Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie "funktionsübergreifend" hören?
Wahrscheinlich denken Sie an Zusammenarbeit oder Teams, bevor Sie an das Wort dysfunktional denken. Aber genau das ist oft die Realität vieler funktionsübergreifender Teams.
Und warum?
Es gibt eine ganze Reihe von Gründen, warum es funktionsübergreifende Teams schwer haben, gut zu funktionieren. Die interessantere Frage ist jedoch, wie man wirklich produktive funktionsübergreifende Teams aufbaut, die großartige Arbeit leisten und Ergebnisse sehen? 📈
Dieser Leitfaden führt Sie durch dieses Thema. Zunächst ist es immer eine gute Idee, mit einer soliden Definition zu beginnen.
Was sind funktionsübergreifende Teams?
Funktionsübergreifende Teams setzen sich aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen und Fachbereiche zusammen, die ihre Bemühungen zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels koordinieren.
Erfolgreich funktionsübergreifende Zusammenarbeit findet statt, wenn Teams verschiedene Perspektiven und Fachgebiete zusammenbringen, um einen umfassenden Ansatz zur besseren Lösung von Problemen zu entwickeln, intelligentere Entscheidungen zu treffen und projekte durchzuführen .
Vorteile von funktionsübergreifenden Teams
Mit funktionsübergreifenden Teams haben Sie Zugang zu zusätzlichen Ressourcen, die Sie sonst vielleicht nicht hätten. Je mehr Ressourcen, desto besser die Ergebnisse. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs, wenn es darum geht, wie wertvoll funktionsübergreifende Teams sein können. 🧊
Die Harvard Business Review betonte die Bedeutung funktionsübergreifender Teams: "Die wichtigsten Fähigkeitssysteme lassen sich nicht einfach in Gruppen einteilen, die vor vielen Jahrzehnten entworfen wurden. Ein Großteil der Unterscheidungsmerkmale eines leistungsstarken Fähigkeitssystems stammt aus den Funken, die entstehen, wenn Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Fähigkeiten, Technologien und Perspektiven gemeinsam Praktiken und Prozesse entwickeln."
Bedenken Sie die folgenden Vorteile:
Eine Steigerung der Produktivität
Funktionsübergreifend teams können schneller arbeiten weil spezialisierte Fähigkeiten aus verschiedenen Abteilungen oder Fachgebieten zusammengebracht werden, um an einem einzigen Problem zu arbeiten - und dabei ihr funktionales Fachwissen zu nutzen. Sie sorgen dafür, dass Ideen in den jeweiligen Teams auftauchen.
Geschwindigkeit der Kommunikation
Die Annotationsfunktion von ClickUp ermöglicht es Teams, Dateien mit Kommentaren zu versehen, um die Zusammenarbeit zu beschleunigen
Funktionsübergreifende Teams kommen in der Regel weiter als Teams mit nur einer Funktion, da sie auf eine Fülle von Ressourcen zugreifen können, wenn jedes Teammitglied über unterschiedliche Fachkenntnisse verfügt. Denken Sie auch daran, dass ein funktionsübergreifendes Team nicht riesig sein muss. Es kann auch klein, aber mächtig sein. 🛼
Autonomie zur Vermeidung von Engpässen
Kennen Sie das Meme mit dem Hund, der seine eigene Leine hält? Das ist so ziemlich die Kurzformel für funktionsübergreifende Teams.
Aufgrund ihrer Struktur verfügen funktionsübergreifende Teams in der Regel über ein hohes Maß an Autonomie, was bedeutet, dass sie nicht durch langwierige Genehmigungsverfahren gebremst werden oder in Engpässe geraten. Das bedeutet, dass die Ziele schneller erreicht werden können. 💪
Ideen besser kommunizieren
Rationalisieren Sie die Kommunikation und führen Sie Projekte schneller durch - mit ClickUp Whiteboards. Brainstorming, Planung, Strategieentwicklung und Kommunikation mit Ihrem Team in Echtzeit
Funktionsübergreifende Teams eröffnen den Dialog und helfen bei zusammenarbeit im Team viel schneller. Dies ermöglicht ein besseres Verständnis der Aufgaben, reduziert Missverständnisse und beschleunigt letztlich den Fortschritt des Teams.
