Wie man Excel für das Projektmanagement verwendet

Möchten Sie mehr über das Projektmanagement mit Excel erfahren?

Oder suchen Sie nach einer hilfreichen Excel-Vorlage für das Projektmanagement?

Hier sind Sie genau richtig!

Microsoft Excel ist ein unglaublich vielseitiges tool, das Sie für eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben einsetzen können. Allerdings hat es auch einige Nachteile.

In diesem Artikel gehen wir auf die Verwendung von Excel für das Projektmanagement ein und stellen Ihnen einige praktische Excel-Vorlagen für das Projektmanagement vor, die Sie sofort verwenden können. Und wenn Sie sich durch die Funktionen von Excel eingeschränkt fühlen, stellen wir Ihnen auch eine überlegene, leistungsfähigere Alternative vor: ClickUp!

Ist Excel-Projektmanagement sinnvoll?

Microsoft Excel ist ein praktisches tool, das Ihnen und Ihrem Projektteam auf vielfältige Weise helfen kann. An guten Tagen kann Excel sogar als grundlegendes Tool für das Projektmanagement fungieren.

Das bietet sie Ihnen:

1. Detaillierte Tabellenkalkulationen

Dies ist der offensichtlichste Grund, sich für Excel zu entscheiden.

Excel eignet sich hervorragend zum Erstellen detaillierter Tabellen mit einer Vielzahl von Daten zum Projekt. Sie können Informationen einfach kategorisieren, wichtige Abschnitte hervorheben und sogar separate Blätter innerhalb einer Tabelle erstellen.

Excel eignet sich beispielsweise perfekt für eine lange Liste von potenziellen Kunden für die Nachverfolgung ihrer Details.

Sie können auch ein Timesheet in Excel erstellen, um Ihr Team zur Rechenschaft zu ziehen, oder Ausgaben in einer Budget-Vorlage verwalten.

Wenn es um die Datenerfassung geht, ist Excel nach wie vor eines der besten tools im Geschäft!

2. Bedingte Formatierung

Ein weiteres großartiges Excel-Feature ist die bedingte Formatierung.

Sie können einfache Daten zum Projekt in aussagekräftige Erkenntnisse umwandeln.

Es gibt unzählige Excel-Formeln, mit denen Sie die Automatisierung des Datenerfassungsprozesses durchführen und detaillierte Berechnungen erstellen können. Mit der richtigen Formel können Sie große Datenmengen innerhalb von Sekunden organisieren.

Verabschieden Sie sich von komplizierten wissenschaftlichen Taschenrechnern!

Beispielsweise können Sie mit Excel dank seiner fortschrittlichen mathematischen Formeln ganz einfach Ihr Projektbudget oder Ihr Timesheet verwalten.

Das einzige Problem bei der bedingten Formatierung ist, dass es etwas Zeit braucht, bis man sich daran gewöhnt hat.

3. Speicher und -wiederherstellung

Excel kann alle Daten zum Projekt verarbeiten.

Von Ihrem Projektbudget bis hin zu Ihrer Zeitleiste können Sie alles in Excel speichern, ohne sich Gedanken über einen möglichen Verlust machen zu müssen.

Darüber hinaus verfügt Excel, wie die meisten anderen Microsoft-Tools, über eine integrierte Funktion für das Daten-Backup. Wenn also beispielsweise Ihre Daten der Zeitleiste versehentlich gelöscht werden, können Sie diese jederzeit wiederherstellen!

10 Excel-Vorlagen für das Projektmanagement und Anwendungsfälle

Excel ist sozusagen der „Superman“ des grundlegenden Projektmanagements und leistungsstark genug, um die meisten Aufgaben zu übernehmen, mit denen Sie sich sonst mühsam manuell herumschlagen müssten.

Hier sind einige Beispiele für Excel-Vorlagen für das Projektmanagement und Anwendungsfälle:

1. Excel-Gantt-Diagramm-Vorlage

Ihr Gehirn reagiert besser auf visuelle Reize, und ein Gantt-Diagramm ist genau das!

Er bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über ein Projekt auf einen Blick.

