekt umfasst in der Regel mehrere Aufgaben, die in unterschiedlichen Zeitabständen fällig sind. Oft gibt es zwischen den Aufgaben Abhängigkeiten, und manchmal kann eine Aufgabe erst abgeschlossen werden, wenn die nächste beginnt.
Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement in einfachen Worten
Anstatt die Begriffe Projektmanagement und Aufgabenmanagement synonym zu verwenden, sollten wir versuchen, die Unterschiede zu definieren.
Projektmanagement ist der Prozess der Planung, Organisation und Überwachung einer gesamten Initiative – von der Definition der Ziele und der Zuweisung von Ressourcen bis hin zur Nachverfolgung von Zeitleisten und der Sicherstellung eines erfolgreichen Ergebnisses. Innerhalb dieses größeren Rahmens konzentriert sich das Aufgabenmanagement auf die einzelnen Aufgaben, aus denen sich das Projekt zusammensetzt. Während das Projektmanagement dafür sorgt, dass auf Makroebene alles nach Plan verläuft, konzentriert sich das Aufgabenmanagement auf die effiziente Ausführung bestimmter Arbeiten. Kurz gesagt, das Aufgabenmanagement ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements – beide sind unverzichtbar, arbeiten jedoch auf unterschiedlichen Detail- und Kontrollebenen.
Projekte vs. Aufgaben
Lassen Sie uns genauer auf Aufgaben und Projekte eingehen. Projekte sind Arbeitspakete mit bestimmten Start- und Enddaten. Sie haben Meilensteine und ein klares Ergebnis, in der Regel mit einem Endprodukt. Aufgaben sind einzelne Arbeitseinheiten, und mehrere Aufgaben können ein Projekt bilden oder unabhängig von Projekten sein.
Manchmal sind Aufgaben, die unabhängig von einem Projekt sind, nicht unbedingt so umfangreich.
Wenn Sie beispielsweise im Vertrieb tätig sind, müssen Sie wahrscheinlich viele E-Mails beantworten und mehrere Telefonate führen. Ihre Aufgabe besteht darin, die nächste Person auf Ihrer Liste anzurufen.
Ihr Projekt wäre es, 100 Kontakte, die Sie auf Ihrer letzten Konferenz getroffen haben, weiterzuverfolgen.
Einige werden Sie anrufen (Aufgaben), andere werden Sie per E-Mail kontaktieren (weitere Aufgaben) und Sie werden Ihr Sales-Enablement-Material zusammenstellen wollen, das sich speziell auf die Konferenzthemen bezieht (weitere Aufgaben).
An Projekten sind oft mehrere Personen beteiligt, darunter ein Projektmanager und ein Team. Jedes Team-Mitglied führt einzelne Aufgaben im Zusammenhang mit den Projekten aus. Die Summe des Projektmanagements aller Beteiligten ergibt ein abgeschlossenes Projekt. Beispielsweise gelten Feature-Releases als mehrere Projekte.
Wie Sie sehen, ist Aufgabenmanagement eindeutig Teil des Projektmanagements.
Verwechseln Sie Projekte mit Aufgaben?
Das wird Ihnen viel Frustration bereiten. Wenn Sie beispielsweise „Neues Produkt entwickeln” auf Ihre Liste mit Aufgaben schreiben, ist das etwas zu viel. Das schaffen Sie nicht an einem Tag. Stattdessen müssen Sie das in kleinere Aufgaben aufteilen und dann diese kleineren Schritte in Angriff nehmen.
Eine Methode, die sich hervorragend zur Trennung von Projekten und Aufgaben eignet, ist die Get Things Done -Methodik. Sie hilft Ihnen dabei, zwischen Aufgaben zu unterscheiden, die viel Zeit in Anspruch nehmen, und solchen, die mit wenigen Schritten erledigt sind.
Wir haben zusätzliche Ressourcen erstellt, die Ihnen die Grundlagen des Projektmanagements näherbringen:
- Die besten Methoden des Projektmanagements
- Grundsätze des Projektmanagements
- Für Projektmanager erforderliche Fähigkeiten im Projektmanagement
Weitere Begriffe zum Thema Projektmanagement finden Sie in unserem Projektmanagement-Glossar!
Benötigen Sie Software für Projektmanagement oder Software für Aufgabenmanagement?
Unabhängig von der Größe Ihres Projekts haben Sie wahrscheinlich immer noch ein paar Erinnerungen auf Post-its kleben. Es ist an der Zeit, Ihre Technologieausstattung um ein Aufgabenmanagement- oder Projektmanagement-Tool zu erweitern.
Was leistet Aufgabenmanagement-Software?
Mit einer Aufgabenverwaltungssoftware können Sie Listen mit Aufgaben und andere Notizen an einem Ort zusammenfassen. Mit einer solchen Software können Sie Aufgaben schneller erledigen, wenn Sie ein neues Projekt beginnen.
Mit dieser Software können Sie Listen mit Aufgaben erstellen, Aufgaben gruppieren und deren Fertigstellung planen. Sie helfen Ihnen dabei, eine Aufgabe abzuschließen, bevor Sie mit einer anderen beginnen. Meistens gibt es keine spezifischen Aufgabenabhängigkeiten, die miteinander in Verbindung stehen.
Beliebte Aufgabenmanagement-Apps sind beispielsweise Todoist oder Any.do. Dabei handelt es sich um einfache, aufgabenorientierte Apps. Oft werden die Aufgaben nach Dringlichkeit sortiert und es können Erinnerungen eingerichtet werden.
