Wenn es darum geht, smarter statt härter bei der Arbeit zu arbeiten, beginnen Sie mit einer Vorlage.
Sie würden doch auch nicht jeden Kreis in Ihrem Zuckerkeksteig freihändig formen, oder? Nein!
Sie verwenden einen Ausstecher. 👩🏼🍳
Die Vorlagen folgen einem ähnlichen Konzept, und die besten Vorlagen zeichnen sich durch zwei wesentliche Eigenschaften aus:
- Sie sind vollständig anpassbar.
- Und 100 % kostenlos
Das ist doch wie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen, oder? 🍪
Die Vorlagen sollen Ihnen das Leben erleichtern und Ihnen wertvolle Zeit sparen, indem sie Sie während des gesamten Projektprozesses entlasten, nicht nur während der Planung der einzelnen Schritte.
Außerdem gibt es eine Vielzahl von Vorlagen! Das Schwierigste ist es, die für Ihren Anwendungsfall, Ihren bevorzugten Arbeitsstil, die Größe Ihres Teams und die Komplexität Ihres Projekts am besten geeignete Workflow-Vorlage zu finden.
Wir möchten Ihnen mit 10 unserer bevorzugten Vorlagen für das Projektmanagement für unterschiedliche Workflows, Arbeitsstile und Erfahrungsstufen behilflich sein. Unabhängig davon, ob Sie das neueste Mitglied im Team oder der beliebteste Manager sind, diese 10 kostenlosen Workflow-Vorlagen sind für Sie geeignet.
10 Vorlagen für den Workflow im Projektmanagement in Excel und ClickUp
Die Verwaltung Ihrer Workflows mit einer benutzerdefinierten Vorlage ist ein unverzichtbarer Schritt für Teams und Unternehmen aller Branchen – um Customer Journeys, Ihre Organisationsstruktur, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einen Verkaufsprozess und vieles mehr abzubilden.
Die richtige Workflow-Vorlage unterstützt Sie mit Features, die auf Ihren Anwendungsfall zugeschnitten sind, darunter anpassbare Status-Einstellungen für Aufgaben, mehrere Projektansichten, eine vorgefertigte Struktur, Benutzerdefinierte Felder, Automatisierungen und vieles mehr.
Klingt nach vielen Features? Das liegt daran, dass die Planung eines Workflows kompliziert sein kann, aber Vorlagen können diese schwierige Aufgabe erheblich vereinfachen. ✨
Hier sind 10 einfache und effektive Workflow-Vorlagen für praktisch jedes Team und jeden Prozess – und das Beste daran: Sie sind völlig kostenlos. 😎💸
1. Einfache Mindmap-Workflow-Vorlage von ClickUp
Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Projektmanagement-Workflows oder -Diagrammen im Allgemeinen haben, beginnen Sie mit Mindmaps!
Eine kurze Auffrischung zum Thema Mindmaps: Mindmaps werden häufig auch beim Brainstorming verwendet und sind eine sehr visuelle und kreative Methode, um Ideen zu einem zentralen Thema oder Ziel zu entwickeln. Ähnlich wie die Zweige eines Stammbaums oder die Fäden eines Spinnennetzes zeigen Mindmaps den natürlichen Verlauf eines Prozesses anhand von Aufgaben oder Knoten, die in einer bestimmten Reihenfolge auftreten. ♻️
Die anfängerfreundliche Workflow-Vorlage „Simple Mind Map“ von ClickUp ist der perfekte Ausgangspunkt für Benutzer aller Erfahrungsstufen – selbst wenn Sie der ausgewiesene Mind-Map-Experte Ihres Teams sind.
Mit zwei benutzerdefinierten Status und drei Ansichten, die automatisch auf Ihren ClickUp-Workspace angewendet werden, führt Sie diese Vorlage auf zwei Arten durch die ersten Schritte zur Erstellung einer Mind Map in ClickUp:
- Aufgabenmodus: Eine visuelle Darstellung der Aufgaben in Ihrem Workflow, um Unteraufgaben zu konkretisieren, Beziehungen zwischen Aufgaben festzulegen und den Status von Aufgaben anzuzeigen.
- Leer-Modus: Ein kreativerer Ansatz für Mindmaps mit Knoten, die eine Idee mit einer anderen verbinden und später in Aufgaben umgewandelt werden können.
Der größte Vorteil dieser Vorlage ist, dass sie die Dinge schnell voranbringt. 💨
Da beide Varianten bereits als Ausgangspunkt erstellt wurden, können Sie diese Mindmap-Vorlage ganz einfach anpassen, um jede Art von Workflow-Diagramm zu erstellen.