Mit einer Gantt-Diagramm-Projektvorlage lassen sich die Abläufe eines Projekts ganz einfach darstellen.

Verwenden Sie sie, um alle Projekt-Meilensteine, Abhängigkeiten und Projektaufgaben, die vor Ihren Enddaten noch zu erledigen sind, im Blick zu behalten.

2. Excel-Vorlage für Zeitleisten für Projekte

Sobald das Projekt beginnt, denken alle nur noch an die Fristen.

Aber wie können Sie die Nachverfolgung durchführen?

Eine Projekt-Zeitleiste-Vorlage ähnelt einem Projekt-Meilenstein-Blatt.

Verwenden Sie sie für die Nachverfolgung des Projektfortschritts bis zur Fertigstellung. Mit einer genauen Projektzeitleiste wissen Sie jederzeit, in welcher Phase sich ein Projektplan befindet.

3. Excel-Liste mit Aufgaben oder Projekt-Vorlage

Sie gehen doch auch nicht ohne Liste zum Einkaufen.

Warum also nicht auch eine Liste mit Aufgaben für Ihr Projekt mit sich führen?

Eine Aufgabenliste enthält eine Liste der zu abschließenden Aufgaben sowie deren Fristen.

Verwenden Sie diese Vorlage für die Nachverfolgung der Aufgaben, um die Projektstrukturplanung (Work Breakdown Structure, WBS) und die Projektphasen zu verfolgen und so den Überblick über Ihren Projektzeitplan zu behalten.

Aber was ist WBS überhaupt? Sehen Sie sich diese detaillierte Aufschlüsselung eines Projektumfangsdokuments an , um mehr über Ihr WBS zu erfahren.

4. Excel-Vorlage für die Nachverfolgung mehrerer Projekte

Mit dieser Vorlage zur Nachverfolgung mehrerer Projekte in Excel erhalten Sie eine Übersicht über alle derzeit laufenden Projekte.

Sehr hilfreich für die Verwaltung des Projektportfolios eines Geschäfts oder die Umsetzung des Enterprise-Projektmanagements Ihrer Organisation!

Sie können alle Projektdaten in das Datenblatt eingeben und den Gesamtfortschritt des Projektplans in einem Dashboard anzeigen. Darüber hinaus können Sie nach einzelnen Spalten filtern und alle Aufgaben in einem Gantt-Diagramm anzeigen.

5. Excel-Vorlage für SWOT-Analysen

Einfache Pro- und Kontra-Listen können Ihnen bei der Entscheidung für Ihren nächsten Urlaub helfen.

Aber für das Projektmanagement brauchen Sie noch mehr.

Im Projektmanagement müssen Sie SWOT-Analysen durchführen!

Eine SWOT-Analysevorlage (Strength, Weakness, Opportunity und Threats) wird verwendet für die Nachverfolgung der Stärken und Schwächen eines Projekts bei der Bewertung Ihres Plans für das Projekt.

Nachdem Sie diese Analyse durchgeführt haben, formulieren Sie Ihre Projektaktivitäten, Projektphasen und Ergebnisse neu, um sie an Ihre Ergebnisse anzupassen.

6. Excel-Vorlagen für Projektbudgets

Diese Projektbudgetvorlage listet Ihre Projektstrukturplanung (WBS) auf. Sie können die voraussichtlichen Kosten für jede Aufgabe in die entsprechenden Spalten eingeben.

Mit dieser Vorlage können Sie die Nachverfolgung von Arbeitsaufwand, Material- und Fixkosten durchführen und den Pulse der tatsächlichen Ausgaben im Auge behalten.

Wenn die tatsächlichen Kosten anfallen, zeigen Ihnen die praktischen Formeln dieser Vorlage, ob Sie Ihr Budget überschreiten oder unterschreiten.

7. Excel-Vorlage für das Kosten-Nutzen-Management

Mit der Vorlage für das Kosten-Nutzen-Management können Sie den Erfolg eines Projekts schon vor dessen Start einschätzen. Denn wenn etwas mehr kostet als es einbringt, ist es bereits ein Verlust.

