Projektmanager sind die ersten Ansprechpartner, wenn es darum geht, Dinge effizient und effektiv zu erledigen. Sie sorgen dafür, dass die Projekte im Zeitplan bleiben, die Teams koordiniert arbeiten und die Ziele erreicht werden. Aber was macht einen guten Projektmanager aus?
Ein erfolgreicher Projektmanager sollte über eine Kombination aus technischen, Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Im Folgenden finden Sie die 10 wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten, die jeder gute Projektmanager besitzen muss, um erfolgreich zu sein:
1. Optimiert die Kommunikation
Gute Projektmanager sind in der Lage, klar und effektiv zu kommunizieren, was wann zu tun ist, so dass alle Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird. Dazu gehört auch, dass sie die Teammitglieder über alle Änderungen im Projekt auf dem Laufenden halten und ihnen Feedback und Ratschläge geben.
Laut PMI besteht die Gefahr, dass das Projekt vernachlässigt wird, wenn die Kommunikation auf diesem Niveau bleibt
oder andere Ergebnisse."
Autsch. Kann zu viel Kommunikation schlecht sein? Ja, wenn sie nicht systematisiert oder klar ist oder wenn Ihre "Kommunikation" aus ein paar unzusammenhängenden E-Mails besteht. Die
entscheidet maßgeblich über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts.
Man sollte meinen, dass effektive Projektmanager wissen, wie man das mit guten
projektmanagement-Tools
. Diese Fähigkeit ist eine übersehene Kommunikationsfähigkeit.
Ein leistungsfähiges Projektmanagement-Tool wie
hilft Ihnen, die Kommunikation zu rationalisieren, die Beteiligten/Sponsoren auf dem Laufenden zu halten und klar festzulegen, wann Arbeiten und Aufgaben fällig sind.
2. Positiv über die Arbeit
Wenn der Projektleiter das Gefühl hat, dass die Arbeit nicht zumutbar oder erreichbar ist, wie werden sich dann die übrigen Teammitglieder fühlen?
Ein großartiges Projekt
manager hat die Fähigkeit, die Prioritäten der Organisation zu verstehen
zu verstehen, diese Werte auf das Projektteam zu übertragen und sie mit den einzelnen Projekten und Aufgaben in Verbindung zu bringen. Diese Projektmanager arbeiten auch mit dem Team an den Strategien zur Erreichung dieser Vision.
Um die Fristen und Termine einzuhalten und das Projekt im Zeitplan zu halten, sollte der Projektleiter die anstehende Arbeit positiv sehen und dem gesamten Team helfen, die Ziele zu erreichen.
Das Gleichgewicht zwischen Positivität und Realität über die
erfordert Intuition und Erfahrung, was uns zum nächsten Punkt führt:
3. Löst Probleme
Das mag offensichtlich klingen, aber ein guter Projektmanager
. Und besser noch, sie sind befähigt, Probleme zu lösen
herausforderungen des Projektmanagements
. Die grundlegende Problemlösung umfasst diese fünf Schritte.
- Identifizieren Sie das Problem
- Bestimmen Sie die Ursachen
- Lösungen generieren
- Analysieren Sie die Lösungen
- Maßnahmen ergreifen
Diese fünf Schritte scheinen einfach zu sein, aber oft nehmen wir uns nicht die Zeit, sie genau durchzugehen. Vielleicht kennen wir das Problem, aber wir bewerten es nicht aus allen Blickwinkeln oder dokumentieren die Gedanken des Teams über das weitere Vorgehen.
Das kann bedeuten, dass wir Stift und Papier zur Hand nehmen, um uns wirklich zu konzentrieren und darüber nachzudenken, was passiert ist. Schreiben Sie jeden Schritt des Prozesses auf und notieren Sie sich, was in jeder Phase funktioniert hat und was nicht.
Hier ein Beispiel für die Anwendung dieses Projekts
um ein Mitarbeiterproblem zu lösen:
Schritt Eins: Identifizieren Sie das Problem
Der Mitarbeiter hat Schwierigkeiten, seine Fristen einzuhalten.
Schritt zwei: Die Ursachen ermitteln
Sie haben zu viel Arbeit und nicht genug Zeit, um alles zu erledigen.
Schritt Drei: Lösungen generieren
Mögliche Lösungen könnten darin bestehen, Aufgaben an andere Teammitglieder zu delegieren, realistische Fristen zu setzen oder ein Projektmanagement-Tool zu verwenden, um das Arbeitspensum besser zu bewältigen.