Qualitativ hochwertigere Arbeit schaffen
Funktionsübergreifende Teams bieten dem Einzelnen die Möglichkeit, an Aufgaben zu arbeiten, die eine Vielzahl von Fähigkeiten und Kenntnissen erfordern. Dadurch können sie oft interessantere und anspruchsvollere Projekte übernehmen, als sie es normalerweise tun würden.
Lesen Sie: Sie kommen eher zu kreativen Lösungen, wenn Sie ein funktionsübergreifendes Team zusammenarbeiten lassen. 💡
Und warum? Weil ein funktionsübergreifendes Team eine Art innovativen Sandkasten ermöglicht. Teams können experimentieren und mit Ideen spielen, auch wenn die Projektaufgaben und -zuständigkeiten auf bestimmte Mitglieder mit spezifischem Fachwissen entfallen.
Verantwortlichkeit
Ein funktionsübergreifendes Team hat ein größeres Verantwortungsgefühl, da jede Abteilung eine wichtige Rolle für den Erfolg des Projekts spielt. Dies führt zu einer größeren Verantwortlichkeit, was sich positiv auf das Wachstum, die Zielsetzung und die gesamte Organisation auswirkt. 💸
Kostengünstig
Verwenden Sie die ClickUp-Arbeitslastansicht, um zu sehen, wer vor oder hinter Ihnen liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen
Funktionsübergreifende Teams senken die Kosten, indem sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Durchführung von Projekten und Aufgaben reduzieren. Über 70% der Führungskräfte die ihre Kostenoptimierungsziele konsequent erreichen, arbeiten mit funktionsübergreifenden Teams, während 40 % dies nicht tun.
Welche Arten von funktionsübergreifenden Teams gibt es?
Wenn Sie etwas bauen können, gibt es mit großer Wahrscheinlichkeit ein funktionsübergreifendes Team, das Ihnen dabei hilft. Im Folgenden finden Sie eine Liste der häufigsten funktionsübergreifenden Teams, die Sie kennen sollten. 🛠️
- Fokussierte Teams: Diese Teams werden vorübergehend zusammengestellt, um sich auf eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt zu konzentrieren, und sie lösen sich in der Regel auf, nachdem die Aufgabe oder das Projekt abgeschlossen ist
- Funktionale Teams: Dieser Teamtyp setzt sich aus Experten bestimmter Fachrichtungen zusammen, die gemeinsam an der Lösung von Problemen oder Aufgaben arbeitenprojekte zu entwickeln innerhalb ihres Fachgebiets entwickeln
- Führungsteams: Die Bildung von Führungsteams ist von Vorteil, um wichtige Entscheidungen über die Richtung, die Ziele und die Gesamtstrategie eines Unternehmens zu treffen
- Task Forces: Funktionsübergreifende Arbeitsgruppen werden in der Regel gebildet, um Probleme zu lösen oder Lösungen für bestimmte Probleme zu finden
- Beratungsteams: Wenn Sie umfassende Beratung und Einblicke in bestimmte Bereiche des Unternehmens benötigen, bilden Sie ein funktionsübergreifendes Beratungsteam
- Gemeinsame Teams: Dies geschieht, wenn Mitglieder aus verschiedenen Organisationen und Einheiten zusammenkommen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen
- Matrix-Teams: Diese Teams bestehen aus Mitgliedern aus verschiedenenabteilungen, die zusammenarbeiten an einem Projekt oder einer Aufgabe arbeiten und ihren Abteilungsleitern Bericht erstatten
Wie man ein erfolgreiches funktionsübergreifendes Team aufbaut
1. Schaffen Sie eine klare Vision
Es ist wichtig, eine klare Vision und ein klares Ziel für das Projekt festzulegen, damit jeder versteht, worauf er hinarbeitet. Unabhängig davon, was Ihre Vision ist, muss sie organisiert, verwaltet und irgendwo gespeichert werden.