2. Swimlane-Flussdiagramm-Workflow-Vorlage von ClickUp
Sie wünschen sich etwas mehr Freiheit bei Ihrer Workflow-Vorlage? Planen Sie sie auf einem virtuellen Whiteboard! ClickUp Whiteboards sind ein sehr visuelles und kollaboratives Brainstorming-Tool, mit dem Sie Ihr Projekt von der Ideenfindung bis zur Umsetzung begleiten können.
Insbesondere beim Vergleich möglicher Ergebnisse oder bei der Präsentation Ihrer Workflow-Diagramme können Sie mit der Swimlane-Flowchart-Vorlage von ClickUp Ideen auf einer unbegrenzten Leinwand zeichnen, verschieben, mit Beschreibungen versehen und miteinander verbinden.
P. S. : Ihre ersten drei Whiteboards in ClickUp sind kostenlos!
Möchten Sie mehr über ClickUp Whiteboards erfahren? Entdecken Sie die kollaborativen, kreativen und vollständig anpassbaren Features der neuen bevorzugten Funktion von ClickUp.
3. Vorlage für den Concept-Mapping -Workflow von ClickUp
Wenn Ihnen die Swimlane-Flussdiagramm-Vorlage gefallen hat, werden Sie die Concept Map-Vorlage von ClickUplieben!
Mit Features wie einer farbcodierten Legende, Beschreibungen zu jeder Verbindung und einem detaillierten ClickUp-Dokument, das Ihnen bei der Navigation durch alle Ihre neuen Whiteboard-Tools hilft, ist diese Vorlage die ideale Ressource, um Benutzerabläufe zu planen und Beziehungen zwischen zwei Ideen zu bestimmen.
Fügen Sie ganz einfach Formen hinzu und verschieben Sie diese auf Ihrem Whiteboard, um das Erscheinungsbild Ihres Workflows an die Komplexität Ihrer anstehenden Aufgaben anzupassen. Sie können sogar die Farbe, den Text und die mit Ihrem Board verknüpften Medien bearbeiten, um den Mitgliedern so viel Kontext wie möglich zu Ihrem Workflow zu bieten!
Präsentieren Sie Ihre Whiteboard-Konzeptkarte in einem Meeting oder geben Sie sie über einen einfachen Link frei, um Ihre Erfahrung mit dieser Vorlage so kollaborativ wie anpassbar zu gestalten.
4. Vorlage für den Grafikdesign-Workflow von ClickUp
Bei der Verwaltung mehrstufiger Grafikdesign-Prozesse ist eine einheitliche Struktur entscheidend. Diese Grafikdesign-Vorlage von ClickUp bietet zahlreiche Features, mit denen Sie klare Zeitrahmen festlegen, Dateien organisieren und Ihre Termine in einem flexiblen Ordner priorisieren können.
Und wenn wir sagen, dass sie vollgepackt mit Features sind, dann meinen wir das auch so.
Das Ziel dieser Grafikdesign-Vorlage ist es, Abläufe zu optimieren und den Überblick über Ihren Fortschritt zu behalten. Egal, ob Sie Freiberufler oder Vollzeit-Designer sind, mit dieser Vorlage können Sie Ihren Workflow mit 25 benutzerdefinierten Status, fünf Benutzerdefinierten Feldern, fünf Arbeitsablaufansichten und einer Automatisierung anpassen, um mit jeder Designanfrage Schritt zu halten. 🤩
Dank der Hierarchie-Infrastruktur von ClickUp sind diese Tools einfach zu bedienen! Beginnen Sie damit, die vorgefertigten Listen für Neue Anfragen, Aktive Anfragen und Kunden auszufüllen – dann übernimmt Ihre Vorlage den Rest.
5. Vorlage für Content-Management von ClickUp
Die Content-Management-Vorlage von ClickUp ist ein Muss für den Workflow Ihres Content-Teams. Sie hilft Ihnen dabei, Ihre Content-Ziele zu verfolgen, Lücken im Inhalt zu finden, Engpässe zu identifizieren und mit anderen Mitgliedern des Teams zusammenzuarbeiten.
Mit der Content-Management-Vorlage von ClickUp können Sie ganz einfach ein einheitliches System zur Verwaltung aller Inhalte Ihres Unternehmens erstellen. Damit lassen sich die Prozesse zur Erstellung, Freigabe, Veröffentlichung und Pflege von Inhalten über mehrere Kanäle hinweg optimieren. Außerdem ermöglicht sie die Zusammenarbeit mit anderen Teams, sodass alle Beteiligten bei Bedarf jederzeit Sichtbarkeit auf die Inhalte haben.
