Budgetverwaltung hat einen schlechten Ruf: Die meisten Menschen verbinden damit langweilige Tabellen und umfangreiche Spesenabrechnungen. Tatsächlich ist die Verwaltung von Projektbudgets jedoch eine Kunstform – und für diejenigen, die in Agenturen arbeiten, unverzichtbar für das Geschäftsmodell ihres Unternehmens.
Ein gutes Projektbudget ist mehr als nur Dollar und Cent – es ist Kontext. Es ist ein tool, mit dem Sie erzählen können, was Ihr Team zu erledigen hat und wie gut es das macht.
Dieser Ansatz für das Projektbudgetmanagement hilft Ihnen, in Echtzeit zu erkennen, was funktioniert und was nicht. Unabhängig davon, welche Methoden Sie für das Projektbudgetmanagement bevorzugen, müssen sie Ihnen dabei helfen, ein Projektbudget zu erstellen, das zu Ergebnissen führt. Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen sollten, um jedes Projektbudget, für das Sie verantwortlich sind, festzulegen und zu verfolgen.
Was ist ein Projektbudget?
Ein Projektbudget ist ein Finanzplan, der die geschätzten Kosten aller Aktivitäten umreißt, die für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Es umfasst alle für ein Projekt erforderlichen Ressourcen, wie Materialien, Ausrüstung, Arbeitskräfte und sonstige Ausgaben.
Ein Budget für das Projektmanagement ist nicht einfach „20.000 Dollar”. Es ist eine klare Aufschlüsselung, wie Sie diese 20.000 Dollar ausgeben werden und warum Sie sie auf diese Weise ausgeben werden.
Theoretisch sollte ein neuer Mitarbeiter in der Lage sein, in Ihr Büro oder Ihre Agentur zu kommen und das von Ihnen erstellte Budget ohne weitere Anleitung auszuführen. Leider ist die Verwaltung von Projektbudgets ohne den richtigen Ansatz und die richtigen tools nicht gerade einfach.
Was sollte in einem Budget für ein Projekt enthalten sein?
Als Ausgangspunkt sollte Ihr Budget drei Dinge enthalten:
- Gesamtkosten des Projekts: Arbeitskräfte, Materialien und Ausrüstung
- Wie Ressourcen zugewiesen werden: Die Zuweisung von Projektbudgets erfolgt in der Regel nach den zu erbringenden Leistungen.
- Eine Zeitleiste für ein Projekt : Diese schlüsselt auf, wann Sie die mit den einzelnen Projektleistungen verbundenen Ausgaben tätigen werden.
Wir werden in Kürze näher darauf eingehen, wie Sie jede dieser Komponenten in Ihr Budget integrieren können.
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Warum ist die Verwaltung eines Projektbudgets wichtig?
Da Ihr Budget Informationen zum Kontext Ihres Projekts enthält, kann es zur Steuerung und Nachverfolgung Ihres Teams verwendet werden. Eine gute Budgetverwaltung kann Ihnen dabei helfen:
- Kontrolle des Projektumfangs: Alle Projektmanager in Agenturen haben schon einmal mit Clients zu tun gehabt, die ihre Erwartungen ständig ändern. Durch aktives Budgetmanagement können Sie erkennen, ob diese Änderungen noch im Rahmen des ursprünglichen Projektumfangs liegen oder ob Sie ein Gespräch führen müssen, um die Erwartungen neu zu definieren.
- Projektkostenkontrolle: Wenn Sie Ihre Ausgaben laufend im Blick behalten, können Sie Überschreitungen frühzeitig erkennen, bevor Sie an einen Punkt gelangen, an dem Sie nicht mehr genug Geld haben, um das Projekt abzuschließen. Kostenänderungen liegen oft außerhalb Ihrer (oder des Teams) Kontrolle, aber wie Sie damit umgehen, liegt in Ihrer Hand – wenn Sie sie rechtzeitig erkennen.