Was leistet Software für Projektmanagement?
Projektmanagement-Software hingegen dient der Koordination von Projekten und bietet in der Regel alle Features, die auch eine Aufgabenmanagement-Software bietet.
Bei diesen Projektmanagement-Tools dreht sich alles um Zusammenarbeit, Koordination und Projektplanung. Projektmanagement-Software verfügt über Unteraufgaben, Kommentare, Anhänge und Aufgabenbeschreibungen, die detaillierte Angaben dazu enthalten, wann ein Projekt erledigt sein sollte.
Oftmals bedarf es einer übersichtlichen Zeitansicht oder eines Gantt-Diagramms, um zu sehen, wie alle Projekte zueinander stehen.
Projektmanagement-Software hilft Projektmanagern dabei, Zeitschätzungen zu erstellen, die Arbeit der Mitglieder des Teams zu verfolgen und Projektberichte zu erstellen. Die meisten Programme für Aufgabenmanagement bieten diese Funktionen nicht. Aufgaben sind in der Regel nicht so dringend oder komplex, dass sie Zeitschätzungen erfordern.
Bonus: Alternativen zu Taskade!
Die beste Software für Projektmanagement ist auch eine Software für Aufgabenmanagement
Es gibt nicht unbedingt eine klare Trennung zwischen Ihrer Arbeit und Ihrem Privatleben.
Ja, es gibt ein Gleichgewicht, aber die Tanzaufführung Ihrer Kinder könnte sich mit Ihrem nächsten Termin mit einem Client überschneiden. Oder Sie müssen vielleicht noch Ihre Amazon-Bestellung aufgeben, während Sie Ihren nächsten Projektvorschlag schreiben.
Verstehen Sie, was ich meine?
Die beste Software kombiniert sowohl Aufgabenmanagement als auch Projektmanagement. Sie haben die Tools, um beides zu erledigen, ohne dass das eine das andere überlagert. Sie sollten eine Software finden, die Ihnen Freude bereitet – egal, ob es um Aufgaben oder Projekte, um private oder berufliche Angelegenheiten geht.
Zu Ihrer Information: Aus diesem Grund haben wir ClickUp entwickelt.
Ja, ClickUp ist wirklich eine Plattform für die Produktivität, die Sie sowohl für persönliche Aufgaben als auch für berufliche Projekte nutzen können. Diese Frage hat unseren CEO Zeb Evans von Anfang an beschäftigt. Er fragt:
- „Warum können mein Berufsleben und mein Privatleben nicht am selben Ort stattfinden, aber so voneinander getrennt sein, dass sie sich nicht vermischen?
- Warum kann ich nicht einfach alles auf einer einzigen einfachen und schönen Plattform haben?
- Das sind die Fragen, die ich mir gestellt habe. Und das ist der Kern der Mission von ClickUp.
- Wir sind nicht nur hier, um das Problem des Projektmanagements zu lösen. Wir haben uns zusammengetan, um größere Probleme zu lösen. ”
Es ist ein ehrgeiziges Ziel, das große Problem der Trennung von Aufgaben und Projekten zu lösen. Aber genau deshalb haben wir ClickUp kostenlos und benutzerfreundlich gestaltet.
ClickUp verfügt über alle Funktionen des Aufgabenmanagements, die Ihnen bei der Erledigung Ihrer Aufgaben helfen, darunter:
- To-do-Listen
- Einfache Statusangaben
- …und einen Notepad, um Ideen festzuhalten.
Aber es verfügt auch über die leistungsstarken Features des Projektmanagements, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit zu erledigen, wie zum Beispiel:
- Mehrere Mitarbeiter – Arbeiten Sie gemeinsam an einer einzigen Aufgabe – sofern Ihr Space dies zulässt.
- Zugewiesene Kommentare – Erstellen und weisen Sie sofort Aktionspunkte für sich selbst oder andere zu.
- Prioritäten – Erstellen Sie benutzerdefinierte Prioritäten und organisieren Sie Aufgaben nach ihrer Bedeutung für ein Projekt.
- Favoriten – Erstellen Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Seitenleiste mit Sortier- und Filterfunktionen und sogar Ihrer bevorzugten Ansicht.
- Chrome-Erweiterung – Bietet umfassende Features zur Steigerung der Produktivität, darunter Zeiterfassung, Bildmarkierung und Erstellung von Aufgaben.
- Mehrere Ansichten – Listenansicht, Board-Ansicht, Team-Ansicht, Gantt-Diagramme, Kalender und mehr bieten die perfekte Ansicht für Entwickler, Manager und alle dazwischen.
- Abhängigkeiten – Verknüpfen Sie Aufgaben anhand ihrer Anforderungen miteinander, um sicherzustellen, dass die richtigen Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden.
- Zeitansicht/Kalender – Durch einfaches Drag & Drop lassen sich Aufgaben mühelos planen. Sie sehen auch Aufgaben, die noch nicht geplant sind.
- Integrationen – Schließen Sie sich an Google Drive, Dropbox, Harvest, Toggl und viele andere Integrationen an, um Ihren Workflow zu vereinfachen.
Bei ClickUp haben wir die richtige Software für das Projektmanagement entwickelt, um persönliche und berufliche Probleme zu lösen. Möchten Sie uns dabei helfen, dies zu verwirklichen? Der einfachste Weg, dies zu tun, ist, es auszuprobieren. Melden Sie sich noch heute an!