Schritt Vier: Analysieren Sie die Lösungen
Bei der Analyse der Lösungen müssen Sie die Vor- und Nachteile jeder Lösung abwägen und bestimmen, was für jedes Teammitglied am besten geeignet ist.
Schritt Fünf: Maßnahmen ergreifen
Sobald Sie sich für die beste Lösung entschieden haben, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen und einen erfolgreichen Projektmanagementplan umzusetzen.
Wenn Sie diese einfache Checkliste zur Problemlösung befolgen, können Sie aus einem guten Projektmanager einen zuverlässigen machen.
4. Bleibt ruhig
Nun, es ist nicht auf einer Stufe mit der Arbeit eines Notarztes oder Polizisten. Aber der Projektleiter muss die Anforderungen des Projekts mit den Prioritäten der Organisation, der Leistung des Teams und dem persönlichen Beitrag, den er leisten muss, in Einklang bringen. Ganz zu schweigen von frustrierenden Elementen, die sich dem Einfluss des Projektleiters entziehen, wie veraltete Systeme oder Arbeitsabläufe.
Das kann sehr anstrengend sein.
Aber ein guter Projektmanager hat die Fähigkeit, einen Schritt zurückzutreten, die nächsten Optionen zu analysieren und selbst aus Rückschlägen Lehren zu ziehen.
Der Projektleiter ist derjenige, der aufräumen und das Projekt erneut angehen muss - vielleicht aus einer anderen Perspektive. In diesem Fall muss der Projektleiter jedoch wissen, was schief gelaufen ist, und denselben Fehler nicht noch einmal begehen. Ein guter Projektleiter sollte in der Lage sein, den Fehler zu erkennen und alternative Lösungen anzubieten (siehe Punkt 3).
Behalten Sie die Ruhe und führen Sie gut. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um die richtige Lösung für alle zu finden.
5. Delegiert gut
Warum ist es wichtig, gut zu delegieren? Ein Projektleiter kann mehr erreichen. Sie können vielleicht eine Weile in die Rolle hineinschlüpfen und Ihren Beitrag leisten, aber irgendwann werden die Anforderungen an Ihre Zeit Sie überfordern.
Sie werden mehr erreichen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die richtigen Befugnisse übertragen.
"Die Obergrenze dessen, was möglich ist, steigt mit jedem Mitarbeiter, den Sie befähigen, sein Bestes zu Ihren gemeinsamen Prioritäten beizutragen. Ebenso sinkt Ihre Macht mit jeder Initiative, an der Sie unnötigerweise festhalten", stellt Jesse Sostrin von PwC in der
.
Zu diesem Zweck verstehen erfolgreiche Projektmanager die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter, die sie leiten, und nutzen dann deren Stärken, um ihre Leistung zu steigern.
Der Einsatz eines Projektmanagement-Tools wie ClickUp
mit seiner Transparenz, seinen Berichten, Details und Kommentarfunktionen. Und seine Hierarchie ist benutzerfreundlich - robust genug für
, jedoch mit einer Freigabe der Privatsphäre, die für Manager oder nur ausgewählte Mitarbeiter angepasst werden kann.
6. Priorisiert die Arbeit
Nicht jeder Punkt kann Priorität Nummer eins sein. Es liegt in der Natur der Sache, dass etwas auf Platz zwei fallen muss. Ein guter Projektleiter wird verstehen
wie man die Arbeit nach Prioritäten ordnet
für das Team zu setzen und dann die richtige Wahl zu treffen.
Der Schlüssel dazu? Verstehen Sie die
dringend vs. wichtig
und das Rauschen ausblenden. Ein Sponsor oder
schreien vielleicht nach ASAP, aber ein guter Projektmanager bleibt ruhig und weiß, wie man Prioritäten setzt.
Warum ist das wichtig? Weil wichtige Aufgaben einen Mehrwert schaffen. Das ist der Wert der Eisenhower-Matrix. Die
Eisenhower-Matrix ist ein quadrantenbasiertes System
in dem Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und ihrem Wert unterteilt sind.
Nachdem er die Bedeutung und den Wert jeder Aufgabe verstanden hat, schätzt ein guter Projektmanager den Zeitaufwand für jede Aufgabe und ordnet sie dann nach ihrer Bedeutung ein.
