"Ich brauche mehr Stunden am Tag..." oder "Wieso ist es schon 17 Uhr?!", wenn man noch so viele Aufgaben zu erledigen hat, bevor der Tag zu Ende geht. 😅
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Ganz gleich, ob Sie an einem Projekt arbeiten und sich durch die sozialen Medien ablenken lassen oder ob Sie persönliche Projekte haben, die außerhalb der Arbeitszeit Ihre Aufmerksamkeit erfordern, aber E-Mails Sie zurückhalten - es ist heutzutage wirklich einfach, vom Weg abzukommen!
Mit all den Ablenkungen im Büro (und zu Hause), der nicht enden wollenden Menge an dringenden Aufgaben, E-Mail-Threads usw. ist es zu einem häufigen Problem am Arbeitsplatz geworden, die Arbeit rechtzeitig zu erledigen.
Man kann zwar nicht immer vorhersehen, welche Ablenkungen auf uns zukommen, aber man _kann sich darauf vorbereiten, indem man sich (nicht verhandelbare) Zeit nimmt, um sich auf die wichtigsten und zeitkritischen Aufgaben zu konzentrieren.
Das nennt man Zeitblockierung! ⏲ 👀
Dieser Blog-Beitrag zeigt Ihnen die Vorteile des Zeitblockierens und erklärt Ihnen, wie Sie in ClickUp Zeit blockieren können, um das Beste aus Ihrer Zeit zu machen, die Kontrolle über Ihre Tage zu übernehmen und im Leben zu gewinnen. 🙌
los geht's!
Was ist Zeitblockierung?
Zeitblockierung ist eine zeitmanagement-Technik die Ihnen hilft, Ihren Tag in kleinere "Zeitblöcke" zu unterteilen. Jeder Zeitblock ist einer einzelnen Aufgabe oder einer Gruppe ähnlicher Aufgaben gewidmet. Im Gegensatz zu einer To-Do-Checkliste gibt die Zeitblockierung eine Struktur und eine zugewiesene Zeit vor, wann Ihre Aufgaben erledigt werden sollten.
Zeitblockierung kann für diejenigen hilfreich sein, die:
🔴 schlechte Planungsfähigkeiten haben
🔴 Schwierigkeiten haben, Prioritäten zu setzen (was ist dringend und was nicht dringend)
🔴 Sie haben keine klaren Ziele
🔴 Sie können die Zeit schlecht einschätzen
🔴 Fühlen sich unmotiviert oder haben kein Interesse an der anstehenden Aufgabe
Vorteile von Time Blocking
Für viele Menschen, zeitmanagement ist ein großes Problem. Es gibt immer zu viele Dinge zu tun und nicht genug Stunden am Tag. Das kann zu Stress, Burnout, Angstzuständen und sogar Depressionen führen.
Mit einer effektiven Zeiteinteilung können Sie Ihre Produktivität steigern und haben Ihr Leben besser im Griff! Ganz gleich, ob Sie mit der Menge an Aufgaben auf Ihrer Liste überfordert sind, Schwierigkeiten haben, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, oder ob Sie einfach nur über ein schlechtes Zeitmanagement verfügen - die Zeitblockierung wird Ihnen garantiert die Grenzen aufzeigen, die Sie brauchen, um auf Kurs zu kommen.
Die Zeitsperre hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihr Gehirn zu trainieren, gesunde Grenzen für die Zeit zu setzen und gesunde Gewohnheiten zu entwickeln, sondern sie hat auch verschiedene Vorteile, darunter:
🟢 Fördert eine bessere geistige Gesundheit ( reduziert Stress und Ängste )
🟢 Fördert eine bessere Aufgabenorganisation
🟢 Ermöglicht es, das Arbeitspensum im Voraus zu überblicken und entsprechende Prioritäten zu setzen, um Überlastung und Burnout zu vermeiden
🟢 Ermöglicht es Ihnen/Ihrem Team, den richtigen Zeitplan zu bestimmen und im Zeitplan zu bleiben 🟢 Erhöht die Konzentration und Produktivität
🟢 Ermöglicht es Ihnen, in Ihren Flow-Zustand zu kommen und tiefe Arbeit zu leisten
Apropos Flow-Zustand: Lassen Sie uns darüber sprechen, was das ist und wie er für tiefgreifende Arbeit hilfreich ist. ✨
Tiefe Arbeit und Flusszustand
Haben Sie schon einmal eine Situation erlebt, in der Sie das Zeitgefühl verloren haben, weil Sie völlig in die Tätigkeit oder Aufgabe eingetaucht waren, die Sie gerade ausführten?
Denken Sie an eine Zeit bei der Arbeit, in der Sie sich super konzentriert und kreativ gefühlt haben und die Dinge für Sie ganz natürlich geflossen sind.
