In der Ära des Multitasking sind alle produktivität Hacks die die Effizienz bei der Arbeit steigern, sind entscheidend. Aus vielen Gründen!
Ertappen Sie sich dabei, dass Sie im Laufe des Tages die Plattform wechseln, um verschiedene Aufgaben abzuschließen? Dies wird als Kontextwechsel bezeichnet.
Business muss skaliert werden, und die psychische Gesundheit der Mitarbeiter steht an erster Stelle. Es kann nicht sein, dass man sich am Ende des Arbeitstages zwar produktiv und geistig erschöpft fühlt, aber keine Aufgabe mit Priorität abgehakt hat. Und genau das ist eine der Folgen des wild gewordenen Kontextwechsels.
Kontextwechsel sind ein kostspieliges Problem für Unternehmen. Es ist ein fester Bestandteil des modernen Arbeitsplatzes und schadet der Produktivität. Aber Sie können seine negativen Auswirkungen auf das Wohlbefinden und die Qualität der Arbeitsergebnisse verringern.
Bleiben Sie dran und erfahren Sie, was Aufgabenwechsel mit sich bringen, was sie kosten und was Sie zu erledigen haben.
Was ist Context Switching?
Context Switching ist der sukzessive Wechsel der Aufmerksamkeit zwischen mehreren, nicht miteinander verbundenen, unterschiedlichen Aufgaben während des Arbeitstages.
Instanz, während Sie eine Präsentation vorbereiten, überprüfen Sie auch E-Mails. Dann wechseln Sie zur Analyse eines wöchentlichen Umsatzberichts, bevor Sie diesen unterbrechen, um Sofortnachrichten zu beantworten. Und so könnte man weitermachen!
MIT-Wissenschaftler sagen
dass das Wechseln zwischen Aufgaben ein wichtiger Block in unserem täglichen Leben ist. Die Fähigkeit des Menschen, Aufgaben zu wechseln, ist immens, und unsere Gehirne sind auf kognitive Flexibilität ausgelegt.
Das heißt, wir sind in der Lage, zwischen Kontexten zu wechseln, für die unterschiedliche Regeln und Pläne gelten. Und das liegt daran, dass wir von Natur aus Informationen über einen Kontext im Kopf behalten, während wir uns in einem anderen befinden.
Leider hat die kognitive Flexibilität ihren Preis - die "Wechselkosten" Außerdem ist das Umschalten zwischen Kontexten ein unvermeidlicher Bestandteil der Arbeit in Unternehmen.
Was sind die Kosten des Kontextwechsels?
Die tatsächlichen Kosten des Kontextwechsels hängen von Faktoren wie dem jeweiligen Betriebssystem, der Hardware-Architektur und der Nummer der umzuschaltenden Prozesse ab. Verschiedene Studien und Experimente haben Schätzungen für die Kosten der Kontextumschaltung geliefert, die von einigen Sekunden bis zu einigen zehn Mikrosekunden reichen.
- Laut einer Literaturübersicht vonStephen Monsellschadet ein häufiger Wechsel zwischen Aufgaben der Leistung und erhöht die Fehlerquote unmittelbar nach jedem Wechsel.
- Die Amerika an P sychologische Vereinigung (APA) fasste mehrere Forschungsergebnisse über die Kosten des Kontextwechsels zusammen. Sie erklärten, dass das menschliche Gehirn (Arbeitsgedächtnis) nicht für den intensiven Wechsel von Aufgaben ausgelegt ist. Aus diesem Grund nimmt die Produktivität ab, wenn der Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben, insbesondere komplexeren, erfolgt.
- David Meyer stellte klar, dass Arbeitnehmer, die ständig zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln, ihre Konzentration jedes Mal nur für einige Minuten verlieren. Aber im Ergebnis sind sie 20-40 % weniger effizient.
- Die Forschung zeigt vonQatalog und dem Ellis Idea Lab der Cornell University, dass Mitarbeiter:
- Täglich 36 Minuten damit verbringen, zwischen Tools und Apps zu wechseln
- Im Durchschnitt neuneinhalb Minuten brauchen, um sich neu zu konzentrieren
- Sich um 43 % müder fühlen
- Um 45 % weniger produktiv sind
Sicher, oberflächlich betrachtet gehen Sie vielleicht keine großen Kompromisse ein, wenn Sie zwischen einfachen Aufgaben wechseln. Aber wenn Sie das den ganzen Tag zu erledigen haben, ist das eine ganz andere Sache. Und um wieder mehr zeit zu konzentrieren und tiefgreifender Arbeit suchen Teams immer nach Möglichkeiten, den Kontextwechsel zu bekämpfen, damit sich eine einzelne Aufgabe nicht wie eine weitere Belastung anfühlt.
