9-Punkte-Projektmanagement-Checkliste für Manager

Bei ClickUp dreht sich alles um Prozesse und Produktivität.

Als Projektmanager wissen wir, dass dies auch zwei Ihrer Ziele sind.

Um Ihnen bei der Planung des Projekts zu helfen, können Sie diese Checkliste für jeden Teil des Prozesses verwenden. Verwenden Sie sie mit Projektteams oder geben Sie sie anderen Projektmanagern in Ihrem Unternehmen frei.

Sie können sogar eine solche Checkliste zu ClickUp hinzufügen (mehr dazu gleich).

Als Projektmanager gehört es zu Ihren Aufgaben, einen Plan für die Erstellung des Projektplans zu erstellen.

Zunächst einmal sind hier die wesentlichen Punkte für eine perfekte Checkliste für das Projektmanagement.

Checkliste für das Projektmanagement

1. Legen Sie die Vision, Ziele und Vorgaben fest

Eine der Grundlagen des Projektmanagements ist die Festlegung von Zielen für Ihr Projekt.

Versuchen Sie, anhand Ihrer Ziele und Vorgaben diese beiden übergeordneten Fragen zu beantworten:

Diese Fragen helfen Ihnen dabei, die Ziele des Projekts zu definieren und festzulegen, wie diese das zu lösende Problem beheben.

Als Projektmanager erreichbare Ziele setzen im Projektmanagement

Das Setzen erreichbarer Ziele ist ein wesentlicher Bestandteil von Top-Management-Prozessen. Viele Teams verwenden SMART-Ziele.

Mit ClickUp können Projektmanager mithilfe von „Zielen” Vorgaben für Ihr gesamtes Team festlegen und dann Einzelziele als Aufgaben definieren, die das Team abschließen muss.

Von dort aus können Sie auch eine Vision formulieren und den erforderlichen Aufwand für das Team festlegen, damit Stakeholder und Mitarbeiter an Bord sind, um das Projekt fertigzustellen. Ziele helfen auch allen Beteiligten zu verstehen, was das Projekt leisten kann. Beziehen Sie Punkte wie die folgenden ein:

Eine Checkliste für das Projektmanagement kann eingesetzt werden, um Meilensteine zu erreichen und Projektziele zu verwirklichen.

Weitere Informationen zu Zielen in ClickUp .

Bonus: Website-Projektmanagement

2. Treffen Sie sich mit den Stakeholdern und anderen Projektmanagern

Dies sind die Personen, die persönlich am Fortschritt und den Endergebnissen des Projekts beteiligt sind. Sie haben Erwartungen an die Projektplanungsmethoden, und es ist Ihre Aufgabe als Projektmanager, diese zu erfüllen. Auch hier kommt eine Checkliste für das Projektmanagement zum Einsatz!

Zu den Projektbeteiligten können gehören:

Weitere Informationen zu Projektmanagement-Begriffen!

3. Sammeln Sie Spezifikationen und Anforderungen für das Team des Projekts.

Der nächste Schritt in Ihrer Projektmanagement-Checkliste besteht darin, die Spezifikationen und Anforderungen für Ihr Projekt zu sammeln. Dies hängt von der Art des Projekts ab, an dem Sie arbeiten.

Im Allgemeinen sollten Ihre Spezifikationen und Anforderungen einige ergebnisorientierte Kriterien enthalten:

4. Erstellen Sie den Plan für das Projekt

Sie haben Ihre Recherchen erledigt, verstehen die Anforderungen und sind nun bereit, einen Plan für die Arbeit zu erstellen.

Vielleicht neigen Sie dazu, sofort mit der Erstellung einer Zeitleiste und der Planung der Aufgaben zu beginnen.

Bevor Sie jedoch den Projektplan erstellen, müssen Sie überlegen, welche konkreten Schritte zu erledigen sind.