- Nachverfolgung des Fortschritts: Wenn die Elemente des Projektbudgets an die zu erbringenden Leistungen geknüpft sind, lässt sich leicht erkennen, wo Sie bei jeder Aufgabe stehen. Wenn Sie beispielsweise das Geld für die Schriftarten, die Sie für die Webseite benötigen, noch nicht ausgegeben haben, wissen Sie, dass die Designphase noch nicht abgeschlossen ist.
- Planung zukünftiger Projekte: Wenn Sie den Fortschritt Ihres Projektbudgets beobachten, können Sie eine genauere Schätzung für Ihr nächstes Projekt vornehmen. Sie können erkennen, wo Ihre Prognosen nicht mit der Realität übereinstimmen, und Ihre Prognosefähigkeiten verbessern.
Wie man ein Projektbudget in 7 Schritten verwaltet
Jetzt, da Sie wissen, wie komplex das Projektmanagement für Projektbudgets ist, fühlen Sie sich vielleicht etwas eingeschüchtert. Keine Sorge! Mit ein wenig Planung kann jeder das Projektmanagement für Projektbudgets meistern. Lassen Sie uns Schritt für Schritt durchgehen, wie man ein Budget aufstellt und verwaltet.
1. Erstellen Sie einen schrittweisen Plan für das Projekt
Sie sollten mit einem vollständigen Plan für das Projekt beginnen, der in Zusammenarbeit mit Ihrem Team und allen Beteiligten erstellt wird. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie noch keine Zahlen, mit denen Sie arbeiten können – und das ist auch in Ordnung!
Für ein gutes Projektbudget müssen Sie den gesamten Projektumfang und alle Leistungen kennen, für die Ihr Team verantwortlich ist.
Sehen Sie sich diese Vorlagen für Spesenabrechnungen an!
💡 Profi-Tipp: Die Zeitleiste in ClickUp bietet Ihnen die ideale Übersicht, um Ihr Projektbudget zu planen.
Nur weil wir dies als „Entwurf” bezeichnen, bedeutet das nicht, dass es sich um ein Gerüst handelt. Sie müssen jedes Ergebnis in einzelne Schritte unterteilen, damit Sie alle erforderlichen Ressourcen sehen können.
Angenommen, Ihr Projekt ist ein Social-Media-Werbepaket. Für die Verwaltung des Projektbudgets benötigen Sie Mitglieder des Teams, die folgende Aufgaben übernehmen:
- Konzeption der Kampagne
- Texte verfassen und durchführen der Bearbeitung
- Stockbilder kuratieren und kaufen
- Führen Sie die Kampagne durch
- Leistung verfolgen und Berichterstellung durchführen
Beziehen Sie Ihre Team-Mitglieder ein, um die Unteraufgaben jedes einzelnen Ergebnisses zu überprüfen. Sie erstellen solche Ergebnisse regelmäßig und wissen daher genau, was alles zur Herstellung des Endprodukts gehört.
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2. Erstellen Sie eine Liste aller erforderlichen Ressourcen
Zeit ist Geld, ebenso wie Ressourcen wie Freiberufler, Schulungen und Recherchen. Jeder Schritt, den Ihr Team unternimmt, erfordert mindestens eines dieser Elemente.
Erstellen Sie unter jeder Unteraufgabe eine Liste aller erforderlichen Ressourcen. Hier sind einige gängige Ressourcen für Projekte:
- Team-Mitglieder: Wie viele interne Mitarbeiter werden am Projekt arbeiten und wie viel Zeit werden sie dafür aufwenden? Müssen Sie auch Freiberufler einstellen?
- Ausrüstung und Lizenzen: Benötigen Sie Zugang zu physischer Ausrüstung oder Online-Tools? Werden Sie diese direkt kaufen oder eine Lizenzgebühr zahlen – und wenn Letzteres der Fall ist, für wie lange?