Interessanterweise fühlen sich Softwareentwickler nicht unproduktiv, wenn sie zwischen Kontexten wechseln. Eine Studie von André N. Meyer behauptete, dass diese Fachleute im Durchschnitt 13 Mal pro Stunde die Aufgabe wechseln. Allerdings empfinden sich die Entwickler nur in einigen wenigen Fällen als weniger produktiv. Eine Instanz, die eine halbe Stunde lang mit einem Teamkollegen über ein nicht verwandtes Thema diskutiert, ist einer dieser Umstände.
Das Schreiben einer Sofortnachricht, während man darauf wartet, dass ein Build abgeschlossen wird, führt hingegen nicht dazu, dass sich die Entwickler weniger produktiv fühlen. In diesem speziellen Szenario sind sie weniger auf die aktuelle Aufgabe konzentriert, wenn sie eine neue Aufgabe beginnen.
Zum Schluss, Sophie Leroy erklärte, dass die Arbeitnehmer aufhören müssen, über eine Aufgabe nachzudenken, um gute Leistungen zu erbringen, wenn sie zu einer anderen wechseln. Die Forscherin kam auch zu dem Schluss, dass dieses Szenario unwahrscheinlich ist, wenn die erste Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist und kein Zeitdruck besteht, sie oder die nächste Aufgabe zu beenden.
Context Switching vs. Multitasking
Kontextwechsel und Multitasking sind zwei unterschiedliche Ansätze zur Bewältigung mehrerer Aufgaben. Beim Kontextwechsel wird schnell zwischen Aufgaben gewechselt, was den Flow der Arbeit oft unterbricht und mentalen Aufwand erfordert, um sich neu zu konzentrieren. Dies kann zu geringerer Produktivität und mehr Fehlern führen.
beim Multitasking hingegen werden mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt. Zu erledigen ist dies durch aufgaben nach Prioritäten ordnen und die Zuweisung von Zeit für jede Aufgabe. Multitasking ermöglicht zwar einen parallelen Fortschritt, kann aber auch zu geteilter Aufmerksamkeit und geringerer Effizienz führen. Die Entscheidung zwischen Kontextwechsel und Multitasking hängt von der Art der Aufgaben und den individuellen Präferenzen für Produktivität und Konzentration ab.
Arten von Context Switching und wie man sie bekämpft
Nachdem Sie nun wissen, was Kontextwechsel sind, sehen wir uns an, wie es im wirklichen Leben aussieht.
Häufige Unterbrechungen
Es ist ein großer Unterschied, ob der Kontextwechsel von Ihnen oder einer anderen Person initiiert wird. Im letzteren Fall haben Sie keine Kontrolle über den Arbeitsablauf, geschweige denn haben Sie eine prozessmanagement ansatz. Eine neue Aufgabe kann eine ernsthafte Herausforderung darstellen, wenn jemand in mehreren Projekten arbeitet. Sie kann einen Workflow ernsthaft durcheinander bringen.
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Nehmen Sie das Beispiel des IT-Supports. Was passiert, wenn Sie festlegen, dass jeder Manager ein Support-Ticket für das IT-Team öffnen muss, um neuen Mitarbeitern den Zugriff auf die App zu gewähren? Richtig, genau das! Weniger Manager werden das IT-Team mit dieser Art von Anfrage unterbrechen.
Lösung für den Kontextwechsel: Erstellen von Regeln und Prozeduren
Definieren Sie dann eine Regel mit dem Zeitrahmen des IT-Teams für Tickets zur Gewährung des App-Zugangs. Legen Sie in dieser Regel z. B. fest, dass Manager diese Anträge 30 Tage vor dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters erstellen müssen. Erstellen Sie schließlich eine Liste mit den Schritten, die zu erledigen sind, um den Zugriff auf verschiedene Apps zu gewähren. Und legen Sie Variationen dieses Verfahrens für verschiedene Rollen fest.
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Unnötige Verpflichtungen
Wir alle kennen das: Wir versuchen, uns durch einen Kalender voller Videoanrufe zu arbeiten, die nicht notwendig waren. Unser Arbeitsspeicher kann nur eine bestimmte Menge aufnehmen, und ein unnötiger Kontextwechsel kann uns aus dem Konzept bringen.
Denken Sie zuerst darüber nach: Ist das Meeting für Ihre Rolle optional? Wenn ja, lassen Sie es einfach ausfallen. Benötigen Sie andernfalls ein persönliches Gespräch mit jemandem in diesem Meeting? Und wenn ja, könnten Sie Ihre Arbeit fortsetzen, wenn Sie den Input zu diesem Zeitpunkt nicht bekämen?
Wenn die Antwort "Nein" lautet, müssen Sie dann die Reaktionen der anderen Teilnehmer auf Ihren Beitrag live erleben? Müssen Sie deren Einwände überwinden? Oder gehen Sie davon aus, dass es zu vielen Diskussionen kommen wird?