Denken Sie daran, dass eine Kosten-Nutzen-Analyse nicht für alle Software-Entwicklungsprojekte zu erledigen ist.

Allerdings findet er in einigen Branchen, die agiles Projektmanagement einsetzen, durchaus Anwendung. Darüber hinaus ist dieses Diagramm in Excel für Führungskräfte wichtig, die für Projektkonten und Budgets verantwortlich sind.

Berechnen Sie den Wert der Projektleistungen im Vergleich zum Projektbudget und nutzen Sie diese Projektinformationen, um eine kosteneffiziente Projektstrukturplanung (Work Breakdown Structure, WBS ) mit korrekten Projektphasen zu erstellen.

8. Excel-Vorlage für agile Projektplanung

Möchten Sie sich von traditionellen Methoden des Projektmanagements wie Waterfall verabschieden und in die Welt von Agile eintauchen?

Gut für Sie. Sie sind auf dem besten Weg, bessere Ergebnisse schneller zu erzielen.

Und ist das nicht genau das, was sich jeder Projektplaner wünscht?

Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, das die Agilität Ihres Teams während des gesamten Projektlebenszyklus unterstützt und verbessert.

Wir würden zwar niemals empfehlen, dies in Excel zu erledigen, aber die richtige Vorlage könnte genau das Richtige für Sie sein.

Informieren Sie sich über agiles Projektmanagement und agile Softwareentwicklung .

9. Excel-Vorlage für Burnup-Diagramme

In einem agilen Projekt ist ein Burnup-Diagramm ein wesentlicher Bestandteil Ihres Arsenals.

Er hilft Ihnen dabei, die in jedem Sprint erzielten Erfolge in der Nachverfolgung im Blick zu behalten und den Umfang des Projekts einzuhalten.

Aber hier ist die Sache.

Die Einstellung eines Burnup-Diagramms erfordert sorgfältige Berechnungen zu jedem Aspekt Ihres Sprints.

Sie können also entweder jeden Tag etwas Zeit für die Arbeit mit Zahlen einplanen.

Oder Sie können eine einfache Burn-up-Diagramm-Vorlage für Excel herunterladen.

10. Excel-Workflow-Vorlage

Die SmartArt-Flussdiagramm-Vorlage von Microsoft Excel ist eine hilfreiche Liste mit Grafiken, die Sie mühelos bearbeiten und anpassen können, um Ihr Diagramm zu erstellen. Über die Registerkarte „Einfügen“ können Benutzer eine Reihe von farbcodierten Grafiken aufrufen, denen sie Text, Formen und andere Formatierungselemente hinzufügen können, um schnell und effektiv die gewünschten Workflows zu entwickeln.

Herausforderungen bei der Verwendung von Excel-Vorlagen für das Projektmanagement

Excel-Vorlagen erweitern zwar Ihre Standard-Excel-Datei um einige Funktionen, sind jedoch keine idealen Lösungen für das Projektmanagement.

Hier sind drei wichtige Gründe dafür:

A. Keine spezielle Software für Projektmanagement

Denken Sie daran, dass Excel nicht für das Projektmanagement entwickelt wurde.

Es handelt sich um ein hervorragendes Datenmanagement-Tool, das Ihr Projektmanagement ergänzen kann.

Das war's aber auch schon.

Warum also eine Excel-Berichtsvorlage verwenden, wenn Sie kostenlosen Zugriff auf weitaus bessere Tools für das Projektmanagement haben?

Von der Erstellung Ihrer Projektcharta über die Verwaltung von Projekten bis hin zur Analyse Ihrer Aufschlüsselungsstruktur – das ClickUp-Management-Tool kann alles!

B. Eine Excel-Vorlage für das Projektmanagement lässt sich nur schwer benutzerdefiniert anpassen.

Die Arbeit mit Excel-Vorlagen ist wie Schuhkaufen.

Nach dem Kauf können Sie diese benutzerdefinierten Vorlagen nicht mehr anpassen.