- Schulung: Welche Fähigkeiten müssen Ihre Mitarbeiter erwerben, die sie noch nicht besitzen? Welche Ressourcen werden sie zum Erlernen dieser Fähigkeiten nutzen und wie viel Zeit wird dafür benötigt?
- Recherche: Müssen Sie Branchenstudien oder Pilotstudien erwerben, um herauszufinden, worauf Ihre Zielgruppe anspricht?
- Reisekosten und Bewirtung: Plant jemand, zum Standort eines Clients zu fliegen, Geschäftsessen zu veranstalten oder einen Fahrdienst zu beauftragen, um projektbezogene Aufgaben zu erledigen?
- Professionelle Dienstleistungen: Werden Sie Berater oder andere Experten hinzuziehen, um Ihr Projekt zu begleiten?
Möglicherweise fallen noch weitere Ausgaben an, beispielsweise für Beschaffung und IT, die mit Ihrem Projektbudget verbunden sind, aber die obige Liste umfasst die gängigsten Ressourcen, die für Teams wie Ihres erforderlich sind.
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie eine Liste aller Ressourcenanforderungen gemeinsam mit den Stakeholdern auf virtuellen ClickUp-Whiteboards.
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3. Weisen Sie jeder Ressource Kosten zu
Nachdem Sie Ihr Projekt in alle erforderlichen Ressourcen unterteilt haben, ist es an der Zeit, die Kosten für diese Ressourcen zu ermitteln.
Es gibt vier Möglichkeiten, ein Projektbudget zu schätzen. Lesen Sie die folgenden Methodenbeschreibungen und wählen Sie eine aus, die zu Ihrer Agenturstruktur und den verfügbaren tools passt.
Prozess 1: Der Top-Down-Ansatz
Wenn Sie bereits über den für das Projekt zugewiesenen Geldbetrag verfügen, besteht Ihre Aufgabe darin, zu bestimmen, was Sie mit dem vorhandenen Geld erreichen können. Weisen Sie jedem Ergebnis einen bestimmten Betrag zu, je nachdem, wie ressourcenintensiv die einzelnen Schritte sind. Anschließend sollten Projektmanager alle Unteraufgaben zuweisen.
Bei der Budgetierung mit einem Top-Down-Ansatz müssen Sie möglicherweise den Umfang des Projekts reduzieren und kostengünstigere Wege finden, um Ihre Ziele zu erreichen.
Prozess 2: Der Bottom-up-Ansatz
Weisen Sie jeder Ressource, die Sie im letzten Schritt aufgelistet haben, einen Geldbetrag zu und addieren Sie dann alles, um das endgültige Projektbudget zu erhalten. Sie müssen die Arbeitsstunden, die Honorare für Freiberufler und die Kosten für Tools schätzen, um eine genaue Zahl zu erhalten. Bitten Sie Ihr Team (oder Ihre Projektmanager) um Hilfe, wenn Sie sich nicht sicher sind, was für ein bestimmtes Element angemessen ist.
💡 Profi-Tipp: Probieren Sie die Workload-Ansicht für eine effektive Ressourcenplanung und -auslastung aus.
Prozess 3: Analog
Suchen Sie ein früheres Projekt, das dem Projekt ähnelt, für das Sie gerade das Budget erstellen, und verwenden Sie die tatsächlichen Kosten dieses Projekts als Schätzung für die Kosten Ihres aktuellen Projekts. Diese Methode funktioniert nur, wenn 1) Ihre früheren Projektkosten Vergleiche zwischen geschätzten und tatsächlichen Kosten sowie Notizen zu unerwarteten Ausgaben enthalten und 2) die beiden Projekte vom Umfang her nahezu identisch sind.
Prozess 4: Der Drei-Punkte-Ansatz
Bei dieser Methode müssen Sie drei verschiedene Budgets erstellen und dann den Durchschnitt berechnen. Sie müssen Folgendes berechnen:
- Ein Budget im besten Fall: Jeder Schritt wird in kürzester Zeit fertiggestellt, und alle erforderlichen Ressourcen können zum niedrigsten fairen Preis beschafft werden.