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Lösung für Kontextwechsel: Terminzeiten definieren
Unser Rat ist also, Terminzeiten zu definieren. Aber Sie müssen selektiv vorgehen, bevor Sie Ihre nächste Meeting-Anfrage annehmen. Und wenn Sie unbedingt an mehreren Meetings teilnehmen müssen, achten Sie auf deren Priorität und legen Sie die Termine auf den entsprechenden Tag und die entsprechende Uhrzeit.
Verschieben Sie kurzfristig die Meetings oder lehnen Sie sie ab, die den Preis für den Kontextwechsel unnötig in die Höhe treiben würden. Reservieren Sie außerdem Zeit für Aufgaben, die Sie allein oder regelmäßig erledigen müssen, und lehnen Sie Meetings ab, die für diese Zeiten angesetzt sind. Diese Terminplanung selbstdisziplin hilft Ihnen, Ihre Arbeit in einer Kalender-Ansicht zu organisieren.
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Vielfältige Technologien
Wenn Sie ständig Ihre E-Mails, Sofortnachrichten und Push-Benachrichtigungen auf mobilen Geräten überprüfen, wechseln Sie zu oft den Kontext. Eine Berichterstellung von Adobe ergab, dass Mitarbeiter fast 14 Mal pro Tag durch E-Mails, Tools für die Zusammenarbeit, Instant-Messaging-Tools und Benachrichtigungen über soziale Medien unterbrochen werden.
Lösung für den Kontextwechsel: Zeit für bestimmte Tools aufwenden
Vielleicht können Sie den ständigen Flow von E-Mails, Nachrichten und Benachrichtigungen nicht ausschalten. Aber Sie können durchaus kontrollieren, wie diese Ihre Arbeit beeinflussen.
Wählen Sie, wann eine Aufgabe beginnen soll, damit Sie nicht durch unorganisierte offene Aufgaben abgelenkt werden
Legen Sie Zeiten fest, um eingehende Anfragen zu prüfen und zu beantworten, und vermeiden Sie es, dies außerhalb dieser Zeiten zu erledigen. Weisen Sie bestimmten Tools, Apps oder mobilen Geräten wie Ihrem Smartphone verschiedene Slots zu. Und konfigurieren Sie diese Zeitfenster so, dass die Kosten für das Umschalten zwischen den Kontexten reduziert werden, ohne die rechtzeitige Kommunikation zu gefährden.
Nicht abgearbeitete Aufgaben
Wenn Sie häufig zusammenhängende Aufgaben in andere Aufgaben einstreuen, müssen Sie damit beginnen stapelverarbeitung sie. Dies ist ein fantastischer Weg, um unnötige Kontextwechsel zu vermeiden.
Lösung für Kontextwechsel: Stapelverknüpfte Aufgaben
Das Stapeln von Aufgaben besteht darin, verwandte Aufgaben zu gruppieren, um die Kosten des Kontextwechsels zu minimieren. Schließlich geht es bei der Kontextumschaltung darum, zwischen nicht zusammenhängenden Aufgaben zu wechseln, und die projektmanagement tools die Sie unterstützen.
Beziehungen zwischen einer einzelnen Aufgabe und Meilenstein-Aufgaben in der Gantt-Ansicht in ClickUp anzeigen
Instanzen wie die Analyse von Kundenrezensionen und die Berichterstellung für den Kundenservice sind Aufgaben der Produktentwicklung. Und wenn Sie Ihre Produkt-Roadmap erstellen, ist es sinnvoll, diese wichtigen Aufgaben zu bündeln.
Einfach ausgedrückt bedeutet das Stapeln von Aufgaben, dass Sie eine verwandte Aufgabe nach der anderen erledigen. Und was die Support-Lösungen betrifft, Pomodoro-Apps sind ziemlich effektiv bei der Unterstützung von Mitarbeitern bei der Definition und Beibehaltung des Fokus durch eine Aufgabe oder viele ähnliche Aufgaben.
Behalten Sie den Überblick über Ihre Zeit und Ihren Zeitplan mit der Vorlage "Schedule Blocking" von ClickUp Zeit blockieren ist eine weitere wirksame Strategie, bei der Sie Zeit in Ihrem Terminkalender blockieren, um ähnliche Aufgaben zu bündeln und so eine produktivere Zeit bei der Arbeit zu haben. Diese Vorlage herunterladen ClickUp has zeitsperrende Vorlagen um die Kosten des Kontextwechsels durch die Bündelung von Aufgaben zu umgehen!
Back-to-back Aufgaben
Haben Sie das Gefühl, dass Sie keine Zeit haben, zwischen verschiedenen Aufgaben zu verschnaufen? Dann müssen Sie sie über den Tag verteilt puffern.
