Excel ist zweifellos ein vielseitiges tool.
Einer der großen Vorteile ist, dass Sie damit eine Projektstrukturplanung (PSP) wie ein Profi erstellen und verwalten können. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen genau, wie das geht.
Außerdem erfahren Sie, welche Vorlagen Ihnen Zeit bei der Planung und Organisation Ihrer Projektaufgaben sparen.
Aber zuerst wollen wir lernen, was eine Excel-Projektstrukturplan ist.
Was ist eine Projektstrukturplanung?
Eine Projektstrukturplanung (Work Breakdown Structure, WBS) ist eine hierarchische Darstellung der Aufgaben, Unteraufgaben und Arbeitspakete, die erforderlich sind, um ein Projekt abzuschließen. Sie hilft im Projektmanagement dabei, den Arbeitsumfang zu visualisieren, Ressourcen zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen.
Eine Excel-Projektstrukturplanung wird mit Microsoft Excel erstellt und verwaltet und bietet Ihnen außerdem eine Übersicht über den Projektzeitplan. Damit können Teams ihre Projektaufgaben einsehen und erkennen, wie ein Prozess in den nächsten übergeht – alles in einer Excel-Datei, wenn die Projektstrukturvorlage in Microsoft erstellt wurde.
Darüber hinaus sollte eine übersichtliche und prägnante WBS-Vorlage Ihnen dabei helfen, Projektziele und Erwartungen effektiver mit Ihren Teammitgliedern, Stakeholdern und Clients zu kommunizieren. Unabhängig von der Projektphase erhalten Sie mit einem WBS-Baudiagramm oder einer Baumstruktur detailliertere Informationen für besser verwaltbare Aufgaben innerhalb des Downloads, den Sie herunterladen können.
Erstellen einer Projektstrukturplanung in Excel
Das Wissen, wie man eine Projektstrukturplanvorlage erstellt, hilft dem gesamten Projektteam dabei, kleinere, überschaubarere Teile des Projekts zu verwalten. Gut konzipierte Projektstrukturpläne helfen Ihnen dabei, den Projektumfang, die Zeitleiste und die Gesamtkosten genauer einzuschätzen.
Dies kann Ihnen dabei helfen, fundiertere Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen und das Risikomanagement zu treffen.
Durch die Erstellung einer klaren und umfassenden Projektstruktur können Sie Projektziele und Erwartungen effektiver an Ihre Team-Mitglieder, Stakeholder und Clients kommunizieren, was zu einer besseren Zusammenarbeit und besseren Ergebnissen führen kann.
Hier finden Sie einen fünfstufigen Prozess zur Erstellung einer Projektstruktur für Ihr nächstes Projekt.
Schritt 1: Richten Sie die Tabelle ein
Öffnen Sie zunächst eine neue Excel-Arbeitsmappe. Benennen Sie das erste Arbeitsblatt in „WBS” um, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte am unteren Bildschirmrand klicken und „Umbenennen” auswählen. Erstellen Sie in der ersten Zeile des Arbeitsblatts Kopfzeilen für die folgenden Spalten:
- WBS-Code: Eine eindeutige Kennung für jede Aufgabe in der Struktur.
- Aufgabenname: Der Name oder die Beschreibung jeder Aufgabe.
- Ebene: Die hierarchische Ebene der Aufgabe (z. B. Hauptaufgaben, Unteraufgaben).
- Vorgänger: Der WBS-Code aller Aufgaben, die vor der aktuellen Aufgabe fertiggestellt werden müssen.
- Startdatum: Das geplante Startdatum der Aufgabe.
- Enddatum: Das geplante Enddatum der Aufgabe.
- Dauer: Die geschätzte Dauer der Aufgabe, in der Regel gemessen in Tagen.
- Ressourcen: Das Personal, die Ausrüstung oder die Materialien, die benötigt werden, um die Aufgabe abzuschließen.
Formatieren Sie die Kopfzeile mit fettgedrucktem Text oder einer Hintergrundfarbe, um sie optisch von den Datenzeilen abzuheben.
Schritt 2: Aufgaben und Unteraufgaben eingeben
Listen Sie zunächst die Hauptaufgaben Ihres Projekts in der Spalte „Aufgabenname“ auf. Weisen Sie jeder Hauptaufgabe einen eindeutigen WBS-Code (oder eine WBS-Nummerierung) zu, in der Regel unter Verwendung eines Nummerierungssystems [z. B. 1. 0, 2. 0, 3. 0].