- Ein Worst-Case-Szenario für das Budget: Sie geraten in Verzug und müssen Überstunden oder Eilzuschläge bezahlen, Sie müssen teurere Ausrüstung kaufen und so weiter.
- Ein Budget für das wahrscheinlichste Szenario: Die meisten Schritte werden termingerecht ausgeführt, einige wenige dauern jedoch etwas länger als im Plan vorgesehen, und Sie erhalten zwar nicht die niedrigsten Preise, zahlen aber auch keine überhöhten Gebühren.
Nehmen Sie diese drei Nummern und berechnen Sie den Durchschnitt, um Ihr Gesamtbudget zu ermitteln. Erwägen Sie, eine Nummer höher zu gewichten als die anderen, je nachdem, welches Szenario Sie für am wahrscheinlichsten halten.
Wenn Sie sich nicht zwischen verschiedenen Methoden zur Projektbudgetierung entscheiden können, machen Sie sich keine Sorgen! Sie können diese jederzeit kombinieren. Als Beispiel können Sie Bottom-up-Schätzungen verwenden, um Ihr Projektbudget für die Drei-Punkte-Methode zu erstellen.
Bonus: Vorlagen für Budgetvorschläge!
4. Fügen Sie eine Rückstellung hinzu
Rücklagen sind der Notfallfonds für den Fall, dass Sie tatsächlich das Worst-Case-Szenario für Ihr Budget erreichen. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres Plans zum Kostenrisikomanagement.
In der Regel beträgt Ihr Notfallfonds 5 bis 10 % Ihres gesamten Projektbudgets. Möglicherweise müssen Sie nicht oft auf Ihren Notfallfonds zurückgreifen, was natürlich großartig ist!
Aber jedes Projektbudget sollte sie haben, nur für den Fall der Fälle. Die Verwaltung von Projektbudgets ist einfach etwas weniger stressig, wenn man weiß, dass man ein Backup hat!
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5. Dokumentieren Sie Ihr Budget
Sobald Sie alle Ihre Leistungen und die damit verbundenen Anhänge zusammengestellt haben, ist es an der Zeit, ein offizielles Budgetdokument zu erstellen. Wir verwenden für die Budgetierung von Projekten gerne ClickUp (und haben unten einige nützliche Vorlagen freigegeben!).
💡 Profi-Tipp: Mit ClickUp Docs können Sie Ihr Projektbudget mit Sicherheit und gemeinsam dokumentieren.
Wenn Sie ClickUp (noch) nicht verwenden, empfehlen wir Ihnen, eine kostenlose Software für Projektmanagement anstelle einer Tabellenkalkulation zu verwenden. Eine gute App erleichtert die Organisation und Aktualisierung aller Informationen, die Sie einbeziehen müssen.
Apropos, Ihr Projektbudgetdokument sollte Folgendes enthalten:
- Jedes Ergebnis (und alle Unteraufgaben dafür) zusammen mit den endgültigen Fälligkeitsdaten und internen Fristen.
- Führen Sie unter jeder Unteraufgabe alle erforderlichen Ressourcen und die voraussichtlichen Kosten auf.
- Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie die Mittel für jede Ressource entsprechend Ihrem Zeitplan für das Projekt ausgeben werden.
- Ein Bereich, in dem Sie eine Liste mit den tatsächlichen Kosten und Ausgabedaten erstellen können, damit Sie Ihr Budget im Laufe des Projekts aktualisieren können.
- Wer ist für die einzelnen Elemente verantwortlich: Wer sammelt die Reisebelege? Wer überwacht die Rechnungen der Freiberufler?
Nachdem Sie alle diese Informationen zusammengetragen haben, addieren Sie die Gesamtkosten für jedes Ergebnis oder jeden Meilenstein, um Ihr voraussichtliches Budget für das Projekt zu berechnen.