Sie haben also nicht viel Flexibilität, wenn es darum geht, die benutzerdefinierten Vorlagen für Excel an die Anforderungen Ihres Projekts anzupassen.

Beispielsweise verwenden Sie möglicherweise eine Vorlage für Verkaufsrechnungen oder Budgetberichte, können diese jedoch nicht so anpassen, dass sie genau der gewünschten Schnittstelle für die Projektbudgetierung entspricht.

C. Es gibt keine automatische Dateneingabe für Einträge.

Alle Vorlagen in Excel erfordern manuelle Eingaben an allen Stellen.

Es gibt keine Möglichkeit, automatische Updates zu planen oder teamweite Benachrichtigungen zu erstellen, wie es mit Projektmanagement-Tools möglich ist.

Wenn Sie beispielsweise eine Excel-Zeitplan-Vorlage verwenden, können Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Fristen nach Zeitplanänderungen nicht automatisch anpassen.

Denken Sie daran, dass Excel-Vorlagen zwar hilfreich sein können, aber nicht alle Probleme im Zusammenhang mit dem Projektmanagement in Excel lösen können.

Bonus: Software zur Dateneingabe

Lassen Sie uns diese Limite und die Lösungen mit einem speziellen kostenlosen Projektmanagement-Tool untersuchen: ClickUp

Alternativen zu Excel-Vorlagen für Projektmanagement

Excel ist nicht immer die ideale Lösung für die Verwaltung Ihrer Projektaufgaben.

Sehen Sie sich diese Vorlagen für das Projektmanagement von ClickUp an:

1. ClickUp-Vorlage für das Projektmanagement

Diese ClickUp-Projektmanagement-Vorlage ist eine hervorragende Möglichkeit, schnell mit Ihren Projekten und Aufgaben zu beginnen. Indem Sie die vorgefertigten Vorlagen verwenden, können Sie Ihren Prozess optimieren und sicherstellen, dass alle Ihre Aufgaben effizient organisiert und nachverfolgt werden. Die Vorlage enthält Schritte zum Erstellen eines Projektplans, zum Zuweisen von Aufgaben, zum Nachverfolgen des Fortschritts, zum Überwachen von Fristen und vieles mehr.

Die Vorlage enthält außerdem hilfreiche Ansichten wie eine Board-Ansicht, ein Gantt-Diagramm und eine Listenansicht. Alle Komponenten lassen sich leicht benutzerdefiniert anpassen, sodass Sie das System für das Projektmanagement ganz nach Ihren Bedürfnissen gestalten können.

2. ClickUp-Vorlage für agiles Projektmanagement

Die ClickUp Agile Project Management Vorlage ist die perfekte Wahl für alle, die agile Projekte effizient verwalten möchten. Sie deckt alle Aspekte des Projektmanagements ab, von der Sprintplanung und Story-Mapping bis hin zur Erstellung von User Stories und der Nachverfolgung des Fortschritts bei Aufgaben. Diese Vorlage optimiert nicht nur Ihren Workflow, sondern hilft Ihnen auch dabei, Anfragen klar zu priorisieren, Sprints in mehreren Ansichten zu organisieren und nahtlos mit Teammitgliedern und Stakeholdern zusammenzuarbeiten!

Verwandte Excel-Ressourcen:

Befreien Sie sich vom Excel-Projektmanagement

Excel hat zwar viele Einsatzmöglichkeiten, aber Projektmanagement ist nicht gerade seine Stärke.

Selbst mit Excel-Vorlagen wird es Ihnen schwerfallen, Ihre Projekte in Excel zu verwalten.

Es gibt zwar viele Excel-Alternativen, die in Betracht kommen, aber die klügere Wahl wäre es, stattdessen ein spezielles Aufgabenmanagement-Tool wie ClickUp zu verwenden.

Denn ClickUp ist ein tool, das speziell für das Projektmanagement entwickelt wurde. Seine Features wurden entwickelt, um Ihnen zu helfen, Ihre Projekte effizienter zu verwalten – und das zu einem sehr günstigen Preis!

Probieren Sie ClickUp doch einfach kostenlos aus und überzeugen Sie sich selbst!