Zu viele Köche verderben den Brei.
Dieses alte Sprichwort trifft im Projektmanagement zu. Ein Projekt dauert länger, wenn die Rollen und Verantwortlichkeiten der funktionsübergreifenden Mitglieder des Teams unklar sind. In einigen Fällen kann es sogar scheitern oder länger dauern, bis es fertiggestellt ist.
Eine RACI-Vorlage verhindert das Problem „zu viele Köche“. Sie legt klar fest, wer Aufgabe X ausführt, wer sich dazu äußert und wer die endgültige Entscheidung über die Aufgabe trifft. Dadurch kennen die Mitglieder des Projektteams ihre Rollen und vermeiden Verwirrung und Zeitverschwendung.
In diesem Artikel geben wir Ihnen 11 unserer bevorzugten RACI-Vorlagen frei und zeigen Ihnen, wie Sie diese zur Organisation Ihrer Projekte nutzen können! Aber zuerst wollen wir uns mit der Bedeutung einer RACI-Matrix befassen.
Was ist eine RACI-Diagramm-Vorlage?
Ein RACI-Diagramm (oder eine RACI-Matrix) ist ein Diagramm, das die Rollen der Teammitglieder in Bezug auf Aufgaben des Projekts darstellt. Es verwendet die Buchstaben R, A, C und I, um Rollen und Verantwortungsbereiche zu kennzeichnen. RACI steht für:
- Verantwortlich (R): Zeigt eine Person an, die für die Erledigung einer Aufgabe verantwortlich ist und diese auch selbst ausführt.
- Verantwortlich (A): Bezeichnet einen Vorgesetzten, der die Aufgabe überwacht. Diese Person ist in einer RACI-Matrix nicht direkt an der Aufgabe beteiligt, sondern verwaltet und stellt sicher, dass die Arbeit ordnungsgemäß abgeschlossen wird.
- Konsultiert (C): Hier wird die Person oder Gruppe angegeben, die Informationen zu einem bestimmten Ergebnis liefert. Sie werden aufgrund ihrer Fachkenntnisse zu einer bestimmten Aufgabe konsultiert, um der verantwortlichen Person dabei zu helfen, eine Aufgabe erfolgreich abzuschließen.
- Informiert (I): Bezeichnet eine Person oder Gruppe, die über den Fortschritt der Aufgaben und die Entscheidungen in einem Projekt auf dem Laufenden gehalten werden muss.
Ein RACI-Diagramm identifiziert und definiert, wer für was verantwortlich ist, um Verwirrung, Missverständnisse und Zeitverschwendung in einem Projekt zu vermeiden. Mitglieder des Teams können es als Leitfaden verwenden, um das Projekt ordnungsgemäß und termingerecht abzuschließen.
11 kostenlose RACI-Diagramm-Vorlagen
Ein RACI-Diagramm ist zwar für jedes Projekt hilfreich, aber RACI-Vorlagen sind unterschiedlich aufgebaut.
Glücklicherweise haben wir Dutzende von Vorlagen durchgesehen und die 11 besten zusammengestellt, die sich am besten für Projektmanager eignen. Die folgenden Vorlagen sind kostenlos und mit den unverzichtbaren Features ausgestattet, um Ihre RACI-Diagramm-Anforderungen zu unterstützen, unabhängig von Ihrer Branche.
Sind Sie bereit? Los geht's!
1. ClickUp RACI-Matrix-Vorlage
Ein RACI-Diagramm sollte die Rollen und Verantwortlichkeiten in einem Projekt klar definieren; diese Vorlage erfüllt genau diesen Zweck. Es handelt sich um ein RACI-Matrix-Diagramm, das die Rollen der Mitglieder der Teams in einem Projekt identifiziert und beschreibt. So können Sie klar festlegen, wer eine bestimmte Aufgabe fertigstellt, überprüft oder dazu konsultiert wird.
Die RACI-Matrix-Vorlage von ClickUp lässt sich ganz einfach benutzerdefiniert an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Sie können Inhalte ganz einfach aktualisieren und nach Belieben Zeilen und Spalten hinzufügen. Dank der Drag-and-Drop-Funktion in einigen Bereichen ist die Vorlage auch für Anfänger geeignet und lässt sich ganz einfach anpassen.