Und als letzten Schritt bitten Sie Ihre Teammitglieder, die an dem Projekt arbeiten, das Budget (noch einmal) zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen haben. Es ist viel besser, einen Fehler in dieser Phase zu entdecken als mitten im Projektbudgetierungsprozess.
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Mit ClickUp können Sie Ziele nahtlos in umsetzbare Aufgaben umwandeln und diese Schritt für Schritt abarbeiten. Darüber hinaus bieten unsere Dashboards ohne Programmieraufwand eine übersichtliche visuelle Darstellung Ihres Fortschritts, zeigen Ihre Fortschritte auf und geben Ihnen mehr Kontrolle und Sichtbarkeit über Ihre Arbeit. Denn „auf das Beste zu hoffen” ist keine verlässliche Strategie.
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6. Lassen Sie Ihr Projektbudget genehmigen
Sie können Ihr Budget einem Client vorstellen oder es einfach Ihrem Chef oder anderen Beteiligten vorlegen. Passen Sie Ihre Anfrage an Ihr Publikum an.
Achten Sie jedoch darauf, dass Sie Details angeben, die zeigen, wie Ihr Budget zu den gewünschten Projektergebnissen führen wird – und wie eine Verringerung der Mittel zu Änderungen des Umfangs führen würde. Die Arbeit, die Sie in den vorherigen Schritten erledigt haben, wird es Ihnen leicht machen, Ihren Antrag auf Projektbudget zu begründen.
7. Überwachen (und passen Sie) Ihr Budget an
Ihr Budget kann Ihnen nur dann dabei helfen, Ihren Fortschritt zu verfolgen und Kosten und Umfang zu kontrollieren, wenn Sie es auf dem neuesten Stand halten. Sie müssen Ihr Budget nicht direkt nach jedem Kauf aktualisieren, aber Sie sollten sich Zeit nehmen, um Ausgaben hinzuzufügen und zu beurteilen, ob Sie zu sehr von den geschätzten Kosten abweichen.
Die optimale Aktualisierungshäufigkeit hängt von der Dauer der einzelnen Phasen und/oder der Zeit zwischen den einzelnen Meilensteinen ab. Ein Budget, das hohe Ausgaben für Social-Media-Werbung umfasst, muss möglicherweise alle paar Tage aktualisiert werden, während ein Projektbudget für eine 200-seitige Website wöchentlich oder alle zwei Wochen überprüft werden kann.
💡 Profi-Tipp: Mit benutzerdefinierten Feldern in ClickUp können Sie Abweichungen zwischen Projektkosten und Budget schnell erkennen.
Wenn Sie gravierende Abweichungen zwischen Ihrem Budget und den tatsächlichen Ausgaben feststellen, sollten Sie Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen. Finden Sie zunächst heraus, was schiefgelaufen ist. Haben Sie eine Unteraufgabe übersehen, für deren Abschluß Ihr Freiberufler einen ganzen Tag gebraucht hat? Hat der Client seinen Projekt-Plan mitten in der Umsetzung verworfen, sodass Sie zurückrudern mussten?
Wenn Sie einen Fehler feststellen, prüfen Sie, ob er auch in anderen Phasen und Ergebnissen auftritt. Überprüfen Sie abschließend, ob Ihre Rücklagen die unerwarteten Mehrkosten decken. Wenn nicht, können Sie Ressourcen umverteilen oder einen Weg finden, weniger Ressourcen für andere Unteraufgaben zu verwenden, mit denen Ihr Team noch nicht begonnen hat?
Oder möchten Sie andere Optionen besprechen?
An diesen Gesprächen sind möglicherweise Ihre Vorgesetzten oder der Client beteiligt, und sie sind nicht gerade angenehm. Aber je früher Sie sie führen, desto eher finden Sie eine Lösung, die zumindest für alle akzeptabel ist, auch wenn sie nicht ideal ist.
