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Das Projektmanagement ist mit einem hohen Aufwand verbunden.
Budgetierung, Einholung der Zustimmung Ihrer Projektbeteiligten, Zusammenstellung Ihres Teams, Überwachung des Fortschritts, Berichterstellung ...
Und das ist nur die Spitze des Eisbergs!
Wenn Sie innerlich schreien, machen Sie sich keine Sorgen!
Hier ist etwas, das Ihnen dabei helfen kann:
Projektmanagement-Grundsätze dienen als zuverlässiger Kompass, während Sie den gesamten Projektmanagementprozess steuern.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was diese grundlegenden Prinzipien des Projektmanagements sind, welche Vorteile sie bieten und wie Sie sie für den Erfolg bei der Verwaltung von Projekten nutzen können.
Lassen Sie uns beginnen.
Was sind die Prinzipien des Projektmanagements?
Projektmanagement-Grundsätze sind grundlegende Konzepte, die Sie für ein erfolgreiches Projektmanagement nutzen können.
Ganz einfach, oder?
Was sind also die Grundprinzipien des Projektmanagements, auf die sich jeder Projektmanager verlassen sollte?
Wir haben diese 12 Prinzipien in 3 Gruppen zusammengefasst.
Schauen wir uns das einmal an:
Definition eines Projekts
Grundsatz 1: Es muss sich um ein Projekt handeln
Das grundlegendste Prinzip ist, dass es ein Projekt geben muss.
Nehmen wir die Definition eines Projekts des Projektmanagements: Um als Projekt zu gelten, muss die Arbeit ein vorübergehendes Unterfangen sein und ihr Ziel muss die Schaffung von Wert sein.
Da Projektmanagement ein tool zur effektiven Verwaltung eines Projekts ist, sollten die Prinzipien des Projektmanagements auf diese Definition zutreffen.
Aktivitäten wie das Beantworten von Tickets oder die Bearbeitung von Inhalten gelten daher nicht als Projekt.
Grundsatz 2: Eine klare Struktur für Projekte
Ein wichtiger Grundsatz in einem Plan für das Projektmanagement während der Definitionsphase ist die Projektstruktur.
Ohne sie wird Ihr Projekt schneller zusammenbrechen als ein Jenga-Turm!
Hier sind drei Komponenten, die definiert werden müssen:
A. Projektziele
Wie fängt man etwas an, wenn man gar nicht weiß, was man eigentlich zu erledigen hat?
Die Festlegung eines Ziels bringt den Stein ins Rollen und hilft Ihnen bei der Erstellung der Projektstruktur. Fragen Sie sich zunächst, was die Projektanforderungen sind, was zu erledigen ist und warum.
Als Projektmanager müssen Sie das Ziel des Projekts klar definieren und dafür sorgen, dass es von allen Beteiligten verstanden wird.
Aber wie legt man Projektziele fest ? Und was ist der Unterschied zwischen Zielen und Zielsetzungen?
Mit kostenlosen Projektmanagement-Tools wie ClickUp ist das Festlegen von Zielen ein Kinderspiel.
B. Zeitleiste des Projekts
Niemand hat unbegrenzt Zeit, um ein Projekt abzuschließen.
(es sei denn, Sie können wie Dr. Strange die Zeit zurückdrehen)
Für das schnelle Abschließen des Projekts benötigen Sie eine klare Zeitleiste für das Projekt.
Er enthält die zu erledigenden Aufgaben sowie deren Start- und Enddaten.
Außerdem wird die Reihenfolge angegeben, in der die Aufgaben angegangen werden müssen.
C. Meilensteine
Sie sollten zunächst Meilensteine definieren und dann Ihre Zeitleiste in diese wichtigen Meilensteine unterteilen.
Was ist das?
Meilensteine sind Indikatoren, die Ihnen helfen zu verstehen, wann das Projekt in eine neue Phase eingetreten ist.
Wenn Ihr Team beispielsweise innerhalb weniger Tage einen Meilenstein nach dem anderen erreicht, wissen Sie, dass es schneller arbeitet als The Flash auf Koffein!
