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Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie „funktionsübergreifend” hören?
Wahrscheinlich haben Sie eher an „Zusammenarbeit” oder „Teams” gedacht, bevor Ihnen das Wort „dysfunktional” in den Sinn kam. Aber genau das ist oft die Realität vieler funktionsübergreifender Teams.
Warum?
Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum funktionsübergreifende Teams Schwierigkeiten haben, gut zu funktionieren. Die interessantere Frage ist jedoch, wie man wirklich produktive funktionsübergreifende Teams aufbaut, die großartige Arbeit leisten und Ergebnisse erzielen. 📈
Genau das wird in diesem Leitfaden erläutert. Zunächst einmal ist es immer ratsam, mit einer soliden Definition zu beginnen.
Was sind funktionsübergreifende Teams?
Funktionsübergreifende Teams bestehen aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen und Fachbereiche, die ihren Aufwand koordinieren, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
Ein Erfolg bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit entsteht, wenn Teams unterschiedliche Perspektiven und Fachkenntnisse zusammenbringen, um einen umfassenden Ansatz zu entwickeln, mit dem Probleme besser gelöst, intelligentere Entscheidungen getroffen und Projekte umgesetzt werden können.
Vorteile funktionsübergreifender Teams
Mit funktionsübergreifenden Teams haben Sie Zugang zu zusätzlichen Ressourcen, über die Sie sonst möglicherweise nicht verfügen würden. Je mehr Ressourcen, desto besser die Ergebnisse. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs, wenn es darum geht, wie wertvoll funktionsübergreifende Teams tatsächlich sein können. 🧊
Die Harvard Business Review betonte die Bedeutung funktionsübergreifender Teams und hob hervor: „Die wichtigsten Fähigkeiten lassen sich nicht einfach in Gruppen einteilen, die vor vielen Jahrzehnten festgelegt wurden. Tatsächlich beruht ein Großteil der Besonderheiten eines leistungsstarken Fähigkeitssystems auf den Impulsen, die entstehen, wenn Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Fähigkeiten, Technologien und Perspektiven gemeinsam Praktiken und Prozesse entwickeln. “
Bedenken Sie die folgenden Vorteile:
Eine Steigerung der Produktivität
Funktionsübergreifende Teams können schneller arbeiten, da sie die Fachkenntnisse aus verschiedenen Abteilungen oder Fachgebieten bündeln, um ein einzelnes Problem zu lösen – und dabei letztlich ihr funktionales Fachwissen nutzen. Sie fungieren als Katalysator für Ideen, die in den relevanten Teams entstehen.
Schnelle Kommunikation
Funktionsübergreifende Teams erzielen in der Regel bessere Ergebnisse als Teams mit nur einer Funktion, da sie auf eine Vielzahl von Ressourcen zurückgreifen können, wenn jedes Mitglied über Fachwissen in unterschiedlichen Bereichen verfügt. Beachten Sie auch, dass ein funktionsübergreifendes Team nicht unbedingt groß sein muss. Es kann klein, aber dennoch leistungsstark sein. 🛼
Autonomie zur Vermeidung von Engpässen
Haben Sie schon einmal das Meme mit dem Hund gesehen, der seine eigene Leine hält? Das beschreibt funktionsübergreifende Teams ziemlich gut.
Aufgrund ihrer Struktur neigen funktionsübergreifende Teams dazu, ein hohes Maß an Autonomie zu entwickeln, was bedeutet, dass sie nicht durch langwierige Genehmigungsprozesse ausgebremst oder behindert werden. Dadurch können Ziele schneller erreicht werden. 💪
Ideen besser kommunizieren
Funktionsübergreifende Teams fördern den Dialog und beschleunigen die Zusammenarbeit im Team. Dies ermöglicht ein besseres Verständnis der Aufgaben, reduziert Missverständnisse und beschleunigt letztendlich den Fortschritt des Teams.
Schaffen Sie qualitativ hochwertigere Arbeit
Funktionsübergreifende Teams bieten Einzelpersonen die Möglichkeit, an Aufgaben zu arbeiten, die eine Vielzahl von Fähigkeiten und Kenntnissen erfordern. Dadurch können sie oft interessantere und anspruchsvollere Projekte übernehmen, als dies normalerweise der Fall wäre.
Lesen Sie: Wenn Sie ein funktionsübergreifendes Team zusammenkommen lassen und seine Arbeit erledigen lassen, kommen Ihnen in der Regel kreativere Lösungen in den Sinn. 💡
Warum? Weil ein funktionsübergreifendes Team eine Art innovativen Sandkasten ermöglicht. Teams können experimentieren und mit Ideen spielen, auch wenn die Aufgaben und Verantwortlichkeiten bestimmten Mitgliedern mit spezifischem Fachwissen zufallen.