Vom Schreiben von Code über die Bestellung von Teilen bis hin zur Erstellung von Beschilderungen – die einzelnen Schritte unterscheiden sich je nach Ihrem spezifischen Projekt. Keine zwei Checklisten für das Projektmanagement sind identisch, und dieser Schritt ist entscheidend für Sie und den Erfolg Ihres Projekts.

Vergessen Sie nicht das Risikomanagement und wie Sie mit schwierigen Problemen oder Änderungswünschen umgehen werden. Sie sollten auch den Projektumfang in Ihrem Projektmanagement-Plan definieren, damit nichts aus dem Ruder läuft. Es wird immer Überraschungen geben, aber solange Sie sich für die Projektkommunikation und -durchführung engagieren und das Projektmanagement-Tool ClickUp verwenden, sind Sie und Ihr Team auf Erfolgskurs!

Berücksichtigung von Abhängigkeiten bei der Planung von Projekten

Berücksichtigen Sie bei diesem Checklistenelement auch die Abhängigkeiten – welche Aufgaben müssen fertiggestellt sein, bevor andere Aufgaben beginnen können? Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach ihrer Reihenfolge und richten Sie Aufgabenabhängigkeiten ein, um Meilensteine zu verwalten und Zeit zu sparen.

Erstellen Sie in ClickUp einen Ordner für Ihr Projekt und beginnen Sie dann mit einer Liste der verschiedenen Teile. Vielleicht haben Sie verschiedene Listen, basierend auf den verwendeten Programmiersprachen. Sie könnten eine für das Frontend und eine andere für das Backend haben. Auch Design- und Texterarbeiten sind möglich! Unabhängig davon, welche Aufgaben Sie haben, eine Liste kann dabei helfen, alles zusammenzuhalten.

Erstellen Sie dann einzelne Aufgaben für jedes Element, das erledigt werden muss. Legen Sie keine Fälligkeitsdaten fest! Sie können jedoch alle relevanten Details oder Dateien hinzufügen. ClickUp bietet einen Rich-Text-Editor, mit dem Sie bestimmte Punkte hervorheben, Code kopieren oder sogar Abschnitte kursiv zitieren können.

5. Erstellen Sie das Budget für das Projekt

Sobald Sie mit dem Plan für das Projekt fertig sind, ist es Zeit für das Wesentliche: das Budget.

Dies ist eine zeitbasierte Schätzung der Gesamtkosten für das Projekt. Alles wird berechnet.

Hoffentlich haben Ihnen Ihre Stakeholder eine Art Nummer genannt, mit der Sie arbeiten können.

Aber hier ist ein Tipp: Schauen Sie nicht darauf.

Überlegen Sie, was erforderlich wäre, um das Projekt nach besten Kräften und im Rahmen des vorgegebenen Umfangs zu erledigen, und reflektieren Sie dann über die Anzahl.

Dann wissen Sie, was Sie streichen und was Sie behalten sollten. Beginnen Sie mit einer groben Schätzung und arbeiten Sie sich dann zu einer genaueren Iteration vor.

Direkte und indirekte Kosten

Jedes Budget umfasst direkte und indirekte Kosten.

Zu den direkten Kosten zählen Arbeitsaufwand, Hardware, Projektmanagement-Software und alle forschungsbezogenen Kosten (wie Reisen oder Fokusgruppen).

Indirekte Kosten müssen möglicherweise nicht berücksichtigt werden (je nach Projekt). Diese haben Auswirkungen über Ihr Projekt hinaus, wie z. B. die Anmietung von Büroräumen oder Bürobedarf. Diese könnten auch für andere Projekte genutzt werden und diesen zugute kommen.

Mit der Funktion „Benutzerdefinierte Felder” von ClickUp können Sie individuelle Spalten für Aufgaben erstellen, um Ihr Budget oder andere numerische Werte zu verwalten.

Sie können sogar alle Kosten ermitteln, Ihre Budgetfelder in Berichten berechnen, um deren Summe, Durchschnitt oder Bereich zu ermitteln. Dies ist der perfekte Weg, um Kosten zu verwalten und einen Überblick über die allgemeine Effizienz Ihres Projekts zu erhalten, sodass Sie einen Plan für Ihr Projekt erstellen können.