Und wenn zwischen zwei Meilensteinen eine lange Zeitspanne liegt, müssen Sie dafür sorgen, dass sie auf Hochtouren kommen.
Mit diesem Ansatz können Sie den Zeitplan für das Projekt einhalten. Immer.
Puh!
Und noch etwas: Meilensteine steigern die Moral des Teams.
Denn denken Sie daran: Jeder mag sichtbaren Fortschritt.
Grundsatz 3: Identifizieren der Projektleistungen
Das nächste Prinzip des Projektmanagements ist die Definition der Projektleistungen.
Unter „Deliverables” versteht man alle einzigartigen Ergebnisse oder Produkte, die mit einem bestimmten Prozess oder einer bestimmten Phase des Projekts in Zusammenhang stehen.
Wie definieren Sie Projektleistungen?
Stellen Sie sich zunächst die richtigen Fragen, wie zum Beispiel:
- Was ist das Projektziel?
- Was benötigen Sie, um dieses Ziel zu erreichen?
- Wie lange wird das dauern und wie viel wird es kosten?
Diese Art von Fragen hilft Ihnen dabei, die Projektleistungen und Projektanforderungen zu bestimmen.
Hier sind einige Beispiele für Ergebnisse, an denen Ihr Team möglicherweise arbeiten muss:
- Bei einem Webdesign-Projekt können die Ergebnisse beispielsweise die Entwicklung eines Mockups umfassen.
- Bei einem Marketing-Projekt könnte ein Ergebnis beispielsweise ein ausgefallener Werbespot sein.
Es sieht so aus, als würde es für Jim aus „Stranger Things“ endlich bergauf gehen!
Es gibt noch einen weiteren Vorteil, wenn man im Voraus klar definierte Ergebnisse festlegt.
Sie müssen sich nicht mehr abmühen, um mitten im Projekt neue Ergebnisse hinzuzufügen.
Dadurch vermeiden Sie nicht nur einen zu hohen Zeitaufwand, sondern müssen auch keine Überstunden machen, um die Fristen einzuhalten.
Auf diese Weise müssen Sie nicht auf das Binge-Watching von True-Crime-Serien auf Netflix verzichten.
Grundsatz 4: Zuweisung von Projektbudgets
Wäre es nicht wunderbar, wenn Sie über ein unbegrenztes Budget verfügen würden?
Leider müssen Sie mit einem strengen Budget für das Projekt arbeiten, es sei denn, Sie haben einen Flaschengeist, der Ihnen diese Wünsche erfüllt.
Bei einem Limit an Ressourcen müssen Sie sehr achtsam mit Ihren Ausgaben umgehen.
Denken Sie daran: Sie möchten nicht schockiert sein, wenn Sie feststellen, dass Ihre Ausgaben auf einem Diagramm dargestellt werden!
Das können Sie erledigen:
- Überlegen Sie, in welchen Bereichen Sie Ausgaben einsparen oder vermeiden können.
- Stellen Sie sicher, dass jede Phase Ihres Projekts berücksichtigt wird.
- Reservieren Sie einen Teil des Budgets für Notfallausgaben.
Budgetierung und Buchhaltung können sehr viel Arbeit bedeuten und unterschiedliche tools erfordern.
Aber warum mehrere Tools anschaffen, wenn Projektmanagement-Software wie ClickUp Ihnen dabei helfen kann, die Bücher auszugleichen?
Mit der vorgefertigten Buchhaltungsvorlage von ClickUp können Sie Ihre Verkaufsunterlagen, Projektkosten, Rechnungen und vieles mehr innerhalb Ihrer Workspace verwalten.
Grundsatz 5: Klare Strategie für die Umsetzung
Vor der Ausführungsphase benötigen Sie eine Projektcharta und einen Projektplan. Diese spielen eine wichtige Rolle für den Erfolg großer Projekte.
Was sollte enthalten sein?
In der Planungsphase sollten die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs), die verwendete Software für das Projektmanagement und die Risikofaktoren, die sich auf das Ergebnis auswirken können, klar definiert werden.