Vielleicht passiert das auch, wenn Sie Ihren Lieblingssport oder Ihr Lieblingshobby ausüben... Was auch immer es für Sie ist, dieses Gefühl und dieser Geisteszustand sind es, die Ihnen so viel Spaß machen und die Sie zu Höchstleistungen bringen.
In der positiven Psychologie heißt es, dass man in einem Flusszustand ermöglicht es, tiefgründig zu arbeiten und sich voll und ganz auf die anstehende Aufgabe oder Tätigkeit zu konzentrieren.
Es gibt diesen Fokus, der, sobald er intensiv wird, zu einem Gefühl der Ekstase, einem Gefühl der Klarheit führt. Man weiß genau, was man von einem Moment auf den anderen tun will; man bekommt sofortiges Feedback.
Mihaly Csikszentmihalyi & Jeanne Nakamura, Positive PsychologogInnen
In einer Zeit voller Ablenkungen und wachsender Anforderungen am Arbeitsplatz und zu Hause wird es jedoch immer schwieriger, diesen kreativen und hyperproduktiven Flow-Zustand zu erreichen.
Um den Flow anzuzapfen und in einen tiefe Arbeit müssen wir Wege finden, unser Gehirn zu trainieren, um den Lärm auszublenden und Systeme zu schaffen, die unsere Aufmerksamkeitsspanne und unseren Fokus verbessern - hier kann Zeitblockierung helfen!
Aber Zeitblockierung hilft Ihnen nicht nur dabei, tiefgründig zu arbeiten, sondern ermöglicht es Ihnen auch, Ihr Gehirn für oberflächliche Arbeit zu trainieren.
Deep Work vs. Shallow Work
Tätigkeiten, die tiefe Arbeit erfordern, sind solche, die Ihre volle Konzentration und Aufmerksamkeit erfordern. Tiefgehende Arbeiten sind geistig anspruchsvoll und sollten in einer ablenkungsfreien Umgebung durchgeführt werden, um Sie in einen Flow-Zustand zu bringen.
Hier sind einige Beispiele für tiefe Arbeit:
🟡 Kreative und informative Inhalte schreiben (wie zum Beispiel diesen Blog 😉 )
🟡 Entwickeln von Strategien
🟡 Analysieren von Daten
🟡 Berichte erstellen
🟡 Kodierung
Andererseits erfordern seichte Arbeitstätigkeiten nicht viel Gehirnschmalz, um sie zu erledigen. Diese kleinen Aufgaben erfordern nicht Ihre volle Konzentration, da sie kognitiv nicht so anspruchsvoll sind.
Hier sind ein paar Beispiele für oberflächliche Arbeiten:
🟠 Überprüfen und Beantworten von E-Mails
🟠 Organisieren von Terminen, Dokumenten und Aufgaben
🟠 Prüfen von Aktualisierungen und Benachrichtigungen
🟠 Reagieren auf Kommentare
🟠 Administrative Aufgaben
Unabhängig davon, welche Rolle Sie spielen und in welcher Branche Sie tätig sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie im Laufe des Tages beide Arten von Tätigkeiten unter einen Hut bringen müssen.
Der Schlüssel dazu ist die Zeiteinteilung. 🔑 ⏳
Zeitblockierung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Gehirnleistung zu maximieren, ein Gleichgewicht zwischen intensiver und oberflächlicher Arbeit zu finden und Burnout zu vermeiden.
Arten des Zeitblockierens
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zeitblockaden zu nutzen. Der Schlüssel zu Ihrem Erfolg liegt darin, zu verstehen, was Ihre Aufgaben sind und welche Art von Zeitblockierung den Anforderungen dieser Aufgaben entspricht Lassen Sie uns gleich loslegen 😊
🟪 Task Batching: ähnliche Aufgaben zusammenfassen, um sie alle auf einmal zu erledigen, anstatt sie sporadisch über den Tag verteilt zu erledigen
🟨 Day Theming: Ähnliche Aufgaben für einen Tag zusammenfassen und gezielt an jeder Aufgabe arbeiten
🟥 Time Boxing: Begrenzung des Zeitaufwands für die Aufgaben
Diese drei Arten von Zeitblockierungstechniken können dazu beitragen, Ihre Tage effektiver aufzuteilen und Ihre Aufmerksamkeit auf die Arbeit zu lenken.