Führen Sie die Bearbeitung der Vorlage in Echtzeit durch, damit verschiedene Gruppen und alle Team-Mitglieder Zugriff auf Aktualisierungen haben, sobald diese vorgenommen werden. Das spart Zeit beim Exportieren des RACI-Diagramms und beim Freigeben an einzelne Abteilungen oder Team-Mitglieder.
Darüber hinaus können Sie Aufgaben farblich kennzeichnen, um sie von anderen zu unterscheiden. So können Sie beispielsweise risikobehaftete Aufgaben farblich markieren oder auf Aufgaben mit engen Fristen aufmerksam machen. Alle Änderungen an der Vorlage werden in der Cloud gespeichert, sodass Sie die benutzerdefinierte Anpassung nach Belieben fortsetzen können.
Diese kostenlose RACI-Matrix-Vorlage ist aufgrund ihrer einzigartigen Funktionen zweifellos eine Klasse für sich. Zusätzlich zum RACI-Diagramm bietet die Vorlage Bereiche, in denen Sie Erwartungen festlegen, zusätzliche Notizen hinzufügen und die zur Abschließung der Aufgaben erforderlichen Tools skizzieren können.
Mit dieser Vorlage stellen Sie sicher, dass Sie kein Detail übersehen und die Rollen und Verantwortlichkeiten in Ihrem Projekt klar definiert sind.
2. ClickUp RACI-Planungsvorlage
Optimieren Sie Ihre Projektplanung mit der RACI-Planungsvorlage von ClickUp. Diese Dokumentvorlage ist ein echter Game-Changer und bietet ein übersichtliches Diagramm zur Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams in Bezug auf die Projektaufgaben. Nutzen Sie das RACI-Framework (Responsible, Accountable, Consulted und Informed), um alle auf den gleichen Stand zu bringen und so die Verantwortlichkeit und die Ausrichtung auf die Unternehmensziele sicherzustellen.
Mit der RACI-Planungsvorlage von ClickUp können Sie:
- Weisen Sie jedem Team-Mitglied klare Verantwortlichkeiten zu.
- Identifizieren Sie potenzielle Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten.
- Sorgen Sie für Verantwortlichkeit in allen Projektbereichen.
Organisieren Sie sich und planen Sie als Team effektiver. Beginnen Sie noch heute mit der Verwendung der Vorlage und übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Projektmanagement.
3. Excel-Vorlage für RACI-Matrix
Diese RACI-Matrix-Excel-Vorlage lässt sich ganz einfach benutzerdefiniert anpassen. Die farbliche Kennzeichnung Ihres Diagramms ist ganz einfach, da die Automatisierung des Vorgangs erfolgt ist, sodass die Vorlage auch für Anfänger geeignet ist. Die Zuweisung der Akronyme R, A, C und I ist ganz einfach: Sie müssen nur aus einem Dropdown-Feld auswählen.
Excel ist eine der besten Plattformen für die Erstellung eines RACI-Diagramms. Der Grund? Es bietet zahlreiche Optionen für die Bearbeitung und ermöglicht die Erstellung spezifischer Regeln für jeden Teil des Diagramms. Als Ergebnis können Sie diese Vorlage auch für andere Varianten des RACI-Modells verwenden, wie z. B. DRASCI (Driver, Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed) und RASI (Responsible, Accountable, Support, Informed).
Stellen Sie sicher, dass Sie Microsoft Excel auf Ihrem System installiert haben, bevor Sie diese Vorlage herunterladen.
4. Excel-RACI-Diagramm-Vorlage
Mit dieser RACI-Diagramm-Vorlage können Sie schnell eine Aufgabe und die dafür zuständige Person oder Abteilung skizzieren. Anschließend erstellen Sie eine Liste mit allen Aufgaben im Diagramm und identifizieren die Person, die für jede Aufgabe verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert oder informiert ist.