Verantwortlichkeit
Ein funktionsübergreifendes Team hat eine größere Eigentümerschaft, da jede Abteilung eine wichtige Rolle für den Erfolg des Projekts spielt. Dies führt zu einer erhöhten Verantwortlichkeit, was sich positiv auf das Wachstum, die Zielsetzung und die gesamte Organisation auswirkt. 💸
Kosteneffizient
Funktionsübergreifende Teams senken die Kosten, indem sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für das Abschließen von Projekten und Aufgaben reduzieren. Etwa 70 % der Führungskräfte, die ihre Einzelziele konsequent erreichen, arbeiten mit funktionsübergreifenden Teams, gegenüber 40 % derjenigen, die dies nicht tun.
Welche Arten von funktionsübergreifenden Teams gibt es?
Wenn Sie etwas aufbauen können, gibt es wahrscheinlich ein funktionsübergreifendes Team, das Ihnen dabei hilft, es zu erledigen. Hier ist eine Liste der gängigsten funktionsübergreifenden Teams, die Sie kennen sollten. 🛠️
- Fokussierte Teams: Diese Teams werden vorübergehend gebildet, um sich auf eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt zu konzentrieren, und werden in der Regel nach Abschließen der Aufgabe oder des Projekts wieder aufgelöst.
- Funktionale Teams: Diese Art von Teams setzt sich aus Experten bestimmter Fachbereiche zusammen, die gemeinsam Probleme lösen oder Projekte in ihrem jeweiligen Fachgebiet entwickeln.
- Führungsteams: Die Bildung von Führungsteams ist von Vorteil, wenn es darum geht, wichtige Entscheidungen über die Ausrichtung, die Ziele und die Gesamtstrategie eines Unternehmens zu treffen.
- Task Forces: Funktionsübergreifende Task Forces werden in der Regel gebildet, um Probleme zu lösen oder Lösungen für bestimmte Probleme zu finden.
- Beratungsteams: Wenn Sie umfassende Beratung und Einblicke zu bestimmten Bereichen der Organisation benötigen, bilden Sie ein funktionsübergreifendes Beratungsteam.
- Gemeinsame Teams: Dies ist der Fall, wenn Mitglieder aus verschiedenen Organisationen und Einheiten zusammenkommen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
- Matrix-Teams: Diese Teams bestehen aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen, die bei einem Projekt oder einer Aufgabe zusammenarbeiten und ihren Abteilungsleitern unterstehen.
So bauen Sie ein erfolgreiches funktionsübergreifendes Team auf
1. Eine klare Vision schaffen
Es ist wichtig, eine klare Vision und einen klaren Zweck für das Projekt festzulegen, damit alle verstehen, worauf sie hinarbeiten. Unabhängig davon, wie Ihre Vision aussieht, muss sie organisiert, verwaltet und irgendwo gespeichert werden.
Hier hilft Ihnen ClickUp beim Aufbau Ihres Kontrollzentrums. Auf diese Weise können Projektmanager ihre Vision in ihrer ganzen Größe verwirklichen. Denn Ideen sind nur Ideen, wenn sie nicht umgesetzt und in machbare Sprints unterteilt werden.
ClickUp eignet sich sowohl für die grundlegendsten Anforderungen als auch für die Anforderungen von Hochleistungsteams. Mit Board- und Kalenderansichten erhalten Teams eine Übersicht über anstehende Aufgaben und Termine sowie über die Projektdurchführung. ClickUp-Dokumente werden gemeinsam freigegeben, Änderungen werden in Echtzeit gespeichert und der Fortschritt ist sehr gut sichtbar.
Benötigen Sie Abhängigkeiten für Aufgaben oder Projekte? ClickUp bietet auch hierfür eine vollständige benutzerdefinierte Anpassung.
2. Festlegung wichtiger Rollen und Ziele
Vor Beginn des Projekts ist es wichtig, jedem Teammitglied Rollen und Ziele zuzuweisen. Dies erleichtert dem Team die Koordination und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Ziele profitieren von klar definierten Rollenverteilungen und Meilensteinen.