Sie sollten auch potenzielle Probleme identifizieren, die zu Scope Creep führen oder Ihren Fortschritt behindern könnten.
Identifizieren von Teamrollen und Verantwortlichkeiten
Grundsatz 6: Eigentümerschaft durch einen Projektmanager oder Projektsponsor
Das nächste grundlegende Prinzip besagt, dass eine Person, der Projektmanager, die Verantwortung für den Erfolg des Projekts übernehmen muss. Diese Person muss als Sprecher fungieren und sich mit dem Führungsteam abstimmen.
In dieser Funktion begleiten Projektmanager die Projektbeteiligten durch ihren Entscheidungsprozess, legen die Verantwortlichkeiten des Teams fest, initiieren den Plan für das Projekt und messen den Erfolg.
Aufgrund der funktionsübergreifenden Natur dieser Rolle müssen Projektmanager über ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, Kenntnisse im Geschäft und in der Technologie sowie Erfahrung in der Projektstrukturplanung verfügen.
Grundsatz 7: Zugewiesene Rollen und Verantwortlichkeiten für Teams
Es reicht nicht aus, nur das Projektziel zu kennen und Ziele zu setzen.
Sie müssen auch festlegen, was jedes Mitglied zu erledigen hat.
Wenn Sie dies nicht erledigen, können Sie sich schon mal auf die Beerdigung vorbereiten: Denn Ihr Projekt ist tot, noch bevor Sie überhaupt damit angefangen haben!
Wenn Sie Rollen und Verantwortlichkeiten definieren, wird jedes Team-Mitglied für seine Aufgaben verantwortlich.
Und da Ihre Team-Mitglieder genau wissen, was zu erledigen ist, verschwenden sie keine Zeit damit, sich Klarheit über das Projekt zu verschaffen.
Werte festlegen
Grundsatz 8: Klare Kommunikation zwischen den Team-Mitgliedern
Schlechte Kommunikation im Team = schlechte Ergebnisse.
Bei der Verwaltung von Projekten sollte eine gute Kommunikation vom ersten Tag an Ihr vorrangiges Ziel sein.
Sie möchten nicht, dass Ihre Kommunikation zum Projekt zu einem Wortgefecht ausartet.
Denn das würde eine Katastrophe bedeuten.
Aber warum?
Eine klare Kommunikation mit Ihrem Team ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden. Jedes Mitglied weiß, woran es selbst arbeitet und woran die anderen arbeiten, was zu einem optimierten Workflow führt.
Darüber hinaus ermöglicht eine klare Kommunikation, die Leistungen der Mitglieder des Teams zu erkennen und zu würdigen.
Grundsatz 9: Abstimmung innerhalb der gesamten Organisation
Dies ist ein wichtiger Grundsatz, um spätere Probleme im Fortschritt eines Projekts zu vermeiden.
Die Stakeholder und der Projektmanager arbeiten zusammen, damit sich alle Komponenten der Organisation gegenseitig unterstützen. Dazu gehören die Mission, die Struktur und die Systeme des Unternehmens.
Die Festlegung einer Leistungsmanagement-Basislinie mit drei grundlegenden Komponenten – Kosten, Zeitplan und Projektumfang – ist wichtig, wenn es darum geht, sich an den Unternehmenswerten auszurichten und den Umfang eines größeren Projekts festzulegen.
Nachdem klare Erwartungen mit dem Management festgelegt und ein Projektmanager für die Projektaktivitäten benannt wurde, sollte dieser die Freiheit erhalten, Projektentscheidungen zu treffen.
Grundsatz 10: Transparenz und Verantwortlichkeit
Weiter zum nächsten Grundsatz des Projektmanagements.
Wenn Sie kein flüchtiger Spion sind, ist es eine verdammt schlechte Idee, sich zu verstecken.
Wenn Sie Projektdaten oder Status vor Ihren Stakeholdern und Sponsoren verbergen, wird Sie das in Zukunft verfolgen.
Dies könnte das Vertrauen zwischen Ihrem Team und den Stakeholdern beeinträchtigen.
Dies wäre jedoch nicht möglich, wenn Sie und Ihr Team nicht stets Transparenz wahren würden.