Und das Beste daran: Die Vorlage lässt sich mit Microsoft Excel vollständig an Ihre Anforderungen anpassen. Unabhängig von Ihrer Branche oder der Art des Projekts hilft sie Ihnen dabei, Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren, damit alle Teammitglieder ihre Aufgabe beim erfolgreichen Abschließen der Aufgaben verstehen.
Diese kostenlose Vorlage ist in zwei Formaten verfügbar: PDF und Excel-Tabelle. Wählen Sie das für Sie passende Format und erstellen Sie ein gut organisiertes RACI-Diagramm, das auf die Anforderungen Ihres Geschäfts zugeschnitten ist.
5. Google Tabellen RACI-Vorlage
Mit dieser Vorlage können Sie Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Ausführung auflisten, sodass dringende Aufgaben zuerst erledigt werden, gefolgt von weniger dringenden. So können Sie verhindern, dass Termine versäumt werden.
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei dieser Vorlage um eine Google Tabelle. Durch die Verwendung von Google werden Inhalte in der Cloud gespeichert, sodass die Vorlage in Echtzeit bearbeitet werden kann und mehrere Personen auf das RACI-Diagramm zugreifen können. Darüber hinaus stellt die Live-Bearbeitung sicher, dass die Beteiligten sofort auf Aktualisierungen zugreifen können, sobald diese erfolgen, um Verzögerungen im Projekt zu vermeiden.
Da diese Vorlage auf Cloud-Technologie basiert, vereinfacht die Verwendung dieser Vorlage zur Erstellung einer RACI-Matrix das Freigeben des Diagramms an die Team-Mitglieder. Geben Sie es über einen Link frei und kontrollieren Sie den Zugriff ganz einfach mithilfe der Features von Google Tabellen.
Im Gegensatz zu Excel-Vorlagen, die leicht verloren gehen können, ist diese Vorlage in der Cloud verfügbar: Sie können jederzeit und von überall aus über ein internetfähiges Mobil- oder Desktop-Gerät darauf zugreifen.
6. Google Tabellen-Vorlage für die RACI-Matrix zur Verteilung der Aufgaben
Dank der Cloud-Technologie von Google können mehrere Personen auf diese Vorlage zugreifen und sie bei Bedarf anpassen. So können Teammitglieder in Echtzeit zusammenarbeiten. Die Vorlage ist kostenlos zugänglich und lässt sich nach der benutzerdefinierten Anpassung an die Anforderungen Ihres Projekts ganz einfach freigeben.
Listen Sie ganz einfach Aufgaben und die dafür verantwortlichen Personen auf, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Darüber hinaus erfolgt die Synchronisierung aller Aktualisierungen in der Cloud, sodass Sie sich keine Sorgen mehr machen müssen, dass eine benutzerdefinierte Vorlage verloren geht – denken Sie nur an versehentlich gelöschte Dokumente, Excel-Tabellen oder PDF-Dateien.
7. Google Tabellen RACI-Diagramm-Vorlage von PM Training
Eine RACI-Vorlage sollte Aufgaben klar darstellen und definieren, wer für was verantwortlich ist. Diese Vorlage erfüllt diese Anforderungen und geht sogar über die grundlegenden Elemente eines RACI-Diagramms hinaus. So können Teammitglieder beispielsweise als Beispiel zusätzlich zu den Features einer typischen RACI-Matrix anzeigen, ob sie bereit sind, eine Aufgabe zu beginnen.
Es gibt einen Abschnitt, in dem der Arbeitsfortschritt festgehalten werden kann, um einen besseren Einblick zu erhalten, wie schnell und effizient ein Team oder eine Einzelperson die zugewiesene Aufgabe erledigt. Außerdem wird der Arbeitsstatus übersichtlicher dargestellt, indem folgende Aufgaben angezeigt werden:
- In Bearbeitung
- fertiggestellt
- Zurückgestellt
- Noch nicht begonnen
- Muss überprüft werden
- Überfällig
Dies optimiert das Projektmanagement, indem es Ihnen hilft, maximale Produktivität sicherzustellen und Aufgaben termingerecht abzuschließen. Es enthält auch Abschnitte, in denen Sie Notizen zu jeder zugewiesenen Aufgabe hinzufügen können, sodass Projektmanager Kommentare zur Arbeitsleistung abgeben können.