Hier hilft Ihnen ClickUp ihr Missionskontrollzentrum aufzubauen . Auf diese Weise können die Projektleiter ihre Vision in ihrer ganzen Pracht entfalten. Schließlich sind Ideen nur das, was sie sind, wenn sie nicht in die Tat umgesetzt und in machbare Sprints .
Mit Dashboards können Sie Ihre gesamte Arbeit in einer Übersicht zusammenfassen
ClickUp eignet sich sowohl für die grundlegendsten Bedürfnisse als auch für die Anforderungen von Hochleistungsteams. Mit Tafel und kalenderansichten werden die Teams darüber informiert, was wann fällig ist, und erhalten einen Überblick über die Projektausführung. ClickUp-Dokumente werden gemeinsam genutzt, Bearbeitungen werden in Echtzeit gespeichert und der Fortschritt ist deutlich sichtbar.
Benötigen Sie mit Aufgabe oder projekt-Abhängigkeiten ? Auch das lässt sich mit ClickUp vollständig anpassen.
2. Legen Sie Schlüsselrollen und Ziele fest
Bevor Sie mit dem Projekt beginnen, ist es wichtig, jedem Teammitglied Rollen und Ziele zuzuweisen. So kann sich das Team leichter koordinieren und an einem Strang ziehen. Ziele profitieren von klar umrissenen Rollenzuweisungen und Meilensteinen.
Visualisierung von Projektmeilensteinen mit der Gantt-Ansicht in ClickUp
Mit ClickUp können Sie Meilensteine einrichten und verfolgen projektmeilensteinen wird zur zweiten Natur. ClickUp ermöglicht es einem funktionsübergreifenden agilen Team, eine Aufgabe in einen Meilenstein zu verwandeln. Sie können auch nach diesen Meilensteinen filtern, falls Sie eine Übersicht über alle Meilensteine sehen möchten, die das Team abgeschlossen hat.
3. Unterstützung bereitstellen
Wenn Teams kommunizieren, Brainstorming-Sitzungen abhalten und Strategien ausarbeiten, sollten Sie für ausreichend Unterstützung sorgen. Funktional gesehen hängt dies von den verwendeten Tools und der Art und Weise ab, wie Sie sie einsetzen.
Erstellen Sie Ihren Supportprozess in den Mind Maps von ClickUp, um den gesamten Workflow zu visualisieren
Stellen Sie sicher, dass Ihre Supportprozesse gut dokumentiert sind. Glücklicherweise können Sie Mind Map tools, um die Punkte zu verbinden und einen kompletten Arbeitsablauf für Ihren Supportprozess zu visualisieren.
Zusätzlich, ClickUp's eingebautes Chat-Werkzeug macht es möglich, dass Sie nicht kontexte wechseln wenn Sie mit Ihrem Team arbeiten. Starten Sie einfach einen Chat auf der Plattform und kommunizieren Sie mit jedem Mitglied Ihres Teams.
Es sind kleine Dinge wie diese, die einen großen Unterschied machen, wenn Sie in den Schützengräben der Aufgabenverwaltung stecken, und meilensteine oder laufend agile Meetings .
4. Fördern Sie Zusammenarbeit und Kreativität
Ermutigen Sie teammitglieder zur Zusammenarbeit , neue Ideen auszutauschen und bei der Problemlösung über den Tellerrand zu schauen. Dies ist der Punkt whiteboard-Software wie ClickUp-Whiteboards glänzen.