Wenn alle Beteiligten Zugriff auf relevante Informationen zum Projekt haben, darunter Status, Meilensteine und Zeitleiste, läuft alles viel reibungsloser.
Das Ergebnis?
Das Engagement Ihres Teams wird durch die Decke gehen, und Ihre Mitarbeiter werden viel glücklicher und zufriedener mit ihrer Arbeit sein.
Mit dem Gast-Feature von ClickUp können Sie mit Personen außerhalb Ihres Teams zusammenarbeiten, beispielsweise mit Stakeholdern oder Clients.
Grundsatz 11: Risikomanagement und -erkennung
Jedes Projekt birgt gewisse Risiken. Dies gilt insbesondere, wenn Sie im Rahmen des Projektmanagements für Unternehmen mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig bewältigen müssen.
Probieren Sie diese Software-Tools für das Projektmanagement im Unternehmen aus!
Wenn Sie diese Risiken vor Beginn des Projekts bewerten, sind Sie auf alle potenziellen Probleme vorbereitet, die auftreten könnten.
Und das ist nicht der einzige Vorteil:
- So können Sie Verzögerungen bei der Durchführung des Projekts vermeiden.
- Ihre Projekt-Teams erhalten einen Plan, der ihnen hilft, mit Risiken umzugehen.
- Sie werden in der Lage sein, die Auswirkungen von Problemen auf Ihr Projekt zu beseitigen oder zu limitieren.
Mit diesem Ansatz könnten Sie auch ein ganzes Team damit beauftragen, sich auf die Risiken zu konzentrieren, die während des Zyklus des Projekts auftreten.
Sehen Sie sich diese Vorlagen zum Risikomanagement an!
(Wir finden, „Riskbusters“ wäre ein passender Name für dieses Team. 😉 )
Grundsatz 12: Messung des Fortschritts des Projekts
Die Überwachung und Messung des Fortschritts ist ein Grundprinzip, das für den gesamten Prozess des Projektmanagements von entscheidender Bedeutung ist.
Stellen Sie sich vor, es gäbe keine Überwachung.
Von zu Hause aus zu arbeiten würde in etwa so aussehen...
Mit den Gantt-Diagrammen von ClickUp können Sie alle Aufgaben, ihre Fristen und die dafür zugewiesenen Teammitglieder anzeigen.
Das war's auch schon.
Alle Grundsätze für ein erfolgreiches Projektmanagement sind in drei Kategorien unterteilt.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die Grundprinzipien des Projektmanagements?
Obwohl es unterschiedliche Meinungen zu den Feinheiten gibt, umfassen die Grundprinzipien des Projektmanagements Folgendes: ein klar definiertes Projekt durch Struktur, Ergebnisse und Strategie; klar definierte Rollen des Teams, einschließlich des Projektmanagers, und die Festlegung von Werten wie organisatorische Ausrichtung, Kommunikation, Transparenz, Verantwortlichkeit, Risikomanagement und Leistungsmessung.
Wie viele Grundsätze des Projektmanagements gibt es?
Es gibt 12 Grundsätze, die in drei Kategorien unterteilt werden können: Definition des Projekts, Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Festlegung von Werten.
Fazit
Projektmanagement-Grundsätze sind die Bausteine aller Geschäfte, egal wie groß oder klein sie sind.
Setzen Sie sie sinnvoll ein, und alle Ihre Projekte werden ein voller Erfolg!
Allerdings helfen Ihnen diese Prinzipien nicht dabei, ein gesamtes Projekt alleine zu verwalten.
Glücklicherweise wurden Tools wie ClickUp speziell dafür entwickelt, Ihnen die Arbeit zu erleichtern und Sie bei all Ihren Aufgaben, Zeitleisten und Teammitgliedern zu unterstützen.
Unabhängig davon, ob Sie Methoden wie Waterfall, Agile oder Lean anwenden, ClickUp bietet Ihnen alle Features, die Sie zur Organisation Ihrer Arbeit benötigen.
Holen Sie sich ClickUp noch heute kostenlos und das Projektmanagement wird zum Kinderspiel!