7. Arbeitet zusammen und hört zu
Bei der Zusammenarbeit geht es darum, gemeinsam zu arbeiten, und um das erfolgreich zu tun, ist aktives Zuhören unerlässlich. Man kann nicht zusammenarbeiten, ohne zuzuhören und zu versuchen, zu verstehen.
Wenn Sie mit einem Entwicklerteam zusammenarbeiten und der Code nicht funktioniert oder die Qualitätssicherung nicht besteht, sollten Sie die Situation bewerten, bevor Sie zu einer Schlussfolgerung kommen. Die ersten ein oder zwei Fragen führen Sie vielleicht nicht zu der genauen Antwort, die Sie brauchen - stattdessen müssen Sie vielleicht verschiedene Ansätze verwenden, um die Lösung zu finden.
Die Zusammenarbeit hilft Ihnen, neue Dinge auszuprobieren, zu experimentieren und eine Lösung zu finden.
Ein guter Projektleiter wird dies fördern
und ein förderliches Umfeld zu schaffen, anstatt jede Person in ihrem eigenen Silo zu isolieren.
Gute Werkzeuge wie
und diese anderen
werkzeuge für die Online-Zusammenarbeit
-können Ihnen dabei helfen, diese Arbeit zu erledigen.
Durch eine transparente Zusammenstellung von Projekten und Aufgaben können die Teammitglieder sehen, was sie zu tun haben und bis zu welchem Datum sie es erledigen müssen. Gute Tools für die Zusammenarbeit sollten die Produktivität fördern und nicht beeinträchtigen.
die Vorteile: Bonus: Projektmanagement Lebenslaufvorlagen !
8. Verwaltet die Zeit
Eine der Hauptaufgaben eines Projektmanagers besteht darin, dafür zu sorgen, dass das Team die Fristen einhält und den Projektzeitplan einhält.
Das bedeutet nicht, dass er jede Minute, die für Aufgaben aufgewendet wird, verfolgen oder jeden Schritt des Teams überwachen muss (das wäre ein Albtraum), sondern dass er versteht, was zu tun ist und wann es abgeschlossen werden muss.
gehört auch, dass Sie verfolgen, was gerade passiert und welche Ressourcen für welche Aufgaben zur Verfügung stehen. Hier kann ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp glänzen, denn Sie können die Arbeit in überschaubare Abschnitte unterteilen, die sich in die größeren Ziele Ihres Teams einfügen.
9. Stakeholder fokussiert
Ein Stakeholder ist jeder, der sich auf Ihr Projekt und seine Ergebnisse auswirkt oder von ihnen betroffen ist.
Diese Leute haben ein ureigenes Interesse an dem, was Sie tun, also müssen Sie dafür sorgen, dass sie immer auf dem Laufenden sind. Ein guter Projektmanager wird die Beteiligten auf dem Laufenden halten, aber auch erklären, was nötig ist, um das zu liefern, was sie erwarten.
Das ist es, was ein guter Projektmanager tut - er baut Beziehungen zu seinen Stakeholdern und Teammitgliedern auf. Auf diese Weise kann der PM bei Änderungen oder Herausforderungen die Initiative ergreifen, bevor diese zu einem größeren Problem werden.
10. Motivieren
Schließlich muss ein guter Projektmanager wissen, was möglich ist und wo die Grenzen liegen.
Wenn er auf eine Herausforderung stößt, sollte er kreativ genug sein, um eigene Lösungen und Wege zu finden, sie zu bewältigen. Sie sollten auch beim Projektmanagement über den Tellerrand schauen, um mit der Zeit zu gehen. Sie sollten sehen, wie neue Technologien das Projekt schneller und besser voranbringen können.
Innovative und kreative Projektmanager treiben Projekte voran. Sie finden Lösungen für Probleme, von denen man nicht wusste, dass sie existieren, und sie finden Wege, um das, was früher unmöglich war, möglich zu machen.
Diese Tipps und Techniken zum Zeitmanagement werden Ihnen dabei helfen:
Werden Sie ein guter Projektmanager für Ihr Team
Effektive Projektmanager wissen, was nötig ist, um ein langweiliges Projekt in ein wirklich erfolgreiches Projekt zu verwandeln. Dazu braucht es eine Mischung aus Soft Skills, Management und Führungsqualitäten sowie die richtigen technischen Fähigkeiten, um die Arbeit zu priorisieren und die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Melden Sie sich noch heute für ClickUp an
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