Collaboration Detection ermöglicht es Teams, gleichzeitig in ClickUp Whiteboards zu arbeiten und zu bearbeiten
Als kreativer Sandkasten für Brainstorming werden Sie in der Anfangsphase eines Projekts kaum ein anderes Werkzeug verwenden wollen. Teams arbeiten in Echtzeit zusammen speichern Sie Konzepte, erstellen Sie Erklärungsdiagramme und nutzen Sie Funktionen zur Erkennung von Zusammenarbeit, um doppelte oder sich wiederholende Arbeit zu vermeiden!
5. Erkennen Sie Leistungen an und belohnen Sie sie
Anerkennen und belohnen Sie die einzelnen Mitglieder sowie die team als Ganzes für ihre Leistungen . Dies wird dazu beitragen, das Gefühl der Verantwortung und des Besitzes für das Projekt zu fördern.
Das Problem ist, dass es so viele Organisationen gibt, die nicht dokumentieren und klar erklären, wie Mitarbeiter für ihre Arbeit belohnt oder anerkannt werden. Mit ClickUp Docs können Sie betriebliche und organisatorische Dokumente an einem Ort zentralisieren, so dass die Teams leicht nach wichtigen Informationen suchen können.
Zentralisieren Sie Ihre Informationen und Ressourcen zur Unternehmenskultur an einem Ort mit dieser ClickUp Docs-Vorlage
Sie müssen auch nicht bei Null anfangen. Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für die Unternehmenskultur, um zu dokumentieren, was Sie von Ihrem Team erwarten und wie Sie es belohnen werden. Wenn Teams wissen, dass sie anerkannt werden, werden sie immer etwas mehr für ihre Arbeit tun wollen.
Beispiele für Herausforderungen für funktionsübergreifende Teams mit Vorlagen
Wenn Sie funktionsübergreifend arbeiten, sind Wissenslücken vorprogrammiert. Wenn es Teams an Rollenklarheit und/oder Schulungen mangelt, führt dies zu ineffizienter Zusammenarbeit und Produktivitätseinbußen.
Aber das ist nicht die einzige Herausforderung, mit der ein funktionsübergreifendes Team tagtäglich zu kämpfen hat. Viele von ihnen haben mit Organisations- und Kommunikationsstilen zu tun. Hier sind noch ein paar mehr.
Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten
Bei einer Vielzahl von Rollen und Zuständigkeiten ist es für Teams schwierig zu bestimmen, wer für was verantwortlich ist. Solange es keinen von der Unternehmensleitung festgelegten Arbeitsablauf gibt, der vorschreibt, wie ein funktionsübergreifendes Team arbeiten soll, und diese Verantwortung nicht bewusst zentralisiert wird, bleiben Teams zwangsläufig mit unklaren Rollen und Verantwortlichkeiten stecken.
Visualisieren Sie die Struktur und das Layout Ihres Teams mit dieser einfachen Whiteboard-Vorlage für ein Organigramm
Verwenden Sie stattdessen eine vorgefertigte Vorlage, um einen Vorsprung für Ihr organigramm damit jeder genau weiß, wer für was zuständig ist.
Datensilos
Datensilos entstehen, wenn verschiedene Abteilungen unabhängig voneinander arbeiten und Daten nicht gemeinsam nutzen - erst recht, wenn sie völlig unterschiedliche SaaS-Plattformen zur Verwaltung der Daten verwenden.
Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass das Vertriebsteam einen anderen technischen Stack verwendet als das Unternehmen branding- und Design-Teams verwenden . Und was dann? Hier ist die Zentralisierung des Arbeitsaufwands von Anfang bis Ende der Schlüssel. 🔑
Ein funktionsübergreifendes Team braucht eine einzige Quelle der Wahrheit, von der aus es arbeiten kann. Auf diese Weise werden Aufgaben organisiert und zugewiesen, Aktualisierungen sind gleich und für alle im Marketingteam oder anderswo zugänglich, und alle arbeiten nach denselben Richtlinien.