Stellen Sie sicher, dass alle Änderungen zusammen mit Notizen in Ihrem Projektbudget festgehalten werden, damit Sie sich daran erinnern können, was schiefgelaufen ist, und einen genauen Plan für Ihre Ausgaben in Zukunft erstellen können.
Sehen Sie sich diese Vorlagen für Hauptbücher an!
7 Vorlagen für die Verwaltung von Projektbudgets
Mittlerweile wissen Sie, dass das Projektmanagement für Projektbudgets komplex ist – warum also nicht mit einer Vorlage Ihr Leben einfacher machen? Sie sparen Zeit beim Setup und haben Zugriff auf die hervorragenden Dashboards von ClickUp, mit denen Sie Ihre Projektbudgets und Fortschritte visualisieren können.
Hier sind sieben unserer beliebtesten kostenlosen ClickUp-Projektbudgetvorlagen, mit denen Sie im Handumdrehen zum Profi im Budgetmanagement werden:
1. ClickUp-Vorlage für Projektentwürfe
Da der Budgetprozess mit einer vollständigen Projektbeschreibung beginnt, sollten Sie Ihren Prozess mit der Projektbeschreibungsvorlage von ClickUp starten. Diese bietet Ihnen Platz für alles, was Sie für die Vorabplanung des Budgets benötigen:
- Hintergrund des Projekts
- Projektvorstellung
- Ziele
- Einschränkungen und Annahmen
- Zeitleiste
- Schlüssel-Ergebnisse
- Budget und Investitionen
Dies ist nicht die einzige Vorlage, die Sie für ein Projektbudget benötigen, aber es ist die erste Vorlage, die Sie während Ihres Budgetierungsprozesses verwenden sollten.
Ideal für: Erstellung eines umfassenden Plans für das Projekt als Grundlage für Ihre Projektbudgetberechnungen.
2. ClickUp-Vorlage für die Projektressourcenmatrix
Kostenvoranschläge erfordern Mathematik ... viel Mathematik. Die Projektressourcenmatrix-Vorlage von ClickUp führt Sie durch diese Berechnungen, indem sie Ihnen sagt, wo Sie Nummern eingeben müssen, und die Endbeträge mit Formelfeldern berechnet.
Verwenden Sie es, um die Kosten für alle Arten von Ressourcen (Arbeitskräfte, Ausrüstung, Gemeinkosten, SaaS-Tools und Rohstoffe) zu schätzen, also scheuen Sie sich nicht, es auch für die unwahrscheinlichsten Projekte zu verwenden. Die Ansichten dieser Vorlage umfassen:
- Einführungshandbuch
- Kanban-Board
- Formular für die Eingabe von Ressourcen
- Ressourcenliste
- Kostentabelle
- Zeitleiste
Diese Features erleichtern die Eingabe von Kostenschätzungen, die Planung Ihres Projektmanagements und die Überprüfung, wo Sie zu jedem Zeitpunkt der Zeitleiste des Budgets budgetmäßig stehen sollten.
Ideal für: Die effiziente Berechnung aller Ressourcenkosten für die Erstellung Ihres Projektbudgets.
3. ClickUp-Vorlage für budgetiertes Projektmanagement
Die Vorlage für budgetiertes Projektmanagement von ClickUp wurde entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, Ihr Budget einzuhalten und Ihre Nachverfolgung zu gewährleisten.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Organisieren Sie Aufgaben in aufeinanderfolgende Phasen
- Priorisieren Sie Aufgaben entsprechend den Budgetbeschränkungen
- Verfolgen Sie Fortschritte und Kosten in Echtzeit
Kategorisieren Sie und fügen Sie neun Attribute hinzu, wie z. B. Restbudget, Projektbudget, Projektphase, innerhalb des Budgets und Notizen.
In der Projektzeitplanansicht können Sie die Zeitleiste und die Meilensteine für das Projekt planen. Die Budgetansicht hilft Ihnen bei der Verwaltung und Nachverfolgung der mit dem Projekt verbundenen Ausgaben.