Mit ClickUp wird das Einrichten und die Nachverfolgung von Projektmeilensteinen zum Kinderspiel. ClickUp ermöglicht es einem funktionsübergreifenden agilen Team, eine Aufgabe in einen Meilenstein umzuwandeln. Sie können auch nach diesen filtern, falls Sie eine Roadmap aller Meilensteine sehen möchten, die das Team abgeschlossen hat.
3. Support bieten
Wenn Teams kommunizieren, Brainstorming-Sitzungen durchführen und Strategien ausarbeiten, sollten Sie sie dabei umfassend unterstützen. Funktional gesehen kommt es dabei auf die Tools an, die Sie verwenden, und darauf, wie Sie diese einsetzen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Supportprozesse gut dokumentiert sind. Glücklicherweise können Sie Mind-Map-Tools verwenden, um die Verbindungen einfach zu verknüpfen und einen vollständigen Workflow für Ihren Supportprozess zu visualisieren.
Darüber hinaus sorgt das in ClickUp integrierte Chat-Tool dafür, dass Sie bei der Zusammenarbeit mit Ihrem Team nicht zwischen verschiedenen Kontexten wechseln müssen. Starten Sie einfach einen Chat innerhalb der Plattform und kommunizieren Sie mit jedem in Ihrem Team.
Es sind kleine Dinge wie diese, die einen großen Unterschied machen, wenn man sich mit der Verwaltung von Aufgaben und Meilensteinen oder der Durchführung agiler Meetings beschäftigt.
4. Fördern Sie Zusammenarbeit und Kreativität
Ermutigen Sie die Mitglieder des Teams zur Zusammenarbeit, zum Austausch neuer Ideen und zu unkonventionellem Denken bei der Problemlösung. Hier kommt Whiteboard-Software wie ClickUp Whiteboards zum Einsatz.
Als kreative Sandbox für Brainstorming-Sessions werden Sie in der Anfangsphase eines Projekts kaum ein anderes Tool verwenden wollen. Teams arbeiten in Echtzeit zusammen, speichern Konzepte, erstellen Erklärdiagramme und nutzen Features zur Erkennung von Zusammenarbeit, um doppelte oder sich wiederholende Arbeit zu vermeiden!
5. Erfolge anerkennen und belohnen
Anerkennen und belohnen Sie sowohl einzelne Mitglieder als auch das Team als Ganzes für ihre Leistungen. Dies trägt dazu bei, das Verantwortungsbewusstsein und die Eigentümerschaft für das Projekt zu stärken.
Das Problem ist, dass es so viele Unternehmen gibt, die nicht dokumentieren und klar darlegen, wie Mitarbeiter für ihre Arbeit belohnt oder anerkannt werden. Mit ClickUp Docs können Sie operative und organisatorische Dokumente an einem Ort zentralisieren, sodass Teams wichtige Informationen leicht finden können.
Außerdem müssen Sie nicht bei Null anfangen. Verwenden Sie die Vorlage für Unternehmenskultur von ClickUp, um alles zu dokumentieren, was Sie von Ihrem Team erwarten und wie Sie es belohnen werden. Sobald Teams wissen, dass ihre Leistung anerkannt wird, sind sie immer bereit, sich bei der Arbeit etwas mehr anzustrengen.
Beispiele für Herausforderungen für funktionsübergreifende Teams mit Vorlagen
Bei funktionsübergreifender Arbeit kommt es zwangsläufig zu Wissenslücken. Wenn Teams keine klaren Rollenverteilungen haben und/oder nicht ausreichend geschult sind, führt dies zu ineffizienter Zusammenarbeit und einem Rückgang der Produktivität.
Das ist jedoch nicht die einzige Herausforderung, mit der ein funktionsübergreifendes Team täglich konfrontiert ist. Viele von ihnen müssen sich mit Organisations- und Kommunikationsstilen auseinandersetzen. Hier sind einige weitere Beispiele.
Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten
Aufgrund der Vielzahl an Rollen und Verantwortlichkeiten ist es für Teams schwierig zu bestimmen, wer für was zuständig ist. Sofern es keinen vorab festgelegten Workflow gibt, der von der Unternehmensleitung vorgegeben wird und festlegt, wie ein funktionsübergreifendes Team arbeiten soll – zusammen mit einer bewussten Zentralisierung dieser Verantwortung –, werden Teams zwangsläufig mit unklaren Rollen und Verantwortlichkeiten konfrontiert sein.
Verwenden Sie stattdessen eine vorgefertigte Vorlage, um einen Vorsprung bei Ihrem Diagramm zu erzielen, damit jeder genau weiß, wer für was verantwortlich ist.