_Bonus: Erfahren Sie mehr über die *Pomodoro-Technik* ! ⏰
Wie man ClickUp für effektives Time Blocking nutzt
Sie könnten Ihren Zeitplan mit einem Tagesplaner planen und zusammenstellen, aber die beste und effizienteste Weg, Ihren Kalender zu erstellen ist die Verwendung einer Online-Zeitblockierungs-App, mit der Sie Ihre Zeitblöcke einfach hinzufügen, bearbeiten und anzeigen können - wie ClickUp. ClickUp ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das verschiedene anpassbare Funktionen bietet, die Ihnen helfen können einen soliden Zeitplan zu erstellen , verwalten Sie Ihre Zeit und steigern Sie Ihre Produktivität.
Melden Sie sich für ein kostenloses Konto an und entdecken Sie die folgenden Hauptfunktionen für die Zeitblockierung:
- Mehrere Ansichtsoptionen
- Wählen Sie Ihre bevorzugte Ansicht für Ihre Aufgaben (Tafel, Liste, Kalender und mehr)
- Alles-Ansicht
- Sehen Sie alle Ihre Aufgaben in Ihrem gesamten Arbeitsbereich
- Arbeitslast-Ansicht
- Planen, überwachen und verwalten Sie Ihre Arbeitskapazität
- Benutzerdefinierte Zustände
- anzeigen, in welchem Stadium sich jede Aufgabe befindet
- Prioritätskennzeichen
- Flaggen zuweisen, um dringende Aufgaben zu priorisieren
- Aufgaben-Checklisten : To-Do-Listen innerhalb einer Aufgabe hinzufügen
- Zeitvoranschläge
- Hinzufügen von Schätzungen zu Aufgaben, um die Arbeitslast zu verwalten (Tipp: Verwenden Sie diese Funktion für Time Boxing!)
- Native Zeiterfassung
- Einfache Verfolgung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit und Konzentration auf die eigentliche Arbeit
- Start- und Fälligkeitsdaten : Erstellen Sie klare Zeitrahmen, indem Sie entscheiden, wann Sie Aufgaben beginnen und abschließen
- Abhängigkeiten undBeziehungen**verknüpfung zusammengehöriger Aufgaben und Anzeige, welche Aufgaben blockiert sind oder auf andere warten _(Hinweis: Diese Funktionen sind ideal für die Stapelverarbeitung von Aufgaben und die Tagesgestaltung!
- Aufgaben-Tags
- Fügen Sie benutzerdefinierte Tags hinzu, um Ihre Aufgaben zu kategorisieren und zu organisieren (ein weiterer Hinweis: diese Funktion ist auch für die Aufgabenstapelung und Tagesthemen hilfreich!)
- Nutzen Siezeitsperrvorlagen!
- Und mehr; siehe dievollständige Liste der Funktionen hier!
Anzeige von Arbeitskapazität und Ressourcen in der Workload-Ansicht
Nächster Schritt: Zeitblöcke in ClickUp einplanen
Nachdem Sie nun einige der wichtigsten ClickUp-Funktionen für die Zeitblockierung kennengelernt haben, wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie diese nutzen können! Legen Sie zunächst Ihre Aufgaben in ClickUp an und fügen Sie zu jeder Aufgabe Folgendes hinzu:
- Aufgabenbeschreibungen hinzufügen
- Beauftragte und Beobachter hinzufügen
- Hinzufügen von Prioritätskennzeichen
- Zeitschätzungen hinzufügen
- Hinzufügen von Start- und Fälligkeitsdaten
- Hinzufügen von Aufgaben-Tags
- Beziehungen und Abhängigkeiten hinzufügen (falls zutreffend)
- Hinzufügen einer Aufgaben-Checkliste (falls zutreffend)
Sobald Sie Ihre Aufgaben erstellt und alle wichtigen Details hinzugefügt haben, wählen Sie Ihre bevorzugte Ansicht aus und klicken Sie darauf, um Ihren Zeitplan aus der Vogelperspektive zu sehen!
Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie Sie in ClickUp Zeitblöcke erstellen können, hier ist der CEO von DaSilva Life und ClickUp-Berater, Kristi DaSilva um Ihnen zu zeigen, wie sie ihren Zeitplan auf der Plattform verwaltet.
Tägliche Zeitblockierung in der Listenansicht
_Ich habe einen Ordner mit der Bezeichnung "Täglicher Zeitblock", der 3 Listen enthält, "Morgen", "Nachmittag" und "Abend"
Innerhalb dieser Listen plane ich meinen Tag Stunde für Stunde, um meine Produktivität zu maximieren. Ich weise verschiedene Zeitblöcke (30, 60 oder 90 Minuten) mithilfe von benutzerdefinierten Feldern zu
Ich mache das am Vorabend, um mich auf den nächsten Tag vorzubereiten und meine Produktivität zu maximieren, indem ich einen soliden Plan habe.