Verbinden Sie Teams in der gesamten Organisation mit diesem detaillierten Team-Management Plan-Vorlage
Wenn Sie alle Teams an einem Ort versammeln müssen, warum arbeiten Sie nicht mit einer benutzerdefinierten Vorlage, um sicherzustellen, dass jedes Team berücksichtigt wird? Machen Sie es einem funktionsübergreifenden Team leicht, sich zu entfalten, indem Sie einen Überblick über Projekte und Status geben, damit ein Vertriebs- und Marketingteam besser zusammenarbeiten kann.
Schlechte Ressourcenzuweisung
Eine Vielzahl von Ressourcen, Materialien, Technologien und Geldmitteln müssen in einem Projekt von Anfang bis Ende richtig zugewiesen werden. Ohne die richtigen Werkzeuge und Systeme ist eine schlechte Ressourcenzuweisung nur ein Engpass, der funktionsübergreifende Teams daran hindert, die Ziellinie zu erreichen.
Klare Ziele, Rollen und Zeitpläne sind ein Muss für die erfolgreiche Arbeit eines funktionsübergreifenden Teams. Ohne diese Elemente sind die Teammitglieder möglicherweise nicht sicher, was von ihnen erwartet wird und wann.
Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung, um den Überblick über die Materialien, Arbeitskräfte usw. des Unternehmens für jedes Projekt zu behalten
Über- oder unterfordern Sie Ihre Teammitglieder nicht, indem Sie raten, wer an was arbeiten kann. Ermitteln Sie Ihre verfügbaren Ressourcen und verwenden Sie diese Vorlage, um Ihre Ressourcenverfügbarkeit an einem zentralen Ort zu verfolgen, zu verwalten und anzupassen.
Bekämpfung von Teamworkflows
Sicher, es gibt Ressourcen zu verwalten und Aufgaben zuzuweisen, aber bei der Zusammenarbeit funktionsübergreifender Teams kommt es häufig zu Problemen mit dem Arbeitsablauf. Die Arbeitsweise eines Teams passt möglicherweise nicht zu der eines anderen, und diese Kompromisse müssen von beiden Seiten eingegangen werden.
Unterschiede in der Terminologie und den Arbeitsabläufen erschweren es einem funktionsübergreifenden Team produktiv zusammenzuarbeiten. Wenn man die größte Herausforderung für ein funktionsübergreifendes Team zusammenfassen müsste, würde sie auf eine falsche Ausrichtung hinauslaufen.
Das ist so ziemlich der Kern vieler bestehender Probleme. Das bedeutet, dass der Aufbau eines erfolgreichen funktionsübergreifenden Teams erfordert, dass Sie sich damit befassen, wie Ihre Arbeitsabläufe aufeinander abgestimmt sind.
Verwenden Sie diese Vorlage, um Prozesse in Ihrer Organisation zu etablieren, indem Sie aufzeigen, wie Aufgaben aufeinander abgestimmt sind und möglicherweise in andere Teams fließen
Bringen Sie jedes Team in Einklang, indem Sie eine Prozess- und Verfahrensdokumentationsliste erstellen. Mit dieser kostenlosen Prozess- und Verfahrensvorlage ist es ganz einfach, die Arbeitsabläufe im Team zu delegieren und festzulegen oder zumindest zu dokumentieren, wie jeder einzelne arbeitet, damit es keine Verwirrung mehr zwischen den Abteilungen gibt.
Funktionsübergreifend mehr erreichen mit der Kraft von ClickUp
Die intuitive und anpassbare Plattform von ClickUp ermöglicht es Teams, Arbeitsbereiche und Aufgaben mit einem Mausklick einzurichten und den Teammitgliedern mühelos Aufgaben zuzuweisen.
Darüber hinaus bietet ClickUp robuste Berichtsfunktionen, die es den Teammitgliedern ermöglichen, schnell Einblicke in den Fortschritt von Aufgaben und Projekten zu erhalten. Mit ClickUp können Teams Dateien und Kommentare in Echtzeit austauschen, so dass sie sofortigen Zugriff auf die neuesten Updates haben und von überall aus arbeiten können.