Und ganz ehrlich, von einem Blog-Autor zum anderen – Sie werden diese Vorlage lieben.
6. Vorlage „Getting Things Done Workflow“ von ClickUp
Basierend auf David Allens GTD-Methodik für persönliche Produktivität ist die Vorlage „Getting Things Done“ von ClickUp der ultimative Ordner, um große Aufgaben in überschaubare Aktionspunkte aufzuteilen.
Diese leistungsstarke Vorlage hat viel zu bieten, darunter eine benutzerfreundliche Hilfe-Dokumentation, mit der Sie alle wichtigen Features beherrschen lernen, sowie sieben vorgefertigte Listen – eine für jeden Schritt der GTD-Methode. 🙂
Mit ihrer Vielseitigkeit, die alles von Ihrem Terminplanungsprozess bis zur Planung komplexer Projekte optimiert, macht die GTD-Vorlage dies mit anpassbaren Ansichten wie den Listenansichten, Board-Ansichten, Dokumentansichten oder Kalenderansichten von ClickUp möglich.
Effizienz ist das A und O, wenn es um die GTD-Vorlage geht. Sie verfügen über vier Automatisierungen, um Ihren Workflow mit Änderungen an Startdaten für Aufgaben, Fälligkeitsdaten und Benutzerdefinierten Feldern am Laufen zu halten.
Der wichtigste Grund, warum wir diese Vorlage lieben? Es geht nicht nur darum, die Arbeit zu erledigen, sondern sie gut zu erledigen.
7. Prozessablauf-Workflow-Vorlage in Excel
Prozesskarten sind eine hervorragende Möglichkeit, bestehende Workflows zu planen oder zu aktualisieren. Was uns an dieser Prozesskarten-Vorlage für Microsoft Excel besonders gefällt, ist, dass sie Ihre Prozessdaten automatisch als Diagramm darstellt, um die einzelnen Schritte Ihres Workflows zu visualisieren.
Insbesondere bei der Dokumentation neuer Workflows vermittelt Ihnen diese Vorlage für ein Workflow-Diagramm eine Vorstellung davon, wie Ihr Prozess aussehen wird, wenn es an der Zeit ist, ihn in die Tat umzusetzen. Denn seien wir ehrlich: Manchmal laufen unsere großen Ideen nicht immer wie geplant, aber wenn Sie Ihre Excel-Tabelle in einem Flussdiagramm dargestellt sehen, können Sie potenzielle Probleme erkennen, bevor sie auftreten.
Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Prozessabbildungen haben, hilft Ihnen diese Vorlage dabei, die grundlegenden Elemente von Workflow-Diagrammen, die Bedeutung der einzelnen Formen und deren Beziehungen zueinander in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung kennenzulernen, damit Sie in Zukunft komplexere Diagramme schnell lesen oder erstellen können.
8. Flussdiagramm-Workflow-Vorlage in Excel
Diese Vorlage für ein grundlegendes Flussdiagramm gibt ähnliche Features frei wie die andere oben aufgeführte Microsoft-Vorlage.
Wie die frühere Excel-Vorlage für Workflow-Management-Diagramme erstellt diese umfassende Workflow-Vorlage automatisch ein Diagramm für Sie, basierend auf den Daten, die Sie in Ihre Tabelle eingegeben haben. Sie finden hier auch die gleiche Schritt-für-Schritt-Aufschlüsselung der häufig gestellten Fragen und Tipps zu Flussdiagrammen wie in der obigen Vorlage. Im Gegensatz zur Prozesskartenvorlage bietet Ihnen diese Ressource jedoch die Möglichkeit, zusätzliche Diagramm-Layouts für funktionsübergreifende Teams, Organigramme und grundlegende Geschäftsprozesse zu erstellen.
Bonus: Projektmanagement-Software für Architekten
9. SmartArt-Flussdiagramm-Workflow-Vorlage in Excel
Die SmartArt-Flussdiagramm-Vorlage von Microsoft Excel ist weniger eine Vorlage als vielmehr eine Liste mit bearbeitbaren Grafiken, die Sie in Excel hinzufügen können.
Die SmartArt-Layouts sind auf der Registerkarte Einfügen verfügbar und helfen Ihnen bei der Planung von Workflows mit anpassbaren, farbcodierten Grafiken, sodass Sie beim Erstellen Ihres Diagramms in Microsoft Excel Text, Formen und Formatierungen hinzufügen können.