Geben Sie anschließend unter jeder Hauptaufgabe Unteraufgaben ein und weisen Sie ihnen wiederum die entsprechende WBS-Nummer zu.
Beispielsweise könnten Unteraufgaben unter der Hauptaufgabe „1. 0“ mit „1. 1“, „1. 2“ und „1. 3“ gekennzeichnet werden. Um Unteraufgaben optisch von Hauptaufgaben zu trennen, verwenden Sie die Schaltfläche „Einrücken“ in der Symbolleiste oder drücken Sie „Strg + Alt + Tab“, während die Zelle ausgewählt ist.
Wenn Ihr Projekt eine weitere Aufschlüsselung erfordert, fügen Sie zusätzliche Ebenen von Unteraufgaben hinzu, indem Sie die gleichen Nummerierungs- und Einrückungsmuster befolgen.
EINFACHES VERSCHIEBEN VON AUFGABEN UND UNTERAUFGABEN AUS DER TABELLENANSICHT VON CLICKUP Sie können Aufgaben in jedem Bereich Ihres Workspaces erstellen und sie dann in andere Listen innerhalb desselben Workspaces übertragen. Mit diesem Feature können Sie einen Projektplan in einer einzigen Liste erstellen und dann Aufgaben in andere Listen verschieben, um verschiedene Projektphasen darzustellen. Darüber hinaus können Sie Aufgaben, die anderen Teams zugewiesen sind, in deren jeweilige Listen übertragen.
Schritt 3: Ebenen und Vorgänger zuweisen
Weisen Sie jeder Aufgabe in der Projektstrukturplan eine Ebene zu, die ihrer Position in der Hierarchie entspricht. Beispielsweise würden die Hauptaufgaben der Ebene 1 zugewiesen, ihre unmittelbaren Unteraufgaben der Ebene 2 usw.
Identifizieren Sie als Nächstes alle Aufgaben, die abgeschlossen sein müssen, bevor eine bestimmte Aufgabe beginnen kann. Dies sind die Vorgängeraufgaben.
Geben Sie den WBS-Code der Vorgängeraufgabe(n) in die Spalte „Vorgänger” für jede relevante Aufgabe ein. Wenn eine Aufgabe mehrere Vorgänger hat, trennen Sie die WBS-Codes durch Kommas.
Schritt 4: Geben Sie Daten und Dauer ein
Geben Sie für jede Aufgabe das geplante Startdatum in die Spalte „Startdatum“ ein. Sie können die Daten manuell eingeben oder die Datumsauswahl von Excel verwenden, indem Sie die Zelle auswählen und auf das angezeigte Kalendersymbol klicken.
Geben Sie dann die geschätzte Dauer jeder Aufgabe in die Spalte „Dauer“ ein. Um die Enddaten basierend auf den Startdaten und Dauern automatisch zu berechnen, verwenden Sie die Datumsfunktionen von Excel.
Als Beispiel geben Sie beispielsweise in die Spalte „Enddatum“ =Start_Date_Cell + Duration_Cell – 1 ein (ersetzen Sie „Start_Date_Cell“ und „Duration_Cell“ durch die entsprechenden Zellbezüge) und drücken Sie die Eingabetaste. Kopieren Sie diese Formel in die Spalten, um sie auf alle Aufgaben anzuwenden.
Die Kalenderansicht bietet mehrere Optionen, um den Kalender an die spezifischen Anforderungen Ihres Teams anzupassen. Um mit der Personalisierung zu beginnen, gehen Sie zur Kalenderansicht und wählen Sie „Anzeigen“ in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms. Dort können Sie ganz einfach Startdaten und Fälligkeitsdaten oder benutzerdefinierte Felder ein- oder ausblenden, um die gesamte Projektstruktur für Ihr Team übersichtlicher zu gestalten.
BESSERE ÜBERSICHT ÜBER WICHTIGE TERMINEDie Kalenderansicht von ClickUp bietet mehrere Optionen, um den Kalender an die spezifischen Anforderungen Ihres Teams anzupassen. Um mit der Personalisierung zu beginnen, gehen Sie zur Kalenderansicht und wählen Sie „Anzeigen“ in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms. Dort können Sie ganz einfach Start- und Fälligkeitstermine oder benutzerdefinierte Felder ein- oder ausblenden, um die gesamte Projektstruktur für Ihr Team übersichtlicher zu gestalten.