6. Weisen Sie Ihre Ressourcen zu

Wer arbeitet an was?

In diesem Schritt beginnen Sie damit, bestimmten Teammitgliedern Arbeiten oder Aufgaben zuzuweisen. Berücksichtigen Sie dabei die Fähigkeiten jeder Person, ihre bisherigen Erfahrungen sowie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens.

Oftmals ist es selbstverständlich, dass ein bestimmtes Team-Mitglied an einem Projekt arbeitet. In anderen Fällen stellen Sie möglicherweise ein spezialisiertes Team zusammen, in dem jeder dieser Faktoren eine größere Rolle spielt.

Zuweisung von Ressourcen und Ausrüstung

Neben dem Personal müssen Sie möglicherweise auch Zeitpläne und Ausrüstung berücksichtigen. Müssen Sie weitere Teile bestellen? Wie sieht Ihr aktueller Lagerbestand aus und reicht er aus, um die Arbeit zu erledigen? Welche zusätzliche Software benötigen Sie?

Diese Überlegungen sind Teil der Ressourcenzuweisung. Sie sind dafür verantwortlich, die Zeitpläne mit der Anzahl der Ihnen zur Verfügung stehenden Mitarbeiter abzustimmen.

Das kann bedeuten, dass Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen oder andere Anbieter beauftragen müssen, um das Projekt termingerecht abzuschließen.

7. Erstellen Sie einen Zeitplan

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Ressourcen Sie dafür benötigen, können Sie einen Zeitplan und eine Zeitleiste für Ihre Projekte erstellen.

Dazu müssen Sie die Zeit abschätzen, die für jede Aufgabe benötigt wird, und diese dann zusammenfassen, um einen realistischen Termin für das Abschließen des Projekts zu erhalten.

Möglicherweise möchten Sie bestimmte Mitwirkende bitten, die Zeit für Sie zu schätzen, oder Ihren Projektplan überarbeiten, sobald Sie einige Schätzungen vorliegen haben.

In ClickUp haben Sie viele Optionen für Zeit und Zeitpläne:

8. Legen Sie Ihren Kommunikationsplan fest

In diesem Plan erstellen Sie Projektmeilensteine für Check-ins und Updates. Dies kann durch tägliche StandUp-Meetings, wie im agilen Projektmanagement, wöchentliche Meetings oder Projekt-Kickoff-Meetings erfolgen.

Überlegen Sie sich auch, wie Sie die Stakeholder, Projektsponsoren und andere Beteiligte auf klare Weise auf dem Laufenden halten können, da diese wahrscheinlich an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.

Bonus: Sehen Sie sich unsere Top 10 Vorlagen für den Projektstart-Auftritt an

Ein Teil des Plans zur Kommunikation besteht darin, wie Sie die einzelnen Phasen des Projekts dokumentieren.

Mit ClickUp können Sie Dateien als Anhänge hinzufügen, eine Verbindung zu Google Drive/Dropbox herstellen und sogar Tabellenkalkulationen oder andere Dokumente direkt in ClickUp einbetten. ClickUp kann die App sein, die alle anderen für die Dokumentenverwaltung ersetzt und die Reibungsverluste anderer Tools beseitigt.

Kommunikation mit Unterhaltungen in ClickUp

Die Unterhaltungen in ClickUp verbessern Ihre Kommunikationsfähigkeit. Fügen Sie eine Unterhaltung zu einem Ordner oder einer Liste hinzu und erwähnen Sie Ihren Kollegen oder Projekt-Team-Mitglied. Eine Benachrichtigung wird in deren Benachrichtigungsbereich angezeigt, und sie können direkt dort antworten. Unterhaltungen eignen sich hervorragend für schnelle Fragen.

Sie können auch formelle Präsentationen als Updates in Betracht ziehen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Projekte gut planen, verwenden Sie diese Projektplanungsvorlagen als Ausgangspunkt und stellen Sie sicher, dass Sie sowohl einen Kommunikationsplan als auch ein Risikoregister haben, bevor Sie mit Ihrer Checkliste für das Projekt beginnen.