10. Vorlage für den Social-Media-Strategie-Workflow von ClickUp
Müssen Sie Ihre Social-Media-Kampagnen und -Beiträge koordinieren? Mit der Social-Media-Strategie-Workflow-Vorlage von ClickUp können Sie Aufgaben einfach nachverfolgen, auf Kundenanfragen reagieren und den Fortschritt jeder Kampagne überwachen. Die Vorlage enthält integrierte Checklisten, Erinnerungen, Fristen und Benachrichtigungen, damit Sie nichts Wichtiges verpassen.
Mit dieser Workflow-Vorlage können Sie Ihren Social-Media-Workflow ganz einfach optimieren und den Überblick über Ihre Aufgaben behalten. Außerdem ermöglicht sie die Zusammenarbeit zwischen Team-Mitgliedern, um sicherzustellen, dass alle in Bezug auf Social-Media-Aktivitäten auf dem gleichen Stand sind. Probieren Sie diese Workflow-Vorlage noch heute aus, um Ihre Social-Media-Strategie zu optimieren.
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So erstellen Sie einen Prozess-Workflow
Sie verstehen schon – Workflow-Vorlagen sind ein großer Gewinn! Aber Ihre Vorlage ist nur so leistungsfähig wie die Plattform für Projektmanagement, auf der sie angewendet wird. Deshalb ist die Suche nach der perfekten Software genauso wichtig wie die Suche nach der richtigen Vorlage.
Und diese Suche endet mit ClickUp. 🏆
ClickUp ist das All-in-One-Werkzeug für Produktivität, mit dem Sie Ihre Arbeit in einem zentralen hub mit leistungsstarken tools zur Planung, Visualisierung und Zusammenarbeit an Ihren Workflows zusammenführen können. Über seine umfangreichen Features hinaus bietet ClickUp über 1.000 Integrationen und Hunderte von anpassbaren Vorlagen, um jeden Prozess zu organisieren, zu priorisieren und zu optimieren.
Zu den besten Projektplanungstools gehören ClickUp Whiteboards und Mindmaps!
Mit der Drag-and-Drop-Oberfläche von ClickUp können Sie Knoten in Ihrer Mindmap ganz einfach anpassen und neu anordnen, um Abhängigkeiten, Beziehungen und mehrstufige Abläufe darzustellen.
Was ClickUp Mindmaps für die Workflow-Planung so nützlich macht, ist unter anderem die Option „Task Mode“ (Aufgabenmodus) oder „Blank Mode“ (Leer-Modus) für das Brainstorming neuer Ideen. Ähnlich wie beim Skizzieren Ihrer Gedanken auf einem leeren Blatt Papier bietet der Leer-Modus eine saubere Oberfläche, auf der Sie schnell Schritte, Ideen und Text zu Ihrem Diagramm hinzufügen können, die später miteinander verbunden oder in Aufgaben umgewandelt werden können.
Mindmaps sind jedoch nicht die einzige Möglichkeit, ein Workflow-Diagramm in ClickUp zu erstellen – Sie können jeden Prozess auch mit Whiteboards in ClickUp planen!
Während andere kostenlose Projektmanagement-Tools Integrationen für Whiteboard-Funktionen anbieten, ist ClickUp eines der wenigen, das eine eigene Whiteboard-Plattform intern entwickelt hat. Das bedeutet, dass keine Integrationen, Add-Ons oder Upgrades erforderlich sind. 🙌🏼
Whiteboards in ClickUp sind die schnellste, einfachste und kollaborativste Möglichkeit, Ihre Ideen sofort umzusetzen, sobald sie entstehen. Außerdem sind sie flexibel genug, um so gut wie alles zu verarbeiten – von Links über Bilder bis hin zu eingebetteten Medien, Aufgaben, Dokumenten und vielem mehr. Und das Beste daran: Sie können jede Form auf Ihrem Board in eine umsetzbare Aufgabe umwandeln.
Bonus: Flussdiagramm-Tools
Verwenden Sie eine Workflow-Vorlage, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren
Ganz gleich, ob Sie einen agilen Workflow von Grund auf neu aufbauen oder Ihre Genehmigungsworkflows aktualisieren möchten – Projektmanagement-Vorlagen sind Ihre erste Anlaufstelle, um Zeit zu sparen und jedes Detail abzudecken.
Diese 10 Vorlagen bringen nicht nur Ihren Workflow in Gang, sondern helfen Ihnen auch dabei, Produkte nach besten Kräften zu liefern. Und wenn Sie noch auf der Suche nach einem zusätzlichen Vorteil sind, um Ihre Workflows auf die nächste Stufe zu heben? Dann sind Sie bei ClickUp genau richtig.
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