Schritt 5: Ressourcen zuweisen
Identifizieren Sie in diesem letzten Schritt die für jede Aufgabe erforderlichen Ressourcen und erstellen Sie eine Liste dieser Ressourcen in der Spalte „Ressourcen“. Zu den Ressourcen können Personal, Ausrüstung oder Materialien gehören, die zur Erledigung der Aufgabe benötigt werden, um diese abzuschließen.
Sie können Ressourcen als einfache Textbeschreibungen in einer Liste auflisten oder, wenn Sie über ein separates Ressourcenblatt verfügen, auf die entsprechenden Zellen verweisen. Nachdem Sie diese Schritte abgeschlossen haben, ist Ihre Excel-Projektstrukturplan fertig.
Denken Sie daran, Ihre Arbeit regelmäßig zu speichern, und erwägen Sie die Verwendung der in Excel integrierten Datenüberprüfung, bedingten Formatierung oder anderer Features, um die Organisation und Darstellung Ihrer Projektstrukturplan zu verbessern.
DIE CLICKUP-WORKLOAD-ANSICHTSehen Sie, wie viel Arbeit jedem Teammitglied für einen bestimmten Zeitraum zugewiesen wurde. Sie können wählen, ob Sie eine oder zwei Wochen oder einen ganzen Monat anzeigen möchten. Mit der ClickUp-Workload-Ansicht können Sie sehen, ob Teammitglieder überlastet sind oder ob noch Platz für weitere Aufgaben vorhanden ist. Die Arbeitsbelastung jeder Person wird mit ihrer zugewiesenen Kapazität verglichen, sodass Sie fundiertere Entscheidungen über die Verteilung der Arbeit treffen können.
Excel-Vorlagen für Projektstrukturpläne
Wenn Sie sich in diesen Bereichen bewegen, wissen Sie, dass wir Vorlagen lieben, weil sie Ressourcen sparen. Sie müssen nicht bei Null anfangen, können Ihre Projekte in kürzerer Zeit fertigstellen und sie sind wiederverwendbar.
Was gibt es daran nicht zu mögen?
Sehen Sie sich drei WBS-Vorlagen an, die Ihnen bei der Erstellung einer solchen Struktur in Excel helfen:
1. Vertex Excel-Vorlage für Projektstrukturpläne
Eine übersichtliche Vorlage mit vorformatierten Spalten und Beispieldaten. Diese Gantt-Excel-Vorlage enthält eine Formel zur Generierung von WBS-Nummern entsprechend der ausgewählten Ebene. Geben Sie in Excel die Ebenennummer manuell ein oder verwenden Sie eine Dropdown-Liste, die mit der Datenüberprüfung erstellt wurde.
2. Vertex Excel-Gantt-Diagramm-PSP-Vorlage
Diese Vorlage ist eine erweiterte Option, die ein Gantt-Diagramm zur Visualisierung von Zeitleisten für Projekte enthält. Mit dieser Vorlage können Sie ein einfaches Gantt-Diagramm mit den wichtigsten Funktionen erstellen, die Sie benötigen. Das Arbeitsblatt ist in Zeilen unterteilt, die verschiedene Aufgaben darstellen. Sie müssen lediglich das Startdatum und die Dauer jeder Aufgabe angeben. Ganz einfach, oder?
2. Vertex Excel-Projektbudget-WBS-Vorlage
Verwenden Sie diese Vorlage für die Projektbudgetierung für eine Vielzahl von Projekten. Sie können sie beispielsweise für Hausrenovierungen, Auftragsarbeiten, kleine gemeinnützige Projekte und sogar große IT-Projekte verwenden. Sie müssen wahrscheinlich nicht in komplexe oder teure Projektbudgetierungssoftware investieren, es sei denn, Sie führen ein mehrjähriges, millionenschweres Projekt durch.
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Excel-Vorlagen für das Projektmanagement
Mit einer gemeinsamen Excel-Tabelle ist es einfacher, Ihr Team auf dem gleichen Stand zu halten – selbst wenn Änderungen auftreten. An guten Tagen eignet sich Excel auch als grundlegendes Tool für Projektmanagement, um beispielsweise To-do-Listen zu erstellen.