Kristi DaSilva, Geschäftsführerin, DaSilva Life
Kristi DaSilvas täglicher Zeitblockplan in der Listenansicht von ClickUp
Wöchentliche Zeitblockierung in der Board-Ansicht
_Ich liebe es, meine Hauptaufgaben in der Board-Ansicht visuell darzustellen, um ein Gefühl für mein wöchentliches Arbeitspensum zu bekommen
_Obwohl ich die Ansicht "Alles" benutze, um alle meine Aufgaben für die Woche zu sehen, möchte ich jeden Sonntag meine Hauptthemen in meinem wöchentlichen Zeitblock abbilden, um mich auf die kommende Woche vorzubereiten
Kristi DaSilva, Geschäftsführerin von DaSilva Life
Kristi DaSilvas täglicher Zeitblockplan in der Board-Ansicht von ClickUp
Google Calendar für Zeitblockierung verwenden
Um das Beste aus Ihrem Tag herauszuholen, müssen Sie für jede Aufgabe, die erledigt werden muss, Zeit einplanen. Zeitblockierung mit einem funktionalen Kalender ist eine Technik, die Ihnen dabei hilft, genau das zu tun.
Zum einen können Sie Ihre Blöcke mit Google Calendar planen. Sie können ganz einfach Zeit für Ereignisse, Aufgaben und Termine blockieren und diese nach Ihren Wünschen farblich kennzeichnen, um sie leichter wiederzufinden.
Erstellen und Anzeigen Ihres Zeitblockplans in Google Calendar
Verwendung der drei Arten der Zeitblockierung (Timeboxing, Tagesthemen, Aufgabenstapelung) in Google Calendar
🟨 Tagesthematisierung
🟥 Time Boxing
🟪 Aufgaben-Chargierung
Das Beste daran ist, dass Google Calendar es Ihnen ermöglicht, Ihre Blöcke in einer Kalenderansicht zu visualisieren, damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben. Um sicherzustellen, dass Sie den Zeitplan einhalten, werden Sie auch gewarnt, wenn das nächste Ereignis bevorsteht, damit Sie die Aufgaben wechseln können.
Empfang von Google Kalender-Benachrichtigungen vor Beginn eines Ereignisses in Ihrem Kalender
Aber warte mal... ab hier wird es besser 😉
Wenn Sie Ihren Arbeitsablauf noch weiter optimieren möchten, verbinden Sie Google Calendar mit ClickUp!
Mit der Integration von Google Calendar und ClickUp können Sie Ihre ClickUp-Aufgaben und -Ereignisse mit Google Calendar synchronisieren. Die Zwei-Wege-Synchronisation stellt sicher, dass Änderungen und Aktualisierungen in beiden Apps jederzeit synchronisiert und aktuell sind.
Außerdem können Sie festlegen, dass Ereignisse aus Ihrem Google-Kalender in der Kalenderansicht von ClickUp angezeigt werden. Wenn Sie in einer der beiden Anwendungen Änderungen vornehmen oder einen Termin verschieben, können Sie sich darauf verlassen, dass ClickUp die Aktualisierungen in beiden Anwendungen wiedergibt!
Ganz im Ernst. Sie nehmen die Änderung vor, ClickUp erledigt den Rest. ✅
sehen Sie sich andere time blocking apps in unserem letzten Artikel ._
Integration von ClickUp und Google Kalender zur Aktivierung der Zwei-Wege-Synchronisation
Blenden Sie den Lärm aus und übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit
Die meisten von uns bekommen nicht genug Schlaf, und wir sind immer beschäftigt... Wenn Sie produktiver sein und sich weniger gestresst fühlen wollen, ist es vielleicht Zeit für eine Veränderung.
Das Blockieren von Zeit kann ein effektiver Weg sein, um Ihre Tage zu organisieren, aufgaben zu priorisieren und verwalten Sie Ihre Zeit effizienter.
So können Sie sicherstellen, dass Sie über die (geistige) Energie verfügen, um den ganzen Tag über produktiv zu bleiben, und sich auch zwischen den Arbeitsphasen eine Auszeit gönnen.
Wirksam zeitmanagement techniken wie diese sind auch gut für die psychische Gesundheit! Sie können Burnout vorbeugen, indem Sie sich gesunde Gewohnheiten aneignen und sich Grenzen setzen, wann Sie jeden Tag intensive oder oberflächliche Arbeit leisten.
Mit Hilfe eines Aufgabenmanagement-Tools wie ClickUp haben Sie alle Werkzeuge, die Sie brauchen, um Ihre Tage zu managen - einen Block nach dem anderen!
Probieren Sie es aus. Probieren Sie es aus für kostenlos und beginnen Sie, Ihre Zeit besser zu managen!
⭐️ Bonus: Sehen Sie sich das ClickUp-Video über Zeit an hier !