Ideal für: Einfache Verwaltung von Projektbudgets und Rentabilität.
4. ClickUp-Vorlage zur Kostenanalyse
Mit der Kostenanalyse-Vorlage von ClickUp können Sie schnell und genau die Auswirkungen der Kosten auf den Erfolg eines Projekts bewerten, indem Sie diese an einem Ort verfolgen und analysieren.
Öffnen Sie 6 verschiedene Ansichten in unterschiedlichen ClickUp-Konfigurationen, wie z. B. Kostenvariablen, Nutzenvariablen, Kostenprofil des laufenden Jahres, Analyse und Einführungsleitfaden, damit Sie alles auf einen Blick analysieren können.
Die Vorlage bietet Projektmanagern eine optimierte Möglichkeit für die Nachverfolgung von Ausgaben und die Identifizierung von Bereichen mit Einsparpotenzial.
Ideal für: Analyse der Kosten eines Projekts, um Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu identifizieren.
5. ClickUp-Vorlage für Projektanfragen und -genehmigungen
Wenn Sie einen fortgeschritteneren und detaillierteren Tracker als die Vorlage „Projektleistungen“ wünschen, nutzen Sie die Vorlage „Projektaufforderung und -genehmigung“ von ClickUp.
- Es verfügt über vorgefertigte Listen-, Kanban- und Gantt-Ansichten, sodass Sie Ihre Liste mit Dingen, die zu erledigen sind, organisieren und Ihre Zeitleiste auf einen Blick sehen können.
- In der vorab gespeicherten Liste müssen Sie nur noch Details hinzufügen, sodass Sie Ihr Projekt nicht von Grund auf neu aufbauen müssen.
- In ClickUp gibt es sechs benutzerdefinierte Felder, darunter Budget, Ausgaben und verbleibendes Budget.
Sie können Fälligkeitsdaten und Prioritäten festlegen, was bei notwendigen Budgetanpassungen hilfreich sein kann.
Ideal für: Nachverfolgung und Verwaltung aller Projektanfragen und Genehmigungen.
6. ClickUp-Vorlage für das Projektmanagement der Kosten
Wenn Sie viele Projektbudgets verwalten müssen, verwenden Sie die Vorlage für Projektmanagement mit Kostenkontrolle von ClickUp, um einen Überblick über alles zu erhalten. Diese Vorlage umfasst sechs Status (die alles von neuen Projekten über sich entwickelnde Budgets bis hin zu fertiggestellten Projekten abdecken) und sechs Ansichten:
- Projektliste
- Projektkostentabelle
- Genehmigungsprozess-Board
- Einführungshandbuch
- Kalender
- Formular zur Beantragung von Projektkosten
Es ist die einzige Vorlage für das Projektmanagement des Budgets, die alle anderen übertrifft – und mit der Sie unglaublich gut organisiert bleiben.
Ideal für: Nachverfolgung des Projektbudgets und Visualisierung der Projekte über mehrere Projekte hinweg.
7. ClickUp-Vorlage für Projektleistungen
Mittlerweile wissen Sie, wie wichtig es ist, Ihr Projektbudget nach Leistungen (und dann nach Unteraufgaben) aufzuteilen. Die Vorlage für Projektleistungen von ClickUp enthält benutzerdefinierte Felder für das Budget, das verbleibende Budget und die bisherigen Ausgaben.
Es bietet sechs Ansichten – darunter eine Gantt-Ansicht und eine Projektbudgetliste – sowie eine Automatisierung, die einen Kommentar veröffentlicht, wenn ein benutzerdefiniertes Feld von einem Teamleiter oder Projektmanager geändert wird.
Mit anderen Worten: Diese Vorlage ist ein agenturtauglicher Live-Budget-Tracker. Mit dieser Vorlage wird die Verwaltung von Projektbudgets zum Kinderspiel.