10 kostenlose Excel-Vorlagen für das Projektmanagement
Erstellen Sie eine Datenbank in Excel
Wenn Sie eine einfache Datenbank erstellen müssen, ist Excel dabei eine große Hilfe. Erwägen Sie, damit ein praktisches KPI-Dashboard zu erstellen.
Wenn Sie Excel für temporäre Importe und Exporte verwenden, probieren Sie ClickUp aus. Sie erhalten kostenlosen Zugriff auf nützliche Automatisierungen, Änderungsprotokolle und eine lange Liste leistungsstarker Integrationen, sodass Sie es ganz einfach mit Ihrem bestehenden Workflow verbinden können – ohne die damit verbundenen technischen Probleme.
So erstellen Sie eine Datenbank in Excel (mit Vorlagen und Beispielen)
Erstellen Sie ein Dashboard in Excel
Ein Dashboard ist eine Sammlung zentralisierter Daten an einem übersichtlichen Ort. Excel eignet sich dafür bei einfacher Nachverfolgung, beispielsweise bei Fortschrittszahlen zu einem Projekt oder einer Aufgabenliste.
Für ein anspruchsvolleres Dashboard mit automatischen Erinnerungen, konfigurierbaren Widgets und Features für die Zusammenarbeit sind jedoch vielseitigere Tools besser geeignet.
Wie erstellt man ein Dashboard in Excel? (Schritte & Vorlagen) 2023
Erstellen Sie ein Timesheet in Excel
Wenn Sie lieber manuell vorgehen möchten, probieren Sie unseren Leitfaden für Excel-Timesheet-Vorlagen aus. Wenn Sie hingegen lieber mit einer automatisierten und organisierten Methode arbeiten möchten, um Ihre Zeit zu erfassen – insbesondere bei mehreren Projekten –, benötigen Sie ein leistungsfähigeres Tool, das all diese Aufgaben bewältigen kann. 💪
So erstellen Sie ein Timesheet in Excel (Anleitung mit Vorlagen) & So berechnen Sie Zeiten in Excel
Einschränkungen bei der Verwendung von Excel für eine Projektstrukturplanung
Excel ist nützlich. Das bedeutet jedoch nicht, dass es keine Limite gibt. Beachten Sie Folgendes, bevor Sie sich ausschließlich auf Excel verlassen, um WBS-Diagramme oder eine Baumstruktur zu erstellen:
- Eingeschränkte Zusammenarbeit: Excel unterstützt keine Zusammenarbeit in Echtzeit, was es für Teammitglieder schwierig macht, gemeinsam an einer Projektstrukturplanung zu arbeiten.
- Fehlende native Visualisierungstools: Als tool verfügt es nicht über integrierte WBS-Visualisierungstools, sodass die Erstellung einer ansprechenden und leicht verständlichen WBS manuellen Aufwand und Zeit erfordert.
- Nicht für Projekt- und Aufgabenmanagement geeignet: Excel ist eine allgemeine Tabellenkalkulationssoftware, die nicht speziell für das Projektmanagement entwickelt wurde. Daher fehlen ihr bestimmte Features, die für ein erfolgreiches Projektmanagement entscheidend sind, wie z. B. Aufgabenabhängigkeiten, automatische Terminplanung und Nachverfolgung des Fortschritts.
Excel eignet sich zwar perfekt für einfache Projekte, ist jedoch möglicherweise nicht die beste Option für komplexere Projekte, die erweiterte Features erfordern.
Ein überlegener Ansatz zur Erstellung einer Projektstrukturplanung
Die Mindmaps von ClickUp eignen sich perfekt zum Erstellen und Verwalten von Projektstrukturplänen. Das Coole an ClickUp ist, dass Sie Ihre Projektstruktur mit einer einfachen Drag-and-Drop-Funktion leicht visualisieren können. Außerdem eignet es sich hervorragend für die Zusammenarbeit im Team, da Sie in Echtzeit zusammenarbeiten können.
Aber das ist noch nicht alles – ClickUp bietet auch andere wichtige Features des Projektmanagements wie Gantt-Diagramme, Aufgabenabhängigkeiten und Nachverfolgung des Fortschritts.
Wenn Sie weitere Informationen erhalten möchten, schauen Sie sich ClickUp Mindmaps an.