Lösung: Kontextwechsel: Machen Sie Pausen
So kontraintuitiv es auch klingen mag, kurze Pausen zwischen verschiedenen Aufgaben (einschließlich Meetings) zu machen, erhöht die Konzentration und Produktivität. Eine gute Möglichkeit, dies nicht zu vergessen, besteht darin, Ihren Kalender so zu konfigurieren, dass die Standard Dauer eines Ereignisses die Zeit für eine Pause ausschließt.
10 weitere Möglichkeiten zur Vermeidung von Kontextwechsel
- Erkennen Sie Ihre Kontextwechsel: Erkennen Sie, wann Sie zwischen Aufgaben wechseln, und setzen Sie entsprechende Prioritäten.
- Setzen Sie Ihre Prioritäten: Bestimmen Sie die wichtigsten Aufgaben und konzentrieren Sie sich zuerst auf diese.
- Blockieren Sie Zeit für Ihre Aufgaben: Weisen Sie bestimmte Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben zu, um den Fokus zu behalten.
- Schaffen Sie eine ablenkungsfreie Umgebung: Minimieren Sie Lärm, Unordnung und Unterbrechungen in Ihrem Workspace.
- Verwalten Sie Ihre E-Mails proaktiv: Rufen Sie Ihre E-Mails nur zu bestimmten Zeiten ab, um ständige Unterbrechungen zu vermeiden.
- Verwenden Sie Zeitmanagementtechniken: Probieren Sie Methoden wie die Pomodoro-Technik aus, um sich auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit zu konzentrieren.
- Minimieren Sie Unterbrechungen durch Kollegen: Legen Sie Grenzen fest und kommunizieren Sie Ihr Bedürfnis nach ungestörter Arbeit.
- Konsolidieren Sie wiederkehrende Meetings: Planen Sie gemeinsame Meetings, um Unterbrechungen der intensiven Arbeit zu minimieren.
- Bestimmen Sie einen Zeitplan für nicht dringende Nachrichten: Legen Sie bestimmte Zeiten für die Beantwortung von Benachrichtigungen und Nachrichten fest.
- Überprüfen Sie Ablenkungen und verwenden Sie Auslöser-basierte Systeme: Identifizieren und eliminieren Sie Ablenkungen, nehmen Sie Videos von Prozessen auf und implementieren Sie Systeme zur Minimierung von Kontextwechseln.
Beispiel für Context Switching
Lassen Sie uns die Geschichte von Pharmacy Mentor erzählen und wie wir ihnen geholfen haben, das Kontextwechseln mit ClickUp zu reduzieren. Apotheke Mentor die Mitarbeiter waren mit E-Mails überlastet und praktizierten ein uneinheitliches Projektmanagement. Infolgedessen war die Abwicklung ihrer Client-Aktivitäten ein Problem.
Als ob das nicht schon schmerzhaft genug wäre, führte die Vielzahl der verwendeten Apps zu ständigen Kontextwechseln. Die Kosten für jeden Kontextwechsel waren unweigerlich hoch, und die Produktivität wurde beeinträchtigt.
Durch die Konsolidierung der Projektmanagement-Tools von Pharmacy Mentor wurde die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen verbessert. Anstatt sich auf das weniger lästige CRM, Trello, Google Docs und ein Whiteboard-Tool separat zu verlassen, wurde ClickUp eingeführt. Jetzt arbeiten sie innerhalb von Tickets zusammen, anstatt endlose Meetings, E-Mails und Sofortnachrichten zu haben - und bekämpfen so aktiv den Kontextwechsel.
Effektivere Zusammenarbeit mit Clients oder internen Teams durch virtuelle Whiteboards zur Förderung von Innovationen
Und so weiter, ClickUp wurde für Pharmacy Mentor zu einer einzigen Plattform für die Zusammenarbeit mit Kundenkonten, die Kommunikation und das Projektmanagement. Dadurch konnten die Kunden effizienter verwaltet und ein besseres Kundenerlebnis geschaffen werden - ohne all die verschiedenen Apps.
Mit ClickUp-Integrationen konnte Pharmacy Mentor seine Produktivität verdoppeln. Dank der ClickUp-Automatisierungen und -Erinnerungen wurde auch die Zahl der doppelten Arbeiten verringert.
Schauen Sie sich unseren Blog an, wenn Sie neugierig auf die Ergebnisse sind besten ClickUp Integrationen !
Mehrere Aufgaben verwalten & Kontextwechsel reduzieren mit ClickUp
Zu erledigen Zu erledigen ist die Konsolidierung von Tools. ClickUp verfügt über eine umfassende Liste nativer Integrationen für diesen Zweck. Die Verwaltung mehrerer Aufgaben kann eine Herausforderung sein, aber das muss nicht so sein.
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