Ideal für: Echtzeit-Nachverfolgung von Projektbudgets anhand von Lieferungen.
Verwaltung von Projektbudgets: Best Practices für den Erfolg
- Bleiben Sie realistisch: Nutzen Sie Daten aus früheren Projekten und Erkenntnisse Ihrer Teammitglieder, um ein realistisches und erreichbares Budget zu erstellen. Erstellen Sie ein Dokument (oder verwenden Sie die Vorlage „Projekt-Nachbesprechung“ von ClickUp ), um Ihre Erkenntnisse festzuhalten. So können Sie die Kosten genau einschätzen und sie an die Projektziele ausrichten.
- Einschränkungen hervorheben: Legen Sie allgemeine Budget-Limite und spezifische Einschränkungen für einzelne Aufgaben fest, um eine effiziente Ressourcennutzung sicherzustellen.
- Sorgen Sie für Kostentransparenz: Teilen Sie das Projekt in kleinere Aufgaben auf und schätzen Sie die Kosten für jede einzelne Aufgabe, einschließlich Arbeitsaufwand, Materialien und Gemeinkosten. Diese Transparenz hilft bei der Nachverfolgung potenzieller Einsparungen oder Überschreitungen.
- Legen Sie eine Rücklage für unvorhergesehene Ausgaben an: Reservieren Sie bei der Planung des Projekts 10 bis 20 % des Gesamtbudgets für unerwartete Ausgaben, um die finanzielle Stabilität zu gewährleisten.
- Überwachen und bei Bedarf anpassen: Vergleichen Sie regelmäßig die tatsächlichen Ausgaben mit dem Budget, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Aktualisieren Sie außerdem regelmäßig die Budgetprognosen, um Änderungen im Projektumfang oder unerwartete Kosten zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass sie mit dem Fortschritt des Projekts übereinstimmen.
- Überkommunizieren Sie: Halten Sie eine offene Kommunikation mit den Stakeholdern hinsichtlich des Budget-Status, anstehender Ausgaben und notwendiger Anpassungen aufrecht. Dies fördert die Transparenz und hilft, Erwartungen zu steuern. Halten Sie regelmäßig Budget-Meetings mit ihnen ab, um Annahmen zu validieren und Schätzungen zu bestätigen.
- Definieren Sie den Umfang genau: Ein genau definierter Umfang verhindert Scope Creep, der zu Budgetüberschreitungen führen kann. Implementieren Sie außerdem einen formellen Änderungskontrollprozess, um alle Änderungen am Umfang des Projekts zu verwalten, die sich auf das Budget auswirken können.
- Nutzen Sie Technologie: Verwenden Sie Software für Projektmanagement wie ClickUp, um die Nachverfolgung und Berichterstellung für Budgetausgaben zu optimieren und so die Genauigkeit und Effizienz zu verbessern.
Durch die Einhaltung dieser Best Practices können Projektmanager ihre Budgets effektiv verwalten und sicherstellen, dass Projekte termingerecht und innerhalb der finanziellen Vorgaben fertiggestellt werden, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen.
Vereinfachen Sie das Projektmanagement für Projektbudgets mit ClickUp
Eine erfolgreiche Budgetverwaltung bedeutet Projekterfolg ... Nehmen Sie sich also die Zeit, einen gründlichen und durchdachten Prozess für die Projektbudgetierung zu entwickeln. Damit ist es jedoch noch nicht getan.
Erfolg entsteht durch die Verwaltung der Projektbudgets während des gesamten Projekts, um sicherzustellen, dass es zu keinen wesentlichen Abweichungen kommt. Wenn viel zu tun ist, kann dies wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund verlassen sich Projektmanager auf spezielle Tools wie ClickUp.
Kombinieren Sie Ihr Wissen mit unseren großartigen tools zu verschiedenen günstigen Preisen, um Budgets zu erstellen, die zu erfolgreichen Projekten führen.
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