Da die Vorlage in der Cloud gespeichert ist, können Teammitglieder problemlos auf das RACI-Diagramm zugreifen und nahtlos am Projekt zusammenarbeiten. Dank Live-Bearbeitung haben alle Beteiligten in Echtzeit Zugriff auf Projektaktualisierungen, sodass sie zugewiesene Aufgaben so schnell wie möglich in Angriff nehmen können.
8. Einfache RACI-Diagramm-Vorlage für Excel von Template Lab
Diese RACI-Vorlage macht ihrem Namen alle Ehre. Es handelt sich um eine Rollen- und Verantwortungs-Matrix mit einem übersichtlichen Format, das nur minimale Bearbeitungen erfordert. Sie zeigt deutlich, wo Aufgaben aufzulisten sind und welche Rollen Sie bestimmten Personen zugewiesen haben. So können Sie die Vorlage schnell an Ihre Bedürfnisse anpassen und ein Projekt so schnell wie möglich starten.
Mit der Vorlage können Sie Aufgaben in der Ausführungsreihenfolge auflisten, sodass Teams dringende Aufgaben priorisieren können. Das Ergebnis? Sie stellen sicher, dass Sie Meilensteine innerhalb einer vorgegebenen Frist abschließen.
9. Projektmanagement-RACI-Diagramm-Vorlage für Excel von Template Lab
Wenn Ihr Projekt groß ist und viele Ergebnisse umfasst, ist diese RACI-Diagramm-Vorlage genau das Richtige für Sie. Damit können Sie eine Liste mit Dutzenden von Aufgaben auflisten und sie bestimmten Teams oder Abteilungen zuweisen, die an einem Projekt beteiligt sind. Sie können jede Aufgabe ganz einfach kommentieren, um Feedback oder zusätzliche Informationen zu geben.
10. Excel-Vorlage für Diagramme zu Schlüsselverantwortlichkeiten Excel von Template Lab
Suchen Sie nach einer RACI-Diagramm-Vorlage für den Vertrieb? Dann sind Sie hier genau richtig, denn diese Vorlage enthält alles, was Sie zum Erstellen einer RACI-Matrix für Vertriebsprojekte benötigen. Sie können ganz einfach Aktivitäten und Rollen definieren, die Sie bestimmten Personen zugewiesen haben. Die Vorlage zeigt Ihnen genau, wem Sie eine bestimmte Vertriebsrolle zuweisen müssen, sodass Sie ganz einfach eine RACI-Matrix erstellen können, die Ihren Anforderungen entspricht.
Wenn Sie eine RACI-Vorlage für Vertriebsprojekte erstellen möchten, ist diese Vorlage genau das Richtige für Sie. Verwenden Sie sie, um eine Matrix zu erstellen, die klar darstellt, wer in einem Projekt verantwortlich, rechenschaftspflichtig, informiert und konsultiert ist.
11. Excel-Vorlage für ein einfaches RACI-Diagramm von Template Lab
Dies ist eine einfache RACI-Diagramm-Vorlage, die sich am besten für Familien eignet, die Rollen und Verantwortlichkeiten organisieren möchten. Damit können Sie eine Liste der Aufgaben erstellen, die denjenigen zugeordnet werden sollen, die sie ausführen sollen, und gleichzeitig festlegen, wer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich, zuständig, konsultiert und informiert ist.
Wenn Sie eine RACI-Vorlage für den privaten Gebrauch suchen, ist diese hier genau das Richtige für Sie. Sie enthält alle grundlegenden Elemente, die Sie benötigen, um Aufgaben zu organisieren, zuzuweisen und ordnungsgemäß zu erledigen.
So verwenden Sie eine RACI-Diagramm-Vorlage
So verwenden Sie eine RACI-Diagramm-Vorlage in vier einfachen Schritten:
Schritt 1: Identifizieren und erstellen Sie eine Liste aller Projektaufgaben.