Denken Sie daran: Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einer Projektvision, die von allen Beteiligten uneingeschränkt unterstützt wird und in der alle Beteiligten die Projektstrukturplanung ( WBS ), die Leistungskennzahlen (KPIs) und die Zeitleiste verstehen.

*Erfahren Sie mehr über effektive Kommunikation im Team und Tools zur Arbeitsaufteilung.

9. Überwachen Sie Ihren Fortschritt

Sind Sie auf dem richtigen Weg?

Haben Sie die Frist eingehalten?

Dies sind wichtige Fragen, die Sie sich zu Beginn Ihres Projekts stellen sollten. Überlegen Sie sich, welche Ergebnisse Sie benötigen, und übertragen Sie dies auf Ihren Projektzeitplan. Berücksichtigen Sie auch die Erfahrungen aus früheren Projekten, die Sie geleitet haben, und stellen Sie sicher, dass Ihrem Team alle relevanten Projektinformationen zur Verfügung stehen. Je mehr Details Sie im Voraus bereitstellen können, desto besser!

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie den Fortschritt Ihres Projekts in ClickUp überwachen können.

Gantt-Diagramme in ClickUp geben Ihnen eine Übersicht darüber, welche Projekte planmäßig verlaufen, welche hinter dem Zeitplan zurückliegen und welcher kritische Pfad die wichtigsten Elemente aufzeigt, die zu erledigen sind.

Die Berichte in ClickUp zeigen Ihnen außerdem, wer an welchen Aufgaben arbeitet, wie viele Aufgaben fertiggestellt wurden und vieles mehr.

Sie können auch die Ziele in ClickUp nutzen, um Ihren Fortschritt im Projekt zu überwachen. Legen Sie ein Ziel fest und fügen Sie dann einen Ordner, eine Liste oder Aufgaben als Einzelziele hinzu. So können Sie sehen, wie viel Fortschritt Sie gemacht haben.

Ein weiteres Feature, das Ihnen bei der Überwachung des Fortschritts helfen kann, sind Portfolios. Mit diesem Feature erhalten Sie eine umfassende Übersicht über die Aktivitäten in Ihrem Team, indem Sie ausgewählte Listen an einem zentralen Ort verknüpfen können. Sie können Ihre Portfolio-Ansichten benutzerdefiniert anpassen und sogar mit anderen freigeben, sodass alle auf dem gleichen Stand sind, während Ihr Projektplan voranschreitet.

Bonus: Beispiele für Projektmanagement

Fazit

Nachdem wir nun die neun wichtigsten Schritte einer Projektmanagement-Checkliste durchgegangen sind, gibt es noch ein weiteres praktisches Feature des Projektmanagement-Tools, das Ihnen helfen kann.

Ja, wir haben Ihnen gezeigt, wie ClickUp Ihnen helfen kann – von Fälligkeitsdaten bis hin zur Berichterstellung über Fortschritte und Leistung des Projekts –, aber es gibt noch einen weiteren Teil des Prozesses.

Sie können in ClickUp eine Checkliste für Aufgaben erstellen , die jeden Teil dieses Prozesses umfasst. Jedes Mal, wenn Sie ein Projekt beginnen möchten, können Sie auf eine gespeicherte Checkliste zurückgreifen, die Ihnen bei jedem Schritt hilft.

Es handelt sich um einen Plan für den Start von Projekten.

Hier ist eine, die ich dafür erstellt habe:

Um es noch einfacher zu machen, können Sie Checklistenvorlagen als Vorlagen für Projektmanagement speichern und sie dann wieder laden, wenn Sie sie für Ihr nächstes Projekt verwenden möchten.

ClickUp macht die Planung von Projekten für Projektmanager einfacher und mehr produktiv.

Bringen Sie Ihre gesamte Arbeit an einen Ort und sparen Sie mit ClickUp einen Tag pro Woche!