Datensilos
Datensilos entstehen, wenn verschiedene Abteilungen unabhängig voneinander arbeiten und keine Daten freigeben – insbesondere, wenn sie zur Verwaltung dieser Daten völlig unterschiedliche SaaS-Plattformen verwenden.
Es ist wahrscheinlich, dass sich die vom Vertriebsteam verwendeten Technologien von denen unterscheiden, die das Branding- und Designteam einsetzt. Was also tun? Hier ist es entscheidend, Ihre Workload von Anfang bis Ende zu zentralisieren. 🔑
Ein funktionsübergreifendes Team benötigt eine einzige Informationsquelle, auf der es aufbauen kann. Auf diese Weise werden Aufgaben organisiert und zugewiesen, Aktualisierungen sind einheitlich und für alle Mitglieder des Marketingteams oder anderer Abteilungen zugänglich, und alle arbeiten nach denselben Richtlinien.
Wenn Sie Teams an einem Ort zusammenbringen müssen, warum arbeiten Sie dann nicht mit einer benutzerdefinierten Vorlage, um sicherzustellen, dass alle Personen und Teams berücksichtigt werden? Erleichtern Sie funktionsübergreifenden Teams die Arbeit, indem Sie ihnen Sichtbarkeit über Projekte und Status geben, damit Vertriebs- und Marketingteams besser zusammenarbeiten können.
Schlechte Ressourcenzuweisung
Eine Vielzahl von Ressourcen, Materialien, Technologien und Finanzmitteln muss während eines Projekts von Anfang bis Ende richtig zugewiesen werden. Ohne die richtigen Tools und Systeme, die dies ermöglichen, wirkt sich eine schlechte Ressourcenzuweisung nur als Engpass aus, der funktionsübergreifende Teams daran hindert, ihr Ziel zu erreichen.
Klare Ziele, Rollen und Zeitleisten sind für die erfolgreiche Arbeit eines funktionsübergreifenden Teams unerlässlich. Ohne diese Elemente sind sich die Teammitglieder möglicherweise nicht sicher, was von ihnen erwartet wird und wann.
Über- oder unterfordern Sie Ihre Team-Mitglieder nicht, indem Sie raten, wer an welcher Aufgabe arbeiten kann. Ermitteln Sie Ihre verfügbaren Ressourcen und nutzen Sie diese Vorlage, um die Nachverfolgung Ihrer Ressourcenverfügbarkeit an einem zentralen Ort durchzuführen, zu verwalten und anzupassen.
Bekämpfung von Team-Workflows
Natürlich gibt es Ressourcen zu verwalten und Aufgaben zuzuweisen, aber bei der Zusammenarbeit funktionsübergreifender Teams treten häufig Probleme im Workflow auf. Die Arbeitsweise eines Teams passt möglicherweise nicht zu einem anderen, und beide Seiten müssen Kompromisse eingehen.
Unterschiede in der Terminologie und in den Workflows erschweren es einem funktionsübergreifenden Team, produktiv zusammenzuarbeiten. Wenn man die größte Herausforderung für ein funktionsübergreifendes Team zusammenfassen müsste, würde dies auf mangelnde Abstimmung hinauslaufen.
Dies ist so ziemlich der Kern vieler bestehender Probleme. Das bedeutet, dass für den Aufbau eines erfolgreichen funktionsübergreifenden Teams die Abstimmung Ihres Workflows angegangen werden muss.
Sorgen Sie für eine einheitliche Ausrichtung aller Teams, indem Sie eine Liste mit Prozess- und Verfahrensdokumentationen erstellen. Glücklicherweise erleichtert diese kostenlose Prozess- und Verfahrensvorlage die Delegierung und Festlegung von Team-Workflows oder zumindest die Dokumentation der jeweiligen Arbeitsabläufe, sodass es keine Unklarheiten mehr zwischen den Abteilungen gibt.
Erreichen Sie mehr funktionsübergreifend mit der Leistungsfähigkeit von ClickUp
Die intuitive und anpassbare Plattform von ClickUp ermöglicht es Teams, mit nur einer Schaltfläche Workspaces und Aufgaben einzurichten und diese ganz einfach den Teammitgliedern zuzuweisen.
Außerdem bietet es leistungsstarke Funktionen für die Berichterstellung, mit denen Teammitglieder schnell Einblicke in den Fortschritt von Aufgaben und Projekten gewinnen können. Mit ClickUp können Teams Dateien und Kommentare in Echtzeit austauschen, sodass sie sofort Zugriff auf die neuesten Updates haben und gleichzeitig von überall aus arbeiten können.