Je nach verwendeter Vorlage listen Sie alle Aufgaben des Projekts in der Spalte „Aufgaben” oder „Aktivitäten” auf. Bei einigen Vorlagen können Sie Aufgaben in einer Zeile erfassen. Die Liste kann eine Reihenfolge von Aufgaben mit hoher bis niedriger Priorität sein, um sicherzustellen, dass die wichtigeren Aufgaben zuerst erledigt werden.
Alternativ können Sie die Aufgaben in Phasen einteilen, um den Überblick zu behalten. Wie Sie sie auflisten, hängt davon ab, welches Format Ihnen am besten passt.
Schritt 2: Erstellen Sie eine Liste aller Personen, die an dem Projekt beteiligt sind.
Fügen Sie als Nächstes alle Teammitglieder zur RACI-Vorlage hinzu, auch wenn sie nur indirekt an dem Projekt arbeiten. Sie können sie nach Namen oder Titeln auflisten. Wir empfehlen die zweite Option, damit das RACI-Diagramm auch für Personen nützlich bleibt, die nicht mit den Namen aller Projektbeteiligten vertraut sind. Dies trägt zur Optimierung der Kommunikation im Team bei.
Schritt 3: Weisen Sie jeder Aufgabe die Abkürzungen R, A, C und I zu.
Jede Aufgabe, die Sie in der Vorlage auflisten, muss mindestens einen dieser Buchstaben (R, A, C oder I) enthalten. R steht für eine Person, die sich aktiv an den Aufgaben des Projekts beteiligt. Kurz gesagt, eine mit R beschriebene Person ist der Ausführende der Aufgabe.
Als Nächstes sollte die für die Aufgabe verantwortliche Person mit A gekennzeichnet werden. Diese Person überwacht die Aufgabe und stellt sicher, dass die mit R gekennzeichnete Person das Projekt ordnungsgemäß und fristgerecht fertigstellt.
Anschließend sollte die Person, die aufgrund ihrer Fachkenntnisse konsultiert wurde, um R beim Abschließen einer Aufgabe zu unterstützen, mit C gekennzeichnet werden. Diese Person bietet Ratschläge oder zusätzliche Informationen zu einer Aufgabe. Nicht alle Aufgaben in Ihrem RACI-Diagramm werden mit einem C gekennzeichnet sein.
Zuletzt wird jeder, der über den Fortschritt der Aufgabe auf dem Laufenden gehalten werden muss, mit „I“ gekennzeichnet, was für eine Person steht, die Teammitglieder oder Führungskräfte berichtet. Dies kann ein CEO, ein Sponsor oder ein hochrangiger Vertreter einer Organisation sein.
Schritt 4: Freigeben des RACI-Diagramms
Nachdem Sie die Vorlage vollständig benutzerdefiniert und ausgefüllt haben, geben Sie das endgültige Dokument an die Mitglieder des Teams des Projekts frei. Eine RACI-Matrix ist am nützlichsten, wenn alle Projektbeteiligten ihre Rollen klar verstehen. Je nach Vorlage können Sie das endgültige Diagramm als Link, PDF, Word-Dokument, HTML oder Excel-Tabelle freigeben.
Weitere Ressourcen für Projektmanagement-Vorlagen:
Sparen Sie Zeit und legen Sie Projektverantwortlichkeiten mit RACI-Vorlagen fest
Die Verwendung einer Vorlage zur Erstellung eines RACI-Diagramms ist sehr wertvoll und spart Ihnen Zeit, da Sie nicht für jedes Projekt das Rad neu erfinden müssen. Anstatt bei Null anzufangen, verfügen Sie bereits über eine vorgefertigte Struktur, die Sie benutzerdefiniert anpassen können.
Die ClickUp-RACI-Vorlage ist flexibel für jede Teamgröße und jede Projektanforderung einsetzbar. Sie enthält alle grundlegenden Elemente, die zum Erstellen einer benutzerdefinierten Matrix erforderlich sind, um die Produktivität Ihres Teams in jeder Phase des Projekts zu verbessern. Wenn Sie mit verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern zusammenarbeiten, ist die ClickUp-Vorlage ein Muss in Ihrem Projekt-Toolkit. Und das Beste daran? ClickUp ist Free Forever!